ก่อนเซ็นหนังสือเลิกจ้าง ต้องตรวจอะไรบ้าง: 10 จุดที่ผิดแล้วแก้ทีหลังยาก

เอกสารที่บริษัทเซ็นยากที่สุดฉบับหนึ่งคือหนังสือเลิกจ้าง เพราะแก้ทีหลังแทบไม่ได้ ฝ่ายบุคคลของโรงงานหลายแห่งใช้แบบฟอร์มเดิมที่ส่งต่อกันมาหลายปี เติมชื่อ เติมวันที่ แล้วส่งให้ผู้บริหารลงนาม ทั้งที่เนื้อความไม่กี่บรรทัดนั้นคือสิ่งแรกที่จะถูกอ่านหากมีข้อพิพาท บทความนี้รวม 10 จุดที่ควรให้ฝ่ายกฎหมายตรวจก่อนลงนาม

ปัญหาที่มักพบก่อนออกหนังสือเลิกจ้าง

แฟ้มที่ส่งให้ฝ่ายกฎหมายตรวจมักขาดเอกสารคนละจุด บางรายไม่มีเกณฑ์ประเมินผลงาน บางรายมีเพียงคำเตือนด้วยวาจา หรือมีมติลดคนโดยยังไม่แยกเหตุทางธุรกิจออกจากเหตุทางวินัย การตัดสินใจเลิกจ้างก่อนตรวจแฟ้มทำให้บริษัทต้องร่างหนังสือจากข้อมูลที่ไม่ครบ

คนส่วนใหญ่มักเข้าใจผิดตรงไหน

เข้าใจผิดข้อ 1 : เขียนหนังสือให้สั้นที่สุดปลอดภัยที่สุด หลายบริษัทเขียนเพียงว่าขอยุติการจ้างตั้งแต่วันที่ระบุ เพราะกลัวเขียนมากแล้วผิด ความจริงคือ มาตรา 119 วรรคท้ายกำหนดว่าถ้าไม่ระบุเหตุไว้ในหนังสือหรือไม่แจ้งในขณะเลิกจ้าง จะยกเหตุนั้นขึ้นอ้างภายหลังไม่ได้ ผลเสียคือ ต่อให้มีเหตุตามมาตรา 119 อยู่จริง ก็ใช้ต่อสู้เรื่องค่าชดเชยไม่ได้

จ่ายค่าชดเชยครบแล้วจบ

ค่าชดเชยตามมาตรา 118 กับการเลิกจ้างที่ไม่เป็นธรรมตามมาตรา 49 แห่งพระราชบัญญัติจัดตั้งศาลแรงงานและวิธีพิจารณาคดีแรงงาน พ.ศ. 2522 เป็นคนละประเด็นที่พิจารณาต่างหากกัน จ่ายเงินไปแล้วแต่ยังถูกฟ้องเรียกค่าเสียหายเพิ่มได้ ดูบทความเรื่องการเลิกจ้างที่ไม่เป็นธรรม

มีใบเตือนแล้วเลิกจ้างได้เลยโดยไม่ต้องจ่าย

มาตรา 119 (4) มีเงื่อนไขหลายชั้น ทั้งต้องเป็นการฝ่าฝืนข้อบังคับหรือคำสั่งที่ชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรม ต้องเคยตักเตือนเป็นหนังสือ และหนังสือเตือนมีผลเพียงหนึ่งปีนับแต่วันที่ลูกจ้างกระทำผิด ใบเตือนที่พ้นกรอบเวลาหรือคนละเรื่องกับความผิดครั้งนี้ ใช้ไม่ได้ในทางคดี

ให้พนักงานเขียนใบลาออกเองจะเรียบร้อยกว่า

ถ้าพิสูจน์ได้ว่าเขียนเพราะถูกกดดัน ผลทางกฎหมายอาจถูกมองว่าเป็นการเลิกจ้าง เสียทั้งเงินและเสียความน่าเชื่อถือของพยานเอกสารทั้งชุด อธิบายไว้ที่ลาออกเองกับถูกบีบให้ลาออกต่างกันอย่างไร

ปรับโครงสร้างเป็นเหตุผลทางธุรกิจ ไม่ต้องทำอะไรเพิ่ม

ถ้าลดคนเพราะนำเครื่องจักรมาใช้หรือเปลี่ยนเทคโนโลยี มาตรา 121 กำหนดให้แจ้งลูกจ้างและพนักงานตรวจแรงงานล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 60 วัน ถ้าไม่แจ้ง ต้องจ่ายค่าชดเชยพิเศษแทนการบอกกล่าวเท่ากับค่าจ้าง 60 วัน

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม

คนทั่วไปมักเข้าใจว่า การเลิกจ้างเป็นเรื่องของการคำนวณเงินให้ครบ ถ้าจ่ายค่าชดเชยตามอายุงานถูกต้องแล้ว เรื่องก็ควรจบ

ในทางคดีต้องดูว่า บริษัทแจ้งเหตุใดในวันเลิกจ้างและมีเอกสารรองรับหรือไม่ เอกสารหลักประกอบด้วยหนังสือเลิกจ้าง ข้อบังคับ หลักฐานการรับทราบ ใบเตือน และบันทึกการสอบสวน ความเห็นของหัวหน้างานเพียงอย่างเดียวไม่พอพิสูจน์ข้อเท็จจริง

จุดเสี่ยงอยู่ที่ถ้อยคำกว้าง เช่น ระบุว่า "ไม่ผ่านการประเมิน" โดยไม่มีเกณฑ์หรือผลประเมินรองรับ หากภายหลังบริษัทเพิ่มเหตุใหม่เพื่ออ้างมาตรา 119 อาจติดข้อจำกัดตามวรรคท้ายของมาตรานี้

แนวทางดำเนินการ ตรวจเอกสารที่มีอยู่จริงก่อนกำหนดวัน วิธี และฐานกฎหมายของการเลิกจ้าง หากแฟ้มยังขาดหลักฐาน บริษัทควรประเมินว่าจะรวบรวมข้อเท็จจริงเพิ่มเติมหรือเลิกจ้างโดยจ่ายสิทธิตามกฎหมาย

10 จุดที่ควรให้ทนายตรวจก่อนเซ็นหนังสือเลิกจ้าง

ลำดับด้านล่างเรียงจากจุดที่ แก้ทีหลังไม่ได้ ไปหาจุดที่ยังพอแก้ได้

#	จุดที่ต้องตรวจ	ถ้าพลาดจะเกิดอะไร
1	หากจะอ้างมาตรา 119 หนังสือระบุ ข้อเท็จจริงอันเป็นเหตุ ไว้หรือยัง	เหตุที่ไม่ระบุหรือไม่แจ้งในขณะเลิกจ้างยกขึ้นอ้างภายหลังไม่ได้
2	เหตุที่ระบุ ตรงกับเอกสารที่มีอยู่จริง หรือไม่	ถูกโต้แย้งว่าเป็นข้ออ้างที่สร้างขึ้นภายหลัง
3	ถ้าอ้างฝ่าฝืนข้อบังคับ : มีข้อนั้นจริง และพนักงาน รับทราบเป็นหลักฐาน แล้วหรือยัง	ข้อบังคับที่พิสูจน์การรับทราบไม่ได้ น้ำหนักลดลงมาก
4	ใบเตือนยังอยู่ใน กรอบหนึ่งปี และเป็นเรื่องเดียวกับความผิดครั้งนี้หรือไม่	เข้าเงื่อนไขมาตรา 119 (4) ไม่ครบ ต้องจ่ายค่าชดเชย
5	บอกกล่าวล่วงหน้า ถูกจังหวะตามงวดจ่ายค่าจ้างในมาตรา 17 หรือไม่	อาจต้องจ่ายเงินแทนการบอกกล่าวตามมาตรา 17/1
6	ค่าชดเชยตามอายุงาน คำนวณถูกขั้นตามมาตรา 118 หรือไม่	จ่ายขาด ถูกเรียกส่วนต่างพร้อมดอกเบี้ยตามมาตรา 9
7	เงินก้อนอื่นครบไหม : ค่าจ้างค้างจ่าย วันหยุดพักผ่อนที่ยังไม่ได้ใช้ เงินตามระเบียบ	ตกหล่นรายการเดียวก็เป็นเหตุให้ยื่นคำร้องได้
8	ลดคนจาก เครื่องจักรหรือเทคโนโลยี แจ้งลูกจ้างและพนักงานตรวจแรงงาน 60 วันหรือยัง	ต้องจ่ายค่าชดเชยพิเศษแทนการบอกกล่าว 60 วัน
9	พนักงานมี สถานะพิเศษ หรือไม่ เช่น กรรมการลูกจ้าง หรือเกี่ยวข้องกับข้อเรียกร้อง	บางกรณีต้องได้รับอนุญาตจากศาลแรงงานก่อน
10	ผู้ลงนามมี อำนาจตามหนังสือมอบอำนาจ และสั่งห้ามทำลายเอกสารแล้วหรือยัง	เอกสารหายระหว่างทาง ทำให้เสียข้อต่อสู้ที่มีอยู่

จุดที่ 6 เป็นขั้นบันไดตามอายุงาน โดยขั้นสูงสุดสำหรับผู้ทำงานครบ 20 ปีขึ้นไปเพิ่มเข้ามาโดยพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน (ฉบับที่ 7) พ.ศ. 2562 ตารางอัตราเต็มอยู่ในบทความเรื่องค่าชดเชยตามอายุงาน ประเมินเบื้องต้นได้ที่เครื่องมือประเมินความเสี่ยงเลิกจ้าง ส่วนตัวบทล่าสุดตรวจได้ที่ฐานข้อมูลกฎหมายแรงงาน กระทรวงแรงงาน

ถ้าเป็นฝ่าย HR ต้องเตรียมแฟ้มอะไรบ้าง

ก่อนนัดคุยกับฝ่ายกฎหมาย ควรรวบรวมเอกสารชุดนี้ให้ครบ เพราะเป็นชุดเดียวกับที่จะถูกขอดูในชั้นพิจารณา

• สัญญาจ้างฉบับที่ใช้จริง พร้อมเอกสารแนบและฉบับแก้ไขทุกครั้งที่ปรับตำแหน่งหรือค่าจ้าง
• ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน ฉบับที่บังคับใช้อยู่ พร้อมหลักฐานการรับทราบของพนักงานรายนี้
• ใบเตือนและบันทึกการสอบสวน ทุกฉบับ พร้อมวันที่กระทำผิด ไม่ใช่เฉพาะวันที่ออกเอกสาร
• เอกสารประเมินผลงาน ที่เกี่ยวข้อง พร้อมเป้าหมายและเกณฑ์ที่แจ้งไว้เป็นลายลักษณ์อักษร
• บันทึกการพูดคุย ของหัวหน้างาน อีเมล หรือข้อความที่เกี่ยวข้อง พร้อมวันเวลา
• เอกสารค่าจ้างและวันหยุดพักผ่อนคงเหลือ ณ วันที่คาดว่าจะเลิกจ้าง
• เอกสารเหตุผลทางธุรกิจ หากเป็นการปรับโครงสร้าง เช่น มติที่ประชุมหรือแผนการผลิต
• ทะเบียนผู้มีอำนาจลงนาม และหนังสือมอบอำนาจที่ยังไม่หมดอายุ

เอกสารกลุ่มนี้มีข้อมูลส่วนบุคคลอยู่เต็ม จึงต้องระวังสิทธิเข้าถึงและระยะเวลาเก็บควบคู่กัน โดยเฉพาะเรื่องการหยุดทำลายข้อมูลเมื่อมีข้อพิพาท และสิทธิขอสำเนาแฟ้มประวัติหลังพ้นสภาพ

อีกฝ่ายอาจโต้แย้งอย่างไร

• เหตุในหนังสือไม่ตรงกับที่บริษัทชี้แจงภายหลัง เป็นข้อโต้แย้งที่มีน้ำหนักที่สุด เชื่อมตรงกับมาตรา 119 วรรคท้าย
• ไม่มีหลักฐานว่าเคยรับทราบข้อบังคับ ทำให้การอ้างว่าฝ่าฝืนระเบียบอ่อนลง
• เลือกปฏิบัติ โดยยกพนักงานคนอื่นที่ทำคล้ายกันแต่ไม่ถูกลงโทษเท่ากัน
• ใบเตือนพ้นกรอบเวลาหรือคนละเรื่อง กับความผิดที่ใช้เป็นเหตุครั้งนี้
• เหตุผลทางธุรกิจไม่จริง โดยชี้ว่ารับพนักงานใหม่ตำแหน่งเดิมหลังเลิกจ้างไม่นาน

ก่อนตัดสินใจ ควรทำอะไรตามลำดับ

1. ยังไม่กำหนดวันเลิกจ้าง จนกว่าจะตรวจเอกสารเสร็จ เพราะวันที่ในเอกสารย้อนแก้ไม่ได้
2. รวบรวมแฟ้มเอกสารทั้ง 8 รายการ ข้างต้น แล้วประเมินว่าเหตุที่ตั้งใจจะใช้พิสูจน์ได้จริงกี่ข้อ
3. เลือกเส้นทางให้ชัด ว่าจะจ่ายค่าชดเชยตามกฎหมาย หรือเข้าเหตุตามมาตรา 119 ซึ่งต้องมีหลักฐานหนักแน่นกว่ามาก
4. คำนวณเงินทุกก้อนพร้อมกัน ทั้งค่าจ้างค้างจ่าย สินจ้างแทนการบอกกล่าว ค่าชดเชย และวันหยุดพักผ่อนคงเหลือ แล้ววางกำหนดจ่ายให้ทันมาตรา 70 วรรคสอง
5. ร่างหนังสือเลิกจ้างจากข้อเท็จจริงที่พิสูจน์ได้ ไม่ใช่จากแบบฟอร์มเดิม และให้ฝ่ายกฎหมายตรวจถ้อยคำก่อนลงนาม
6. สั่งห้ามทำลายเอกสารที่เกี่ยวข้อง และกำหนดผู้พูดคุยกับพนักงานเพียงจุดเดียว เพื่อไม่ให้คำพูดของแต่ละคนขัดกันเอง

กรณีแบบไหนที่ควรปรึกษาทนายก่อนดำเนินการ

• พนักงานมีอายุงานยาว หรืออยู่ระดับหัวหน้างานขึ้นไป ซึ่งมูลค่าความเสี่ยงสูงกว่าปกติ
• เหตุที่จะใช้คือ ผลงานไม่ถึงเป้า แต่ไม่มีเอกสารประเมินที่ต่อเนื่อง
• เป็นการลดคนหลายอัตราพร้อมกัน หรือปิดบางแผนกของโรงงาน
• พนักงานเป็นกรรมการลูกจ้าง หรือเกี่ยวข้องกับข้อเรียกร้องด้านแรงงาน
• มีเรื่องทุจริตหรือความเสียหายต่อทรัพย์สิน ซึ่งอาจมีประเด็นทางอาญาซ้อนอยู่
• พนักงานอยู่ระหว่างลาป่วยหรือมีปัญหาสุขภาพ ในช่วงที่จะตัดสินใจ
• บริษัทเคยยื่นข้อเสนอให้ลาออก แล้วแต่พนักงานปฏิเสธ

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม ช่วยอะไรได้บ้าง

ทีมทนายคดีแรงงานของเราช่วยตรวจแฟ้มของพนักงาน ประเมินฐานกฎหมาย คำนวณเงินที่ต้องจ่าย และร่างหนังสือเลิกจ้างให้ตรงกับเอกสารที่มีอยู่

แนวทางของสำนักงานคือประเมินความคุ้มค่าให้ก่อนเริ่มดำเนินการ และบอกตรงไปตรงมาเมื่อเห็นว่าเอกสารยังไม่พร้อม พร้อมเน้นการจัดระบบเอกสารและพยานหลักฐานตั้งแต่ต้น เพื่อลดความเสี่ยงที่บริษัทจะเสียเปรียบเพียงเพราะเริ่มผิดทาง

ก่อนลงนามควรทำอะไร

ให้เทียบหนังสือเลิกจ้างกับสัญญาจ้าง ข้อบังคับ หลักฐานรับทราบ ใบเตือน และผลประเมินทีละรายการ หากจะอ้างมาตรา 119 ต้องระบุข้อเท็จจริงให้ตรงกับหลักฐาน ตรวจตัวบทได้จากพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงานฉบับรวมการแก้ไขเพิ่มเติมของกระทรวงแรงงาน

หากบริษัทกำลังจะออกใบเตือน ทำแผนปรับปรุงผลงาน ปรับโครงสร้าง หรือเลิกจ้างพนักงาน ควรให้ฝ่ายกฎหมายตรวจเอกสารก่อนดำเนินการ เพราะความเสี่ยงส่วนใหญ่เกิดจากเอกสารที่จัดทำไว้ตั้งแต่ต้น ไม่ใช่เฉพาะวันที่เกิดข้อพิพาท ปรึกษาทีมทนายของสำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรม โทร 081-327-8551 | LINE @995iqtpa หรือนัดหมายปรึกษาที่นี่

ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

• พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 119: กำหนดเหตุไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย และห้ามยกเหตุที่ไม่ได้ระบุในหนังสือหรือแจ้งในขณะเลิกจ้างขึ้นอ้างภายหลัง
• มาตรา 17 และมาตรา 17/1: กำหนดจังหวะบอกเลิกตามงวดจ่ายค่าจ้างและเงินแทนการบอกกล่าวล่วงหน้า
• มาตรา 67 มาตรา 70 และมาตรา 118: ใช้ตรวจค่าจ้างสำหรับวันหยุดพักผ่อน ค่าจ้างที่ต้องจ่ายภายใน 3 วัน และค่าชดเชยตามอายุงาน
• มาตรา 121 และมาตรา 122: กำหนดการแจ้งล่วงหน้าและค่าชดเชยพิเศษเมื่อเลิกจ้างเพราะนำเครื่องจักรหรือเทคโนโลยีมาใช้จนต้องลดจำนวนลูกจ้าง
• พระราชบัญญัติจัดตั้งศาลแรงงานและวิธีพิจารณาคดีแรงงาน พ.ศ. 2522 มาตรา 49: ศาลแรงงานอาจสั่งให้รับกลับเข้าทำงานหรือกำหนดค่าเสียหายเมื่อเห็นว่าเลิกจ้างไม่เป็นธรรม
• พระราชบัญญัติแรงงานสัมพันธ์ พ.ศ. 2518 มาตรา 52: การเลิกจ้าง ลดค่าจ้าง หรือลงโทษกรรมการลูกจ้างต้องได้รับอนุญาตจากศาลแรงงาน เว้นแต่เป็นกรณีตามกฎหมาย

คำถามที่พบบ่อย

หนังสือเลิกจ้างต้องเขียนเหตุผลลงไปด้วยเสมอหรือไม่

ถ้าบริษัทตั้งใจจะไม่จ่ายค่าชดเชยโดยอ้างเหตุตามมาตรา 119 การระบุข้อเท็จจริงอันเป็นเหตุไว้ในหนังสือ หรือแจ้งให้ลูกจ้างทราบในขณะเลิกจ้าง เป็นเรื่องที่ข้ามไม่ได้ เพราะมาตรา 119 วรรคท้ายกำหนดว่าเหตุที่ไม่ได้ระบุไว้จะยกขึ้นอ้างภายหลังไม่ได้ ส่วนกรณีที่บริษัทจะจ่ายค่าชดเชยตามกฎหมายอยู่แล้ว ถ้อยคำที่ใช้ก็ยังสำคัญ เพราะอาจถูกหยิบไปใช้ในประเด็นการเลิกจ้างที่ไม่เป็นธรรม จึงควรให้ฝ่ายกฎหมายตรวจก่อนทุกกรณี

มีใบเตือนแล้ว เลิกจ้างได้โดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชยเลยใช่ไหม

ไม่ใช่โดยอัตโนมัติ มาตรา 119 (4) มีเงื่อนไขหลายชั้น ทั้งต้องเป็นการฝ่าฝืนข้อบังคับ ระเบียบ หรือคำสั่งที่ชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรม ต้องเคยตักเตือนเป็นหนังสือมาแล้ว และหนังสือเตือนมีผลเพียงหนึ่งปีนับแต่วันที่ลูกจ้างกระทำผิด นอกจากนี้เรื่องที่เตือนควรเป็นเรื่องเดียวกับความผิดครั้งนี้ ใบเตือนคนละเรื่องหรือพ้นกรอบเวลาจึงมักใช้ไม่ได้ในทางคดี

จ่ายค่าชดเชยครบตามอายุงานแล้ว พนักงานยังฟ้องได้อีกหรือไม่

ได้ เพราะค่าชดเชยตามมาตรา 118 กับการเลิกจ้างที่ไม่เป็นธรรมตามมาตรา 49 แห่งพระราชบัญญัติจัดตั้งศาลแรงงานและวิธีพิจารณาคดีแรงงาน พ.ศ. 2522 เป็นคนละประเด็นกัน บริษัทอาจจ่ายเงินครบทุกบาทแต่ยังถูกโต้แย้งได้ว่าเหตุผลในการเลิกจ้างไม่เพียงพอ สิ่งที่ช่วยลดความเสี่ยงส่วนนี้คือเอกสารที่แสดงว่ามีเหตุผลรองรับและมีขั้นตอนที่เป็นธรรมมาก่อน

ปรับโครงสร้างลดคน ต้องแจ้งราชการล่วงหน้าไหม

ขึ้นอยู่กับสาเหตุของการลดคน ถ้าเป็นเพราะการนำเครื่องจักรมาใช้หรือเปลี่ยนแปลงเครื่องจักรหรือเทคโนโลยีจนต้องลดจำนวนลูกจ้าง มาตรา 121 กำหนดให้ต้องแจ้งทั้งลูกจ้างและพนักงานตรวจแรงงานล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 60 วัน หากไม่แจ้งต้องจ่ายค่าชดเชยพิเศษแทนการบอกกล่าวล่วงหน้าเท่ากับค่าจ้าง 60 วัน และลูกจ้างที่ทำงานครบ 6 ปีขึ้นไปยังมีสิทธิได้ค่าชดเชยพิเศษเพิ่มตามมาตรา 122 อีกด้วย

ให้พนักงานเซ็นใบลาออกแทน จะง่ายกว่าไหม

เป็นทางที่ดูง่ายแต่มีความเสี่ยงสูง เพราะถ้าพนักงานพิสูจน์ได้ว่าเขียนใบลาออกเพราะถูกกดดัน ผลทางกฎหมายอาจถูกมองว่าเป็นการเลิกจ้าง และความน่าเชื่อถือของเอกสารชุดอื่นของบริษัทก็ลดลงตามไปด้วย ถ้าต้องการยุติความสัมพันธ์โดยตกลงกัน ควรใช้ข้อตกลงยุติสัญญาจ้างที่ร่างไว้อย่างถูกต้องแทน และควรให้ฝ่ายกฎหมายตรวจก่อนยื่นข้อเสนอ

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ