หนังสือรับสภาพหนี้เงินยืม เขียนและให้ลูกหนี้ลงชื่ออย่างไร

หนังสือรับสภาพหนี้เงินยืมช่วยบันทึกสิ่งที่ลูกหนี้ยอมรับหลังจากเงินถูกส่งมอบไปแล้ว ก่อนให้ลงชื่อ คุณควรแยกว่าอยากยืนยันหนี้เดิมหรือกำลังตกลงเงื่อนไขชำระใหม่ เพราะถ้อยคำที่เลือกอาจเปลี่ยนทั้งยอดที่เรียกได้และวิธีดำเนินการต่อ

หนังสือรับสภาพหนี้เงินยืมต้องเขียนอะไรบ้าง

เอกสารควรทำให้เห็นว่าผู้ลงชื่อยอมรับหนี้รายใดต่อเจ้าหนี้คนใด เป็นจำนวนเท่าไร และเกิดจากการรับเงินจริงอย่างไร การเขียนเพียง “ยอมรับว่าเป็นหนี้” โดยไม่ผูกกับรายการโอนหรือการส่งมอบ อาจทำให้ยังโต้แย้งกันว่ารวมเงินให้เปล่า เงินลงทุน หรือยอดอื่นเข้ามาหรือไม่

ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 653 กำหนดว่าเงินกู้เกิน 2,000 บาทต้องมีหลักฐานแห่งการกู้ยืมเป็นหนังสือลงลายมือชื่อผู้ยืมจึงจะฟ้องบังคับได้ หลักฐานดังกล่าวไม่จำเป็นต้องมีชื่อว่า “สัญญากู้” เสมอไป หนังสือที่จัดทำภายหลังอาจเป็นหลักฐานได้หากมีเนื้อหาและลายมือชื่อเพียงพอ แต่ไม่ควรทำเอกสารย้อนหลังให้ดูเหมือนลงชื่อในวันส่งเงิน

1. ระบุชื่อเจ้าหนี้และผู้ยืม พร้อมข้อมูลติดต่อที่จำเป็นต่อการระบุตัวและส่งหนังสือ
2. บอกวันที่และวิธีส่งมอบเงิน หากมีหลายครั้งให้แนบตารางรายการโดยอ้างถึงในเอกสาร
3. แยกเงินต้นที่ได้รับ ยอดชำระแล้ว และยอดเงินต้นคงเหลือ ณ วันที่ทำหนังสือ
4. แยกดอกเบี้ยหรือค่าใช้จ่ายที่มีฐานเรียกได้ออกจากเงินต้น ไม่รวบเป็นยอดเดียวโดยไม่อธิบาย
5. ถ้าตกลงวันชำระใหม่ ให้ระบุแต่ละงวดและวิธีจ่าย พร้อมผลเมื่อชำระไม่ตรงตามข้อตกลงที่ใช้บังคับได้
6. ลงวันที่จริงและลายมือชื่อผู้ยืม ตรวจเอกสารแนบและให้คู่กรณีเก็บฉบับที่ตรงกัน

ตัวอย่างสมมติ ผู้ให้ยืมโอนเงิน 50,000 บาทวันที่ 1 สิงหาคม ต่อมาผู้ยืมคืนเงินต้นแล้ว 10,000 บาท และทั้งสองฝ่ายยืนยันว่าไม่มีดอกเบี้ยค้าง หนังสือควรแสดงต้นทาง 50,000 บาท รายการคืน 10,000 บาท และเงินต้นคงเหลือ 40,000 บาท ไม่ควรเขียนเหมือนผู้ยืมเพิ่งรับเงินใหม่ 40,000 บาทในวันลงชื่อ

ตัวอย่างข้อความเฉพาะส่วนรับสภาพคือ “ผู้ยืมรับรองว่าได้รับเงินยืมตามรายการโอนแนบท้าย และเมื่อหักการชำระตามรายการแล้ว มีเงินต้นคงเหลือจำนวน...บาท ณ วันที่...” ข้อความนี้ยังต้องเติมข้อเท็จจริงและตรวจเงื่อนไขอื่นก่อนใช้ ไม่ควรนำไปเป็นเอกสารฉบับจบสำหรับเรื่องที่มีผู้ค้ำหรือหลักประกัน

หากหลักฐานเดิมเป็นแชต ให้ตรวจว่าบัญชีและข้อความผูกกับผู้ยืมได้เพียงใดตาม หลักฐานเงินยืมเมื่อไม่มีสัญญากู้ หนังสือใหม่ควรเสริมข้อเท็จจริงที่พิสูจน์ได้ ไม่ใช้แทนเงินที่ไม่เคยส่งมอบจริง

หนี้พิพาท หนี้ขาดอายุความ ใช้แบบเดียวกันได้ไหม

หนี้ที่ยังโต้แย้งหรือขาดอายุความแล้วไม่ควรใช้แบบรับสภาพทั่วไปโดยไม่ตรวจผลเฉพาะ หากลูกหนี้ยอมรับเพียงบางรายการ ให้บันทึกรายการนั้นแยกจากยอดที่ยังต้องหาหลักฐาน ไม่บังคับให้เซ็นรับทั้งหมดเพื่อแลกกับการเปิดโอกาสเจรจา

ถ้าทั้งสองฝ่ายยอมลดหรือปรับสิทธิของตนเพื่อยุติข้อพิพาท เนื้อหาอาจมีลักษณะเป็นสัญญาประนีประนอมยอมความตามมาตรา 850–852 ซึ่งมีผลต่างจากการยืนยันหนี้เฉย ๆ ต้องตรวจว่าหนี้ส่วนใดระงับและสิทธิใหม่คืออะไร ชื่อหัวกระดาษเพียงอย่างเดียวไม่กำหนดผลของข้อตกลง

ถ้าอายุความครบแล้ว ต้องพิจารณาการสละประโยชน์แห่งอายุความหรือการรับสภาพความรับผิดตามมาตรา 193/24 และ 193/28 แยกจากการรับสภาพหนี้ก่อนครบกำหนด ไม่ควรเขียนว่าเซ็นแล้วเริ่มอายุความสิบปีใหม่ทุกกรณี และผลต่อผู้ค้ำหรือบุคคลภายนอกก็ไม่ได้ตามมาทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

ถ้ามีการแก้หนี้จนเปลี่ยนสาระสำคัญ อาจต้องตรวจผลเรื่องการแปลงหนี้ใหม่และหลักประกันเพิ่มเติม ส่วนลูกหนี้หลายคนควรระบุว่าแต่ละคนรับผิดตามฐานใด ไม่เพิ่มชื่อคู่สมรสหรือญาติเป็นผู้รับผิดเพียงเพราะมาร่วมเจรจา

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: อย่าให้ลายเซ็นกลบยอดผิด

คนมักเข้าใจว่า มีลายเซ็นลูกหนี้แล้วจึงเรียกเงินตามตัวเลขบนกระดาษได้ทั้งหมด แม้ยอดนั้นนำดอกเบี้ยที่ยังพิพาทมารวมเป็นเงินต้น หรือมีรายการชำระบางส่วนตกหล่น

กฎหมายมองว่า ต้องพิจารณาที่มาหนี้ ความสมบูรณ์ของข้อตกลง และข้อจำกัดทางกฎหมายด้วย ลายมือชื่อเป็นหลักฐานสำคัญ แต่ไม่ได้ทำให้เงื่อนไขที่ขัดกฎหมายกลายเป็นใช้ได้ หรือทำให้ข้อพิพาทเรื่องการแสดงเจตนาหายไป

จุดเสี่ยงจริง อยู่ที่การใช้ยอดเดียวกลบองค์ประกอบหนี้ ผู้ร่างควรให้คู่กรณีตรวจตารางรับจ่ายก่อน และระบุชัดว่ารายการใดรับตรงกัน รายการใดยังสงวนไว้ตรวจ ไม่ให้ลงชื่อบนหน้าว่างแล้วค่อยเติมเงินหรือวันชำระภายหลัง

มองสองฝั่ง: เจ้าหนี้ทำหลักฐาน ลูกหนี้ตรวจภาระ

เจ้าหนี้ต้องการหลักฐานที่ใช้ยืนยันหนี้ได้ ส่วนลูกหนี้ต้องรู้ว่าลงชื่อแล้วผูกพันกับรายการใด ทั้งสองฝ่ายจึงควรได้อ่านเอกสารและตรวจยอดชุดเดียวกันก่อนตัดสินใจ

จำนวนเงินที่ได้รับจริงกับยอดที่เจ้าหนี้เรียกอาจต่างกันเพราะมีดอกเบี้ยหรือการหักเงินตั้งแต่ต้น ต้องอธิบายส่วนต่างให้ตรวจได้ก่อน ไม่ใช้คำว่า “ยอมรับทั้งหมด” ปิดประเด็นที่ยังไม่ตรงกัน

ลงชื่อรับสภาพหนี้แล้วนับอายุความอย่างไร

การรับสภาพหนี้ก่อนครบอายุความอาจทำให้อายุความสะดุดหยุดลงตามมาตรา 193/14(1) และเริ่มนับใหม่ตามมาตรา 193/15 แต่ระยะเวลาที่ใช้ยังต้องดูประเภทสิทธิและเนื้อหาข้อตกลง ไม่ใช่นับใหม่สิบปีทุกฉบับ

ต้องแยกวันทำหนังสือ วันถึงกำหนดเดิม และกำหนดผ่อนใหม่ไว้ในเส้นเวลาเดียวกัน หนี้ที่ตกลงผ่อนเงินต้นเป็นงวดกับหนี้ชำระครั้งเดียวอาจมีประเด็นอายุความต่างกัน การรับเงินบางส่วนก็ต้องดูว่าเป็นการชำระหนี้รายใดและแสดงการยอมรับอย่างไร

ตัวอย่างสมมติ หนังสือลงวันที่ 21 ตุลาคมและกำหนดชำระงวดแรกวันที่ 30 พฤศจิกายน สองวันนี้มีหน้าที่คนละอย่าง จึงไม่ควรป้อนวันลงชื่อเป็นวันเริ่มผิดนัดของทุกงวดในตารางคำนวณ ให้ตรวจเงื่อนไขการถึงกำหนดและผลผิดนัดก่อนใช้ เครื่องมือคำนวณอายุความเบื้องต้น

หากลูกหนี้ยังไม่ยอมลงชื่อ การส่งร่างหรือหนังสือทวงฝ่ายเดียวไม่ได้มีผลเหมือนลูกหนี้รับสภาพหนี้ เจ้าหนี้ที่ใกล้ครบอายุความต้องพิจารณาการรักษาสิทธิโดยไม่ฝากความหวังไว้กับคำตอบที่ยังไม่เกิดขึ้น

ยอดรับสภาพหนี้และยอดผ่อนควรคำนวณแบบไหน

เริ่มจากกระทบเงินต้นกับการชำระจริง แล้วแยกดอกเบี้ยและค่าใช้จ่ายที่ตรวจฐานเรียกได้แล้ว การแบ่งยอดเป็นงวดควรทำให้เห็นผลรวมตรงกับยอดที่คู่กรณีตกลง โดยอ่านประกอบกับ การทำข้อตกลงผ่อนชำระหลังส่งโนติส ไม่ใช้เลขกลมจนเกิดส่วนต่างซ่อนอยู่

ตัวอย่างสมมติ เงินต้นคงเหลือ 40,000 บาท คู่กรณีตกลงผ่อน 8 งวด งวดละ 5,000 บาทโดยไม่คิดดอกเบี้ยเพิ่มเติม ผลรวมคือ 40,000 บาท ต้องกำหนดวันที่จ่ายแต่ละงวดและบัญชีรับเงินให้ชัด หากมีส่วนลดแบบมีเงื่อนไข ควรระบุว่าจะได้สิทธิลดเมื่อใด ไม่เขียนยอดเต็มกับยอดลดสลับกันโดยไม่มีคำอธิบาย

ถ้ามีดอกเบี้ยค้างอยู่ ห้ามนำมาบวกเป็นเงินต้นใหม่เพียงเพื่อให้แบบฟอร์มมีช่องเดียว เรื่องดอกเบี้ยทบต้นและดอกเบี้ยที่เกินกฎหมายต้องตรวจต่างหาก ก่อนรับเงินแต่ละครั้งควรตกลงการตัดชำระให้สอดคล้องกับกฎหมาย และออกหลักฐานรับเงินที่ผูกกับหนังสือฉบับนี้

เก็บหลักฐานอะไรคู่กับแบบรับสภาพหนี้ Word

แบบฟอร์ม Word เป็นเพียงเครื่องมือจัดข้อความ หลักฐานที่ผูกยอดกับการส่งเงินจริงและการยอมรับโดยผู้ยืมยังเป็นส่วนจำเป็น ก่อนกรอกแบบให้รวบรวมเอกสารต่อไปนี้เพื่อลดการเติมจากความจำ

• หลักฐานโอนหรือรับเงินทุกครั้ง พร้อมคำอธิบายว่ารายการใดเป็นเงินยืม
• สัญญาหรือแชตที่บอกเงื่อนไขคืนเงินและดอกเบี้ยเดิม
• รายการชำระที่เจ้าหนี้และลูกหนี้ตรวจตรงกัน พร้อมยอดคงเหลือ
• ข้อมูลตัวผู้ลงชื่อและอำนาจตัวแทน หากไม่ได้ลงชื่อด้วยตนเอง
• หนังสือฉบับลงชื่อและเอกสารแนบทุกหน้า รวมสำเนาที่ส่งให้คู่กรณี
• หลักฐานรับชำระภายหลังซึ่งระบุงวดและรายการตัดเงิน

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องตรวจวิธีระบุตัวผู้ลงชื่อและแสดงการยอมรับข้อความ ไม่ใช่เพียงนำรูปลายเซ็นมาแปะโดยไม่ทราบที่มา ส่วนกระดาษที่มีการขีดแก้ควรให้ผู้เกี่ยวข้องรับรองจุดแก้และเก็บฉบับตรงกัน หากใช้แบบทั่วไปกับหนี้ไม่มีดอกเบี้ย อย่าเติมเงื่อนไขหลักประกันหรือหนี้ขาดอายุความเองในช่องหมายเหตุ

รับสภาพหนี้แตะสัญญาและข้อมูลส่วนบุคคลตรงไหน

การเปลี่ยนเงื่อนไขชำระเกี่ยวกับกฎหมายสัญญา ส่วนการเก็บเอกสารระบุตัวผู้ยืมเกี่ยวกับการใช้ข้อมูลส่วนบุคคล ต้องจัดการทั้งสองส่วนให้เหมาะกับขอบเขตงาน

ด้านสัญญา หากมีการลดหนี้ สละสิทธิ หรือกำหนดว่าผิดนัดงวดเดียวแล้วหนี้ทั้งหมดถึงกำหนด ควรตรวจถ้อยคำและผลต่อผู้ค้ำแยกต่างหาก งานลักษณะนี้เชื่อมกับ บริการร่างและตรวจข้อตกลง และอาจต้องใช้เอกสารคนละแบบกับการยืนยันยอดเพียงอย่างเดียว

ด้านข้อมูลส่วนบุคคล ให้เก็บข้อมูลเท่าที่ใช้ระบุตัวและดำเนินสิทธิได้จริง สำเนาบัตรหรือรายละเอียดบัญชีไม่ควรถูกส่งเข้ากลุ่มที่มีคนไม่เกี่ยวข้อง หากบริษัทเป็นผู้ดูแลเอกสารหนี้หลายราย ควรกำหนดผู้เข้าถึงและวิธีส่งไฟล์ใน ระบบคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลขององค์กร

ทางไปต่อ: ทำยอดให้ตรงก่อนนัดลงชื่อรับสภาพ

คุณเริ่มได้จากทำตารางรับจ่ายหนึ่งชุดแล้วส่งให้คู่กรณีตรวจ ก่อนเลือกว่าจะยืนยันยอดเดิมหรือทำข้อตกลงใหม่ ถ้าลูกหนี้พร้อมคืนเงินบางส่วนแต่ยังโต้แย้งยอดอื่น ให้แยกประเด็นเหล่านั้นโดยไม่เร่งให้ลงชื่อครอบทั้งหมด

1. รวบรวมรายการเงินยืมและการชำระ โดยระบุวันที่กับหลักฐานแต่ละรายการ
2. แยกยอดที่ยอมรับตรงกันออกจากดอกเบี้ยหรือรายการที่ยังต้องตรวจ
3. ตรวจอายุความและสถานะหลักประกันก่อนเลือกแบบเอกสาร
4. กำหนดวันชำระที่ทำได้จริง พร้อมวิธีรับเงินและออกหลักฐานแต่ละงวด
5. อ่านทั้งฉบับก่อนลงชื่อ เก็บเอกสารแนบให้ตรงกัน และติดตามตามข้อตกลง

ควรให้ทนายตรวจเมื่อพบเหตุเหล่านี้

• หนี้เก่าจนไม่ชัดว่าขาดอายุความแล้วหรือยัง
• ยอดรวมมีดอกเบี้ยที่อีกฝ่ายโต้แย้งหรือมีการหักเงินก่อนส่งมอบ
• ต้องการให้ผู้ค้ำหรือผู้จำนองรับผิดตามแผนใหม่
• มีข้อเสนอให้เซ็นรับเงินทั้งที่ยังไม่เคยได้รับ หรือให้ลงวันที่ย้อนหลัง

หากลูกหนี้ยอมคุยแต่ยังไม่มีเอกสารยืนยันยอด ให้เตรียมสลิป รายการจ่ายคืน และข้อความตกลงเดิม เพื่อให้ ทีมบริการหนังสือบอกกล่าวทวงถาม ตรวจว่าควรเริ่มจากหนังสือทวงหรือจัดข้อตกลงรับสภาพหนี้ โดย ติดต่อเพื่อนัดตรวจยอดและเอกสาร ก่อนให้คู่กรณีลงชื่อ

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ