ปฏิเสธคำขอใช้สิทธิ PDPA ได้เมื่อใด 3 เหตุตามกฎใหม่ 2569 และวิธีบันทึกเหตุผลให้ใช้ยันได้

เมื่อยืนยันตัวตนผู้ขอผ่านแล้ว คำถามที่ยากกว่าคือจะให้ข้อมูลหรือไม่ องค์กรจำนวนมากตั้งคำถามนี้ผิดตั้งแต่ต้น เพราะมองว่าการปฏิเสธคำขอใช้สิทธิเป็นทางเลือกแบบให้หรือไม่ให้ ทั้งที่กฎใหม่ปี 2569 วางโครงไว้คนละแบบ คือกำหนดเหตุปฏิเสธไว้จำกัด แล้วเพิ่มหน้าที่ให้ส่งมอบเท่าที่ทำได้เมื่อเหตุปฏิเสธกระทบเพียงบางส่วน บทความนี้อธิบายว่าเหตุทั้งสามคืออะไร ต้องเขียนเหตุผลอย่างไร และทำไมสิ่งที่เขียนลงบันทึกจึงอาจย้อนกลับมาเป็นหลักฐานได้

สามเหตุที่ปฏิเสธได้ตามประกาศปี 2569

ประกาศคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เรื่องหลักเกณฑ์เกี่ยวกับการเข้าถึงและการขอรับสำเนาข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2569 ข้อ 8 วางเหตุปฏิเสธไว้สามกลุ่ม ซึ่งแคบกว่าที่หลายองค์กรเข้าใจ

เหตุ	สาระ	ตัวอย่างที่พบจริง
1 · ตามกฎหมายหรือคำสั่งศาล	มีกฎหมายเฉพาะหรือคำสั่งศาลให้ปฏิเสธหรือห้ามเปิดเผย	ข้อมูลที่อยู่ระหว่างการสอบสวนตามกฎหมายเฉพาะ
2 · กระทบสิทธิและเสรีภาพของผู้อื่น	รวมถึงความลับของทางราชการ ความลับทางการค้า และลิขสิทธิ์	แฟ้มประวัติที่มีคำให้การของเพื่อนร่วมงาน · เอกสารที่มีสูตรหรือข้อมูลเชิงพาณิชย์
3 · ไม่เป็นสาระสำคัญหรือเพิ่มภาระเกินสมควร	คำขอที่ไม่เป็นสาระสำคัญ หรือเพิ่มภาระโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร	ขอซ้ำเรื่องเดิมถี่ ๆ โดยไม่มีข้อมูลเปลี่ยนแปลง

สิ่งที่ไม่อยู่ในสามข้อนี้ จึงไม่ใช่เหตุปฏิเสธ ตัวอย่างที่พบบ่อยและไม่เข้าเหตุใดเลยคือ ผู้ขอกำลังมีข้อพิพาทกับบริษัท ผู้ขอไม่ยอมบอกว่าจะเอาไปทำอะไร หรือฝ่ายบริหารเห็นว่าไม่ควรให้ ข้อสังเกตในเชิงคดีคือ เหตุผลกลุ่มหลังนี้เมื่อถูกเขียนลงในหนังสือแจ้งปฏิเสธ มักกลายเป็นหลักฐานที่อธิบายยากที่สุดในชั้นชี้แจง ภาพรวมทั้งระบบอ่านต่อได้ที่คู่มือกฎใหม่ปี 2569 เรื่องขอเข้าถึงและขอสำเนาข้อมูลส่วนบุคคล

ทำไมการปฏิเสธทั้งฉบับจึงเสี่ยงกว่าการส่งมอบ

ประกาศข้อ 8 ไม่ได้หยุดอยู่ที่การให้เหตุปฏิเสธ แต่กำหนดต่อว่าผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลต้องดำเนินการ เท่าที่สามารถกระทำได้ โดยลบ ตัดทอน หรือปกปิดเฉพาะส่วนที่กระทบสิทธิของบุคคลอื่น หน้าที่ข้อนี้เปลี่ยนคำถามไปทั้งหมด

คำถามที่ถูกต้องจึงไม่ใช่ "ปฏิเสธได้ไหม" แต่คือ "ปกปิดส่วนที่มีปัญหาแล้วส่งส่วนที่เหลือได้หรือไม่" ถ้าคำตอบคือได้ การปฏิเสธทั้งฉบับย่อมเกินกว่าที่จำเป็น และเป็นพฤติการณ์ที่ต้องอธิบายในภายหลังว่าเหตุใดจึงไม่เลือกวิธีที่กระทบสิทธิของผู้ขอน้อยกว่า วิธีปกปิดที่ถูกต้องในทางเทคนิคอธิบายไว้แยกต่างหากในเรื่องอดีตพนักงานขอสำเนาแฟ้มประวัติทั้งหมด ซึ่งเป็นสถานการณ์ที่เจอหน้าที่ปกปิดนี้ชัดที่สุด

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม

คนทั่วไปมักเข้าใจว่า ถ้าเอกสารมีข้อมูลของคนอื่นปนอยู่ หรือมีเรื่องที่บริษัทไม่อยากเปิด ก็ปฏิเสธทั้งฉบับได้เลย เพราะปลอดภัยกว่า

แต่ในทางคดี กฎหมายและผู้พิจารณามักมองว่า เมื่อประกาศกำหนดหน้าที่ให้ปกปิดเฉพาะส่วนแล้วส่งมอบส่วนที่เหลือ การเลือกปฏิเสธทั้งฉบับคือการเลือกวิธีที่กระทบสิทธิผู้ขอมากที่สุดทั้งที่มีทางเลือกอื่น ซึ่งเป็นคนละเรื่องกับความรอบคอบ

จุดเสี่ยงจริงอยู่ตรงนี้ หนังสือแจ้งปฏิเสธที่เขียนกว้างเกินไป เช่น อ้างว่าเป็นความลับทางการค้าโดยไม่ระบุว่าส่วนใด กลายเป็นเอกสารที่ใช้ยันไม่ได้ และเมื่อผู้ขอนำไปร้องเรียน องค์กรจะต้องอธิบายย้อนหลังว่าความลับนั้นคืออะไร ซึ่งยากกว่าการระบุให้ชัดตั้งแต่แรกมาก

ทางเลือกที่ควรทำต่อคือ แยกเอกสารเป็นรายการ แล้วตัดสินทีละรายการว่าให้ได้ ให้ได้บางส่วน หรือให้ไม่ได้ พร้อมระบุเหตุตามข้อ 8 ของแต่ละรายการ วิธีนี้ใช้เวลามากกว่าในตอนต้น แต่เป็นเอกสารชุดเดียวที่ยันได้จริงเมื่อถูกเรียกตรวจ

บันทึกการปฏิเสธที่ผู้ขออาจได้อ่านเอง

ประเด็นนี้สำคัญและมักถูกมองข้าม ประกาศข้อ 8 กำหนดว่าเมื่อปฏิเสธแล้ว ต้องแจ้งเหตุผลและบันทึกการปฏิเสธพร้อมเหตุผลไว้ในรายการตามมาตรา 39 ขณะที่ข้อ 4 วรรคสอง ระบุว่ารายละเอียดตามมาตรา 23 และรายการตามมาตรา 39 เป็นสิ่งที่เจ้าของข้อมูลขอเข้าถึงและขอรับสำเนาได้ด้วย

เมื่ออ่านสองข้อนี้ต่อกัน ผลคือเหตุผลที่องค์กรเขียนไว้ในบันทึกการปฏิเสธ อาจถูกขอดูโดยผู้ขอคนเดิมได้ในภายหลัง สิ่งที่ตามมาในทางปฏิบัติคือ บันทึกภายในที่เขียนด้วยอารมณ์ เช่น ข้อความทำนองว่าพนักงานคนนี้ชอบมีเรื่องจึงไม่ควรให้ จะไม่ใช่เอกสารภายในอีกต่อไป แต่กลายเป็นพยานเอกสารที่แสดงว่าการปฏิเสธไม่ได้ตั้งอยู่บนเหตุตามประกาศ

หลักที่ปลอดภัยที่สุดจึงเป็นหลักง่าย ๆ คือ เขียนบันทึกทุกฉบับเสมือนว่าผู้ขอจะได้อ่าน ระบุข้อเท็จจริง ระบุเหตุตามข้อ 8 ที่ใช้ ระบุว่าพิจารณาทางเลือกปกปิดบางส่วนแล้วหรือไม่ และหลีกเลี่ยงการประเมินตัวบุคคล

ถ้าปฏิเสธผิด ปลายทางจะเป็นอย่างไร

ผู้ขอที่ถูกปฏิเสธมักไม่จบเรื่องเพียงเท่านั้น เส้นทางที่พบบ่อยคือยื่นเรื่องร้องเรียนต่อสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งจะนำไปสู่การเรียกชี้แจง และเอกสารชุดแรกที่ถูกขอดูมักเป็นทะเบียนคำขอกับบันทึกการปฏิเสธ ขั้นตอนตั้งแต่ได้รับหนังสือจนถึงชั้นพิจารณาอธิบายไว้ที่7 วันแรกหลังได้รับหนังสือร้องเรียน

ในเชิงบทลงโทษ การไม่ปฏิบัติตามคำขอใช้สิทธิเข้าถึงและขอรับสำเนาข้อมูลส่วนบุคคลตามมาตรา 30 วรรคสี่ อยู่ในกลุ่มความผิดที่มีโทษปรับทางปกครองไม่เกินหนึ่งล้านบาทตามมาตรา 82 แต่สิ่งที่ควรเข้าใจให้ตรงคือ ประกาศหลักเกณฑ์การพิจารณาออกคำสั่งลงโทษปรับฯ พ.ศ. 2565 วางลำดับไว้ว่ากรณีที่ไม่ร้ายแรงจะเริ่มจากการสั่งแก้ไขหรือตักเตือนก่อน และจะสั่งปรับเมื่อกรณีร้ายแรงหรือคำสั่งก่อนหน้าไม่เป็นผล การรีบแก้ไขและส่งมอบข้อมูลที่ควรส่งตั้งแต่ได้รับหนังสือร้องเรียน จึงมีน้ำหนักในทางปฏิบัติมากกว่าการยืนยันเหตุผลเดิม

อีกความเสี่ยงที่มักถูกลืมคือ เมื่อผู้ขอเป็นพนักงานหรืออดีตพนักงาน เรื่องมักเดินสองสนามพร้อมกัน คือทั้งที่สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลและที่ศาลแรงงาน การปฏิเสธที่ดูสมเหตุสมผลในสนามหนึ่ง อาจกลายเป็นพฤติการณ์ที่ถูกหยิบไปใช้ในอีกสนามหนึ่ง รายละเอียดอยู่ที่ถูกร้องเรียนที่ สคส. พร้อมกับถูกฟ้องที่ศาลแรงงาน และในมุมกฎหมายแรงงานโดยตรง ดูขอบเขตงานได้ที่งานคดีแรงงานของสำนักงาน

ก่อนตัดสินใจปฏิเสธ ควรทำอะไร

1. แยกคำขอออกเป็นรายการ ว่าผู้ขอต้องการเอกสารหรือข้อมูลอะไรบ้าง อย่าตัดสินรวมทั้งฉบับ
2. ตรวจทีละรายการว่าเข้าเหตุใดในสามเหตุ ถ้าไม่เข้าเหตุใดเลย ต้องส่งมอบ
3. ถามต่อว่าปกปิดบางส่วนแล้วส่งได้หรือไม่ ถ้าได้ ให้ทำเช่นนั้นแทนการปฏิเสธ
4. ให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจลงนาม ในบันทึกการตัดสินใจ ไม่ใช่ตัดสินด้วยการสนทนาในกลุ่มแชท
5. เขียนหนังสือแจ้งเหตุผลที่ระบุเจาะจง ว่าปฏิเสธรายการใด ด้วยเหตุใด และส่วนใดที่ส่งมอบให้แล้ว
6. บันทึกลงรายการตามมาตรา 39 ให้ครบ และเก็บไว้ตามระยะเวลาที่กำหนด

กรณีแบบไหนที่ควรปรึกษาทนายก่อนตอบ

• ผู้ขอกำลังมีข้อพิพาทกับองค์กร หรือมีทนายความเข้ามาเกี่ยวข้องแล้ว
• เอกสารที่ขอมีคำให้การหรือข้อร้องเรียนของพนักงานคนอื่นปนอยู่
• องค์กรตั้งใจอ้างความลับทางการค้า แต่ยังระบุไม่ได้ว่าส่วนใดเป็นความลับ
• คำขอเกี่ยวพันกับการลงโทษทางวินัยหรือการเลิกจ้างที่กำลังพิจารณาอยู่
• ผู้ขอเคยยื่นคำขอเรื่องเดิมมาแล้วหลายครั้ง และองค์กรกำลังคิดจะอ้างเหตุเพิ่มภาระเกินสมควร
• องค์กรเคยปฏิเสธคำขอลักษณะเดียวกันด้วยเหตุผลที่ต่างกัน ซึ่งจะกลายเป็นความไม่สม่ำเสมอ

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม ช่วยอะไรได้บ้าง

ทีมที่ปรึกษากฎหมาย PDPA ของเราช่วยองค์กรตรวจคำขอที่ตัดสินใจยาก แยกรายการเอกสาร ประเมินว่าส่วนใดเข้าเหตุปฏิเสธจริงและส่วนใดต้องส่งมอบ พร้อมร่างหนังสือแจ้งเหตุผลและบันทึกการตัดสินใจให้อยู่ในรูปที่ใช้ยันได้ในชั้นชี้แจง หากต้องการวางระบบทั้งชุดก่อนวันบังคับใช้ ดูขอบเขตงานที่บริการตรวจสุขภาพ PDPA

สิ่งที่เรามักชี้ให้เห็นก่อนเสมอคือจุดเสี่ยงที่ทีมภายในมองข้าม เช่น ถ้อยคำในบันทึกภายในที่อาจถูกขอดูได้ในภายหลัง และเราจะประเมินความคุ้มค่าให้ก่อนว่ากรณีนี้ควรยืนยันการปฏิเสธ หรือควรส่งมอบโดยปกปิดบางส่วนเพื่อปิดความเสี่ยง

สรุป

การปฏิเสธคำขอใช้สิทธิตามกฎใหม่ปี 2569 ทำได้เฉพาะสามเหตุตามข้อ 8 และในหลายกรณีสิ่งที่กฎหมายต้องการไม่ใช่การตัดสินว่าให้หรือไม่ให้ แต่คือการปกปิดเฉพาะส่วนที่กระทบผู้อื่นแล้วส่งมอบส่วนที่เหลือ เมื่อปฏิเสธต้องแจ้งเหตุผลและบันทึกไว้ในรายการตามมาตรา 39 ซึ่งเป็นรายการที่เจ้าของข้อมูลขอดูได้ ถ้อยคำที่เขียนวันนี้จึงอาจถูกอ่านโดยอีกฝ่ายในวันหน้า ตัวบทและเงื่อนไขทั้งหมดควรตรวจกับตัวประกาศฉบับเต็มในราชกิจจานุเบกษา และแนวปฏิบัติของสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ก่อนนำไปใช้

หากคุณกำลังถือคำขอที่ตัดสินใจไม่ได้ว่าจะตอบอย่างไร ปรึกษาทีมทนายของสำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม โทร 081-327-8551 | LINE @995iqtpa หรือนัดหมายปรึกษาที่นี่

ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

• ประกาศ กคส. เรื่องหลักเกณฑ์การเข้าถึงและการขอรับสำเนาข้อมูลส่วนบุคคลฯ พ.ศ. 2569 ข้อ 8 — เหตุปฏิเสธ 3 กลุ่ม · หน้าที่ลบ ตัดทอน หรือปกปิดเฉพาะส่วนแทนการปฏิเสธทั้งฉบับ · ต้องแจ้งเหตุผลและบันทึกไว้ในรายการตามมาตรา 39
• ประกาศฉบับเดียวกัน ข้อ 4 วรรคสอง — รายละเอียดตามมาตรา 23 และรายการตามมาตรา 39 เป็นสิ่งที่เจ้าของข้อมูลขอเข้าถึงและขอรับสำเนาได้
• พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 82 — ไม่ปฏิบัติตามมาตรา 30 วรรคสี่ มีโทษปรับทางปกครองไม่เกินหนึ่งล้านบาท (ควรตรวจสอบข้อมูลล่าสุดก่อนอ้างอิง)
• ประกาศ กคส. เรื่องหลักเกณฑ์การพิจารณาออกคำสั่งลงโทษปรับทางปกครอง พ.ศ. 2565 ข้อ 9 — กรณีไม่ร้ายแรงเริ่มจากสั่งแก้ไขหรือตักเตือน จะสั่งปรับเมื่อร้ายแรงหรือคำสั่งไม่เป็นผล
• ประกาศฉบับเดียวกัน ข้อ 8 — ปัจจัยกำหนดโทษรวมถึงการเยียวยาเมื่อทราบเหตุและมาตรฐานองค์กรในขณะกระทำผิด

คำถามที่พบบ่อย

ผู้ขอไม่ยอมบอกว่าจะเอาข้อมูลไปทำอะไร ปฏิเสธได้หรือไม่

โดยหลักไม่ได้ เพราะการไม่แจ้งวัตถุประสงค์ไม่อยู่ในเหตุปฏิเสธสามข้อตามประกาศข้อ 8 สิทธิเข้าถึงและขอรับสำเนาข้อมูลของตนเองไม่ได้ผูกกับการต้องอธิบายเหตุผลต่อผู้ควบคุมข้อมูล การตั้งเงื่อนไขให้ต้องแจ้งวัตถุประสงค์ก่อนจึงจะพิจารณา อาจถูกมองว่าเป็นการสร้างอุปสรรคต่อการใช้สิทธิ

ในแฟ้มมีคำร้องเรียนของเพื่อนร่วมงาน ต้องปฏิเสธทั้งแฟ้มหรือไม่

ไม่ควรปฏิเสธทั้งแฟ้ม ประกาศข้อ 8 กำหนดให้ดำเนินการเท่าที่สามารถกระทำได้ โดยลบ ตัดทอน หรือปกปิดเฉพาะส่วนที่กระทบสิทธิของบุคคลอื่น แนวปฏิบัติที่อธิบายได้คือปกปิดชื่อและรายละเอียดที่ระบุตัวผู้ร้องเรียน แล้วส่งมอบส่วนที่เหลือ พร้อมบันทึกไว้ว่าปกปิดส่วนใดและเพราะเหตุใด

อ้างความลับทางการค้าได้กว้างแค่ไหน

ต้องระบุให้เจาะจงว่าส่วนใดเป็นความลับทางการค้าและกระทบอย่างไร การอ้างแบบครอบคลุมทั้งเอกสารโดยไม่ระบุส่วนที่แน่ชัด มักใช้ยันไม่ได้เมื่อถูกเรียกชี้แจง เพราะผู้พิจารณาจะถามกลับว่าเหตุใดจึงไม่เลือกวิธีปกปิดเฉพาะส่วน ซึ่งกระทบสิทธิของผู้ขอน้อยกว่า

ปฏิเสธไปแล้วเปลี่ยนใจภายหลังได้หรือไม่

ได้ และในหลายกรณีการทบทวนแล้วส่งมอบข้อมูลที่ควรส่งเป็นทางเลือกที่ความเสี่ยงต่ำกว่า โดยเฉพาะเมื่อได้รับหนังสือร้องเรียนแล้ว เพราะประกาศหลักเกณฑ์การพิจารณาออกคำสั่งลงโทษปรับฯ พ.ศ. 2565 ระบุการเยียวยาเมื่อทราบเหตุไว้เป็นหนึ่งในปัจจัยกำหนดโทษ ทั้งนี้ควรบันทึกเหตุผลของการทบทวนไว้ด้วย

ต้องแจ้งการปฏิเสธเป็นลายลักษณ์อักษรหรือไม่

ควรทำเป็นลายลักษณ์อักษรเสมอ เพราะประกาศกำหนดให้แจ้งเหตุผลและบันทึกการปฏิเสธพร้อมเหตุผลไว้ในรายการตามมาตรา 39 การแจ้งด้วยวาจาทำให้พิสูจน์ไม่ได้ว่าแจ้งเมื่อใดและด้วยเหตุผลใด ซึ่งเป็นสองคำถามแรกที่จะถูกถามหากมีการร้องเรียน

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ