ส่งอีเมลผิดคนหรือแนบไฟล์ผิด ถือเป็นเหตุละเมิดข้อมูลที่ต้องแจ้งหรือไม่

สรุปประเด็นสำคัญ
การส่งอีเมลผิดคนหรือแนบไฟล์ผิด เข้าข่ายเหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลได้ เพราะประกาศ กคส. ปี 2565 นิยามการละเมิดว่าครอบคลุมถึงการเปิดเผยข้อมูลโดยปราศจากอำนาจหรือโดยมิชอบ ไม่ว่าจะเกิดจากเจตนา ความจงใจ ความประมาทเลินเล่อ ข้อผิดพลาดบกพร่องหรืออุบัติเหตุ — ความไม่ตั้งใจจึงไม่ได้ทำให้เหตุนั้นไม่ใช่เหตุละเมิด
แต่ "เป็นเหตุละเมิด" กับ "ต้องแจ้ง" เป็นคนละคำถาม เพราะมาตรา 37 (4) ยกเว้นไว้กรณีที่การละเมิดนั้นไม่มีความเสี่ยงที่จะมีผลกระทบต่อสิทธิและเสรีภาพของบุคคล สิ่งที่ตัดสินจึงเป็นผลการประเมินความเสี่ยง ไม่ใช่ความรุนแรงที่รู้สึก และไม่ว่าผลจะออกทางไหน องค์กรก็ต้องบันทึกการประเมินและเหตุผลไว้เสมอ
เหตุที่เกิดบ่อยที่สุดในองค์กรไทยไม่ใช่การถูกแฮก แต่เป็นการส่งอีเมลผิดคน พิมพ์ชื่อผู้รับแล้วระบบเติมอัตโนมัติเป็นคนที่ชื่อคล้ายกัน หรือแนบไฟล์รวมทั้งแผนกไปแทนไฟล์รายบุคคล กว่าจะรู้ตัวก็กดส่งไปแล้ว คำถามที่ตามมาทันทีคือแค่นี้ถือว่าข้อมูลรั่วหรือยัง และต้องแจ้งใครหรือเปล่า
กฎหมายนิยามเหตุละเมิดไว้กว้างกว่าที่คิด
ประกาศคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการในการแจ้งเหตุการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2565 นิยามการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลว่า หมายถึงการละเมิดมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่ทำให้เกิดการสูญหาย เข้าถึง ใช้ เปลี่ยนแปลง แก้ไข หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลโดยปราศจากอำนาจหรือโดยมิชอบ
ประโยคที่สำคัญที่สุดคือส่วนต่อจากนั้น ซึ่งระบุว่าไม่ว่าจะเกิดจากเจตนา ความจงใจ ความประมาทเลินเล่อ การกระทำโดยปราศจากอำนาจหรือโดยมิชอบ การกระทำความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ ภัยคุกคามทางไซเบอร์ ข้อผิดพลาดบกพร่องหรืออุบัติเหตุ หรือเหตุอื่นใด
คำว่าข้อผิดพลาดบกพร่องหรืออุบัติเหตุตรงนี้ครอบคลุมการส่งผิดคนโดยตรง องค์กรจึงไม่สามารถอ้างว่าเป็นความผิดพลาดเล็กน้อยที่ไม่เข้าข่าย ประกาศยังจำแนกการละเมิดเป็นสามประเภท คือการละเมิดความลับของข้อมูล การละเมิดความถูกต้องครบถ้วน และการละเมิดความพร้อมใช้งาน ซึ่งการส่งผิดคนอยู่ในประเภทแรกอย่างชัดเจน
เป็นเหตุละเมิด ไม่เท่ากับต้องแจ้ง
จุดที่ทำให้หลายองค์กรสับสนคือการเหมารวมสองคำถามนี้เป็นคำถามเดียว ทั้งที่แยกกัน
| คำถาม | คำตอบ | สิ่งที่ต้องทำ |
|---|---|---|
| เข้าข่ายเหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลหรือไม่ | โดยหลักเข้าข่าย แม้เกิดจากความผิดพลาดโดยไม่ตั้งใจ | เริ่มบันทึกเวลาที่ทราบเหตุ และเริ่มตรวจสอบข้อเท็จจริง |
| มีความเสี่ยงที่จะมีผลกระทบต่อสิทธิและเสรีภาพของบุคคลหรือไม่ | ขึ้นอยู่กับผลการประเมินตามปัจจัยที่ประกาศกำหนด | ถ้ามีความเสี่ยง ต้องแจ้งสำนักงานฯ ภายใน 72 ชั่วโมงนับแต่ทราบเหตุ |
| เป็นความเสี่ยงสูงต่อสิทธิและเสรีภาพหรือไม่ | ขึ้นอยู่กับผลการประเมินเช่นกัน | ถ้าเสี่ยงสูง ต้องแจ้งเจ้าของข้อมูลพร้อมแนวทางเยียวยาโดยไม่ชักช้าด้วย |
ผลก็คือมีสามปลายทางที่เป็นไปได้ คือไม่ต้องแจ้งใครแต่ต้องบันทึก แจ้งเฉพาะสำนักงานฯ หรือแจ้งทั้งสำนักงานฯ และเจ้าของข้อมูล และในทุกปลายทางองค์กรต้องมีเอกสารการประเมินเก็บไว้ เพราะการตอบว่าประเมินแล้วโดยไม่มีบันทึก มักถูกมองว่าไม่ได้ประเมินจริง
ตัวแปรที่ทำให้ผลต่างกันมาก
ประกาศวางปัจจัยประเมินความเสี่ยงไว้แปดข้อ ซึ่งเมื่อนำมาใช้กับกรณีส่งอีเมลผิดคน จะเห็นว่าเหตุการณ์ที่ดูเหมือนกันให้ผลต่างกันได้มาก
- ผู้รับเป็นใคร ส่งผิดไปหาเพื่อนร่วมงานในองค์กรเดียวกันที่มีหน้าที่รักษาความลับอยู่แล้ว ต่างจากส่งออกไปหาบุคคลภายนอกที่ไม่รู้จัก
- ข้อมูลที่หลุดคืออะไร ตารางนัดหมายทั่วไป ต่างจากไฟล์เงินเดือนที่มีเลขบัตรประจำตัวประชาชนและเลขบัญชีธนาคาร
- ปริมาณและจำนวนคนที่กระทบ ข้อมูลของคนเดียว ต่างจากไฟล์รวมทั้งแผนกหรือทั้งบริษัท
- เป็นกลุ่มเปราะบางหรือไม่ ปัจจัยข้อนี้ระบุไว้ในประกาศโดยตรง
- มีข้อมูลอ่อนไหวปนอยู่หรือเปล่า เช่น ข้อมูลสุขภาพ ใบรับรองแพทย์ หรือประวัติการรักษา
- มาตรการที่มีอยู่ช่วยลดความเสี่ยงได้แค่ไหน ไฟล์ที่ใส่รหัสผ่านไว้และรหัสส่งคนละช่องทาง ต่างจากไฟล์เปล่าที่เปิดได้ทันที
- ระงับเหตุได้เร็วแค่ไหน ถอนข้อความได้ทันภายในไม่กี่วินาที ต่างจากผู้รับเปิดอ่านและส่งต่อไปแล้ว
ปัจจัยข้อสุดท้ายเป็นข้อที่องค์กรควบคุมได้มากที่สุด และเป็นเหตุผลที่นาทีแรกหลังรู้ตัวมีค่ามาก
เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม
คนทั่วไปมักเข้าใจว่า… ส่งผิดคนแล้วรีบถอนข้อความหรือโทรไปขอให้เขาลบทิ้ง ก็ถือว่าจบแล้ว ไม่ต้องทำอะไรต่อ
แต่ในทางคดี กฎหมายและศาลมักมองว่า… การขอให้ผู้รับลบทิ้งเป็นมาตรการลดความเสี่ยง ไม่ใช่การทำให้เหตุนั้นหายไป เพราะองค์กรพิสูจน์ไม่ได้ว่าผู้รับดาวน์โหลดไว้แล้วหรือยัง ส่งต่อไปที่ไหนแล้วบ้าง สิ่งที่ทำได้คือบันทึกว่าได้ดำเนินการอะไรและได้คำตอบอย่างไร แล้วนำไปประกอบการประเมิน
จุดเสี่ยงจริงอยู่ตรงนี้… องค์กรส่วนใหญ่จัดการเรื่องนี้กันเองในระดับทีม โดยไม่มีใครรายงานขึ้นไป และไม่มีใครบันทึกอะไรเลย พอผ่านไปหกเดือนแล้วเจ้าของข้อมูลมาร้องเรียน องค์กรจะไม่มีอะไรแสดงเลยว่าเคยประเมินหรือเคยระงับเหตุ ทั้งที่ทำไปจริง
ทางเลือกที่ควรทำต่อคือ… ทำแบบฟอร์มบันทึกเหตุขนาดครึ่งหน้าที่พนักงานกรอกได้เองภายในห้านาที บันทึกว่าส่งอะไรไปหาใคร เมื่อไร ทำอะไรไปแล้ว และผลเป็นอย่างไร แล้วส่งเข้าจุดรับกลาง เท่านี้องค์กรก็มีหลักฐานครบสำหรับเหตุระดับเล็กที่เกิดบ่อยที่สุด
สามกรณีตัวอย่างที่ให้คำตอบต่างกัน
ทั้งสามกรณีเป็นกรณีสมมติเพื่อประกอบความเข้าใจ ไม่ใช่ข้อมูลของลูกความจริง และผลในกรณีจริงขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงเป็นรายกรณี
กรณีที่ 1 พนักงานส่งอีเมลนัดประชุมที่มีชื่อและอีเมลของผู้เข้าร่วมสามคน ไปหาเพื่อนร่วมงานแผนกข้างเคียงโดยผิด รู้ตัวภายในหนึ่งนาทีและถอนข้อความสำเร็จ ผู้รับยืนยันว่ายังไม่ได้เปิด กรณีนี้มีแนวโน้มที่ผลการประเมินจะออกมาว่าความเสี่ยงต่ำ แต่องค์กรยังต้องบันทึกการประเมินไว้
กรณีที่ 2 ฝ่ายบุคคลแนบไฟล์สลิปเงินเดือนรวมทั้งแผนกจำนวน 40 คน ซึ่งมีเลขบัญชีธนาคาร ส่งไปหาพนักงานคนหนึ่งแทนไฟล์รายบุคคล ผู้รับเปิดอ่านแล้ว กรณีนี้ปัจจัยเรื่องประเภทข้อมูล ปริมาณ และจำนวนผู้กระทบ ล้วนชี้ไปทางเดียวกัน มีแนวโน้มสูงที่จะเข้าเกณฑ์ต้องแจ้ง
กรณีที่ 3 พนักงานส่งไฟล์ที่มีใบรับรองแพทย์และประวัติการลาป่วยของเพื่อนร่วมงานคนหนึ่ง ออกไปยังอีเมลภายนอกองค์กรโดยผิด กรณีนี้มีข้อมูลอ่อนไหวเกี่ยวข้องและออกนอกองค์กร จึงต้องประเมินอย่างระมัดระวังเป็นพิเศษ ทั้งเรื่องการแจ้งสำนักงานฯ และการแจ้งเจ้าของข้อมูล
ปลายทางถ้าพลาด
- ถ้าเข้าเกณฑ์ต้องแจ้งแต่ไม่ได้แจ้งภายใน 72 ชั่วโมงนับแต่ทราบเหตุ จะเป็นประเด็นตามมาตรา 37 (4)
- ถ้าเหตุสะท้อนว่าองค์กรไม่มีมาตรการที่เหมาะสม เช่น ไม่มีการควบคุมการส่งไฟล์ที่มีข้อมูลจำนวนมากออกนอกองค์กร จะเป็นอีกประเด็นตามมาตรา 37 (1) ซึ่งเป็นคนละฐานความผิด
- คณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญพิจารณาว่าจะสั่งให้แก้ไข ตักเตือน หรือลงโทษปรับ โดยดูพฤติการณ์และปัจจัยที่ประกาศกำหนด รวมถึงการเยียวยาและบรรเทาความเสียหายเมื่อทราบเหตุ
- เจ้าของข้อมูลที่ได้รับผลกระทบยังฟ้องแพ่งเรียกค่าสินไหมทดแทนได้อีกทางหนึ่ง
- และหากผู้ได้รับผลกระทบเป็นพนักงาน เรื่องอาจเดินต่อไปที่ศาลแรงงานในประเด็นอื่นที่พ่วงมา
หลักฐานที่ต้องเก็บ
- วันและเวลาที่พนักงานรู้ตัว และวันเวลาที่รายงานเข้าจุดรับกลาง
- รายละเอียดว่าส่งอะไรไปหาใคร ผ่านช่องทางใด และมีข้อมูลประเภทใดอยู่ในนั้น
- จำนวนเจ้าของข้อมูลที่ได้รับผลกระทบ
- บันทึกมาตรการระงับที่ทำไปแล้ว เช่น ถอนข้อความ ติดต่อผู้รับ พร้อมผลลัพธ์และเวลา
- คำยืนยันจากผู้รับ (ถ้ามี) ว่าเปิดอ่านแล้วหรือยัง และได้ลบแล้วหรือไม่
- เอกสารประเมินความเสี่ยงที่อ้างอิงปัจจัยตามประกาศ พร้อมข้อสรุปและเหตุผล
- บันทึกการตัดสินใจว่าจะแจ้งหรือไม่แจ้ง พร้อมชื่อผู้ตัดสินใจ
ถ้าเป็นฝ่ายองค์กร ต้องทำอะไรบ้าง
- สร้างวัฒนธรรมให้พนักงานกล้ารายงานทันที โดยไม่ทำให้รู้สึกว่าจะถูกลงโทษก่อนเป็นอันดับแรก
- ทำแบบฟอร์มบันทึกเหตุขนาดสั้นที่กรอกได้เองในห้านาที
- กำหนดจุดรับรายงานกลางและระยะเวลาที่ต้องรายงานถึงภายในกี่ชั่วโมง
- ตรวจว่าระบบอีเมลขององค์กรมีฟังก์ชันหน่วงเวลาส่งหรือเตือนเมื่อส่งออกนอกองค์กรหรือไม่
- ทบทวนว่ามีไฟล์รวมทั้งแผนกที่ควรถูกแยกเป็นรายบุคคลหรือไม่
- กำหนดว่าไฟล์ประเภทใดต้องใส่รหัสผ่านก่อนส่ง และส่งรหัสคนละช่องทาง
- เก็บบันทึกเหตุระดับเล็กไว้ด้วย เพราะเป็นหลักฐานว่าองค์กรมีระบบที่ทำงานจริง
อีกฝ่ายอาจโต้แย้งอย่างไร
- "องค์กรรู้เรื่องตั้งแต่วันนั้นแต่ไม่ทำอะไร" — เมื่อมีอีเมลหรือข้อความในกลุ่มที่แสดงว่ามีคนรู้เรื่องแล้ว
- "ไม่มีบันทึกการประเมินเลย" — ทำให้คำอ้างว่าประเมินแล้วว่าไม่เสี่ยงไม่มีน้ำหนัก
- "เกิดซ้ำหลายครั้งแล้วยังไม่แก้ระบบ" — ถ้าองค์กรเก็บบันทึกเหตุไว้ ตัวบันทึกนั้นเองจะกลายเป็นหลักฐานว่ารู้ปัญหามานาน จึงต้องแสดงด้วยว่าได้แก้ไขอะไรไปแล้ว
- "อ้างว่าผู้รับลบแล้ว โดยไม่มีหลักฐาน" — คำยืนยันด้วยวาจาไม่มีน้ำหนักเท่าคำยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร
- "ไม่มีมาตรการป้องกันเลยทั้งที่เป็นความเสี่ยงที่คาดหมายได้" — การส่งอีเมลผิดคนเป็นความเสี่ยงที่รู้กันทั่วไป
ถ้าเกิดวันนี้ ควรทำอะไรตามลำดับ
- บันทึกเวลาที่รู้ตัวทันที ก่อนทำอย่างอื่น
- พยายามระงับเท่าที่ทำได้ เช่น ถอนข้อความ หรือติดต่อผู้รับให้ลบ แล้วขอคำยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร
- ระบุให้ชัดว่าข้อมูลอะไรหลุด ปริมาณเท่าใด และกระทบใครบ้าง
- ประเมินความเสี่ยงตามปัจจัยที่ประกาศกำหนด แล้วบันทึกผลและเหตุผล
- ให้ทนายประเมินว่าเข้าเกณฑ์ต้องแจ้งหรือไม่ ถ้าไม่แน่ใจ
- เก็บทุกอย่างเข้าแฟ้มเหตุ แม้จะสรุปว่าไม่ต้องแจ้งก็ตาม
กรณีแบบไหนที่ควรปรึกษาทนาย
- ไฟล์ที่หลุดมีเลขบัตรประจำตัวประชาชน เลขบัญชีธนาคาร หรือข้อมูลอ่อนไหว
- ข้อมูลของคนจำนวนมากหลุดพร้อมกัน
- ผู้รับเป็นบุคคลภายนอกองค์กรและติดต่อไม่ได้
- ผู้รับเปิดอ่านหรือส่งต่อไปแล้ว
- เจ้าของข้อมูลรู้เรื่องแล้วและกำลังทวงถาม
- เหตุลักษณะเดียวกันเกิดซ้ำหลายครั้งในองค์กร
- ไม่แน่ใจว่าผลการประเมินความเสี่ยงที่ทำเองจะรับได้ในชั้นชี้แจงหรือไม่
สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม ช่วยอะไรได้บ้าง
ในงานที่ปรึกษากฎหมาย PDPA สำหรับองค์กร เราวางแบบฟอร์มบันทึกเหตุและเกณฑ์ประเมินความเสี่ยงให้ใช้ได้จริงกับเหตุระดับเล็กที่เกิดบ่อย ไม่ใช่ออกแบบมาสำหรับเหตุใหญ่อย่างเดียวจนไม่มีใครใช้ · และถ้าเหตุเกิดแล้วต้องตัดสินใจภายในวันเดียว บริการประเมินเหตุข้อมูลรั่วไหลเร่งด่วน ช่วยประเมินและบันทึกเหตุผลให้ใช้ยันได้ในชั้นชี้แจง
เราจะบอกตรง ๆ ว่ากรณีไหนที่ประเมินแล้วไม่เข้าเกณฑ์ต้องแจ้ง เพราะการแจ้งเกินความจำเป็นก็สร้างภาระและความเสี่ยงด้านชื่อเสียงเช่นกัน สิ่งที่สำคัญกว่าคือมีเอกสารยืนยันว่าองค์กรประเมินอย่างมีหลักเกณฑ์
สรุป
การส่งอีเมลผิดคนโดยหลักเข้าข่ายเหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล เพราะนิยามในประกาศครอบคลุมถึงข้อผิดพลาดบกพร่องและอุบัติเหตุ ความไม่ตั้งใจจึงไม่ทำให้เหตุนั้นหายไป
แต่การเป็นเหตุละเมิดไม่ได้แปลว่าต้องแจ้งเสมอ สิ่งที่ตัดสินคือผลการประเมินความเสี่ยงตามปัจจัยแปดข้อ และไม่ว่าผลจะออกทางไหน องค์กรต้องบันทึกการประเมินไว้เสมอ เพราะในวันที่ถูกถาม สิ่งที่ใช้ยันได้คือเอกสาร ไม่ใช่ความทรงจำ
หากคุณกำลังเจอปัญหาลักษณะนี้ ปรึกษาทีมทนายของสำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม โทร 081-327-8551 | LINE @995iqtpa หรือนัดหมายปรึกษาที่นี่
ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
- ประกาศ กคส. เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการในการแจ้งเหตุการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2565 · นิยาม — การละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลหมายถึงการละเมิดมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่ทำให้เกิดการสูญหาย เข้าถึง ใช้ เปลี่ยนแปลง แก้ไข หรือเปิดเผยข้อมูลโดยปราศจากอำนาจหรือโดยมิชอบ ไม่ว่าเกิดจากเจตนา ความจงใจ ความประมาทเลินเล่อ ข้อผิดพลาดบกพร่องหรืออุบัติเหตุ หรือเหตุอื่นใด
- ประกาศฯ · ประเภทของการละเมิด — จำแนกเป็นการละเมิดความลับของข้อมูล การละเมิดความถูกต้องครบถ้วน และการละเมิดความพร้อมใช้งาน
- ประกาศฯ · ปัจจัยประเมินความเสี่ยง 8 ข้อ — ลักษณะและประเภทของการละเมิด · ลักษณะและประเภทของข้อมูล · ปริมาณข้อมูลและจำนวนรายการ · ลักษณะและสถานะของเจ้าของข้อมูลรวมถึงกลุ่มเปราะบาง · ความร้ายแรงของผลกระทบและประสิทธิภาพของมาตรการเยียวยา · ผลกระทบในวงกว้าง · ลักษณะระบบเก็บข้อมูลและมาตรการที่มีอยู่ · สถานะทางกฎหมายและขนาดของผู้ควบคุมข้อมูล
- พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 37 (4) — แจ้งเหตุแก่สำนักงานฯ ภายใน 72 ชั่วโมงนับแต่ทราบเหตุเท่าที่จะสามารถกระทำได้ เว้นแต่การละเมิดนั้นไม่มีความเสี่ยงที่จะมีผลกระทบต่อสิทธิและเสรีภาพของบุคคล และหากมีความเสี่ยงสูง ต้องแจ้งเจ้าของข้อมูลพร้อมแนวทางเยียวยาโดยไม่ชักช้า
- มาตรา 37 (1) — หน้าที่จัดให้มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม ซึ่งเป็นคนละฐานความผิดกับหน้าที่แจ้งเหตุ
- มาตรา 26 — ข้อมูลอ่อนไหว เช่น ข้อมูลสุขภาพ ซึ่งมีเงื่อนไขเข้มกว่าข้อมูลทั่วไปและมีผลต่อการประเมินความเสี่ยง
คำถามที่พบบ่อย
ส่งอีเมลผิดคนแล้วถอนข้อความทัน ต้องแจ้งเหตุไหม
การถอนข้อความสำเร็จเป็นมาตรการลดความเสี่ยงที่มีน้ำหนักในการประเมิน แต่ไม่ได้ทำให้เหตุนั้นไม่ใช่เหตุละเมิดโดยอัตโนมัติ องค์กรยังต้องประเมินตามปัจจัยที่ประกาศกำหนดว่ามีความเสี่ยงต่อสิทธิและเสรีภาพของบุคคลหรือไม่ และไม่ว่าผลจะออกมาว่าต้องแจ้งหรือไม่ต้องแจ้ง ก็ต้องบันทึกการประเมินและเหตุผลไว้ เพราะการอ้างว่าประเมินแล้วโดยไม่มีเอกสารมักถูกมองว่าไม่ได้ประเมินจริง
ส่งผิดไปหาเพื่อนร่วมงานในบริษัทเดียวกัน ถือว่ารั่วไหมในเมื่อยังอยู่ในองค์กร
ต้องพิจารณาว่าผู้รับมีอำนาจเข้าถึงข้อมูลชุดนั้นตามหน้าที่หรือไม่ หากเป็นข้อมูลที่ผู้รับไม่มีสิทธิเข้าถึงอยู่แล้ว ก็ยังเข้าข่ายการเปิดเผยโดยปราศจากอำนาจได้ แม้จะอยู่ภายในองค์กรเดียวกัน เพียงแต่ปัจจัยเรื่องผู้รับและประสิทธิภาพของมาตรการระงับมักทำให้ผลการประเมินความเสี่ยงต่ำกว่ากรณีส่งออกนอกองค์กร ทั้งนี้ยังต้องบันทึกการประเมินไว้เช่นเดิม
เหตุเล็ก ๆ แบบนี้ต้องบันทึกทุกครั้งเลยหรือ
ควรบันทึก เพราะบันทึกเหล่านี้เป็นหลักฐานว่าองค์กรมีระบบที่ทำงานจริง ไม่ใช่มีแต่นโยบายบนกระดาษ และเมื่อถูกตรวจหรือถูกร้องเรียนในภายหลัง องค์กรจะมีเอกสารแสดงว่าเคยประเมินอย่างมีหลักเกณฑ์ ทั้งนี้บันทึกไม่จำเป็นต้องยาว แบบฟอร์มครึ่งหน้าที่ระบุว่าเกิดอะไร เมื่อไร กระทบใคร ทำอะไรไปแล้ว และสรุปว่าอย่างไร ก็เพียงพอสำหรับเหตุระดับเล็ก
ต้องบอกเจ้าของข้อมูลที่ถูกส่งผิดหรือไม่
ขึ้นอยู่กับผลการประเมิน มาตรา 37 (4) กำหนดให้แจ้งเจ้าของข้อมูลพร้อมแนวทางเยียวยาโดยไม่ชักช้าเฉพาะกรณีที่การละเมิดมีความเสี่ยงสูงต่อสิทธิและเสรีภาพของบุคคล ส่วนกรณีที่ประเมินแล้วไม่ถึงระดับความเสี่ยงสูง กฎหมายไม่ได้บังคับให้แจ้ง แต่องค์กรอาจพิจารณาแจ้งด้วยเหตุผลด้านความสัมพันธ์ก็ได้ ทั้งนี้ควรให้ทนายตรวจเนื้อหาที่จะแจ้งก่อน เพราะถ้อยคำในหนังสือแจ้งอาจถูกใช้อ้างอิงในภายหลัง
สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี
ดูประวัติทีมทนายความ →บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ
บทความที่เกี่ยวข้อง
PDPA คุ้มครองข้อมูล
นายจ้างเปิดดูอีเมล แชท หรือคอมพิวเตอร์ของพนักงานได้หรือไม่
นายจ้างเปิดดูอีเมลพนักงานได้ในบางกรณี แต่ความเป็นเจ้าของอุปกรณ์ไม่ใช่เหตุผล และหลักฐานที่ได้มาผิดวิธีใช้ไม่ได้
นายเอกราช ทิพย์แมม
·อ่าน 10 นาที
PDPA คุ้มครองข้อมูล
สแกนลายนิ้วมือหรือสแกนใบหน้าเข้างาน ต้องมีทางเลือกอื่นให้พนักงานหรือไม่
สแกนลายนิ้วมือเข้างานเป็นข้อมูลอ่อนไหวตามมาตรา 26 ทำได้แต่มีเงื่อนไขเข้มกว่าปกติ และเรื่องทางเลือกคือหัวใจ
นายเอกราช ทิพย์แมม
·อ่าน 10 นาที
PDPA คุ้มครองข้อมูล
ต้องแจ้งเจ้าของข้อมูลเมื่อใด และเขียนคำแจ้งอย่างไรไม่ให้กลายเป็นหลักฐานมัดตัว
แจ้งเจ้าของข้อมูลเฉพาะกรณีเสี่ยงสูง แต่ถ้อยคำในหนังสือแจ้งจะถูกใช้อ้างอิงต่อในทุกชั้น เขียนอย่างไรจึงจะปลอดภัย
นายเอกราช ทิพย์แมม
·อ่าน 10 นาที
ปรึกษาทีมทนาย PDPAของเรา
เราพร้อมรับฟังและประเมินแนวทางที่เหมาะกับกรณีของท่าน ทุกเรื่องเป็นความลับ