ค่าธรรมเนียมขอสำเนาข้อมูลส่วนบุคคล เก็บได้เท่าไร และคำขอซ้ำ ๆ ปฏิเสธได้ไหม — กฎใหม่ 2569

คำถามที่ผู้บริหารถามทันทีเมื่อเห็นคำขอสำเนาแฟ้มประวัติหนาสามร้อยหน้าคือ เก็บเงินได้ไหม และถ้าคนเดิมขอซ้ำทุกเดือนจะปฏิเสธได้หรือไม่ ทั้งสองคำถามมีคำตอบอยู่ในประกาศฉบับใหม่ปี 2569 แต่คำตอบไม่ตรงกับที่หลายคนคาด เพราะค่าธรรมเนียมขอสำเนาข้อมูลส่วนบุคคลถูกกำหนดเพดานไว้ต่ำมาก และบางช่องทางห้ามเก็บเลย บทความนี้วางตัวเลขทั้งบัญชีให้ครบ พร้อมอธิบายว่าเมื่อใดที่การเรียกเก็บเงินหรือการปฏิเสธจะย้อนกลับมาทำร้ายองค์กรเอง

เพดานค่าธรรมเนียมตามบัญชีท้ายประกาศ 2569

ประกาศคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เรื่องหลักเกณฑ์เกี่ยวกับการเข้าถึงและการขอรับสำเนาข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2569 มีบัญชีอัตราค่าธรรมเนียมแนบท้าย ซึ่งกำหนดเป็นเพดานสูงสุด องค์กรจะเก็บต่ำกว่านี้หรือไม่เก็บเลยก็ได้ แต่เก็บเกินไม่ได้

รายการ	ขนาด	อัตราสูงสุด
สำเนาถ่ายเอกสาร	A4	ไม่เกิน 1 บาท ต่อหน้า
	F14	ไม่เกิน 1.50 บาท ต่อหน้า
	B4	ไม่เกิน 2 บาท ต่อหน้า
	A3	ไม่เกิน 3 บาท ต่อหน้า
สำเนาพิมพ์เขียว	A2	ไม่เกิน 8 บาท ต่อหน้า
	A1	ไม่เกิน 15 บาท ต่อหน้า
	A0	ไม่เกิน 30 บาท ต่อหน้า
สำเนาจากเครื่องพิมพ์คอมพิวเตอร์	A4 ขาว-ดำ	ไม่เกิน 3 บาท ต่อหน้า
คำรับรองความถูกต้อง	—	ไม่เกิน 5 บาท ต่อคำรับรอง

ข้อ 11 ของประกาศยังกำหนดเพิ่มว่า กรณีดำเนินการทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่ต้องจัดทำสื่อบันทึกข้อมูลเป็นการเฉพาะและไม่มีค่าใช้จ่ายในการจัดส่ง ห้ามเรียกเก็บค่าธรรมเนียม ซึ่งครอบคลุมกรณีที่พบมากที่สุดในทางปฏิบัติ คือการส่งไฟล์ทางอีเมลหรือระบบภายในองค์กร

ภาพรวมของกรอบเวลาและสิ่งที่ต้องปรับทั้งระบบก่อนวันบังคับใช้ อ่านต่อได้ที่คู่มือกฎใหม่ปี 2569 เรื่องขอเข้าถึงและขอสำเนาข้อมูลส่วนบุคคล และหากต้องการอ่านประกาศแบบไล่รายข้อ ดูที่สรุปประกาศฉบับใหม่ 2569 ทุกข้อที่องค์กรต้องปรับ

คิดเงินได้จริง แต่คุ้มหรือไม่

ลองคำนวณจากกรณีสมมติที่พบบ่อย คือ อดีตพนักงานขอสำเนาแฟ้มประวัติทั้งหมด 300 หน้า ถ้าถ่ายเอกสาร A4 ที่เพดาน 1 บาทต่อหน้า จะเก็บได้ 300 บาท ขณะที่ต้นทุนจริงขององค์กรคือเวลาของ HR ในการค้นข้าม 5 ระบบ เวลาของฝ่ายกฎหมายในการปกปิดข้อมูลบุคคลที่สาม และเวลาของผู้มีอำนาจในการอนุมัติ ซึ่งรวมกันแล้วสูงกว่า 300 บาทหลายเท่า

ข้อสรุปในเชิงปฏิบัติจึงชัดว่า บัญชีค่าธรรมเนียมนี้ไม่ใช่เครื่องมือชดเชยต้นทุน และการเลือกเก็บเงินไม่ได้ช่วยให้องค์กรได้อะไรกลับมาอย่างมีนัยสำคัญ สิ่งที่ได้กลับมาแทนคือความเสี่ยงอีกด้านหนึ่ง

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม

คนทั่วไปมักเข้าใจว่า การเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเป็นสิทธิขององค์กร และการคิดเงินจะช่วยกรองคำขอที่ไม่จริงจังออกไปได้

แต่ในทางคดี กฎหมายและผู้พิจารณามักมองว่า พฤติการณ์ต้องอ่านทั้งบริบท การเรียกเก็บเงินจากอดีตพนักงานที่กำลังฟ้องคดีอยู่ ทั้งที่ส่งไฟล์ทางอีเมลได้โดยไม่มีต้นทุน เป็นข้อเท็จจริงที่อธิบายได้ยาก และมักถูกหยิบไปประกอบเรื่องอื่นในสำนวน

จุดเสี่ยงจริงอยู่ตรงนี้ เงิน 300 บาทไม่ได้เปลี่ยนฐานะทางการเงินขององค์กร แต่เปลี่ยนภาพของพฤติการณ์ได้ทั้งเรื่อง โดยเฉพาะเมื่อเรื่องเดินสองสนามพร้อมกันทั้งที่หน่วยงานกำกับและที่ศาลแรงงาน

ทางเลือกที่ควรทำต่อคือ ตั้งนโยบายเดียวไปเลยว่าส่งมอบทางอิเล็กทรอนิกส์โดยไม่เก็บค่าธรรมเนียมเป็นค่าตั้งต้น และสงวนการเรียกเก็บไว้เฉพาะกรณีที่ผู้ขอยืนยันขอเป็นกระดาษจำนวนมากจริง ๆ พร้อมแจ้งอัตราให้ทราบล่วงหน้าเป็นลายลักษณ์อักษร

คำขอแบบไหนที่ถือว่าเพิ่มภาระเกินสมควร

ประกาศข้อ 8 ให้ปฏิเสธได้เมื่อคำขอไม่เป็นสาระสำคัญหรือเพิ่มภาระโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร ถ้อยคำนี้ต้องอ่านทั้งสองท่อนพร้อมกัน เพราะสิ่งที่ต้องพิสูจน์ไม่ใช่เพียงว่าภาระหนัก แต่ต้องพิสูจน์ด้วยว่าภาระนั้นเกิดขึ้นโดยไม่มีเหตุผลอันสมควรรองรับ

• มักมีเหตุผลรองรับ — ขอซ้ำเพราะข้อมูลเปลี่ยนแปลงไปแล้ว · ขอซ้ำเพราะครั้งก่อนได้รับไม่ครบ · ขอระหว่างมีข้อพิพาทเพื่อใช้เตรียมคดี · ขอเพิ่มเพราะพบว่ามีระบบที่ยังไม่ได้ค้น
• มักถือว่าเพิ่มภาระเกินสมควร — ขอเรื่องเดิมซ้ำถี่มากทั้งที่ไม่มีข้อมูลเปลี่ยน · ขอในลักษณะที่มุ่งให้องค์กรทำงานมากกว่าจะใช้ข้อมูล · ขอทุกอย่างโดยไม่ระบุขอบเขต ทั้งที่ได้รับแจ้งแล้วว่าระบุได้

ข้อควรระวังที่สุดคือกรณีผู้ขอกำลังมีข้อพิพาทกับองค์กร การขอซ้ำในสถานการณ์นั้นมักมีเหตุผลรองรับตามธรรมชาติ และการปฏิเสธด้วยเหตุเพิ่มภาระเกินสมควรจะถูกอ่านว่าเป็นการปิดกั้นการเข้าถึงพยานหลักฐาน ซึ่งเป็นพฤติการณ์คนละน้ำหนักกับการปฏิเสธคำขอทั่วไป รายละเอียดของเหตุปฏิเสธทั้งสามข้ออ่านต่อได้ที่ปฏิเสธคำขอใช้สิทธิได้เมื่อใด และการวางแผนเมื่อเรื่องเดินสองสนามอยู่ที่ถูกร้องเรียนที่ สคส. พร้อมกับถูกฟ้องที่ศาลแรงงาน

ถ้าเรียกเก็บผิดหรือปฏิเสธผิด ปลายทางจะเป็นอย่างไร

การเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเกินเพดาน หรือเรียกเก็บในกรณีที่ประกาศห้ามเก็บ มีผลเท่ากับการตั้งเงื่อนไขที่กฎหมายไม่ให้ตั้ง และเมื่อผู้ขอไม่ชำระแล้วองค์กรไม่ส่งมอบข้อมูล ผลที่ตามมาคือถือได้ว่าไม่ปฏิบัติตามคำขอ ซึ่งการไม่ปฏิบัติตามมาตรา 30 วรรคสี่ อยู่ในกลุ่มความผิดที่มีโทษปรับทางปกครองไม่เกินหนึ่งล้านบาทตามมาตรา 82

ในทางปฏิบัติ เรื่องมักไม่เดินไปถึงค่าปรับทันที เพราะประกาศหลักเกณฑ์การพิจารณาออกคำสั่งลงโทษปรับฯ พ.ศ. 2565 วางลำดับไว้ว่ากรณีไม่ร้ายแรงจะเริ่มจากการสั่งแก้ไขหรือตักเตือนก่อน แต่สิ่งที่เกิดขึ้นแน่นอนคือองค์กรต้องเข้าสู่ชั้นชี้แจง ต้องส่งเอกสาร และต้องใช้เวลาของทีมงานไปกับเรื่องที่เริ่มต้นจากการเรียกเก็บเงินหลักร้อยบาท ขั้นตอนตั้งแต่ได้รับหนังสือดูได้ที่7 วันแรกหลังได้รับหนังสือร้องเรียน

ถ้าเป็นฝ่ายนายจ้างและ HR ต้องเช็กอะไรบ้าง

• มีนโยบายค่าธรรมเนียมเป็นลายลักษณ์อักษร ที่ระบุว่าช่องทางใดไม่เก็บ และช่องทางใดเก็บเท่าไร
• ตรวจว่าอัตราที่ใช้อยู่ไม่เกินเพดานตามบัญชีท้ายประกาศทุกรายการ
• ตั้งค่าตั้งต้นเป็นส่งมอบทางอิเล็กทรอนิกส์โดยไม่เก็บค่าธรรมเนียม เพราะเป็นกรณีที่ประกาศห้ามเก็บอยู่แล้ว
• แจ้งอัตราล่วงหน้าเป็นลายลักษณ์อักษร ก่อนเริ่มดำเนินการ ไม่ใช่แจ้งตอนส่งมอบ
• ห้ามใช้ค่าธรรมเนียมเป็นเงื่อนไขในการเริ่มนับเวลา เพราะกรอบเวลาเริ่มนับจากวันที่ได้รับคำขอ
• บันทึกไว้ทุกครั้งว่าเสนอทางเลือกอิเล็กทรอนิกส์แล้วหรือไม่ ก่อนที่ผู้ขอจะยืนยันขอเป็นกระดาษ
• เมื่อจะอ้างเหตุเพิ่มภาระเกินสมควร ต้องมีบันทึกประวัติคำขอเดิมว่าขอเมื่อใด ได้รับอะไรไปแล้ว
• ทบทวนว่าเหตุผลที่ใช้ปฏิเสธเหมือนกันทุกคำขอหรือไม่ เพราะความไม่สม่ำเสมอคือจุดที่อธิบายยากที่สุด

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม ช่วยอะไรได้บ้าง

ทีมที่ปรึกษากฎหมาย PDPA ของเราช่วยองค์กรตั้งนโยบายค่าธรรมเนียมให้อยู่ในกรอบประกาศ ประเมินว่าคำขอที่ดูซ้ำซ้อนเข้าเหตุปฏิเสธจริงหรือไม่ และร่างหนังสือแจ้งอัตราและแจ้งเหตุผลให้อยู่ในรูปที่ใช้ยันได้ หากต้องการตรวจความพร้อมทั้งกระบวนการก่อนวันบังคับใช้ ดูขอบเขตงานที่บริการตรวจสุขภาพ PDPA และสำหรับกรณีที่คำขอมาจากพนักงานหรืออดีตพนักงาน ดูที่งานคุ้มครองข้อมูลพนักงานสำหรับ HR

สิ่งที่เราให้ความสำคัญคือการประเมินความคุ้มค่าให้ก่อนตัดสินใจ เพราะหลายครั้งทางเลือกที่ดูแข็งกร้าวกว่ากลับสร้างความเสี่ยงที่แพงกว่าเงินที่จะได้มาก และการมองเห็นจุดนั้นก่อนตัดสินใจคือสิ่งที่ทำให้ผลลัพธ์ต่างกัน

สรุป

ค่าธรรมเนียมขอสำเนาข้อมูลส่วนบุคคลตามกฎใหม่ปี 2569 มีเพดานชัดเจนตามบัญชีท้ายประกาศ และการส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่ต้องจัดทำสื่อบันทึกเฉพาะและไม่มีค่าขนส่ง ห้ามเรียกเก็บ ส่วนคำขอที่ซ้ำหรือฟุ่มเฟือยปฏิเสธได้เมื่อไม่เป็นสาระสำคัญหรือเพิ่มภาระโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร ซึ่งต้องพิสูจน์ทั้งสองท่อน ไม่ใช่เพียงบอกว่างานหนัก ตัวเลขทุกรายการควรตรวจกับบัญชีท้ายประกาศฉบับเต็มในราชกิจจานุเบกษา และแนวปฏิบัติของสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ก่อนนำไปใช้

หากองค์กรของคุณกำลังชั่งใจว่าจะเก็บค่าธรรมเนียมหรือจะปฏิเสธคำขอที่ขอซ้ำ ปรึกษาทีมทนายของสำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม โทร 081-327-8551 | LINE @995iqtpa หรือนัดหมายปรึกษาที่นี่

ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

• ประกาศ กคส. เรื่องหลักเกณฑ์การเข้าถึงและการขอรับสำเนาข้อมูลส่วนบุคคลฯ พ.ศ. 2569 ข้อ 11 — ดำเนินการทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่ต้องจัดทำสื่อบันทึกเฉพาะและไม่มีค่าจัดส่ง ห้ามเรียกเก็บค่าธรรมเนียม
• บัญชีอัตราค่าธรรมเนียมท้ายประกาศฉบับเดียวกัน — สำเนาถ่ายเอกสาร A4 ไม่เกิน 1 บาท/หน้า · F14 ไม่เกิน 1.50 · B4 ไม่เกิน 2 · A3 ไม่เกิน 3 · พิมพ์เขียว A2 ไม่เกิน 8 · A1 ไม่เกิน 15 · A0 ไม่เกิน 30 · สำเนาจากเครื่องพิมพ์คอมพิวเตอร์ A4 ขาว-ดำ ไม่เกิน 3 บาท/หน้า · คำรับรองความถูกต้องไม่เกิน 5 บาท/คำรับรอง
• ประกาศฉบับเดียวกัน ข้อ 8 — ปฏิเสธได้เมื่อคำขอไม่เป็นสาระสำคัญหรือเพิ่มภาระโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร
• พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 82 — ไม่ปฏิบัติตามมาตรา 30 วรรคสี่ มีโทษปรับทางปกครองไม่เกินหนึ่งล้านบาท (ควรตรวจสอบข้อมูลล่าสุดก่อนอ้างอิง)
• ประกาศ กคส. เรื่องหลักเกณฑ์การพิจารณาออกคำสั่งลงโทษปรับทางปกครอง พ.ศ. 2565 ข้อ 9 — กรณีไม่ร้ายแรงเริ่มจากสั่งแก้ไขหรือตักเตือนก่อน

คำถามที่พบบ่อย

ส่งไฟล์ทางอีเมล เก็บค่าธรรมเนียมได้หรือไม่

โดยหลักไม่ได้ ประกาศข้อ 11 ระบุว่าการดำเนินการทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่ต้องจัดทำสื่อบันทึกข้อมูลเป็นการเฉพาะและไม่มีค่าใช้จ่ายในการจัดส่ง ห้ามเรียกเก็บค่าธรรมเนียม การส่งไฟล์ทางอีเมลตามปกติจึงเข้ากรณีนี้ ต่างจากกรณีที่ผู้ขอต้องการให้บันทึกลงสื่อเฉพาะแล้วจัดส่งทางไปรษณีย์

เก็บได้สูงสุดเท่าไรถ้าผู้ขอยืนยันขอเป็นกระดาษ

ตามบัญชีท้ายประกาศ สำเนาถ่ายเอกสารขนาด A4 เก็บได้ไม่เกิน 1 บาทต่อหน้า และสำเนาที่พิมพ์จากเครื่องพิมพ์คอมพิวเตอร์ขนาด A4 ขาว-ดำ ไม่เกิน 3 บาทต่อหน้า หากต้องการคำรับรองความถูกต้อง เก็บเพิ่มได้ไม่เกิน 5 บาทต่อคำรับรอง อัตราทั้งหมดเป็นเพดานสูงสุด องค์กรจะเก็บน้อยกว่าหรือไม่เก็บก็ได้

พนักงานคนเดิมขอทุกเดือน ปฏิเสธได้ไหม

ต้องดูเหตุผลประกอบ ประกาศให้ปฏิเสธได้เมื่อคำขอไม่เป็นสาระสำคัญหรือเพิ่มภาระโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร การขอซ้ำโดยที่ข้อมูลเปลี่ยนแปลงไปแล้ว หรือขอระหว่างมีข้อพิพาทเพื่อใช้เตรียมคดี มักถือว่ามีเหตุผลรองรับ องค์กรที่จะอ้างเหตุนี้ควรมีบันทึกประวัติคำขอเดิมว่าให้อะไรไปแล้วบ้าง มิฉะนั้นจะอธิบายในชั้นชี้แจงได้ยาก

ไม่จ่ายค่าธรรมเนียม ไม่ต้องส่งข้อมูลใช่หรือไม่

ต้องแยกให้ชัดก่อนว่ากรณีนั้นเรียกเก็บได้หรือไม่ ถ้าเป็นกรณีที่ประกาศห้ามเก็บ การไม่ส่งมอบเพราะผู้ขอไม่ชำระย่อมไม่มีฐานรองรับ และอาจถือว่าไม่ปฏิบัติตามคำขอ ส่วนกรณีที่เก็บได้โดยชอบ องค์กรควรแจ้งอัตราเป็นลายลักษณ์อักษรล่วงหน้าและบันทึกไว้ว่าแจ้งเมื่อใด

กรอบเวลาเริ่มนับใหม่เมื่อผู้ขอชำระค่าธรรมเนียมหรือไม่

ประกาศไม่ได้กำหนดให้การชำระค่าธรรมเนียมเป็นจุดเริ่มนับเวลา จุดเริ่มนับคือวันที่ได้รับคำขอ และมีกรณีเดียวที่ประกาศระบุให้ถือว่าได้รับคำขอใหม่ คือเมื่อผู้ขอส่งเอกสารแก้ไขหรือเพิ่มเติมครบถ้วนตามที่แจ้ง องค์กรจึงไม่ควรใช้การชำระเงินเป็นเงื่อนไขหยุดนาฬิกา

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ