พนักงานไม่ยอมเซ็นใบเตือน นายจ้างต้องทำอย่างไร และควรบันทึกแบบไหน ฉบับทนาย ปี 2569

สถานการณ์ที่ฝ่ายบุคคลเจอบ่อยที่สุดในห้องประชุมคือพนักงานไม่ยอมเซ็นใบเตือน บางคนบอกว่าไม่ยอมรับว่าทำผิด บางคนเงียบแล้วเดินออกไป คำถามที่ตามมาทันทีคือใบเตือนฉบับนี้ยังใช้ได้หรือไม่ และบริษัทควรทำอะไรต่อในนาทีนั้น บทความนี้ตอบทั้งสองข้อ

กฎหมายกำหนดว่าอย่างไรเมื่อลูกจ้างไม่ลงชื่อ

มาตรา 119 (4) กำหนดเงื่อนไขไว้ว่านายจ้างต้องตักเตือนเป็นหนังสือ ซึ่งเป็นเรื่องของรูปแบบเอกสาร ไม่ใช่เรื่องของลายมือชื่อผู้รับ · กฎหมายไม่ได้บัญญัติว่าหนังสือเตือนจะมีผลต่อเมื่อลูกจ้างลงชื่อรับ ดังนั้นการปฏิเสธไม่เซ็นจึงไม่ได้ทำให้หนังสือฉบับนั้นเสียไปในตัวเอง

แต่สิ่งที่เปลี่ยนไปทันทีคือวิธีพิสูจน์ เพราะเมื่อมีลายเซ็นของพนักงาน เอกสารนั้นพิสูจน์ตัวเองได้ว่าถึงมือผู้รับแล้ว เมื่อไม่มีลายเซ็น บริษัทต้องหาหลักฐานอื่นมาแสดงว่าได้แจ้งคำเตือนให้ลูกจ้างทราบแล้วจริง · นี่คือเหตุผลว่าทำไมสิ่งที่ทำในสิบนาทีหลังจากพนักงานปฏิเสธ จึงสำคัญกว่าสิ่งที่เขียนไว้ในใบเตือน

ควรทำอะไรทันทีเมื่อพนักงานไม่ยอมเซ็นใบเตือน

1. อ่านใบเตือนให้ฟังต่อหน้าพยาน โดยอ่านทั้งพฤติการณ์ ข้อบังคับที่อ้างถึง และผลหากทำซ้ำ เพื่อให้เป็นการแจ้งที่สมบูรณ์แม้ไม่มีลายเซ็น
2. เสนอให้เขียนความเห็นแย้งลงในเอกสารแทนการเซ็นรับ เพราะพนักงานจำนวนมากปฏิเสธเพราะเข้าใจว่าการเซ็นคือการยอมรับผิด ทั้งที่เป็นเพียงการรับเอกสาร
3. มอบสำเนาให้พนักงานถือไปด้วย แม้จะไม่เซ็น แล้วบันทึกไว้ว่าได้มอบสำเนาแล้วหรือพนักงานปฏิเสธที่จะรับ
4. ทำบันทึกเหตุการณ์ทันทีในวันเดียวกัน ระบุวันเวลา สถานที่ ผู้ที่อยู่ในห้อง คำพูดของพนักงานตามที่ได้ยิน และสิ่งที่บริษัทได้ทำไปแล้ว
5. ให้พยานอย่างน้อยสองคนลงชื่อรับรองบันทึกนั้น โดยเลือกพยานที่อยู่ในห้องจริง และควรมีคนที่ไม่ได้อยู่ในสายบังคับบัญชาโดยตรงอย่างน้อยหนึ่งคน
6. ส่งใบเตือนซ้ำทางไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับ ตามที่อยู่ในทะเบียนลูกจ้างที่จัดทำตามมาตรา 112 แล้วเก็บใบตอบรับไว้ในแฟ้มเดียวกัน

ขั้นตอนที่ 4 ถึง 6 คือชุดที่ทำหน้าที่แทนลายเซ็น และควรทำให้ครบทั้งสามข้อ ไม่ใช่เลือกทำข้อใดข้อหนึ่ง เพราะแต่ละข้อพิสูจน์คนละเรื่อง คือบันทึกพิสูจน์ว่ามีการแจ้ง · พยานพิสูจน์ว่าบันทึกนั้นตรงกับความจริง · และไปรษณีย์พิสูจน์ว่าเอกสารไปถึงที่อยู่ที่พนักงานแจ้งไว้

คนส่วนใหญ่มักเข้าใจผิดตรงไหน

เข้าใจผิดข้อ 1 — ไม่เซ็นแปลว่าใบเตือนใช้ไม่ได้ ต้องออกใหม่ · ความจริงคือ กฎหมายกำหนดเพียงว่าต้องตักเตือนเป็นหนังสือ ไม่ได้กำหนดเรื่องลายมือชื่อผู้รับ · ผลเสียคือ บริษัทออกใบเตือนซ้ำหลายฉบับในเรื่องเดียวกัน ซึ่งทำให้ลำดับเหตุการณ์สับสนเมื่อต้องอธิบายภายหลัง

เข้าใจผิดข้อ 2 — ให้หัวหน้าเซ็นแทนพนักงานไปก่อน · ความจริงคือ การลงชื่อแทนกันในช่องผู้รับเป็นเรื่องที่ไม่ควรทำอย่างยิ่ง เพราะเป็นการทำเอกสารที่ไม่ตรงความจริง · ผลเสียคือ เมื่อถูกตรวจพบ ความน่าเชื่อถือของเอกสารทั้งแฟ้มเสียไป และอาจกระทบมากกว่าเรื่องแรงงาน

เข้าใจผิดข้อ 3 — บันทึกทีหลังก็ได้ เพราะทุกคนจำได้อยู่แล้ว · ความจริงคือ บันทึกที่ทำในวันเดียวกันมีน้ำหนักต่างจากบันทึกที่ทำหลังเกิดข้อพิพาท · ผลเสียคือ ถูกโต้แย้งว่าเป็นเอกสารที่ทำขึ้นเพื่อรองรับการตัดสินใจที่ทำไปแล้ว

เข้าใจผิดข้อ 4 — พนักงานไม่เซ็นถือเป็นการฝ่าฝืนคำสั่ง ลงโทษเพิ่มได้ · ความจริงคือ การไม่ลงชื่อรับเอกสารกับการฝ่าฝืนคำสั่งในการทำงานเป็นคนละเรื่อง และการตั้งบทลงโทษเพิ่มในเรื่องนี้อาจถูกมองว่าทำให้นายจ้างได้เปรียบเกินสมควรตามมาตรา 14/1 · ผลเสียคือ สร้างประเด็นใหม่ให้ตัวเองโดยไม่จำเป็น ดูข้อบังคับที่เขียนไว้แต่ใช้ลงโทษไม่ได้

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม

คนทั่วไปมักเข้าใจว่า ลายเซ็นในช่องผู้รับคือสิ่งที่ทำให้เอกสารมีผล ถ้าไม่มีลายเซ็นก็เท่ากับยังไม่เกิดอะไรขึ้น เอกสารฉบับนั้นจึงเป็นเพียงกระดาษที่ยังไม่ได้ใช้

แต่ในทางคดี กฎหมายและศาลมักมองว่า ลายเซ็นเป็นเพียงวิธีพิสูจน์วิธีหนึ่งว่าเอกสารถึงมือผู้รับ ไม่ใช่เงื่อนไขที่ทำให้เอกสารมีผล คำถามที่แท้จริงคือบริษัทแจ้งให้พนักงานทราบแล้วหรือไม่ และพิสูจน์ได้อย่างไร

จุดเสี่ยงจริงอยู่ตรงนี้ ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดไม่ใช่การที่พนักงานปฏิเสธไม่เซ็น แต่คือปฏิกิริยาของบริษัทในนาทีนั้น เพราะเมื่อบรรยากาศตึงเครียด หลายที่เลือกยุติการประชุมทันทีเพื่อลดความขัดแย้ง แล้วเก็บใบเตือนที่ไม่มีลายเซ็นเข้าแฟ้มเงียบ ๆ · ผลคือในอีกหนึ่งปีข้างหน้า เมื่อพนักงานทำผิดซ้ำและบริษัทหยิบใบเตือนใบนั้นขึ้นมาใช้ ก็ไม่มีอะไรพิสูจน์ได้เลยว่าพนักงานเคยรับรู้

ทางเลือกที่ควรทำต่อคือ เตรียมแบบฟอร์มบันทึกกรณีปฏิเสธลงชื่อไว้ล่วงหน้า แล้ววางไว้คู่กับแบบฟอร์มใบเตือนเสมอ เพราะเมื่อสถานการณ์เกิดขึ้นจริง ไม่มีใครมีสมาธิพอจะคิดว่าต้องบันทึกอะไรบ้าง การมีแบบฟอร์มพร้อมกรอกทำให้บริษัทได้หลักฐานครบโดยไม่ต้องเพิ่มความตึงเครียดในห้อง

บันทึกกรณีปฏิเสธลงชื่อควรมีอะไรบ้าง

#	รายการ	เหตุผลที่ต้องมี
1	วันเวลาและสถานที่	ผูกกับการนับผลหนึ่งปีของหนังสือเตือน และยืนยันว่าเป็นบันทึกที่ทำในวันเดียวกับเหตุการณ์
2	เลขที่และวันที่ของใบเตือนที่นำมาแจ้ง	เชื่อมบันทึกเข้ากับเอกสารที่แจ้ง ไม่ให้เกิดข้อโต้แย้งว่าเป็นคนละฉบับ
3	รายชื่อผู้ที่อยู่ในห้องทั้งหมด	แสดงว่ามีผู้รู้เห็นและใครจะเป็นพยานได้บ้าง
4	ข้อความว่าได้อ่านใบเตือนให้ฟังแล้ว	เป็นหัวใจของบันทึก เพราะพิสูจน์ว่าการแจ้งเกิดขึ้นจริงแม้ไม่มีลายเซ็น
5	คำพูดของพนักงานตามที่ได้ยิน	บันทึกตามที่พูดจริง ไม่ตีความ ไม่สรุปเป็นทัศนคติ · เป็นข้อเท็จจริงที่ล็อกไว้ตั้งแต่วันแรก
6	ผลของการมอบสำเนา	ระบุว่ารับสำเนาไปหรือปฏิเสธที่จะรับ ซึ่งเป็นคนละเรื่องกับการเซ็น
7	ลายมือชื่อพยานอย่างน้อยสองคนพร้อมตำแหน่ง	ทำหน้าที่รับรองความถูกต้องของบันทึกแทนลายเซ็นของพนักงาน
8	ช่องบันทึกการส่งซ้ำ	ระบุวันที่ส่ง เลขพัสดุ และที่อยู่ที่ส่ง เพื่อผูกใบตอบรับเข้ากับแฟ้มเดียวกัน

เมื่อมีบันทึกครบแปดข้อนี้แล้ว ให้เก็บรวมไว้ในแฟ้มเดียวกับใบเตือนและเอกสารตั้งต้นทั้งหมด ดูเอกสาร 6 ชุดที่ต้องมีก่อนออกใบเตือน · ตัวบทที่เกี่ยวข้องตรวจได้ที่ฐานข้อมูลกฎหมายแรงงาน กระทรวงแรงงาน

กรณีแบบไหนที่ควรปรึกษาทนาย

• พนักงานปฏิเสธไม่เซ็นและโต้แย้งข้อเท็จจริงในใบเตือนว่าไม่ตรงกับที่เกิดขึ้น
• เป็นใบเตือนใบที่สองหรือสามในเรื่องเดียวกัน ซึ่งอาจนำไปสู่การเลิกจ้าง
• พนักงานเป็นกรรมการลูกจ้างหรือกรรมการสหภาพแรงงาน
• เหตุการณ์ในห้องมีการโต้เถียงรุนแรงหรือมีการบันทึกเสียงโดยฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง
• บริษัทไม่มีที่อยู่ที่ติดต่อได้ของพนักงาน หรือทะเบียนลูกจ้างไม่เป็นปัจจุบัน
• พนักงานขาดงานต่อทันทีหลังจากนั้น ซึ่งอาจเข้าเงื่อนไขเรื่องละทิ้งหน้าที่ ดูวิธีเลือกว่าจะตักเตือนหรือเลิกจ้าง

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม ช่วยอะไรได้บ้าง

ทีมทนายคดีแรงงานของเรารับออกแบบชุดเอกสารสำหรับสถานการณ์ที่พนักงานไม่ยอมเซ็นใบเตือน ทั้งแบบฟอร์มบันทึกกรณีปฏิเสธลงชื่อ แบบฟอร์มพยานรับรอง และแนวปฏิบัติสำหรับหัวหน้างานที่ต้องอยู่ในห้องด้วย เพื่อให้บริษัทได้หลักฐานครบโดยไม่ต้องเพิ่มความขัดแย้งหน้างาน

จุดที่สำนักงานเน้นเป็นพิเศษคือออกแบบให้ใช้ได้จริงในนาทีที่กดดัน เพราะเอกสารที่ต้องคิดว่าจะเขียนอะไรตอนอยู่ในห้อง มักไม่ถูกใช้ ส่วนแบบฟอร์มที่กรอกได้ทันทีคือสิ่งที่ทำให้หลักฐานไม่หายไป

สรุป

การที่พนักงานไม่ยอมเซ็นใบเตือนไม่ได้ทำให้หนังสือเตือนฉบับนั้นเสียไป เพราะมาตรา 119 (4) กำหนดเพียงว่าต้องตักเตือนเป็นหนังสือ ไม่ได้กำหนดว่าลูกจ้างต้องลงลายมือชื่อ สิ่งที่เปลี่ยนไปคือภาระการพิสูจน์ ซึ่งบริษัทต้องแสดงให้ได้ว่าแจ้งคำเตือนให้ทราบแล้ว วิธีที่ใช้แทนลายเซ็นได้คือบันทึกเหตุการณ์ในวันเดียวกัน พยานลงชื่ออย่างน้อยสองคน และส่งซ้ำทางไปรษณีย์ตอบรับตามที่อยู่ในทะเบียนลูกจ้าง แนวปฏิบัติเพิ่มเติมดูได้ที่กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน โดยควรตรวจสอบข้อมูลล่าสุดก่อนนำไปใช้ทุกครั้ง

หากบริษัทกำลังเจอสถานการณ์นี้บ่อยหรือยังไม่มีแบบฟอร์มรองรับ ควรให้ฝ่ายกฎหมายตรวจเอกสารก่อนดำเนินการ เพราะความเสี่ยงส่วนใหญ่เกิดจากเอกสารที่จัดทำไว้ตั้งแต่ต้น ไม่ใช่เฉพาะวันที่เกิดข้อพิพาท ปรึกษาทีมทนายของสำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม โทร 081-327-8551 | LINE @995iqtpa หรือนัดหมายปรึกษาที่นี่

ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

• พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 119 (4) ⭐ — กำหนดเงื่อนไขว่านายจ้างได้ตักเตือนเป็นหนังสือแล้ว · ตัวบทกำหนดเรื่องรูปแบบเป็นหนังสือ แต่ไม่ได้บัญญัติว่าลูกจ้างต้องลงลายมือชื่อรับ หนังสือเตือนจึงไม่เสียไปเพราะลูกจ้างไม่เซ็น แต่นายจ้างต้องพิสูจน์ได้ว่าได้แจ้งให้ลูกจ้างทราบแล้ว
• ผลของหนังสือเตือนตามมาตรา 119 (4) — มีผลบังคับได้ไม่เกินหนึ่งปีนับแต่วันที่ลูกจ้างได้กระทำผิด · บันทึกกรณีปฏิเสธลงชื่อจึงต้องระบุวันที่ให้ชัด เพราะผูกกับการนับระยะเวลานี้
• มาตรา 108 — วินัยและโทษทางวินัยต้องอยู่ในข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน · และนายจ้างมีหน้าที่เผยแพร่และปิดประกาศข้อบังคับโดยเปิดเผย ณ สถานที่ทำงาน (ควรตรวจถ้อยคำในตัวบทล่าสุดก่อนอ้างอิง)
• มาตรา 112 — หน้าที่จัดทำทะเบียนลูกจ้างเป็นภาษาไทย ซึ่งรวมข้อมูลที่ใช้ติดต่อลูกจ้าง · เป็นที่มาของที่อยู่ที่ใช้ส่งใบเตือนซ้ำทางไปรษณีย์ตอบรับ จึงควรปรับปรุงให้เป็นปัจจุบันเสมอ
• มาตรา 116 — การพักงานเพื่อสอบสวนทำได้เมื่อข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานหรือข้อตกลงเกี่ยวกับสภาพการจ้างให้อำนาจไว้ · การไม่ลงชื่อรับใบเตือนไม่ใช่เหตุพักงานในตัวเอง
• มาตรา 14/1 — ข้อบังคับ ระเบียบ หรือคำสั่งของนายจ้างที่ทำให้นายจ้างได้เปรียบลูกจ้างเกินสมควร ศาลมีอำนาจสั่งให้มีผลใช้บังคับเพียงเท่าที่เป็นธรรมและพอสมควรแก่กรณี · ใช้กับข้อที่กำหนดโทษเพิ่มเพราะไม่ลงชื่อรับเอกสาร
• ⚠️ ข้อควรระวังเรื่องการบันทึกเสียงหรือภาพในห้องประชุม — มีข้อพิจารณาเพิ่มตามพ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ทั้งเรื่องวัตถุประสงค์ การแจ้ง และฐานทางกฎหมาย (ควรขอความเห็นก่อนกำหนดเป็นแนวปฏิบัติประจำ)

คำถามที่พบบ่อย

พนักงานไม่เซ็นใบเตือน ต้องออกใบใหม่ไหม

โดยทั่วไปไม่ต้อง เพราะมาตรา 119 (4) กำหนดเพียงว่านายจ้างได้ตักเตือนเป็นหนังสือแล้ว ไม่ได้กำหนดว่าลูกจ้างต้องลงลายมือชื่อรับ การออกใบใหม่ซ้ำในเรื่องเดียวกันกลับทำให้ลำดับเหตุการณ์สับสน สิ่งที่ควรทำแทนคือบันทึกเหตุการณ์ในวันเดียวกัน ให้พยานลงชื่อรับรอง และส่งใบเตือนฉบับเดิมซ้ำทางไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับ

ให้หัวหน้าเซ็นแทนพนักงานได้ไหม

ไม่ควรทำอย่างยิ่ง เพราะเป็นการทำเอกสารที่ไม่ตรงกับความจริง และเมื่อถูกตรวจพบจะกระทบความน่าเชื่อถือของเอกสารทั้งแฟ้ม ไม่ใช่เฉพาะใบเตือนฉบับนั้น สิ่งที่ทำได้และถูกต้องคือให้หัวหน้าและผู้ที่อยู่ในเหตุการณ์ลงชื่อในฐานะพยานว่าได้อ่านใบเตือนให้พนักงานฟังแล้วและพนักงานปฏิเสธที่จะลงชื่อ ซึ่งเป็นการรับรองข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นจริง

ควรมีพยานกี่คน

ในทางปฏิบัติแนะนำอย่างน้อยสองคน และควรมีอย่างน้อยหนึ่งคนที่ไม่ได้อยู่ในสายบังคับบัญชาโดยตรงของพนักงานคนนั้น เพื่อลดข้อโต้แย้งว่าเป็นพยานที่มีส่วนได้เสีย พยานควรเป็นผู้ที่อยู่ในห้องจริงและได้ยินการอ่านใบเตือน ไม่ใช่ผู้ที่มาลงชื่อในภายหลัง และควรลงชื่อพร้อมระบุตำแหน่งกับวันที่ในวันเดียวกัน

ส่งใบเตือนทางไลน์หรืออีเมลแทนได้ไหม

ใช้เป็นช่องทางเสริมได้แต่ไม่ควรใช้แทนช่องทางหลัก เพราะการพิสูจน์ว่าผู้รับได้เปิดอ่านทำได้ยากกว่า และอาจมีข้อโต้แย้งเรื่องบัญชีที่ใช้ไม่ใช่ของพนักงาน แนวทางที่ปลอดภัยกว่าคือใช้การแจ้งต่อหน้าพร้อมพยานเป็นหลัก แล้วส่งซ้ำทางไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับตามที่อยู่ในทะเบียนลูกจ้าง โดยอาจส่งทางอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มเพื่อความรวดเร็ว

พนักงานเซ็นแต่เขียนว่าไม่ยอมรับผิด ใช้ได้ไหม

ใช้ได้ และเป็นสถานการณ์ที่ดีกว่าการไม่เซ็นเลย เพราะการลงชื่อในช่องผู้รับเป็นการยืนยันว่าได้รับเอกสารแล้ว ซึ่งเป็นคนละเรื่องกับการยอมรับว่ากระทำผิด ความเห็นแย้งที่พนักงานเขียนไว้ก็เป็นประโยชน์กับบริษัทเช่นกัน เพราะเป็นการล็อกคำอธิบายของพนักงานตั้งแต่วันนั้น ทำให้ตรวจสอบได้ในภายหลังว่าคำอธิบายเปลี่ยนไปหรือไม่

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ