ข้อมูลสุขภาพพนักงาน ใครในบริษัทควรเห็นได้บ้าง — เส้นแบ่งที่ HR ต้องรู้ ปี 2569

ใบรับรองแพทย์ที่พนักงานยื่นลาป่วยมักเดินทางไกลกว่าที่ควร คือจากมือพนักงานไปหัวหน้างาน ต่อไปกลุ่มแชทของแผนก แล้วจบที่แฟ้มรวมที่ใครเปิดก็ได้ ทั้งที่ข้อมูลสุขภาพพนักงานเป็นข้อมูลอ่อนไหวที่กฎหมายวางเงื่อนไขไว้เข้มกว่าข้อมูลทั่วไปอย่างชัดเจน บทความนี้วางเส้นแบ่งว่าใครควรเห็นถึงระดับไหน พร้อมบอกว่าต้องเก็บอย่างไรจึงจะอธิบายได้ในวันที่ถูกถาม

ทำไมข้อมูลสุขภาพจึงถูกวางเงื่อนไขเข้มกว่า

มาตรา 26 แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ระบุประเภทข้อมูลที่ห้ามเก็บรวบรวมโดยไม่ได้รับความยินยอมโดยชัดแจ้งไว้เป็นรายการ และข้อมูลสุขภาพอยู่ในรายการนั้นโดยตรง ร่วมกับข้อมูลอย่างเชื้อชาติ ความคิดเห็นทางการเมือง ประวัติอาชญากรรม ความพิการ ข้อมูลสหภาพแรงงาน ข้อมูลพันธุกรรม และข้อมูลชีวภาพ

แต่มาตรา 26 ก็วางข้อยกเว้นไว้เช่นกัน และข้อที่ตรงกับบริบทการจ้างงานที่สุดคือ (5) (ค) ซึ่งครอบคลุมการคุ้มครองแรงงาน การประกันสังคม หลักประกันสุขภาพแห่งชาติ สวัสดิการเกี่ยวกับการรักษาพยาบาลของผู้มีสิทธิตามกฎหมาย และการคุ้มครองทางสังคม โดยมีเงื่อนไขว่าการเก็บรวบรวมนั้นต้องเป็นสิ่งจำเป็นในการปฏิบัติตามสิทธิหรือหน้าที่ และต้องจัดให้มีมาตรการที่เหมาะสมเพื่อคุ้มครองสิทธิขั้นพื้นฐานของเจ้าของข้อมูล

ข้อสังเกตในเชิงปฏิบัติคือ ข้อยกเว้นนี้ไม่ได้แปลว่า "เก็บได้ทุกอย่าง" แต่แปลว่าเก็บได้เท่าที่จำเป็นต่อหน้าที่ตามกฎหมายนั้น และยังต้องมีมาตรการคุ้มครองรองรับ ภาพรวมของหน้าที่ทั้งหมดในสายงานนี้อยู่ที่คู่มือ PDPA กับข้อมูลพนักงานสำหรับนายจ้างและ HR

ใครควรเห็นถึงระดับไหน

ใคร	ต้องรู้อะไรเพื่อทำหน้าที่	ไม่จำเป็นต้องรู้
หัวหน้างานโดยตรง	ลาได้ถึงวันไหน · กลับมาทำงานได้เมื่อใด · มีข้อจำกัดในการทำงานอะไรบ้าง	ชื่อโรค · ผลตรวจ · รายละเอียดการรักษา
ฝ่ายบุคคล	เอกสารครบตามระเบียบหรือไม่ · จำนวนวันลาสะสม · สิทธิสวัสดิการที่เกี่ยวข้อง	รายละเอียดทางการแพทย์ที่เกินกว่าที่ใช้ตัดสินสิทธิ
ผู้ทำเรื่องเบิกสวัสดิการ	รายการที่ต้องใช้เบิกตามเงื่อนไขของกองทุนหรือประกัน	ข้อมูลของโรคอื่นที่ไม่เกี่ยวกับการเบิกครั้งนั้น
แพทย์หรือพยาบาลประจำองค์กร	ข้อมูลทางการแพทย์เท่าที่จำเป็นต่อการดูแล	—
เพื่อนร่วมงาน	เพียงว่าวันนี้ไม่มาทำงาน	ทุกอย่างที่เกินกว่านั้น

แถวสุดท้ายคือแถวที่ถูกละเมิดมากที่สุดโดยไม่ตั้งใจ เพราะการแจ้งในกลุ่มแชทว่าใครลาป่วยด้วยเหตุใด เป็นการเปิดเผยข้อมูลอ่อนไหวต่อคนที่ไม่มีหน้าที่ต้องรู้ และเป็นการเปิดเผยที่ย้อนกลับไปลบไม่ได้

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม

คนทั่วไปมักเข้าใจว่า เมื่อพนักงานยื่นใบรับรองแพทย์ให้บริษัทเอง ก็เท่ากับยินยอมให้บริษัทใช้ข้อมูลนั้นได้ตามสมควรอยู่แล้ว

แต่ในทางคดี กฎหมายและผู้พิจารณามักมองว่า การยื่นเอกสารเพื่อวัตถุประสงค์หนึ่ง ไม่ได้แปลว่ายอมให้ใช้เพื่อวัตถุประสงค์อื่น พนักงานยื่นใบรับรองแพทย์เพื่อขอใช้สิทธิลา ไม่ได้ยื่นเพื่อให้หัวหน้าเอาไปเล่าในที่ประชุม หรือให้บริษัทเก็บไว้ประกอบการพิจารณาเลื่อนตำแหน่ง

จุดเสี่ยงจริงอยู่ตรงนี้ เมื่อองค์กรใช้ข้อมูลสุขภาพประกอบการตัดสินใจเรื่องงาน เช่น ไม่เลื่อนตำแหน่งเพราะเห็นว่ามีโรคประจำตัว หรือเลิกจ้างโดยอ้างเหตุอื่นแต่มีร่องรอยว่าดูข้อมูลสุขภาพประกอบ เรื่องจะกลายเป็นสองคดีพร้อมกัน ทั้งเรื่องข้อมูลส่วนบุคคลและเรื่องการเลือกปฏิบัติในการจ้างงาน

ทางเลือกที่ควรทำต่อคือ แยกเก็บข้อมูลสุขภาพออกจากแฟ้มบุคคลทั่วไปตั้งแต่วันแรก และให้ผู้ตัดสินใจเรื่องงานเห็นเฉพาะข้อสรุปที่จำเป็น เช่น ยกของหนักไม่ได้ในช่วงสามเดือน โดยไม่ต้องเห็นว่าเป็นโรคอะไร วิธีนี้ทำให้องค์กรพิสูจน์ได้ว่าการตัดสินใจเรื่องงานไม่ได้ตั้งอยู่บนข้อมูลสุขภาพ

ผลตรวจสุขภาพประจำปี เก็บอย่างไรจึงถูก

กรณีนี้ต่างจากใบรับรองแพทย์ เพราะเป็นการตรวจที่บริษัทเป็นผู้จัดให้ จึงมีคำถามเพิ่มว่าผลตรวจควรกลับมาที่ใคร

• แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยที่สุด คือให้ผลตรวจฉบับเต็มส่งถึงตัวพนักงานโดยตรง ส่วนบริษัทได้รับเพียงข้อสรุปที่จำเป็นต่อหน้าที่ตามกฎหมาย เช่น ผ่านหรือไม่ผ่านเกณฑ์สำหรับงานที่มีความเสี่ยงเฉพาะ
• ถ้าบริษัทจำเป็นต้องเก็บผลฉบับเต็ม ต้องระบุให้ได้ว่าใช้ทำอะไร ตามหน้าที่ตามกฎหมายข้อใด และเก็บนานเท่าใด
• ห้ามส่งผลตรวจรวมทั้งแผนกเป็นไฟล์เดียว ให้หัวหน้างานดู เพราะเป็นการเปิดเผยข้อมูลอ่อนไหวของทุกคนต่อคนที่ไม่มีหน้าที่ต้องรู้
• ผู้ให้บริการตรวจสุขภาพเป็นคู่ค้าที่ประมวลผลข้อมูลอ่อนไหว จึงต้องมีข้อตกลงรองรับ และต้องกำหนดเรื่องการทำลายหรือส่งคืนไว้ตั้งแต่ต้น

ข้อสุดท้ายถูกลืมบ่อยที่สุด เพราะองค์กรมักคิดว่าจบเมื่อได้ผลตรวจแล้ว ทั้งที่ข้อมูลอ่อนไหวของพนักงานทั้งบริษัทยังอยู่ในระบบของผู้ให้บริการต่อไป รายละเอียดว่าใบรับรองการทำลายต้องมีอะไรบ้างอยู่ที่ใบรับรองการทำลายข้อมูลจากคู่ค้า และกรณีที่ข้อมูลรั่วจากฝั่งคู่ค้าอยู่ที่ข้อมูลรั่วจากคู่ค้า ใครมีหน้าที่แจ้ง

ถ้าเป็นฝ่ายนายจ้างและ HR ต้องเช็กอะไรบ้าง

• แยกที่เก็บข้อมูลสุขภาพออกจากแฟ้มบุคคลทั่วไป ทั้งแฟ้มกระดาษและโฟลเดอร์ในระบบ
• ระบุรายชื่อผู้เข้าถึงได้เป็นรายบุคคล ไม่ใช่ให้สิทธิทั้งแผนก
• ทบทวนว่าใบรับรองแพทย์เดินทางผ่านใครบ้างตั้งแต่มือพนักงานจนถึงแฟ้ม และตัดขั้นที่ไม่จำเป็นออก
• สั่งห้ามแจ้งเหตุผลการลาป่วยในกลุ่มแชท ให้แจ้งเพียงว่าไม่มาทำงาน
• กำหนดว่าผู้ตัดสินใจเรื่องงานเห็นเพียงข้อสรุปที่จำเป็น ไม่เห็นรายละเอียดทางการแพทย์
• ระบุระยะเวลาเก็บของเอกสารสุขภาพแต่ละประเภทแยกจากเอกสารทั่วไป
• ตรวจว่ามีข้อตกลงกับผู้ให้บริการตรวจสุขภาพที่ครอบคลุมการทำลายและส่งคืน
• บันทึกกิจกรรมนี้ไว้ในรายการตามมาตรา 39 โดยระบุว่าเป็นข้อมูลอ่อนไหวและใช้ฐานใด

ปลายทางถ้าข้อมูลสุขภาพหลุด

ความเสียหายจากข้อมูลอ่อนไหวรั่วต่างจากข้อมูลทั่วไปในเชิงระดับ เพราะประกาศเรื่องการแจ้งเหตุการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2565 ระบุลักษณะและประเภทของข้อมูลไว้เป็นหนึ่งในปัจจัยประเมินความเสี่ยง เหตุที่เกี่ยวกับข้อมูลสุขภาพจึงมีแนวโน้มถูกประเมินว่าเสี่ยงสูงมากกว่าเหตุที่เกี่ยวกับข้อมูลติดต่อทั่วไป และเมื่อความเสี่ยงสูง หน้าที่ตามมาตรา 37 (4) ไม่ได้จบที่การแจ้งสำนักงานฯ แต่ต้องแจ้งเจ้าของข้อมูลพร้อมแนวทางเยียวยาโดยไม่ชักช้าด้วย

อีกด้านที่หนักไม่แพ้กันคือด้านแรงงาน เพราะเมื่อข้อมูลสุขภาพของพนักงานถูกเปิดเผยภายในองค์กร แล้วต่อมาพนักงานคนนั้นถูกลงโทษหรือเลิกจ้าง ลำดับเวลาจะถูกหยิบมาเชื่อมโยงทันที ทำให้องค์กรต้องพิสูจน์ว่าการตัดสินใจไม่ได้เกี่ยวกับเรื่องสุขภาพ กรณีที่เรื่องเดินสองสนามพร้อมกันอธิบายไว้ที่ถูกร้องเรียนที่ สคส. พร้อมกับถูกฟ้องที่ศาลแรงงาน และในมุมคดีแรงงานโดยตรง ดูขอบเขตงานที่งานคดีแรงงานของสำนักงาน ส่วนกรณีลาป่วยกับการเลิกจ้าง อ่านต่อได้ที่ลาป่วยบ่อย ถูกเลิกจ้างได้ไหม

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม ช่วยอะไรได้บ้าง

ทีมที่ปรึกษากฎหมาย PDPA ของเราช่วยองค์กรออกแบบเส้นทางเดินของเอกสารสุขภาพตั้งแต่มือพนักงานจนถึงที่เก็บ กำหนดสิทธิเข้าถึงเป็นรายบุคคล และร่างข้อตกลงกับผู้ให้บริการตรวจสุขภาพให้ครอบคลุมการทำลายและส่งคืน สำหรับงานด้านข้อมูลพนักงานโดยตรง ดูที่งานคุ้มครองข้อมูลพนักงานสำหรับ HR และถ้าต้องการตรวจทั้งระบบก่อนวางงบประมาณ ดูที่ตรวจสุขภาพ PDPA

สิ่งที่เรามักชี้ให้เห็นก่อนทีมภายในคือความเชื่อมโยงระหว่างเรื่องข้อมูลกับรูปคดีแรงงานที่จะตามมา เพราะการปล่อยให้ผู้ตัดสินใจเรื่องงานเห็นข้อมูลสุขภาพ เป็นการสร้างจุดอ่อนให้ตัวเองโดยไม่ได้ประโยชน์อะไรกลับมาเลย

สรุป

ข้อมูลสุขภาพพนักงานเป็นข้อมูลอ่อนไหวที่มาตรา 26 ระบุไว้โดยตรง โดยหลักต้องได้รับความยินยอมโดยชัดแจ้ง เว้นแต่เข้าข้อยกเว้น ซึ่งข้อที่ตรงกับงาน HR ที่สุดคือ (5) (ค) เรื่องการคุ้มครองแรงงานและการประกันสังคม แต่ข้อยกเว้นนั้นให้เก็บได้เท่าที่จำเป็นและต้องมีมาตรการคุ้มครองรองรับ เส้นแบ่งที่ใช้ได้จริงคือถามว่าคนนั้นต้องรู้อะไรเพื่อทำหน้าที่ของตัวเอง ซึ่งในกรณีหัวหน้างานคือรู้ว่าลาถึงเมื่อไรและทำงานได้แค่ไหน ไม่ใช่รู้ว่าป่วยเป็นอะไร ตัวบทควรตรวจกับฉบับล่าสุดจากสำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา และแนวปฏิบัติของสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ก่อนนำไปใช้

หากองค์กรของคุณยังเก็บใบรับรองแพทย์รวมอยู่ในแฟ้มบุคคลทั่วไป ปรึกษาทีมทนายของสำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม โทร 081-327-8551 | LINE @995iqtpa หรือนัดหมายปรึกษาที่นี่

ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

• พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 26 — ห้ามเก็บรวบรวมข้อมูลอ่อนไหวโดยไม่ได้รับความยินยอมโดยชัดแจ้ง โดยตัวบทระบุ "ข้อมูลสุขภาพ" และ "ความพิการ" ไว้โดยตรง
• มาตรา 26 (5) (ค) ⭐ — ข้อยกเว้นเรื่องการคุ้มครองแรงงาน การประกันสังคม หลักประกันสุขภาพแห่งชาติ สวัสดิการเกี่ยวกับการรักษาพยาบาลของผู้มีสิทธิตามกฎหมาย และการคุ้มครองทางสังคม ซึ่งการเก็บรวบรวมต้องเป็นสิ่งจำเป็นในการปฏิบัติตามสิทธิหรือหน้าที่ และต้องจัดให้มีมาตรการที่เหมาะสมคุ้มครองสิทธิขั้นพื้นฐาน
• มาตรา 26 (5) (ก) — ข้อยกเว้นเรื่องอาชีวเวชศาสตร์และการประเมินความสามารถในการทำงานของลูกจ้าง ซึ่งใช้กับงานที่มีความเสี่ยงเฉพาะ
• มาตรา 37 (1) — หน้าที่จัดให้มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม ซึ่งสำหรับข้อมูลอ่อนไหวย่อมต้องเข้มกว่าข้อมูลทั่วไป
• มาตรา 37 (4) — แจ้งเหตุการละเมิดภายใน 72 ชั่วโมงนับแต่ทราบเหตุ และเมื่อความเสี่ยงสูงต้องแจ้งเจ้าของข้อมูลพร้อมแนวทางเยียวยาโดยไม่ชักช้า
• มาตรา 39 — รายการบันทึกกิจกรรมการประมวลผล ซึ่งควรระบุแยกว่ากิจกรรมใดเกี่ยวกับข้อมูลอ่อนไหวและใช้ฐานใด · หมายเหตุ: มาตรา 39 วรรคสาม ไม่ยกเว้นให้กิจการขนาดเล็กเมื่อมีการประมวลผลข้อมูลตามมาตรา 26
• ⚠️ กฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองแรงงานและกฎหมายว่าด้วยการประกันสังคม — กำหนดสิทธิและหน้าที่ที่เป็นฐานของการเก็บข้อมูลสุขภาพบางรายการ (มีการแก้ไขเพิ่มเติม ควรตรวจตัวบทฉบับที่ใช้บังคับอยู่ก่อนอ้างอิง)

คำถามที่พบบ่อย

หัวหน้างานขอดูใบรับรองแพทย์ของลูกน้อง ให้ดูได้ไหม

ควรพิจารณาจากความจำเป็นต่อหน้าที่ ไม่ใช่จากตำแหน่ง หัวหน้างานจำเป็นต้องรู้ว่าลูกน้องลาถึงวันไหน กลับมาทำงานได้เมื่อใด และมีข้อจำกัดในการทำงานอะไร แต่โดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องเห็นชื่อโรคหรือรายละเอียดการรักษา แนวปฏิบัติที่อธิบายได้คือให้ฝ่ายบุคคลเป็นผู้รับเอกสารและส่งต่อเฉพาะข้อสรุปที่จำเป็น

บริษัทจัดตรวจสุขภาพประจำปี ขอผลฉบับเต็มได้หรือไม่

ควรพิจารณาจากความจำเป็นต่อหน้าที่ ไม่ใช่จากตำแหน่ง หัวหน้างานจำเป็นต้องรู้ว่าลูกน้องลาถึงวันไหน กลับมาทำงานได้เมื่อใด และมีข้อจำกัดในการทำงานอะไร แต่โดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องเห็นชื่อโรคหรือรายละเอียดการรักษา แนวปฏิบัติที่อธิบายได้คือให้ฝ่ายบุคคลเป็นผู้รับเอกสารและส่งต่อเฉพาะข้อสรุปที่จำเป็น

แจ้งในกลุ่มแชทว่าใครลาป่วยด้วยโรคอะไร ผิดไหม

เป็นการเปิดเผยข้อมูลอ่อนไหวต่อผู้ที่ไม่มีหน้าที่ต้องรู้ ซึ่งเป็นความเสี่ยงที่หลีกเลี่ยงได้ง่ายมาก แนวปฏิบัติที่ควรกำหนดเป็นกติกาคือแจ้งเพียงว่าวันนี้ไม่มาทำงานหรือมอบหมายงานให้ใครแทน โดยไม่ระบุเหตุผลทางการแพทย์ ข้อความในกลุ่มแชทยังเป็นสิ่งที่เก็บย้อนหลังได้และมักถูกใช้เป็นพยานเอกสารในภายหลัง

ข้อมูลสุขภาพของพนักงานที่ลาออกแล้ว เก็บต่อได้ไหม

เก็บได้เท่าที่ยังมีเหตุจำเป็น เช่น เอกสารที่กฎหมายกำหนดให้จัดทำและเก็บไว้ หรือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับข้อพิพาทที่ยังไม่ยุติ ส่วนที่ไม่มีเหตุเก็บแล้วควรทำลายพร้อมบันทึกไว้ ทั้งนี้เนื่องจากเป็นข้อมูลอ่อนไหว จึงควรกำหนดระยะเวลาเก็บให้สั้นกว่าเอกสารทั่วไปเท่าที่ทำได้

พนักงานขอดูข้อมูลสุขภาพของตัวเองที่บริษัทเก็บไว้ ต้องให้ไหม

โดยหลักเป็นสิทธิของเจ้าของข้อมูลที่จะขอเข้าถึงและขอรับสำเนาข้อมูลที่เกี่ยวกับตน โดยมีกรอบเวลาตามประกาศฉบับใหม่ปี 2569 คือตรวจคำขอและยืนยันตัวตนภายใน 15 วัน และดำเนินการภายใน 30 วัน ข้อควรระวังคือเอกสารบางฉบับอาจมีข้อมูลของบุคคลอื่นปนอยู่ จึงต้องปกปิดเฉพาะส่วนนั้นก่อนส่งมอบ

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ