HR Policy สำนักงานใหญ่ขัดกฎหมายไทยตรงไหน ต้องตรวจอะไรก่อน

HR Policy สำนักงานใหญ่อาจผ่านการตรวจตามกฎหมายของประเทศที่บริษัทแม่ตั้งอยู่แล้ว แต่ยังต้องเทียบกับกฎหมายไทยก่อนใช้กับลูกจ้างในไทย จุดที่ต้องตรวจมีทั้งข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน การเลิกจ้าง วันลา เงินที่อาจเป็นค่าจ้าง และสิทธิที่บริษัทเคยให้ไปแล้ว

HR Policy สำนักงานใหญ่มีสถานะอย่างไรในกฎหมายไทย

มาตรา 108 กำหนดให้นายจ้างที่มีลูกจ้างรวมกันตั้งแต่สิบคนขึ้นไป ต้องจัดให้มีข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานเป็นภาษาไทย ครอบคลุมอย่างน้อยแปดเรื่อง ได้แก่ วันทำงาน เวลาทำงานปกติและเวลาพัก วันหยุดและหลักเกณฑ์การหยุด การทำงานล่วงเวลาและการทำงานในวันหยุด วันและสถานที่จ่ายเงิน วันลา วินัยและโทษทางวินัย การร้องทุกข์ ตลอดจนการเลิกจ้างและค่าชดเชย

ข้อบังคับต้องประกาศใช้ภายในสิบห้าวันนับแต่วันที่นายจ้างมีลูกจ้างรวมกันครบสิบคน นายจ้างต้องเก็บสำเนาไว้ ณ สถานประกอบกิจการหรือสำนักงานตลอดเวลา และเผยแพร่พร้อมปิดประกาศโดยเปิดเผย ณ สถานที่ทำงาน ช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ใช้เพิ่มเติมได้ แต่ไม่แทนการปิดประกาศ ณ สถานที่ทำงาน

Policy จึงใช้เป็นแนวปฏิบัติภายในได้ แต่ไม่ทำให้บริษัทพ้นหน้าที่ตามมาตรา 108 วิธีจัดเอกสารที่ตรวจสอบง่ายคือให้ข้อบังคับภาษาไทยกำหนดสิทธิและหน้าที่ตามกฎหมาย แล้วให้ Policy อ้างอิงข้อบังคับฉบับนั้นโดยไม่เขียนขัดกัน

เจ็ดจุดที่ Policy ต่างประเทศมักชนกับกฎหมายไทย

#	เรื่องใน Policy	สิ่งที่ต้องตรวจกับกฎหมายไทย
1	Probation period	สัญญาทดลองงานถือเป็นสัญญาจ้างที่ไม่มีกำหนดระยะเวลา จึงต้องตรวจการบอกกล่าวล่วงหน้าตามมาตรา 17 และเมื่อลูกจ้างทำงานติดต่อกันครบ 120 วัน ย่อมเข้าสู่เกณฑ์ค่าชดเชยตามมาตรา 118
2	At-will termination	บริษัทอาจเลิกสัญญาจ้างที่ไม่มีกำหนดระยะเวลาได้ แต่ต้องตรวจการบอกกล่าวล่วงหน้า ค่าชดเชย และเหตุยกเว้นตามมาตรา 119 แยกกัน การเลิกจ้างยังอาจถูกโต้แย้งว่าไม่เป็นธรรมได้ ดูสิทธิเมื่อถูกเลิกจ้างไม่เป็นธรรม
3	Severance formula	สูตรค่าชดเชยของบริษัทแม่มักต่ำกว่าอัตราตามมาตรา 118 ซึ่งขั้นสูงสุดคือค่าจ้างอัตราสุดท้าย 400 วันสำหรับลูกจ้างที่ทำงานติดต่อกันครบ 20 ปีขึ้นไป ดูอัตราค่าชดเชยตามอายุงาน
4	PTO แบบรวมวันลา	การรวมวันลาไว้ในระบบเดียวทำได้ต่อเมื่อยังรักษาสิทธิขั้นต่ำของวันลาแต่ละประเภทตามกฎหมายไทย หากกำหนดเพดานรวมจนลูกจ้างเสียสิทธิลาป่วยหรือวันหยุดพักผ่อน ระบบนั้นต้องแก้ก่อนใช้
5	Bonus และ Incentive	มาตรา 5 นิยามค่าจ้างว่าเป็นเงินที่ตกลงจ่ายเป็นค่าตอบแทนการทำงานตามสัญญาจ้างสำหรับระยะเวลาทำงานปกติ จึงต้องตรวจทั้งเงื่อนไขใน Policy และวิธีจ่ายจริง ชื่อว่าโบนัสหรือเงินจูงใจไม่พอจะชี้ขาดว่าเป็นค่าจ้างหรือไม่
6	Non-compete	ข้อห้ามแข่งขันที่เขียนกว้างทั้งประเทศและระยะเวลายาว มีความเสี่ยงถูกปรับลดตามมาตรา 5 แห่งพระราชบัญญัติว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540 ซึ่งให้ข้อตกลงจำกัดสิทธิในการประกอบอาชีพมีผลบังคับได้เพียงเท่าที่เป็นธรรมและพอสมควรแก่กรณี
7	Disciplinary matrix	บริษัทกำหนดความผิดและระดับโทษทางวินัยได้ แต่การเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชยต้องมีข้อเท็จจริงเข้าเหตุใดเหตุหนึ่งตามมาตรา 119 หากไม่ระบุข้อเท็จจริงอันเป็นเหตุเลิกจ้างไว้ในหนังสือบอกเลิกหรือไม่แจ้งขณะเลิกจ้าง นายจ้างจะยกเหตุนั้นขึ้นอ้างภายหลังไม่ได้

ข้อที่ 5 ต้องตรวจเอกสารกับวิธีจ่ายจริงควบคู่กัน หากเงื่อนไขที่เขียนไว้ไม่ตรงกับการปฏิบัติ บริษัทจะอธิบายสถานะของเงินก้อนนั้นได้ยากเมื่อเกิดข้อพิพาท

คนส่วนใหญ่มักเข้าใจผิดตรงไหน

เข้าใจผิดข้อ 1 ทีมกฎหมายบริษัทแม่ตรวจมาแล้ว · ความจริงคือ ทีมนั้นตรวจตามกฎหมายของประเทศที่ตนอยู่ · ผลเสียคือ สาขาในไทยเป็นผู้รับผิดตามกฎหมายไทย ไม่ใช่บริษัทแม่

เข้าใจผิดข้อ 2 แปล Policy เป็นไทยแล้วใช้เป็นข้อบังคับได้เลย · ความจริงคือ การแปลแก้เรื่องภาษาได้ แต่ไม่ได้ทำให้เนื้อหาสอดคล้องกับกฎหมายไทย และ Policy ส่วนใหญ่ไม่ได้ครอบคลุมครบแปดเรื่องตามมาตรา 108 · ผลเสียคือ ได้เอกสารภาษาไทยที่ยังใช้เป็นข้อบังคับไม่ได้

เข้าใจผิดข้อ 3 ข้อที่ให้สิทธิสูงกว่ากฎหมายไทย ไม่ต้องกังวล · ความจริงคือ ให้สูงกว่าได้ แต่ก่อนลดหรือยกเลิกต้องตรวจว่าสิทธินั้นถูกเขียนไว้ในสัญญา ข้อบังคับ หรือข้อตกลงเกี่ยวกับสภาพการจ้างหรือไม่ รวมถึงบริษัทประกาศและปฏิบัติต่อเนื่องไว้อย่างไร · ผลเสียคือ สาขาไทยอาจทำตาม Policy ฉบับใหม่ไม่ได้ทันที แม้สำนักงานใหญ่ใช้กับประเทศอื่นแล้ว

เข้าใจผิดข้อ 4 พนักงานเซ็นรับ Policy แล้ว ถือว่าตกลง · ความจริงคือ การลงชื่อรับทราบไม่ทำให้ข้อที่ต่ำกว่ากฎหมายกลายเป็นข้อที่ใช้ได้ · ผลเสียคือ บริษัทวางแผนบนความเข้าใจที่ผิดตั้งแต่ต้น

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม

คนทั่วไปมักเข้าใจว่า Policy จากสำนักงานใหญ่เป็นมาตรฐานที่ดีกว่า เพราะผ่านการออกแบบจากทีมระดับภูมิภาคและใช้กับหลายประเทศมาแล้ว การนำมาใช้จึงเป็นการยกมาตรฐานของสาขาไทยขึ้น

ในทางคดี ต้องแยกคำถามเป็นรายข้อว่า Policy ให้สิทธิเท่าใด เทียบกับกฎหมายขั้นต่ำอย่างไร และข้อความนั้นผูกพันบริษัทผ่านเอกสารหรือการตกลงใด การที่เอกสารผ่านทีมกฎหมายของบริษัทแม่มาแล้วไม่ตอบคำถามเหล่านี้

จุดเสี่ยงจริงอยู่ตรงนี้ ข้อที่ให้สิทธิต่ำกว่ากฎหมายมักตรวจพบได้จากการเทียบตัวบท แต่ข้อที่ให้สูงกว่าต้องตรวจเพิ่มว่าสิทธินั้นกลายเป็นข้อผูกพันแล้วหรือยัง การจ่ายซ้ำหลายครั้งเป็นเพียงข้อเท็จจริงหนึ่ง ไม่ใช่เกณฑ์อัตโนมัติ

เส้นทางกฎหมายต้องดูตามขนาดและเอกสารของกิจการ สำหรับสถานประกอบกิจการที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 20 คนขึ้นไป มาตรา 10 แห่งพระราชบัญญัติแรงงานสัมพันธ์ พ.ศ. 2518 กำหนดให้มีข้อตกลงเกี่ยวกับสภาพการจ้างเป็นหนังสือ และหากไม่มีข้อตกลงอยู่เดิม ให้ถือข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานเป็นข้อตกลงดังกล่าว เมื่อข้อตกลงมีผลใช้บังคับ มาตรา 20 ห้ามทำสัญญาจ้างที่ขัดหรือแย้ง เว้นแต่เป็นคุณแก่ลูกจ้างยิ่งกว่า การแก้ไขในทางที่ลดสิทธิจึงต้องตรวจขั้นตอนการแจ้งข้อเรียกร้องตามมาตรา 13 และข้อเท็จจริงของกิจการก่อน ไม่ควรแก้เอกสารตาม Policy ใหม่ทันที

ทางเลือกที่ควรทำต่อคือ ก่อนรับ Policy ใหม่มาใช้ ให้ทำตารางสามคอลัมน์เพียงหน้าเดียว คือข้อความใน Policy · สิ่งที่กฎหมายไทยกำหนดขั้นต่ำ · และผลถ้ารับมาใช้จริง แล้วทำเครื่องหมายสามแบบ คือรับได้เลย ต้องแก้ก่อน และรับไม่ได้ · ตารางนี้ใช้คุยกับสำนักงานใหญ่ได้ตรงกว่าการอธิบายเป็นความ เพราะบริษัทแม่ต้องการเห็นเหตุผลที่เทียบกันได้ ไม่ใช่คำว่ากฎหมายไทยไม่อนุญาต

ลำดับการทำงานเมื่อได้รับ Policy ใหม่

1. แยกก่อนว่าเรื่องใดอยู่ในแปดเรื่องตามมาตรา 108 เพราะเรื่องเหล่านั้นต้องไปอยู่ในข้อบังคับภาษาไทย ไม่ใช่อยู่ใน Policy อย่างเดียว
2. ทำตารางสามคอลัมน์เทียบกับกฎหมายไทย แล้วแยกเป็นรับได้เลย ต้องแก้ก่อน และรับไม่ได้
3. ตรวจเรื่องเงินเป็นพิเศษ โดยดูว่ารายการใดจ่ายเป็นค่าตอบแทนการทำงานในเวลาปกติอย่างประจำและแน่นอน ซึ่งอาจถูกนับเป็นค่าจ้างตามมาตรา 5
4. ประเมินข้อที่ให้สิทธิสูงกว่ากฎหมายไทย ว่าจะถูกบันทึกไว้ในสัญญา ข้อบังคับ หรือข้อตกลงใด และเขียนเงื่อนไขให้ตรงกับวิธีปฏิบัติจริง
5. ปรับข้อบังคับภาษาไทยให้สอดคล้อง แล้วประกาศข้อบังคับที่แก้ไขเพิ่มเติม ตามมาตรา 110 พร้อมเก็บสำเนาไว้ ณ สถานประกอบกิจการ และเผยแพร่กับปิดประกาศโดยเปิดเผยเช่นเดียวกับตอนประกาศใช้ครั้งแรก แล้วเก็บหลักฐานการรับทราบใหม่
6. ส่งตารางกลับให้สำนักงานใหญ่พร้อมเหตุผล เพื่อขออนุมัติเวอร์ชันสำหรับประเทศไทย และเก็บอีเมลอนุมัติไว้เป็นหลักฐานภายใน

ตัวอย่างตารางสามคอลัมน์ที่ส่งกลับสำนักงานใหญ่ได้

ข้อความใน Policy	กฎหมายไทยกำหนดขั้นต่ำ	ผลและข้อสรุป
เลิกจ้างระหว่างทดลองงาน 119 วัน โดยไม่จ่ายเงินใด	ครบ 120 วันเข้าสิทธิค่าชดเชยตามมาตรา 118 และยังต้องบอกกล่าวล่วงหน้า	ต้องแก้ก่อน เพราะข้อความชวนให้เข้าใจว่าไม่ต้องบอกกล่าวล่วงหน้า
Serious misconduct ตามตารางโทษ 12 ข้อ เลิกจ้างทันทีไม่จ่ายค่าชดเชย	เหตุยกเว้นค่าชดเชยมีเฉพาะตามมาตรา 119	รับไม่ได้ ในส่วนที่เกินมาตรา 119 · ปรับเป็นเหตุทางวินัยที่มีโทษระดับอื่นแทน
Annual Performance Bonus จ่ายทุกเดือนมีนาคมในอัตราคงที่ 1 เดือน	มาตรา 5 ต้องตรวจว่าเงินนั้นเป็นค่าตอบแทนการทำงานในเวลาปกติหรือไม่	ต้องตรวจเพิ่ม · เทียบข้อความใน Policy กับวิธีจ่ายจริงก่อนสรุปว่าเป็นค่าจ้างหรือโบนัส

กรณีแบบไหนที่ควรให้ทนายตรวจก่อนใช้

• Policy มีเรื่องการเลิกจ้างหรือค่าชดเชยอยู่ด้วย
• Policy กำหนดเหตุเลิกจ้างทันทีเพิ่มเติมจากที่กฎหมายไทยกำหนด
• มีโบนัสหรือเงินจูงใจที่จะเริ่มจ่ายตาม Policy ใหม่
• สำนักงานใหญ่จะยกเลิกสวัสดิการที่เคยให้ตาม Policy เดิม
• บริษัทมีสหภาพแรงงานหรือกรรมการลูกจ้างในสถานประกอบกิจการ
• Policy มีข้อจำกัดหลังพ้นสภาพ เช่น ข้อห้ามแข่งขันหรือข้อห้ามชักชวนพนักงาน
• Policy กำหนดให้ส่งข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานไปยังสำนักงานใหญ่ในต่างประเทศ
• บริษัทกำลังจะควบรวมหรือรับโอนพนักงานจากนิติบุคคลอื่น

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม ช่วยอะไรได้บ้าง

ทีมทนายคดีแรงงานของเรารับตรวจHR Policy สำนักงานใหญ่เทียบกับกฎหมายไทยเป็นรายข้อ พร้อมจัดทำตารางสามคอลัมน์ที่ส่งกลับให้บริษัทแม่อ่านเข้าใจได้ และร่างข้อบังคับภาษาไทยฉบับที่สอดคล้องกับ Policy เท่าที่กฎหมายไทยรองรับ

สรุป

HR Policy สำนักงานใหญ่ใช้เป็นแนวปฏิบัติในไทยได้เมื่อไม่ขัดกฎหมายและเชื่อมกับข้อบังคับภาษาไทยอย่างถูกต้อง ก่อนใช้ควรทำตารางเทียบข้อความใน Policy กับกฎหมายขั้นต่ำและผลทางปฏิบัติทีละข้อ โดยเฉพาะเรื่องเลิกจ้าง เงินจูงใจ วันลา และสิทธิเดิมของลูกจ้าง ตรวจมาตรา 108 และ 110 ฉบับปัจจุบันได้จากพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน (ฉบับที่ 6) พ.ศ. 2560 และดูภาพรวมกฎหมายแรงงานสัมพันธ์จากคำอธิบายของกระทรวงแรงงาน

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรมช่วยตรวจเอกสาร วิเคราะห์ผลของสิทธิเดิม ร่างข้อบังคับ และจัดเหตุผลสำหรับส่งกลับสำนักงานใหญ่ โทร 081-327-8551 LINE @995iqtpa หรือนัดหมายปรึกษา

ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

• พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 108 ถึงมาตรา 111 · กำหนดหน้าที่จัดทำ ประกาศ เก็บ และเผยแพร่ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน รวมถึงวิธีประกาศเมื่อมีการแก้ไขเพิ่มเติม
• มาตรา 5 และมาตรา 118 · ใช้ตรวจว่าเงินตาม Policy เข้านิยามค่าจ้างหรือไม่ และใช้ฐานใดคำนวณค่าชดเชยตามระยะเวลาทำงาน
• มาตรา 17 และมาตรา 119 แห่ง พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงานฯ ประกอบมาตรา 49 แห่ง พ.ร.บ.จัดตั้งศาลแรงงานฯ · ใช้ตรวจการบอกเลิกสัญญาที่ไม่มีกำหนดระยะเวลา เหตุที่ไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย และความเสี่ยงจากการเลิกจ้างไม่เป็นธรรม โดยสัญญาทดลองงานถือเป็นสัญญาที่ไม่มีกำหนดระยะเวลา
• มาตรา 14/1 · ศาลอาจสั่งให้สัญญาจ้าง ข้อบังคับ ระเบียบ หรือคำสั่งที่ทำให้นายจ้างได้เปรียบลูกจ้างเกินสมควรมีผลเพียงเท่าที่เป็นธรรมและพอสมควรแก่กรณี
• มาตรา 10 มาตรา 13 และมาตรา 20 แห่ง พ.ร.บ.แรงงานสัมพันธ์ พ.ศ. 2518 · ใช้ตรวจสถานะของข้อบังคับในกิจการที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 20 คนขึ้นไป ขั้นตอนแก้ไขสภาพการจ้าง และข้อห้ามทำสัญญาจ้างขัดหรือแย้งกับข้อตกลงที่มีผลใช้บังคับ
• มาตรา 5 แห่ง พ.ร.บ.ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540 · ข้อตกลงจำกัดสิทธิหรือเสรีภาพในการประกอบอาชีพมีผลบังคับได้เพียงเท่าที่เป็นธรรมและพอสมควรแก่กรณี

คำถามที่พบบ่อย

Policy จากสำนักงานใหญ่ใช้แทนข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานได้ไหม

ใช้แทนไม่ได้ เพราะมาตรา 108 กำหนดให้นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่สิบคนขึ้นไป ต้องจัดให้มีข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานเป็นภาษาไทย ครอบคลุมอย่างน้อยแปดเรื่อง Policy ที่ส่งมาจากบริษัทแม่จึงมีสถานะเป็นเอกสารภายในที่บริษัทจัดทำขึ้นเอง โครงสร้างที่ใช้ได้จริงคือให้ข้อบังคับภาษาไทยเป็นเอกสารที่มีผลผูกพัน แล้วให้ Policy ทำหน้าที่เป็นแนวปฏิบัติที่อ้างอิงข้อบังคับ

แปล Policy เป็นภาษาไทยแล้วใช้เป็นข้อบังคับได้เลยหรือไม่

การแปลแก้ได้เฉพาะเรื่องภาษา แต่ไม่ได้ทำให้เนื้อหาสอดคล้องกับกฎหมายไทย และ Policy ส่วนใหญ่ไม่ได้ครอบคลุมครบทั้งแปดเรื่องตามมาตรา 108 เช่น มักไม่มีเรื่องการร้องทุกข์ซึ่งมาตรา 109 กำหนดรายละเอียดขั้นต่ำไว้ถึงห้าข้อ หรือไม่มีเรื่องวันและสถานที่จ่ายค่าจ้าง สิ่งที่ควรทำคือดึงเนื้อหาส่วนที่เข้าเกณฑ์มาเรียบเรียงเป็นข้อบังคับภาษาไทยฉบับเต็ม แล้วเก็บ Policy ไว้เป็นเอกสารแนวปฏิบัติต่างหาก

ข้อใน Policy ที่ให้สิทธิต่ำกว่ากฎหมายไทย จะเกิดอะไรขึ้น

ข้อที่ให้สิทธิต่ำกว่าที่กฎหมายกำหนด ย่อมใช้บังคับในส่วนที่ขัดกันไม่ได้ สิทธิของลูกจ้างยังเป็นไปตามกฎหมายไทย ที่ต้องระวังคือระหว่างที่ยังไม่แก้ ฝ่ายบุคคลอาจคำนวณเงินหรือดำเนินการตาม Policy ไปแล้วหลายราย ทำให้เกิดส่วนต่างที่ต้องจ่ายเพิ่มพร้อมกัน จึงควรตรวจการดำเนินการย้อนหลังไปพร้อมกับการแก้เอกสารด้วย

ข้อที่ให้สิทธิสูงกว่ากฎหมายไทย ยกเลิกภายหลังได้ไหม

ต้องตรวจที่มาของสิทธิก่อนว่าอยู่ในสัญญาจ้าง ข้อบังคับ ข้อตกลงเกี่ยวกับสภาพการจ้าง หรือเกิดจากการประกาศและการปฏิบัติแบบใด การจ่ายต่อเนื่องไม่ทำให้ทุกสิทธิยกเลิกไม่ได้โดยอัตโนมัติ แต่หากสิทธินั้นเป็นข้อผูกพันแล้ว การลดสิทธิฝ่ายเดียวอาจใช้บังคับไม่ได้ ควรตรวจเอกสารและขั้นตอนตามกฎหมายแรงงานสัมพันธ์ก่อนประกาศเปลี่ยนแปลง

เก็บข้อบังคับไว้บนอินทราเน็ตอย่างเดียวได้หรือไม่

ยังไม่พอ เพราะมาตรา 108 วรรคสาม กำหนดให้นายจ้างเผยแพร่และปิดประกาศข้อบังคับโดยเปิดเผย ณ สถานที่ทำงานของลูกจ้าง โดยจะเพิ่มเติมโดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ด้วยก็ได้ ช่องทางออนไลน์จึงเป็นการเพิ่ม ไม่ได้ใช้แทน นอกจากนี้ยังต้องเก็บสำเนาข้อบังคับไว้ ณ สถานประกอบกิจการหรือสำนักงานของนายจ้างตลอดเวลา และเมื่อมีการแก้ไขเพิ่มเติมก็ต้องดำเนินการทำนองเดียวกันตามมาตรา 110

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ