ส่งอีเมลผิดคนหรือแนบไฟล์ผิด ถือเป็นเหตุละเมิดข้อมูลที่ต้องแจ้งหรือไม่

สรุปประเด็นสำคัญ
การส่งอีเมลผิดคนหรือแนบไฟล์ผิด เข้าข่ายเหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลได้ เพราะประกาศ กคส. ปี 2565 นิยามการละเมิดว่าครอบคลุมถึงการเปิดเผยข้อมูลโดยปราศจากอำนาจหรือโดยมิชอบ ไม่ว่าจะเกิดจากเจตนา ความจงใจ ความประมาทเลินเล่อ ข้อผิดพลาดบกพร่องหรืออุบัติเหตุ — ความไม่ตั้งใจจึงไม่ได้ทำให้เหตุนั้นไม่ใช่เหตุละเมิด
แต่ "เป็นเหตุละเมิด" กับ "ต้องแจ้ง" เป็นคนละคำถาม เพราะมาตรา 37 (4) ยกเว้นไว้กรณีที่การละเมิดนั้นไม่มีความเสี่ยงที่จะมีผลกระทบต่อสิทธิและเสรีภาพของบุคคล สิ่งที่ตัดสินจึงเป็นผลการประเมินความเสี่ยง ไม่ใช่ความรุนแรงที่รู้สึก และไม่ว่าผลจะออกทางไหน องค์กรก็ต้องบันทึกการประเมินและเหตุผลไว้เสมอ
เหตุที่เกิดบ่อยที่สุดในองค์กรไทยไม่ใช่การถูกแฮก แต่เป็นการส่งอีเมลผิดคน พิมพ์ชื่อผู้รับแล้วระบบเติมอัตโนมัติเป็นคนที่ชื่อคล้ายกัน หรือแนบไฟล์รวมทั้งแผนกไปแทนไฟล์รายบุคคล กว่าจะรู้ตัวก็กดส่งไปแล้ว คำถามที่ตามมาทันทีคือแค่นี้ถือว่าข้อมูลรั่วหรือยัง และต้องแจ้งใครหรือเปล่า
กฎหมายนิยามเหตุละเมิดไว้กว้างกว่าที่คิด
ประกาศคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการในการแจ้งเหตุการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2565 นิยามการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลว่า หมายถึงการละเมิดมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่ทำให้เกิดการสูญหาย เข้าถึง ใช้ เปลี่ยนแปลง แก้ไข หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลโดยปราศจากอำนาจหรือโดยมิชอบ
ประโยคที่สำคัญที่สุดคือส่วนต่อจากนั้น ซึ่งระบุว่าไม่ว่าจะเกิดจากเจตนา ความจงใจ ความประมาทเลินเล่อ การกระทำโดยปราศจากอำนาจหรือโดยมิชอบ การกระทำความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ ภัยคุกคามทางไซเบอร์ ข้อผิดพลาดบกพร่องหรืออุบัติเหตุ หรือเหตุอื่นใด
คำว่าข้อผิดพลาดบกพร่องหรืออุบัติเหตุตรงนี้ครอบคลุมการส่งผิดคนโดยตรง องค์กรจึงไม่สามารถอ้างว่าเป็นความผิดพลาดเล็กน้อยที่ไม่เข้าข่าย ประกาศยังจำแนกการละเมิดเป็นสามประเภท คือการละเมิดความลับของข้อมูล การละเมิดความถูกต้องครบถ้วน และการละเมิดความพร้อมใช้งาน ซึ่งการส่งผิดคนอยู่ในประเภทแรกอย่างชัดเจน
เป็นเหตุละเมิด ไม่เท่ากับต้องแจ้ง
จุดที่ทำให้หลายองค์กรสับสนคือการเหมารวมสองคำถามนี้เป็นคำถามเดียว ทั้งที่แยกกัน
| คำถาม | คำตอบ | สิ่งที่ต้องทำ |
|---|---|---|
| เข้าข่ายเหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลหรือไม่ | โดยหลักเข้าข่าย แม้เกิดจากความผิดพลาดโดยไม่ตั้งใจ | เริ่มบันทึกเวลาที่ทราบเหตุ และเริ่มตรวจสอบข้อเท็จจริง |
| มีความเสี่ยงที่จะมีผลกระทบต่อสิทธิและเสรีภาพของบุคคลหรือไม่ | ขึ้นอยู่กับผลการประเมินตามปัจจัยที่ประกาศกำหนด | ถ้ามีความเสี่ยง ต้องแจ้งสำนักงานฯ ภายใน 72 ชั่วโมงนับแต่ทราบเหตุ |
| เป็นความเสี่ยงสูงต่อสิทธิและเสรีภาพหรือไม่ | ขึ้นอยู่กับผลการประเมินเช่นกัน | ถ้าเสี่ยงสูง ต้องแจ้งเจ้าของข้อมูลพร้อมแนวทางเยียวยาโดยไม่ชักช้าด้วย |
ผลก็คือมีสามปลายทางที่เป็นไปได้ คือไม่ต้องแจ้งใครแต่ต้องบันทึก แจ้งเฉพาะสำนักงานฯ หรือแจ้งทั้งสำนักงานฯ และเจ้าของข้อมูล และในทุกปลายทางองค์กรต้องมีเอกสารการประเมินเก็บไว้ เพราะการตอบว่าประเมินแล้วโดยไม่มีบันทึก มักถูกมองว่าไม่ได้ประเมินจริง
ตัวแปรที่ทำให้ผลต่างกันมาก
ประกาศวางปัจจัยประเมินความเสี่ยงไว้แปดข้อ ซึ่งเมื่อนำมาใช้กับกรณีส่งอีเมลผิดคน จะเห็นว่าเหตุการณ์ที่ดูเหมือนกันให้ผลต่างกันได้มาก
- ผู้รับเป็นใคร ส่งผิดไปหาเพื่อนร่วมงานในองค์กรเดียวกันที่มีหน้าที่รักษาความลับอยู่แล้ว ต่างจากส่งออกไปหาบุคคลภายนอกที่ไม่รู้จัก
- ข้อมูลที่หลุดคืออะไร ตารางนัดหมายทั่วไป ต่างจากไฟล์เงินเดือนที่มีเลขบัตรประจำตัวประชาชนและเลขบัญชีธนาคาร
- ปริมาณและจำนวนคนที่กระทบ ข้อมูลของคนเดียว ต่างจากไฟล์รวมทั้งแผนกหรือทั้งบริษัท
- เป็นกลุ่มเปราะบางหรือไม่ ปัจจัยข้อนี้ระบุไว้ในประกาศโดยตรง
- มีข้อมูลอ่อนไหวปนอยู่หรือเปล่า เช่น ข้อมูลสุขภาพ ใบรับรองแพทย์ หรือประวัติการรักษา
- มาตรการที่มีอยู่ช่วยลดความเสี่ยงได้แค่ไหน ไฟล์ที่ใส่รหัสผ่านไว้และรหัสส่งคนละช่องทาง ต่างจากไฟล์เปล่าที่เปิดได้ทันที
- ระงับเหตุได้เร็วแค่ไหน ถอนข้อความได้ทันภายในไม่กี่วินาที ต่างจากผู้รับเปิดอ่านและส่งต่อไปแล้ว
ปัจจัยข้อสุดท้ายเป็นข้อที่องค์กรควบคุมได้มากที่สุด และเป็นเหตุผลที่นาทีแรกหลังรู้ตัวมีค่ามาก
เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม
คนทั่วไปมักเข้าใจว่า… ส่งผิดคนแล้วรีบถอนข้อความหรือโทรไปขอให้เขาลบทิ้ง ก็ถือว่าจบแล้ว ไม่ต้องทำอะไรต่อ
แต่ในทางคดี กฎหมายและศาลมักมองว่า… การขอให้ผู้รับลบทิ้งเป็นมาตรการลดความเสี่ยง ไม่ใช่การทำให้เหตุนั้นหายไป เพราะองค์กรพิสูจน์ไม่ได้ว่าผู้รับดาวน์โหลดไว้แล้วหรือยัง ส่งต่อไปที่ไหนแล้วบ้าง สิ่งที่ทำได้คือบันทึกว่าได้ดำเนินการอะไรและได้คำตอบอย่างไร แล้วนำไปประกอบการประเมิน
จุดเสี่ยงจริงอยู่ตรงนี้… องค์กรส่วนใหญ่จัดการเรื่องนี้กันเองในระดับทีม โดยไม่มีใครรายงานขึ้นไป และไม่มีใครบันทึกอะไรเลย พอผ่านไปหกเดือนแล้วเจ้าของข้อมูลมาร้องเรียน องค์กรจะไม่มีอะไรแสดงเลยว่าเคยประเมินหรือเคยระงับเหตุ ทั้งที่ทำไปจริง
ทางเลือกที่ควรทำต่อคือ… ทำแบบฟอร์มบันทึกเหตุขนาดครึ่งหน้าที่พนักงานกรอกได้เองภายในห้านาที บันทึกว่าส่งอะไรไปหาใคร เมื่อไร ทำอะไรไปแล้ว และผลเป็นอย่างไร แล้วส่งเข้าจุดรับกลาง เท่านี้องค์กรก็มีหลักฐานครบสำหรับเหตุระดับเล็กที่เกิดบ่อยที่สุด
สามกรณีตัวอย่างที่ให้คำตอบต่างกัน
ทั้งสามกรณีเป็นกรณีสมมติเพื่อประกอบความเข้าใจ ไม่ใช่ข้อมูลของลูกความจริง และผลในกรณีจริงขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงเป็นรายกรณี
กรณีที่ 1 พนักงานส่งอีเมลนัดประชุมที่มีชื่อและอีเมลของผู้เข้าร่วมสามคน ไปหาเพื่อนร่วมงานแผนกข้างเคียงโดยผิด รู้ตัวภายในหนึ่งนาทีและถอนข้อความสำเร็จ ผู้รับยืนยันว่ายังไม่ได้เปิด กรณีนี้มีแนวโน้มที่ผลการประเมินจะออกมาว่าความเสี่ยงต่ำ แต่องค์กรยังต้องบันทึกการประเมินไว้
กรณีที่ 2 ฝ่ายบุคคลแนบไฟล์สลิปเงินเดือนรวมทั้งแผนกจำนวน 40 คน ซึ่งมีเลขบัญชีธนาคาร ส่งไปหาพนักงานคนหนึ่งแทนไฟล์รายบุคคล ผู้รับเปิดอ่านแล้ว กรณีนี้ปัจจัยเรื่องประเภทข้อมูล ปริมาณ และจำนวนผู้กระทบ ล้วนชี้ไปทางเดียวกัน มีแนวโน้มสูงที่จะเข้าเกณฑ์ต้องแจ้ง
กรณีที่ 3 พนักงานส่งไฟล์ที่มีใบรับรองแพทย์และประวัติการลาป่วยของเพื่อนร่วมงานคนหนึ่ง ออกไปยังอีเมลภายนอกองค์กรโดยผิด กรณีนี้มีข้อมูลอ่อนไหวเกี่ยวข้องและออกนอกองค์กร จึงต้องประเมินอย่างระมัดระวังเป็นพิเศษ ทั้งเรื่องการแจ้งสำนักงานฯ และการแจ้งเจ้าของข้อมูล
ปลายทางถ้าพลาด
- ถ้าเข้าเกณฑ์ต้องแจ้งแต่ไม่ได้แจ้งภายใน 72 ชั่วโมงนับแต่ทราบเหตุ จะเป็นประเด็นตามมาตรา 37 (4)
- ถ้าเหตุสะท้อนว่าองค์กรไม่มีมาตรการที่เหมาะสม เช่น ไม่มีการควบคุมการส่งไฟล์ที่มีข้อมูลจำนวนมากออกนอกองค์กร จะเป็นอีกประเด็นตามมาตรา 37 (1) ซึ่งเป็นคนละฐานความผิด
- คณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญพิจารณาว่าจะสั่งให้แก้ไข ตักเตือน หรือลงโทษปรับ โดยดูพฤติการณ์และปัจจัยที่ประกาศกำหนด รวมถึงการเยียวยาและบรรเทาความเสียหายเมื่อทราบเหตุ
- เจ้าของข้อมูลที่ได้รับผลกระทบยังฟ้องแพ่งเรียกค่าสินไหมทดแทนได้อีกทางหนึ่ง
- และหากผู้ได้รับผลกระทบเป็นพนักงาน เรื่องอาจเดินต่อไปที่ศาลแรงงานในประเด็นอื่นที่พ่วงมา
หลักฐานที่ต้องเก็บ
- วันและเวลาที่พนักงานรู้ตัว และวันเวลาที่รายงานเข้าจุดรับกลาง
- รายละเอียดว่าส่งอะไรไปหาใคร ผ่านช่องทางใด และมีข้อมูลประเภทใดอยู่ในนั้น
- จำนวนเจ้าของข้อมูลที่ได้รับผลกระทบ
- บันทึกมาตรการระงับที่ทำไปแล้ว เช่น ถอนข้อความ ติดต่อผู้รับ พร้อมผลลัพธ์และเวลา
- คำยืนยันจากผู้รับ (ถ้ามี) ว่าเปิดอ่านแล้วหรือยัง และได้ลบแล้วหรือไม่
- เอกสารประเมินความเสี่ยงที่อ้างอิงปัจจัยตามประกาศ พร้อมข้อสรุปและเหตุผล
- บันทึกการตัดสินใจว่าจะแจ้งหรือไม่แจ้ง พร้อมชื่อผู้ตัดสินใจ
ถ้าเป็นฝ่ายองค์กร ต้องทำอะไรบ้าง
- สร้างวัฒนธรรมให้พนักงานกล้ารายงานทันที โดยไม่ทำให้รู้สึกว่าจะถูกลงโทษก่อนเป็นอันดับแรก
- ทำแบบฟอร์มบันทึกเหตุขนาดสั้นที่กรอกได้เองในห้านาที
- กำหนดจุดรับรายงานกลางและระยะเวลาที่ต้องรายงานถึงภายในกี่ชั่วโมง
- ตรวจว่าระบบอีเมลขององค์กรมีฟังก์ชันหน่วงเวลาส่งหรือเตือนเมื่อส่งออกนอกองค์กรหรือไม่
- ทบทวนว่ามีไฟล์รวมทั้งแผนกที่ควรถูกแยกเป็นรายบุคคลหรือไม่
- กำหนดว่าไฟล์ประเภทใดต้องใส่รหัสผ่านก่อนส่ง และส่งรหัสคนละช่องทาง
- เก็บบันทึกเหตุระดับเล็กไว้ด้วย เพราะเป็นหลักฐานว่าองค์กรมีระบบที่ทำงานจริง
อีกฝ่ายอาจโต้แย้งอย่างไร
- "องค์กรรู้เรื่องตั้งแต่วันนั้นแต่ไม่ทำอะไร" — เมื่อมีอีเมลหรือข้อความในกลุ่มที่แสดงว่ามีคนรู้เรื่องแล้ว
- "ไม่มีบันทึกการประเมินเลย" — ทำให้คำอ้างว่าประเมินแล้วว่าไม่เสี่ยงไม่มีน้ำหนัก
- "เกิดซ้ำหลายครั้งแล้วยังไม่แก้ระบบ" — ถ้าองค์กรเก็บบันทึกเหตุไว้ ตัวบันทึกนั้นเองจะกลายเป็นหลักฐานว่ารู้ปัญหามานาน จึงต้องแสดงด้วยว่าได้แก้ไขอะไรไปแล้ว
- "อ้างว่าผู้รับลบแล้ว โดยไม่มีหลักฐาน" — คำยืนยันด้วยวาจาไม่มีน้ำหนักเท่าคำยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร
- "ไม่มีมาตรการป้องกันเลยทั้งที่เป็นความเสี่ยงที่คาดหมายได้" — การส่งอีเมลผิดคนเป็นความเสี่ยงที่รู้กันทั่วไป
ถ้าเกิดวันนี้ ควรทำอะไรตามลำดับ
- บันทึกเวลาที่รู้ตัวทันที ก่อนทำอย่างอื่น
- พยายามระงับเท่าที่ทำได้ เช่น ถอนข้อความ หรือติดต่อผู้รับให้ลบ แล้วขอคำยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร
- ระบุให้ชัดว่าข้อมูลอะไรหลุด ปริมาณเท่าใด และกระทบใครบ้าง
- ประเมินความเสี่ยงตามปัจจัยที่ประกาศกำหนด แล้วบันทึกผลและเหตุผล
- ให้ทนายประเมินว่าเข้าเกณฑ์ต้องแจ้งหรือไม่ ถ้าไม่แน่ใจ
- เก็บทุกอย่างเข้าแฟ้มเหตุ แม้จะสรุปว่าไม่ต้องแจ้งก็ตาม
กรณีแบบไหนที่ควรปรึกษาทนาย
- ไฟล์ที่หลุดมีเลขบัตรประจำตัวประชาชน เลขบัญชีธนาคาร หรือข้อมูลอ่อนไหว
- ข้อมูลของคนจำนวนมากหลุดพร้อมกัน
- ผู้รับเป็นบุคคลภายนอกองค์กรและติดต่อไม่ได้
- ผู้รับเปิดอ่านหรือส่งต่อไปแล้ว
- เจ้าของข้อมูลรู้เรื่องแล้วและกำลังทวงถาม
- เหตุลักษณะเดียวกันเกิดซ้ำหลายครั้งในองค์กร
- ไม่แน่ใจว่าผลการประเมินความเสี่ยงที่ทำเองจะรับได้ในชั้นชี้แจงหรือไม่
สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม ช่วยอะไรได้บ้าง
ในงานที่ปรึกษากฎหมาย PDPA สำหรับองค์กร เราวางแบบฟอร์มบันทึกเหตุและเกณฑ์ประเมินความเสี่ยงให้ใช้ได้จริงกับเหตุระดับเล็กที่เกิดบ่อย ไม่ใช่ออกแบบมาสำหรับเหตุใหญ่อย่างเดียวจนไม่มีใครใช้ · และถ้าเหตุเกิดแล้วต้องตัดสินใจภายในวันเดียว บริการประเมินเหตุข้อมูลรั่วไหลเร่งด่วน ช่วยประเมินและบันทึกเหตุผลให้ใช้ยันได้ในชั้นชี้แจง
เราจะบอกตรง ๆ ว่ากรณีไหนที่ประเมินแล้วไม่เข้าเกณฑ์ต้องแจ้ง เพราะการแจ้งเกินความจำเป็นก็สร้างภาระและความเสี่ยงด้านชื่อเสียงเช่นกัน สิ่งที่สำคัญกว่าคือมีเอกสารยืนยันว่าองค์กรประเมินอย่างมีหลักเกณฑ์
สรุป
การส่งอีเมลผิดคนโดยหลักเข้าข่ายเหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล เพราะนิยามในประกาศครอบคลุมถึงข้อผิดพลาดบกพร่องและอุบัติเหตุ ความไม่ตั้งใจจึงไม่ทำให้เหตุนั้นหายไป
แต่การเป็นเหตุละเมิดไม่ได้แปลว่าต้องแจ้งเสมอ สิ่งที่ตัดสินคือผลการประเมินความเสี่ยงตามปัจจัยแปดข้อ และไม่ว่าผลจะออกทางไหน องค์กรต้องบันทึกการประเมินไว้เสมอ เพราะในวันที่ถูกถาม สิ่งที่ใช้ยันได้คือเอกสาร ไม่ใช่ความทรงจำ
หากคุณกำลังเจอปัญหาลักษณะนี้ ปรึกษาทีมทนายของสำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม โทร 081-327-8551 | LINE @995iqtpa หรือนัดหมายปรึกษาที่นี่
ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
- ประกาศ กคส. เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการในการแจ้งเหตุการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2565 · นิยาม — การละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลหมายถึงการละเมิดมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่ทำให้เกิดการสูญหาย เข้าถึง ใช้ เปลี่ยนแปลง แก้ไข หรือเปิดเผยข้อมูลโดยปราศจากอำนาจหรือโดยมิชอบ ไม่ว่าเกิดจากเจตนา ความจงใจ ความประมาทเลินเล่อ ข้อผิดพลาดบกพร่องหรืออุบัติเหตุ หรือเหตุอื่นใด
- ประกาศฯ · ประเภทของการละเมิด — จำแนกเป็นการละเมิดความลับของข้อมูล การละเมิดความถูกต้องครบถ้วน และการละเมิดความพร้อมใช้งาน
- ประกาศฯ · ปัจจัยประเมินความเสี่ยง 8 ข้อ — ลักษณะและประเภทของการละเมิด · ลักษณะและประเภทของข้อมูล · ปริมาณข้อมูลและจำนวนรายการ · ลักษณะและสถานะของเจ้าของข้อมูลรวมถึงกลุ่มเปราะบาง · ความร้ายแรงของผลกระทบและประสิทธิภาพของมาตรการเยียวยา · ผลกระทบในวงกว้าง · ลักษณะระบบเก็บข้อมูลและมาตรการที่มีอยู่ · สถานะทางกฎหมายและขนาดของผู้ควบคุมข้อมูล
- พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 37 (4) — แจ้งเหตุแก่สำนักงานฯ ภายใน 72 ชั่วโมงนับแต่ทราบเหตุเท่าที่จะสามารถกระทำได้ เว้นแต่การละเมิดนั้นไม่มีความเสี่ยงที่จะมีผลกระทบต่อสิทธิและเสรีภาพของบุคคล และหากมีความเสี่ยงสูง ต้องแจ้งเจ้าของข้อมูลพร้อมแนวทางเยียวยาโดยไม่ชักช้า
- มาตรา 37 (1) — หน้าที่จัดให้มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม ซึ่งเป็นคนละฐานความผิดกับหน้าที่แจ้งเหตุ
- มาตรา 26 — ข้อมูลอ่อนไหว เช่น ข้อมูลสุขภาพ ซึ่งมีเงื่อนไขเข้มกว่าข้อมูลทั่วไปและมีผลต่อการประเมินความเสี่ยง
คำถามที่พบบ่อย
ส่งอีเมลผิดคนแล้วถอนข้อความทัน ต้องแจ้งเหตุไหม
การถอนข้อความสำเร็จเป็นมาตรการลดความเสี่ยงที่มีน้ำหนักในการประเมิน แต่ไม่ได้ทำให้เหตุนั้นไม่ใช่เหตุละเมิดโดยอัตโนมัติ องค์กรยังต้องประเมินตามปัจจัยที่ประกาศกำหนดว่ามีความเสี่ยงต่อสิทธิและเสรีภาพของบุคคลหรือไม่ และไม่ว่าผลจะออกมาว่าต้องแจ้งหรือไม่ต้องแจ้ง ก็ต้องบันทึกการประเมินและเหตุผลไว้ เพราะการอ้างว่าประเมินแล้วโดยไม่มีเอกสารมักถูกมองว่าไม่ได้ประเมินจริง
ส่งผิดไปหาเพื่อนร่วมงานในบริษัทเดียวกัน ถือว่ารั่วไหมในเมื่อยังอยู่ในองค์กร
ต้องพิจารณาว่าผู้รับมีอำนาจเข้าถึงข้อมูลชุดนั้นตามหน้าที่หรือไม่ หากเป็นข้อมูลที่ผู้รับไม่มีสิทธิเข้าถึงอยู่แล้ว ก็ยังเข้าข่ายการเปิดเผยโดยปราศจากอำนาจได้ แม้จะอยู่ภายในองค์กรเดียวกัน เพียงแต่ปัจจัยเรื่องผู้รับและประสิทธิภาพของมาตรการระงับมักทำให้ผลการประเมินความเสี่ยงต่ำกว่ากรณีส่งออกนอกองค์กร ทั้งนี้ยังต้องบันทึกการประเมินไว้เช่นเดิม
เหตุเล็ก ๆ แบบนี้ต้องบันทึกทุกครั้งเลยหรือ
ควรบันทึก เพราะบันทึกเหล่านี้เป็นหลักฐานว่าองค์กรมีระบบที่ทำงานจริง ไม่ใช่มีแต่นโยบายบนกระดาษ และเมื่อถูกตรวจหรือถูกร้องเรียนในภายหลัง องค์กรจะมีเอกสารแสดงว่าเคยประเมินอย่างมีหลักเกณฑ์ ทั้งนี้บันทึกไม่จำเป็นต้องยาว แบบฟอร์มครึ่งหน้าที่ระบุว่าเกิดอะไร เมื่อไร กระทบใคร ทำอะไรไปแล้ว และสรุปว่าอย่างไร ก็เพียงพอสำหรับเหตุระดับเล็ก
ต้องบอกเจ้าของข้อมูลที่ถูกส่งผิดหรือไม่
ขึ้นอยู่กับผลการประเมิน มาตรา 37 (4) กำหนดให้แจ้งเจ้าของข้อมูลพร้อมแนวทางเยียวยาโดยไม่ชักช้าเฉพาะกรณีที่การละเมิดมีความเสี่ยงสูงต่อสิทธิและเสรีภาพของบุคคล ส่วนกรณีที่ประเมินแล้วไม่ถึงระดับความเสี่ยงสูง กฎหมายไม่ได้บังคับให้แจ้ง แต่องค์กรอาจพิจารณาแจ้งด้วยเหตุผลด้านความสัมพันธ์ก็ได้ ทั้งนี้ควรให้ทนายตรวจเนื้อหาที่จะแจ้งก่อน เพราะถ้อยคำในหนังสือแจ้งอาจถูกใช้อ้างอิงในภายหลัง
สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี
ดูประวัติทีมทนายความ →บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ
บทความที่เกี่ยวข้อง
PDPA คุ้มครองข้อมูล
ตรวจประวัติผู้สมัครงานได้ถึงระดับไหน — ประวัติอาชญากรรมคือข้อมูลอ่อนไหว ที่นายจ้างมักไม่รู้
ตรวจประวัติผู้สมัครงานทำได้ แต่ประวัติอาชญากรรมเป็นข้อมูลอ่อนไหวตามมาตรา 26 ซึ่งมีเงื่อนไขเข้มกว่าที่นายจ้างส่วนใหญ่คิด
นายเอกราช ทิพย์แมม
·อ่าน 8 นาที
PDPA คุ้มครองข้อมูล
ข้อมูลเงินเดือนพนักงาน ใครในบริษัทเข้าถึงได้บ้าง — 5 ระดับสิทธิที่ควรแยก ปี 2569
ข้อมูลเงินเดือนพนักงานควรแยกสิทธิเข้าถึง 5 ระดับ พร้อมจุดรั่วที่พบบ่อยที่สุดคือไฟล์ตารางที่ส่งต่อกันในองค์กร
นายเอกราช ทิพย์แมม
·อ่าน 7 นาที
PDPA คุ้มครองข้อมูล
พนักงานนำข้อมูลลูกค้าออกจากบริษัท ทำอะไรได้บ้าง — 5 ขั้นตอนแรกและหลักฐานที่ต้องรีบเก็บ
พนักงานนำข้อมูลลูกค้าออกจากบริษัท ต้องรีบเก็บหลักฐาน 5 อย่างก่อนหาย และองค์กรเองก็อาจมีหน้าที่แจ้งเหตุด้วย
นายเอกราช ทิพย์แมม
·อ่าน 8 นาที
ปรึกษาทีมทนาย PDPAของเรา
เราพร้อมรับฟังและประเมินแนวทางที่เหมาะกับกรณีของท่าน ทุกเรื่องเป็นความลับ