หนังสือทวงถามตีกลับหรือไม่รับ ต้องส่งใหม่อย่างไร

ส่งโนติสแล้วซองกลับมา ไม่ได้ตอบทันทีว่าทวงสำเร็จหรือเสียเที่ยว หนังสือทวงถามตีกลับต้องอ่านเหตุส่งคืนและตรวจที่อยู่ก่อน เพราะผลบอกกล่าวอาจเป็นเงื่อนไขของการผิดนัด เลิกสัญญา หรือดำเนินคดีขั้นต่อไป

หนังสือทวงถามตีกลับ ต้องแยกเหตุส่งคืนก่อน

ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 169 วางหลักว่าการแสดงเจตนาต่อบุคคลที่ไม่ได้อยู่เฉพาะหน้ามีผลเมื่อไปถึงผู้รับ หลักนี้ต่างจากการนับว่าผู้ส่งทำหน้าที่เสร็จทันทีที่ฝากไปรษณีย์ แต่คำว่าไปถึงก็ไม่ได้ตัดสินจากการมีลายมือชื่อลูกหนี้เองเพียงอย่างเดียว ต้องพิจารณาวิธีส่ง ที่อยู่ ผู้รับ และพฤติการณ์ทั้งหมด

เริ่มจากอ่านข้อความบนซองตามจริง หากระบุที่อยู่ไม่ชัดเจนหรือไม่มีเลขที่บ้าน ให้ตรวจสำเนาหน้าซองกับเอกสารต้นทาง หากระบุย้ายที่อยู่ ต้องตรวจว่าผู้ส่งเคยได้รับแจ้งที่อยู่ใหม่หรือไม่ ส่วนไม่มารับภายในกำหนดกับปฏิเสธรับ เป็นเหตุคนละแบบ ไม่ควรเขียนรวมในบันทึกว่า “ลูกหนี้หนี” โดยยังไม่ทราบว่าเจ้าหน้าที่นำจ่ายที่ใดและพบใคร

• ตรวจว่าชื่อบุคคลหรือนิติบุคคลตรงกับคู่สัญญาและเป็นผู้ที่ต้องรับคำบอกกล่าวนั้น
• จับคู่เลขติดตามกับสำเนาหนังสือและซองที่คืน ไม่ใช้ผลติดตามของอีกฉบับแทน
• แยกวันฝากส่ง วันนำจ่ายแต่ละครั้ง วันแจ้งให้รับ และวันส่งคืน ตามหลักฐานที่มี
• อ่านข้อสัญญาเรื่องที่อยู่และการแจ้งเปลี่ยนแปลง พร้อมตรวจข้อกฎหมายเฉพาะก่อนอ้างผล

ตัวอย่างสมมติ เจ้าหนี้มีหนี้ค่าสินค้า 90,000 บาท ส่งหนังสือไปเลขที่ 18 แต่ใบสั่งซื้อระบุเลขที่ 81 ซองจึงคืนเพราะไม่พบผู้รับ กรณีนี้ควรแก้ข้อผิดพลาดและส่งให้ถูก ไม่ใช้วันที่ฝากซองผิดมาเริ่มกำหนดที่ผูกกับการรับหนังสือ ส่วนอีกกรณีจ่าหน้าตรงกับที่อยู่ที่ลูกหนี้ยืนยันล่าสุด แต่มีข้อมูลว่าลูกหนี้ปฏิเสธรับ ต้องเก็บรายละเอียดให้ทนายประเมิน ไม่ตัดสินเหมือนกรณีแรก

หากจำเป็นต้องส่งใหม่ ให้ระบุว่าติดต่อเรื่องใด อ้างอิงหนังสือเดิมอย่างตรงไปตรงมา และกำหนดข้อความให้ชัดว่าฉบับใหม่ยืนยันคำเรียกร้องเดิม แก้ข้อมูล หรือเปลี่ยนกำหนดใด การคงสิทธิเดิมต้องสอดคล้องกับข้อเท็จจริง ไม่ใช่ใส่ประโยคสงวนสิทธิแล้วถือว่าความบกพร่องรอบแรกหายไปทั้งหมด

เหตุที่ซองคืนไม่ได้ให้คำตอบเหมือนกันทุกกรณี

ข้อสัญญาบางฉบับกำหนดที่อยู่สำหรับส่งคำบอกกล่าวและผลเมื่อคู่สัญญาไม่แจ้งย้ายที่อยู่ ข้อนี้ควรอ่านทั้งข้อความและบริบท ไม่ถือว่าข้อสัญญาทุกแบบใช้แทนเงื่อนไขกฎหมายได้เสมอ โดยเฉพาะการบังคับหลักประกันหรือการบอกกล่าวที่มีกฎหมายกำหนดขั้นตอนเฉพาะ

การมีผู้อื่นรับแทนก็ต้องตรวจว่าหนังสือไปถึงพื้นที่หรือบุคคลที่เกี่ยวข้องกับผู้รับอย่างไร อย่าสรุปว่าญาติรับแทนใช้ไม่ได้ทุกกรณี หรือพนักงานคนใดเซ็นก็ผูกพันบริษัทได้ทั้งหมด หลักฐานชื่อผู้รับ ตำแหน่ง สถานที่ และการตอบกลับช่วยให้ประเมินได้ดีกว่าการเดาความสัมพันธ์จากนามสกุล

หากหนี้ถึงกำหนดตามวันปฏิทินอยู่แล้ว ผลเรื่องผิดนัดอาจต่างจากหนี้ที่ต้องเตือนก่อนตามมาตรา 204 และสิทธิบอกเลิกอาจยังต้องมีการให้เวลาแก้ตามมาตรา 387 จึงต้องแยกว่ากำลังพิสูจน์เรื่องใด แม้หนังสือรอบหนึ่งมีปัญหา ก็ไม่แปลว่าหนี้เดิมดับหรือเจ้าหนี้ได้สิทธิเลิกสัญญาครบแล้ว

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: อย่าใช้ซองคืนแทนข้อเท็จจริง

คนมักเข้าใจว่า ถ้าผู้รับไม่ยอมเซ็น เจ้าหนี้ทำอะไรต่อไม่ได้เลย หรือกลับกันคิดว่าแค่ส่งตามสัญญาก็เริ่มนับทุกกำหนดได้ทันที ความเข้าใจทั้งสองแบบมองข้ามรายละเอียดของการนำจ่ายและเงื่อนไขสิทธิที่กำลังใช้

กฎหมายมองว่า ต้องประเมินการไปถึงผู้รับและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องเป็นเรื่อง ๆ หลักเรื่องผิดนัด การเลิกสัญญา และอายุความไม่ได้มีจุดเริ่มเดียวกัน การส่งหนังสือจึงต้องออกแบบให้พิสูจน์ประเด็นที่จำเป็นต่อขั้นต่อไป

จุดเสี่ยงจริง คือรีบส่งซ้ำหลายฉบับจนยอดและวันครบกำหนดขัดกัน หรือทิ้งซองเดิมเพราะคิดว่าใช้ไม่ได้ ทำให้ตรวจย้อนหลังไม่ได้ว่าความคลาดเคลื่อนเกิดตรงไหน ควรมีผู้รับผิดชอบรวมหลักฐานและให้เลขอ้างอิงหนังสือทุกฉบับก่อนเริ่มส่งใหม่

มองสองฝั่งเมื่อคู่กรณีไม่ยอมรับหนังสือ

การตอบรับว่ารับเอกสารแล้วไม่จำเป็นต้องเท่ากับยอมรับยอดทุกบาท ผู้รับสามารถแยกยืนยันการรับกับคำโต้แย้งเนื้อหาได้ ส่วนผู้ส่งควรเก็บคำตอบครบทั้งบทสนทนา ไม่ตัดเฉพาะข้อความรับทราบแล้วอ้างเป็นการรับสภาพหนี้โดยไม่ตรวจเนื้อหาและบริบท

ถ้าลูกหนี้แจ้งย้ายที่อยู่หลังส่งรอบแรก ควรบันทึกวันแจ้งและเอกสารที่ยืนยัน ไม่แก้ประวัติให้เหมือนทราบที่อยู่ใหม่นานแล้ว ทั้งสองฝ่ายควรรักษาการติดต่อให้ตรวจสอบได้ เพราะข้อพิพาทเรื่องรับหรือไม่รับอาจกลายเป็นประเด็นสำคัญในคดี

นับวันอย่างไรระหว่างรอซองและส่งใหม่

ทำเส้นเวลาแยกวันเกิดหนี้ วันถึงกำหนด วันส่ง วันนำจ่าย และวันครบกำหนดตามหนังสือ หากหนังสือให้ชำระภายในจำนวนวันนับแต่รับ แต่ยังพิสูจน์วันรับไม่ได้ อย่าเติมวันสมมติลงตารางเพื่อให้ระบบแสดงว่าครบกำหนดแล้ว ควรทำสถานะว่ารอตรวจผลบอกกล่าวแทน

การส่งใหม่อาจกระทบการตีความว่าผู้ส่งให้เวลาเพิ่มหรือเปลี่ยนคำเรียกร้อง ต้องตรวจถ้อยคำก่อนส่ง โดยเฉพาะหากกำลังจะเลิกสัญญาหรือใช้สิทธิบังคับหลักประกัน ไม่ควรรับรองว่าฉบับใหม่ไม่กระทบวันเดิมทุกกรณีเพียงเพราะใช้หัวข้อ “ติดตามครั้งที่สอง”

การส่งหนังสือทวงถามฝ่ายเดียวไม่ใช่เหตุให้อายุความสะดุดหยุดลงโดยตัวมันเองตามมาตรา 193/14 จึงต้องตรวจอายุความแยกจากเวลารอไปรษณีย์ หากใกล้ครบกำหนดควรให้ทนายตรวจทางดำเนินคดีทันที และใช้เครื่องมือคำนวณเวลาเป็นตัวช่วยจัดวันหลังระบุฐานกฎหมายถูกต้องแล้ว

แยกค่าส่งซ้ำออกจากเงินที่เรียกได้

ค่าใช้จ่ายที่จ่ายจริงไม่ใช่ทุกรายการจะบวกเป็นหนี้ของผู้รับได้อัตโนมัติ ควรแยกเงินต้น ดอกเบี้ยที่มีฐานเรียก และค่าใช้จ่ายติดตามไว้ต่างหาก พร้อมตรวจสัญญาและกฎหมายก่อนเรียกเก็บ ไม่ตั้งค่าปรับเพราะผู้รับไม่รับจดหมายขึ้นเอง

ตัวอย่างสมมติเพื่อจัดงบภายใน หากเตรียมและส่งเอกสารรอบละ 120 บาท จำนวน 2 รอบ งบที่ใช้คือ 120 × 2 = 240 บาท ตัวเลขนี้ไม่ใช่อัตราไปรษณีย์หรือค่าบริการสำนักงาน และไม่ได้แปลว่าทวงจากลูกหนี้เพิ่มได้ 240 บาททันที

กรณีเงินต้น 90,000 บาท และลูกหนี้จ่ายระหว่างรอซองคืน 10,000 บาทโดยคู่กรณียืนยันให้ตัดต้นแล้ว ยอดต้นสำหรับติดตามครั้งถัดไปคือ 80,000 บาท ต้องแนบตารางปรับยอดและวันที่รับชำระ ส่วนกรณีมีดอกเบี้ยหรือค่าใช้จ่ายค้าง ต้องตรวจลำดับตัดชำระก่อนใช้ตัวอย่างนี้

ซองเดิมและหลักฐานอะไรที่ต้องเก็บให้ครบ

• ซองส่งคืนทุกด้าน รวมสติกเกอร์ บันทึกเหตุคืน และเลขติดตาม อย่าเขียนทับข้อความเดิม
• สำเนาหนังสือลงนามพร้อมสิ่งที่แนบและรายการจำนวนหน้า
• ใบรับฝาก ผลติดตามที่บันทึกวันตรวจ และข้อมูลนำจ่ายเพิ่มเติมที่ได้รับจริง
• สัญญา หลักฐานที่อยู่ และข้อความแจ้งเปลี่ยนที่อยู่พร้อมวันที่
• คำตอบจากผู้รับและบัญชีรับชำระที่เกิดระหว่างรอผล

จัดแฟ้มหนึ่งชุดต่อการส่งหนึ่งครั้งและเชื่อมด้วยเลขอ้างอิง หากนำซองกลับมาเปิดเพื่อถ่ายเอกสาร ควรบันทึกสภาพก่อนเปิดและเก็บต้นฉบับไว้ ไม่พยายามจัดฉากปิดซองใหม่แล้วกล่าวว่าเป็นสภาพเดิม

เมื่อข้อมูลบนระบบติดตามกับซองไม่ตรงกัน ให้จดจุดต่างและสอบถามผู้ให้บริการตามช่องทางปกติ เก็บคำตอบที่ได้รับจริง การเขียนบันทึกฝ่ายเดียวว่าเจ้าหน้าที่พบลูกหนี้ไม่อาจแทนหลักฐานนำจ่ายที่ไม่มีอยู่ได้

เรื่องใกล้เคียงที่ต้องตรวจพร้อมการส่งคืน

ด้านสัญญา ต้องตรวจว่าคำบอกกล่าวมีไว้ทวงหนี้ ให้แก้ผิดสัญญา หรือบอกเลิก หากเป้าหมายต่างกัน เนื้อหาและเวลาที่ให้ย่อมต่างกัน อ่านการให้โอกาสแก้ผิดสัญญาก่อนเลิกเพื่อแยกขั้นตอน และส่งสัญญาให้ตรวจได้ที่บริการด้านสัญญา

ด้านพยานหลักฐาน ควรเชื่อมเนื้อหาในซองกับเลขติดตามตามแนวเก็บหลักฐานลงทะเบียนและ EMS เพราะซองคืนบอกเหตุเกี่ยวกับการนำจ่าย แต่ไม่ได้พิสูจน์รายละเอียดคำเรียกร้องทั้งหมดในตัวเอง

ด้านการดำเนินคดี อย่าสับสนจดหมายของเจ้าหนี้กับหมายศาลหรือกระบวนการส่งหมาย ซึ่งมีกติกาของตน หากมีหมายศาลจริงให้ตรวจเอกสารนั้นต่างหาก ส่วนภาพรวมของโนติสอ่านได้ที่คู่มือหนังสือบอกกล่าวทวงถาม

ทางไปต่อ: ตรวจเหตุคืนก่อนเลือกส่งใหม่หรือดำเนินคดี

1. เก็บซองคืนและดาวน์โหลดผลติดตามที่มี พร้อมลงวันที่ตรวจ
2. ตรวจชื่อ ที่อยู่ ข้อสัญญา และเป้าหมายของหนังสือรอบแรก
3. ให้ทนายประเมินผลบอกกล่าวกับอายุความแยกกัน
4. จัดทำฉบับแก้ไขหรือฉบับติดตามที่ยอดและกำหนดเวลาไม่ขัดกัน
5. ส่งตามช่องทางที่เหมาะกับสัญญาและเก็บผลการส่งรอบใหม่

ควรให้ทนายตรวจทันทีเมื่อมีผู้ค้ำประกันหรือจำนอง เมื่อหนังสือหลายฉบับให้วันไม่ตรงกัน เมื่อกำลังจะบอกเลิกสัญญา หรือเมื่ออีกฝ่ายโต้แย้งว่าไม่เคยมีที่อยู่นั้น การตรวจต้องอาศัยชุดเอกสารจริง ไม่ใช่ดูภาพซองเพียงด้านเดียว

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรมมีบริการร่างและส่งหนังสือบอกกล่าวทวงถาม โดยตรวจคำเรียกร้องกับหลักฐานการส่งก่อนวางขั้นต่อไป เตรียมสัญญา หนังสือเดิม และซองคืน แล้วติดต่อเพื่อประเมินขอบเขตงานและค่าใช้จ่ายตามข้อเท็จจริงของเรื่อง

ผู้เขียน นางสาวจุฑาทิพย์ เตี้ยบัวแก้ว ใบอนุญาตว่าความตั้งแต่ปี 2560

สาขาที่เชี่ยวชาญ: คดีแพ่งและการว่าความ · คดีอาญา · ที่ดินและอสังหาริมทรัพย์

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ