ตารางระยะเวลาเก็บเอกสาร HR ทำอย่างไรให้ถูกทั้ง PDPA และกฎหมายแรงงาน

คำถามที่ฝ่ายบุคคลถามบ่อยที่สุดเรื่องหนึ่งคือ เอกสารพนักงานต้องเก็บกี่ปี และคำตอบที่หลายองค์กรใช้อยู่คือเก็บไว้ให้หมดเพราะไม่รู้ว่าจะต้องใช้เมื่อไร ซึ่งเป็นคำตอบที่เข้าใจได้แต่สร้างความเสี่ยงสองทางพร้อมกัน การทำตารางระยะเวลาเก็บเอกสารที่ถูกต้องจึงไม่ใช่การไปหาตัวเลขมาใส่ แต่คือการรู้ว่าเอกสารแต่ละใบถูกควบคุมด้วยนาฬิกากี่เรือน และเรือนไหนเดินยาวที่สุด

ทำไมการเก็บทุกอย่างไว้ตลอดไปจึงเป็นความเสี่ยง

ในมุมของคนทำงาน การเก็บไว้ก่อนดูปลอดภัยกว่าการทำลาย แต่ในมุมกฎหมายมีความเสี่ยงที่มองไม่เห็นอยู่สามข้อ

• ขัดกับหลักการเก็บเท่าที่จำเป็น เพราะเมื่อวัตถุประสงค์ที่เก็บมาสิ้นสุดลงแล้วและไม่มีกฎหมายใดบังคับให้เก็บต่อ การเก็บต่อไปย่อมต้องอธิบายให้ได้ว่าเก็บไว้ทำไม
• ยิ่งเก็บมาก ยิ่งเสียหายมากเมื่อข้อมูลรั่ว ปริมาณข้อมูลและจำนวนเจ้าของข้อมูลที่ได้รับผลกระทบ เป็นสิ่งที่ถูกนำมาพิจารณาทั้งในการประเมินความเสี่ยงและในการกำหนดโทษ
• คำขอใช้สิทธิจะกลายเป็นภาระ เพราะเมื่อมีคนขอสำเนาข้อมูลของตัวเอง องค์กรต้องค้นและปกปิดจากกองที่ใหญ่กว่าที่ควรจะเป็น ภายในกรอบ 30 วัน

ในทางกลับกัน การทำลายเร็วเกินไปก็อันตราย เพราะเมื่อเกิดข้อพิพาท เอกสารที่หายไปมักเป็นเอกสารที่จะพิสูจน์ว่านายจ้างทำถูก คำตอบจึงไม่ใช่เก็บให้นานที่สุดหรือทำลายให้เร็วที่สุด แต่คือกำหนดให้ชัดว่าอะไรเก็บถึงเมื่อไรและเพราะอะไร

นาฬิกา 4 เรือนที่ต้องดูพร้อมกัน

นาฬิกา	ถามว่าอะไร	ต้องไปหาคำตอบจากที่ไหน
เรือนที่ 1 · กฎหมายเฉพาะ	มีกฎหมายฉบับใดบังคับให้เก็บเอกสารประเภทนี้ไว้เป็นระยะเวลาที่กำหนดหรือไม่	กฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองแรงงาน · กฎหมายภาษีอากร · กฎหมายว่าด้วยการบัญชี · กฎหมายประกันสังคม และกฎหมายเฉพาะของอุตสาหกรรมนั้น
เรือนที่ 2 · อายุความ	ถ้าเกิดข้อพิพาทจากเอกสารนี้ อายุความเรียกร้องยาวเท่าไร	ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ และกฎหมายเฉพาะเรื่องนั้น ๆ
เรือนที่ 3 · วัตถุประสงค์	องค์กรยังใช้เอกสารนี้ทำอะไรอยู่จริงหรือไม่ และตรงกับที่แจ้งไว้ใน Privacy Notice หรือเปล่า	Privacy Notice และบันทึกกิจกรรมการประมวลผลขององค์กรเอง
เรือนที่ 4 · หยุดทำลาย	ขณะนี้มีข้อพิพาท การสอบสวน หรือการตรวจสอบที่เกี่ยวข้องกับเอกสารนี้อยู่หรือไม่	สถานะคดีและเรื่องร้องเรียนที่ค้างอยู่

วิธีใช้คือ เอาเรือนที่ 1 กับเรือนที่ 2 มาเทียบกันแล้วเลือกที่ยาวกว่า จากนั้นตรวจเรือนที่ 3 ว่ายังจำเป็นอยู่จริงหรือไม่ และสุดท้ายให้เรือนที่ 4 มีอำนาจหยุดการทำลายได้เสมอ ไม่ว่าจะครบกำหนดตามตารางแล้วก็ตาม

ข้อควรระวังที่สำคัญที่สุดของบทความนี้: ตัวเลขจำนวนปีในเรือนที่ 1 และเรือนที่ 2 เปลี่ยนได้เมื่อมีการแก้ไขกฎหมาย และมีการแก้ไขกฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองแรงงานในระยะหลัง องค์กรจึงต้องตรวจตัวบทฉบับที่บังคับใช้อยู่ ณ ขณะจัดทำตาราง และควรทบทวนอย่างน้อยปีละครั้ง การลอกตารางจากองค์กรอื่นหรือจากบทความบนอินเทอร์เน็ตโดยไม่ตรวจ คือความเสี่ยงที่องค์กรรับไว้เองโดยไม่รู้ตัว

ระยะเวลาที่ยืนยันได้แน่นอนแล้วหนึ่งรายการ

มีรายการหนึ่งที่ระบุได้ชัดเจนโดยไม่ต้องตีความ คือ บันทึกคำขอใช้สิทธิ (ดูคู่มือขอสำเนาข้อมูลส่วนบุคคล กฎใหม่ปี 2569) ประกาศคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เรื่อง หลักเกณฑ์เกี่ยวกับการเข้าถึงและการขอรับสำเนาข้อมูลส่วนบุคคลฯ พ.ศ. 2569 ข้อ 12 กำหนดให้ผู้ควบคุมข้อมูลบันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับคำขอและเอกสารหลักฐานที่ได้รับ รวมทั้งการดำเนินการหรือการปฏิเสธการดำเนินการตามคำขอ และเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า 2 ปี เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบและอ้างอิง โดยจะบันทึกในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้ รายละเอียดว่าแฟ้มคำขอหนึ่งเรื่องต้องมีอะไรบ้างอธิบายไว้แยกต่างหาก

ขอให้สังเกตคำว่า "ไม่น้อยกว่า" ซึ่งแปลว่า 2 ปีคือขั้นต่ำ ไม่ใช่เพดาน หากคำขอนั้นเกี่ยวพันกับข้อพิพาทที่มีอายุความยาวกว่านั้น องค์กรควรเก็บให้ครอบคลุมอายุความของข้อพิพาทด้วย

คนส่วนใหญ่มักเข้าใจผิดตรงไหน

เข้าใจผิดที่ 1: "PDPA บอกให้ลบข้อมูลพนักงานทันทีที่ลาออก" — ความจริง คือ PDPA ไม่ได้กำหนดจำนวนปีไว้เป็นการทั่วไป แต่ให้เก็บเท่าที่จำเป็นตามวัตถุประสงค์ และเมื่อมีคำขอให้ลบข้อมูลเข้ามาก็ยังต้องตรวจเหตุที่ต้องเก็บก่อนเสมอ และเมื่อมีกฎหมายอื่นบังคับให้เก็บ ก็ต้องเก็บตามนั้น · ผลเสีย คือองค์กรที่รีบลบ กลับไม่มีเอกสารไปยันในคดีแรงงานที่ตามมาภายหลัง

เข้าใจผิดที่ 2: "ตั้งค่าระบบให้ลบอัตโนมัติแล้วก็จบ" — ความจริง คือเมื่อมีข้อพิพาทหรือการตรวจสอบ ต้องหยุดการทำลายไว้ก่อน · ผลเสีย คือข้อมูลถูกลบระหว่างที่มีเรื่องร้องเรียน ซึ่งอธิบายยากมาก แม้จะเกิดจากระบบอัตโนมัติก็ตาม

เข้าใจผิดที่ 3: "กดลบในระบบ ถือว่าทำลายแล้ว" — ความจริง คือข้อมูลมักยังอยู่ในสำเนาสำรอง ระบบเก่า และไฟล์ที่พนักงานดาวน์โหลดเก็บไว้ · ผลเสีย คือแจ้งไปว่าทำลายแล้ว แต่ข้อมูลโผล่มาในภายหลัง

เข้าใจผิดที่ 4: "ตารางเป็นเอกสารภายใน ไม่ต้องให้ใครดู" — ความจริง คือเมื่อมีคนขอสำเนาข้อมูลแล้วองค์กรตอบว่าทำลายไปแล้ว ตารางนี้แหละคือหลักฐานที่ยืนยันว่าทำลายโดยมีหลักเกณฑ์ ไม่ใช่ทำลายเพื่อหลบเลี่ยง · ผลเสีย คือไม่มีอะไรให้อ้าง

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม

คนทั่วไปมักเข้าใจว่า… ตารางระยะเวลาเก็บเอกสารคืองานเอกสารที่ทำครั้งเดียวแล้วเก็บใส่แฟ้มไว้

แต่ในทางคดี กฎหมายและศาลมักมองว่า… ตารางนี้คือคำอธิบายว่าทำไมเอกสารบางฉบับถึงยังอยู่ และทำไมบางฉบับถึงหายไป ซึ่งเป็นคำถามที่ถูกถามทั้งในชั้นชี้แจงเรื่องข้อมูลส่วนบุคคล และในชั้นศาลแรงงานเมื่อฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งอ้างว่าอีกฝ่ายซ่อนเอกสาร

จุดเสี่ยงจริงอยู่ตรงนี้… ไม่ได้อยู่ที่ตัวเลขในตารางผิดหรือถูก แต่อยู่ที่องค์กรทำจริงตามตารางหรือไม่ องค์กรที่มีตารางสวยงามแต่ในทางปฏิบัติเก็บทุกอย่างไว้หมด จะถูกถามว่าทำไมจึงไม่ทำตามเอกสารของตัวเอง ซึ่งเป็นคำถามที่ตอบยากกว่าการไม่มีตารางเสียอีก

ทางเลือกที่ควรทำต่อคือ… เริ่มจากตารางที่สั้นและทำได้จริงก่อน ครอบคลุมเอกสารกลุ่มใหญ่ที่สุดสัก 10 ประเภท แล้วขยายทีหลัง ดีกว่ามีตาราง 80 บรรทัดที่ไม่มีใครทำตามเลย

ปลายทางถ้าพลาด

ความผิดพลาดเรื่องระยะเวลาเก็บปรากฏผลในสามทาง

1. เก็บนานเกินโดยไม่มีเหตุผล เมื่อถูกร้องเรียนหรือถูกตรวจ องค์กรต้องอธิบายว่าเก็บไว้ด้วยฐานอะไร หากตอบไม่ได้ ก็เป็นประเด็นเรื่องการเก็บเกินความจำเป็น
2. ทำลายทั้งที่มีข้อพิพาท ทำให้เสียหลักฐานที่จะใช้ยันในคดี และเปิดช่องให้อีกฝ่ายตั้งข้อสงสัยเรื่องความสุจริต
3. ตอบคำขอใช้สิทธิไม่ได้ เมื่อมีคนขอสำเนาข้อมูล แล้วองค์กรไม่รู้ว่าข้อมูลอยู่ที่ไหนบ้างและควรเหลืออะไรอยู่ การตอบภายใน 30 วันจะทำได้ยาก และการตอบว่าไม่พบโดยไม่มีหลักฐานการค้นและไม่มีตารางอ้างอิง จะถูกโต้แย้งได้ทันที

ในกรณีที่ผู้ขอเป็นอดีตพนักงานที่มีข้อพิพาท เรื่องมักเดินต่อที่ศาลแรงงาน ซึ่งเป็นสนามที่เอกสารชุดนี้ถูกใช้เป็นพยานหลักฐานโดยตรง

หลักฐานที่ต้องเก็บ

• ตัวตารางระยะเวลาเก็บเอกสาร พร้อมวันที่จัดทำและวันที่ทบทวนล่าสุด
• เหตุผลกำกับแต่ละบรรทัดว่าอ้างอิงกฎหมายฉบับใดหรืออายุความใด
• หลักฐานการอนุมัติตารางโดยผู้มีอำนาจ
• บันทึกการทำลายข้อมูลจริง ระบุว่าทำลายอะไร เมื่อใด โดยใคร และด้วยวิธีใด
• หนังสือสั่งหยุดทำลายเมื่อมีข้อพิพาท พร้อมขอบเขตและวันที่
• ใบรับรองการทำลายจากคู่ค้า หากใช้ผู้ให้บริการภายนอกในการทำลาย
• บันทึกว่าสำเนาสำรองและระบบเก่าถูกจัดการอย่างไร

ถ้าเป็นฝ่าย HR ต้องทำอะไรบ้าง

• ทำรายการเอกสารที่ฝ่ายบุคคลถือครองจริง โดยเดินสำรวจ ไม่ใช่นึกเอา
• ระบุให้ได้ว่าเอกสารแต่ละประเภทอยู่ที่ไหนบ้าง ทั้งกระดาษ ระบบ HRIS อีเมล และไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน
• ตรวจว่ามีกฎหมายฉบับใดบังคับให้เก็บเอกสารประเภทนั้น และตรวจจากตัวบทฉบับที่บังคับใช้อยู่
• ประเมินอายุความของข้อพิพาทที่อาจเกิดจากเอกสารนั้น
• เทียบสองเรือนแล้วเลือกที่ยาวกว่าเป็นระยะเวลาเก็บ
• เขียนขั้นตอนหยุดทำลายเมื่อมีข้อพิพาท พร้อมระบุว่าใครมีอำนาจสั่ง
• ตรวจว่าสำเนาสำรองและระบบเก่าถูกครอบคลุมด้วยตารางนี้หรือยัง
• กำหนดรอบทบทวนตารางอย่างน้อยปีละครั้ง และทุกครั้งที่มีการแก้ไขกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

อีกฝ่ายอาจโต้แย้งอย่างไร

• "ทำลายเอกสารเพื่อหลบเลี่ยง" — เกิดขึ้นเมื่อองค์กรทำลายเอกสารหลังรู้ว่ามีข้อพิพาท และไม่มีตารางที่ทำไว้ก่อนมายืนยันว่าเป็นการทำลายตามรอบปกติ
• "ตารางทำขึ้นภายหลัง" — เทียบวันที่บนตารางกับวันที่เกิดข้อพิพาทได้ทันที
• "มีตารางแต่ไม่ทำตาม" — เมื่อพบว่ายังมีเอกสารที่ควรถูกทำลายไปแล้วอยู่ในระบบ องค์กรจะถูกถามว่าเหตุใดจึงเลือกทำตามเฉพาะบางบรรทัด
• "บอกว่าลบแล้ว แต่ยังอยู่ในสำเนาสำรอง" — จุดนี้พบบ่อยและอธิบายยากถ้าไม่ได้วางแผนไว้ก่อน
• "เก็บข้อมูลอ่อนไหวไว้เกินความจำเป็น" — เช่น ผลตรวจสุขภาพหรือประวัติการรักษาที่ยังอยู่ครบทั้งที่พ้นสภาพไปนานแล้ว

ก่อนตัดสินใจ ควรทำอะไรตามลำดับ

1. สำรวจเอกสารที่มีอยู่จริงก่อน อย่าเพิ่งหาตัวเลข
2. จัดกลุ่มเอกสารให้เหลือกลุ่มใหญ่ประมาณ 10 กลุ่ม แทนการแจกแจงเป็นร้อยรายการ
3. ให้ทนายตรวจว่าแต่ละกลุ่มมีกฎหมายใดบังคับ และอายุความที่เกี่ยวข้องคือเท่าใด โดยอ้างอิงตัวบทฉบับปัจจุบัน
4. กำหนดระยะเวลาเก็บโดยเลือกนาฬิกาที่ยาวที่สุด แล้วเขียนเหตุผลกำกับทุกบรรทัด
5. เขียนขั้นตอนหยุดทำลายและขั้นตอนบันทึกการทำลายให้ชัด
6. ทดลองใช้กับเอกสารกลุ่มเดียวก่อนหนึ่งรอบ แล้วค่อยขยาย

กรณีแบบไหนที่ควรปรึกษาทนาย

• กำลังจะทำลายเอกสารชุดใหญ่เป็นครั้งแรก และยังไม่มีตารางที่ผ่านการตรวจ
• มีข้อพิพาทแรงงานหรือเรื่องร้องเรียนค้างอยู่ แต่ระบบตั้งค่าลบอัตโนมัติไว้
• อดีตพนักงานขอสำเนาแฟ้มประวัติ และองค์กรไม่แน่ใจว่ายังเหลืออะไรอยู่บ้าง
• ยังไม่เคยไล่หน้าที่ตามวงจรการจ้างงานมาก่อน ควรเริ่มจากเช็กลิสต์ PDPA สำหรับ HR แล้วค่อยมาทำตารางระยะเวลาเก็บ
• ไม่แน่ใจว่าผลตรวจประวัติผู้สมัครเก็บได้นานเท่าใด ซึ่งเป็นข้อมูลอ่อนไหวที่ควรกำหนดเวลาเก็บสั้นกว่าเอกสารทั่วไป
• องค์กรอยู่ในธุรกิจที่มีกฎหมายเฉพาะกำหนดเรื่องการเก็บเอกสารไว้ต่างหาก
• มีข้อมูลอ่อนไหวเช่นผลตรวจสุขภาพหรือข้อมูลชีวภาพเก็บอยู่โดยไม่มีกำหนดทำลาย
• ใช้ผู้ให้บริการภายนอกในการเก็บหรือทำลายเอกสาร
• ต้องการให้ตารางใช้ยันได้จริงทั้งในชั้นชี้แจงและในชั้นศาลแรงงาน

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม ช่วยอะไรได้บ้าง

ในงานที่ปรึกษากฎหมาย PDPA สำหรับองค์กร เราจัดทำตารางระยะเวลาเก็บข้อมูลและระบบข้อมูลพนักงาน โดยตรวจตัวบทฉบับที่บังคับใช้อยู่จริง ณ วันจัดทำ และเขียนเหตุผลกำกับทุกบรรทัดว่าอ้างอิงจากอะไร เพื่อให้ตารางนั้นใช้ยันได้ ไม่ใช่แค่มีไว้ให้ครบ

จุดที่เราต่างคือเราอ่านตารางด้วยสายตาของทนายคดีแรงงานด้วย เพราะเอกสารที่องค์กรทำลายไปตามตาราง คือเอกสารที่จะไม่มีให้ใช้ในวันที่ถูกฟ้อง · เราจะบอกตรง ๆ ว่าบรรทัดไหนควรเก็บยาวกว่าที่กฎหมายบังคับ เพราะประโยชน์ในการต่อสู้คดีมีน้ำหนักมากกว่า

สรุป

ตารางระยะเวลาเก็บเอกสาร HR ที่ใช้ได้จริงเกิดจากการดูนาฬิกา 4 เรือนพร้อมกัน ไม่ใช่จากการลอกตัวเลขมาใช้ และเรือนที่ยาวที่สุดคือเรือนที่กำหนดคำตอบ โดยมีเรือนที่ 4 คือการหยุดทำลายเมื่อมีข้อพิพาท ซึ่งมีอำนาจเหนือกำหนดในตารางเสมอ

สิ่งสำคัญกว่าตัวเลขคือ องค์กรทำตามตารางของตัวเองจริงหรือไม่ และมีบันทึกการทำลายไว้หรือเปล่า เพราะในวันที่ถูกถามว่าเอกสารหายไปไหน คำตอบที่ใช้ได้คือตารางที่ทำไว้ก่อนบวกกับบันทึกการทำลายที่มีวันที่ ไม่ใช่คำอธิบายที่เพิ่งคิดขึ้น

หากคุณกำลังเจอปัญหาลักษณะนี้ ปรึกษาทีมทนายของสำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม โทร 081-327-8551 | LINE @995iqtpa หรือนัดหมายปรึกษาที่นี่

ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

• ประกาศ กคส. เรื่อง หลักเกณฑ์เกี่ยวกับการเข้าถึงและการขอรับสำเนาข้อมูลส่วนบุคคลฯ พ.ศ. 2569 ข้อ 12 — เก็บบันทึกคำขอ เอกสารหลักฐานที่ได้รับ และการดำเนินการหรือการปฏิเสธ ไว้ไม่น้อยกว่า 2 ปี โดยบันทึกในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้
• พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 23 — หน้าที่แจ้งวัตถุประสงค์และระยะเวลาที่คาดหมายว่าจะเก็บข้อมูล ซึ่งเป็นสิ่งที่ตารางระยะเวลาเก็บต้องสอดคล้องด้วย
• มาตรา 37 (3) — หน้าที่จัดให้มีระบบการตรวจสอบเพื่อดำเนินการลบหรือทำลายข้อมูลส่วนบุคคลเมื่อพ้นกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษา หรือที่ไม่เกี่ยวข้องหรือเกินความจำเป็นตามวัตถุประสงค์ หรือตามที่เจ้าของข้อมูลร้องขอ หรือที่เจ้าของข้อมูลถอนความยินยอม เว้นแต่เก็บรักษาไว้เพื่อเสรีภาพในการแสดงความคิดเห็น · วัตถุประสงค์ตามมาตรา 24 (1) หรือ (4) หรือมาตรา 26 (5) (ก) หรือ (ข) · การก่อตั้งสิทธิเรียกร้อง การปฏิบัติตาม/การใช้สิทธิเรียกร้อง หรือการยกขึ้นต่อสู้สิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย · การปฏิบัติตามกฎหมาย
• มาตรา 39 — รายการบันทึกกิจกรรมการประมวลผล ซึ่งควรระบุระยะเวลาเก็บของข้อมูลแต่ละประเภทไว้ด้วย
• กฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองแรงงาน — กำหนดหน้าที่จัดทำและเก็บรักษาเอกสารบางประเภท ⚠️ มีการแก้ไขเพิ่มเติมในระยะหลัง ต้องตรวจตัวบทฉบับที่บังคับใช้อยู่ ณ ขณะจัดทำตารางทุกครั้ง ห้ามอ้างอิงจำนวนปีจากบทความหรือตารางขององค์กรอื่น
• กฎหมายว่าด้วยการบัญชี · กฎหมายภาษีอากร · กฎหมายประกันสังคม — กำหนดระยะเวลาเก็บเอกสารทางบัญชีและเอกสารที่เกี่ยวกับลูกจ้าง (ต้องตรวจตัวบทเป็นรายฉบับก่อนระบุจำนวนปี)
• ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ ว่าด้วยอายุความ — ใช้ประกอบการกำหนดว่าควรเก็บเอกสารไว้จนพ้นอายุความของข้อพิพาทที่อาจเกิดขึ้น (อายุความแตกต่างกันตามประเภทสิทธิเรียกร้อง ควรตรวจเป็นรายกรณี)

คำถามที่พบบ่อย

PDPA กำหนดไว้ไหมว่าเอกสารพนักงานต้องเก็บกี่ปี

PDPA ไม่ได้กำหนดจำนวนปีไว้เป็นการทั่วไปสำหรับเอกสารทุกประเภท แต่วางหลักว่าให้เก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็นตามวัตถุประสงค์ที่แจ้งไว้ และองค์กรต้องแจ้งระยะเวลาที่คาดหมายว่าจะเก็บให้เจ้าของข้อมูลทราบ ส่วนจำนวนปีที่แน่นอนมักมาจากกฎหมายเฉพาะ เช่น กฎหมายแรงงาน ภาษี หรือประกันสังคม ประกอบกับอายุความของข้อพิพาทที่อาจเกิดขึ้น จึงต้องตรวจตัวบทที่บังคับใช้อยู่เป็นรายกรณี

พนักงานลาออกแล้ว ต้องลบข้อมูลทันทีหรือไม่

ไม่ใช่โดยอัตโนมัติ เพราะเมื่อมีกฎหมายอื่นบังคับให้เก็บเอกสารบางประเภทไว้ องค์กรก็ต้องเก็บตามนั้น และในหลายกรณีองค์กรยังมีความจำเป็นต้องเก็บไว้เพื่อการต่อสู้คดีที่อาจเกิดขึ้นภายในอายุความ สิ่งที่ควรทำคือกำหนดไว้ในตารางว่าเมื่อพ้นสภาพแล้ว เอกสารกลุ่มใดเก็บต่อกี่ปีและด้วยเหตุผลใด แล้วทำลายส่วนที่ไม่มีเหตุผลรองรับ พร้อมบันทึกการทำลายไว้

ถ้ามีคดีอยู่ ต้องหยุดทำลายข้อมูลไหม

ควรหยุด และควรสั่งเป็นลายลักษณ์อักษร เพราะการทำลายข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อพิพาทที่กำลังดำเนินอยู่ อธิบายได้ยากมากแม้จะเกิดจากระบบอัตโนมัติตามรอบปกติก็ตาม และอาจถูกยกเป็นประเด็นเรื่องความสุจริตของกระบวนการภายใน คำสั่งหยุดทำลายที่ระบุขอบเขตและวันที่ชัดเจน จึงเป็นทั้งเครื่องมือรักษาหลักฐานและเครื่องมือแสดงความสุจริตในเวลาเดียวกัน

กดลบในระบบแล้ว ถือว่าทำลายข้อมูลแล้วหรือยัง

ยังไม่แน่เสมอไป เพราะข้อมูลมักยังคงอยู่ในสำเนาสำรอง ระบบเก่าที่ยังไม่ปิด ไฟล์ที่พนักงานเคยดาวน์โหลดไว้ หรือเอกสารกระดาษที่พิมพ์ออกมา องค์กรจึงควรระบุในตารางว่าการทำลายครอบคลุมถึงที่ใดบ้าง และเก็บบันทึกการทำลายที่ระบุว่าทำลายอะไร เมื่อใด โดยใคร และด้วยวิธีใด เพื่อให้ตอบได้จริงเมื่อมีคนขอตรวจสอบ

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ