ส่งหนังสือทวงถามบริษัท ต้องจ่าหน้าถึงใคร

ฝ่ายบัญชีบอกให้ส่งถึงผู้จัดการ แต่ในสัญญาเป็นชื่อบริษัทอีกแห่ง หนังสือทวงถามบริษัทต้องเริ่มจากยืนยันว่าใครเป็นลูกหนี้จริง แล้วจึงเลือกผู้รับและที่อยู่ การรู้จักคนประสานงานไม่ได้ทำให้คนนั้นมีหน้าที่ชำระหนี้ส่วนตัว

หนังสือทวงถามบริษัท ต้องระบุลูกหนี้ให้ตรงสัญญา

ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 68 กำหนดหลักภูมิลำเนานิติบุคคล ส่วนมาตรา 69 กล่าวถึงที่ทำการหรือสาขาในส่วนกิจการที่ทำ ณ ที่นั้น และมาตรา 70 วางหลักผู้แทนนิติบุคคล การเลือกจ่าหน้าจึงต้องดูทั้งตัวบริษัท กิจการที่ก่อหนี้ และสถานที่รับหนังสือที่ตกลงกัน

ให้เทียบชื่อเต็มและเลขทะเบียนในสัญญากับเอกสารนิติบุคคลที่ตรวจล่าสุด ชื่อร้าน เครื่องหมายการค้า ชื่อเพจ และบริษัทในเครืออาจต่างกัน หากใบสั่งซื้อออกโดยบริษัท ก แต่พนักงานใช้ลายเซ็นอีเมลของกลุ่มบริษัท ข้อมูลนี้ไม่พอให้ทวงบริษัท ข หรือบริษัทแม่แทนโดยไม่มีฐานผูกพัน

• ระบุชื่อนิติบุคคลลูกหนี้ให้ครบ รวมคำว่า จำกัด หรือรูปแบบนิติบุคคลตามจริง
• ตรวจเลขทะเบียน สถานะ ที่อยู่ และผู้แทนจากข้อมูลทางทะเบียนที่เหมาะกับงาน
• อ่านข้อสัญญาว่าต้องส่งถึงใครและช่องทางใด รวมเงื่อนไขแจ้งย้ายที่อยู่
• เชื่อมใบสั่งซื้อ ใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ และการรับงานกับนิติบุคคลเดียวกัน
• กำหนดผู้รับหนังสือในฐานะผู้แทนหรือผู้รับผิดชอบงาน โดยไม่สร้างหนี้ส่วนตัวให้บุคคลนั้น

ตัวอย่างจ่าหน้าเพื่อปรับใช้ในกรณีสมมติ: “เรียน กรรมการผู้มีอำนาจ บริษัท ก จำกัด เรื่อง ขอให้ชำระค่าสินค้าตามใบสั่งซื้อเลขที่ …” ภายในหนังสือระบุว่าบริษัทเป็นผู้ซื้อและยอดค้างเกิดจากรายการใด แล้วใช้ที่อยู่ซึ่งตรวจตามสัญญาและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างนี้ไม่ใช่ข้อสรุปว่าทุกเรื่องต้องใช้รูปแบบเดียวกัน

หากกรรมการเคยลงลายมือชื่อในสัญญา ต้องดูว่าลงแทนบริษัทหรือผูกพันตนเองในฐานะอื่น การลงชื่อแทนนิติบุคคลเพียงอย่างเดียวไม่ใช่เหตุให้ทวงทรัพย์ส่วนตัวของกรรมการได้ทันที ถ้ามีสัญญาค้ำประกันหรือฐานความรับผิดส่วนตัวต่างหาก ต้องตรวจและจัดคำบอกกล่าวส่วนนั้นแยกจากหนี้บริษัท

ตัวอย่างสมมติ ผู้ขายมีใบส่งของให้บริษัท ก จำกัด 120,000 บาท กรรมการชื่อ ข ลงนามแทนบริษัทตามอำนาจ หนังสือควรเรียกบริษัทชำระตามหลักฐาน ไม่เขียนว่า ข ต้องจ่ายจากเงินส่วนตัวเพราะเป็นคนลงชื่อ หากภายหลังพบเอกสารค้ำประกัน จึงให้ทนายตรวจเงื่อนไขและการบอกกล่าวตามฐานนั้น

สำนักงานใหญ่ สาขา และบริษัทที่เลิกแล้วต้องแยก

การส่งไปสำนักงานใหญ่เป็นข้อมูลที่ควรตรวจ แต่ไม่ได้ทำให้สาขาทุกแห่งไร้ความเกี่ยวข้อง มาตรา 69 ให้ดูส่วนกิจการที่ทำ ณ สาขานั้นด้วย จึงควรตรวจว่าใครสั่งซื้อ ที่ใดรับงาน และสัญญากำหนดที่รับคำบอกกล่าวไว้ที่ไหน ไม่เลือกสาขาที่หาเจอง่ายโดยไม่มีความเกี่ยวข้องกับหนี้

ถ้าบริษัทจดทะเบียนเลิกและอยู่ระหว่างชำระบัญชี มาตรา 1249 ให้ถือว่ายังคงตั้งอยู่เท่าที่จำเป็นเพื่อการชำระบัญชี ต้องตรวจสถานะ ผู้ชำระบัญชี และช่องทางดำเนินการที่ตรงกับขั้นตอนจริง ไม่สรุปว่าเลิกบริษัทแล้วหนี้หาย หรือส่งหนังสือถึงกรรมการเดิมได้เหมือนก่อนทุกอย่าง

กรณีล้มละลาย ฟื้นฟูกิจการ หรือมีสถานะทางคดีอื่น ต้องตรวจขั้นตอนและกำหนดเฉพาะเพิ่มเติม การส่งโนติสทั่วไปไม่ใช้แทนการยื่นคำขอตามกระบวนการนั้น และบทความนี้ไม่กำหนดระยะยื่นคำขอโดยไม่มีข้อมูลสถานะคดี

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: รับซองกับรับสภาพหนี้ต่างกัน

คนมักเข้าใจว่า พนักงานรับเอกสารเซ็นแล้วเท่ากับบริษัทรับรองยอด หรือฝ่ายบัญชีตอบว่าจะเสนอผู้บริหารก็เป็นข้อตกลงชำระที่ผูกพันแน่นอน ความเข้าใจเช่นนี้ทำให้ข้ามการตรวจอำนาจและเนื้อหาคำตอบ

กฎหมายมองว่า การพิสูจน์หนังสือไปถึงผู้รับตามมาตรา 169 กับการพิจารณาว่าใครมีอำนาจแสดงเจตนาแทนนิติบุคคลเป็นคนละประเด็น คนที่รับซองอาจทำหน้าที่ส่งเอกสารภายใน แต่การลดหนี้ รับสภาพหนี้ หรือทำข้อตกลงใหม่ต้องตรวจอำนาจเฉพาะการนั้น

จุดเสี่ยงจริง คือเจ้าหนี้ตกลงส่วนลดกับผู้ที่ไม่มีอำนาจ แล้วเข้าใจว่าคดีจบ หรือเห็นตราบริษัทบนเอกสารจึงไม่ตรวจเงื่อนไขผู้ลงนาม ควรตรวจหนังสือรับรอง ข้อจำกัดอำนาจ และการมอบอำนาจที่อ้างก่อนยอมรับข้อเสนอที่เปลี่ยนสิทธิของตน

มองสองฝั่งเมื่อคำทวงเข้าระบบบริษัท

ฝ่ายผู้รับควรมีขั้นตอนลงทะเบียนหนังสือและส่งต่อฝ่ายที่เกี่ยวข้อง หากเห็นว่าทวงผิดนิติบุคคล ควรตอบโดยระบุเหตุและเอกสารเท่าที่จำเป็น การเก็บเงียบอาจทำให้ผู้ส่งไม่ทราบความคลาดเคลื่อนและดำเนินเรื่องต่อบนข้อมูลผิด

ฝ่ายเจ้าหนี้ควรเปิดช่องให้ตรวจยอด ไม่ใช้ชื่อผู้บริหารหลายคนบนหนังสือเพื่อเพิ่มแรงกดดันโดยไม่แยกฐานความรับผิด การสื่อสารตรงกับนิติบุคคลคู่สัญญาทำให้การเจรจาและการพิสูจน์หนี้มีประเด็นที่ชัดขึ้น

กำหนดเวลาต้องผูกกับหนี้และผลรับหนังสือ

แยกวันครบกำหนดชำระตามใบสั่งซื้อหรือสัญญาออกจากวันที่บริษัทรับโนติส การผิดนัดตามมาตรา 204 ต้องดูเงื่อนไขวันชำระและคำเตือน ไม่เริ่มนับจากวันที่ฝ่ายบัญชีสะดวกส่งต่อให้กรรมการโดยอัตโนมัติ

หากหนังสือให้เวลานับจากวันที่รับ ควรเก็บหลักฐานนำจ่าย สถานที่ และผู้รับประกอบ ไม่ใช้วันที่บริษัทเปิดอ่านอีเมลภายในซึ่งผู้ส่งพิสูจน์ไม่ได้มาเติมลงในตาราง การมีผู้รับหลายช่องทางควรระบุเอกสารชุดเดียวกันและบันทึกแต่ละผลให้ตรง

การรอรอบประชุมกรรมการหรืออนุมัติจ่ายไม่ใช่เหตุให้เจ้าหนี้ละเลยอายุความ ต้องตรวจมาตรา 193/14 และประเภทสิทธิเรียกร้องต่างหาก หากจะให้เวลาต่อ ต้องทบทวนข้อความและผลที่อาจกระทบผู้ค้ำหรือหลักประกัน ใช้เครื่องมือคำนวณเวลาช่วยจัดวันหลังวิเคราะห์เงื่อนไขแล้ว

รวมยอดอย่างไรเมื่อมีหลายสาขาหรือหลายบริษัท

จัดบัญชีแยกตามลูกหนี้ก่อนรวมยอด สาขาที่เป็นส่วนของนิติบุคคลเดียวกันกับบริษัทคนละเลขทะเบียนเป็นคนละกรณี ใบแจ้งหนี้ที่ใช้โลโก้กลุ่มเดียวกันไม่ได้ยืนยันว่าทุกรายการทวงรวมจากบริษัทเดียวได้

ตัวอย่างสมมติ บริษัท ก ค้างสองใบแจ้งหนี้ 70,000 และ 50,000 บาท และมีการชำระที่ยืนยันให้ตัดต้นใบแรกแล้ว 20,000 บาท ยอดต้นค้างของบริษัท ก คือ 70,000 + 50,000 − 20,000 = 100,000 บาท หากบริษัท ข ค้างอีก 30,000 บาท ต้องตรวจฐานผูกพันแยก ไม่ใส่ 130,000 บาทเป็นหนี้บริษัท ก โดยอัตโนมัติ

เมื่อมีดอกเบี้ย ค่าใช้จ่าย หรือใบลดหนี้ ต้องแยกรายการและตรวจลำดับตัดชำระก่อนสรุปยอด ตัวอย่างข้างต้นสมมติว่าไม่มีรายการอื่นและตกลงตัดต้นแล้ว การจัดตารางที่ค้นย้อนกลับถึงใบสั่งซื้อได้ช่วยให้บริษัทตรวจยอดและลดข้อโต้แย้งเรื่องเรียกซ้ำ

เอกสารบริษัทที่ช่วยยืนยันผู้รับและผู้ตอบ

• สัญญา ใบสั่งซื้อ และหลักฐานรับสินค้าหรืองานที่ระบุคู่กรณี
• ข้อมูลหรือหนังสือรับรองนิติบุคคลที่ตรวจล่าสุด พร้อมวันที่ตรวจ
• ข้อกำหนดผู้มีอำนาจลงนามและหนังสือมอบอำนาจที่ใช้ในเรื่อง
• บัญชีหนี้แยกตามบริษัทและเอกสารการชำระหรือใบลดหนี้
• สำเนาคำทวง หลักฐานส่ง ผู้รับ และคำตอบทั้งหมด

กรมพัฒนาธุรกิจการค้ามีช่องทางบริการเอกสารนิติบุคคลและตรวจสอบเอกสาร ควรเลือกข้อมูลให้ตรงวัตถุประสงค์ของงาน การเห็นชื่อจากผลค้นหาเบื้องต้นไม่ควรถูกเรียกว่าได้ตรวจหนังสือรับรองครบแล้ว หากเอกสารที่ต้องใช้มีเงื่อนไขหรือค่าธรรมเนียม ให้ตรวจจากบริการทางการขณะดำเนินการ

ไม่จำเป็นต้องแนบข้อมูลผู้ถือหุ้นทุกคนหรือเอกสารส่วนตัวกรรมการทั้งหมดไปกับคำทวงทั่วไป ส่งเฉพาะที่จำเป็นต่อการอธิบายสิทธิและตรวจยอด ส่วนเอกสารอำนาจเก็บไว้ในแฟ้มสำหรับทนายตรวจเพื่อไม่เผยข้อมูลเกินวัตถุประสงค์

เรื่องใกล้เคียงก่อนบริษัทตอบกลับหรือขอผ่อน

ด้านสัญญา ควรตรวจผู้มีอำนาจของทั้งสองฝ่ายก่อนทำข้อตกลงใหม่ โดยเฉพาะส่วนลดหรือการปลดหลักประกัน สามารถให้บริการร่างและตรวจสัญญาช่วยกำหนดเงื่อนไขที่ตรงกับอำนาจและเจตนาจริง

ด้านหลักฐานหนี้ หากเป็นค่าสินค้าให้เทียบเอกสารตามแนวเขียนหนังสือทวงค่าสินค้า ส่วนการพิสูจน์ส่งถึงสำนักงานอ่านหลักฐานไปรษณีย์ของโนติสประกอบ

ด้านผู้ค้ำประกัน ต้องแยกบุคคลที่รับผิดตามสัญญาค้ำออกจากผู้แทนบริษัทซึ่งรับหนังสือแทน การจ่าหน้าบริษัทไม่ควรถูกใช้แทนคำบอกกล่าวถึงผู้ค้ำโดยไม่ตรวจเงื่อนไข ส่วนโครงรวมของหนังสืออยู่ในคู่มือหนังสือทวงถาม

ทางไปต่อ: ตรวจบริษัทให้ตรงก่อนออกคำทวง

1. ยืนยันคู่สัญญาจากชื่อและเลขทะเบียนพร้อมหลักฐานเกิดหนี้
2. ตรวจสถานะ ที่อยู่ ข้อส่งคำบอกกล่าว และผู้แทนปัจจุบัน
3. จัดตารางยอดแยกตามนิติบุคคลและใบแจ้งหนี้
4. ร่างคำทวงโดยระบุฐานะผู้รับให้ตรง ไม่สร้างหนี้ส่วนตัว
5. เก็บผลรับและตรวจอำนาจผู้ตอบก่อนทำข้อตกลงใหม่

ควรให้ทนายตรวจเมื่อมีหลายบริษัทในเครือ กรรมการลงชื่อหลายฐานะ บริษัทเปลี่ยนผู้แทน หรือผู้ตอบขอลดหนี้โดยไม่แสดงอำนาจ อย่ารับรองว่าบริษัทหนึ่งรับผิดแทนอีกแห่งเพียงเพราะมีเจ้าของคนเดียวกัน

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรมมีบริการร่างและส่งหนังสือบอกกล่าวทวงถามสำหรับข้อพิพาทธุรกิจ เตรียมสัญญา ใบแจ้งหนี้ และข้อมูลบริษัทที่มี แล้วติดต่อเพื่อประเมินผู้รับและขอบเขตงานก่อนส่ง

ผู้เขียน นางสาวจุฑาทิพย์ เตี้ยบัวแก้ว ใบอนุญาตว่าความตั้งแต่ปี 2560

สาขาที่เชี่ยวชาญ: คดีแพ่งและการว่าความ · คดีอาญา · ที่ดินและอสังหาริมทรัพย์

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ