ลูกค้าค้างจ่าย ทวงอย่างไร 3 ขั้นก่อนออกหนังสือจริงจัง

ลูกค้าค้างจ่ายควรทวงจากข้อมูลที่ตรงกันก่อน

เริ่มจากยืนยันว่าหนี้ถึงกำหนดและเอกสารประกอบครบ แล้วจึงกำหนดขั้นติดตาม เจ้าของกิจการอาจเห็นว่าออกใบแจ้งหนี้แล้วลูกค้าต้องจ่าย แต่คู่ค้าอาจยังรอใบส่งของ ใบตรวจรับ หรือแก้ข้อมูลภาษี สิ่งเหล่านี้ไม่ได้เป็นข้ออ้างที่ยอมรับได้ทุกกรณี แต่ต้องแยกให้ได้ว่าขัดข้องทางเอกสารหรือมีข้อโต้แย้งในสิทธิจริง

ทำข้อมูลหนึ่งชุดประกอบด้วยสัญญาหรือใบสั่งซื้อ หลักฐานส่งมอบ วันที่วางบิล กำหนดชำระ ยอดที่รับแล้ว และชื่อผู้มีอำนาจตัดสินใจของคู่ค้า อย่าดูเพียงเลขอายุหนี้ในระบบบัญชีโดยไม่ตรวจเครดิตเทอมที่ตกลง เพราะวันออกใบแจ้งหนี้ วันตรวจรับ และวันครบกำหนดอาจไม่ใช่วันเดียวกัน

ตัวอย่างสมมติ: ร้านจัดทำบรรจุภัณฑ์ส่งงานแล้ว 80,000 บาท คู่ค้าบอกว่ายังไม่จ่ายเพราะใบส่งของขาดลายเซ็น คนขายจึงส่งสำเนาหลักฐานรับของที่มีอยู่และขอให้ฝ่ายจัดซื้อยืนยันรายการ เมื่อตรวจพบว่างานครบและรับแล้ว จึงนัดวันชำระเป็นลายลักษณ์อักษร หากอีกฝ่ายยังเลื่อนโดยไม่มีข้อโต้แย้งชัด จึงประเมินหนังสือทวงถาม ไม่จำเป็นต้องโทรซ้ำทุกวัน

แนว 3 ขั้นนี้ช่วยจัดงานติดตาม ไม่ใช่ข้อบังคับว่าต้องส่งหนังสือสามฉบับก่อนใช้สิทธิ ผู้ที่ใกล้ครบอายุความหรือพบเหตุสำคัญอาจต้องข้ามไปประเมินคดีทันที ส่วนธุรกิจที่ต้องการจัดข้อเรียกร้องเป็นทางการดูบริการหนังสือบอกกล่าวทวงถามลูกหนี้การค้าประกอบการเตรียมเอกสารก่อนส่ง

3 ขั้นติดตาม และกรณีที่ไม่ควรรอตามขั้น

ขั้นแรก สอบทานยอดกับเอกสาร

แจ้งเลขใบแจ้งหนี้ งานที่ส่ง และวันครบกำหนด ขอให้คู่ค้าระบุเอกสารที่ขาดหรือยอดที่คัดค้านอย่างเจาะจง เช่น “ขอสอบทานยอดตามใบแจ้งหนี้เลขที่… หากมีรายการที่ต้องแก้ไข โปรดแจ้งพร้อมรายละเอียด เพื่อให้ตรวจสอบและดำเนินการได้ตรงจุด” ถ้าพบว่าตนส่งเอกสารไม่ครบให้แก้จริง แต่ไม่ยอมเปลี่ยนวันถึงกำหนดโดยอัตโนมัติหากไม่ได้ตกลง

ขั้นที่สอง ขอคำตอบเรื่องวันและจำนวนเงิน

เมื่อยอดตรงแล้ว ให้ขอวันชำระที่แน่นอนและผู้ยืนยันที่มีอำนาจ หากขอผ่อนให้มีจำนวนและกำหนดแต่ละงวด พร้อมตรวจผลต่อหนี้เดิม ข้อความว่า “จะเร่งให้” ยังไม่ใช่แผนรับเงิน ควรส่งบันทึกสรุปการคุยเพื่อให้คู่ค้าตรวจแก้ ไม่เขียนว่าคู่ค้าตกลงแล้วทั้งที่ยังไม่ได้ยืนยัน

ขั้นที่สาม หนังสือบอกกล่าวและการตัดสินใจขั้นต่อไป

เมื่อไม่ชำระตามกำหนดหรือมีการเลื่อนซ้ำ หนังสือควรอ้างสัญญา หลักฐานส่งมอบ และยอดค้าง พร้อมคำขอและระยะเวลาที่เหมาะสม แจ้งช่องทางคัดค้านและสงวนสิทธิทางกฎหมาย ไม่อ้างว่าศาลสั่งแล้วหรือจะยึดทรัพย์ทันที หลังครบกำหนดให้ประเมินเจรจา ไกล่เกลี่ย หรือฟ้องจากข้อมูลจริง

ถ้าได้รับข้อมูลว่าคู่ค้าปิดกิจการ เข้ากระบวนการล้มละลาย หรือสิทธิใกล้ขาดอายุความ ไม่ควรรอให้ครบทุกขั้น ตารางติดตามภายในต้องยอมให้ส่งเรื่องตรวจเร่งด่วนได้ หากเป็นบริษัทที่ยุบเลิกแล้วอ่านการเรียกหนี้บริษัทเลิกกิจการก่อนส่งหนังสือถึงที่อยู่เดิมอย่างเดียว

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: แยกงานบัญชีจากข้อพิพาทเรื่องงาน

คนมักเข้าใจว่า: คู่ค้าที่พูดว่าเอกสารไม่ครบกำลังถ่วงเวลาเสมอ หรือใบแจ้งหนี้ในระบบของเจ้าหนี้เป็นหลักฐานพอแล้วโดยไม่ต้องมีการส่งมอบ

กฎหมายมองว่า: ผู้เรียกเงินต้องแสดงฐานสิทธิและเงื่อนไขที่ทำให้ถึงกำหนด เอกสารบัญชีเป็นส่วนหนึ่ง แต่ต้องเชื่อมกับสัญญา งานที่ทำ และข้อโต้แย้งของอีกฝ่ายด้วย

จุดเสี่ยงจริง: ฝ่ายขายยอมลดหรือแก้ยอดทางแชทโดยฝ่ายบัญชีไม่ทราบ ขณะที่ฝ่ายบัญชีออกหนังสือเรียกยอดเดิม ความไม่ตรงกันอาจทำให้ข้อเรียกร้องอ่อนลง ควรมีผู้รับผิดชอบรวมข้อมูลและกำหนดอำนาจอนุมัติการเปลี่ยนเงื่อนไข

มองสองฝั่ง: รักษาความสัมพันธ์โดยไม่ทำให้ยอดคลุมเครือ

เวลา: ตั้งจุดทบทวนตามสัญญา ไม่ใช่ตามอารมณ์

ธุรกิจอาจกำหนดช่วงสอบทานหลังพ้นกำหนด และจุดส่งเรื่องให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจ แต่ช่วงเหล่านั้นเป็นนโยบายภายใน ไม่เปลี่ยนวันผิดนัดหรืออายุความตามกฎหมาย ควรบันทึกกำหนดจริงของทุกใบแจ้งหนี้ โดยเฉพาะลูกค้าที่มีหลายโครงการและหลายเครดิตเทอม

หนี้การค้าบางประเภทมีอายุความ 2 ปี บางกรณีใช้ 5 ปีหรือบทอื่น ต้องดูองค์ประกอบและวัตถุประสงค์ของการซื้อหรือจ้าง ไม่ถือว่าบริษัททั้งสองฝ่ายทำให้เป็น 5 ปีทุกครั้ง หนังสือทวงหรือใบแจ้งยอดจากเจ้าหนี้ฝ่ายเดียวไม่ทำให้อายุความเริ่มใหม่ ตรวจตารางอายุความพร้อมข้อยกเว้นก่อนกำหนดเวลารอเพิ่ม

เงิน: ยอดติดตามต้องหักเครดิตโน้ตและยอดรับแล้ว

แยกราคางาน ภาษีที่เกี่ยวข้อง รายการหักตามข้อตกลง เงินที่รับแล้ว และดอกเบี้ยที่มีฐาน หากมีใบลดหนี้หรือคืนสินค้า ต้องตรวจว่าปรับยอดเรียบร้อยหรือยัง การส่งโนติสด้วยยอดเก่าหลังลูกค้าชำระบางส่วนทำให้คู่ค้าโต้แย้งได้และลดความน่าเชื่อถือของบัญชี

ถ้าจะยอมลดเพื่อรับเงินเร็ว ต้องระบุว่าลดเมื่อชำระตามเงื่อนไขใดหรือเป็นการลดถาวร และตรวจผลด้านบัญชีกับภาษีแยก ไม่เขียนข้อความกำกวมว่า “ยอดนี้จบ” ทั้งที่ยังมีใบแจ้งหนี้อื่น การให้ทนายตรวจยอดและหนังสือเรียกชำระควรใช้บัญชีที่ฝ่ายขายและบัญชียืนยันตรงกันแล้ว

หลักฐาน: ทำแฟ้มลูกหนี้การค้าให้คนอื่นตรวจต่อได้

• ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ และสัญญาที่ระบุเงื่อนไขเครดิต
• ใบส่งของ หลักฐานรับงาน หรือข้อมูลยืนยันผลงาน
• ใบแจ้งหนี้ หลักฐานวางบิล และคำตอบเรื่องเอกสาร
• รายการชำระ เครดิตโน้ต คืนสินค้า หรือหักยอดที่ตกลง
• ข้อความยืนยันวันจ่ายและหลักฐานอำนาจผู้ตอบ
• ข้อมูลนิติบุคคลและช่องทางแจ้งตามข้อสัญญา

ตั้งชื่อเอกสารให้เชื่อมหมายเลขเดียวกัน เช่น โครงการ ใบสั่งซื้อ ใบส่งของ และใบแจ้งหนี้ อย่าเก็บแชทสำคัญอยู่ในมือถือพนักงานคนเดียวโดยไม่มีวิธีส่งต่องานที่เหมาะสม เมื่อมีการเปลี่ยนผู้ประสานงานให้สรุปข้อเท็จจริงต่อเนื่อง บทความหนังสือทวงใบแจ้งหนี้ค้างชำระช่วยจัดองค์ประกอบฉบับส่งจริง

กฎหมายข้างเคียง: หยุดส่งของหรือเผยแพร่รายชื่อได้หรือไม่

การระงับส่งงานหรือหยุดให้บริการต้องดูสิทธิในสัญญาและลักษณะหน้าที่ต่างตอบแทน ไม่ใช่ลูกค้าค้างใบหนึ่งแล้วหยุดทุกสัญญาที่ทำด้วยกันได้เสมอ ถ้ามีข้อสัญญาข้ามผิดนัดหรือวงเงินเครดิตต้องตรวจความชอบและขอบเขต มิฉะนั้นเจ้าหนี้อาจถูกกล่าวหาว่าผิดหน้าที่ในงานอีกส่วน

การส่งอีเมลถึงผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องภายในคู่ค้าต่างจากการเผยแพร่รายชื่อในกลุ่มธุรกิจหรือสื่อสังคมเพื่อกดดัน แม้เป็นหนี้นิติบุคคลยังมีประเด็นชื่อเสียงและข้อมูลบุคคลที่เกี่ยวข้อง ส่วนพระราชบัญญัติการทวงถามหนี้ต้องตรวจนิยามลูกหนี้และผู้ทวงเป็นรายกรณี ดูควรส่งโนติสถึงใครเมื่อบริษัทเป็นลูกหนี้เพื่อไม่เรียกกรรมการรับผิดส่วนตัวโดยไม่มีฐาน

ทางไปต่อ: ให้ทุกขั้นจบด้วยข้อมูลหรือการตัดสินใจ

1. รวบรวมยอดพร้อมเอกสารและระบุวันครบกำหนดจริง
2. ขอให้คู่ค้าชี้รายการที่ยังมีปัญหาอย่างเจาะจง
3. ยืนยันแผนจ่ายหรือข้อตกลงใหม่ผ่านผู้มีอำนาจ
4. เมื่อไม่คืบหน้า ส่งหนังสือที่ตรวจฐานและวิธีส่งแล้ว
5. ถึงจุดทบทวนให้ตัดสินใจ ไม่ต่อเวลาตามอัตโนมัติโดยไม่ดูอายุความ

หากยอดสะสมหลายใบ ลูกค้าขอเลื่อนซ้ำ หรือฝ่ายขายกับบัญชีถือข้อมูลไม่ตรงกัน ควรจัดแฟ้มก่อนให้ทนายประเมิน สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรมรับร่างและส่งหนังสือบอกกล่าวทวงถามหนี้การค้า ติดต่อผ่านช่องทางสำนักงานพร้อมตารางลูกหนี้และเอกสารส่งมอบ เพื่อเลือกขั้นที่เหมาะกับสิทธิและความสัมพันธ์ทางธุรกิจของคุณ

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ