ก่อนออกใบเตือน ต้องมีเอกสารอะไรประกอบบ้าง 6 ชุดที่ HR ต้องมีอยู่ก่อน ฉบับทนาย ปี 2569

สิ่งที่ตัดสินว่าใบเตือนใช้ได้หรือไม่คือเอกสารก่อนออกใบเตือน ไม่ใช่ถ้อยคำในใบเตือนเอง เพราะเมื่อพนักงานทำผิดระเบียบ ฝ่ายบุคคลมักเริ่มจากการเปิดแบบฟอร์มขึ้นมาพิมพ์ ทั้งที่เอกสารตั้งต้นต้องมีอยู่แล้วตั้งแต่ก่อนเกิดเหตุ ไม่ใช่สิ่งที่ไปตามหาในวันที่จะลงโทษ บทความนี้ระบุว่าต้องมีอะไรบ้างและควรเตรียมไว้อย่างไร

ทำไมเอกสารก่อนออกใบเตือนจึงสำคัญกว่าตัวใบเตือน

มาตรา 119 (4) เปิดช่องให้นายจ้างเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชยได้เมื่อลูกจ้างฝ่าฝืนข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน ระเบียบ หรือคำสั่งของนายจ้างอันชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรม และนายจ้างได้ตักเตือนเป็นหนังสือแล้ว เว้นแต่กรณีร้ายแรงที่ไม่ต้องตักเตือน

ถ้อยคำนี้บรรจุเงื่อนไขไว้หลายชั้น ชั้นแรกคือต้องมีข้อบังคับหรือคำสั่งข้อนั้นอยู่จริง ชั้นที่สองคือข้อนั้นต้องชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรม ชั้นที่สามคือพนักงานต้องอยู่ในฐานะที่รู้ได้ว่ามีข้อนั้น · ทั้งสามชั้นนี้พิสูจน์ด้วยเอกสารที่ทำไว้ก่อนเกิดเหตุทั้งสิ้น ใบเตือนที่เขียนดีเพียงใดก็ไม่ช่วย หากข้อบังคับที่อ้างถึงไม่เคยประกาศใช้

6 ชุดเอกสารที่ต้องมีอยู่ก่อนวันออกใบเตือน

#	เอกสาร	ต้องมีเมื่อใด	ถ้าไม่มีจะเกิดอะไร
1	ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานฉบับที่ประกาศใช้แล้ว	ก่อนเกิดเหตุ	ไม่มีฐานของคำว่า "ฝ่าฝืนข้อบังคับ" ตามมาตรา 119 (4) · ต้องหันไปใช้ฐานคำสั่งของนายจ้างแทน ซึ่งพิสูจน์ยากกว่า
2	หลักฐานการรับทราบของพนักงานคนนั้น	ก่อนเกิดเหตุ	พนักงานโต้แย้งได้ว่าไม่เคยทราบระเบียบข้อนั้น · มาตรา 108 กำหนดหน้าที่เผยแพร่และปิดประกาศข้อบังคับโดยเปิดเผย ณ สถานที่ทำงานไว้ด้วย
3	บันทึกเหตุการณ์ที่ทำในวันเกิดเหตุ	วันเกิดเหตุ	รายละเอียดคลาดเคลื่อนเมื่อเวลาผ่านไป และถูกโต้แย้งว่าเป็นเรื่องที่เขียนขึ้นภายหลัง
4	หลักฐานประกอบ เช่น รายงานลงเวลา ภาพความเสียหาย ใบสั่งงาน รายงานคุณภาพ	วันเกิดเหตุถึงไม่กี่วันหลังจากนั้น	เหลือแต่คำบอกเล่า ซึ่งมีน้ำหนักน้อยกว่าเอกสารที่ระบบสร้างขึ้นเอง
5	คำชี้แจงของพนักงาน	ก่อนออกใบเตือน	ขาดความเป็นธรรมของกระบวนการ ซึ่งเป็นประเด็นที่ถูกหยิบขึ้นเสมอเมื่อมีข้อพิพาท
6	ประวัติวินัยเดิมพร้อมวันที่กระทำผิด	ก่อนออกใบเตือน	นับผลของใบเตือนเดิมผิด เพราะหนังสือเตือนมีผลไม่เกินหนึ่งปีนับแต่วันที่ลูกจ้างกระทำผิด

สามชุดแรกเป็นชุดที่ย้อนไปทำไม่ได้ ส่วนชุดที่ 4 ถึง 6 ยังพอจัดการได้ในระยะสั้น ดังนั้นถ้าบริษัทจะลงทุนเวลากับเรื่องใดก่อน ควรเป็นสองชุดแรก เพราะทำครั้งเดียวใช้ได้กับพนักงานทุกคน · เมื่อเอกสารครบแล้วจึงค่อยดูวิธีเขียนตัวใบเตือน ดูองค์ประกอบที่ใบเตือนขาดไม่ได้

คนส่วนใหญ่มักเข้าใจผิดตรงไหน

เข้าใจผิดข้อ 1 — มีแบบฟอร์มใบเตือนที่ดีก็พอ · ความจริงคือ ใบเตือนเป็นเพียงเอกสารสรุปผลของสิ่งที่เกิดขึ้นมาก่อน ถ้าไม่มีอะไรรองรับ ก็เป็นเพียงคำกล่าวอ้างของบริษัทฝ่ายเดียว · ผลเสียคือ ลงทุนออกแบบฟอร์มแต่ยังพิสูจน์ไม่ได้อยู่ดี

เข้าใจผิดข้อ 2 — พนักงานเซ็นสัญญาจ้างแล้ว ถือว่ารับทราบระเบียบทั้งหมด · ความจริงคือ ข้อความในสัญญาที่ระบุว่ารับทราบระเบียบ ไม่ได้พิสูจน์ว่าพนักงานได้เห็นข้อบังคับฉบับใด และไม่ครอบคลุมฉบับที่แก้ไขภายหลัง ซึ่งมาตรา 110 กำหนดให้ต้องประกาศภายในเจ็ดวัน · ผลเสียคือ ข้อที่บริษัทจะใช้ลงโทษเป็นข้อที่เพิ่มเข้ามาทีหลังพอดี

เข้าใจผิดข้อ 3 — เหตุการณ์ชัดเจนอยู่แล้ว ไม่ต้องบันทึกก็ได้ · ความจริงคือ ความชัดเจนในวันเกิดเหตุกับความชัดเจนในเอกสารเป็นคนละเรื่อง เมื่อผ่านไปหลายเดือน หัวหน้าที่เห็นเหตุการณ์อาจลาออกไปแล้ว · ผลเสียคือ เหลือเพียงใบเตือนที่ไม่มีอะไรรองรับ

เข้าใจผิดข้อ 4 — ถ้าจะออกใบเตือน ไม่ต้องให้พนักงานชี้แจงก็ได้ เพราะยังไม่ใช่การเลิกจ้าง · ความจริงคือ คำชี้แจงมีประโยชน์กับบริษัทมากกว่าที่คิด เพราะเป็นการล็อกข้อเท็จจริงจากปากพนักงานเองตั้งแต่ยังไม่มีข้อพิพาท · ผลเสียคือ เมื่อถึงชั้นศาล พนักงานอธิบายเหตุการณ์ใหม่ได้อย่างอิสระ ดูสิ่งที่หนังสือสอบสวนพนักงานต้องมี

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม

คนทั่วไปมักเข้าใจว่า ใบเตือนเป็นเครื่องมือของฝ่ายบุคคลที่หยิบมาใช้ได้เมื่อจำเป็น เมื่อพนักงานทำผิดก็ออกใบเตือน เก็บใส่แฟ้ม แล้วรอดูว่าจะทำผิดซ้ำหรือไม่

แต่ในทางคดี กฎหมายและศาลมักมองว่า ใบเตือนคือข้อสรุปของกระบวนการหนึ่ง ไม่ใช่จุดเริ่มต้น คำถามที่ตามมาเสมอคือบริษัทรู้เรื่องนี้ได้อย่างไร ตรวจสอบอย่างไร ให้โอกาสชี้แจงหรือไม่ และระเบียบข้อที่อ้างถึงประกาศใช้ตั้งแต่เมื่อไร

จุดเสี่ยงจริงอยู่ตรงนี้ ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดไม่ใช่การไม่มีเอกสารเลย แต่คือเอกสารมีครบแต่กระจายอยู่คนละที่ ข้อบังคับอยู่ที่ฝ่ายบุคคล บันทึกเหตุการณ์อยู่ที่หัวหน้าไลน์ในสมุดส่วนตัว รายงานลงเวลาอยู่ในระบบที่เก็บย้อนหลังได้จำกัด และใบรับทราบอยู่ในแฟ้มที่ไม่มีใครรู้ว่าเก็บครบหรือไม่ · เมื่อถึงเวลาต้องใช้จริง บริษัทจึงประกอบเรื่องราวไม่ครบ ทั้งที่ทุกชิ้นเคยมีอยู่

ทางเลือกที่ควรทำต่อคือ กำหนดให้ทุกครั้งที่ออกใบเตือน ต้องแนบสำเนาเอกสารทั้ง 6 ชุดไว้ในแฟ้มเดียวกันกับใบเตือนนั้น ไม่ใช่แค่อ้างอิงถึง เพราะแฟ้มที่ครบในตัวเองคือสิ่งที่หยิบไปใช้ได้ทันทีในอีกสองปีข้างหน้า โดยไม่ต้องพึ่งความจำของใคร

สิ่งที่ควรทำก่อนถึงวันที่ต้องออกใบเตือนใบแรก

• ตรวจว่าข้อบังคับฉบับที่ใช้อยู่คือฉบับใด และมีหลักฐานการประกาศใช้พร้อมวันที่หรือไม่
• ตรวจว่าเรื่องวินัยและโทษทางวินัยเขียนไว้ครบตามมาตรา 108 หรือไม่ และระบุพฤติการณ์ให้ชัดพอที่จะอ้างอิงได้จริง
• ตรวจแฟ้มใบรับทราบว่าครบทุกคนหรือไม่ โดยเฉพาะพนักงานที่เข้ามาก่อนการแก้ไขข้อบังคับครั้งล่าสุด
• ทำแบบฟอร์มบันทึกเหตุการณ์ให้หัวหน้างานใช้ โดยกำหนดให้กรอกในวันเดียวกับที่เกิดเหตุ
• ตรวจว่าระบบลงเวลาและระบบคุณภาพเก็บข้อมูลย้อนหลังได้นานแค่ไหน เพราะเป็นหลักฐานที่โต้แย้งยากที่สุด
• ทำระบบบันทึกวันที่กระทำผิดของทุกใบเตือน เพื่อคำนวณวันหมดผลหนึ่งปีได้อัตโนมัติ
• ตรวจว่าข้อบังคับให้อำนาจพักงานเพื่อสอบสวนไว้หรือไม่ เพราะมาตรา 116 กำหนดว่าต้องมีฐานอำนาจไว้ก่อน

ลำดับการทำงานในวันที่เกิดเหตุ

1. ให้หัวหน้างานบันทึกเหตุการณ์ทันที ระบุวันเวลา สถานที่ พฤติการณ์ ผู้เห็นเหตุการณ์ และผลกระทบ
2. เก็บหลักฐานประกอบที่ระบบสร้างขึ้นเอง เช่น รายงานลงเวลา รายงานคุณภาพ หรือภาพความเสียหาย
3. เปิดข้อบังคับหาข้อที่ตรงกับพฤติการณ์ แล้วบันทึกเลขข้อและถ้อยคำไว้
4. ให้พนักงานชี้แจงเป็นลายลักษณ์อักษร พร้อมกำหนดเวลาที่สมเหตุสมผล และบันทึกไว้แม้พนักงานปฏิเสธที่จะชี้แจง
5. ตรวจประวัติวินัยเดิมและวันที่กระทำผิด เพื่อกำหนดระดับโทษให้สอดคล้องกับข้อบังคับ
6. จึงออกใบเตือน โดยแนบสำเนาเอกสารทั้งหมดไว้ในแฟ้มเดียวกัน ดูวิธีเลือกว่าจะตักเตือนหรือเลิกจ้าง

กรณีแบบไหนที่ควรให้ทนายตรวจก่อนออกใบเตือน

• บริษัทยังไม่แน่ใจว่าข้อบังคับที่ใช้อยู่ประกาศใช้ถูกต้องหรือไม่
• ข้อที่จะอ้างเป็นข้อที่เพิ่งแก้ไขเข้ามาและยังไม่แน่ใจเรื่องการประกาศตามมาตรา 110
• เหตุการณ์อาจนำไปสู่การเลิกจ้างในภายหลัง
• พนักงานเป็นกรรมการลูกจ้างหรือกรรมการสหภาพแรงงาน
• มีพนักงานหลายคนเกี่ยวข้องในเหตุการณ์เดียวกัน
• ข้อที่จะอ้างอาจถูกมองว่าทำให้นายจ้างได้เปรียบเกินสมควรตามมาตรา 14/1

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม ช่วยอะไรได้บ้าง

ทีมทนายคดีแรงงานของเรารับตรวจชุดเอกสารก่อนออกใบเตือนทั้งระบบ ตั้งแต่ตรวจว่าข้อบังคับที่ใช้อยู่ประกาศถูกต้องหรือไม่ ตรวจแฟ้มหลักฐานการรับทราบ ไปจนถึงออกแบบฟอร์มบันทึกเหตุการณ์และแบบให้ชี้แจงที่หัวหน้างานใช้ได้จริงหน้างาน

จุดที่สำนักงานเน้นเป็นพิเศษคือจัดระบบเอกสารและพยานหลักฐานตั้งแต่ต้น เพราะสามในหกชุดของบทความนี้เป็นเอกสารที่ย้อนไปทำไม่ได้ การวางระบบไว้ก่อนจึงมีมูลค่ามากกว่าการแก้ปัญหาเป็นรายกรณี

สรุป

เอกสารก่อนออกใบเตือนเป็นตัวกำหนดว่าใบเตือนใบนั้นจะใช้ได้หรือไม่ เพราะมาตรา 119 (4) กำหนดให้การฝ่าฝืนที่ใช้อ้างได้ต้องเป็นการฝ่าฝืนข้อบังคับ ระเบียบ หรือคำสั่งที่ชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรม ซึ่งบริษัทต้องพิสูจน์ด้วยเอกสารที่มีอยู่ก่อนเกิดเหตุ เอกสารสามชุดแรกคือข้อบังคับที่ประกาศใช้แล้ว หลักฐานการรับทราบ และบันทึกเหตุการณ์ในวันเกิดเหตุ เป็นชุดที่ย้อนไปทำไม่ได้ จึงควรจัดระบบไว้ก่อนที่จะมีเคสแรก ตัวบทตรวจได้ที่ฐานข้อมูลกฎหมายแรงงาน กระทรวงแรงงาน และแนวปฏิบัติที่กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน โดยควรตรวจสอบข้อมูลล่าสุดก่อนนำไปใช้ทุกครั้ง

หากบริษัทกำลังจะออกใบเตือนและยังไม่แน่ใจว่าเอกสารครบหรือไม่ ควรให้ฝ่ายกฎหมายตรวจเอกสารก่อนดำเนินการ เพราะความเสี่ยงส่วนใหญ่เกิดจากเอกสารที่จัดทำไว้ตั้งแต่ต้น ไม่ใช่เฉพาะวันที่เกิดข้อพิพาท ปรึกษาทีมทนายของสำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม โทร 081-327-8551 | LINE @995iqtpa หรือนัดหมายปรึกษาที่นี่

ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

• พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 119 (4) ⭐ — เลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชยได้เมื่อลูกจ้างฝ่าฝืนข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน ระเบียบ หรือคำสั่งของนายจ้างอันชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรม และนายจ้างได้ตักเตือนเป็นหนังสือแล้ว เว้นแต่กรณีร้ายแรงซึ่งไม่ต้องตักเตือน · หนังสือเตือนมีผลบังคับได้ไม่เกินหนึ่งปีนับแต่วันที่ลูกจ้างได้กระทำผิด
• มาตรา 108 ⭐ — วินัยและโทษทางวินัย เป็นหนึ่งในแปดเรื่องที่ต้องอยู่ในข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานของนายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่สิบคนขึ้นไป · และนายจ้างมีหน้าที่เผยแพร่และปิดประกาศข้อบังคับโดยเปิดเผย ณ สถานที่ทำงาน เพื่อให้ลูกจ้างได้ทราบและดูได้โดยสะดวก (ควรตรวจถ้อยคำในตัวบทล่าสุดก่อนอ้างอิง)
• มาตรา 110 — เมื่อแก้ไขเพิ่มเติมข้อบังคับ ต้องประกาศข้อบังคับที่แก้ไขเพิ่มเติมนั้นภายในเจ็ดวัน · เป็นเหตุผลที่ใบรับทราบต้องระบุเวอร์ชันและวันที่ของข้อบังคับที่รับทราบ
• มาตรา 116 — การพักงานเพื่อสอบสวนทำได้เมื่อข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานหรือข้อตกลงเกี่ยวกับสภาพการจ้างให้อำนาจไว้ · ต้องมีฐานอำนาจอยู่ก่อน ไม่ใช่ตัดสินใจตอนเกิดเหตุ
• มาตรา 14/1 — ข้อบังคับ ระเบียบ หรือคำสั่งของนายจ้างที่ทำให้นายจ้างได้เปรียบลูกจ้างเกินสมควร ศาลมีอำนาจสั่งให้มีผลใช้บังคับเพียงเท่าที่เป็นธรรมและพอสมควรแก่กรณี · เชื่อมกับเงื่อนไข "ชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรม" ในมาตรา 119 (4)
• มาตรา 112 — หน้าที่จัดทำทะเบียนลูกจ้างเป็นภาษาไทย · ใช้ตรวจสอบชื่อ ตำแหน่ง และที่อยู่ให้ตรงกับที่ระบุในใบเตือน
• ป.พ.พ. มาตรา 583 — เหตุที่นายจ้างเลิกจ้างได้โดยไม่ต้องบอกกล่าวล่วงหน้า เช่น ละเลยไม่นำพาต่อคำสั่งอันชอบด้วยกฎหมายของนายจ้างเป็นอาจิณ · คำว่า "เป็นอาจิณ" ต้องพิสูจน์ด้วยบันทึกที่ทำต่อเนื่อง ไม่ใช่ความรู้สึกของหัวหน้างาน

คำถามที่พบบ่อย

ไม่มีข้อบังคับเป็นลายลักษณ์อักษร ออกใบเตือนได้ไหม

ออกได้แต่มีความเสี่ยงมากกว่า เพราะมาตรา 119 (4) พูดถึงการฝ่าฝืนข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน ระเบียบ หรือคำสั่งของนายจ้าง หากไม่มีข้อบังคับ บริษัทต้องพิสูจน์ว่ามีคำสั่งอันชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรมในเรื่องนั้น ซึ่งพิสูจน์ยากกว่าเอกสารที่ประกาศไว้ล่วงหน้า และหากบริษัทมีลูกจ้างตั้งแต่สิบคนขึ้นไป การไม่มีข้อบังคับยังเป็นการไม่ปฏิบัติตามมาตรา 108 อีกด้วย

พนักงานเซ็นสัญญาจ้างที่ระบุว่ารับทราบระเบียบแล้ว พอไหม

โดยทั่วไปยังไม่พอ เพราะข้อความในสัญญาไม่ได้ระบุว่าพนักงานได้เห็นข้อบังคับฉบับใดและเมื่อใด และไม่ครอบคลุมฉบับที่แก้ไขในภายหลัง ซึ่งมาตรา 110 กำหนดให้ต้องประกาศภายในเจ็ดวัน แนวทางที่ปลอดภัยกว่าคือมีใบรับทราบแยกต่างหากที่ระบุเวอร์ชันและวันที่ของข้อบังคับ พร้อมเก็บหลักฐานการปิดประกาศตามมาตรา 108 ไว้ด้วย

ต้องให้พนักงานชี้แจงก่อนออกใบเตือนทุกครั้งไหม

กฎหมายไม่ได้กำหนดขั้นตอนนี้ไว้เป็นการเฉพาะสำหรับใบเตือน แต่ในทางปฏิบัติเป็นประโยชน์กับบริษัทมากกว่าที่คิด เพราะคำชี้แจงเป็นการล็อกข้อเท็จจริงจากปากพนักงานเองในเวลาที่ยังไม่มีข้อพิพาท และช่วยแสดงว่ากระบวนการของบริษัทเป็นธรรม ซึ่งเป็นประเด็นที่ถูกหยิบขึ้นเสมอเมื่อคดีขึ้นสู่ศาล หากพนักงานปฏิเสธที่จะชี้แจง ควรบันทึกไว้เป็นหลักฐาน

บันทึกเหตุการณ์ควรมีอะไรบ้าง

อย่างน้อยควรมีวันเวลาที่เกิดเหตุ สถานที่ พฤติการณ์ที่บรรยายเป็นเหตุการณ์ไม่ใช่การประเมินตัวบุคคล ชื่อผู้เห็นเหตุการณ์ ผลกระทบที่เกิดขึ้น และชื่อผู้บันทึกพร้อมวันที่บันทึก จุดสำคัญคือควรบันทึกในวันเดียวกับที่เกิดเหตุ เพราะบันทึกที่ทำภายหลังหลายเดือนจะถูกโต้แย้งได้ว่าเขียนขึ้นเพื่อรองรับการตัดสินใจที่ทำไปแล้ว

ใบเตือนเก่าที่หมดผลแล้ว ต้องทิ้งไหม

ไม่จำเป็นต้องทิ้ง แต่ต้องไม่นำมานับรวมเพื่อใช้เป็นเหตุตามมาตรา 119 (4) เพราะหนังสือเตือนมีผลบังคับได้ไม่เกินหนึ่งปีนับแต่วันที่ลูกจ้างได้กระทำผิด การเก็บไว้ยังมีประโยชน์ในแง่การบริหารบุคคล เช่น ประกอบการพิจารณาเลื่อนตำแหน่งหรือประเมินผล แต่ควรทำเครื่องหมายสถานะให้ชัดว่าฉบับใดพ้นกำหนดแล้ว เพื่อไม่ให้นำไปใช้ผิดวัตถุประสงค์

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ