081-327-8551 จ.–ศ. 09:00–18:00 น. info@yodthiptham.com
โลโก้ยอดทิพย์ธรรม ยอดทิพย์ธรรม Yod Thip Tham Law

ส่งอีเมลผิดคนหรือแนบไฟล์ผิด ถือเป็นเหตุละเมิดข้อมูลที่ต้องแจ้งหรือไม่

พนักงานเพิ่งรู้ตัวว่าส่งอีเมลผิดคน ซึ่งอาจเข้าข่ายเหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลตาม PDPA

สรุปประเด็นสำคัญ

การส่งอีเมลผิดคนหรือแนบไฟล์ผิด เข้าข่ายเหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลได้ เพราะประกาศ กคส. ปี 2565 นิยามการละเมิดว่าครอบคลุมถึงการเปิดเผยข้อมูลโดยปราศจากอำนาจหรือโดยมิชอบ ไม่ว่าจะเกิดจากเจตนา ความจงใจ ความประมาทเลินเล่อ ข้อผิดพลาดบกพร่องหรืออุบัติเหตุ — ความไม่ตั้งใจจึงไม่ได้ทำให้เหตุนั้นไม่ใช่เหตุละเมิด

แต่ "เป็นเหตุละเมิด" กับ "ต้องแจ้ง" เป็นคนละคำถาม เพราะมาตรา 37 (4) ยกเว้นไว้กรณีที่การละเมิดนั้นไม่มีความเสี่ยงที่จะมีผลกระทบต่อสิทธิและเสรีภาพของบุคคล สิ่งที่ตัดสินจึงเป็นผลการประเมินความเสี่ยง ไม่ใช่ความรุนแรงที่รู้สึก และไม่ว่าผลจะออกทางไหน องค์กรก็ต้องบันทึกการประเมินและเหตุผลไว้เสมอ

เหตุที่เกิดบ่อยที่สุดในองค์กรไทยไม่ใช่การถูกแฮก แต่เป็นการส่งอีเมลผิดคน พิมพ์ชื่อผู้รับแล้วระบบเติมอัตโนมัติเป็นคนที่ชื่อคล้ายกัน หรือแนบไฟล์รวมทั้งแผนกไปแทนไฟล์รายบุคคล กว่าจะรู้ตัวก็กดส่งไปแล้ว คำถามที่ตามมาทันทีคือแค่นี้ถือว่าข้อมูลรั่วหรือยัง และต้องแจ้งใครหรือเปล่า

กฎหมายนิยามเหตุละเมิดไว้กว้างกว่าที่คิด

ประกาศคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการในการแจ้งเหตุการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2565 นิยามการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลว่า หมายถึงการละเมิดมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่ทำให้เกิดการสูญหาย เข้าถึง ใช้ เปลี่ยนแปลง แก้ไข หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลโดยปราศจากอำนาจหรือโดยมิชอบ

ประโยคที่สำคัญที่สุดคือส่วนต่อจากนั้น ซึ่งระบุว่าไม่ว่าจะเกิดจากเจตนา ความจงใจ ความประมาทเลินเล่อ การกระทำโดยปราศจากอำนาจหรือโดยมิชอบ การกระทำความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ ภัยคุกคามทางไซเบอร์ ข้อผิดพลาดบกพร่องหรืออุบัติเหตุ หรือเหตุอื่นใด

คำว่าข้อผิดพลาดบกพร่องหรืออุบัติเหตุตรงนี้ครอบคลุมการส่งผิดคนโดยตรง องค์กรจึงไม่สามารถอ้างว่าเป็นความผิดพลาดเล็กน้อยที่ไม่เข้าข่าย ประกาศยังจำแนกการละเมิดเป็นสามประเภท คือการละเมิดความลับของข้อมูล การละเมิดความถูกต้องครบถ้วน และการละเมิดความพร้อมใช้งาน ซึ่งการส่งผิดคนอยู่ในประเภทแรกอย่างชัดเจน

เป็นเหตุละเมิด ไม่เท่ากับต้องแจ้ง

จุดที่ทำให้หลายองค์กรสับสนคือการเหมารวมสองคำถามนี้เป็นคำถามเดียว ทั้งที่แยกกัน

คำถามคำตอบสิ่งที่ต้องทำ
เข้าข่ายเหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลหรือไม่โดยหลักเข้าข่าย แม้เกิดจากความผิดพลาดโดยไม่ตั้งใจเริ่มบันทึกเวลาที่ทราบเหตุ และเริ่มตรวจสอบข้อเท็จจริง
มีความเสี่ยงที่จะมีผลกระทบต่อสิทธิและเสรีภาพของบุคคลหรือไม่ขึ้นอยู่กับผลการประเมินตามปัจจัยที่ประกาศกำหนดถ้ามีความเสี่ยง ต้องแจ้งสำนักงานฯ ภายใน 72 ชั่วโมงนับแต่ทราบเหตุ
เป็นความเสี่ยงสูงต่อสิทธิและเสรีภาพหรือไม่ขึ้นอยู่กับผลการประเมินเช่นกันถ้าเสี่ยงสูง ต้องแจ้งเจ้าของข้อมูลพร้อมแนวทางเยียวยาโดยไม่ชักช้าด้วย

ผลก็คือมีสามปลายทางที่เป็นไปได้ คือไม่ต้องแจ้งใครแต่ต้องบันทึก แจ้งเฉพาะสำนักงานฯ หรือแจ้งทั้งสำนักงานฯ และเจ้าของข้อมูล และในทุกปลายทางองค์กรต้องมีเอกสารการประเมินเก็บไว้ เพราะการตอบว่าประเมินแล้วโดยไม่มีบันทึก มักถูกมองว่าไม่ได้ประเมินจริง

ตัวแปรที่ทำให้ผลต่างกันมาก

ประกาศวางปัจจัยประเมินความเสี่ยงไว้แปดข้อ ซึ่งเมื่อนำมาใช้กับกรณีส่งอีเมลผิดคน จะเห็นว่าเหตุการณ์ที่ดูเหมือนกันให้ผลต่างกันได้มาก

  • ผู้รับเป็นใคร ส่งผิดไปหาเพื่อนร่วมงานในองค์กรเดียวกันที่มีหน้าที่รักษาความลับอยู่แล้ว ต่างจากส่งออกไปหาบุคคลภายนอกที่ไม่รู้จัก
  • ข้อมูลที่หลุดคืออะไร ตารางนัดหมายทั่วไป ต่างจากไฟล์เงินเดือนที่มีเลขบัตรประจำตัวประชาชนและเลขบัญชีธนาคาร
  • ปริมาณและจำนวนคนที่กระทบ ข้อมูลของคนเดียว ต่างจากไฟล์รวมทั้งแผนกหรือทั้งบริษัท
  • เป็นกลุ่มเปราะบางหรือไม่ ปัจจัยข้อนี้ระบุไว้ในประกาศโดยตรง
  • มีข้อมูลอ่อนไหวปนอยู่หรือเปล่า เช่น ข้อมูลสุขภาพ ใบรับรองแพทย์ หรือประวัติการรักษา
  • มาตรการที่มีอยู่ช่วยลดความเสี่ยงได้แค่ไหน ไฟล์ที่ใส่รหัสผ่านไว้และรหัสส่งคนละช่องทาง ต่างจากไฟล์เปล่าที่เปิดได้ทันที
  • ระงับเหตุได้เร็วแค่ไหน ถอนข้อความได้ทันภายในไม่กี่วินาที ต่างจากผู้รับเปิดอ่านและส่งต่อไปแล้ว

ปัจจัยข้อสุดท้ายเป็นข้อที่องค์กรควบคุมได้มากที่สุด และเป็นเหตุผลที่นาทีแรกหลังรู้ตัวมีค่ามาก

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม

คนทั่วไปมักเข้าใจว่า… ส่งผิดคนแล้วรีบถอนข้อความหรือโทรไปขอให้เขาลบทิ้ง ก็ถือว่าจบแล้ว ไม่ต้องทำอะไรต่อ

แต่ในทางคดี กฎหมายและศาลมักมองว่า… การขอให้ผู้รับลบทิ้งเป็นมาตรการลดความเสี่ยง ไม่ใช่การทำให้เหตุนั้นหายไป เพราะองค์กรพิสูจน์ไม่ได้ว่าผู้รับดาวน์โหลดไว้แล้วหรือยัง ส่งต่อไปที่ไหนแล้วบ้าง สิ่งที่ทำได้คือบันทึกว่าได้ดำเนินการอะไรและได้คำตอบอย่างไร แล้วนำไปประกอบการประเมิน

จุดเสี่ยงจริงอยู่ตรงนี้… องค์กรส่วนใหญ่จัดการเรื่องนี้กันเองในระดับทีม โดยไม่มีใครรายงานขึ้นไป และไม่มีใครบันทึกอะไรเลย พอผ่านไปหกเดือนแล้วเจ้าของข้อมูลมาร้องเรียน องค์กรจะไม่มีอะไรแสดงเลยว่าเคยประเมินหรือเคยระงับเหตุ ทั้งที่ทำไปจริง

ทางเลือกที่ควรทำต่อคือ… ทำแบบฟอร์มบันทึกเหตุขนาดครึ่งหน้าที่พนักงานกรอกได้เองภายในห้านาที บันทึกว่าส่งอะไรไปหาใคร เมื่อไร ทำอะไรไปแล้ว และผลเป็นอย่างไร แล้วส่งเข้าจุดรับกลาง เท่านี้องค์กรก็มีหลักฐานครบสำหรับเหตุระดับเล็กที่เกิดบ่อยที่สุด

สามกรณีตัวอย่างที่ให้คำตอบต่างกัน

ทั้งสามกรณีเป็นกรณีสมมติเพื่อประกอบความเข้าใจ ไม่ใช่ข้อมูลของลูกความจริง และผลในกรณีจริงขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงเป็นรายกรณี

กรณีที่ 1 พนักงานส่งอีเมลนัดประชุมที่มีชื่อและอีเมลของผู้เข้าร่วมสามคน ไปหาเพื่อนร่วมงานแผนกข้างเคียงโดยผิด รู้ตัวภายในหนึ่งนาทีและถอนข้อความสำเร็จ ผู้รับยืนยันว่ายังไม่ได้เปิด กรณีนี้มีแนวโน้มที่ผลการประเมินจะออกมาว่าความเสี่ยงต่ำ แต่องค์กรยังต้องบันทึกการประเมินไว้

กรณีที่ 2 ฝ่ายบุคคลแนบไฟล์สลิปเงินเดือนรวมทั้งแผนกจำนวน 40 คน ซึ่งมีเลขบัญชีธนาคาร ส่งไปหาพนักงานคนหนึ่งแทนไฟล์รายบุคคล ผู้รับเปิดอ่านแล้ว กรณีนี้ปัจจัยเรื่องประเภทข้อมูล ปริมาณ และจำนวนผู้กระทบ ล้วนชี้ไปทางเดียวกัน มีแนวโน้มสูงที่จะเข้าเกณฑ์ต้องแจ้ง

กรณีที่ 3 พนักงานส่งไฟล์ที่มีใบรับรองแพทย์และประวัติการลาป่วยของเพื่อนร่วมงานคนหนึ่ง ออกไปยังอีเมลภายนอกองค์กรโดยผิด กรณีนี้มีข้อมูลอ่อนไหวเกี่ยวข้องและออกนอกองค์กร จึงต้องประเมินอย่างระมัดระวังเป็นพิเศษ ทั้งเรื่องการแจ้งสำนักงานฯ และการแจ้งเจ้าของข้อมูล

ปลายทางถ้าพลาด

  1. ถ้าเข้าเกณฑ์ต้องแจ้งแต่ไม่ได้แจ้งภายใน 72 ชั่วโมงนับแต่ทราบเหตุ จะเป็นประเด็นตามมาตรา 37 (4)
  2. ถ้าเหตุสะท้อนว่าองค์กรไม่มีมาตรการที่เหมาะสม เช่น ไม่มีการควบคุมการส่งไฟล์ที่มีข้อมูลจำนวนมากออกนอกองค์กร จะเป็นอีกประเด็นตามมาตรา 37 (1) ซึ่งเป็นคนละฐานความผิด
  3. คณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญพิจารณาว่าจะสั่งให้แก้ไข ตักเตือน หรือลงโทษปรับ โดยดูพฤติการณ์และปัจจัยที่ประกาศกำหนด รวมถึงการเยียวยาและบรรเทาความเสียหายเมื่อทราบเหตุ
  4. เจ้าของข้อมูลที่ได้รับผลกระทบยังฟ้องแพ่งเรียกค่าสินไหมทดแทนได้อีกทางหนึ่ง
  5. และหากผู้ได้รับผลกระทบเป็นพนักงาน เรื่องอาจเดินต่อไปที่ศาลแรงงานในประเด็นอื่นที่พ่วงมา

หลักฐานที่ต้องเก็บ

  • วันและเวลาที่พนักงานรู้ตัว และวันเวลาที่รายงานเข้าจุดรับกลาง
  • รายละเอียดว่าส่งอะไรไปหาใคร ผ่านช่องทางใด และมีข้อมูลประเภทใดอยู่ในนั้น
  • จำนวนเจ้าของข้อมูลที่ได้รับผลกระทบ
  • บันทึกมาตรการระงับที่ทำไปแล้ว เช่น ถอนข้อความ ติดต่อผู้รับ พร้อมผลลัพธ์และเวลา
  • คำยืนยันจากผู้รับ (ถ้ามี) ว่าเปิดอ่านแล้วหรือยัง และได้ลบแล้วหรือไม่
  • เอกสารประเมินความเสี่ยงที่อ้างอิงปัจจัยตามประกาศ พร้อมข้อสรุปและเหตุผล
  • บันทึกการตัดสินใจว่าจะแจ้งหรือไม่แจ้ง พร้อมชื่อผู้ตัดสินใจ

ถ้าเป็นฝ่ายองค์กร ต้องทำอะไรบ้าง

  • สร้างวัฒนธรรมให้พนักงานกล้ารายงานทันที โดยไม่ทำให้รู้สึกว่าจะถูกลงโทษก่อนเป็นอันดับแรก
  • ทำแบบฟอร์มบันทึกเหตุขนาดสั้นที่กรอกได้เองในห้านาที
  • กำหนดจุดรับรายงานกลางและระยะเวลาที่ต้องรายงานถึงภายในกี่ชั่วโมง
  • ตรวจว่าระบบอีเมลขององค์กรมีฟังก์ชันหน่วงเวลาส่งหรือเตือนเมื่อส่งออกนอกองค์กรหรือไม่
  • ทบทวนว่ามีไฟล์รวมทั้งแผนกที่ควรถูกแยกเป็นรายบุคคลหรือไม่
  • กำหนดว่าไฟล์ประเภทใดต้องใส่รหัสผ่านก่อนส่ง และส่งรหัสคนละช่องทาง
  • เก็บบันทึกเหตุระดับเล็กไว้ด้วย เพราะเป็นหลักฐานว่าองค์กรมีระบบที่ทำงานจริง

อีกฝ่ายอาจโต้แย้งอย่างไร

  • "องค์กรรู้เรื่องตั้งแต่วันนั้นแต่ไม่ทำอะไร" — เมื่อมีอีเมลหรือข้อความในกลุ่มที่แสดงว่ามีคนรู้เรื่องแล้ว
  • "ไม่มีบันทึกการประเมินเลย" — ทำให้คำอ้างว่าประเมินแล้วว่าไม่เสี่ยงไม่มีน้ำหนัก
  • "เกิดซ้ำหลายครั้งแล้วยังไม่แก้ระบบ" — ถ้าองค์กรเก็บบันทึกเหตุไว้ ตัวบันทึกนั้นเองจะกลายเป็นหลักฐานว่ารู้ปัญหามานาน จึงต้องแสดงด้วยว่าได้แก้ไขอะไรไปแล้ว
  • "อ้างว่าผู้รับลบแล้ว โดยไม่มีหลักฐาน" — คำยืนยันด้วยวาจาไม่มีน้ำหนักเท่าคำยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร
  • "ไม่มีมาตรการป้องกันเลยทั้งที่เป็นความเสี่ยงที่คาดหมายได้" — การส่งอีเมลผิดคนเป็นความเสี่ยงที่รู้กันทั่วไป

ถ้าเกิดวันนี้ ควรทำอะไรตามลำดับ

  1. บันทึกเวลาที่รู้ตัวทันที ก่อนทำอย่างอื่น
  2. พยายามระงับเท่าที่ทำได้ เช่น ถอนข้อความ หรือติดต่อผู้รับให้ลบ แล้วขอคำยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร
  3. ระบุให้ชัดว่าข้อมูลอะไรหลุด ปริมาณเท่าใด และกระทบใครบ้าง
  4. ประเมินความเสี่ยงตามปัจจัยที่ประกาศกำหนด แล้วบันทึกผลและเหตุผล
  5. ให้ทนายประเมินว่าเข้าเกณฑ์ต้องแจ้งหรือไม่ ถ้าไม่แน่ใจ
  6. เก็บทุกอย่างเข้าแฟ้มเหตุ แม้จะสรุปว่าไม่ต้องแจ้งก็ตาม

กรณีแบบไหนที่ควรปรึกษาทนาย

  • ไฟล์ที่หลุดมีเลขบัตรประจำตัวประชาชน เลขบัญชีธนาคาร หรือข้อมูลอ่อนไหว
  • ข้อมูลของคนจำนวนมากหลุดพร้อมกัน
  • ผู้รับเป็นบุคคลภายนอกองค์กรและติดต่อไม่ได้
  • ผู้รับเปิดอ่านหรือส่งต่อไปแล้ว
  • เจ้าของข้อมูลรู้เรื่องแล้วและกำลังทวงถาม
  • เหตุลักษณะเดียวกันเกิดซ้ำหลายครั้งในองค์กร
  • ไม่แน่ใจว่าผลการประเมินความเสี่ยงที่ทำเองจะรับได้ในชั้นชี้แจงหรือไม่

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม ช่วยอะไรได้บ้าง

ในงานที่ปรึกษากฎหมาย PDPA สำหรับองค์กร เราวางแบบฟอร์มบันทึกเหตุและเกณฑ์ประเมินความเสี่ยงให้ใช้ได้จริงกับเหตุระดับเล็กที่เกิดบ่อย ไม่ใช่ออกแบบมาสำหรับเหตุใหญ่อย่างเดียวจนไม่มีใครใช้ · และถ้าเหตุเกิดแล้วต้องตัดสินใจภายในวันเดียว บริการประเมินเหตุข้อมูลรั่วไหลเร่งด่วน ช่วยประเมินและบันทึกเหตุผลให้ใช้ยันได้ในชั้นชี้แจง

เราจะบอกตรง ๆ ว่ากรณีไหนที่ประเมินแล้วไม่เข้าเกณฑ์ต้องแจ้ง เพราะการแจ้งเกินความจำเป็นก็สร้างภาระและความเสี่ยงด้านชื่อเสียงเช่นกัน สิ่งที่สำคัญกว่าคือมีเอกสารยืนยันว่าองค์กรประเมินอย่างมีหลักเกณฑ์

สรุป

การส่งอีเมลผิดคนโดยหลักเข้าข่ายเหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล เพราะนิยามในประกาศครอบคลุมถึงข้อผิดพลาดบกพร่องและอุบัติเหตุ ความไม่ตั้งใจจึงไม่ทำให้เหตุนั้นหายไป

แต่การเป็นเหตุละเมิดไม่ได้แปลว่าต้องแจ้งเสมอ สิ่งที่ตัดสินคือผลการประเมินความเสี่ยงตามปัจจัยแปดข้อ และไม่ว่าผลจะออกทางไหน องค์กรต้องบันทึกการประเมินไว้เสมอ เพราะในวันที่ถูกถาม สิ่งที่ใช้ยันได้คือเอกสาร ไม่ใช่ความทรงจำ

หากคุณกำลังเจอปัญหาลักษณะนี้ ปรึกษาทีมทนายของสำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม โทร 081-327-8551 | LINE @995iqtpa หรือนัดหมายปรึกษาที่นี่

ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

  • ประกาศ กคส. เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการในการแจ้งเหตุการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2565 · นิยาม — การละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลหมายถึงการละเมิดมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่ทำให้เกิดการสูญหาย เข้าถึง ใช้ เปลี่ยนแปลง แก้ไข หรือเปิดเผยข้อมูลโดยปราศจากอำนาจหรือโดยมิชอบ ไม่ว่าเกิดจากเจตนา ความจงใจ ความประมาทเลินเล่อ ข้อผิดพลาดบกพร่องหรืออุบัติเหตุ หรือเหตุอื่นใด
  • ประกาศฯ · ประเภทของการละเมิด — จำแนกเป็นการละเมิดความลับของข้อมูล การละเมิดความถูกต้องครบถ้วน และการละเมิดความพร้อมใช้งาน
  • ประกาศฯ · ปัจจัยประเมินความเสี่ยง 8 ข้อ — ลักษณะและประเภทของการละเมิด · ลักษณะและประเภทของข้อมูล · ปริมาณข้อมูลและจำนวนรายการ · ลักษณะและสถานะของเจ้าของข้อมูลรวมถึงกลุ่มเปราะบาง · ความร้ายแรงของผลกระทบและประสิทธิภาพของมาตรการเยียวยา · ผลกระทบในวงกว้าง · ลักษณะระบบเก็บข้อมูลและมาตรการที่มีอยู่ · สถานะทางกฎหมายและขนาดของผู้ควบคุมข้อมูล
  • พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 37 (4) — แจ้งเหตุแก่สำนักงานฯ ภายใน 72 ชั่วโมงนับแต่ทราบเหตุเท่าที่จะสามารถกระทำได้ เว้นแต่การละเมิดนั้นไม่มีความเสี่ยงที่จะมีผลกระทบต่อสิทธิและเสรีภาพของบุคคล และหากมีความเสี่ยงสูง ต้องแจ้งเจ้าของข้อมูลพร้อมแนวทางเยียวยาโดยไม่ชักช้า
  • มาตรา 37 (1) — หน้าที่จัดให้มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม ซึ่งเป็นคนละฐานความผิดกับหน้าที่แจ้งเหตุ
  • มาตรา 26 — ข้อมูลอ่อนไหว เช่น ข้อมูลสุขภาพ ซึ่งมีเงื่อนไขเข้มกว่าข้อมูลทั่วไปและมีผลต่อการประเมินความเสี่ยง

คำถามที่พบบ่อย

ส่งอีเมลผิดคนแล้วถอนข้อความทัน ต้องแจ้งเหตุไหม

การถอนข้อความสำเร็จเป็นมาตรการลดความเสี่ยงที่มีน้ำหนักในการประเมิน แต่ไม่ได้ทำให้เหตุนั้นไม่ใช่เหตุละเมิดโดยอัตโนมัติ องค์กรยังต้องประเมินตามปัจจัยที่ประกาศกำหนดว่ามีความเสี่ยงต่อสิทธิและเสรีภาพของบุคคลหรือไม่ และไม่ว่าผลจะออกมาว่าต้องแจ้งหรือไม่ต้องแจ้ง ก็ต้องบันทึกการประเมินและเหตุผลไว้ เพราะการอ้างว่าประเมินแล้วโดยไม่มีเอกสารมักถูกมองว่าไม่ได้ประเมินจริง

ส่งผิดไปหาเพื่อนร่วมงานในบริษัทเดียวกัน ถือว่ารั่วไหมในเมื่อยังอยู่ในองค์กร

ต้องพิจารณาว่าผู้รับมีอำนาจเข้าถึงข้อมูลชุดนั้นตามหน้าที่หรือไม่ หากเป็นข้อมูลที่ผู้รับไม่มีสิทธิเข้าถึงอยู่แล้ว ก็ยังเข้าข่ายการเปิดเผยโดยปราศจากอำนาจได้ แม้จะอยู่ภายในองค์กรเดียวกัน เพียงแต่ปัจจัยเรื่องผู้รับและประสิทธิภาพของมาตรการระงับมักทำให้ผลการประเมินความเสี่ยงต่ำกว่ากรณีส่งออกนอกองค์กร ทั้งนี้ยังต้องบันทึกการประเมินไว้เช่นเดิม

เหตุเล็ก ๆ แบบนี้ต้องบันทึกทุกครั้งเลยหรือ

ควรบันทึก เพราะบันทึกเหล่านี้เป็นหลักฐานว่าองค์กรมีระบบที่ทำงานจริง ไม่ใช่มีแต่นโยบายบนกระดาษ และเมื่อถูกตรวจหรือถูกร้องเรียนในภายหลัง องค์กรจะมีเอกสารแสดงว่าเคยประเมินอย่างมีหลักเกณฑ์ ทั้งนี้บันทึกไม่จำเป็นต้องยาว แบบฟอร์มครึ่งหน้าที่ระบุว่าเกิดอะไร เมื่อไร กระทบใคร ทำอะไรไปแล้ว และสรุปว่าอย่างไร ก็เพียงพอสำหรับเหตุระดับเล็ก

ต้องบอกเจ้าของข้อมูลที่ถูกส่งผิดหรือไม่

ขึ้นอยู่กับผลการประเมิน มาตรา 37 (4) กำหนดให้แจ้งเจ้าของข้อมูลพร้อมแนวทางเยียวยาโดยไม่ชักช้าเฉพาะกรณีที่การละเมิดมีความเสี่ยงสูงต่อสิทธิและเสรีภาพของบุคคล ส่วนกรณีที่ประเมินแล้วไม่ถึงระดับความเสี่ยงสูง กฎหมายไม่ได้บังคับให้แจ้ง แต่องค์กรอาจพิจารณาแจ้งด้วยเหตุผลด้านความสัมพันธ์ก็ได้ ทั้งนี้ควรให้ทนายตรวจเนื้อหาที่จะแจ้งก่อน เพราะถ้อยคำในหนังสือแจ้งอาจถูกใช้อ้างอิงในภายหลัง

นายเอกราช ทิพย์แมม
ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ

แชร์: Facebook LINE

บทความที่เกี่ยวข้อง

ผู้บริหารหารือกับที่ปรึกษากฎหมายก่อนตรวจสอบอีเมลและแชทของพนักงานตามหลัก PDPA PDPA คุ้มครองข้อมูล

นายจ้างเปิดดูอีเมล แชท หรือคอมพิวเตอร์ของพนักงานได้หรือไม่

นายจ้างเปิดดูอีเมลพนักงานได้ในบางกรณี แต่ความเป็นเจ้าของอุปกรณ์ไม่ใช่เหตุผล และหลักฐานที่ได้มาผิดวิธีใช้ไม่ได้

นายเอกราช ทิพย์แมม ·อ่าน 10 นาที
พนักงานสแกนลายนิ้วมือเข้างานที่เครื่องบันทึกเวลาในสำนักงาน ซึ่งเป็นข้อมูลชีวภาพตาม PDPA PDPA คุ้มครองข้อมูล

สแกนลายนิ้วมือหรือสแกนใบหน้าเข้างาน ต้องมีทางเลือกอื่นให้พนักงานหรือไม่

สแกนลายนิ้วมือเข้างานเป็นข้อมูลอ่อนไหวตามมาตรา 26 ทำได้แต่มีเงื่อนไขเข้มกว่าปกติ และเรื่องทางเลือกคือหัวใจ

นายเอกราช ทิพย์แมม ·อ่าน 10 นาที
ทนายความและผู้บริหารตรวจร่างหนังสือแจ้งเหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลก่อนส่งให้เจ้าของข้อมูล PDPA คุ้มครองข้อมูล

ต้องแจ้งเจ้าของข้อมูลเมื่อใด และเขียนคำแจ้งอย่างไรไม่ให้กลายเป็นหลักฐานมัดตัว

แจ้งเจ้าของข้อมูลเฉพาะกรณีเสี่ยงสูง แต่ถ้อยคำในหนังสือแจ้งจะถูกใช้อ้างอิงต่อในทุกชั้น เขียนอย่างไรจึงจะปลอดภัย

นายเอกราช ทิพย์แมม ·อ่าน 10 นาที

ปรึกษาทีมทนาย PDPAของเรา

เราพร้อมรับฟังและประเมินแนวทางที่เหมาะกับกรณีของท่าน ทุกเรื่องเป็นความลับ

แชทผ่าน LINE