ส่งโนติสแล้วตัดหนี้สูญได้ไหม เอกสารที่บริษัทต้องมี

ส่งหนังสือทวงถามแล้วตัดหนี้สูญทางภาษีได้เลยหรือไม่

ยังไม่ได้โดยอัตโนมัติ หนังสือทวงถามเป็นเพียงส่วนหนึ่งของหลักฐานที่ต้องตรวจให้ตรงกับเกณฑ์ภาษี สำหรับบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล กฎกระทรวง ฉบับที่ 186 และที่แก้ไขเพิ่มเติมกำหนดทั้งลักษณะหนี้ จำนวนหนี้ และขั้นตอนติดตามหรือดำเนินคดี การส่งโนติสหนึ่งฉบับไม่ได้แทนเงื่อนไขทั้งหมด และไม่มีจำนวนจดหมายตายตัวที่ส่งครบแล้วผ่านทุกกรณี

ก่อนพูดเรื่องยอดเงิน ต้องตรวจข้อ 3 ว่าหนี้เกิดจากหรือเนื่องจากกิจการ หรือได้รวมเป็นเงินได้ในการคำนวณกำไรสุทธิตามเกณฑ์หรือไม่ รวมทั้งข้อยกเว้นหนี้ที่ผู้เป็นหรือเคยเป็นกรรมการหรือหุ้นส่วนผู้จัดการเป็นลูกหนี้ อีกเงื่อนไขสำคัญคือหนี้ต้องยังไม่ขาดอายุความและมีหลักฐานชัดแจ้งที่สามารถฟ้องได้ หากปล่อยเวลาจนสิทธิขาดแล้ว การทำหนังสือย้อนหลังไม่ได้แก้คุณสมบัตินี้

เมื่อหนี้ผ่านเงื่อนไขตั้งต้น จึงพิจารณาเกณฑ์ตามจำนวนหนี้ของลูกหนี้แต่ละราย โดยมีระดับไม่เกิน 200,000 บาท ไม่เกิน 2,000,000 บาท และเกิน 2,000,000 บาท ขั้นตอนและหลักฐานแตกต่างกัน บริษัทจึงควรให้ฝ่ายบัญชีตรวจเกณฑ์ร่วมกับผู้ดูแลคดี ก่อนให้ ทนายจัดทำหนังสือบอกกล่าวทวงถาม เพื่อให้เอกสารสะท้อนการติดตามจริงและใช้ต่อในขั้นตอนที่ต้องทำ

ตัวอย่างสมมติ: บริษัทมีลูกค้าค้าง 180,000 บาทและเก็บหลักฐานขายส่งมอบครบ ส่งหนังสือแล้วไม่ได้รับเงิน กรณีนี้ยังต้องแสดงว่าติดตามตามสมควรและฟ้องแล้วมีค่าใช้จ่ายไม่คุ้มกับหนี้ที่จะได้รับตามข้อ 6 ไม่ใช่ดูเฉพาะยอดต่ำกว่า 200,000 บาท หากลูกค้ารายเดียวกันมีหนี้อีกใบ 70,000 บาท ต้องตรวจยอดรายลูกหนี้รวมให้ถูกต้อง ไม่แยกใบแจ้งหนี้เพื่อเลือกใช้เกณฑ์ที่ง่ายกว่า

ข้อยกเว้นและเงื่อนไขที่ทำให้เอกสารทวงอย่างเดียวไม่พอ

หนี้ที่ไม่ผ่านคุณสมบัติตั้งต้น

ข้อ 3 เป็นประตูแรกสำหรับเกณฑ์ทั่วไปในข้อ 4 ถึงข้อ 6 หนี้ส่วนตัวที่ไม่ได้เกี่ยวกับกิจการ หนี้ที่มีบุคคลตามข้อยกเว้นเป็นลูกหนี้ หรือหนี้ที่ขาดอายุความแล้ว ไม่ควรถูกจัดว่าเข้าเกณฑ์เพียงเพราะผู้บริหารอนุมัติและมีหนังสือทวง การมีรายการในบัญชีไม่ได้พิสูจน์ว่าฟ้องบังคับได้ ต้องตรวจเอกสารต้นทางด้วย

หนี้เกิน 2 ล้านบาทต้องดูขั้นตอนที่เข้มขึ้น

ข้อ 4 มีทางเลือกตามเงื่อนไข เช่น ติดตามตามสมควรแล้วแต่ลูกหนี้ตายหรือหายสาบสูญและไม่มีทรัพย์ชำระ หรือเลิกกิจการโดยมีเจ้าหนี้บุริมสิทธิลำดับก่อนมากกว่าทรัพย์ทั้งหมด อีกทางคือดำเนินคดีแพ่งถึงขั้นมีหมายบังคับคดีและรายงานบังคับคดีครั้งแรกที่แสดงว่าไม่มีทรัพย์ชำระ ส่วนทางล้มละลายมีเงื่อนไขเฉพาะตามข้อ 4(3) จึงไม่ใช่ทุกกรณีต้องฟ้องเหมือนกัน แต่ถ้าเลือกทางคดีต้องถึงขั้นที่กำหนด

หนี้ไม่เกิน 2 ล้านบาทกับหนี้ไม่เกิน 200,000 บาท

ข้อ 5 เปิดทางดำเนินการตามข้อ 4(1) หรือทางคดีที่ศาลรับคำฟ้องหรือรับคำขอที่กฎหมายระบุแล้ว โดยกรณีตามข้อ 5(2) และ (3) ยังมีคำสั่งอนุมัติจากกรรมการหรือหุ้นส่วนผู้จัดการภายในกำหนด ส่วนข้อ 6 สำหรับหนี้ไม่เกิน 200,000 บาทให้ใช้หลักฐานติดตามตามสมควร ไม่ได้รับชำระ และความไม่คุ้มของการฟ้อง โดยไม่ต้องทำตามข้อ 4 หรือข้อ 5 ทั้งนี้ยังต้องผ่านข้อ 3

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: เอกสารต้องสะท้อนสิ่งที่ทำจริง

คนมักเข้าใจว่า ขอให้ทนายออกหนังสือช่วงปลายปีแล้วแนบกับใบอนุมัติ ก็เพียงพอสำหรับตัดหนี้สูญ หรือคิดว่าลูกหนี้ตอบว่าจ่ายไม่ได้เท่ากับไม่มีทรัพย์โดยสมบูรณ์

กฎหมายมองว่า การจำหน่ายหนี้สูญทางภาษีต้องตรงหลักเกณฑ์และมีข้อเท็จจริงรองรับ หนังสือช่วยแสดงการเรียกชำระ แต่ไม่ยืนยันผลบังคับคดี สถานะทรัพย์ หรือความครบของเงื่อนไขอื่นแทนเอกสารที่กฎหมายกำหนด

จุดเสี่ยงจริง คือเริ่มตรวจเมื่อใกล้ปิดรอบบัญชีจนไม่มีเวลาทำขั้นที่จำเป็น หรือออกเอกสารย้อนหลังให้ดูเหมือนเคยติดตาม บริษัทควรเก็บประวัติจริงตั้งแต่เริ่มค้าง และแยกช่องว่างของเอกสารออกจากผลที่ต้องการทางภาษี หากหลักฐานยังไม่ครบ ให้บันทึกสิ่งที่ต้องทำต่ออย่างตรงไปตรงมา

มองสองฝั่ง: ฝ่ายบัญชีและฝ่ายกฎหมายต้องส่งข้อมูลอะไรให้กัน

ข้อมูลจากลูกหนี้ก็ต้องตรวจ เช่น อ้างว่าเลิกกิจการแต่ยังมีทรัพย์ หรือแจ้งว่าชำระแล้วแต่เข้าบัญชีอีกฝ่ายหนึ่ง การตัดสินใจจากแฟ้มเก่าโดยไม่กระทบยอดล่าสุดอาจทำให้บริษัทบันทึกหนี้สูญทั้งที่ได้รับเงินบางส่วนแล้ว หากมีผู้สอบบัญชีหรือผู้ดูแลภาษี ควรให้เห็นแฟ้มเดียวกันเพื่อไม่ตีความจากยอดคนละวัน

เรื่องเวลา: อายุความ รอบบัญชี และกำหนดอนุมัติ

กำหนดแรกคืออายุความของหนี้ ซึ่งต้องตรวจตามมูลเหตุและวันเริ่มใช้สิทธิ ไม่ใช่รอให้เป็นหนี้เก่าหลายปีแล้วจึงถือว่าพร้อมตัด การส่งโนติสฝ่ายเดียวไม่ทำให้อายุความสะดุดหยุดลงอัตโนมัติ หากใกล้ครบกำหนดต้องประเมินขั้นรักษาสิทธิ ไม่รอให้หนังสือตอบกลับก่อนทุกกรณี

กำหนดที่สองคือรอบระยะเวลาบัญชี ข้อ 7 กำหนดเรื่องรอบที่ดำเนินการครบและข้อยกเว้นตามแต่ละทาง เช่น กรณีข้อ 5(2) และ (3) เชื่อมกับรอบที่ศาลรับคำฟ้องหรือหน่วยงานตามกฎหมายรับคำขอ ไม่ใช่เลือกลงย้อนหลังตามปีที่หนี้เริ่มค้างได้ตามสะดวก

สำหรับข้อ 5(2) และ (3) ต้องตรวจคำสั่งอนุมัติจำหน่ายหนี้สูญของกรรมการหรือหุ้นส่วนผู้จัดการภายใน 30 วันนับแต่วันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชีนั้น ตามหลักเกณฑ์ปัจจุบันที่เกี่ยวข้อง ไม่ควรนำข้อผ่อนผันเฉพาะรอบปีเก่ามาใช้ต่อโดยอัตโนมัติ บริษัทที่รอบบัญชีไม่ตรงปีปฏิทินต้องใช้วันสิ้นรอบจริงของตน

เรื่องเงิน: ตารางเลือกเกณฑ์สำหรับหนี้ทั่วไป

ตารางนี้ใช้กับเกณฑ์ทั่วไป ไม่ครอบคลุมข้อยกเว้นทุกประเภท เช่น การปรับโครงสร้างหนี้หรือแผนฟื้นฟูที่มีบทเฉพาะ ต้องตรวจตามสถานะและธุรกรรมจริง ไม่ควรแบ่งหนี้รายเดียวเป็นหลายแฟ้มเพื่อทำให้แต่ละแฟ้มต่ำกว่าเกณฑ์

การอธิบายว่าฟ้องไม่คุ้มควรมีข้อมูลต้นทุนและโอกาสได้รับชำระ ไม่ใช่เขียนคำนี้ลอย ๆ เช่น ขนาดหนี้ สภาพหลักฐาน ค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่าย และข้อมูลทรัพย์ที่มีโดยชอบ จำนวนเงินที่ประมาณควรแยกจากค่าใช้จ่ายจริง หากว่าจ้าง จัดหนังสือและแฟ้มหลักฐานทวงถาม ให้ระบุขอบเขตชัดว่าเป็นงานกฎหมายส่วนใด ไม่รับรองผลภาษีที่ยังไม่ได้ตรวจครบ

หลักฐานที่ควรอยู่ในแฟ้มหนี้สูญแต่ละราย

• สัญญา ใบสั่งซื้อ ใบส่งของ หรือหลักฐานมูลหนี้ที่ใช้ฟ้องได้
• รายการบัญชีลูกหนี้และหลักฐานการรับรู้รายได้ที่เกี่ยวข้อง
• ตารางอายุความที่ตรวจจากชนิดหนี้และวันเริ่มใช้สิทธิ
• หนังสือทวง ใบรับฝาก หลักฐานการถึง คำตอบ และประวัติติดตามจริง
• เอกสารสถานะลูกหนี้และทรัพย์ หรือเอกสารศาลและบังคับคดีตามทางที่ใช้
• บันทึกเหตุผลทางภาษี คำสั่งอนุมัติ และวันลงรายการที่ตรวจแล้ว

จดหมายตีกลับควรเก็บพร้อมเหตุคืนและสิ่งที่ทำต่อ ไม่ลบทิ้งเพราะกลัวดูเหมือนส่งไม่สำเร็จ เอกสารต้องแสดงเส้นทางจริงและข้อจำกัด หากต้องตรวจความต่างของหลักฐานส่ง อ่านเรื่อง หลักฐานไปรษณีย์สำหรับหนังสือบอกกล่าว ส่วนบริษัทที่ยังอยู่ขั้นตามเงินอ่าน เมื่อไรควรส่งลูกหนี้การค้าให้ทนายตรวจ

กฎหมายข้างเคียง: ตัดบัญชีไม่เท่ากับปลดหนี้

การบันทึกหนี้สูญหรือค่าเผื่อในบัญชีไม่ได้เป็นการแสดงเจตนาปลดหนี้ให้ลูกหนี้โดยตัวมันเอง หากบริษัททำหนังสือยกหนี้ ลดหนี้ หรือประนีประนอมอีกฉบับ ผลทางแพ่งต้องตรวจตามเนื้อหาและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง การแจ้งลูกหนี้ว่าไม่ต้องชำระแล้วอาจมีผลต่างจากการบันทึกภายใน จึงไม่ควรใช้ถ้อยคำปะปนกัน

ภาษีเงินได้นิติบุคคลกับภาษีมูลค่าเพิ่มก็มีหลักเกณฑ์คนละส่วน การผ่านข้อกำหนดหนี้สูญตามกฎกระทรวงนี้ไม่ได้แปลว่าปรับภาษีขายได้ทันที และหากได้รับชำระภายหลังต้องให้ฝ่ายบัญชีและภาษีตรวจการบันทึกและภาระที่ตามมา ไม่ควรปล่อยยอดรับเงินนอกระบบเพราะเคยตัดหนี้ไปแล้ว

หากลูกหนี้ล้มละลายหรือฟื้นฟูกิจการ ต้องตรวจการยื่นคำขอและสิทธิในกระบวนการนั้นด้วย การส่งหนังสือทวงทั่วไปไม่แทนการรักษาสิทธิในคดี อ่านเรื่อง กำหนดขอรับชำระหนี้ในคดีล้มละลาย และประสาน งานกฎหมายธุรกิจ กับผู้ดูแลภาษีก่อนเลือกทางดำเนินการ

ทางไปต่อ: เริ่มจากตรวจหนี้ ก่อนสั่งทำหนังสือเพื่อปิดงบ

1. รวบยอดรายลูกหนี้และตรวจคุณสมบัติข้อ 3
2. ตรวจอายุความและหลักฐานฟ้อง ก่อนกำหนดเวลารอคำตอบ
3. เลือกข้อ 4 ข้อ 5 ข้อ 6 หรือบทเฉพาะที่ใช้จริง
4. ทำขั้นติดตามหรือคดีให้ครบ พร้อมเก็บหลักฐานตามวันที่จริง
5. ให้ฝ่ายบัญชีตรวจคำสั่งอนุมัติและรอบรับรู้ตามข้อ 7 ก่อนลงรายการ

ควรปรึกษาก่อนออกหนังสือเมื่อไม่แน่ใจว่ายอดรวมอยู่เกณฑ์ใด มีหนี้กรรมการ หรือมีเพียงบิลแต่ขาดหลักฐานส่งมอบ นำแฟ้มลูกหนี้มาประเมิน บริการหนังสือบอกกล่าวทวงถามและตรวจหลักฐาน หรือ ติดต่อยอดทิพย์ธรรม เพื่อวางงานกฎหมายให้สอดคล้องกับข้อเท็จจริง แล้วให้ผู้ดูแลภาษีตรวจเงื่อนไขการลงรายการให้ครบอีกส่วนหนึ่ง

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ