ลูกหนี้การค้าค้างนาน เมื่อไรควรให้ทนายส่งโนติส

ลูกหนี้การค้าค้างนาน เมื่อไรควรให้ทนายส่งโนติส

ควรเปลี่ยนจากการตามเงินตามปกติเป็นการตรวจเพื่อส่งโนติส เมื่อปัญหาไม่ได้อยู่ที่รอบจ่ายหรือเอกสารเพียงอย่างเดียวแล้ว เช่น ลูกค้าปฏิเสธหนี้โดยไม่ชี้รายการ เลื่อนวันจ่ายซ้ำ ไม่ยืนยันยอด เริ่มปิดกิจการ หรือหนี้ใกล้ครบอายุความ การตัดสินใจไม่ควรยึดเพียงว่าเกิน 30, 60 หรือ 90 วัน เพราะสัญญาแต่ละฉบับมีเครดิตเทอมและจุดเกิดสิทธิเรียกเงินต่างกัน

ก่อนส่งควรจับคู่สัญญาหรือใบสั่งซื้อกับหลักฐานส่งมอบ ใบตรวจรับ ใบแจ้งหนี้ ใบลดหนี้ และการชำระจริง หนี้ที่ปรากฏในรายงานอายุลูกหนี้ทางบัญชีอาจยังมีข้อโต้แย้งเรื่องสินค้า งานไม่ครบ หรือการวางบิลผิดนิติบุคคล หากข้ามขั้นแล้วเรียกยอดเต็มทันที หนังสืออาจทำให้ข้อพิพาทใหญ่ขึ้นโดยไม่ได้ช่วยให้ได้เงินเร็วกว่าเดิม

คำว่าใบแจ้งหนี้ไม่เท่ากับโนติสควรใช้ด้วยความเข้าใจทางกฎหมาย ชื่อเอกสารไม่ใช่ตัวตัดสินผลทั้งหมด ใบแจ้งหนี้หรืออีเมลที่เรียกให้ชำระหนี้ซึ่งถึงกำหนดแล้ว อาจมีผลเป็นคำเตือนตามข้อเท็จจริงได้ ส่วนหนี้ที่กำหนดวันชำระตามปฏิทินอาจผิดนัดได้ตามกฎหมายโดยไม่ต้องมีคำเตือนอีก แต่หนังสือจากทนายยังมีประโยชน์ในการจัดประเด็นและแสดงทางใช้สิทธิให้ชัดผ่าน บริการหนังสือบอกกล่าวทวงถาม

ตัวอย่างสมมติ: บริษัทขายวัสดุมีลูกค้าค้างสามใบแจ้งหนี้รวม 210,000 บาท ใบแรกยังขาดใบส่งของลงชื่อ ใบที่สองลูกค้าขอหักสินค้าชำรุด 15,000 บาท และใบที่สามยืนยันยอดแล้วแต่เลื่อนจ่ายสองครั้ง บริษัทควรเติมหลักฐานใบแรก ตรวจข้อโต้แย้งใบที่สอง และประเมินหนังสือเรียกยอดที่ชัดของใบที่สาม ไม่ควรส่งข้อความเดียวว่าค้างทั้งหมดโดยไม่จำแนก หากมีอายุความใกล้ครบต้องเร่งตรวจสิทธิพร้อมกัน ไม่รอเอกสารครบทุกใบอย่างไม่มีกำหนด

ข้อยกเว้น: หนี้ติดเอกสารกับหนี้ที่ต้องใช้สิทธิเป็นคนละแบบ

ติดรอบวางบิลไม่ได้แปลว่ายังไม่ถึงกำหนดทุกครั้ง

ต้องอ่านว่าคู่สัญญาตกลงให้ครบกำหนดเมื่อใด และการวางบิลเป็นเงื่อนไขการชำระจริงหรือเพียงขั้นตอนภายในของลูกค้า หากลูกค้าเปลี่ยนรอบรับเอกสารฝ่ายเดียว ไม่ควรยอมรับทันทีว่ากำหนดชำระเดิมถูกเลื่อนไปโดยอัตโนมัติ แต่ก็ควรตรวจว่าฝ่ายเจ้าหนี้ส่งเอกสารตามข้อตกลงครบหรือยัง ก่อนกล่าวหาว่าลูกค้าผิดนัด

ข้อบกพร่องของงานอาจกระทบสิทธิเรียกเงิน

หนี้จากสัญญาต่างตอบแทนต้องดูหน้าที่ของทั้งสองฝ่าย คู่สัญญาอาจมีสิทธิยกข้อต่อสู้เรื่องการชำระตอบแทนตามมาตรา 369 หรือสิทธิจากงานชำรุดตามกฎหมายเฉพาะของสัญญา ข้ออ้างว่างานมีปัญหาไม่ได้ทำให้หนี้หายทั้งหมดโดยอัตโนมัติ แต่เจ้าหนี้ต้องตรวจจริงว่ามีข้อบกพร่องอะไร เคยยอมแก้หรือออกใบลดหนี้แล้วหรือไม่

ชื่อผู้รับบิลอาจไม่ใช่ลูกหนี้ที่แท้จริง

การวางบิลที่สำนักงานใหญ่ ส่งของที่สาขา หรือคุยกับบริษัทในเครือ ไม่ได้ทำให้ทุกบริษัทรับผิดร่วมกัน ต้องเทียบชื่อในใบสั่งซื้อ สัญญา เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ผู้มีอำนาจ และหลักฐานการรับงาน พนักงานบัญชีที่รับเอกสารก็ไม่ได้รับหนี้ส่วนตัว หนังสือควรระบุบริษัทและผู้แทนให้ตรงกับฐานเรียกร้อง

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: อย่าให้รายงานยอดค้างกลบข้อเท็จจริง

คนมักเข้าใจว่า ระบบบัญชีแสดงยอดค้างเท่าไร ก็สามารถส่งหนังสือฟ้องยอดนั้นได้ทันที และการให้ทนายลงชื่อจะทำให้ลูกค้าต้องจ่ายโดยไม่มีข้อโต้แย้ง

กฎหมายมองว่า ต้องพิสูจน์ที่มาของหนี้ การทำหน้าที่ของเจ้าหนี้ กำหนดชำระ และยอดคงเหลือ รายงานภายในช่วยจัดข้อมูล แต่ไม่แทนเอกสารจากธุรกรรมหรือการตอบรับของคู่ค้า

จุดเสี่ยงจริง คือบัญชี ฝ่ายขาย และฝ่ายโครงการถือข้อมูลคนละชุด ฝ่ายขายอาจตกลงลดราคาแล้วไม่แจ้งบัญชี หรือฝ่ายโครงการยอมขยายเวลาส่งมอบแต่ไม่มีเอกสาร หนังสือที่ส่งออกจากข้อมูลไม่ครบอาจเรียกเกินยอดและทำให้ความน่าเชื่อถือในการเจรจาลดลง จึงควรมีผู้รับผิดชอบยืนยันข้อเท็จจริงก่อนลงนาม

มองสองฝั่ง: ฝ่ายเจ้าหนี้กับคู่ค้าที่ถูกตามเงิน

การรับชำระส่วนไม่พิพาทต้องบันทึกให้ชัดว่าตัดรายการใด และมีผลต่อข้อเรียกร้องส่วนอื่นอย่างไร ไม่ควรใช้ใบเสร็จข้อความปลดหนี้ทั้งหมดโดยเผลอ ขณะเดียวกันเจ้าหนี้ไม่ควรปิดช่องตรวจยอดเพียงเพราะส่งโนติสแล้ว เพราะข้อมูลใหม่อาจเปลี่ยนจำนวนที่เรียกได้

เรื่องเวลา: รายงานอายุลูกหนี้ไม่ใช่ตารางอายุความ

อายุลูกหนี้ในระบบมักนับจากวันออกบิลหรือวันครบเครดิต แต่การเริ่มนับอายุความต้องดูวันที่ใช้สิทธิเรียกร้องได้ตามกฎหมายและชนิดสิทธิ ไม่ใช่ใช้วันบันทึกบัญชีเป็นหลักทุกกรณี หนี้ค่าสินค้าหรือค่าการงานอาจเกี่ยวกับมาตรา 193/34 ส่วนข้อยกเว้นที่เป็นการทำเพื่อกิจการของลูกหนี้และมาตรา 193/33 ต้องตรวจข้อเท็จจริง ไม่ใช่ธุรกรรมระหว่างบริษัททุกแบบมีอายุความห้าปีเหมือนกัน

กำหนดภายในที่ดีจึงควรมีทั้งช่องวันครบชำระ ช่องวันที่ตรวจอายุความล่าสุด และช่องกำหนดตัดสินใจทางกฎหมาย หากพนักงานกำหนดว่าให้ตามเองหกเดือนก่อนส่งทนาย ต้องเปิดทางข้ามขั้นเมื่อพบหนี้ใกล้ขาดอายุความ ลูกหนี้เลิกกิจการ หรือมีทรัพย์ที่อาจเปลี่ยนมือ

การออกใบแจ้งหนี้ซ้ำหรือส่งโนติสฝ่ายเดียวไม่ทำให้อายุความเริ่มใหม่อัตโนมัติ หนังสือยืนยันยอดที่ลูกหนี้ลงชื่ออาจมีผลตามเนื้อหาและอำนาจผู้ลงนาม แต่ต้องตรวจเป็นรายฉบับ อ่านเรื่อง แยกอายุความหนี้ก่อนทวง เพื่อไม่ใช้เกณฑ์บัญชีแทนเกณฑ์กฎหมาย

เรื่องเงิน: แบ่งยอดให้เจรจาและฟ้องได้ตรวจสอบง่าย

ตารางยอดควรแสดงเลขเอกสาร มูลค่าตั้งต้น วันครบกำหนด ยอดลดหนี้ ยอดรับชำระ และยอดคงเหลือ แยกดอกเบี้ยออกจากเงินต้นพร้อมฐานอัตราและวันเริ่มคิด อย่านำค่าทนายหรือค่าติดตามที่บริษัทตั้งเองมารวมเป็นหนี้ของคู่ค้าโดยไม่มีข้อตกลงหรือกฎหมายรองรับ

หากมีหลายสิบราย ให้จัดกลุ่มตามมูลค่า ความชัดของหลักฐาน อายุความ และโอกาสได้รับชำระ แทนการส่งหนังสือเหมือนกันทั้งหมด ลูกหนี้ยอดน้อยที่เอกสารครบอาจเจรจาปิดได้เร็ว ขณะที่รายใหญ่มีข้อพิพาทงานจำเป็นต้องวิเคราะห์สัญญาก่อน การทำเป็นชุดช่วยงานธุรการได้ แต่ต้องไม่ข้ามการตรวจเฉพาะราย

ก่อนว่าจ้าง ออกหนังสือทวงถามลูกหนี้การค้า ควรตกลงขอบเขตว่ารวมตรวจเอกสาร กระทบยอด เจรจา ติดตามการส่ง หรือประเมินฟ้องเพียงใด หากลูกหนี้ชำระบางส่วนระหว่างเตรียมหนังสือ ต้องมีขั้นแจ้งยอดล่าสุดก่อนส่ง เพื่อไม่เรียกจำนวนที่ได้รับแล้วซ้ำอีก

หลักฐานที่ฝ่ายบัญชีควรส่งให้ทนายเป็นชุดเดียว

• สัญญา ใบเสนอราคาที่ตอบรับ ใบสั่งซื้อ และเงื่อนไขเครดิต
• ใบส่งของ ใบตรวจรับงาน หรือหลักฐานส่งมอบทางอิเล็กทรอนิกส์
• ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบลดหนี้ และหลักฐานวางบิล
• รายการรับเงินที่กระทบยอดแล้ว รวมเงินที่รับผ่านบัญชีอื่นของบริษัท
• อีเมลหรือข้อความรับรองยอด เลื่อนชำระ และข้อโต้แย้ง
• ข้อมูลนิติบุคคลและผู้ประสานงาน พร้อมรายการที่ยังตรวจไม่ครบ

ควรเก็บไฟล์ต้นทาง ไม่ส่งเฉพาะภาพตัดที่ขาดชื่อผู้ส่งหรือวันที่ หากคู่ค้าตอบว่ามีเครดิตโน้ต ให้ตรวจแฟ้มฝ่ายขายก่อนปฏิเสธ สำหรับเอกสารวางบิลและกรอบหนังสืออ่าน หนังสือทวงหนี้จากใบแจ้งหนี้ค้างชำระ และเรื่อง ผู้รับหนังสือเมื่อคู่สัญญาเป็นบริษัท

กฎหมายข้างเคียง: บัญชี ภาษี และสถานะบริษัท

การบันทึกค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญในทางบัญชี ไม่เท่ากับผ่านเงื่อนไขจำหน่ายหนี้สูญทางภาษี และไม่ใช่การสละสิทธิเรียกหนี้โดยตัวมันเอง ต้องให้ฝ่ายบัญชีตรวจหลักเกณฑ์ภาษีควบคู่กับการรักษาสิทธิทางกฎหมาย อย่าออกหนังสือเพื่อให้ดูว่าตามแล้วโดยไม่ตรวจว่าหนี้ยังบังคับได้หรือไม่

หากคู่ค้าเลิกบริษัท เข้าสู่การชำระบัญชี ถูกพิทักษ์ทรัพย์ หรือมีการฟื้นฟูกิจการ ต้องเปลี่ยนไปตรวจช่องทางและกำหนดเวลาเฉพาะ การส่งโนติสถึงฝ่ายบัญชีเดิมอาจไม่ใช่ขั้นตอนรักษาสิทธิที่เพียงพอ ส่วนการเก็บข้อมูลผู้ประสานงานและส่งเอกสารให้ผู้รับบริการต้องจำกัดข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานและจัดช่องทางเก็บให้เหมาะสม

บริษัทที่มีปัญหาซ้ำหลายรายควรตรวจเงื่อนไขรับงาน เครดิต และหลักฐานส่งมอบร่วมกับ บริการกฎหมายธุรกิจและสัญญา เพราะการแก้ต้นทางอาจลดข้อโต้แย้งได้มากกว่าการเพิ่มจำนวนจดหมายทวงในปลายทาง

ทางไปต่อ: ตั้งเกณฑ์ส่งงานจากบัญชีถึงทนาย

1. แยกหนี้ติดเอกสาร หนี้ยืนยันยอดแล้ว และหนี้มีข้อพิพาท
2. กระทบยอดล่าสุดและรวบรวมเอกสารส่งมอบให้ตรงกัน
3. ตรวจอายุความกับสถานะลูกหนี้ก่อนกำหนดรอบติดตาม
4. เลือกหนังสือเฉพาะราย โดยระบุยอดและสิ่งที่ต้องการให้อีกฝ่ายดำเนินการ
5. บันทึกผลส่ง คำตอบ และวันตัดสินใจเจรจาหรือฟ้อง

ควรให้ทนายตรวจทันทีเมื่อหนี้ใกล้ขาดอายุความ คู่ค้าเริ่มปิดกิจการ หรือยอดที่ฝ่ายขายกับบัญชีถือไม่ตรงกัน ส่งแฟ้มลูกหนี้และรายการข้อโต้แย้งมาประเมินผ่าน บริการหนังสือบอกกล่าวทวงถามยอดทิพย์ธรรม หรือ ติดต่อสำนักงาน เพื่อกำหนดขั้นติดตามที่เหมาะกับเอกสารและโอกาสเรียกคืนของแต่ละราย

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ