แบบฟอร์มหนังสือทวงถาม Word ต้องแก้จุดไหนก่อนส่ง

คุณอาจมีแบบฟอร์มหนังสือทวงถาม Word อยู่แล้ว แต่ยังไม่รู้ว่าข้อความไหนใช้กับหนี้ของตนได้ บทความนี้พาตรวจฉบับที่จะส่ง ตั้งแต่ที่มาของเงินจนถึงหลักฐานว่าหนังสือไปถึงใคร และมีตัวอย่างสมมติสำหรับคัดไปเรียบเรียงต่อ

แบบฟอร์มหนังสือทวงถาม Word ต้องปรับอะไรบ้าง

ต้องปรับฐานหนี้ ผู้มีหน้าที่ชำระ ยอดที่ถึงกำหนด วันผิดนัด และคำขอให้ตรงเอกสารจริง ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 204 แยกหนี้ที่ต้องเตือนออกจากหนี้กำหนดวันแน่นอน ขณะที่มาตรา 169 เกี่ยวกับเวลาที่คำบอกกล่าวไปถึงผู้รับ รูปแบบไฟล์จึงไม่ใช่สิ่งที่ตัดสินผลของหนังสือ

เริ่มจากแยกว่าเงินที่ทวงเป็นเงินกู้ ค่าสินค้า ค่าจ้าง หรือเงินที่ขอคืนเพราะสัญญาสิ้นสุด เหตุเหล่านี้ใช้ข้อความต่างกัน หากเงินยังไม่ถึงกำหนดหรือยังมีเงื่อนไขตรวจรับงาน การเติมคำว่า “ผิดนัด” ลงในแบบฟอร์มไม่ได้ทำให้ข้อเท็จจริงนั้นเกิดขึ้นเอง

• ตรวจชื่อเจ้าหนี้และลูกหนี้ให้ตรงกับคู่สัญญา บริษัทเป็นคู่สัญญาต้องไม่สลับเป็นชื่อกรรมการส่วนตัว
• ระบุเอกสารอ้างอิง เช่น สัญญาลงวันที่ใด หรือใบแจ้งหนี้เลขใด พร้อมเหตุที่ยอดนั้นถึงกำหนด
• แยกต้นเงิน ดอกเบี้ย เงินที่ชำระแล้ว และรายการที่ยังโต้แย้ง ไม่ใส่ยอดรวมโดยไม่มีตารางประกอบ
• เขียนสิ่งที่ต้องการให้ทำ กำหนดวันหรือจุดเริ่มนับ และช่องทางส่งหลักฐานการชำระ
• ลงชื่อผู้ส่งตามฐานะจริง ถ้าทนายหรือผู้รับมอบอำนาจส่งแทน ต้องตรวจขอบเขตอำนาจให้ตรงงาน

ตัวอย่างสมมติ ผู้ให้กู้มีหลักฐานการกู้พร้อมลายมือชื่อผู้กู้ เงินต้น 50,000 บาท กำหนดคืนวันที่ 30 กันยายน 2569 ไม่คิดดอกเบี้ยก่อนผิดนัด และยังไม่ได้รับชำระ ผู้ส่งเลือกขอให้ชำระภายในวันที่ 25 ตุลาคม 2569 โดยตรวจแล้วว่าเวลาที่ให้พอสมควรสำหรับการส่งและการชำระในกรณีนี้

เรื่อง ขอให้ชำระเงินกู้ที่ครบกำหนด ตามหลักฐานการกู้ลงวันที่ 1 กรกฎาคม 2569 ท่านได้รับเงินกู้ 50,000 บาท และตกลงคืนวันที่ 30 กันยายน 2569 ณ วันที่จัดทำหนังสือ 6 ตุลาคม 2569 ยังไม่ปรากฏการชำระเงินต้น จึงขอให้ชำระเงินต้น 50,000 บาทภายในวันที่ 25 ตุลาคม 2569 และส่งหลักฐานการชำระให้ผู้ให้กู้ หากท่านมีหลักฐานชำระแล้วหรือเห็นว่ายอดไม่ตรง โปรดแจ้งพร้อมเอกสารเพื่อตรวจสอบ ผู้ให้กู้สงวนสิทธิเรียกดอกเบี้ยผิดนัดที่ชอบด้วยกฎหมายและพิจารณาดำเนินการตามสิทธิหากยังไม่ชำระ

ข้อความนี้เป็นเฉพาะส่วนเนื้อหาของกรณีสมมติ เมื่อนำไปจัดใน Word ต้องเติมหัวหนังสือ ที่อยู่ วันจริง และลายมือชื่อจากข้อมูลของคุณ อ่านคู่มือหนังสือทวงถามและองค์ประกอบของโนติสประกอบก่อนจัดฉบับสุดท้าย

กรณีไหนใช้ตัวอย่างโนติสทั่วไปไม่ได้

ถ้าหนี้มีเงื่อนไขบอกกล่าวเฉพาะ ต้องเปลี่ยนทั้งเนื้อหาและเส้นตายให้ตรงบทกฎหมายนั้น การแก้เฉพาะชื่อในตัวอย่างเงินกู้อาจทำให้ใช้กับสิทธิอีกประเภทไม่ได้

ถ้ายืมเงินโดยไม่กำหนดวันคืน ให้ตรวจมาตรา 652 และบอกกล่าวให้คืนภายในเวลาอันควร ไม่คัดวันที่ผิดนัดจากสัญญาอื่นมาใส่ ถ้าต้องการเลิกสัญญาเพราะอีกฝ่ายไม่ปฏิบัติ ให้ตรวจขั้นให้โอกาสชำระตามมาตรา 387 ตลอดจนข้อยกเว้นและข้อสัญญา

ถ้ามีผู้ค้ำประกันหรือจะบังคับจำนอง ให้แยกหนังสือและวันสำคัญตามมาตรา 686 หรือ 728 ไม่ใช้ข้อความเร่งจ่าย 7 วันกับทุกคน ถ้ามีคำพิพากษาแล้ว เรื่องที่จะทำต่ออาจเป็นการบังคับคดี ไม่ใช่กลับไปสร้างวันผิดนัดใหม่ด้วยโนติสฉบับทั่วไป

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: แบบฟอร์มไม่ยืนยันฐานหนี้

คนมักเข้าใจว่า หนังสือที่มีภาษากฎหมายและหัวกระดาษเป็นทางการย่อมใช้ฟ้องได้ จึงสนใจจัดหน้าและเปลี่ยนตัวเลขก่อนตรวจสัญญาที่เป็นต้นเรื่อง

กฎหมายมองว่า ต้องพิสูจน์สิทธิเรียกร้องจากข้อเท็จจริงและหลักฐาน ส่วนหนังสือเป็นหลักฐานของการบอกกล่าวตามเนื้อหาและเวลาที่เกี่ยวข้อง การที่ผู้ส่งเขียนยอดขึ้นฝ่ายเดียวไม่ได้ยืนยันว่าอีกฝ่ายยอมรับยอดนั้น

จุดเสี่ยงจริง แบบฟอร์มบางฉบับใส่ทั้งทวงชำระ เลิกสัญญา และเรียกค่าเสียหายไว้ในย่อหน้าเดียว ทั้งที่ผลที่คุณต้องการยังไม่ชัด ควรเลือกว่าจะให้ปฏิบัติตามสัญญาต่อหรือใช้สิทธิเลิกสัญญา และตรวจเงื่อนไขก่อนใช้คำที่มีผลผูกพัน

มองสองฝั่ง: คนใช้แบบฟอร์มกับคนได้รับหนังสือ

สองฝ่ายอาจยอมรับว่ามีธุรกรรมเดียวกัน แต่เห็นต่างเรื่องยอดค้างหรือวันส่งมอบ หนังสือที่แยกรายการชัดช่วยให้ตอบทีละประเด็น และลดการตีความว่าการขอตรวจยอดคือการปฏิเสธทุกอย่าง

กำหนดวันในแบบฟอร์มทวงหนี้อย่างไรไม่สับสน

แยกวันทำหนังสือ วันครบกำหนดหนี้ และวันที่ผู้รับได้รับหนังสือออกจากกัน วันทั้งสามอาจห่างกันและทำหน้าที่ทางกฎหมายต่างกัน ไม่ใช้วันที่พิมพ์เป็นหลักฐานว่าลูกหนี้ได้รับแล้ว

ถ้าระบุให้ชำระภายใน 15 วันนับแต่ได้รับ ต้องมีหลักฐานวันรับไว้คำนวณ กำหนด 15 วันในตัวอย่างเป็นทางเลือกของผู้ส่งเมื่อเหมาะกับข้อเท็จจริง ไม่ใช่ขั้นต่ำของหนี้ทุกประเภท ถ้าเลือกวันที่แน่นอน ต้องเผื่อการส่งและตรวจว่าเวลาที่เหลือพอสมควร

การส่งหนังสืออย่างเดียวไม่ใช่เหตุให้อายุความสะดุดหยุดลงตามมาตรา 193/14 จึงต้องตรวจอายุความแยกจากเส้นตายในจดหมาย คุณใช้เครื่องมือคำนวณอายุความช่วยจัดข้อมูลเบื้องต้นได้ แต่ต้องเลือกฐานสิทธิและวันเริ่มต้นให้ถูกก่อนพึ่งผลคำนวณ

ยอดเงินในไฟล์ Word ควรแยกอย่างไร

แยกเงินต้นค้างจากดอกเบี้ยและค่าเสียหาย เพื่อให้อีกฝ่ายตรวจที่มาของแต่ละยอดได้ แบบฟอร์มที่มีช่อง “ค่าใช้จ่ายทั้งหมด” ไม่ได้ให้สิทธิเรียกค่าใช้จ่ายนั้นโดยอัตโนมัติ

ตัวอย่างสมมติ เงินต้น 50,000 บาท รับชำระต้นเงินแล้ว 8,000 บาท โดยไม่มีดอกเบี้ยหรือค่าใช้จ่ายค้างและทั้งสองฝ่ายยืนยันการตัดต้น ยอดต้นเงินคงเหลือคือ 50,000 − 8,000 = 42,000 บาท หากลืมหักเงินที่รับมา โนติสจะทวงเกิน 8,000 บาทตั้งแต่ยังไม่พิจารณาดอกเบี้ย

ดอกเบี้ยผิดนัดต้องตรวจอัตราที่ชอบด้วยกฎหมายและวันเริ่มคิด มาตรา 224 ที่แก้ไขปี 2564 ใช้อัตรามาตรา 7 บวก 2 ต่อปีในกรณีทั่วไป และหนี้ผ่อนเป็นงวดต้องตรวจมาตรา 224/1 ไม่คัดอัตรา 7.5% จากแบบเก่า ศึกษาคำอธิบายการแก้ไขดอกเบี้ยของสำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกาประกอบการเลือกฐานคำนวณ

ก่อนพิมพ์และส่ง ต้องเก็บเอกสารชุดใด

เก็บชุดที่พิสูจน์ได้ทั้งหนี้ เนื้อหาที่ส่ง และการส่งถึงผู้รับ ไฟล์ Word ที่แก้ไขได้ควรมีฉบับสุดท้ายแยกจากร่าง เพื่อไม่ให้หยิบคนละยอดมาใช้อ้างอิงภายหลัง

• สัญญาและเอกสารแนบฉบับเต็ม รวมข้อตกลงแก้ไขที่ทั้งสองฝ่ายยืนยัน
• หลักฐานส่งมอบเงิน สินค้า หรืองาน และหลักฐานชำระที่ตรวจบัญชีแล้ว
• ไฟล์ฉบับลงชื่อ สำเนาสิ่งที่ส่งมาด้วย และรายการจำนวนหน้า
• ข้อมูลที่อยู่ซึ่งตรวจสอบแหล่งที่มาได้ รวมหลักฐานผู้รับเมื่อจัดส่ง
• ใบรับฝาก เลขติดตาม ผลนำจ่าย และซองตีกลับถ้ามี

อย่าแก้วันที่ในเอกสารเดิมเพื่อให้ตรงเรื่องที่กำลังจะเขียน หากพบว่าฉบับส่งผิด ให้เก็บฉบับเดิมและจัดทำหนังสือแก้ไขพร้อมระบุความคลาดเคลื่อน ไฟล์ PDF ช่วยคงรูปหน้า แต่ไม่ได้แทนการพิสูจน์ว่าใครลงชื่อหรือผู้รับได้เห็นไฟล์นั้นจริง

แบบฟอร์มทวงถามเกี่ยวกับสัญญาและข้อมูลส่วนบุคคล

กฎหมายสัญญากำหนดว่าคุณเรียกให้อีกฝ่ายทำอะไรได้ ข้อความที่ขอคืนเงินทั้งก้อนอาจไม่ตรงกับสัญญาที่ยังมีงานต้องส่งมอบหรือสิทธิตรวจรับ ควรตรวจบริการกฎหมายธุรกิจและสัญญาเมื่อต้องประเมินเงื่อนไขก่อนร่าง

ข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสารควรส่งเฉพาะส่วนจำเป็นแก่ผู้เกี่ยวข้อง ไม่แนบสำเนาบัตรหรือข้อมูลของคนอื่นทั้งชุดเพียงเพราะอยู่ในแฟ้มเดียวกัน การส่งในกลุ่มแชตที่มีบุคคลไม่เกี่ยวข้องยังเพิ่มปัญหาการเปิดเผยข้อมูล และไม่ช่วยแทนหลักฐานว่าผู้รับที่ถูกต้องได้รับคำบอกกล่าว

ข้อพิพาทเรื่องยอดหรือความเสียหายอาจต้องใช้การประเมินสิทธิทางแพ่งแยกจากการจัดรูปหนังสือ ส่วนข้อจำกัดในการทวงถามหนี้ต้องพิจารณาฐานะผู้ทวงและผู้ถูกทวงตามขอบเขตกฎหมาย ไม่ถือว่าใช้ไฟล์แบบฟอร์มแล้ววิธีติดตามทุกอย่างทำได้

ทางไปต่อ: ตรวจไฟล์ทวงถามก่อนนำส่งจริง

เริ่มจากทำเครื่องหมายข้อความที่ยังไม่มีหลักฐาน แล้วเติมข้อมูลจากเอกสารต้นเรื่องก่อนจัดรูปหน้า การตรวจรอบสุดท้ายควรอ่านในฐานะผู้รับว่าเขารู้หรือไม่ว่าถูกขอให้ทำอะไรและภายในเมื่อใด

1. เปิดสัญญาเทียบชื่อคู่กรณี ฐานหนี้ และข้อกำหนดการส่งคำบอกกล่าว
2. ทำตารางยอดเงินแยกเงินรับแล้วกับยอดคงเหลือ ระบุวันที่ตัดยอด
3. ตรวจเส้นตายเฉพาะและอายุความ แล้วเลือกคำขอที่ต้องการให้เกิดผลจริง
4. บันทึกฉบับลงชื่อและเอกสารแนบก่อนส่งผ่านช่องทางที่พิสูจน์ได้
5. เมื่อมีคำตอบหรือเงินเข้า ให้บันทึกผลและปรับยอดก่อนติดตามครั้งถัดไป

ควรให้ทนายดูเมื่อพบชื่อคู่สัญญาไม่ตรงกับคนที่จ่ายเงิน มีผู้ค้ำประกัน มีข้อสัญญาเลิกอัตโนมัติ หรือเหลือเวลาใกล้ครบอายุความ เหตุเหล่านี้เปลี่ยนสาระของหนังสือและไม่ควรแก้ด้วยการเติมคำทางกฎหมายให้ดูหนักขึ้น

หากคุณมีไฟล์ตัวอย่างแต่ยังเลือกฐานหนี้หรือวันบอกกล่าวไม่ได้ เตรียมสัญญา ตารางยอด และร่างที่ต้องการส่งให้บริการร่างและส่งหนังสือทวงถามของยอดทิพย์ธรรมตรวจขอบเขตงาน แล้วนัดหมายเพื่อประเมินเอกสารก่อนส่ง

ผู้เขียน นางสาวจุฑาทิพย์ เตี้ยบัวแก้ว ใบอนุญาตว่าความตั้งแต่ปี 2560

สาขาที่เชี่ยวชาญ: คดีแพ่งและการว่าความ · คดีอาญา · ที่ดินและอสังหาริมทรัพย์

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ