ตรวจประวัติผู้สมัครงานได้ถึงระดับไหน — ประวัติอาชญากรรมคือข้อมูลอ่อนไหว ที่นายจ้างมักไม่รู้

คำสั่งที่ฝ่ายสรรหาได้รับมักเป็นประโยคสั้น ๆ ว่า "ช่วยเช็กประวัติคนนี้ให้หน่อย" แล้วก็ส่งชื่อไปให้บริษัทรับตรวจ โดยไม่มีใครถามว่าตรวจอะไรได้บ้างและตรวจแล้วเก็บอย่างไร ทั้งที่การตรวจประวัติผู้สมัครงานไม่ได้อยู่ในกล่องเดียวกันทั้งหมด บางอย่างเป็นข้อมูลทั่วไป แต่บางอย่างเป็นข้อมูลอ่อนไหวที่กฎหมายวางเงื่อนไขไว้เข้มกว่ามาก บทความนี้แยกให้เห็นเส้นแบ่ง พร้อมบอกว่าต้องทำอะไรก่อนสั่งตรวจ

สิ่งที่ตรวจได้ กับสิ่งที่มีเงื่อนไขพิเศษ

สิ่งที่ตรวจ	สถานะตามกฎหมาย	เงื่อนไข
วุฒิการศึกษาและใบรับรอง	ข้อมูลทั่วไป	ต้องแจ้งไว้ตามมาตรา 23 และมีฐานรองรับ
ประวัติการทำงานและการสอบถามผู้อ้างอิง	ข้อมูลทั่วไป	ควรได้รับความยินยอมของผู้สมัครก่อนติดต่อนายจ้างเดิม
ประวัติอาชญากรรม	ข้อมูลอ่อนไหว — ม.26 ระบุไว้โดยตรง	ต้องได้รับความยินยอมโดยชัดแจ้ง เว้นแต่เข้าข้อยกเว้นตามตัวบท
ผลตรวจสุขภาพก่อนเข้างาน	ข้อมูลอ่อนไหว — ข้อมูลสุขภาพ	เช่นเดียวกัน และควรให้ผลกลับไปที่ผู้สมัครเป็นหลัก
ประวัติทางการเงินหรือเครดิต	ข้อมูลทั่วไป แต่กระทบสูง	ต้องมีเหตุผลผูกกับลักษณะงานจริง และมีกฎหมายเฉพาะกำกับอยู่
โปรไฟล์สื่อสังคมออนไลน์	ขึ้นกับเนื้อหาที่พบ	เสี่ยงเจอข้อมูลอ่อนไหวโดยไม่ตั้งใจ เช่น ศาสนาหรือความคิดเห็นทางการเมือง

สองแถวกลางคือแถวที่เปลี่ยนวิธีทำงานทั้งหมด เพราะมาตรา 26 ระบุ "ประวัติอาชญากรรม" และ "ข้อมูลสุขภาพ" ไว้ในรายการข้อมูลอ่อนไหวโดยตรง ซึ่งโดยหลักห้ามเก็บรวบรวมโดยไม่ได้รับความยินยอมโดยชัดแจ้ง และความยินยอมโดยชัดแจ้งมีมาตรฐานสูงกว่าการเซ็นชื่อท้ายใบสมัครมาก ภาพรวมหน้าที่ทั้งหมดในสายงานนี้อยู่ที่คู่มือ PDPA กับข้อมูลพนักงานสำหรับนายจ้างและ HR

ความยินยอมที่ใช้ไม่ได้ หน้าตาเป็นอย่างไร

มาตรา 19 วางเงื่อนไขของการขอความยินยอมไว้ชัดเจน และหลายองค์กรทำผิดเงื่อนไขโดยไม่รู้ตัว

• วรรคสาม กำหนดว่าการขอความยินยอมต้องแยกส่วนออกจากข้อความอื่นอย่างชัดเจน มีแบบหรือข้อความที่เข้าถึงง่ายและเข้าใจได้ ใช้ภาษาที่อ่านง่าย และไม่หลอกลวงหรือทำให้เข้าใจผิดในวัตถุประสงค์ · การซ่อนข้อความยินยอมตรวจประวัติอาชญากรรมไว้ท้ายใบสมัครรวมกับเรื่องอื่นจึงมีปัญหา
• วรรคสี่ กำหนดว่าต้องคำนึงอย่างถึงที่สุดในความเป็นอิสระของเจ้าของข้อมูลในการให้ความยินยอม · ในบริบทการสมัครงานที่ผู้สมัครกลัวไม่ได้งาน ความเป็นอิสระเป็นประเด็นที่ถูกตั้งคำถามได้เสมอ
• วรรคห้า กำหนดว่าถอนความยินยอมเมื่อใดก็ได้ และต้องถอนได้ง่ายเช่นเดียวกับการให้ · องค์กรจึงต้องมีช่องทางถอนที่ใช้ได้จริง ไม่ใช่มีแต่ช่องทางให้

ข้อสังเกตในเชิงคดีคือ ความยินยอมที่มีปัญหาไม่ได้ทำให้เรื่องจบแค่ว่าใช้ไม่ได้ แต่ทำให้การเก็บข้อมูลนั้นไม่มีฐานรองรับตั้งแต่ต้น ซึ่งเป็นคนละระดับกัน วิธีเลือกฐานให้ตรงกับแต่ละกิจกรรมอธิบายไว้ที่เช็กลิสต์ PDPA สำหรับ HR ตามวงจรชีวิตพนักงาน

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม

คนทั่วไปมักเข้าใจว่า ผู้สมัครมาสมัครงานเอง ก็ย่อมยอมให้บริษัทตรวจสอบข้อมูลของเขาตามสมควรอยู่แล้ว เพราะเป็นเรื่องปกติของการรับคนเข้าทำงาน

แต่ในทางคดี กฎหมายและผู้พิจารณามักมองว่า การมาสมัครงานไม่ใช่ความยินยอมโดยชัดแจ้งสำหรับข้อมูลอ่อนไหว และมาตรา 26 วางเงื่อนไขไว้ต่างหากจากข้อมูลทั่วไป การอ้างว่าเป็นธรรมเนียมปฏิบัติของวงการจึงไม่ใช่ฐานทางกฎหมาย

จุดเสี่ยงจริงอยู่ตรงนี้ องค์กรมักสั่งตรวจไปก่อนแล้วค่อยให้เซ็นเอกสารทีหลังเมื่อผ่านเข้ารอบ ซึ่งแปลว่าตอนที่เก็บข้อมูลจริงยังไม่มีฐานรองรับ และเอกสารที่เซ็นย้อนหลังไม่ได้ทำให้การเก็บครั้งนั้นชอบขึ้นมา

ทางเลือกที่ควรทำต่อคือ แยกเอกสารขอความยินยอมสำหรับข้อมูลอ่อนไหวออกมาเป็นฉบับเดี่ยว ขอในจังหวะที่ผู้สมัครเข้าใจว่าจะตรวจอะไรและเพื่ออะไร และตรวจเฉพาะตำแหน่งที่มีเหตุผลผูกกับลักษณะงานจริง ไม่ใช่ตรวจทุกตำแหน่งเป็นมาตรฐาน

ตรวจแล้วเก็บไว้นานเท่าใด

คำถามนี้สำคัญกว่าที่คิด เพราะผลตรวจประวัติมีอายุการใช้งานสั้นมากในทางปฏิบัติ คือใช้ตัดสินใจครั้งเดียวแล้วก็หมดประโยชน์ แต่ความเสี่ยงจากการเก็บไว้ยาวนานไม่ได้ลดลงตาม

• ผู้ที่ไม่ผ่านคัดเลือก — โดยหลักไม่มีเหตุต้องเก็บผลตรวจประวัติอาชญากรรมไว้ต่อ ควรทำลายพร้อมบันทึกไว้
• ผู้ที่ผ่านและเข้าทำงาน — ควรเก็บเพียงข้อสรุปว่าผ่านเกณฑ์ ไม่จำเป็นต้องเก็บเอกสารฉบับเต็มไว้ในแฟ้มบุคคล
• กรณีที่กฎหมายเฉพาะกำหนดให้เก็บ — เก็บตามที่กฎหมายนั้นกำหนด และระบุไว้ให้ชัดว่าอ้างกฎหมายใด

ข้อควรระวังคือ เอกสารเหล่านี้เป็นข้อมูลอ่อนไหว จึงควรกำหนดระยะเวลาเก็บให้สั้นกว่าเอกสารทั่วไปเท่าที่ทำได้ และแยกที่เก็บออกจากแฟ้มบุคคลปกติ วิธีคิดเรื่องระยะเวลาเก็บทั้งชุดอยู่ที่ตารางระยะเวลาเก็บเอกสาร HR และหลักการทำลายให้ลบจริงอยู่ที่ลบข้อมูลส่วนบุคคลอย่างไรให้ลบจริง

ถ้าเป็นฝ่ายนายจ้างและ HR ต้องเช็กอะไรบ้าง

• แยกเอกสารขอความยินยอมสำหรับข้อมูลอ่อนไหวออกจากใบสมัครและจากเอกสารอื่นทั้งหมด
• ระบุในประกาศความเป็นส่วนตัวสำหรับผู้สมัครว่าจะตรวจอะไรบ้าง โดยใคร และเก็บผลไว้นานเท่าใด
• กำหนดว่าตำแหน่งใดจำเป็นต้องตรวจประวัติอาชญากรรมจริง พร้อมเหตุผลที่ผูกกับลักษณะงาน ไม่ใช่ตรวจทุกตำแหน่ง
• ขอความยินยอมก่อนสั่งตรวจ ไม่ใช่หลังจากตรวจแล้ว
• มีช่องทางถอนความยินยอมที่ใช้ได้จริงและง่ายพอ ๆ กับตอนให้
• กำหนดว่าใครเห็นผลตรวจได้บ้าง ซึ่งควรเป็นกลุ่มที่แคบที่สุด
• ตรวจว่าบริษัทรับตรวจประวัติมีข้อตกลงรองรับในฐานะผู้ประมวลผลข้อมูล พร้อมเงื่อนไขการทำลายและส่งคืน
• ระบุระยะเวลาเก็บผลตรวจของผู้ไม่ผ่านคัดเลือกให้สั้นและทำลายจริงตามรอบ

ปลายทางถ้าทำผิดขั้นตอน

เหตุที่พบบ่อยที่สุดไม่ใช่ผู้สมัครฟ้อง แต่คือผู้สมัครที่ไม่ได้งานตั้งคำถามว่าบริษัทเอาข้อมูลอะไรไปใช้บ้าง แล้วใช้สิทธิขอเข้าถึงและขอรับสำเนาข้อมูลของตน ซึ่งมีกรอบเวลาตามประกาศฉบับใหม่ปี 2569 คือตรวจคำขอและยืนยันตัวตนภายใน 15 วัน และดำเนินการภายใน 30 วัน องค์กรที่ตอบไม่ได้ว่าเก็บอะไรไว้บ้างและด้วยฐานใด จะอยู่ในสถานะที่อธิบายยาก รายละเอียดกรอบเวลาอยู่ที่คู่มือกฎใหม่ปี 2569 เรื่องขอเข้าถึงและขอสำเนาข้อมูลส่วนบุคคล

ในเชิงบทลงโทษ หน้าที่แจ้งตามมาตรา 23 อยู่ในกลุ่มที่มาตรา 82 กำหนดโทษปรับทางปกครองไม่เกินหนึ่งล้านบาท เช่นเดียวกับการไม่จัดทำรายการบันทึกตามมาตรา 39 วรรคหนึ่ง และหากผลตรวจซึ่งเป็นข้อมูลอ่อนไหวรั่วออกไป การประเมินความเสี่ยงตามประกาศเรื่องการแจ้งเหตุการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2565 จะให้น้ำหนักกับลักษณะและประเภทของข้อมูล ทำให้มีแนวโน้มเข้าข่ายต้องแจ้งทั้งสำนักงานฯ และเจ้าของข้อมูล

อีกความเสี่ยงที่มองไม่เห็นคือด้านการจ้างงาน เมื่อผู้สมัครทราบว่าถูกปฏิเสธหลังการตรวจประวัติ ประเด็นเรื่องการเลือกปฏิบัติจะถูกยกขึ้นมาได้ องค์กรที่มีเกณฑ์เขียนไว้ล่วงหน้าว่าตำแหน่งใดต้องตรวจและใช้เกณฑ์อะไรตัดสิน จึงอยู่ในสถานะที่ต่างจากองค์กรที่ตัดสินเป็นราย ๆ ส่วนงานฝั่งกฎหมายแรงงานโดยตรง ดูขอบเขตได้ที่งานคดีแรงงานของสำนักงาน

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม ช่วยอะไรได้บ้าง

ทีมที่ปรึกษากฎหมาย PDPA ของเราช่วยองค์กรร่างเอกสารขอความยินยอมสำหรับข้อมูลอ่อนไหวให้แยกส่วนตามที่มาตรา 19 กำหนด กำหนดเกณฑ์ว่าตำแหน่งใดจำเป็นต้องตรวจประวัติจริง และร่างข้อตกลงกับบริษัทรับตรวจให้ครอบคลุมการทำลายและส่งคืนข้อมูล สำหรับงานด้านข้อมูลพนักงานโดยตรง ดูที่งานคุ้มครองข้อมูลพนักงานสำหรับ HR และหากต้องการตรวจทั้งกระบวนการสรรหา ดูที่ตรวจสุขภาพ PDPA

จุดที่เรามักชี้ให้เห็นก่อนคือเรื่องจังหวะการขอความยินยอม เพราะองค์กรส่วนใหญ่ทำถูกเรื่องเอกสารแต่ผิดเรื่องลำดับ คือสั่งตรวจไปก่อนแล้วค่อยให้เซ็น ซึ่งเป็นจุดที่แก้ย้อนหลังไม่ได้เลย

สรุป

การตรวจประวัติผู้สมัครงานต้องแยกให้ออกว่าตรวจอะไร เพราะประวัติอาชญากรรมและข้อมูลสุขภาพถูกระบุไว้ในมาตรา 26 ว่าเป็นข้อมูลอ่อนไหว ซึ่งโดยหลักต้องได้รับความยินยอมโดยชัดแจ้งที่แยกส่วนชัดเจนตามมาตรา 19 ต่างจากการตรวจวุฒิการศึกษาซึ่งเป็นข้อมูลทั่วไป จุดที่แก้ย้อนหลังไม่ได้คือลำดับ ต้องขอความยินยอมก่อนสั่งตรวจเสมอ และควรตรวจเฉพาะตำแหน่งที่มีเหตุผลผูกกับลักษณะงานจริง ตัวบทควรตรวจกับฉบับล่าสุดจากสำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา และแนวปฏิบัติของสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ก่อนนำไปใช้

หากองค์กรของคุณตรวจประวัติผู้สมัครทุกตำแหน่งเป็นมาตรฐานอยู่ ปรึกษาทีมทนายของสำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม โทร 081-327-8551 | LINE @995iqtpa หรือนัดหมายปรึกษาที่นี่

ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

• พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 26 ⭐ — ห้ามเก็บรวบรวมข้อมูลอ่อนไหวโดยไม่ได้รับความยินยอมโดยชัดแจ้ง โดยตัวบทระบุ "ประวัติอาชญากรรม" และ "ข้อมูลสุขภาพ" ไว้ในรายการโดยตรง เว้นแต่เข้าข้อยกเว้นตามตัวบท
• มาตรา 26 (5) (ก) — ข้อยกเว้นเรื่องอาชีวเวชศาสตร์และการประเมินความสามารถในการทำงานของลูกจ้าง ซึ่งอาจใช้กับการตรวจสุขภาพก่อนเข้างานในงานที่มีความเสี่ยงเฉพาะ
• มาตรา 19 วรรคสาม — การขอความยินยอมต้องแยกส่วนออกจากข้อความอื่นอย่างชัดเจน เข้าถึงง่าย เข้าใจได้ ใช้ภาษาที่อ่านง่าย และไม่หลอกลวงหรือทำให้เข้าใจผิดในวัตถุประสงค์
• มาตรา 19 วรรคสี่ — ต้องคำนึงอย่างถึงที่สุดในความเป็นอิสระของเจ้าของข้อมูลในการให้ความยินยอม · วรรคห้า ถอนความยินยอมเมื่อใดก็ได้ และต้องถอนได้ง่ายเช่นเดียวกับการให้
• มาตรา 23 — ต้องแจ้งวัตถุประสงค์ ข้อมูลที่เก็บและระยะเวลาเก็บ ประเภทบุคคลหรือหน่วยงานที่อาจถูกเปิดเผย และสิทธิของเจ้าของข้อมูล ก่อนหรือขณะเก็บรวบรวม — เป็นฐานของประกาศความเป็นส่วนตัวสำหรับผู้สมัคร
• มาตรา 39 — รายการบันทึกกิจกรรมการประมวลผล · หมายเหตุ: มาตรา 39 วรรคสาม ไม่ยกเว้นให้กิจการขนาดเล็กเมื่อมีการประมวลผลข้อมูลตามมาตรา 26
• มาตรา 40 วรรคสาม — ผู้ควบคุมข้อมูลต้องจัดให้มีข้อตกลงกับผู้ประมวลผลข้อมูล ซึ่งใช้กับบริษัทรับตรวจประวัติ
• มาตรา 82 — โทษปรับทางปกครองไม่เกินหนึ่งล้านบาท กรณีไม่ปฏิบัติตามมาตรา 23 · มาตรา 39 วรรคหนึ่ง และมาตราอื่นที่ระบุไว้

คำถามที่พบบ่อย

ใส่ข้อความยินยอมตรวจประวัติไว้ท้ายใบสมัครได้ไหม

เสี่ยงมีปัญหา เพราะมาตรา 19 วรรคสาม กำหนดว่าการขอความยินยอมต้องแยกส่วนออกจากข้อความอื่นอย่างชัดเจน เข้าถึงง่ายและเข้าใจได้ การรวมไว้ท้ายใบสมัครกับเรื่องอื่นทำให้แยกไม่ออกว่ายินยอมเรื่องใด แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยกว่าคือแยกเป็นเอกสารฉบับเดี่ยวสำหรับข้อมูลอ่อนไหวโดยเฉพาะ

ตรวจประวัติอาชญากรรมทุกตำแหน่งเลยได้ไหม

ทำได้ยากที่จะอธิบาย เพราะเป็นข้อมูลอ่อนไหวที่ต้องมีเหตุผลรองรับ การตรวจทุกตำแหน่งเป็นมาตรฐานโดยไม่ดูลักษณะงาน จะถูกตั้งคำถามว่าจำเป็นจริงหรือไม่ แนวปฏิบัติที่อธิบายได้คือกำหนดไว้ล่วงหน้าว่าตำแหน่งใดจำเป็น เช่น ตำแหน่งที่ดูแลเงินหรือทรัพย์สิน พร้อมเหตุผลที่ผูกกับหน้าที่จริง

ผู้สมัครไม่ยินยอมให้ตรวจ ปฏิเสธการรับเข้าทำงานได้ไหม

เป็นประเด็นที่ต้องระวัง เพราะมาตรา 19 วรรคสี่ กำหนดให้คำนึงถึงความเป็นอิสระในการให้ความยินยอมอย่างถึงที่สุด การผูกความยินยอมไว้กับการได้งานทำให้ความสมัครใจถูกตั้งคำถาม แนวทางที่ปลอดภัยกว่าคือใช้เฉพาะตำแหน่งที่มีเหตุผลชัดว่าจำเป็นต่อการทำงาน และอธิบายเหตุผลนั้นได้ในภายหลัง

ผลตรวจของคนที่ไม่ผ่านคัดเลือก เก็บไว้ได้ไหม

โดยหลักไม่มีเหตุจำเป็นต้องเก็บผลตรวจประวัติอาชญากรรมของผู้ที่ไม่ผ่านคัดเลือกไว้ต่อ ควรทำลายพร้อมบันทึกไว้ว่าทำลายเมื่อใดและด้วยวิธีใด หากจะเก็บใบสมัครไว้พิจารณาตำแหน่งอื่นในอนาคต ก็ควรเก็บเฉพาะส่วนที่จำเป็นและต้องแจ้งไว้ตั้งแต่ตอนรับสมัคร

ใช้บริษัทรับตรวจประวัติภายนอก ต้องทำอะไรเพิ่ม

บริษัทนั้นอยู่ในฐานะผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งมาตรา 40 วรรคสาม กำหนดให้ผู้ควบคุมข้อมูลต้องจัดให้มีข้อตกลงระหว่างกันเพื่อควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามกฎหมาย ข้อตกลงนั้นควรครอบคลุมขอบเขตข้อมูลที่ให้ไป ข้อห้ามใช้เพื่อวัตถุประสงค์อื่น การส่งช่วงต่อ และการทำลายหรือส่งคืนเมื่อจบงาน

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ