ไกล่เกลี่ยข้อร้องเรียน PDPA ต้องเตรียมข้อตกลงอะไร

ไกล่เกลี่ยข้อร้องเรียน PDPA ควรเริ่มจากกำหนดว่าคู่กรณีต้องการให้แก้ข้อมูล หยุดใช้ข้อมูล หรือชดใช้เรื่องใด และใครมีอำนาจตกลงแทนแต่ละฝ่าย ข้อตกลงที่ใช้ได้จริงต้องเขียนวิธีปฏิบัติ กำหนดส่ง หลักฐานตรวจรับ และผลเมื่อผิดนัดให้ตรงกับข้อพิพาท

ไกล่เกลี่ยข้อร้องเรียน PDPA ต้องเตรียมข้อตกลงอะไร?

เตรียมข้อตกลงระบุคู่กรณี เหตุพิพาท และสิ่งที่แต่ละฝ่ายจะดำเนินการ โดยแยกเงินชดใช้จากงานแก้ไขข้อมูล ก่อนลงนามต้องตรวจอำนาจผู้แทน เงื่อนไขถอนคำร้อง และสิทธิที่สงวนไว้ เพราะข้อตกลงไม่ได้ลบหน้าที่ตาม PDPA หรือผูกพันหน่วยงานกำกับทุกเรื่อง

พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 72 (3) กำหนดอำนาจไกล่เกลี่ยของคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญ และมาตรา 74 วรรคสาม วางเงื่อนไขกรณีที่อาจไกล่เกลี่ยได้และคู่กรณีประสงค์ให้ไกล่เกลี่ย หากเรื่องไม่อาจไกล่เกลี่ยหรือไกล่เกลี่ยไม่สำเร็จ กฎหมายให้อำนาจออกคำสั่งแก้ไขหรือระงับความเสียหายตามเงื่อนไข ไม่ใช่ให้บริษัทเป็นฝ่ายตัดสินเองว่าการเสนอเงินทำให้กระบวนการสิ้นสุด

ระเบียบคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลว่าด้วยการยื่น การไม่รับเรื่อง การยุติเรื่อง การพิจารณา และระยะเวลาในการพิจารณาคำร้องเรียน พ.ศ. 2565 ข้อ 14 (3) ให้สอบถามความประสงค์ของคู่กรณีทั้งสองฝ่ายก่อนดำเนินการไกล่เกลี่ย การเข้าร่วมจึงควรเกิดจากความเข้าใจว่าเรื่องใดอยู่ในการเจรจา และแต่ละคนมีอำนาจตัดสินใจเพียงใด

หากข้อตกลงมีลักษณะต่างฝ่ายยอมผ่อนผันเพื่อระงับข้อพิพาท ต้องพิจารณาประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 850–852 เรื่องประนีประนอมยอมความด้วย หลักฐานเป็นหนังสือลงลายมือชื่อฝ่ายที่ต้องรับผิดหรือตัวแทนเกี่ยวข้องกับการฟ้องบังคับตามมาตรา 851 และสิทธิที่ยอมสละอาจระงับไปตามขอบเขตข้อตกลง จึงต้องอ่านถ้อยคำปลดเปลื้องความรับผิดอย่างระมัดระวัง

ตัวอย่างสมมติ: ลูกค้าร้องเรียนว่าบริษัทส่งประวัติการใช้บริการไปให้คู่ค้าทั้งที่ไม่มีฐานรองรับ บริษัทเสนอชดใช้ค่าใช้จ่ายและหยุดส่งข้อมูล ข้อตกลงควรระบุชุดข้อมูล ผู้รับ ช่วงเวลาที่เกี่ยวข้อง วิธีแจ้งคู่ค้า และวันส่งหลักฐานการหยุดส่ง ไม่เขียนเพียงว่า “แก้ไขปัญหา PDPA ให้เรียบร้อย” เพราะคู่กรณีอาจเข้าใจผลที่ต้องได้ต่างกัน

หลักการตามกฎหมายตรวจได้จาก พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ส่วนภาพรวมกระบวนการอยู่ใน บทความรับมือข้อร้องเรียน PDPA

ถ้าตกลงได้เพียงบางเรื่อง ควรเขียนอย่างไร?

ถ้าตกลงงานแก้ไขได้ แต่ยังไม่ตกลงเงิน ให้แยกข้อตกลงส่วนที่ทำได้ออกมา พร้อมระบุว่ายังมีประเด็นค่าเสียหายค้างพิจารณา อย่าใช้ข้อความเหมารวมว่ายุติข้อพิพาททั้งหมด หากความตั้งใจจริงคือหยุดการเปิดเผยข้อมูลก่อนแล้วค่อยตรวจค่าเสียหาย

ถ้าตกลงเงินได้ แต่ยังแก้ระบบไม่เสร็จ ต้องกำหนดงานค้าง ผู้รับผิดชอบ และวิธีติดตามแยกจากวันชำระเงิน การรับเงินไม่ควรถูกเขียนให้เป็นหลักฐานยืนยันว่าระบบปลอดภัยแล้ว หากผู้รับเงินไม่ได้มีข้อมูลเพียงพอที่จะตรวจเรื่องนั้น

ถ้าต้องให้คู่ค้าลบหรือจำกัดข้อมูล ให้ตรวจว่าบริษัทสั่งการคู่ค้าได้ในฐานะใด และคู่ค้าจำเป็นต้องเป็นคู่สัญญาหรือส่งคำยืนยันเพิ่มเติมหรือไม่ บริษัทไม่ควรรับรองผลที่อยู่นอกอำนาจโดยไม่ตรวจเงื่อนไข ส่วนเจ้าของข้อมูลควรทราบว่าหลักฐานที่ได้รับยืนยันการดำเนินงานส่วนใด

ถ้าฝ่ายหนึ่งขอให้ถอนคำร้องก่อนรับชำระครบ ควรเจรจาลำดับขั้นและผลผิดนัดให้ชัด เช่น ใช้หลักฐานการชำระและการทำงานตามงวดเป็นเงื่อนไขตามที่ตกลงกัน อย่าใช้คำว่า “ถอนทุกเรื่อง” โดยไม่แยกว่าเป็นคำร้องเรียนต่อหน่วยงาน คดีแพ่ง หรือกระบวนการอื่น

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: คำว่ายุติเรื่องมีหลายขอบเขต

คนมักเข้าใจว่า: เมื่อลงนามและรับเงินแล้ว ทุกความรับผิดจากเหตุข้อมูลเดียวกันจบลง แต่ผู้ลงนามอาจมีอำนาจเฉพาะสิทธิของตน ข้อตกลงไม่ได้ผูกพันเจ้าของข้อมูลรายอื่นที่ไม่ได้เข้าร่วม และไม่อาจกำหนดแทนหน่วยงานว่าต้องยุติการใช้อำนาจตามกฎหมาย

กฎหมายมองว่า: ต้องตรวจลักษณะและเนื้อหาข้อตกลง รวมถึงสิทธิที่แต่ละฝ่ายตกลงระงับหรือสงวนไว้ ในส่วนกระบวนการร้องเรียน ยังต้องดำเนินการและติดตามผลตามขั้นตอนที่ใช้กับเรื่องนั้น การไกล่เกลี่ยสำเร็จจึงไม่ใช่เหตุให้หยุดงานคุ้มครองข้อมูลทั้งหมดที่บริษัทมีหน้าที่ทำอยู่

จุดเสี่ยงจริง: ร่างข้อตกลงนำข้อความจากคดีอื่นมาใช้ เช่น ห้ามติดต่อหน่วยงานทุกกรณี หรือรับรองว่าไม่มีความเสียหายใดอีกทั้งที่การตรวจเหตุยังไม่เสร็จ ควรจำกัดข้อความให้ตรงสิทธิและข้อเท็จจริงที่เจรจา พร้อมเว้นช่องสำหรับการเปิดเผยที่จำเป็นตามกฎหมายและการใช้สิทธิที่ไม่อาจตัดออกได้

มองสองฝั่ง: ผู้ร้องกับองค์กรควรเตรียมอะไร?

คู่กรณีควรมีเวลาตรวจร่างและสอบถามข้อความที่ไม่ชัดก่อนลงนาม การได้ข้อตกลงเร็วแต่ไม่รู้ว่าใครต้องทำอะไร มักทำให้ต้องกลับมาโต้แย้งในขั้นติดตามผล

วันนัดไกล่เกลี่ยกับกำหนดปฏิบัติ ต้องแยกอย่างไร?

วันนัดเป็นเวลาที่เข้าร่วมกระบวนการ ส่วนวันส่งหลักฐาน วันชำระเงิน และวันแก้ระบบเป็นกำหนดตามข้อตกลงหรือคำสั่งที่เกี่ยวข้อง ควรเขียนวันให้ชัดหรือกำหนดเหตุเริ่มนับที่พิสูจน์ได้ ไม่ใช้ “ภายหลังดำเนินการเรียบร้อย” หากไม่มีใครทราบว่าจุดนั้นเกิดเมื่อใด

ตามระเบียบการพิจารณาคำร้องเรียน พ.ศ. 2565 ข้อ 20 กรอบพิจารณาของคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญเริ่มจากการประชุมครั้งแรกและมีเงื่อนไขขยายเวลา จึงไม่ควรนำไปแทนกำหนดชำระเงินระหว่างคู่กรณี ในการวางแผน ให้ตรวจหนังสือนัดและเงื่อนไขเฉพาะที่ได้รับจริงอีกครั้ง

การเจรจาไม่ควรถูกถือว่าอายุความสิทธิเรียกร้องทุกประเภทหยุดลงเอง หากมีคดีหรือสิทธิที่กำลังใกล้ครบกำหนด ต้องตรวจวิธีรักษาสิทธิแยกจากการเจรจา และกำหนดผู้ติดตามวันสำคัญไว้ตั้งแต่เริ่ม ไม่รอผลไกล่เกลี่ยจนเสียโอกาสใช้สิทธิ

เงินชดใช้และต้นทุนเจรจาควรแจกแจงแบบไหน?

เริ่มจากแยกค่าใช้จ่ายที่มีหลักฐาน ความเสียหายที่ยังโต้แย้ง และเงินที่เสนอเพื่อยุติข้อพิพาท แต่ละรายการไม่ควรถูกอ้างว่าเป็นอัตราที่ PDPA กำหนดตายตัว การประเมินความรับผิดตามมาตรา 77–78 ต้องตรวจเงื่อนไขและพยานหลักฐาน ส่วนยอดประนีประนอมเป็นสิ่งที่คู่กรณีเจรจาในขอบเขตที่กฎหมายยอมให้ทำ

ตัวอย่างสมมติ: คู่กรณีตกลงชดใช้ค่าใช้จ่ายที่ตรวจรับ 6,000 บาท และเงินระงับข้อพิพาทอีก 14,000 บาท รวม 20,000 บาท แบ่งชำระสองงวดเท่ากัน งวดละ 10,000 บาท หากแยกค่าตรวจระบบ 15,000 บาทที่บริษัทจ่ายให้ผู้ให้บริการ ต้องไม่บันทึกเป็นเงินที่เจ้าของข้อมูลได้รับ รวมต้นทุนตามตัวอย่างจึงเป็น 35,000 บาท แต่ยอดรับของผู้ร้องยังเป็น 20,000 บาท

ในสัญญาให้ระบุช่องทางรับเงิน หลักฐานชำระ ผู้รับที่มีอำนาจ และผลเมื่อผิดนัด หากมีภาษีหรือค่าใช้จ่ายเกี่ยวข้องต้องตรวจฐานจริงก่อนกำหนดผู้รับภาระ ไม่ใส่ยอดสุทธิหรือการหักเงินจากความคุ้นเคยกับสัญญาประเภทอื่น

เอกสารใดควรตรวจให้ครบก่อนลงนาม?

• คำร้องเรียนและคำชี้แจงฉบับที่ใช้พิจารณา เพื่อระบุขอบเขตข้อพิพาทให้ตรงกัน
• หนังสือนัด บันทึกการติดต่อ และรายการเงื่อนไขที่คู่กรณียังไม่ตกลง
• หลักฐานอำนาจของกรรมการหรือผู้แทน พร้อมอำนาจประนีประนอมที่จำเป็น
• รายการข้อมูล ผู้รับข้อมูล และงานแก้ไขที่เสนอ พร้อมข้อจำกัดของระบบจริง
• หลักฐานค่าใช้จ่ายและการอนุมัติวงเงิน แยกจากข้อเรียกร้องที่ยังต้องพิสูจน์
• ร่างข้อตกลงล่าสุดพร้อมหมายเลขฉบับ รายการภาคผนวก และช่องลงนามที่ครบ

ควรทำตารางตรวจข้อความก่อนเซ็น ว่าคำว่าเหตุ ข้อมูล คู่กรณี และสิทธิที่ระงับมีความหมายตรงกันทั้งฉบับ หากแก้ร่างระหว่างประชุม ให้ทุกฝ่ายเห็นฉบับสุดท้ายเดียวกัน ไม่อาศัยเพียงอีเมลหรือข้อความที่ยังมีหลายเวอร์ชัน

เก็บเอกสารเจรจาในพื้นที่จำกัดสิทธิ และตรวจข้อกำหนดของกระบวนการก่อนนำข้อเสนอหรือคำพูดในห้องไกล่เกลี่ยไปใช้ภายนอก อย่ารับรองว่าข้อความทุกอย่างเป็นความลับหรือรับฟังเป็นหลักฐานไม่ได้เสมอ โดยไม่ตรวจฐานกฎหมายและเงื่อนไขที่ใช้จริง

เรื่องสัญญาและคดีอื่นเกี่ยวข้องกับการไกล่เกลี่ยอย่างไร?

สัญญาประนีประนอม: ต้องตรวจอำนาจผู้ลงนาม ขอบเขตสิทธิ และผลของการยอมผ่อนผันตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ งานนี้เกี่ยวข้องกับ บริการตรวจและร่างสัญญา โดยเฉพาะเมื่อมีหลายบริษัทหรือผู้รับจ้างร่วมดำเนินการ

คดีแพ่ง: หากมีคดีในศาลอยู่แล้ว ต้องตรวจว่าจะจัดการคดีนั้นอย่างไรและต้องยื่นเอกสารใด ไม่ถือว่าข้อตกลงนอกศาลเปลี่ยนเป็นคำพิพากษาตามยอมทันที สามารถอ่าน ความต่างของช่องทางเยียวยาผู้เสียหาย PDPA เพื่อแยกวัตถุประสงค์ของแต่ละกระบวนการ

ความผิดอาญา: หากเหตุเดียวกันเกี่ยวข้องกับการเข้าถึงระบบโดยมิชอบหรือการเปิดเผยข้อมูลที่เข้าองค์ประกอบความผิด ต้องตรวจฐานและเงื่อนไขยอมความเป็นรายข้อหา การเขียนว่าคู่กรณีไม่ติดใจไม่ได้ทำให้ความผิดทุกฐานระงับ และควรตรวจร่วมกับ งานคดีอาญา เมื่อมีประเด็นดังกล่าว

ทางไปต่อ: เตรียมเข้าห้องไกล่เกลี่ยให้ตัดสินใจได้

1. สรุปข้อเท็จจริงหนึ่งชุดและแยกสิ่งที่ยอมรับจากสิ่งที่ยังโต้แย้ง
2. กำหนดข้อเสนอเรื่องแก้ไขข้อมูล เงิน และการติดตามผลเป็นคนละรายการ
3. ตรวจผู้มีอำนาจลงนามและขอบเขตอำนาจประนีประนอมก่อนวันนัด
4. ตรวจเงื่อนไขผิดนัด การถอนคำร้อง และสิทธิที่สงวนไว้ในร่างสุดท้าย
5. หลังลงนาม จัดปฏิทินงานและเก็บหลักฐานปฏิบัติครบทุกงวด

ควรตรวจร่างอย่างละเอียดเมื่อมีผู้เสียหายหลายคน ข้อความสละสิทธิกว้าง การผ่อนชำระ หรือคดีอื่นดำเนินควบคู่ หากต้องการเตรียมข้อเสนอและข้อตกลง สามารถดู บริการกฎหมาย PDPA และ ติดต่อยอดทิพย์ธรรม พร้อมคำร้อง หนังสือนัด และร่างเงื่อนไขที่ได้รับ

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ