ใบรับรองการทำลายข้อมูลจากคู่ค้า ต้องมีอะไรบ้าง — 8 ช่องที่ขาดไม่ได้ และจังหวะที่ต้องขอ

บริษัทเลิกใช้ระบบเงินเดือนเจ้าเดิมแล้วเปลี่ยนไปใช้เจ้าใหม่ หกเดือนต่อมามีเรื่องร้องเรียนเรื่องข้อมูลพนักงาน คำถามแรกที่ถูกถามคือข้อมูลชุดเดิมที่อยู่กับผู้ให้บริการรายเก่ายังอยู่หรือไม่ และองค์กรตอบไม่ได้ เพราะตอนเลิกสัญญาไม่มีใครขอใบรับรองการทำลายข้อมูล บทความนี้อธิบายว่าใบรับรองที่ใช้ยันได้ต้องมีอะไรบ้าง และทำไมจังหวะที่ขอจึงสำคัญกว่าตัวเอกสาร

ทำไมใบรับรองแบบสั้นจึงใช้ไม่ได้

ใบรับรองที่คู่ค้าส่งมาให้โดยทั่วไปมักเป็นกระดาษหนึ่งแผ่นที่เขียนว่าได้ทำลายข้อมูลตามสัญญาเรียบร้อยแล้ว ซึ่งอ่านแล้วดูครบ แต่เมื่อถูกถามต่อในชั้นชี้แจง จะตอบคำถามพื้นฐานไม่ได้เลยสักข้อ

• ทำลายข้อมูลชุดไหน — ทั้งหมดที่เคยได้รับ หรือเฉพาะที่อยู่ในระบบหลัก
• ทำลายจากระบบใดบ้าง — รวมระบบทดสอบและสำเนาสำรองด้วยหรือไม่
• ทำลายด้วยวิธีใด — ลบตามปกติ หรือทำให้กู้คืนไม่ได้
• ทำลายเมื่อใด — วันที่แน่นอน ซึ่งจะถูกเทียบกับวันสิ้นสุดสัญญา
• คู่ค้าส่งข้อมูลต่อให้ผู้รับช่วงรายใดหรือไม่ และรายนั้นทำลายแล้วหรือยัง

ข้อสุดท้ายคือข้อที่ถูกลืมมากที่สุดและเสียหายมากที่สุด เพราะคู่ค้าจำนวนไม่น้อยใช้ผู้ให้บริการช่วงอีกทอด เช่น ผู้ให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูล ถ้าสัญญาไม่ได้กำหนดให้ครอบคลุมถึงผู้รับช่วง ใบรับรองที่ได้มาก็ครอบคลุมไม่ถึง เรื่องความรับผิดชอบเมื่อข้อมูลอยู่ในมือคู่ค้าอธิบายไว้ที่ข้อมูลรั่วจากคู่ค้า ใครมีหน้าที่แจ้ง

แปดช่องที่ใบรับรองต้องมี

ช่อง	ต้องระบุอะไร	ทำไมจึงขาดไม่ได้
1 · คู่สัญญาและเลขที่สัญญา	ชื่อนิติบุคคลทั้งสองฝ่าย เลขที่และวันที่ของสัญญาที่อ้างถึง	ผูกใบรับรองเข้ากับงานชิ้นที่ถูกต้อง
2 · ขอบเขตข้อมูลที่ทำลาย	ประเภทข้อมูล จำนวนรายการโดยประมาณ และช่วงเวลาที่ครอบคลุม	เป็นช่องที่บอกว่าครบหรือไม่ครบ
3 · ระบบและสถานที่ที่ทำลาย	ไล่ให้ครบทั้งระบบใช้งาน ระบบทดสอบ สำเนาสำรอง และเอกสารกระดาษ	ปิดช่องที่ข้อมูลมักรอด
4 · วิธีการทำลาย	ระบุวิธีของแต่ละสื่อ เช่น ลบแบบกู้คืนไม่ได้ หรือทำลายสื่อบันทึกทางกายภาพ	แยกการลบธรรมดาออกจากการทำลายจริง
5 · วันและเวลาที่ทำลาย	วันที่แน่นอน ไม่ใช่ระบุเพียงเดือน	ใช้เทียบกับวันสิ้นสุดสัญญาและวันเกิดข้อพิพาท
6 · ผู้รับช่วงงาน	ระบุว่ามีผู้รับช่วงหรือไม่ ถ้ามีให้ระบุชื่อและยืนยันว่าทำลายแล้วเช่นกัน	ปิดช่องโหว่ที่พบบ่อยที่สุด
7 · คำรับรองและความรับผิด	ข้อความรับรองว่าไม่เหลือสำเนาใดอยู่ในความครอบครอง และยอมรับผิดหากไม่เป็นความจริง	เปลี่ยนกระดาษให้มีผลผูกพัน
8 · ผู้ลงนาม	ชื่อ ตำแหน่ง และอำนาจลงนามผูกพันนิติบุคคล พร้อมวันที่ลงนาม	ใบที่ลงนามโดยผู้ไม่มีอำนาจแทบไม่มีน้ำหนัก

ช่องที่ 7 เป็นช่องที่ทำให้ใบรับรองต่างจากใบยืนยันธรรมดา เพราะเปลี่ยนคำบอกเล่าให้เป็นคำรับรองที่มีผลตามสัญญา และช่องที่ 8 คือช่องที่คนมองข้ามบ่อยที่สุด เพราะหลายครั้งผู้ลงนามคือเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานที่ไม่มีอำนาจผูกพันบริษัท

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม

คนทั่วไปมักเข้าใจว่า เมื่อสัญญาจบแล้วก็ส่งอีเมลไปขอใบรับรองการทำลายจากคู่ค้าได้ เพราะเป็นเรื่องที่คู่ค้าควรทำอยู่แล้ว

แต่ในทางคดี กฎหมายและผู้พิจารณามักมองว่า มาตรา 40 วรรคสาม กำหนดให้ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลต้องจัดให้มีข้อตกลงระหว่างกันเพื่อควบคุมการดำเนินงานของผู้ประมวลผลข้อมูลอยู่แล้ว การไม่มีข้อสัญญาเรื่องการทำลายจึงไม่ใช่เพียงความไม่รอบคอบทางธุรกิจ แต่เป็นช่องว่างในหน้าที่ของผู้ควบคุมข้อมูลเอง และเมื่อสัญญาสิ้นสุดแล้ว องค์กรไม่เหลือเครื่องมือใดที่จะทำให้คู่ค้าลงมือ นอกจากการขอความร่วมมือ

จุดเสี่ยงจริงอยู่ตรงนี้ คู่ค้าที่เพิ่งเสียงานไปมักไม่มีแรงจูงใจจะจัดสรรคนมาทำงานให้ฟรี และในกรณีที่ทั้งสองฝ่ายจบกันไม่ดี การขอใบรับรองยิ่งไม่ได้รับการตอบกลับ องค์กรจึงเหลือข้อมูลพนักงานทั้งชุดอยู่ในระบบของคนอื่นโดยไม่มีใครรับผิดชอบ

ทางเลือกที่ควรทำต่อคือ เขียนหน้าที่ทำลายและออกใบรับรองไว้ในสัญญาตั้งแต่ก่อนเริ่มงาน กำหนดกรอบเวลาให้ชัดว่าต้องส่งภายในกี่วันหลังสิ้นสุดสัญญา และผูกไว้กับเงื่อนไขการจ่ายเงินงวดสุดท้าย เพราะเป็นเครื่องมือเดียวที่ยังใช้ได้เมื่อความสัมพันธ์จบลงแล้ว

ส่งคืนหรือทำลาย ต้องเลือกตอนไหน

สัญญาที่เขียนดีจะให้ผู้ว่าจ้างเป็นคนเลือก ไม่ใช่ปล่อยให้คู่ค้าเลือกเอง เพราะสองทางนี้เหมาะกับสถานการณ์ต่างกัน

• ส่งคืนแล้วทำลาย เหมาะเมื่อองค์กรยังต้องใช้ข้อมูลชุดนั้นต่อ เช่น ย้ายไปผู้ให้บริการรายใหม่ โดยต้องกำหนดรูปแบบไฟล์และช่องทางส่งคืนที่ปลอดภัยไว้ล่วงหน้า
• ทำลายอย่างเดียว เหมาะเมื่อองค์กรมีข้อมูลชุดนั้นครบอยู่แล้ว ซึ่งลดความเสี่ยงจากการส่งไฟล์ก้อนใหญ่ไปมาโดยไม่จำเป็น
• เก็บต่อชั่วคราวตามที่กฎหมายกำหนด เป็นข้อยกเว้นที่ต้องเขียนไว้ให้ชัด ว่าเก็บส่วนใด ด้วยเหตุใด นานเท่าใด แล้วต้องทำลายเมื่อใด

ข้อควรระวังคือ ห้ามให้คู่ค้าทำลายในระหว่างที่องค์กรมีข้อพิพาทค้างอยู่ เพราะข้อมูลชุดนั้นอาจเป็นพยานหลักฐานที่องค์กรต้องใช้เอง ในกรณีเช่นนี้ต้องส่งหนังสือระงับไปยังคู่ค้าด้วย ไม่ใช่สั่งเฉพาะภายใน รายละเอียดอยู่ที่หยุดทำลายข้อมูลเมื่อมีข้อพิพาท และวิธีตรวจว่าลบครบทุกที่จริงหรือไม่อยู่ที่ลบข้อมูลส่วนบุคคลอย่างไรให้ลบจริง

ก่อนเซ็นสัญญากับคู่ค้า ควรทำอะไร

ก่อนลงรายละเอียด ต้องเข้าใจกรอบตามมาตรา 40 ให้ตรงก่อน เพราะเป็นฐานของทุกข้อที่ตามมา มาตรานี้กำหนดให้ผู้ประมวลผลข้อมูลดำเนินการตามคำสั่งที่ได้รับจากผู้ควบคุมข้อมูลเท่านั้น และกำหนดต่อในวรรคสามว่าผู้ควบคุมข้อมูลต้องจัดให้มีข้อตกลงระหว่างกันเพื่อควบคุมการดำเนินงานของผู้ประมวลผลให้เป็นไปตามกฎหมาย

สองประโยคนี้อ่านต่อกันแล้วให้ผลชัดเจน คือถ้าสัญญาไม่ได้สั่งเรื่องการทำลายไว้ คู่ค้าก็ไม่มีคำสั่งให้ทำ และองค์กรเองก็อาจถูกตั้งคำถามว่าจัดให้มีข้อตกลงที่ควบคุมได้จริงหรือไม่ ยิ่งกว่านั้น วรรคสองยังระบุว่าผู้ประมวลผลข้อมูลที่ทำนอกเหนือคำสั่ง ให้ถือว่าเป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลสำหรับการนั้น ซึ่งแม้จะทำให้คู่ค้ามีความรับผิดของตนเอง แต่ไม่ได้ทำให้ความรับผิดชอบขององค์กรหายไป

1. ระบุให้ชัดว่าคู่ค้าได้รับข้อมูลอะไรไปบ้าง ตั้งแต่ต้น เพราะถ้าไม่รู้ว่าให้อะไรไป ก็ตรวจไม่ได้ว่าทำลายครบหรือยัง
2. เขียนหน้าที่ทำลายและออกใบรับรอง พร้อมกรอบเวลาว่าต้องส่งภายในกี่วันหลังสิ้นสุดสัญญา
3. กำหนดว่าผู้ว่าจ้างเป็นผู้เลือกระหว่างส่งคืนกับทำลาย
4. ครอบคลุมถึงผู้รับช่วงงาน โดยห้ามส่งช่วงต่อโดยไม่ได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษร
5. ผูกกับการจ่ายเงินงวดสุดท้าย หรือกำหนดค่าปรับไว้ให้บังคับได้จริง
6. ให้สิทธิเข้าตรวจสอบ หรืออย่างน้อยสิทธิขอหลักฐานเพิ่มเติมเมื่อมีเหตุอันควรสงสัย

ข้อ 5 คือข้อที่เปลี่ยนผลลัพธ์มากที่สุดในทางปฏิบัติ เพราะเป็นเงื่อนไขเดียวที่ยังทำงานได้หลังความสัมพันธ์จบลง ส่วนงานร่างและตรวจสัญญาในภาพรวม ดูขอบเขตได้ที่งานธุรกิจและสัญญาของสำนักงาน

ปลายทางถ้าไม่มีใบรับรอง

เมื่อเกิดเหตุข้อมูลรั่วที่ต้นทางอยู่ในระบบของคู่ค้ารายเก่า สิ่งแรกที่ถูกถามคือองค์กรรู้หรือไม่ว่าข้อมูลยังอยู่ที่นั่น และได้ทำอะไรไปบ้างเมื่อเลิกสัญญา องค์กรที่ตอบว่าไม่ได้ขอหลักฐานใดเลย จะอธิบายได้ยากว่าได้ใช้ความระมัดระวังตามสมควรแล้ว

ในเชิงบทลงโทษ ประกาศหลักเกณฑ์การพิจารณาออกคำสั่งลงโทษปรับทางปกครอง พ.ศ. 2565 ระบุปัจจัยกำหนดโทษไว้ 13 ข้อ ซึ่งรวมถึงมาตรฐานองค์กรในขณะกระทำผิด องค์กรที่มีข้อสัญญาเรื่องการทำลายและมีใบรับรองเก็บไว้ จึงอยู่ในสถานะที่ต่างออกไปแม้ข้อเท็จจริงส่วนอื่นจะเหมือนกัน และเมื่อเหตุเกิดจริง ขั้นตอนรับมือในชั่วโมงแรกอยู่ที่เช็กลิสต์ 6 ชั่วโมงแรกหลังพบเหตุ

ในทางกลับกัน ใบรับรองที่ครบแปดช่องยังมีประโยชน์อีกทางหนึ่งที่หลายคนมองข้าม คือเมื่อเจ้าของข้อมูลมาใช้สิทธิขอเข้าถึงหรือขอให้ลบ องค์กรจะตอบได้ทันทีว่าข้อมูลชุดนั้นไม่อยู่ในความครอบครองแล้ว พร้อมแสดงหลักฐานประกอบ แทนที่จะต้องตอบว่าไม่แน่ใจ ซึ่งเชื่อมโดยตรงกับกฎใหม่ปี 2569 เรื่องขอเข้าถึงและขอสำเนาข้อมูลส่วนบุคคล

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม ช่วยอะไรได้บ้าง

ทีมที่ปรึกษากฎหมาย PDPA ของเราช่วยองค์กรร่างข้อสัญญาเรื่องการทำลายและส่งคืนข้อมูล ออกแบบแบบฟอร์มใบรับรองที่ครบทั้งแปดช่อง และตรวจสัญญาคู่ค้าที่ใช้อยู่ว่ามีช่องโหว่เรื่องผู้รับช่วงงานหรือไม่ หากต้องการตรวจความพร้อมทั้งระบบ ดูขอบเขตงานที่ตรวจสุขภาพ PDPA และสำหรับข้อมูลพนักงานที่อยู่ในระบบภายนอก เช่น ระบบเงินเดือนหรือระบบรับสมัครงาน ดูที่งานคุ้มครองข้อมูลพนักงานสำหรับ HR

สิ่งที่เรามักชี้ให้เห็นก่อนคือช่องโหว่เรื่องจังหวะ เพราะองค์กรส่วนใหญ่คิดถึงเรื่องนี้ตอนกำลังจะเลิกสัญญา ซึ่งเป็นตอนที่แก้อะไรไม่ได้แล้ว การเห็นจุดนี้ก่อนตอนร่างสัญญาจึงเป็นความต่างที่สำคัญที่สุด

สรุป

ใบรับรองการทำลายข้อมูลที่ใช้ยันได้ต้องมีแปดช่อง โดยช่องที่มักขาดและเสียหายที่สุดคือช่องผู้รับช่วงงานและช่องคำรับรองความรับผิด แต่สิ่งที่สำคัญกว่าตัวเอกสารคือจังหวะ เพราะหน้าที่ออกใบรับรองต้องเขียนไว้ในสัญญาก่อนเริ่มงานและผูกกับการจ่ายเงินงวดสุดท้าย มิฉะนั้นเมื่อสัญญาจบแล้วจะไม่มีเครื่องมือใดบังคับได้ เงื่อนไขและแนวปฏิบัติทั้งหมดควรตรวจกับสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล และตัวบทจากสำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา ก่อนนำไปใช้

หากองค์กรของคุณกำลังจะเลิกสัญญากับคู่ค้าที่ถือข้อมูลพนักงานอยู่ ปรึกษาทีมทนายของสำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม โทร 081-327-8551 | LINE @995iqtpa หรือนัดหมายปรึกษาที่นี่

ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

• พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 40 — หน้าที่ของผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล รวมถึงการดำเนินการตามคำสั่งของผู้ควบคุมข้อมูล และการลบหรือส่งคืนเมื่อเสร็จสิ้นการประมวลผล (ควรตรวจสอบรายละเอียดกับตัวบทก่อนอ้างอิง)
• พ.ร.บ. ฉบับเดียวกัน มาตรา 37 — หน้าที่จัดให้มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม และการกำกับดูแลผู้ที่เข้าถึงข้อมูล (ควรตรวจสอบข้อมูลล่าสุดก่อนอ้างอิง)
• ประกาศ กคส. เรื่องหลักเกณฑ์การพิจารณาออกคำสั่งลงโทษปรับทางปกครอง พ.ศ. 2565 ข้อ 8 — ปัจจัยกำหนดโทษ 13 ข้อ รวมถึงมาตรฐานองค์กรในขณะกระทำผิด
• ประกาศ กคส. เรื่องการแจ้งเหตุการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2565 — เหตุที่เกิดในระบบของคู่ค้าก็เข้านิยามการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลเช่นกัน

คำถามที่พบบ่อย

คู่ค้าไม่ยอมออกใบรับรองให้ ทำอย่างไร

ถ้าสัญญาไม่ได้เขียนหน้าที่ข้อนี้ไว้ การบังคับจะทำได้ยาก สิ่งที่ทำได้คือส่งหนังสือแจ้งอย่างเป็นทางการให้ดำเนินการและขอหลักฐานกลับมา พร้อมบันทึกไว้ว่าได้แจ้งเมื่อใดและได้รับตอบกลับอย่างไร เพื่อแสดงว่าองค์กรได้ใช้ความระมัดระวังแล้ว และควรแก้สัญญาฉบับต่อไปให้ครอบคลุมทันที

ต้องขอใบรับรองทุกครั้งที่เลิกใช้บริการหรือไม่

ควรขอทุกครั้งที่คู่ค้ารายนั้นเคยเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล ไม่ว่าจะเป็นระบบเงินเดือน ระบบรับสมัครงาน ผู้ให้บริการทำลายเอกสาร หรือผู้ให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูล ระดับรายละเอียดของใบรับรองอาจต่างกันตามความอ่อนไหวของข้อมูล แต่หลักคือต้องมีหลักฐานว่าเรื่องปิดแล้ว

ใบรับรองที่คู่ค้าออกให้ ตรวจสอบได้อย่างไรว่าจริง

ในทางปฏิบัติองค์กรมักตรวจไม่ได้ด้วยตนเอง สิ่งที่ทำให้ใบรับรองมีน้ำหนักจึงเป็นคำรับรองความรับผิดที่ระบุไว้ในใบนั้น ประกอบกับข้อสัญญาที่ให้สิทธิเข้าตรวจสอบหรือขอหลักฐานเพิ่มเมื่อมีเหตุอันควรสงสัย สองอย่างนี้ต้องเขียนไว้ล่วงหน้า เพราะขอทีหลังมักไม่ได้

ระหว่างมีคดี ให้คู่ค้าทำลายข้อมูลได้ไหม

ไม่ควร เพราะข้อมูลชุดนั้นอาจเป็นพยานหลักฐานที่องค์กรต้องใช้เอง สิ่งที่ควรทำคือส่งหนังสือระงับการทำลายไปยังคู่ค้าเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุขอบเขตและช่วงเวลาให้ชัด แล้วเก็บหลักฐานการแจ้งไว้ เมื่อเรื่องยุติจึงค่อยแจ้งยกเลิกและเรียกใบรับรองการทำลายตามปกติ

ข้อมูลอยู่ในสำเนาสำรองของคู่ค้า ต้องระบุในใบรับรองไหม

ควรระบุ เพราะเป็นจุดที่ข้อมูลรอดบ่อยที่สุด แนวปฏิบัติที่ชัดเจนคือให้คู่ค้าระบุว่าสำเนาสำรองมีรอบทำลายกี่วัน ข้อมูลจะหมดไปเมื่อใด และรับรองว่าจะไม่นำสำเนานั้นมาใช้งานอีกในระหว่างนั้น การเขียนตามความจริงแบบนี้มีน้ำหนักกว่าการรับรองลอย ๆ ว่าไม่เหลืออะไรเลย

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ