ใช้ AI คัดกรองใบสมัครและให้คะแนนผู้สมัคร ต้องแจ้งอย่างไร

สำหรับประเด็น “AI คัดกรองใบสมัคร” ต้องเริ่มจากข้อเท็จจริงของงานที่จะทำ บทความนี้อธิบายเงื่อนไขที่ทำให้คำตอบต่างกัน พร้อมวิธีตัดสินใจและหลักฐานที่ควรเตรียมก่อนเกิดข้อร้องเรียน

สถานการณ์แบบใดให้คำตอบต่างกัน

ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นกรณีสมมติเพื่ออธิบายหลัก ไม่ใช่การเปิดเผยข้อมูลลูกความหรือคำพิพากษา

• AI ช่วยจัดหมวดประสบการณ์โดย HR อ่านใบสมัครซ้ำ มีผลต่างจากการตัดคนออกอัตโนมัติ
• ระบบให้คะแนนจากภาพหรือเสียง อาจอนุมานข้อมูลที่ไม่จำเป็นและเสี่ยงผิดพลาด
• แพลตฟอร์มเก็บผู้สมัครไว้เสนองานบริษัทอื่น ต้องแยกวัตถุประสงค์และบทบาทจากการสมัครตำแหน่งนี้

ควรตัดสินใจตามลำดับใด

กำหนดว่า AI ช่วยขั้นตอนไหนและผลใดมีผลตัดสิทธิ ตรวจข้อมูลที่ป้อนและฐานกฎหมายรายวัตถุประสงค์ แล้วปรับ Notice ก่อนเริ่มเก็บ ทดสอบอคติและความถูกต้อง พร้อมช่องทางให้ผู้สมัครแจ้งข้อมูลผิดหรือขอทบทวน

AI คัดกรองใบสมัครควรแจ้งอะไรให้ผู้สมัครรู้

จุดที่ใช้ระบบ

อธิบายว่าใช้สกัดคุณสมบัติ จัดลำดับ หรือเสนอรายชื่อเพื่อ HR พิจารณา ไม่ใช้ข้อความคลุมว่าเพื่อพัฒนาการบริการเมื่อจริง ๆ ใช้ตัดผู้สมัคร

ชุดข้อมูลและผู้รับ

ระบุข้อมูลที่จำเป็นและประเภทผู้รับ รวมผู้ให้บริการระบบ ระยะเวลาเก็บหรือหลักเกณฑ์ และช่องทางติดต่อ การส่งต่างประเทศต้องผ่านการประเมินแยก

แยกข้อมูลที่ไม่ควรป้อน

ตรวจภาพ สุขภาพ ศาสนา ประวัติอาชญากรรมและข้อมูลอื่นที่ไม่จำเป็นต่อเกณฑ์งาน การลบฟิลด์หนึ่งไม่ช่วยถ้าโมเดลอนุมานข้อมูลนั้นจากข้อความอื่น

คนทบทวนต้องแก้ผลได้

กำหนดเหตุส่งให้คนพิจารณา เช่น ข้อมูลขาดหรือผลขัดหลักฐาน เก็บเหตุผลเมื่อแก้คะแนนหรือยืนยันผล ไม่ให้ HR กดอนุมัติโดยไม่ได้เห็นข้อมูลต้นทาง

ฐานกฎหมายและขอบเขตที่ต้องแยก

มาตรา 23 กำหนดรายการแจ้ง มาตรา 24 (3) อาจเกี่ยวกับขั้นตอนก่อนเข้าทำสัญญาตามคำขอแต่ไม่รองรับการวิเคราะห์ทุกชนิดอัตโนมัติ มาตรา 26 ใช้กับข้อมูลอ่อนไหว ส่วนมาตรา 35 กำหนดให้ข้อมูลถูกต้อง เป็นปัจจุบัน สมบูรณ์และไม่ทำให้เข้าใจผิด

อ่านตัวบท พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ประกอบการพิจารณาหน้าที่ของแต่ละฝ่าย

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: ถ้าพลาดแล้วเรื่องไปทางใด

ผู้สมัครอาจร้องเรียนเรื่องใช้ข้อมูลเกินวัตถุประสงค์หรือขอแก้ข้อมูลที่ผิด หากบริษัทอธิบายไม่ได้ว่าใช้เกณฑ์ใดและมีคนตรวจอย่างไรจะชี้แจงได้ยาก ส่วนความรับผิดด้านการเลือกปฏิบัติต้องดูข้อเท็จจริงและกฎหมายที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

เมื่อได้รับหนังสือหรือข้อเรียกร้อง ให้ตรวจผู้ส่ง ประเด็นที่ถามและกำหนดตอบจากเอกสารจริง รักษาข้อมูลต้นฉบับที่เกี่ยวข้อง พร้อมแยกข้อเท็จจริงที่ยืนยันได้ออกจากประเด็นที่ยังสอบสวน การแก้ปัญหาปัจจุบันควรทำควบคู่กับการเตรียมชี้แจง โดยไม่แก้บันทึกเก่าให้คลาดจากเหตุการณ์

หลักฐานที่ต้องเก็บและวิธีจัดให้ใช้ได้จริง

• Notice ฉบับที่แสดงในวันที่สมัครและหลักฐานแสดงก่อนเก็บ
• เกณฑ์งาน ข้อมูลที่ใช้ และบันทึกฐานกฎหมาย
• ผลทดสอบความผิดพลาดและเวอร์ชันเครื่องมือ
• บันทึกคนทบทวนกับคำขอแก้ไขของผู้สมัคร

จุดที่ควรตรวจเพิ่มคือNotice ฉบับที่แสดงในวันที่สมัครและหลักฐานแสดงก่อนเก็บ เอกสารนี้ตอบได้เฉพาะข้อเท็จจริงที่มีการตรวจและรับรองไว้ หากอีกฝ่ายโต้แย้งว่างานจริงต่างจากเอกสาร ให้ใช้ข้อมูลจากระบบและผู้ปฏิบัติงานตรวจเทียบ ไม่สรุปว่ามีเอกสารแล้วจึงถูกต้องทุกขั้นตอน กรณีที่หลักฐานขัดกัน ควรเก็บทั้งสองชุดไว้พร้อมบันทึกเหตุที่ตรวจพบ เพื่อให้ผู้รับผิดชอบประเมินอย่างครบถ้วนและไม่ตัดข้อมูลที่เสียเปรียบออกจากแฟ้ม

ให้เจ้าของงานระบุผู้จัดทำ ผู้ตรวจรับ วันที่และเวอร์ชัน เก็บต้นฉบับในพื้นที่ที่จำกัดสิทธิตามหน้าที่ ส่วนสำเนาสำหรับตรวจควรปกปิดข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง ระยะเก็บต้องสัมพันธ์กับวัตถุประสงค์ หน้าที่ตามกฎหมายและสิทธิเรียกร้องที่เกี่ยวข้อง หากมีข้อพิพาทให้ประเมินการพักทำลายเฉพาะข้อมูลที่จำเป็น พร้อมกำหนดผู้ทบทวน ไม่เก็บทุกอย่างตลอดไป

นำไปใช้กับทีมงานอย่างไร

กำหนดขอบเขตการทดลอง

เริ่มทดสอบด้วยข้อมูลสมมติหรือข้อมูลที่ลดความเสี่ยงแล้ว ระบุงานที่ให้เครื่องมือช่วยและงานที่ยังไม่อนุญาต หากต้องใช้ข้อมูลจริงเพื่อทดสอบ ต้องผ่านการประเมินฐานกฎหมายและสิทธิผู้รับก่อน ไม่ถือว่าช่วงทดลองอยู่นอกกฎหมาย

เก็บข้อจำกัดไว้กับผลทดสอบ

ผู้ตัดสินใจควรรู้ว่าระบบทดสอบกับงานแบบใด ข้อมูลแบบใดทำให้ผิด และมีสถานการณ์ใดที่ยังไม่ประเมิน แยกผลที่ตรวจยืนยันได้ออกจากคำอธิบายของผู้ขาย เพื่อไม่ขยายการใช้งานเกินหลักฐานที่มี

การอนุมัติต้องตามการเปลี่ยนแปลง

เมื่อผู้ให้บริการเปลี่ยนเงื่อนไข โมเดลหรือสิทธิการใช้ข้อมูล ให้เจ้าของงานประเมินส่วนที่เปลี่ยนและแจ้งผู้เกี่ยวข้อง การอนุมัติชื่อเครื่องมือครั้งเดียวไม่ครอบคลุมทุกการเชื่อมต่อ ทุกบัญชี และทุกข้อมูลในอนาคต

แผนลงมือวันนี้ ภายใน 7 วันและ 30 วัน

ช่วงเวลาต่อไปนี้เป็นตัวอย่างแผนจัดงานภายใน ไม่ใช่กำหนดตามกฎหมาย และไม่เลื่อนหน้าที่เร่งด่วนที่ต้องทำก่อน

ช่วงงาน	งานที่มอบหมาย	สิ่งที่ใช้ตรวจรับ
วันนี้	ระบุขั้นตอนที่ AI มีผลคัดออกจริง	ขอบเขตงานและผู้รับผิดชอบ
ภายใน 7 วัน	แก้ Notice และทดสอบเกณฑ์ด้วยข้อมูลที่เหมาะสม	ข้อค้นพบและรายการที่ต้องแก้
ภายใน 30 วัน	สุ่มทบทวนผลที่ตัดออกและปรับช่องทางร้องขอแก้ไข	ผลตรวจหรือทดสอบและงานที่ยังค้าง

ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง

อย่าใช้ความยินยอมแบบบังคับครอบการวิเคราะห์ทุกอย่าง และอย่ากล่าวว่าผล AI เป็นกลางโดยไม่ตรวจชุดข้อมูลและผลต่อผู้สมัครแต่ละกลุ่ม

อ่านต่อและจัดระบบให้เหมาะกับองค์กร

ภาพรวมของเรื่องนี้อยู่ในคู่มือกำกับการใช้ AI กับข้อมูลส่วนบุคคล สำหรับผู้บริหารและ HR ใช้ตรวจว่าประเด็นเฉพาะเชื่อมกับหน้าที่ส่วนอื่นอย่างไร

สำหรับขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง อ่านAI วิเคราะห์ผลงานพนักงาน เสี่ยงเลือกปฏิบัติอย่างไรและควรควบคุมอะไร และDPIA สำหรับการประมวลผลความเสี่ยงสูง ควรเริ่มเมื่อใดและทำอย่างไร

หากงานเชื่อมกับกระบวนการอื่น ให้อ่านตรวจประวัติผู้สมัครงานได้ถึงระดับไหน ประวัติอาชญากรรมคือข้อมูลอ่อนไหว ที่นายจ้างมักไม่รู้ประกอบก่อนกำหนดผู้รับผิดชอบ

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรมช่วยตรวจข้อเท็จจริง เอกสารและพยานหลักฐานผ่านบริการกฎหมาย PDPA โดยประเด็นการจ้างงานสามารถประเมินร่วมกับทีมกฎหมายแรงงาน สามารถนัดหมายเพื่อนำเอกสารที่เกี่ยวข้องมาประเมินก่อนตัดสินใจ

อ่านต่อ: สิทธิและแนวปฏิบัติในสถานการณ์ที่เกี่ยวข้อง

• PDPA บริษัทจัดหางานและ Outsource ส่งประวัติผู้สมัครให้ลูกค้าอย่างไร

ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

มาตรา 23 กำหนดรายการแจ้ง มาตรา 24 (3) อาจเกี่ยวกับขั้นตอนก่อนเข้าทำสัญญาตามคำขอแต่ไม่รองรับการวิเคราะห์ทุกชนิดอัตโนมัติ มาตรา 26 ใช้กับข้อมูลอ่อนไหว ส่วนมาตรา 35 กำหนดให้ข้อมูลถูกต้อง เป็นปัจจุบัน สมบูรณ์และไม่ทำให้เข้าใจผิด

คำถามที่พบบ่อย

ต้องขอความยินยอมใช้ AI ทุกครั้งไหม

ต้องดูฐานกฎหมายและชนิดข้อมูลแต่ละกิจกรรม ไม่ควรขอความยินยอมแทนการประเมินทั้งหมด

ต้องเปิดเผยโค้ดโมเดลให้ผู้สมัครหรือไม่

ไม่ควรสรุปเป็นหน้าที่ทั่วไปเช่นนั้น แต่ต้องแจ้งรายละเอียดตามกฎหมายและมีข้อมูลพอชี้แจงการใช้ข้อมูลอย่างเหมาะสม

มีคนกดอนุมัติแล้วถือว่าตรวจผลครบไหม

ต้องให้คนเข้าถึงข้อมูลและมีอำนาจทบทวนจริง การกดตามผลระบบทุกครั้งไม่ช่วยลดความเสี่ยงเท่าที่ควร

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ