สอบสวนทางวินัยโดยดึงแชทและอีเมลพนักงาน ทำได้แค่ไหน — 6 เงื่อนไขที่ต้องผ่านก่อน

เมื่อมีเรื่องร้องเรียนเข้ามา สิ่งที่ฝ่ายบริหารอยากทำเป็นอันดับแรกคือเปิดดูแชทและอีเมลของคนที่ถูกร้องเรียน เพราะเชื่อว่าคำตอบอยู่ตรงนั้น แต่การสอบสวนทางวินัยโดยดึงแชทและอีเมลไม่ใช่เรื่องที่ทำได้เพราะเป็นบัญชีของบริษัท และหลายองค์กรพบภายหลังว่าหลักฐานที่ได้มากลายเป็นประเด็นเสียเองในชั้นศาลแรงงาน บทความนี้เรียงเงื่อนไขที่ต้องผ่านก่อนลงมือ พร้อมบอกว่าต้องเหลืออะไรไว้เป็นเอกสาร

หกเงื่อนไขที่ต้องผ่านก่อนลงมือ

1. เคยแจ้งไว้ล่วงหน้าหรือยัง — มาตรา 23 กำหนดให้แจ้งวัตถุประสงค์ ประเภทข้อมูล ระยะเวลาเก็บ และสิทธิของเจ้าของข้อมูลก่อนหรือขณะเก็บรวบรวม การไม่เคยมีนโยบายมาก่อนแล้วมาเปิดดูตอนมีเรื่อง เป็นจุดอ่อนที่แก้ย้อนหลังไม่ได้
2. ฐานทางกฎหมายคืออะไร — กรณีนี้มักอยู่บนประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมายตามมาตรา 24 (5) ซึ่งตัวบทระบุเงื่อนไขไว้ว่าเว้นแต่ประโยชน์ดังกล่าวมีความสำคัญน้อยกว่าสิทธิขั้นพื้นฐานในข้อมูลส่วนบุคคลของเจ้าของข้อมูล
3. มีวิธีอื่นที่กระทบน้อยกว่าหรือไม่ — เช่น สอบถามผู้เกี่ยวข้องก่อน หรือดูเฉพาะบันทึกระบบว่ามีการส่งไฟล์ออกไปหรือไม่ โดยยังไม่เปิดอ่านเนื้อหา
4. ขอบเขตแคบพอหรือยัง — เจาะเฉพาะช่วงเวลา คู่สนทนา และคำค้นที่เกี่ยวกับเรื่อง ไม่ใช่ดาวน์โหลดกล่องจดหมายทั้งกล่องมาอ่านทั้งหมด
5. บันทึกการตัดสินใจไว้ก่อนลงมือหรือยัง — ระบุว่าใครอนุมัติ ด้วยเหตุใด ขอบเขตแค่ไหน และพิจารณาทางเลือกอื่นแล้วอย่างไร
6. เตรียมรับข้อมูลอ่อนไหวที่จะโผล่มาหรือยัง — เพราะในบทสนทนาส่วนตัวมักมีข้อมูลตามมาตรา 26 ปนอยู่โดยไม่ตั้งใจ เช่น ข้อมูลสุขภาพหรือข้อมูลสหภาพแรงงาน

ข้อ 5 คือข้อที่แยกองค์กรที่อธิบายได้ออกจากองค์กรที่อธิบายไม่ได้ เพราะบันทึกที่ทำก่อนลงมือมีน้ำหนักคนละระดับกับคำอธิบายที่เขียนหลังเกิดข้อพิพาท คำถามเรื่องสิทธิว่าเปิดดูได้หรือไม่ตั้งแต่ต้น อธิบายไว้แยกที่นายจ้างเปิดดูอีเมลและแชทพนักงานได้แค่ไหน ส่วนภาพรวมหน้าที่ทั้งหมดอยู่ที่คู่มือ PDPA กับข้อมูลพนักงานสำหรับนายจ้างและ HR

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม

คนทั่วไปมักเข้าใจว่า ถ้าเป็นบัญชีอีเมลของบริษัทและเครื่องของบริษัท นายจ้างย่อมเปิดดูได้ตามต้องการ เพราะเป็นทรัพย์สินของบริษัท

แต่ในทางคดี กฎหมายและผู้พิจารณามักมองว่า ความเป็นเจ้าของอุปกรณ์กับสิทธิในข้อมูลส่วนบุคคลเป็นคนละเรื่องกัน สิ่งที่ถูกพิจารณาไม่ใช่ว่าเครื่องเป็นของใคร แต่คือองค์กรแจ้งไว้ล่วงหน้าหรือไม่ มีฐานรองรับหรือไม่ และทำเท่าที่จำเป็นหรือเกินไป

จุดเสี่ยงจริงอยู่ตรงนี้ เมื่อคดีขึ้นศาลแรงงาน คำถามจะเปลี่ยนทิศทันทีจาก "พนักงานทำผิดจริงหรือไม่" ไปเป็น "นายจ้างได้หลักฐานนี้มาโดยชอบหรือไม่" ซึ่งเป็นการเปลี่ยนสนามที่นายจ้างเสียเปรียบ เพราะฝ่ายที่ต้องอธิบายกลายเป็นนายจ้างแทน

ทางเลือกที่ควรทำต่อคือ ทำนโยบายให้เสร็จก่อนเกิดเรื่อง แล้วเมื่อเกิดเรื่องให้เดินตามนโยบายนั้นอย่างเคร่งครัด พร้อมบันทึกทุกขั้น เพราะสิ่งที่ทำให้หลักฐานหนักแน่นไม่ใช่เนื้อหาของแชท แต่คือกระบวนการที่ได้มา

ข้อมูลอ่อนไหวที่มักโผล่มาโดยไม่ตั้งใจ

เมื่อเปิดอ่านบทสนทนาย้อนหลัง สิ่งที่ได้มาไม่ได้มีแต่เรื่องที่สอบสวน แต่รวมถึงเรื่องส่วนตัวที่ปนอยู่ ซึ่งบางส่วนเป็นข้อมูลอ่อนไหวตามมาตรา 26

สิ่งที่มักเจอ	เป็นข้อมูลอ่อนไหวหรือไม่	ต้องทำอย่างไร
คุยเรื่องอาการป่วยหรือการรักษา	ใช่ — ข้อมูลสุขภาพ	ตัดออกจากสำนวน ไม่นำเข้าที่ประชุม เว้นแต่เกี่ยวกับข้อกล่าวหาโดยตรง
พูดถึงการรวมตัวหรือกิจกรรมสหภาพแรงงาน	ใช่ — ข้อมูลสหภาพแรงงาน	ระวังเป็นพิเศษ เพราะการนำมาใช้อาจถูกอ่านว่ากลั่นแกล้งจากการรวมตัว
เรื่องความเชื่อทางศาสนาหรือความคิดเห็นทางการเมือง	ใช่	ไม่เกี่ยวกับข้อกล่าวหา ให้ตัดออก
เรื่องครอบครัวและการเงินส่วนตัว	ไม่ใช่ข้อมูลอ่อนไหว แต่เป็นข้อมูลส่วนบุคคล	ไม่นำเข้าสำนวนถ้าไม่เกี่ยวกับข้อกล่าวหา
ข้อมูลของบุคคลที่สามที่คุยด้วย	ขึ้นกับเนื้อหา	ปกปิดก่อนนำเข้าสำนวนหรือส่งมอบ

แถวที่สองเป็นแถวที่เสียหายที่สุดหากจัดการผิด เพราะทำให้เรื่องเปลี่ยนจากคดีวินัยธรรมดา กลายเป็นข้อกล่าวหาว่านายจ้างกลั่นแกล้งจากกิจกรรมสหภาพ ส่วนวิธีปกปิดข้อมูลของบุคคลที่สามก่อนนำเข้าสำนวน ใช้หลักเดียวกับที่อธิบายไว้ที่ปกปิดข้อมูลบุคคลที่สามในไฟล์ที่ส่งมอบ และเรื่องข้อมูลสุขภาพโดยเฉพาะอยู่ที่ข้อมูลสุขภาพพนักงาน ใครควรเห็นได้บ้าง

ถ้าเป็นฝ่ายนายจ้างและ HR ต้องเช็กอะไรบ้าง

• มีนโยบายการเฝ้าติดตามและการตรวจสอบภายในที่ประกาศใช้แล้ว พร้อมวันที่เริ่มใช้
• ระบุในคำสั่งตั้งคณะกรรมการสอบสวนว่าขอบเขตการเข้าถึงข้อมูลคือเท่าใด
• มีบันทึกการชั่งน้ำหนักว่าเหตุใดจึงจำเป็นต้องเข้าถึง และพิจารณาทางเลือกอื่นแล้วอย่างไร
• ผู้ดึงข้อมูลกับผู้พิจารณาคดีควรเป็นคนละคน เพื่อไม่ให้ผู้พิจารณาเห็นข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง
• ทำสำเนาแบบอ่านอย่างเดียวและบันทึกว่าใครดึง เมื่อใด ด้วยวิธีใด
• คัดเฉพาะส่วนที่เกี่ยวกับข้อกล่าวหาเข้าสำนวน ไม่นำทั้งกล่องเข้า
• ปกปิดข้อมูลของบุคคลที่สามและข้อมูลอ่อนไหวที่ไม่เกี่ยวข้อง
• บันทึกกิจกรรมนี้ไว้ในรายการตามมาตรา 39 และกำหนดว่าเก็บสำนวนไว้นานเท่าใด

ปลายทางถ้ากระบวนการมีปัญหา

ความเสียหายมีสองชั้นที่เดินคู่กัน ชั้นแรกคือชั้นแรงงาน เมื่อพนักงานฟ้องว่าถูกเลิกจ้างไม่เป็นธรรม แล้วยกประเด็นว่าหลักฐานได้มาโดยมิชอบ ศาลจะพิจารณาความชอบของกระบวนการควบคู่ไปกับเนื้อหาของข้อกล่าวหา นายจ้างที่ไม่มีนโยบายมาก่อนและไม่มีบันทึกการตัดสินใจ จะอธิบายส่วนนี้ได้ยาก

ชั้นที่สองคือชั้นข้อมูลส่วนบุคคล เมื่อพนักงานร้องเรียนต่อสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลว่าถูกเข้าถึงข้อมูลเกินจำเป็น ซึ่งเป็นคนละเรื่องกับคดีแรงงานและเดินไปพร้อมกันได้ รายละเอียดการวางแผนสองสนามอยู่ที่ถูกร้องเรียนที่ สคส. พร้อมกับถูกฟ้องที่ศาลแรงงาน และกรณีที่เรื่องจบด้วยการเลิกจ้าง อ่านต่อได้ที่เลิกจ้างเพราะทำข้อมูลรั่ว ส่วนงานฝั่งคดีแรงงานโดยตรง ดูขอบเขตได้ที่งานคดีแรงงานของสำนักงาน

ข้อสังเกตในเชิงคดีคือ องค์กรที่มีนโยบายและบันทึกครบ มักไม่ต้องเถียงเรื่องกระบวนการเลย ทำให้คดีกลับไปอยู่ที่เนื้อหาของข้อกล่าวหาซึ่งเป็นสนามที่นายจ้างเตรียมมาแล้ว นั่นคือประโยชน์ที่แท้จริงของการทำเอกสารล่วงหน้า

กรณีแบบไหนที่ควรปรึกษาทนายก่อนดึงข้อมูล

• องค์กรยังไม่เคยมีนโยบายการเฝ้าติดตามหรือการตรวจสอบภายในมาก่อน
• ผู้ถูกสอบสวนมีบทบาทในสหภาพแรงงานหรือเคยร้องเรียนบริษัทมาก่อน
• เรื่องมีแนวโน้มจบด้วยการเลิกจ้าง ซึ่งมักตามมาด้วยคดี
• ต้องเข้าถึงอุปกรณ์ส่วนตัวของพนักงาน ไม่ใช่อุปกรณ์ของบริษัท
• ข้อมูลที่ต้องดูอยู่ในระบบของคู่ค้า เช่น ระบบแชทหรืออีเมลที่เช่าใช้
• พบข้อมูลอ่อนไหวจำนวนมากปนอยู่ในสิ่งที่ดึงมา

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม ช่วยอะไรได้บ้าง

ทีมที่ปรึกษากฎหมาย PDPA ของเราช่วยองค์กรร่างนโยบายการตรวจสอบภายในให้ใช้ยันได้ ออกแบบแบบฟอร์มบันทึกการชั่งน้ำหนักก่อนเข้าถึงข้อมูล และวางขอบเขตการดึงข้อมูลให้แคบพอจะอธิบายได้ในภายหลัง โดยทำงานร่วมกับทีมคดีแรงงานในสำนักงานเดียวกัน จึงมองเห็นตั้งแต่ต้นว่าการตัดสินใจเรื่องข้อมูลจะกระทบรูปคดีอย่างไร สำหรับงานด้านข้อมูลพนักงานโดยตรง ดูที่งานคุ้มครองข้อมูลพนักงานสำหรับ HR และถ้าต้องการตรวจความพร้อมก่อนเกิดเหตุ ดูที่ตรวจสุขภาพ PDPA

เราสื่อสารตรงไปตรงมาและประเมินความคุ้มค่าให้ก่อน เพราะในบางกรณีการดึงข้อมูลได้ประโยชน์น้อยกว่าความเสี่ยงที่เปิดขึ้นมาใหม่ และการเห็นจุดนั้นก่อนลงมือคือความต่างที่สำคัญที่สุด

สรุป

การสอบสวนทางวินัยโดยดึงแชทและอีเมลของพนักงานทำได้ แต่ต้องผ่านหกเงื่อนไข คือเคยแจ้งไว้ล่วงหน้า มีฐานทางกฎหมายรองรับ ไม่มีวิธีอื่นที่กระทบน้อยกว่า ขอบเขตแคบพอ บันทึกการตัดสินใจไว้ก่อนลงมือ และเตรียมรับข้อมูลอ่อนไหวที่จะโผล่มา สิ่งที่ทำให้หลักฐานหนักแน่นไม่ใช่เนื้อหาของแชท แต่คือกระบวนการที่ได้มา เพราะเมื่อกระบวนการมีปัญหา คำถามในศาลจะเปลี่ยนจากเรื่องพนักงาน มาเป็นเรื่องของนายจ้างเอง ตัวบทควรตรวจกับฉบับล่าสุดจากสำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา และแนวปฏิบัติของสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ก่อนนำไปใช้

หากคุณกำลังจะตั้งคณะกรรมการสอบสวนและต้องเข้าถึงข้อมูลของพนักงาน ปรึกษาทีมทนายของสำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม โทร 081-327-8551 | LINE @995iqtpa หรือนัดหมายปรึกษาที่นี่

ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

• พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 23 — ต้องแจ้งวัตถุประสงค์ ข้อมูลที่เก็บและระยะเวลาเก็บ ประเภทบุคคลหรือหน่วยงานที่อาจถูกเปิดเผย และสิทธิของเจ้าของข้อมูล ก่อนหรือขณะเก็บรวบรวม — เป็นฐานของการมีนโยบายไว้ล่วงหน้า
• มาตรา 24 (5) — ฐานประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมาย เว้นแต่ประโยชน์ดังกล่าวมีความสำคัญน้อยกว่าสิทธิขั้นพื้นฐานในข้อมูลส่วนบุคคลของเจ้าของข้อมูล ซึ่งเป็นเหตุผลที่ต้องบันทึกการชั่งน้ำหนักไว้
• มาตรา 26 — ข้อมูลอ่อนไหว ซึ่งตัวบทระบุ ข้อมูลสุขภาพ · ข้อมูลสหภาพแรงงาน · ความเชื่อในลัทธิ ศาสนาหรือปรัชญา · ความคิดเห็นทางการเมือง ไว้โดยตรง และมักปรากฏในบทสนทนาโดยไม่ตั้งใจ
• มาตรา 37 (1) — หน้าที่จัดให้มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม ซึ่งรวมถึงการจำกัดผู้เข้าถึงและป้องกันการเข้าถึงโดยมิชอบภายในองค์กรเอง
• มาตรา 39 — รายการบันทึกกิจกรรมการประมวลผล ซึ่งควรครอบคลุมกิจกรรมการตรวจสอบภายในและระบุระยะเวลาเก็บสำนวน
• ⚠️ กฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองแรงงาน กฎหมายว่าด้วยการจัดตั้งศาลแรงงานฯ และข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานขององค์กร — กำหนดความชอบของกระบวนการสอบสวนและการลงโทษ (มีการแก้ไขเพิ่มเติม ควรตรวจตัวบทฉบับที่ใช้บังคับอยู่ก่อนอ้างอิง)

คำถามที่พบบ่อย

เป็นอีเมลบริษัท เปิดดูได้เลยไม่ใช่หรือ

ความเป็นเจ้าของบัญชีหรืออุปกรณ์ไม่ได้ทำให้สิทธิในข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานหายไป สิ่งที่ถูกพิจารณาคือองค์กรแจ้งไว้ล่วงหน้าตามมาตรา 23 หรือไม่ มีฐานทางกฎหมายรองรับหรือไม่ และทำเท่าที่จำเป็นหรือเกินไป องค์กรที่มีนโยบายชัดเจนตั้งแต่ก่อนเกิดเรื่องจึงอยู่ในสถานะที่ต่างจากองค์กรที่ไม่มีมาก่อนอย่างมาก

ต้องบอกพนักงานก่อนดึงข้อมูลหรือไม่

ต้องแยกระหว่างการแจ้งไว้ล่วงหน้าเป็นการทั่วไปตามมาตรา 23 ซึ่งเป็นสิ่งที่ต้องมี กับการแจ้งเป็นรายครั้งก่อนดึงข้อมูลในการสอบสวน ซึ่งบางกรณีอาจกระทบต่อการรวบรวมพยานหลักฐาน แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยคือมีนโยบายที่ประกาศไว้แล้ว และบันทึกเหตุผลของการไม่แจ้งเป็นรายครั้งไว้ให้ชัดหากเลือกทางนั้น

ดาวน์โหลดกล่องจดหมายทั้งกล่องมาอ่านได้ไหม

ไม่แนะนำ เพราะเป็นการเข้าถึงเกินกว่าที่จำเป็นต่อเรื่องที่สอบสวน และทำให้ผู้พิจารณาเห็นข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องรวมถึงข้อมูลอ่อนไหว แนวปฏิบัติที่อธิบายได้คือกำหนดช่วงเวลา คู่สนทนา และคำค้นให้ชัดก่อน แล้วให้ผู้ดึงข้อมูลซึ่งไม่ใช่ผู้พิจารณาเป็นคนคัดเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้องเข้าสำนวน

เจอเรื่องส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวกับข้อกล่าวหา ต้องทำอย่างไร

ไม่ควรนำเข้าสำนวนและไม่ควรนำเข้าที่ประชุม โดยเฉพาะข้อมูลอ่อนไหวตามมาตรา 26 เช่น เรื่องสุขภาพหรือกิจกรรมสหภาพแรงงาน ซึ่งการหยิบมาใช้อาจทำให้เรื่องเปลี่ยนเป็นข้อกล่าวหาว่านายจ้างกลั่นแกล้ง แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยคือบันทึกไว้ว่าพบแต่ไม่นำมาใช้ และจำกัดผู้ที่เห็นข้อมูลส่วนนั้น

ข้อมูลอยู่ในระบบแชทที่บริษัทเช่าใช้ ต้องทำอย่างไร

ผู้ให้บริการระบบนั้นอยู่ในฐานะผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล การขอข้อมูลจึงต้องผ่านช่องทางและเงื่อนไขตามข้อตกลงที่มีอยู่ ข้อควรระวังคือหลายองค์กรพบตอนเกิดเรื่องว่าสัญญาไม่ได้เขียนเรื่องการเข้าถึงข้อมูลย้อนหลังไว้ หรือระบบเก็บย้อนหลังสั้นกว่าที่คิด จึงควรตรวจเรื่องนี้ไว้ก่อนเกิดเหตุ

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ