บริษัทมี Policy ภาษาอังกฤษจากสำนักงานใหญ่ เอามาใช้กับพนักงานไทยได้เลยหรือไม่

สำนักงานใหญ่ส่ง นโยบาย ระดับโลกมาให้ใช้ทันที มักมีแนวคิดและคำกฎหมายจากต่างประเทศ เช่น at-will employment, exempt employee หรือการหักเงินที่ไม่ตรงระบบไทย

ความเสี่ยงไม่ได้อยู่ที่ภาษาอังกฤษอย่างเดียว แต่อยู่ที่การนำกระบวนการต่างประเทศมาใช้โดยไม่ตรวจสิทธิขั้นต่ำและเอกสารไทย

นโยบาย ภาษาอังกฤษนำมาใช้กับพนักงานไทยได้เลยหรือไม่?

นโยบาย ภาษาอังกฤษใช้เป็นต้นแบบได้ แต่ก่อนใช้กับพนักงานไทยต้องตรวจความสอดคล้องกับกฎหมายไทย ข้อบังคับ สัญญา และกระบวนการจริง พร้อมจัดภาษาไทยที่เข้าใจได้สำหรับกฎและสิทธิสำคัญ

ไม่ควรใช้ทันที ต้องตรวจเนื้อหา ภาษา ลำดับเอกสาร ผู้มีอำนาจอนุมัติ และวิธีรับทราบ ถ้าพนักงานไม่เข้าใจภาษา การมีลายเซ็นอาจไม่พิสูจน์ว่าเข้าใจสาระสำคัญ

HR ต้องตรวจประเด็นใดก่อน?

ควรทำ ตารางปรับนโยบายรายข้อ รายข้อและเก็บเหตุผลทางกฎหมาย ไม่ใช่แปลเอกสารทั้งฉบับแล้วประกาศทันที

เอกสารที่ควรมีในแฟ้ม

• ต้นฉบับ สำนักงานใหญ่ และ ประวัติฉบับแก้ไข
• คำแปลไทยโดยผู้เข้าใจบริบท
• รายงานข้อแตกต่างทางกฎหมาย
• ข้อบังคับ สัญญา และ นโยบาย ไทยเดิม
• ตารางผู้มีอำนาจในนิติบุคคลไทย
• เส้นทางข้อมูล และ ประกาศความเป็นส่วนตัว
• แผนสื่อสารกับหลักฐานรับทราบ

เริ่มตรวจจากผลของนโยบาย อย่าเริ่มจากแปลทุกประโยค

ให้อ่านแต่ละข้อแล้วถามว่าถ้าใช้ในประเทศไทย พนักงานต้องทำอะไรและอาจเสียสิทธิอะไร ตัวอย่างเช่น ข้อความที่ให้นายจ้างยุติการจ้างได้ทุกเวลาอาจมาจากระบบต่างประเทศ แต่บริษัทไทยยังต้องตรวจการบอกกล่าว ค่าชดเชย และความเป็นธรรมของการเลิกจ้าง ข้อความภาษาอังกฤษจึงไม่ควรถูกแปลตรงตัวแล้วนำไปลงในคู่มือโดยไม่มีคำอธิบาย

อีกตัวอย่างคือคำว่าพนักงานที่ได้รับยกเว้นค่าล่วงเวลา บางประเทศใช้เกณฑ์รายได้หรือกลุ่มอาชีพของตนเอง บริษัทไทยต้องดูเงื่อนไขตามกฎหมายไทยและอำนาจหน้าที่จริง ไม่ใช่ถือว่าชื่อตำแหน่ง Manager ทำให้ไม่มีสิทธิค่าล่วงเวลาทั้งหมด การเปรียบเทียบเช่นนี้ช่วยให้สำนักงานใหญ่เห็นเหตุที่ต้องปรับเนื้อหาได้ชัดกว่าการตอบสั้น ๆ ว่าใช้ไม่ได้

ฉบับภาษาไทยต้องอธิบายสิ่งที่พนักงานต้องปฏิบัติได้

สำหรับนายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่สิบคนขึ้นไป ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานตามมาตรา 108 ต้องจัดทำเป็นภาษาไทย นโยบายภาษาอังกฤษจากสำนักงานใหญ่จึงไม่ควรถูกใช้แทนข้อบังคับไทยโดยไม่ตรวจประเภทเอกสาร ส่วนเอกสารอื่นอาจทำสองภาษาได้ แต่ควรสื่อสารสิทธิและหน้าที่ให้เหมาะกับกลุ่มผู้ใช้งาน

การกดรับทราบในระบบช่วยแสดงว่ามีการส่งเอกสาร แต่ถ้าพนักงานหน้างานอ่านอังกฤษไม่ได้ หลักฐานนั้นอาจไม่ตอบว่าเข้าใจข้อห้ามหรือขั้นตอนใหม่เพียงใด ควรจัดคำอธิบายภาษาไทย ยกตัวอย่างการปฏิบัติ และให้ถามในประเด็นสำคัญ โดยเฉพาะกฎวินัยที่บริษัทอาจใช้อ้างลงโทษในภายหลัง

จะขอให้สำนักงานใหญ่ยอมแก้ข้อความอย่างไร?

จัดตารางสั้น ๆ แสดงข้อเดิม ผลที่เกิดหากใช้ในไทย และข้อความที่เสนอแทน เช่น ยังคงมาตรฐานห้ามคุกคามของกลุ่มบริษัท แต่เปลี่ยนผู้รับเรื่องและขั้นตอนสอบสวนให้บริษัทไทยดำเนินการได้จริง ระบุด้วยว่าข้อใดใช้ได้ทันที ข้อใดต้องแก้ข้อบังคับหรือเจรจาข้อตกลงก่อน ไม่ประกาศวันมีผลเดียวทั้งฉบับหากขั้นตอนยังไม่พร้อม

หากนโยบายกำหนดส่งรายงานสอบสวนไปต่างประเทศ ต้องแยกว่าข้อมูลใดจำเป็น ใครเข้าถึง และส่งภายใต้ฐานกับมาตรการคุ้มครองใด การปิดชื่ออาจลดความเสี่ยงได้บางส่วนแต่ไม่ได้ทำให้ข้อมูลพ้นจากกฎหมายเสมอไป เมื่อยังระบุตัวบุคคลได้จากตำแหน่งหรือรายละเอียดเหตุการณ์ จึงควรตรวจการโอนข้อมูลต่างหากจากการตรวจภาษา

กฎหมายแรงงานมองเรื่องนี้อย่างไร?

กฎหมายไทยและข้อบังคับที่ชอบด้วยกฎหมายมีผลตามฐานของตน นโยบาย จาก สำนักงานใหญ่ ไม่อาจลดสิทธิขั้นต่ำ และการเปลี่ยนผลร้ายต้องตรวจสภาพการจ้าง

การส่งข้อมูลลูกจ้างข้ามประเทศต้องตรวจฐานการประมวลผล การแจ้ง และมาตรการคุ้มครองตาม PDPA

เอกสารควรเขียนอย่างไรให้ใช้ได้จริง?

ทำฉบับไทยหลักหรือฉบับสองภาษา ระบุวันมีผล ผู้อนุมัติ ขอบเขต และกติกาเมื่อคำแปลขัดกัน

หลีกเลี่ยงคำต่างประเทศที่ไม่มีความหมายตรงในไทย ให้เขียนผลทางปฏิบัติที่ชัด

ตัวอย่างสมมติ: นโยบาย ใช้คำว่าเลิกจ้างได้ทุกเวลา

สำนักงานใหญ่ ใช้ข้อความจากระบบ at-will แล้ว HR ไทยนำมาใส่ Handbook

ข้อความไม่ตัดสิทธิค่าชดเชยและการบอกกล่าวตามกฎหมายไทย ต้องปรับก่อนใช้

ตัวอย่างสมมติ: ระบบสอบสวนให้ส่งข้อมูลไปต่างประเทศ

นโยบาย กำหนดอัปโหลดแฟ้มพนักงานทั้งหมดไปทีมภูมิภาค

ต้องตรวจความจำเป็น สิทธิการเข้าถึง และการโอนข้อมูล ไม่ควรส่งเกินขอบเขต

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• แปลตรงคำโดยไม่ การตรวจข้อกฎหมายและเอกสาร
• ไม่มีฉบับไทยสำหรับพนักงานหน้างาน
• นโยบาย ขัดข้อบังคับ
• ผู้อนุมัติ สำนักงานใหญ่ ไม่มีอำนาจในบริษัทไทย
• ฉบับที่ใช้ หลายฉบับ
• ส่งข้อมูลเกินจำเป็น

บทความที่ควรอ่านต่อ

อ่าน สำนักงานใหญ่ นโยบาย ขัดข้อบังคับไทยแก้อย่างไร และ ข้อบังคับกับ Handbook ต่างกันอย่างไร เพื่อดูวิธีเตรียมเอกสารและข้อควรระวังในขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม

การปรับใช้ในประเทศไทย คือการแปลระบบ ไม่ใช่แปลคำ ทนายจะตรวจผลทางกฎหมายและ ขั้นตอนอนุมัติ ที่คนไทยต้องปฏิบัติ

ควรส่ง ตารางข้อแตกต่าง ให้ สำนักงานใหญ่ เห็นเหตุผลและทางเลือก ช่วยให้มาตรฐานโลกยังคงอยู่โดยไม่ขัดกฎหมายไทย

เมื่อไรควรส่งให้ทนายตรวจ?

เมื่อ นโยบาย เกี่ยวกับวินัย เลิกจ้าง ค่าตอบแทน การสอบสวน ข้อมูลส่วนบุคคล หรือ สำนักงานใหญ่ ต้องการประกาศในกำหนดสั้น

ทีมทนายคดีแรงงานของสำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม รับตรวจเอกสารและวางขั้นตอนสำหรับนายจ้างก่อนดำเนินการจริง เพื่อให้ข้อเท็จจริง ฐานกฎหมาย และการสื่อสารอยู่ในทิศทางเดียวกัน

สรุป

นโยบาย อังกฤษต้องผ่าน ฝ่ายกฎหมาย การปรับใช้ในประเทศไทย มีภาษาไทยที่ชัด และสอดคล้องกับเอกสารไทยก่อนใช้จริง

ปรึกษาสำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม โทร 081-327-8551 LINE @995iqtpa หรือ นัดหมายปรึกษาที่นี่

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ