ปกปิดข้อมูลบุคคลที่สามในไฟล์ที่ส่งมอบอย่างไรให้ถูกต้อง — 6 ขั้นตอนและกับดักทางเทคนิคที่คนพลาดบ่อย

เมื่อองค์กรตัดสินใจแล้วว่าจะส่งมอบข้อมูลตามคำขอ งานที่ยากที่สุดมักเพิ่งเริ่ม เพราะเอกสารที่ผู้ขอต้องการแทบไม่เคยมีข้อมูลของเขาเพียงคนเดียว แฟ้มประวัติพนักงานมีคำให้การของเพื่อนร่วมงาน รายงานการประเมินมีชื่อหัวหน้าและผู้ถูกเปรียบเทียบ ภาพจากกล้องวงจรปิดมีคนอื่นติดอยู่ในเฟรม การปกปิดข้อมูลบุคคลที่สามจึงเป็นขั้นที่ตัดสินว่าองค์กรจะจบเรื่องได้ หรือจะสร้างเรื่องใหม่ขึ้นมาอีกเรื่องหนึ่ง

กฎหมายกำหนดให้ปกปิด ไม่ใช่ให้ปฏิเสธ

ประกาศคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เรื่องหลักเกณฑ์เกี่ยวกับการเข้าถึงและการขอรับสำเนาข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2569 ข้อ 8 กำหนดชัดว่า เมื่อการเปิดเผยจะกระทบสิทธิและเสรีภาพของบุคคลอื่น ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลต้องดำเนินการเท่าที่สามารถกระทำได้ โดยลบ ตัดทอน หรือปกปิดเฉพาะส่วนที่กระทบนั้น

ถ้อยคำนี้เปลี่ยนโครงของงานทั้งหมด เพราะแปลว่าองค์กรไม่มีสิทธิเลือกทางที่ง่ายที่สุดคือปฏิเสธทั้งฉบับ เมื่อยังมีทางส่งมอบส่วนที่เหลือได้ เหตุปฏิเสธทั้งสามข้อและเส้นแบ่งว่าเมื่อใดจึงปฏิเสธได้จริง อ่านต่อที่ปฏิเสธคำขอใช้สิทธิได้เมื่อใด ส่วนภาพรวมของกฎใหม่ทั้งฉบับอยู่ที่คู่มือกฎใหม่ปี 2569 เรื่องขอเข้าถึงและขอสำเนาข้อมูลส่วนบุคคล

กับดักทางเทคนิคที่ทำให้การปกปิดไม่นับเป็นการปกปิด

นี่คือส่วนที่ทำให้องค์กรที่ตั้งใจดีเสียหายมากที่สุด เพราะเป็นความผิดพลาดที่มองไม่เห็นด้วยตา

วิธีที่คนมักใช้	สิ่งที่เกิดขึ้นจริง	ควรทำแทนอย่างไร
วาดกล่องสีดำทับข้อความในโปรแกรมอ่าน PDF	ตัวอักษรใต้กล่องยังอยู่ในไฟล์ คัดลอกหรือค้นหาเจอได้	ใช้ฟังก์ชันลบเนื้อหาจริง หรือแปลงหน้าเป็นภาพหลังปกปิดแล้วประกอบเป็นไฟล์ใหม่
ซ่อนแถวหรือคอลัมน์ในไฟล์ตาราง	ผู้รับกดยกเลิกการซ่อนได้ทันที และข้อมูลอาจยังอยู่ในตารางสรุปที่ผูกไว้	ลบข้อมูลออกจริง แล้วบันทึกเป็นไฟล์ใหม่ ตรวจตารางสรุปและแหล่งข้อมูลที่ผูกกันด้วย
ส่งไฟล์เอกสารต้นฉบับที่แก้ไขแล้ว	ประวัติการแก้ไข ความคิดเห็น และชื่อผู้จัดทำอาจยังติดอยู่ในไฟล์	ล้างข้อมูลประกอบไฟล์ก่อนส่ง หรือส่งเป็นไฟล์รูปแบบที่ไม่พาประวัติไปด้วย
เบลอใบหน้าตอนเปิดดูวิดีโอ	ถ้าเบลอที่ตัวโปรแกรมเล่น ไฟล์ที่ส่งไปยังเป็นภาพเดิม	ต้องประมวลผลและส่งออกเป็นไฟล์ใหม่ที่ฝังการเบลอไว้แล้ว

หลักที่ใช้ตรวจได้ง่ายที่สุดคือ ถ้าผู้รับสามารถทำให้ข้อมูลที่ปกปิดกลับมาอ่านได้ด้วยการกระทำธรรมดา เช่น คัดลอกข้อความ กดเลิกซ่อน หรือเปิดดูข้อมูลประกอบไฟล์ นั่นไม่ใช่การปกปิด และไฟล์นั้นคือการเปิดเผยข้อมูลของบุคคลที่สามเต็มรูปแบบ

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม

คนทั่วไปมักเข้าใจว่า ปกปิดแล้วก็คือปกปิดแล้ว ถ้าเปิดไฟล์ดูแล้วมองไม่เห็นข้อความ ถือว่าทำหน้าที่ครบ

แต่ในทางคดี กฎหมายและผู้พิจารณามักมองว่า สิ่งที่ต้องพิสูจน์ไม่ใช่ว่าองค์กรตั้งใจปกปิด แต่คือไฟล์ที่ส่งออกไปจริงมีข้อมูลของบุคคลที่สามหลงเหลืออยู่หรือไม่ ความตั้งใจไม่ได้ลบข้อมูลออกจากไฟล์

จุดเสี่ยงจริงอยู่ตรงนี้ เมื่อบุคคลที่สามรู้ว่าข้อมูลของตนถูกส่งออกไป องค์กรจะกลายเป็นผู้ถูกร้องเรียนโดยคนที่ไม่ได้เป็นคู่กรณีเดิมเลย และคำอธิบายว่าตั้งใจจะปกปิดแล้วแต่วิธีการผิด ไม่ได้ทำให้ข้อมูลกลับคืนมา

ทางเลือกที่ควรทำต่อคือ กำหนดให้ทุกไฟล์ที่จะส่งมอบต้องผ่านการตรวจโดยคนที่ไม่ใช่คนทำ และเก็บสำเนาไฟล์ที่ส่งจริงไว้หนึ่งชุด เพราะในวันที่มีข้อโต้แย้ง คำถามแรกคือ ตกลงไฟล์ที่ส่งไปหน้าตาเป็นอย่างไร ซึ่งตอบได้ก็ต่อเมื่อเก็บไว้

ปกปิดถึงระดับไหน เมื่อเป็นชื่อผู้ร้องเรียน

กรณีที่ตัดสินยากที่สุดคือแฟ้มที่มีข้อร้องเรียนของเพื่อนร่วมงาน เพราะมีสองสิ่งชนกัน ด้านหนึ่งคือความปลอดภัยของผู้ร้องเรียน ซึ่งหากถูกเปิดเผยอาจเผชิญการตอบโต้ อีกด้านหนึ่งคือความสามารถของผู้ถูกร้องเรียนในการโต้แย้งข้อกล่าวหา ซึ่งเป็นเรื่องความเป็นธรรมในกระบวนการทางวินัย

แนวปฏิบัติที่อธิบายได้ในทางคดีคือแยกสองชั้นออกจากกัน ชั้นแรกคือเนื้อหาของข้อกล่าวหา ซึ่งโดยหลักเป็นข้อมูลที่เกี่ยวกับผู้ขอเองและควรได้รับ ชั้นที่สองคือตัวระบุตัวผู้ร้องเรียน เช่น ชื่อ ตำแหน่ง หรือรายละเอียดที่ทำให้เดาได้ว่าเป็นใคร ซึ่งเป็นข้อมูลของบุคคลที่สามและปกปิดได้

ข้อควรระวังคือการปกปิดต้องทำให้เดาไม่ได้จริง การลบเพียงชื่อแต่ยังเหลือข้อความว่าเป็นหัวหน้าแผนกที่นั่งติดกัน ย่อมไม่ต่างจากการเปิดเผย และเมื่อเอกสารชุดนี้ถูกใช้ประกอบการลงโทษทางวินัย ประเด็นจะพันกับกฎหมายแรงงานทันที ซึ่งอธิบายไว้ที่ใช้ภาพกล้องวงจรปิดเป็นหลักฐานลงโทษทางวินัย และเลิกจ้างเพราะทำข้อมูลรั่ว

หกขั้นตอนก่อนกดส่ง

1. ทำบัญชีเอกสารที่จะส่ง ระบุจำนวนหน้าและที่มาของแต่ละฉบับ เพื่อให้ตรวจย้อนได้
2. ไล่หาข้อมูลของบุคคลที่สามทีละฉบับ ทั้งชื่อ เลขประจำตัว เบอร์ติดต่อ ภาพ เสียง และรายละเอียดที่ทำให้ระบุตัวได้
3. ปกปิดด้วยวิธีที่ย้อนกลับไม่ได้ ตามตารางข้างต้น แล้วสร้างเป็นไฟล์ใหม่ ไม่แก้ทับไฟล์เดิม
4. ให้คนที่ไม่ใช่ผู้ทำเป็นผู้ตรวจ โดยลองคัดลอกข้อความ ลองค้นหาคำ และเปิดดูข้อมูลประกอบไฟล์
5. บันทึกว่าปกปิดส่วนใดและด้วยเหตุใด เพราะผู้ขออาจถามว่าทำไมบางส่วนจึงหายไป และคำตอบต้องอ้างข้อ 8 ได้
6. เก็บสำเนาไฟล์ที่ส่งจริงไว้หนึ่งชุด พร้อมวันเวลาและช่องทางที่ส่ง

ถ้าปกปิดพลาด ปลายทางจะเป็นอย่างไร

การส่งไฟล์ที่ยังมีข้อมูลของบุคคลที่สามหลงเหลืออยู่ เข้านิยามการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลตามประกาศเรื่องการแจ้งเหตุการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2565 ซึ่งครอบคลุมการเปิดเผยข้อมูลโดยปราศจากอำนาจหรือโดยมิชอบ ไม่ว่าจะเกิดจากเจตนา ความประมาทเลินเล่อ ข้อผิดพลาด หรืออุบัติเหตุ

ผลคือองค์กรต้องเข้ากระบวนการประเมินความเสี่ยงทันที และอาจต้องแจ้งสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลภายใน 72 ชั่วโมง รวมทั้งอาจต้องแจ้งบุคคลที่สามซึ่งเป็นเจ้าของข้อมูลที่รั่วออกไปด้วย ขั้นตอนที่ควรทำในชั่วโมงแรก ๆ อยู่ที่เช็กลิสต์ 6 ชั่วโมงแรกหลังพบเหตุ และเกณฑ์ตัดสินว่ากรณีใดไม่ต้องแจ้งอยู่ที่เหตุแบบใดที่ไม่ต้องแจ้ง

สิ่งที่ทำให้กรณีนี้หนักกว่าเหตุรั่วทั่วไปคือ องค์กรเป็นผู้ส่งข้อมูลออกไปเองโดยตั้งใจส่ง จึงอธิบายว่าเป็นเหตุสุดวิสัยได้ยาก และเมื่อประกาศหลักเกณฑ์การพิจารณาออกคำสั่งลงโทษปรับฯ พ.ศ. 2565 ระบุมาตรฐานองค์กรในขณะกระทำผิดไว้เป็นหนึ่งในปัจจัยกำหนดโทษ การมีขั้นตอนตรวจสองชั้นเป็นลายลักษณ์อักษรจึงมีน้ำหนักในทางปฏิบัติ

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม ช่วยอะไรได้บ้าง

ทีมที่ปรึกษากฎหมาย PDPA ของเราช่วยองค์กรวางเกณฑ์ว่าข้อมูลส่วนใดต้องปกปิดและส่วนใดต้องส่งมอบ ออกแบบขั้นตอนตรวจสองชั้นก่อนส่ง และร่างบันทึกเหตุผลการปกปิดให้อยู่ในรูปที่ใช้ยันได้เมื่อถูกถามย้อนหลัง สำหรับองค์กรที่คำขอส่วนใหญ่มาจากพนักงาน ดูขอบเขตงานที่งานคุ้มครองข้อมูลพนักงานสำหรับ HR และหากต้องการตรวจทั้งกระบวนการ ดูที่ตรวจสุขภาพ PDPA

จุดที่เรามักเห็นก่อนทีมภายในคือกรณีที่เอกสารชุดเดียวกันจะถูกใช้ทั้งในเรื่องคำขอใช้สิทธิและในเรื่องวินัยหรือคดีแรงงาน ซึ่งการปกปิดผิดจังหวะอาจกระทบรูปคดีอีกเรื่องโดยไม่ตั้งใจ

สรุป

การปกปิดข้อมูลบุคคลที่สามเป็นหน้าที่ตามประกาศข้อ 8 ไม่ใช่ทางเลือก และไม่ใช่เหตุให้ปฏิเสธคำขอทั้งฉบับ สิ่งที่ต้องระวังที่สุดคือวิธีปกปิดที่ย้อนกลับได้ เพราะไฟล์ที่ดูเหมือนถูกปกปิดแล้วแต่กู้ข้อความเดิมกลับมาได้ ไม่ต่างจากการส่งข้อมูลของบุคคลที่สามออกไปเต็ม ๆ ทางป้องกันที่ได้ผลไม่ใช่เครื่องมือราคาแพง แต่คือขั้นตอนตรวจสองชั้นและการเก็บสำเนาไฟล์ที่ส่งจริงไว้ ตัวบทและเงื่อนไขควรตรวจกับตัวประกาศฉบับเต็มในราชกิจจานุเบกษา และแนวปฏิบัติของสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ก่อนนำไปใช้

หากคุณกำลังถือแฟ้มที่ไม่แน่ใจว่าต้องปกปิดถึงระดับไหน ปรึกษาทีมทนายของสำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม โทร 081-327-8551 | LINE @995iqtpa หรือนัดหมายปรึกษาที่นี่

ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

• ประกาศ กคส. เรื่องหลักเกณฑ์การเข้าถึงและการขอรับสำเนาข้อมูลส่วนบุคคลฯ พ.ศ. 2569 ข้อ 8 — เมื่อกระทบสิทธิของผู้อื่น ต้องดำเนินการเท่าที่สามารถกระทำได้ โดยลบ ตัดทอน หรือปกปิดเฉพาะส่วนที่กระทบ
• ประกาศ กคส. เรื่องการแจ้งเหตุการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2565 — การเปิดเผยข้อมูลโดยปราศจากอำนาจหรือโดยมิชอบ รวมถึงที่เกิดจากข้อผิดพลาด เข้านิยามการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล
• ประกาศฉบับเดียวกัน — เมื่อมีเหตุอันควรเชื่อว่ามีการละเมิดจริง ให้แจ้งสำนักงานภายใน 72 ชั่วโมง เว้นแต่ไม่มีความเสี่ยง และถ้าเสี่ยงสูงให้แจ้งเจ้าของข้อมูลโดยไม่ชักช้า
• ประกาศ กคส. เรื่องหลักเกณฑ์การพิจารณาออกคำสั่งลงโทษปรับทางปกครอง พ.ศ. 2565 ข้อ 8 — ปัจจัยกำหนดโทษรวมถึงมาตรฐานองค์กรในขณะกระทำผิดและการเยียวยาเมื่อทราบเหตุ
• พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 37 — หน้าที่จัดให้มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม (ควรตรวจสอบข้อมูลล่าสุดก่อนอ้างอิง)

คำถามที่พบบ่อย

ต้องปกปิดชื่อหัวหน้างานที่เขียนประเมินผลด้วยหรือไม่

ต้องพิจารณาเป็นราย ๆ ความเห็นที่หัวหน้างานเขียนประเมินผู้ขอโดยตรง เป็นข้อมูลที่เกี่ยวกับผู้ขอและโดยหลักควรได้รับ ส่วนที่ปกปิดได้คือข้อมูลที่เป็นของบุคคลอื่นซึ่งไม่เกี่ยวกับผู้ขอ เช่น ผลประเมินของพนักงานคนอื่นที่ปรากฏในเอกสารฉบับเดียวกัน ทั้งนี้ควรบันทึกเหตุผลของการตัดสินใจไว้ทุกครั้ง

ทำอย่างไรจึงจะรู้ว่าไฟล์ PDF ปกปิดสำเร็จจริง

วิธีตรวจที่ง่ายที่สุดคือเปิดไฟล์ที่จะส่ง แล้วลองลากคัดลอกข้อความบริเวณที่ปกปิดไปวางในโปรแกรมแก้ไขข้อความ และลองใช้ฟังก์ชันค้นหาคำที่ควรถูกปกปิด ถ้ายังคัดลอกได้หรือค้นเจอ แปลว่ายังไม่สำเร็จ แนวทางที่ปลอดภัยกว่าคือแปลงหน้าที่ปกปิดแล้วเป็นภาพ แล้วประกอบเป็นไฟล์ใหม่

ถ้าปกปิดจนผู้ขออ่านไม่รู้เรื่อง ถือว่าทำถูกหรือไม่

ไม่ถูก ประกาศกำหนดให้ปกปิดเฉพาะส่วนที่กระทบสิทธิของบุคคลอื่น การปกปิดเกินกว่านั้นจนสาระที่เกี่ยวกับผู้ขอหายไปด้วย มีผลใกล้เคียงกับการปฏิเสธคำขอ และต้องอธิบายได้ว่าเหตุใดจึงจำเป็น หากผู้ขอร้องเรียน องค์กรจะต้องแสดงให้เห็นว่าปกปิดส่วนใดด้วยเหตุใดเป็นรายจุด

ต้องแจ้งผู้ขอหรือไม่ว่ามีการปกปิดบางส่วน

ควรแจ้ง เพราะการส่งเอกสารที่มีส่วนถูกปกปิดโดยไม่อธิบาย มักนำไปสู่ข้อสงสัยและการร้องเรียนตามมา แนวปฏิบัติที่อธิบายได้คือแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรว่ามีการปกปิดข้อมูลของบุคคลอื่นตามข้อ 8 ของประกาศ พร้อมระบุลักษณะของข้อมูลที่ปกปิดโดยไม่ต้องเปิดเผยตัวบุคคล

ต้องเก็บไฟล์ที่ส่งไปแล้วไว้หรือไม่

ควรเก็บ เพราะหากมีข้อโต้แย้งภายหลังว่าองค์กรส่งอะไรออกไปบ้าง คำถามแรกคือไฟล์ที่ส่งจริงมีเนื้อหาอย่างไร ซึ่งตอบได้ต่อเมื่อเก็บสำเนาไว้ ทั้งนี้สำเนาที่เก็บไว้เองก็เป็นข้อมูลส่วนบุคคล จึงต้องมีกำหนดระยะเวลาเก็บและวิธีทำลายที่ชัดเจนเช่นกัน

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ