081-327-8551 จ.–ศ. 09:00–18:00 น. info@yodthiptham.com
โลโก้ยอดทิพย์ธรรม ยอดทิพย์ธรรม Yod Thip Tham Law

ต้องแจ้งเจ้าของข้อมูลเมื่อใด และเขียนคำแจ้งอย่างไรไม่ให้กลายเป็นหลักฐานมัดตัว

ทนายความและผู้บริหารตรวจร่างหนังสือแจ้งเหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลก่อนส่งให้เจ้าของข้อมูล

สรุปประเด็นสำคัญ

องค์กรต้องแจ้งเจ้าของข้อมูลเฉพาะกรณีที่การละเมิดมีความเสี่ยงสูงต่อสิทธิและเสรีภาพของบุคคล ซึ่งเป็นระดับที่สูงกว่าเกณฑ์การแจ้งสำนักงานฯ และเมื่อเข้าเกณฑ์ ต้องแจ้งโดยไม่ชักช้าพร้อมแนวทางเยียวยา โดยประกาศ กคส. ปี 2565 กำหนดรายละเอียดที่ต้องมีไว้ 4 ข้อ คือลักษณะของการละเมิดโดยสังเขป ช่องทางติดต่อผู้รับผิดชอบ ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น และแนวทางเยียวยาพร้อมข้อแนะนำที่เจ้าของข้อมูลทำได้เอง

จุดที่ต้องระวังที่สุดคือ หนังสือฉบับนี้จะถูกอ่านโดยทนายของอีกฝ่ายเสมอ — ถ้อยคำที่เขียนเพื่อแสดงความรับผิดชอบ เช่น การสรุปว่าเหตุเกิดจากความบกพร่องของบริษัท มักถูกนำไปใช้เป็นคำรับในคดีแพ่งและในชั้นชี้แจง ทางที่ปลอดภัยคือบอกข้อเท็จจริงให้ครบและช่วยเหลือให้เต็มที่ โดยไม่สรุปข้อกฎหมายแทนผู้พิจารณา

เมื่อองค์กรประเมินแล้วว่าเหตุที่เกิดขึ้นถึงระดับต้องแจ้งเจ้าของข้อมูล คำถามที่ตามมาไม่ใช่ว่าจะแจ้งหรือไม่แจ้ง แต่คือจะเขียนอย่างไร เพราะหนังสือฉบับนี้ต่างจากเอกสารภายในตรงที่ออกไปแล้วดึงกลับไม่ได้ และจะกลายเป็นเอกสารตั้งต้นที่ทุกฝ่ายใช้อ้างอิงต่อไป ทั้งผู้เสียหาย ทนายของผู้เสียหาย และผู้พิจารณาในชั้นชี้แจง

เมื่อไรที่ต้องแจ้งเจ้าของข้อมูล

มาตรา 37 (4) แยกสองหน้าที่ออกจากกันชัดเจน หน้าที่แรกคือแจ้งสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลภายใน 72 ชั่วโมงนับแต่ทราบเหตุ ซึ่งใช้เกณฑ์ว่ามีความเสี่ยงต่อสิทธิและเสรีภาพหรือไม่ ส่วนหน้าที่ที่สองคือแจ้งเจ้าของข้อมูล ซึ่งใช้เกณฑ์ที่สูงกว่า คือต้องเป็นกรณีที่มีความเสี่ยงสูงต่อสิทธิและเสรีภาพของบุคคล และต้องแจ้งพร้อมแนวทางเยียวยาโดยไม่ชักช้า

ข้อสังเกตสำคัญคือกฎหมายไม่ได้ผูกการแจ้งเจ้าของข้อมูลไว้กับกรอบ 72 ชั่วโมง แต่ใช้คำว่าโดยไม่ชักช้า ซึ่งในทางปฏิบัติแปลว่าเร็วที่สุดเท่าที่มีข้อมูลพอจะแจ้งได้อย่างมีความหมาย ไม่ใช่รอจนสอบสวนเสร็จทั้งหมด และก็ไม่ใช่รีบส่งออกไปตั้งแต่ยังไม่รู้ว่าเกิดอะไรขึ้น

ประเด็นแจ้งสำนักงานฯแจ้งเจ้าของข้อมูล
เกณฑ์ที่ใช้มีความเสี่ยงต่อสิทธิและเสรีภาพความเสี่ยงสูงต่อสิทธิและเสรีภาพ
กรอบเวลาภายใน 72 ชั่วโมงนับแต่ทราบเหตุโดยไม่ชักช้า
ต้องมีอะไรในคำแจ้งลักษณะการละเมิด ช่องทางติดต่อผู้รับผิดชอบ ผลกระทบ และมาตรการป้องกันหรือเยียวยา4 รายการตามประกาศ รวมถึงข้อแนะนำที่เจ้าของข้อมูลทำได้เอง
ผู้อ่านคือใครเจ้าหน้าที่และคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญผู้เสียหาย ซึ่งอาจกลายเป็นโจทก์ และทนายของเขา

สี่รายการที่หนังสือแจ้งต้องมี

ประกาศ กคส. เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการในการแจ้งเหตุการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2565 กำหนดรายละเอียดที่ต้องแจ้งแก่เจ้าของข้อมูลไว้ดังนี้

  1. ข้อมูลโดยสังเขปเกี่ยวกับลักษณะของการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล
  2. ช่องทางติดต่อเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หรือบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ประสานงาน
  3. ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น
  4. แนวทางเยียวยาความเสียหาย มาตรการที่จะป้องกัน ระงับ แก้ไขเหตุละเมิด รวมถึงข้อแนะนำเกี่ยวกับมาตรการที่เจ้าของข้อมูลอาจดำเนินการได้เองเพื่อป้องกัน ระงับ แก้ไข หรือเยียวยาความเสียหาย

ข้อ 4 ส่วนท้ายเป็นข้อที่องค์กรมักทำไม่ครบ เพราะมัวแต่บอกว่าบริษัททำอะไรไปแล้ว โดยลืมบอกว่าผู้อ่านควรทำอะไรเพื่อป้องกันตัวเอง ซึ่งเป็นสิ่งที่ประกาศกำหนดไว้ตรง ๆ และเป็นส่วนที่ผู้เสียหายให้ค่ามากที่สุด

คนส่วนใหญ่มักเขียนผิดตรงไหน

ผิดที่ 1 · สรุปข้อกฎหมายแทนผู้พิจารณา เช่น เขียนว่าเหตุการณ์นี้เกิดจากความบกพร่องของระบบรักษาความปลอดภัยของบริษัท ซึ่งฟังดูรับผิดชอบ แต่เป็นการสรุปประเด็นที่ยังไม่ได้พิสูจน์ และเป็นถ้อยคำที่ทนายอีกฝ่ายหยิบไปใช้ได้ทันที · ทางที่ปลอดภัยกว่า คือบอกข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นโดยไม่ต้องตัดสินว่าใครผิด

ผิดที่ 2 · ให้ตัวเลขที่ยังไม่ยืนยัน เช่น ระบุจำนวนผู้ได้รับผลกระทบทั้งที่ยังนับไม่จบ ถ้าตัวเลขเปลี่ยนภายหลังจะกลายเป็นประเด็นความน่าเชื่อถือ · ทางที่ปลอดภัยกว่า คือระบุเท่าที่ทราบและบอกว่าอยู่ระหว่างตรวจสอบ พร้อมแจ้งว่าจะอัปเดตเมื่อใด

ผิดที่ 3 · เขียนคลุมเครือจนไม่มีประโยชน์ เช่น แจ้งเพียงว่ามีเหตุการณ์ด้านความปลอดภัยเกิดขึ้น โดยไม่บอกว่าข้อมูลประเภทใดเกี่ยวข้อง · ผลเสีย คือผู้อ่านป้องกันตัวเองไม่ได้ และองค์กรอาจถูกมองว่าไม่ได้แจ้งอย่างมีความหมาย

ผิดที่ 4 · ไม่มีช่องทางติดต่อกลับที่ใช้ได้จริง เช่น ให้เบอร์คอลเซ็นเตอร์กลางที่พนักงานไม่รู้เรื่อง · ผลเสีย คือผู้เสียหายที่โทรไปแล้วไม่ได้คำตอบมักไปร้องเรียนต่อ

ผิดที่ 5 · ให้คำมั่นเกินกว่าที่ทำได้ เช่น รับรองว่าข้อมูลจะไม่ถูกนำไปใช้ในทางเสียหาย ซึ่งองค์กรควบคุมไม่ได้ · ผลเสีย คือถ้าเกิดความเสียหายขึ้นจริง คำมั่นนั้นกลายเป็นภาระเพิ่ม

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม

คนทั่วไปมักเข้าใจว่า… หนังสือแจ้งเหตุควรเขียนให้ดูรับผิดชอบที่สุด ขอโทษให้มากที่สุด เพื่อรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าหรือพนักงาน

แต่ในทางคดี กฎหมายและศาลมักมองว่า… หนังสือฉบับนี้เป็นเอกสารที่องค์กรทำขึ้นเองและมีวันที่กำกับ จึงมีน้ำหนักในฐานะคำแถลงของฝ่ายองค์กร ถ้อยคำที่ยอมรับข้อเท็จจริงหรือข้อกฎหมายไว้ จะถูกใช้ประกอบทั้งในการเรียกค่าสินไหมทางแพ่งและในชั้นชี้แจง

จุดเสี่ยงจริงอยู่ตรงนี้… ความตั้งใจดีกับความเสี่ยงทางกฎหมายมักสวนทางกันในเอกสารฉบับเดียวกัน องค์กรจึงต้องแยกให้ออกระหว่างการแสดงความเสียใจต่อเหตุการณ์ ซึ่งทำได้และควรทำ กับการสรุปว่าใครผิดเพราะอะไร ซึ่งยังไม่ถึงเวลา

ทางเลือกที่ควรทำต่อคือ… ให้ทนายอ่านร่างหนังสือก่อนส่งทุกครั้ง โดยดูสามอย่าง คือมีครบสี่รายการตามประกาศหรือไม่ มีถ้อยคำที่เป็นการสรุปข้อกฎหมายหรือเปล่า และมีคำมั่นที่องค์กรทำไม่ได้หรือไม่

โครงหนังสือแจ้งที่ครบและปลอดภัย

ลำดับที่ใช้ได้จริง — ย่อหน้าที่ 1 แจ้งว่าเกิดเหตุอะไร เมื่อใด และข้อมูลประเภทใดเกี่ยวข้อง โดยระบุข้อเท็จจริงไม่สรุปสาเหตุ · ย่อหน้าที่ 2 ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกับผู้อ่าน · ย่อหน้าที่ 3 สิ่งที่องค์กรดำเนินการไปแล้วและกำลังดำเนินการ · ย่อหน้าที่ 4 ข้อแนะนำที่ผู้อ่านทำได้เองเพื่อป้องกันตัว · ย่อหน้าที่ 5 ช่องทางติดต่อกลับพร้อมชื่อผู้รับผิดชอบและเวลาทำการ

สิ่งที่ควรใส่ไว้ในย่อหน้าที่ 4 ขึ้นอยู่กับประเภทข้อมูลที่หลุด เช่น หากเป็นข้อมูลที่ใช้เข้าสู่ระบบ ควรแนะนำให้เปลี่ยนรหัสผ่านและเปิดการยืนยันตัวตนสองชั้น หากเป็นข้อมูลที่นำไปสวมรอยได้ ควรแนะนำให้เฝ้าระวังการติดต่อที่อ้างชื่อองค์กร และแจ้งว่าองค์กรจะไม่ติดต่อขอข้อมูลใดเพิ่มเติมทางช่องทางใดบ้าง ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงที่มิจฉาชีพจะสวมรอยตามมาซ้ำ

ปลายทางถ้าเขียนพลาด

  1. ถ้อยคำที่ยอมรับความบกพร่องถูกนำไปใช้ประกอบการเรียกค่าสินไหมทดแทนทางแพ่ง โดยเจ้าของข้อมูลฟ้องได้อีกทางหนึ่งแยกจากค่าปรับทางปกครอง
  2. ในชั้นชี้แจง หากคำอธิบายที่ยื่นต่อผู้พิจารณาไม่ตรงกับที่แจ้งเจ้าของข้อมูลไว้ จะกลายเป็นประเด็นเรื่องความน่าเชื่อถือ
  3. หากเข้าเกณฑ์ต้องแจ้งแต่ไม่ได้แจ้ง หรือแจ้งโดยไม่มีรายละเอียดตามที่ประกาศกำหนด จะเป็นประเด็นตามมาตรา 37 (4)
  4. คณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญพิจารณาว่าจะสั่งให้แก้ไข ตักเตือน หรือลงโทษปรับ โดยปัจจัยเรื่องการเยียวยาและบรรเทาความเสียหายเมื่อทราบเหตุเป็นข้อที่ถูกนำมาชั่งน้ำหนัก ซึ่งหนังสือแจ้งที่ดีเป็นหลักฐานของการเยียวยาโดยตรง
  5. และหากผู้ได้รับผลกระทบเป็นพนักงาน เรื่องอาจเดินต่อไปที่ศาลแรงงานในประเด็นที่พ่วงมา

หลักฐานที่ต้องเก็บ

  • ร่างหนังสือทุกฉบับพร้อมประวัติการแก้ไข และผู้ที่ตรวจร่างในแต่ละรอบ
  • เอกสารประเมินความเสี่ยงที่สรุปว่าเข้าระดับความเสี่ยงสูง พร้อมเหตุผล
  • รายชื่อผู้ได้รับผลกระทบที่ส่งหนังสือถึง และวิธีที่ใช้กำหนดรายชื่อนั้น
  • หลักฐานการส่ง วันเวลา และช่องทางที่ใช้
  • บันทึกคำถามที่ได้รับกลับมาและคำตอบที่ให้ไป
  • หลักฐานมาตรการเยียวยาที่ดำเนินการจริงตามที่ระบุไว้ในหนังสือ
  • สำเนาคำแจ้งที่ยื่นต่อสำนักงานฯ เพื่อเทียบว่าเนื้อหาสองฉบับสอดคล้องกัน

ถ้าเป็นฝ่ายองค์กร ต้องเช็กอะไรก่อนส่ง

  • ประเมินแล้วหรือยังว่าเข้าระดับความเสี่ยงสูงจริง และบันทึกเหตุผลไว้หรือเปล่า
  • มีครบทั้งสี่รายการตามที่ประกาศกำหนดหรือไม่
  • มีข้อแนะนำที่ผู้อ่านทำได้เองหรือยัง หรือมีแต่สิ่งที่บริษัททำ
  • มีถ้อยคำใดที่เป็นการสรุปว่าใครผิดหรือสรุปข้อกฎหมายหรือไม่
  • มีคำมั่นใดที่องค์กรทำไม่ได้จริงหรือเปล่า
  • ตัวเลขที่ระบุยืนยันแล้วหรือยัง ถ้ายัง ได้เขียนกำกับว่าอยู่ระหว่างตรวจสอบหรือไม่
  • ช่องทางติดต่อกลับมีคนรับจริงและรู้เรื่องหรือไม่
  • เนื้อหาสอดคล้องกับที่จะแจ้งสำนักงานฯ หรือไม่

อีกฝ่ายอาจโต้แย้งอย่างไร

  • "บริษัทยอมรับเองแล้วว่าบกพร่อง" — ยกถ้อยคำในหนังสือมาใช้เป็นคำรับ
  • "แจ้งช้าเกินไป" — เทียบวันที่ทราบเหตุกับวันที่ส่งหนังสือ ซึ่งเป็นตัวเลขที่ตรวจสอบได้
  • "แจ้งไม่ครบตามที่กฎหมายกำหนด" — ไล่เทียบกับสี่รายการในประกาศทีละข้อ
  • "บอกไม่หมด ทำให้ป้องกันตัวไม่ทัน" — เมื่อหนังสือไม่ระบุประเภทข้อมูลที่หลุด ผู้เสียหายจะอ้างว่าไม่รู้ว่าต้องระวังอะไร
  • "บอกลูกค้าอย่างหนึ่ง บอกหน่วยงานอีกอย่างหนึ่ง" — เป็นการโจมตีที่ตรงและได้ผล เมื่อสองฉบับไม่สอดคล้องกัน

ก่อนส่งหนังสือ ควรทำอะไรตามลำดับ

  1. ยืนยันผลการประเมินว่าเข้าระดับความเสี่ยงสูงจริง และบันทึกเหตุผล
  2. กำหนดรายชื่อผู้ที่ต้องแจ้งให้ชัด พร้อมวิธีที่ใช้กำหนดรายชื่อ
  3. ร่างหนังสือตามโครงห้าย่อหน้า โดยใส่สี่รายการตามประกาศให้ครบ
  4. ให้ทนายตรวจร่าง โดยเน้นสามจุดคือความครบ ถ้อยคำที่สรุปข้อกฎหมาย และคำมั่นที่ทำไม่ได้
  5. เตรียมทีมและสคริปต์สำหรับรับคำถามที่จะตามมา ก่อนส่งหนังสือ ไม่ใช่หลังส่ง
  6. ส่งพร้อมเก็บหลักฐานวันเวลาและช่องทาง แล้วบันทึกทุกคำถามที่ได้รับกลับมา

กรณีแบบไหนที่ควรปรึกษาทนายก่อนแจ้ง

  • ไม่แน่ใจว่าเข้าระดับความเสี่ยงสูงที่ต้องแจ้งเจ้าของข้อมูลหรือไม่
  • ผู้ได้รับผลกระทบมีจำนวนมาก หรือมีกลุ่มเปราะบางรวมอยู่
  • ข้อมูลที่หลุดเป็นข้อมูลอ่อนไหว หรือเป็นข้อมูลที่นำไปสวมรอยได้
  • ผู้ได้รับผลกระทบเป็นพนักงานหรืออดีตพนักงานที่มีข้อพิพาทอยู่
  • เรื่องมีแนวโน้มจะถูกนำเสนอในสื่อ
  • องค์กรกำลังจะยื่นคำแจ้งต่อสำนักงานฯ ไปพร้อมกัน และต้องทำให้สองฉบับสอดคล้องกัน
  • มีผู้เสียหายติดต่อมาเรียกค่าเสียหายแล้วก่อนที่องค์กรจะแจ้ง

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม ช่วยอะไรได้บ้าง

ในงานที่ปรึกษากฎหมาย PDPA สำหรับองค์กร เราร่างและตรวจหนังสือแจ้งเหตุให้ครบตามที่ประกาศกำหนด และตรวจถ้อยคำในมุมของทนายฝ่ายตรงข้ามก่อนส่ง เพื่อไม่ให้เอกสารที่เขียนด้วยความหวังดีกลายเป็นหลักฐานเสียเปรียบในภายหลัง · และถ้าเหตุเพิ่งเกิด บริการประเมินเหตุข้อมูลรั่วไหลเร่งด่วน ช่วยประเมินระดับความเสี่ยงและบันทึกเหตุผลไว้ก่อน

เราสื่อสารตรงไปตรงมาและจะบอกชัดว่ากรณีใดที่ประเมินแล้วยังไม่ถึงระดับต้องแจ้งเจ้าของข้อมูล เพราะการแจ้งเกินความจำเป็นสร้างความกังวลให้ผู้รับโดยไม่ได้ลดความเสี่ยงจริง และในบางกรณีกลับเปิดประเด็นใหม่ที่ไม่จำเป็น

สรุป

หน้าที่แจ้งเจ้าของข้อมูลเกิดเฉพาะกรณีที่การละเมิดมีความเสี่ยงสูงต่อสิทธิและเสรีภาพของบุคคล ซึ่งเป็นเกณฑ์ที่สูงกว่าการแจ้งสำนักงานฯ และเมื่อเข้าเกณฑ์ต้องแจ้งโดยไม่ชักช้าพร้อมแนวทางเยียวยา โดยมีรายละเอียดที่ต้องมีครบสี่รายการตามประกาศ

สิ่งที่ตัดสินว่าหนังสือฉบับนี้จะช่วยหรือจะทำร้ายองค์กร ไม่ใช่ความสุภาพของถ้อยคำ แต่คือความครบของเนื้อหาและความระมัดระวังที่จะไม่สรุปข้อกฎหมายแทนผู้พิจารณา บอกข้อเท็จจริงให้ครบ ช่วยเหลือให้เต็มที่ แต่ไม่ตัดสินคดีให้ตัวเอง

หากคุณกำลังเจอปัญหาลักษณะนี้ ปรึกษาทีมทนายของสำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม โทร 081-327-8551 | LINE @995iqtpa หรือนัดหมายปรึกษาที่นี่

ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

  • พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 37 (4) — แจ้งสำนักงานฯ ภายใน 72 ชั่วโมงนับแต่ทราบเหตุ และในกรณีที่การละเมิดมีความเสี่ยงสูงต่อสิทธิและเสรีภาพของบุคคล ต้องแจ้งเจ้าของข้อมูลพร้อมแนวทางเยียวยาโดยไม่ชักช้า
  • ประกาศ กคส. เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการในการแจ้งเหตุการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2565 · รายละเอียดที่ต้องแจ้งเจ้าของข้อมูล — (1) ข้อมูลโดยสังเขปเกี่ยวกับลักษณะของการละเมิด (2) ช่องทางติดต่อเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ประสานงาน (3) ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น (4) แนวทางเยียวยาความเสียหาย มาตรการป้องกัน ระงับ แก้ไข รวมถึงข้อแนะนำเกี่ยวกับมาตรการที่เจ้าของข้อมูลอาจดำเนินการได้เอง
  • ประกาศฯ · ปัจจัยประเมินความเสี่ยง 8 ข้อ — ใช้กำหนดว่าเหตุนั้นถึงระดับความเสี่ยงสูงหรือไม่
  • ประกาศ กคส. เรื่อง หลักเกณฑ์การพิจารณาออกคำสั่งลงโทษปรับทางปกครองฯ พ.ศ. 2565 ข้อ 8 — ปัจจัยที่นำมาพิจารณา รวมถึงการเยียวยาและบรรเทาความเสียหายเมื่อทราบเหตุ และการชดใช้ค่าสินไหมทดแทนแก่เจ้าของข้อมูล
  • มาตรา 77 และมาตรา 78 — ความรับผิดทางแพ่ง อายุความ และค่าสินไหมทดแทนเพื่อการลงโทษซึ่งศาลสั่งเพิ่มได้ไม่เกินสองเท่าของค่าสินไหมทดแทนที่แท้จริง

คำถามที่พบบ่อย

ต้องแจ้งเจ้าของข้อมูลทุกครั้งที่มีข้อมูลรั่วหรือไม่

ไม่ต้องทุกครั้ง มาตรา 37 (4) กำหนดหน้าที่แจ้งเจ้าของข้อมูลเฉพาะกรณีที่การละเมิดมีความเสี่ยงสูงต่อสิทธิและเสรีภาพของบุคคล ซึ่งเป็นเกณฑ์ที่สูงกว่าเกณฑ์การแจ้งสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล องค์กรจึงต้องประเมินตามปัจจัยที่ประกาศกำหนดก่อน และไม่ว่าผลจะออกทางใด ต้องบันทึกการประเมินและเหตุผลไว้เสมอ

แจ้งเจ้าของข้อมูลภายในกี่วัน

กฎหมายใช้คำว่าโดยไม่ชักช้า ไม่ได้กำหนดจำนวนวันไว้เหมือนกรอบ 72 ชั่วโมงของการแจ้งสำนักงานฯ ในทางปฏิบัติหมายถึงเร็วที่สุดเท่าที่มีข้อมูลเพียงพอจะแจ้งได้อย่างมีความหมาย คือผู้รับอ่านแล้วรู้ว่าต้องระวังอะไรและทำอะไรได้บ้าง การรอจนสอบสวนเสร็จทั้งหมดจึงมักช้าเกินไป ขณะที่การส่งออกไปตั้งแต่ยังไม่รู้ข้อเท็จจริงก็มักต้องแก้คำพูดภายหลัง

ควรขอโทษในหนังสือแจ้งหรือไม่

การแสดงความเสียใจต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นและต่อความไม่สะดวกที่ผู้รับได้รับ โดยทั่วไปทำได้และช่วยรักษาความสัมพันธ์ แต่สิ่งที่ควรระวังคือการเขียนสรุปสาเหตุหรือสรุปข้อกฎหมาย เช่น ระบุว่าเหตุเกิดจากความบกพร่องของบริษัท เพราะเป็นการสรุปประเด็นที่ยังไม่ได้พิสูจน์และอาจถูกนำไปใช้อ้างอิงในภายหลัง แนวทางที่ปลอดภัยคือบอกข้อเท็จจริงให้ครบ ช่วยเหลือให้เต็มที่ และให้ทนายตรวจถ้อยคำก่อนส่ง

ถ้าไม่รู้ว่าใครได้รับผลกระทบบ้าง จะแจ้งอย่างไร

กรณีที่ระบุตัวผู้ได้รับผลกระทบเป็นรายบุคคลไม่ได้ องค์กรควรบันทึกไว้ว่าใช้วิธีใดในการพยายามระบุและเหตุใดจึงระบุไม่ได้ แล้วพิจารณาวิธีแจ้งที่เข้าถึงกลุ่มผู้ที่อาจได้รับผลกระทบได้จริง ทั้งนี้ควรให้ทนายประเมินวิธีแจ้งที่เหมาะสมเป็นรายกรณี เพราะการแจ้งเป็นการทั่วไปมีผลกระทบด้านชื่อเสียงที่ต้องชั่งน้ำหนักประกอบ และเนื้อหาที่แจ้งยังต้องครบตามที่ประกาศกำหนดเช่นเดิม

นายเอกราช ทิพย์แมม
ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ

แชร์: Facebook LINE

บทความที่เกี่ยวข้อง

ผู้บริหารหารือกับที่ปรึกษากฎหมายก่อนตรวจสอบอีเมลและแชทของพนักงานตามหลัก PDPA PDPA คุ้มครองข้อมูล

นายจ้างเปิดดูอีเมล แชท หรือคอมพิวเตอร์ของพนักงานได้หรือไม่

นายจ้างเปิดดูอีเมลพนักงานได้ในบางกรณี แต่ความเป็นเจ้าของอุปกรณ์ไม่ใช่เหตุผล และหลักฐานที่ได้มาผิดวิธีใช้ไม่ได้

นายเอกราช ทิพย์แมม ·อ่าน 10 นาที
พนักงานสแกนลายนิ้วมือเข้างานที่เครื่องบันทึกเวลาในสำนักงาน ซึ่งเป็นข้อมูลชีวภาพตาม PDPA PDPA คุ้มครองข้อมูล

สแกนลายนิ้วมือหรือสแกนใบหน้าเข้างาน ต้องมีทางเลือกอื่นให้พนักงานหรือไม่

สแกนลายนิ้วมือเข้างานเป็นข้อมูลอ่อนไหวตามมาตรา 26 ทำได้แต่มีเงื่อนไขเข้มกว่าปกติ และเรื่องทางเลือกคือหัวใจ

นายเอกราช ทิพย์แมม ·อ่าน 10 นาที
ทนายความบันทึกเหตุผลการประเมินว่าเหตุข้อมูลรั่วไม่เข้าเกณฑ์ต้องแจ้งตาม PDPA PDPA คุ้มครองข้อมูล

เหตุข้อมูลรั่วแบบไหนที่ไม่ต้องแจ้ง และต้องบันทึกเหตุผลอย่างไรให้ใช้ยันได้

เหตุที่ไม่ต้องแจ้งมีจริงตามกฎหมาย แต่การไม่แจ้งโดยไม่บันทึกเหตุผล คือจุดที่องค์กรเสียเปรียบมากกว่าการแจ้งช้า

นายเอกราช ทิพย์แมม ·อ่าน 10 นาที

ปรึกษาทีมทนาย PDPAของเรา

เราพร้อมรับฟังและประเมินแนวทางที่เหมาะกับกรณีของท่าน ทุกเรื่องเป็นความลับ

แชทผ่าน LINE