ส่งโนติสลงทะเบียนหรือ EMS ต้องเก็บหลักฐานอะไร

ส่งโนติสลงทะเบียนหรือ EMS แล้ว ควรเก็บมากกว่าใบเสร็จที่มีเลขพัสดุ เพราะต้องตอบให้ได้ทั้งว่าส่งเนื้อหาอะไร ถึงใคร และไปถึงเมื่อไร เอกสารแต่ละชิ้นทำหน้าที่ต่างกันและควรเชื่อมเป็นชุดเดียว

ส่งโนติสลงทะเบียนต้องเก็บหลักฐานกี่ส่วน

หลักตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 169 คือการแสดงเจตนาต่อบุคคลที่อยู่ห่างเกิดผลเมื่อไปถึงผู้รับ จึงต้องแยกเหตุการณ์ฝากส่งออกจากการไปถึง ส่วนผลเฉพาะของโนติสยังขึ้นกับเนื้อหาและฐานกฎหมาย เช่น การเตือนให้ชำระหนี้ตามมาตรา 204 หรือการให้เวลาแก้ก่อนเลิกสัญญาตามมาตรา 387

ชุดเอกสารควรมีอย่างน้อยสามกลุ่ม ได้แก่ ตัวหนังสือและรายการแนบ หลักฐานรับฝากที่เชื่อมกับซอง และข้อมูลการนำจ่ายหรือรับปลายทาง เลขพัสดุช่วยค้นการขนส่ง แต่ไม่ได้ระบุโดยตัวมันเองว่ากระดาษทุกหน้าในซองมีข้อความอย่างไร หรือคนลงชื่อรับมีความเกี่ยวข้องกับคู่สัญญาอย่างไร

• เก็บสำเนาฉบับลงนามครบหน้าและเอกสารแนบฉบับที่ส่งจริง
• บันทึกผู้รับ ที่อยู่ วันที่ และเลขอ้างอิงภายในของหนังสือ
• จับคู่ใบรับฝากกับซองนั้นโดยระบุเลขติดตามให้ตรงกัน
• เก็บผลติดตามและหลักฐานการรับที่บริการนั้นมีให้
• บันทึกคำตอบหรือเหตุขัดข้อง เช่น ที่อยู่ผิดหรือไม่มีผู้รับ

ตัวอย่างสมมติ ส่งหนังสือทวงเงินกู้สองรายในวันเดียวกันและใบเสร็จมีเลขพัสดุสองเลข หากไม่ได้จับคู่ว่าเลขไหนเป็นซองของใคร ภายหลังอาจนำผลรับของรายหนึ่งไปแนบกับหนังสืออีกราย ควรทำตารางหนึ่งซองต่อหนึ่งแถวก่อนออกจากจุดฝากส่ง และตรวจตัวเลขจากใบรับฝากจริง

ข้อมูลจากไปรษณีย์ไทยเรื่องติดตามและหลักฐานลายเซ็นผู้รับ EMSช่วยตรวจบริการที่มีให้ แต่ผลทางกฎหมายต้องอ่านร่วมกับข้อเท็จจริงการส่ง หนังสือเนื้อหาผิดหรือส่งผิดคู่สัญญายังมีปัญหาแม้ระบบขึ้นว่านำจ่ายสำเร็จ อ่านหลักการร่างโนติสประกอบก่อนส่ง

ลงทะเบียน EMS และตอบรับต่างกันในงานหลักฐาน

ลงทะเบียนและ EMS เป็นบริการส่งที่มีข้อมูลติดตามตามรูปแบบบริการ ส่วนการตอบรับหรือหลักฐานการรับต้องตรวจว่ารวมอยู่หรือขอเพิ่มอย่างไร ณ จุดบริการ อย่าใช้คำว่า EMS แทนคำว่ามีใบตอบรับกระดาษครบทุกครั้ง ควรแจ้งสิ่งที่ต้องการแก่ผู้ให้บริการและตรวจเอกสารที่ได้รับจริง

ความเร็วในการนำจ่ายเป็นอีกประเด็นหนึ่ง เงื่อนไขบริการ EMS ของไปรษณีย์ไทยระบุข้อจำกัดเรื่องพื้นที่และเหตุที่อาจล่าช้า จึงไม่ควรตั้งวันครบกำหนดทางกฎหมายจากการคาดว่าจะถึงวันรุ่งขึ้นโดยยังไม่มีหลักฐาน

ถ้าสัญญากำหนดวิธีส่งเฉพาะ ให้ตรวจว่าต้องปฏิบัติตามอะไรและเงื่อนไขมีผลเพียงใด อาจใช้หลายช่องทางที่เหมาะสมเพื่อเสริมหลักฐาน แต่ควรส่งข้อความและเอกสารฉบับเดียวกัน ไม่ให้ฉบับไปรษณีย์เรียกยอดหนึ่งและฉบับอีเมลเรียกอีกยอดโดยไม่อธิบาย

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: เลขพัสดุไม่บอกทุกอย่าง

คนมักเข้าใจว่า ระบบขึ้นสำเร็จก็พิสูจน์ได้ทุกเรื่องแล้ว แต่ข้อมูลขนส่งเป็นหลักฐานส่วนหนึ่ง ยังต้องเชื่อมว่าผู้รับเกี่ยวข้องกับคู่สัญญาหรือช่องทางรับของที่ใช้จริงอย่างไร รวมถึงพิสูจน์เนื้อหาที่อยู่ในซอง

กฎหมายมองว่า การบอกกล่าวต้องมีเนื้อหาที่ทำให้เกิดผลตามฐานนั้นและไปถึงตามเงื่อนไขที่ใช้ การฝากส่งเพียงอย่างเดียวกับการส่งถึงไม่ใช่ข้อเท็จจริงเดียวกัน ต้องไม่ข้ามขั้นวิเคราะห์เพราะใช้บริการส่งที่มีชื่อเสียง

จุดเสี่ยงจริง คือเก็บใบเสร็จไว้แต่ทำไฟล์ฉบับลงนามหาย หรือกลับมาแก้ไฟล์จนไม่รู้ว่าตัวใดถูกส่ง ควรปิดฉบับส่งเป็นไฟล์อ่านอย่างเดียวและใช้เลขอ้างอิงภายในเชื่อมเอกสาร หากมีแก้ไขภายหลังให้จัดเป็นฉบับใหม่ตามจริง

มองสองฝั่งเมื่อมีข้อโต้แย้งว่าได้รับหรือไม่

กรณีผู้อื่นรับแทน ต้องตรวจความสัมพันธ์ สถานที่ และการส่งต่อจริง ไม่สรุปว่ารับแทนใช้ไม่ได้เสมอหรือใช้ได้เสมอ หากผู้รับหนังสือเห็นว่าเอกสารแนบขาด ควรแจ้งเป็นข้อและขอสำเนาที่ขาดโดยไม่ทำลายชุดที่ได้รับ

ผู้ส่งควรตอบข้อโต้แย้งด้วยข้อมูลที่ตรวจได้ เช่น สำเนาชุดส่งและรายการแนบ ไม่แก้วันลงหนังสือย้อนหลังเพื่อให้ตรงผลติดตาม การเก็บหลักฐานที่ขัดกับข้ออ้างของตนไว้ด้วยช่วยให้ผู้ตรวจประเมินขั้นตอนถัดไปได้ตรงเรื่อง

แยกวันฝากส่ง วันไปถึง และวันครบกำหนด

ทำปฏิทินอย่างน้อยวันลงนาม วันฝากส่ง วันไปถึงที่ตรวจได้ และวันครบกำหนดตามถ้อยคำหนังสือ หากกำหนดชำระภายในจำนวนวันนับแต่ได้รับ ต้องตรวจการนับตามกฎหมายและเงื่อนไขนั้น ไม่เริ่มนับจากใบเสร็จส่งโดยอัตโนมัติ

กรณีที่กฎหมายกำหนดขั้นต่ำหรือเงื่อนไขบอกกล่าวเฉพาะต้องเผื่อเวลาขนส่งจริง เช่น ถ้าจะเลิกเช่ารายเดือนเพราะค้างค่าเช่าตามหลักมาตรา 560 ต้องตรวจเวลาไม่น้อยกว่า 15 วัน อ่านหนังสือทวงค่าเช่าอาคารพาณิชย์เพื่อดูขอบเขตกรณีนั้น ไม่ใช้กำหนดเดียวกับเงินกู้ทุกเรื่อง

การส่งหนังสือเองไม่ใช่เหตุสะดุดหยุดลงตามมาตรา 193/14 หากใกล้หมดอายุความ ควรประเมินการรักษาสิทธิควบคู่ ไม่รอผลตอบรับจนพ้นเวลา ใช้เครื่องมือช่วยนับวันหลังเลือกฐานและวันเริ่มแล้ว ไม่ใช้แทนหลักฐานวันไปถึง

ค่าส่งกับยอดหนี้ที่ทวงควรแยกบัญชี

ค่าใช้จ่ายในการส่งเป็นต้นทุนที่ต้องตรวจตามบริการและขอบเขตงาน ไม่ใช่ค่าธรรมเนียมศาล และไม่ได้เพิ่มเป็นหนี้ของผู้รับได้ทั้งหมดเพียงเพราะผู้ส่งจ่ายไป ต้องตรวจข้อตกลงและฐานสิทธิเรียกค่าใช้จ่ายก่อนใส่ในยอดทวง

ตัวอย่างสมมติเพื่อจัดงบเท่านั้น หากประเมินค่าเอกสารและส่งหนึ่งชุดไว้ 100 บาท ส่ง 3 ชุด จะเป็น 100 × 3 = 300 บาท ตัวเลขนี้ไม่ใช่อัตราค่าบริการไปรษณีย์หรือค่าทนายของสำนักงาน ต้องตรวจราคาจริงเมื่อเลือกบริการ และไม่บวก 300 บาทเข้าต้นเงินโดยไม่มีฐาน

ในใบสรุปงานควรแยกค่าร่าง ค่าส่ง บริการเสริม และงานติดตามว่าจะรวมอะไร ไม่ใช้จำนวนซองเป็นตัวแทนความยากทางกฎหมาย หากมีผู้รับหลายฐาน เช่น ลูกหนี้กับผู้ค้ำ อาจต้องร่างเนื้อหาต่างกันแม้ส่งวันเดียวกัน

จัดแฟ้มหนึ่งซองให้ตามเรื่องต่อได้

• ไฟล์ฉบับลงนามและรายการแนบ พร้อมวันที่ปิดฉบับ
• ภาพหน้าซองที่อ่านชื่อและที่อยู่ได้
• ใบรับฝากและเลขติดตามที่จับคู่แล้ว
• ผลติดตามพร้อมวันที่บันทึก และหลักฐานรับที่ขอได้
• ซองหรือเอกสารที่ตีกลับโดยเก็บสภาพเดิม
• บันทึกติดตามและคำตอบของคู่กรณี

ควรมีแฟ้มดิจิทัลสำรองที่จำกัดผู้เข้าถึง เพราะเอกสารอาจมีชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลการเงิน ไม่ส่งชุดรวมทุกลูกหนี้ให้ผู้รับคนใดคนหนึ่ง หากต้องส่งสำเนาให้ทนายใช้ ให้ตรวจว่าเป็นชุดที่เกี่ยวกับเรื่องนั้นและครบหน้าตามที่อ้าง

ผลติดตามออนไลน์อาจเปลี่ยนรูปแบบหรือมีข้อจำกัดการเรียกดู จึงควรเก็บข้อมูลเมื่อมีและสอบถามวิธีขอหลักฐานเพิ่มเติมจากผู้ให้บริการโดยเร็ว ไม่รับรองว่าจะค้นย้อนหลังได้ตลอดไป ถ้าข้อมูลหายให้บันทึกข้อจำกัดจริงแทนการสร้างภาพหลักฐานใหม่

งานส่งเอกสารเชื่อมกับสัญญาและคดีอย่างไร

ด้านธุรกิจ สัญญาควรระบุช่องทางและวิธีแจ้งเปลี่ยนที่อยู่ที่ทำได้จริง การตรวจสัญญาและเอกสารธุรกิจช่วยให้ฝ่ายปฏิบัติงานเลือกวิธีส่งตรงกับเงื่อนไข ไม่ต้องตีความจากข้อกำหนดที่ไม่เคยใช้

ด้านคดีแพ่ง ต้องนำหลักฐานการส่งไปเชื่อมกับผลที่เรียกร้อง เช่น การเลิกสัญญาหรือวันให้ชำระ การเตรียมเอกสารประกอบคดีแพ่งจึงต้องตรวจทั้งเนื้อหาและปลายทาง ไม่พึ่งหลักฐานขนส่งเพียงแผ่นเดียว

หากยังใช้แบบหนังสือทั่วไป ควรตรวจฉบับสุดท้ายก่อนปิดซองตามรายการแก้แบบฟอร์มหนังสือทวงถาม Word เพราะความผิดพลาดชื่อและยอดมักแก้ไม่ได้ด้วยการเลือกบริการส่งที่เร็วขึ้น

ทางไปต่อก่อนนำโนติสไปฝากส่ง

1. ตรวจคู่กรณี ที่อยู่ และเงื่อนไขบอกกล่าวในสัญญา
2. ปิดฉบับลงนามและจับคู่รายการแนบกับสำเนาที่เก็บ
3. เลือกบริการและหลักฐานการรับที่ต้องการโดยสอบถามผู้ให้บริการ
4. บันทึกเลขติดตามหนึ่งซองต่อหนึ่งรายการและติดตามผล
5. ตรวจวันไปถึงและเหตุขัดข้องก่อนนับกำหนดหรือออกหนังสือถัดไป

ควรให้ทนายตรวจเมื่อผู้รับหลายคน มีข้อบอกกล่าวเฉพาะ ใกล้หมดอายุความ หรือไม่แน่ใจว่าใครรับแทน การตรวจชุดส่งก่อนออกเอกสารมักง่ายกว่าตามแก้หลักฐานหลังเกิดข้อโต้แย้ง

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรมให้บริการร่างและส่งหนังสือบอกกล่าวทวงถามพร้อมจัดหลักฐานการส่งตามขอบเขตงาน ติดต่อทีมทนายพร้อมเอกสารหนี้และข้อมูลผู้รับเพื่อเลือกวิธีส่งและสิ่งที่ต้องติดตามให้ตรงเรื่อง

ผู้เขียน นางสาวจุฑาทิพย์ เตี้ยบัวแก้ว ใบอนุญาตว่าความตั้งแต่ปี 2560

สาขาที่เชี่ยวชาญ: คดีแพ่งและการว่าความ · คดีอาญา · ที่ดินและอสังหาริมทรัพย์

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ