บริษัทมีระเบียบแต่ไม่มีหลักฐานการรับทราบ เวลาเกิดคดีจะมีปัญหาอย่างไร ฉบับทนาย ปี 2569

คำถามที่ทนายถามเป็นอันดับต้น ๆ เมื่อบริษัทมาปรึกษาเรื่องเลิกจ้างคือขอดูหลักฐานการรับทราบข้อบังคับของพนักงานคนนั้น และคำตอบที่ได้บ่อยที่สุดคือบริษัทปิดประกาศไว้ที่บอร์ดแล้ว ซึ่งเป็นคนละเรื่องกัน บทความนี้อธิบายว่าต่างกันอย่างไร และควรวางระบบเก็บหลักฐานแบบไหน

ปิดประกาศกับหลักฐานการรับทราบ ต่างกันอย่างไร

มาตรา 108 กำหนดหน้าที่ไว้สองชั้น ชั้นแรกคือจัดให้มีข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานเป็นภาษาไทยสำหรับนายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่สิบคนขึ้นไป และประกาศใช้ภายในสิบห้าวัน ชั้นที่สองคือเผยแพร่และปิดประกาศข้อบังคับโดยเปิดเผย ณ สถานที่ทำงาน เพื่อให้ลูกจ้างได้ทราบและดูได้โดยสะดวก · ทั้งสองชั้นนี้คือหน้าที่ที่ต้องทำตามกฎหมาย และการไม่ทำมีความรับผิดในตัวเอง

แต่ในทางคดี คำถามที่ถูกถามไม่ใช่ว่าบริษัททำหน้าที่ครบหรือไม่ หากเป็นว่าพนักงานคนนี้อยู่ในฐานะที่รู้ข้อบังคับข้อนั้นหรือไม่ เพราะมาตรา 119 (4) กำหนดว่าการฝ่าฝืนที่ใช้อ้างได้ต้องเป็นการฝ่าฝืนข้อบังคับที่ชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรม · การปิดประกาศตอบคำถามนี้ได้ระดับหนึ่ง แต่ใบรับทราบที่มีลายมือชื่อพร้อมวันที่และเวอร์ชันของเอกสาร ตอบได้ตรงกว่ามาก

ไม่มีหลักฐานการรับทราบแล้วเกิดอะไรขึ้นจริง

สถานการณ์	สิ่งที่บริษัทต้องการทำ	ผลเมื่อไม่มีหลักฐานรายบุคคล
ออกใบเตือน	อ้างว่าฝ่าฝืนข้อบังคับข้อใดข้อหนึ่ง	พนักงานโต้แย้งว่าไม่เคยเห็นข้อนั้น · ใบเตือนยังออกได้แต่มีน้ำหนักน้อยลง
เลิกจ้างตามมาตรา 119 (4)	อ้างว่าฝ่าฝืนซ้ำหลังตักเตือนเป็นหนังสือ	ต้องพิสูจน์ทั้งการมีอยู่ของข้อบังคับและการรู้ของพนักงาน ซึ่งเป็นภาระที่หนักขึ้นมาก
ใช้ข้อบังคับฉบับที่แก้ไขใหม่	อ้างข้อที่เพิ่งเพิ่มเข้ามา	ถูกโต้แย้งว่าเป็นข้อที่เพิ่มหลังพนักงานเข้าทำงาน · มาตรา 110 กำหนดให้ประกาศฉบับที่แก้ไขภายในเจ็ดวัน
พักงานเพื่อสอบสวน	ใช้อำนาจตามข้อบังคับ	เกิดคำถามซ้อนว่าข้อบังคับที่ให้อำนาจนั้นมีผลกับพนักงานคนนี้หรือไม่
บังคับใช้ข้อผูกพันเรื่องความลับ	อ้างระเบียบว่าด้วยข้อมูลของบริษัท	หากอยู่ในระเบียบที่ไม่มีหลักฐานรับทราบ จะอ่อนกว่าการเขียนไว้ในสัญญาจ้างที่พนักงานลงชื่อ
ถูกตรวจโดยพนักงานตรวจแรงงาน	แสดงว่าปฏิบัติตามมาตรา 108 แล้ว	เป็นคนละประเด็นกับคดี แต่หากเอกสารไม่เป็นระบบ มักพบข้อบกพร่องอื่นตามมาด้วย

แถวที่สามคือแถวที่สร้างปัญหามากที่สุดในทางปฏิบัติ เพราะบริษัทส่วนใหญ่เก็บใบรับทราบเฉพาะตอนรับพนักงานเข้าใหม่ แต่เมื่อแก้ไขข้อบังคับกลับปิดประกาศอย่างเดียว ทำให้พนักงานที่ทำงานมานานหลายปีไม่มีหลักฐานรับทราบฉบับปัจจุบันเลยแม้แต่คนเดียว · ดูข้อบังคับที่เขียนไว้แต่ใช้ลงโทษไม่ได้

คนส่วนใหญ่มักเข้าใจผิดตรงไหน

เข้าใจผิดข้อ 1 — ปิดประกาศที่บอร์ดแล้วถือว่าทุกคนรับทราบ · ความจริงคือ การปิดประกาศเป็นหน้าที่ตามมาตรา 108 แต่ไม่ได้แปลว่าบริษัทพิสูจน์ได้ว่าพนักงานคนใดคนหนึ่งได้เห็น · ผลเสียคือ ทำหน้าที่ครบแต่ยังพิสูจน์ในคดีไม่ได้

เข้าใจผิดข้อ 2 — เซ็นใบรับทราบตอนเข้างานครั้งเดียวพอ · ความจริงคือ ใบรับทราบผูกกับเวอร์ชันของเอกสารที่รับทราบ เมื่อข้อบังคับแก้ไข ใบเดิมก็ครอบคลุมเฉพาะฉบับเดิม · ผลเสียคือ ข้อที่บริษัทจะใช้มักเป็นข้อที่เพิ่งเพิ่มเข้ามาพอดี

เข้าใจผิดข้อ 3 — เก็บใบรับทราบเป็นกระดาษไว้ในแฟ้มก็พอ · ความจริงคือ ปัญหาไม่ใช่รูปแบบการเก็บ แต่คือความสามารถในการค้นหาให้เจอภายในเวลาที่ต้องใช้ · ผลเสียคือ เอกสารมีอยู่จริงแต่หาไม่พบในวันที่ต้องส่งให้ทนาย

เข้าใจผิดข้อ 4 — ให้พนักงานเซ็นใบรับทราบรวมทุกเรื่องในใบเดียว · ความจริงคือ เมื่อรวมทุกเรื่องไว้ในใบเดียว เมื่อเรื่องใดเรื่องหนึ่งเปลี่ยน ก็ต้องเซ็นใหม่ทั้งใบ และการอ้างอิงย้อนกลับทำได้ยาก · ผลเสียคือ ระบบที่ตั้งใจให้ง่าย กลับทำให้ไม่มีใครอัปเดต

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม

คนทั่วไปมักเข้าใจว่า ใบรับทราบเป็นเอกสารธุรการที่ทำไว้ให้ครบขั้นตอน เซ็นแล้วเก็บเข้าแฟ้ม ไม่ค่อยมีใครหยิบมาดูอีก จึงไม่ใช่เรื่องที่ต้องลงแรงมาก

แต่ในทางคดี กฎหมายและศาลมักมองว่า ใบรับทราบคือเอกสารที่ทำให้กฎของบริษัทมีผลกับคนคนหนึ่งได้จริง เพราะกฎที่ไม่มีใครพิสูจน์ได้ว่าพนักงานรู้ ก็ยากที่จะใช้เป็นฐานลงโทษ ไม่ว่ากฎนั้นจะเขียนไว้ดีเพียงใด

จุดเสี่ยงจริงอยู่ตรงนี้ ปัญหาที่พบมากที่สุดในโรงงานไม่ใช่การไม่มีใบรับทราบเลย แต่คือมีไม่ครบและไม่มีใครรู้ว่าขาดของใครบ้าง · แฟ้มมีใบรับทราบอยู่หลายร้อยใบ แต่ไม่มีทะเบียนคุมว่าพนักงานคนใดเซ็นฉบับใดเมื่อใด · เมื่อต้องใช้จริงจึงต้องเปิดทีละแฟ้ม และมักพบว่าคนที่เกิดปัญหาคือคนที่ใบหาย

ทางเลือกที่ควรทำต่อคือ ทำทะเบียนคุมการรับทราบเพียงหนึ่งตาราง ที่มีสามคอลัมน์ คือชื่อพนักงาน เวอร์ชันของเอกสารที่รับทราบ และวันที่ · ตารางนี้ทำให้เห็นทันทีว่าใครขาดฉบับใด และเป็นเครื่องมือที่ใช้ตอบคำถามได้ในสามสิบวินาที แทนที่จะต้องเปิดแฟ้มทีละคน

เอกสารกลุ่มไหนบ้างที่ควรมีหลักฐานรายบุคคล

• ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน ทั้งฉบับแรกและทุกฉบับที่แก้ไขตามมาตรา 110
• ระเบียบว่าด้วยความปลอดภัยและการใช้เครื่องจักร ซึ่งมักเป็นเรื่องที่นำไปสู่ความผิดร้ายแรง
• ตารางกะและประกาศเวลาทำงานปกติ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง ดูเอกสารที่ต้องแก้เมื่อเปลี่ยนระบบกะ
• ใบกำหนดหน้าที่และตารางอำนาจอนุมัติ สำหรับผู้ที่มีอำนาจ
• ระเบียบว่าด้วยข้อมูลความลับและทรัพย์สินของบริษัท
• ประกาศความเป็นส่วนตัวสำหรับพนักงาน ซึ่งเป็นคนละหน้าที่กับข้อบังคับ
• คู่มือพนักงาน หากบริษัทมี โดยเก็บแยกและไม่ใช้แทนใบรับทราบข้อบังคับ

วางระบบเก็บหลักฐานอย่างไรให้ใช้ได้จริง

1. ตั้งเลขเวอร์ชันและวันที่ประกาศใช้ให้ทุกฉบับ แล้วพิมพ์ไว้ที่หัวกระดาษของเอกสารทุกหน้า
2. ทำใบรับทราบแยกตามประเภทเอกสาร ไม่รวมทุกเรื่องไว้ในใบเดียว เพื่อให้แก้เฉพาะเรื่องที่เปลี่ยนได้
3. ทำทะเบียนคุมหนึ่งตาราง ระบุชื่อ เวอร์ชัน และวันที่ แล้วให้ฝ่ายบุคคลอัปเดตทุกครั้งที่มีการเซ็น
4. กำหนดจุดบังคับในกระบวนการ เช่น พนักงานใหม่ต้องเซ็นก่อนเริ่มงานวันแรก และทุกคนต้องเซ็นภายในกำหนดเมื่อมีการแก้ไขข้อบังคับ
5. เก็บทั้งสำเนากระดาษและไฟล์สแกน โดยตั้งชื่อไฟล์ให้ค้นหาได้จากชื่อพนักงานและเวอร์ชัน
6. ตรวจความครบถ้วนปีละครั้ง พร้อมกับการทบทวนเอกสารแรงงานชุดอื่น ดูเมื่อไรควรตรวจระบบเอกสารแรงงานทั้งชุด

กรณีแบบไหนที่ควรให้ทนายตรวจ

• บริษัทไม่มีใบรับทราบของพนักงานเก่าสำหรับข้อบังคับฉบับปัจจุบัน
• กำลังจะแก้ไขข้อบังคับครั้งใหญ่และต้องเก็บหลักฐานใหม่ทั้งองค์กร
• ต้องการเปลี่ยนไปใช้การรับทราบผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์แทนกระดาษ
• มีแรงงานข้ามชาติที่อาจไม่เข้าใจเอกสารภาษาไทย
• มีเคสที่กำลังจะออกใบเตือนหรือเลิกจ้างแต่หาใบรับทราบของพนักงานคนนั้นไม่พบ
• บริษัทควบรวมหรือรับโอนพนักงานมาจากอีกนิติบุคคล ซึ่งทำให้เอกสารเดิมมาจากคนละชุด

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม ช่วยอะไรได้บ้าง

ทีมทนายคดีแรงงานของเรารับตรวจและวางระบบหลักฐานการรับทราบทั้งชุด ตั้งแต่ออกแบบใบรับทราบแยกตามประเภทเอกสาร ทำทะเบียนคุมเวอร์ชัน ไปจนถึงวางแผนเก็บหลักฐานย้อนหลังให้ครบเมื่อบริษัทพบว่าขาดของพนักงานกลุ่มเดิม

จุดที่สำนักงานเน้นเป็นพิเศษคือตรวจจากมุมของคนที่ต้องใช้เอกสารในคดี คือดูว่าเมื่อถึงวันที่ต้องส่งเอกสารให้ศาลหรือพนักงานตรวจแรงงาน บริษัทหยิบออกมาได้ครบภายในเวลาที่มีหรือไม่ ซึ่งเป็นคนละคำถามกับการถามว่ามีเอกสารหรือเปล่า

สรุป

การปิดประกาศข้อบังคับกับการมีหลักฐานการรับทราบรายบุคคลเป็นคนละเรื่องกัน มาตรา 108 กำหนดหน้าที่ให้นายจ้างเผยแพร่และปิดประกาศข้อบังคับโดยเปิดเผย ณ สถานที่ทำงาน ส่วนใบรับทราบเป็นเครื่องมือทางพยานหลักฐานที่ใช้ตอบคำถามในคดีว่าพนักงานคนนั้นอยู่ในฐานะที่รู้หรือไม่ จุดที่บริษัทมักขาดคือหลักฐานของพนักงานเก่าสำหรับข้อบังคับฉบับที่แก้ไขภายหลัง ซึ่งมาตรา 110 กำหนดให้ประกาศภายในเจ็ดวัน ทางแก้ที่คุ้มค่าที่สุดคือทะเบียนคุมเพียงหนึ่งตารางที่ระบุชื่อ เวอร์ชัน และวันที่ ตัวบทตรวจได้ที่ฐานข้อมูลกฎหมายแรงงาน กระทรวงแรงงาน และแนวปฏิบัติที่กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน โดยควรตรวจสอบข้อมูลล่าสุดก่อนนำไปใช้ทุกครั้ง

หากบริษัทพบว่าหลักฐานการรับทราบไม่ครบและกำลังจะต้องใช้ในเคสจริง ควรให้ฝ่ายกฎหมายตรวจเอกสารก่อนดำเนินการ เพราะความเสี่ยงส่วนใหญ่เกิดจากเอกสารที่จัดทำไว้ตั้งแต่ต้น ไม่ใช่เฉพาะวันที่เกิดข้อพิพาท ปรึกษาทีมทนายของสำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม โทร 081-327-8551 | LINE @995iqtpa หรือนัดหมายปรึกษาที่นี่

ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

• พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 108 ⭐ — นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่สิบคนขึ้นไปต้องจัดให้มีข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานเป็นภาษาไทย ครอบคลุมอย่างน้อย 8 เรื่อง ประกาศใช้ภายใน 15 วัน และต้องเผยแพร่และปิดประกาศข้อบังคับโดยเปิดเผย ณ สถานที่ทำงาน เพื่อให้ลูกจ้างได้ทราบและดูได้โดยสะดวก (ควรตรวจถ้อยคำในตัวบทล่าสุดก่อนอ้างอิง)
• มาตรา 110 ⭐ — เมื่อแก้ไขเพิ่มเติมข้อบังคับ ต้องประกาศข้อบังคับที่แก้ไขเพิ่มเติมนั้นภายในเจ็ดวัน · เป็นจุดที่บริษัทมักปิดประกาศแต่ไม่เก็บใบรับทราบใหม่ ทำให้พนักงานเก่าไม่มีหลักฐานของฉบับปัจจุบัน
• มาตรา 119 (4) — การเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชยเพราะฝ่าฝืนข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน ระเบียบ หรือคำสั่งของนายจ้างอันชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรม โดยได้ตักเตือนเป็นหนังสือแล้ว · เงื่อนไข "ชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรม" เป็นเหตุผลที่หลักฐานการรับทราบมีน้ำหนักในคดี
• มาตรา 112 — หน้าที่จัดทำทะเบียนลูกจ้างเป็นภาษาไทย · ใช้เป็นฐานของทะเบียนคุมการรับทราบ เพราะต้องตรงกันทั้งชื่อ ตำแหน่ง และวันเริ่มงาน
• มาตรา 113 — รายการที่ต้องมีในทะเบียนลูกจ้าง (ควรตรวจรายการในตัวบทล่าสุดก่อนจัดทำ)
• มาตรา 115/1 — นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่สิบคนขึ้นไปต้องยื่นแบบแสดงสภาพการจ้างและสภาพการทำงาน (แบบ คร.11) ตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด · เป็นหน้าที่คนละเรื่องกับข้อบังคับ แต่มักตรวจพร้อมกัน
• มาตรา 14/1 — ข้อบังคับ ระเบียบ หรือคำสั่งของนายจ้างที่ทำให้นายจ้างได้เปรียบลูกจ้างเกินสมควร ศาลมีอำนาจสั่งให้มีผลใช้บังคับเพียงเท่าที่เป็นธรรมและพอสมควรแก่กรณี · การมีใบรับทราบไม่ได้ทำให้ข้อที่ไม่เป็นธรรมกลายเป็นข้อที่ใช้ได้
• พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 — ประกาศความเป็นส่วนตัวสำหรับพนักงานเป็นเอกสารคนละฉบับกับข้อบังคับ และควรมีหลักฐานการแจ้งแยกต่างหาก

คำถามที่พบบ่อย

ปิดประกาศที่บอร์ดแล้ว ยังต้องให้เซ็นใบรับทราบอีกไหม

เป็นคนละเรื่องกัน การปิดประกาศเป็นหน้าที่ตามมาตรา 108 ซึ่งกำหนดให้นายจ้างเผยแพร่และปิดประกาศข้อบังคับโดยเปิดเผย ณ สถานที่ทำงาน ส่วนใบรับทราบรายบุคคลเป็นเครื่องมือทางพยานหลักฐานที่ใช้พิสูจน์ในคดีว่าพนักงานคนนั้นอยู่ในฐานะที่รู้ข้อบังคับข้อนั้น บริษัทที่ทำเพียงอย่างแรกจึงถือว่าทำหน้าที่แล้ว แต่ยังมีความเสี่ยงในทางพิสูจน์เมื่อเกิดข้อพิพาทรายบุคคล

พนักงานเก่าไม่มีใบรับทราบฉบับปัจจุบัน แก้อย่างไร

เก็บย้อนหลังได้และควรทำโดยเร็ว วิธีที่ใช้กันคือจัดรอบให้พนักงานทุกคนรับทราบข้อบังคับฉบับปัจจุบันพร้อมกัน โดยระบุเวอร์ชันและวันที่ให้ชัดในใบรับทราบ พร้อมทำทะเบียนคุมไว้ด้วย ข้อควรระวังคือไม่ควรลงวันที่ย้อนหลังให้ตรงกับวันที่ประกาศใช้เดิม เพราะเป็นการทำเอกสารที่ไม่ตรงความจริง และจะกระทบความน่าเชื่อถือของเอกสารทั้งชุด

ใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์แทนการเซ็นกระดาษได้ไหม

ใช้ได้ในทางปฏิบัติ แต่ควรออกแบบให้พิสูจน์ได้สามเรื่อง คือใครเป็นผู้กด กดเมื่อใด และเอกสารที่แสดงตอนนั้นเป็นเวอร์ชันใด ระบบที่บันทึกเพียงว่ากดปุ่มรับทราบโดยไม่เก็บเวอร์ชันของเอกสาร จะมีปัญหาเช่นเดียวกับใบกระดาษที่ไม่ระบุฉบับ นอกจากนี้ควรเก็บบันทึกในรูปแบบที่ส่งออกมาแสดงเป็นเอกสารได้เมื่อต้องใช้ในชั้นศาล

มีแรงงานข้ามชาติ ต้องทำอย่างไร

มาตรา 108 กำหนดให้ข้อบังคับต้องจัดทำเป็นภาษาไทย ซึ่งยังคงเป็นฉบับที่มีผล แต่ในทางพิสูจน์ หากพนักงานไม่เข้าใจภาษาไทย บริษัทอาจถูกโต้แย้งว่าพนักงานไม่อยู่ในฐานะที่รู้ได้จริง แนวทางที่ปลอดภัยกว่าคือจัดทำคำแปลในภาษาที่พนักงานเข้าใจเป็นเอกสารประกอบ และให้ลงชื่อรับทราบทั้งสองฉบับ พร้อมบันทึกว่าได้ชี้แจงด้วยวิธีใด

เก็บใบรับทราบไว้นานแค่ไหน

ควรเก็บอย่างน้อยตลอดระยะเวลาที่พนักงานยังทำงานอยู่ และเก็บต่อไปอีกช่วงหนึ่งหลังพ้นสภาพ เพราะข้อพิพาทมักเกิดขึ้นหลังจากนั้น การกำหนดระยะเวลาเก็บที่เหมาะสมควรพิจารณาร่วมกับนโยบายเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลของบริษัท เนื่องจากเอกสารเหล่านี้มีข้อมูลของพนักงานอยู่ด้วย จึงควรกำหนดทั้งระยะเวลาเก็บและวิธีทำลายไว้ให้ชัดในนโยบายเดียวกัน

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ