ข้อมูลเงินเดือนพนักงาน ใครในบริษัทเข้าถึงได้บ้าง — 5 ระดับสิทธิที่ควรแยก ปี 2569

คำถามที่ผู้บริหารมักตอบทันทีว่า "ก็ HR กับบัญชีสิ" กลายเป็นคำตอบที่กว้างเกินไปเมื่อไล่ดูของจริง เพราะข้อมูลเงินเดือนพนักงานในองค์กรส่วนใหญ่กระจายอยู่ในมือคนมากกว่าที่คิด ทั้งในระบบ ในไฟล์ตารางที่ทำไว้ตอนวางงบ และในอีเมลที่เคยส่งต่อกัน บทความนี้แยกสิทธิเข้าถึงออกเป็นห้าระดับที่ใช้ได้จริง พร้อมชี้จุดรั่วที่มักถูกมองข้ามจนกลายเป็นเรื่องใหญ่

ห้าระดับสิทธิที่ควรแยกออกจากกัน

ระดับ	เห็นอะไร	ใครควรอยู่ระดับนี้
1 · ตัวเลขรวมระดับองค์กร	งบประมาณรวม ค่าเฉลี่ย โดยระบุตัวบุคคลไม่ได้	ผู้บริหารระดับสูง · ฝ่ายวางแผนงบประมาณ
2 · ตัวเลขรวมระดับแผนก	งบรวมของทีม โดยไม่แยกรายบุคคล	หัวหน้าฝ่ายที่ต้องบริหารงบ
3 · ช่วงเงินเดือนรายตำแหน่ง	กรอบค่าตอบแทนของแต่ละระดับงาน	ผู้ที่ต้องอนุมัติการจ้างหรือปรับตำแหน่ง
4 · เงินเดือนรายบุคคล	ตัวเลขจริงของแต่ละคน	ผู้บังคับบัญชาโดยตรงเท่าที่จำเป็นต่อการอนุมัติ · หัวหน้าฝ่ายบุคคล
5 · เลขบัญชีธนาคารและข้อมูลจ่ายเงิน	เลขบัญชี ชื่อธนาคาร ข้อมูลหักภาษีและกองทุน	เฉพาะผู้ทำจ่ายจริงเท่านั้น ซึ่งควรเป็นกลุ่มที่แคบที่สุด

หลักที่ใช้แยกคือถามว่าคนนั้นตัดสินใจอะไรได้จากข้อมูลระดับนี้ หัวหน้าฝ่ายที่ต้องบริหารงบไม่จำเป็นต้องเห็นเงินเดือนรายคนก็ทำงานได้ ถ้าเห็นตัวเลขรวมของทีม และผู้บริหารที่ต้องอนุมัติการปรับขึ้นจำเป็นต้องเห็นตัวเลขรายคน แต่ไม่จำเป็นต้องเห็นเลขบัญชีธนาคารเลย

ระดับที่ 5 เป็นระดับที่ควรแคบที่สุดและมักถูกละเลยมากที่สุด เพราะเลขบัญชีธนาคารไม่ได้ช่วยให้ใครตัดสินใจเรื่องงานได้ มีแต่จะเพิ่มความเสี่ยง ภาพรวมหน้าที่ทั้งหมดของงานฝ่ายบุคคลอยู่ที่คู่มือ PDPA กับข้อมูลพนักงานสำหรับนายจ้างและ HR และรายการที่ควรไล่ตรวจตามวงจรอยู่ที่เช็กลิสต์ PDPA สำหรับ HR

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม

คนทั่วไปมักเข้าใจว่า ข้อมูลเงินเดือนเป็นเรื่องภายในฝ่ายบุคคลกับบัญชี ถ้าไม่มีคนเอาไปเผยแพร่ข้างนอกก็ไม่มีปัญหาอะไร

แต่ในทางคดี กฎหมายและผู้พิจารณามักมองว่า การเข้าถึงโดยไม่มีอำนาจภายในองค์กรเองก็เป็นการเข้าถึงโดยปราศจากอำนาจตามที่มาตรา 37 (1) มุ่งป้องกัน ไม่ได้จำกัดอยู่แค่บุคคลภายนอก และหน้าที่ตามมาตรานั้นคือการจำกัดสิทธิ ไม่ใช่การหวังว่าคนจะไม่เปิดดู

จุดเสี่ยงจริงอยู่ตรงนี้ เมื่อพนักงานรู้ว่าเงินเดือนของตัวเองถูกเปิดเผยในทีม สิ่งที่ตามมาไม่ใช่เพียงเรื่องร้องเรียนด้านข้อมูล แต่มักลามไปเป็นข้อพิพาทเรื่องความเป็นธรรมในการจ่ายค่าตอบแทน ซึ่งเปิดประเด็นที่องค์กรไม่ได้เตรียมตัวมาเลย

ทางเลือกที่ควรทำต่อคือ ตัดสิทธิระดับที่ 5 ให้เหลือเฉพาะผู้ทำจ่ายจริงก่อนเป็นอันดับแรก เพราะเป็นข้อที่ทำได้ภายในวันเดียว ไม่กระทบการทำงานของใคร และลดความเสี่ยงลงมากที่สุดต่อแรงที่ลงไป

จุดรั่วที่แท้จริงไม่ได้อยู่ในระบบ

องค์กรส่วนใหญ่ตั้งสิทธิในระบบเงินเดือนไว้ดีพอสมควร แต่ข้อมูลรั่วผ่านทางอื่นที่ไม่มีใครดูแล

• ไฟล์ตารางที่ส่งออกมาทำงบ ซึ่งพอส่งออกแล้วก็ไม่มีการควบคุมสิทธิใด ๆ อีก และมักถูกเก็บไว้ในเครื่องของคนทำต่อไปอีกหลายปี
• อีเมลที่แนบไฟล์เงินเดือนส่งต่อกัน ซึ่งอยู่ทั้งในกล่องผู้ส่งและผู้รับ และตามเก็บคืนได้ยากมาก
• สลิปเงินเดือนที่ส่งผิดคน ซึ่งเป็นเหตุละเมิดข้อมูลที่พบบ่อยที่สุดเรื่องหนึ่ง
• เอกสารพิมพ์ออกมาแล้ววางทิ้งไว้ที่เครื่องพิมพ์ส่วนกลาง
• ระบบเงินเดือนของคู่ค้า ซึ่งองค์กรมักไม่รู้ว่าฝั่งนั้นใครเข้าถึงได้บ้าง
• ไฟล์เก่าในโฟลเดอร์ที่แชร์กันทั้งฝ่าย ที่ค้างมาจากปีก่อน ๆ โดยไม่มีใครลบ

ข้อแรกคือข้อที่แก้ยากที่สุด เพราะเมื่อข้อมูลออกจากระบบไปเป็นไฟล์ตารางแล้ว จะไล่ตามลบให้ครบแทบเป็นไปไม่ได้ ทางแก้ที่ได้ผลจริงคือควบคุมตั้งแต่ต้นทาง คือจำกัดสิทธิการส่งออกและบันทึกไว้ทุกครั้งว่าใครส่งออกอะไร ซึ่งเป็นเรื่องเดียวกับที่อธิบายไว้ที่ลบข้อมูลส่วนบุคคลอย่างไรให้ลบจริง ส่วนกรณีส่งสลิปผิดคน วิธีรับมืออยู่ที่อุปกรณ์หายหรือส่งไฟล์เงินเดือนผิดกลุ่ม

ถ้าเป็นฝ่ายนายจ้างและ HR ต้องเช็กอะไรบ้าง

• ทำตารางสิทธิเข้าถึงเป็นรายบุคคล ไม่ใช่ให้สิทธิตามแผนก แล้วทบทวนอย่างน้อยปีละครั้ง
• ตัดสิทธิเห็นเลขบัญชีธนาคารให้เหลือเฉพาะผู้ทำจ่ายจริง
• จำกัดสิทธิการส่งออกเป็นไฟล์ตาราง และบันทึกไว้ว่าใครส่งออกอะไรเมื่อใด
• เลิกส่งไฟล์เงินเดือนทางอีเมลและแชท เปลี่ยนเป็นให้เข้าดูในระบบแทน
• ตรวจว่าสลิปเงินเดือนส่งแบบรายบุคคล ไม่ใช่ไฟล์รวมทั้งแผนก
• ไล่ลบไฟล์เก่าในโฟลเดอร์ที่แชร์กัน และกำหนดรอบทำลาย
• ตรวจว่าระบบเงินเดือนของคู่ค้ามีข้อตกลงรองรับและรู้ว่าฝั่งนั้นใครเข้าถึงได้
• ปิดสิทธิทันทีในวันสุดท้ายของผู้ที่พ้นสภาพหรือย้ายหน้าที่ ไม่ใช่รอรอบรีวิว

ข้อที่มักถูกลืมที่สุดคือข้อสุดท้าย เพราะคนที่ย้ายจากฝ่ายบุคคลไปฝ่ายอื่นมักยังมีสิทธิเดิมติดตัวไปด้วยอีกหลายเดือน

ปลายทางถ้าข้อมูลเงินเดือนหลุด

เหตุที่ข้อมูลเงินเดือนหลุดเข้านิยามการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล และองค์กรต้องประเมินตามปัจจัยที่ประกาศเรื่องการแจ้งเหตุการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2565 กำหนดไว้ ซึ่งรวมถึงลักษณะและประเภทของข้อมูล ปริมาณข้อมูลและจำนวนรายการ และความร้ายแรงของผลกระทบ กรณีที่ไฟล์เงินเดือนทั้งแผนกหลุดพร้อมเลขบัญชีธนาคาร จึงมีแนวโน้มถูกประเมินว่าเสี่ยงสูงและต้องแจ้งทั้งสำนักงานฯ และเจ้าของข้อมูล

ในเชิงบทลงโทษ หน้าที่ที่เกี่ยวข้องโดยตรงคือมาตรา 37 (1) เรื่องมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม ซึ่งสิ่งที่ใช้พิสูจน์คือสภาพก่อนเกิดเหตุ ไม่ใช่สิ่งที่ทำหลังเกิดเหตุ องค์กรที่มีตารางสิทธิเข้าถึงเป็นเอกสารและมีบันทึกการทบทวน จึงอยู่ในสถานะที่ต่างจากองค์กรที่ให้สิทธิทั้งแผนกมาตลอด ขั้นตอนในชั่วโมงแรกอยู่ที่เช็กลิสต์ 6 ชั่วโมงแรกหลังพบเหตุ

อีกด้านหนึ่งที่มักตามมาคือด้านแรงงาน เพราะเมื่อพนักงานเห็นตัวเลขของกันและกัน ประเด็นความเป็นธรรมในการจ่ายค่าตอบแทนจะถูกยกขึ้นมาทันที และเรื่องมักเดินไปสองทางพร้อมกันตามที่อธิบายไว้ที่ถูกร้องเรียนที่ สคส. พร้อมกับถูกฟ้องที่ศาลแรงงาน ส่วนงานฝั่งคดีแรงงานโดยตรง ดูขอบเขตได้ที่งานคดีแรงงานของสำนักงาน

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม ช่วยอะไรได้บ้าง

ทีมที่ปรึกษากฎหมาย PDPA ของเราช่วยองค์กรทำตารางสิทธิเข้าถึงข้อมูลเงินเดือนเป็นรายบุคคล ไล่หาจุดที่ข้อมูลไหลออกจากระบบไปเป็นไฟล์ และร่างข้อตกลงกับผู้ให้บริการระบบเงินเดือนให้ครอบคลุมทั้งการควบคุมสิทธิและการทำลายข้อมูล สำหรับงานด้านข้อมูลพนักงานโดยตรง ดูที่งานคุ้มครองข้อมูลพนักงานสำหรับ HR และหากต้องการตรวจทั้งระบบ ดูที่ตรวจสุขภาพ PDPA

จุดที่เรามักเห็นก่อนทีมภายในคือช่องว่างระหว่างสิทธิในระบบที่ตั้งไว้ดี กับไฟล์ที่ไหลออกไปนอกระบบซึ่งไม่มีใครดูแล เพราะช่องว่างนั้นคือที่ที่เหตุจริงเกิดขึ้นเกือบทุกครั้ง

สรุป

ข้อมูลเงินเดือนพนักงานควรแยกสิทธิเข้าถึงออกเป็นห้าระดับ โดยระดับที่ห้าซึ่งเป็นเลขบัญชีธนาคารควรเหลือเฉพาะผู้ทำจ่ายจริงเท่านั้น เพราะไม่ได้ช่วยให้ใครตัดสินใจเรื่องงานได้เลย และจุดรั่วที่แท้จริงไม่ได้อยู่ในระบบ แต่อยู่ในไฟล์ตารางและอีเมลที่ไหลออกไปแล้วควบคุมไม่ได้อีก การจำกัดสิทธิภายในองค์กรเองเป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่ตามมาตรา 37 (1) ไม่ใช่เรื่องมารยาทในที่ทำงาน ตัวบทควรตรวจกับฉบับล่าสุดจากสำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา และแนวปฏิบัติของสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ก่อนนำไปใช้

หากองค์กรของคุณยังส่งไฟล์เงินเดือนกันทางอีเมลอยู่ ปรึกษาทีมทนายของสำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม โทร 081-327-8551 | LINE @995iqtpa หรือนัดหมายปรึกษาที่นี่

อ่านต่อเพื่อจัดการงานที่เกี่ยวข้อง

เมื่อประเด็นนี้เชื่อมกับการใช้ผู้ให้บริการ ระบบใหม่ หรือการตรวจเอกสาร ให้พิจารณาขั้นตอนต่อไปนี้ประกอบ

• ข้อมูลรั่วจากระบบเงินเดือนหรือคลาวด์ ใครรับผิดและใครต้องแจ้ง
• จ้างภายนอกทำ HR เงินเดือน หรือคอลเซ็นเตอร์ ใครรับผิดตาม PDPA

ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

• พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 37 (1) — หน้าที่จัดให้มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม เพื่อป้องกันการเข้าถึง ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลโดยปราศจากอำนาจหรือโดยมิชอบ ซึ่งครอบคลุมการเข้าถึงโดยบุคคลภายในองค์กรเองด้วย และต้องทบทวนมาตรการเมื่อจำเป็น
• มาตรา 37 (2) — เมื่อต้องให้ข้อมูลแก่บุคคลหรือนิติบุคคลอื่นที่ไม่ใช่ผู้ควบคุมข้อมูล ต้องดำเนินการเพื่อป้องกันมิให้ผู้นั้นใช้หรือเปิดเผยโดยมิชอบ — ใช้กับผู้ให้บริการระบบเงินเดือน
• มาตรา 24 (3) และ (6) — ฐานการปฏิบัติตามสัญญาซึ่งเจ้าของข้อมูลเป็นคู่สัญญา และฐานการปฏิบัติตามกฎหมายของผู้ควบคุมข้อมูล ซึ่งเป็นสองฐานหลักของการประมวลผลข้อมูลเงินเดือน
• มาตรา 23 — หน้าที่แจ้งวัตถุประสงค์ ประเภทข้อมูล ระยะเวลาเก็บ ประเภทบุคคลหรือหน่วยงานที่อาจถูกเปิดเผย และสิทธิของเจ้าของข้อมูล ก่อนหรือขณะเก็บรวบรวม
• มาตรา 39 — รายการบันทึกกิจกรรมการประมวลผล ซึ่งข้อ (5) กำหนดให้ระบุสิทธิและวิธีการเข้าถึงข้อมูล รวมทั้งเงื่อนไขเกี่ยวกับบุคคลที่มีสิทธิเข้าถึงไว้ด้วย
• มาตรา 82 — โทษปรับทางปกครองไม่เกินหนึ่งล้านบาท กรณีไม่ปฏิบัติตามมาตรา 23 · มาตรา 30 วรรคสี่ · มาตรา 39 วรรคหนึ่ง · มาตรา 41 วรรคหนึ่ง · มาตรา 42 วรรคสองหรือวรรคสาม
• ประกาศ กคส. เรื่องการแจ้งเหตุการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2565 — ปัจจัยประเมินความเสี่ยงรวมถึงลักษณะและประเภทข้อมูล ปริมาณข้อมูลและจำนวนรายการ และความร้ายแรงของผลกระทบ

คำถามที่พบบ่อย

หัวหน้าฝ่ายควรเห็นเงินเดือนของลูกน้องทุกคนไหม

ขึ้นกับว่าต้องตัดสินใจอะไร ถ้าหน้าที่คือบริหารงบประมาณของทีม ตัวเลขรวมระดับแผนกก็เพียงพอ แต่ถ้าต้องอนุมัติการปรับขึ้นหรือการจ้างเป็นรายคน ก็จำเป็นต้องเห็นตัวเลขรายบุคคลเท่าที่เกี่ยวข้อง สิ่งที่ไม่จำเป็นในทุกกรณีคือเลขบัญชีธนาคาร ซึ่งควรจำกัดไว้เฉพาะผู้ทำจ่ายจริง

ส่งสลิปเงินเดือนทางอีเมลได้ไหม

ทำได้แต่มีความเสี่ยงที่ควบคุมได้ยาก โดยเฉพาะการส่งผิดคนซึ่งเกิดขึ้นบ่อยและเข้าข่ายเหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยกว่าคือให้พนักงานเข้าดูในระบบที่มีการยืนยันตัวตน หากยังต้องส่งทางอีเมล ควรส่งเป็นรายบุคคล ตั้งรหัสเปิดไฟล์ และห้ามส่งไฟล์รวมทั้งแผนกโดยเด็ดขาด

ข้อมูลเงินเดือนเป็นข้อมูลอ่อนไหวหรือไม่

ไม่ใช่ข้อมูลอ่อนไหวตามมาตรา 26 ซึ่งระบุประเภทไว้เฉพาะ เช่น เชื้อชาติ ความคิดเห็นทางการเมือง ข้อมูลสุขภาพ และข้อมูลชีวภาพ แต่การไม่เป็นข้อมูลอ่อนไหวไม่ได้แปลว่าความเสี่ยงต่ำ เพราะข้อมูลเงินเดือนที่รั่วสร้างผลกระทบทั้งด้านความสัมพันธ์ในที่ทำงานและความปลอดภัยทางการเงิน จึงยังต้องมีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสมตามมาตรา 37 (1)

พนักงานขอดูโครงสร้างเงินเดือนของทั้งบริษัทได้ไหม

สิทธิเข้าถึงตามกฎหมายเป็นสิทธิในข้อมูลที่เกี่ยวกับตนเอง ไม่ใช่ข้อมูลของเพื่อนร่วมงาน องค์กรจึงไม่ต้องเปิดเผยตัวเลขรายบุคคลของคนอื่นให้ ส่วนการเปิดเผยกรอบค่าตอบแทนรายตำแหน่งเป็นการตัดสินใจเชิงนโยบายขององค์กร ไม่ใช่หน้าที่ตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

ไฟล์เงินเดือนเก่าที่อยู่ในเครื่องพนักงานเดิม ต้องทำอย่างไร

ต้องตามเก็บและลบ พร้อมบันทึกไว้ว่าดำเนินการเมื่อใดกับใครบ้าง ข้อจำกัดคือถ้าไม่รู้ว่าใครเคยส่งออกไฟล์นั้นบ้าง ก็ตามได้ไม่ครบ ซึ่งเป็นเหตุผลที่ต้องควบคุมสิทธิการส่งออกตั้งแต่ต้นทางและบันทึกไว้ทุกครั้ง มิฉะนั้นองค์กรจะตอบไม่ได้ว่าข้อมูลชุดนี้อยู่ที่ใดบ้างในวันที่ถูกถาม

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ