จ้างทนายส่งหนังสือทวงถาม เตรียมเอกสารและตกลงงานอะไร

จ้างทนายส่งหนังสือทวงถามให้เริ่มจากสิ่งที่ต้องการให้อีกฝ่ายทำและหลักฐานที่มี ไม่ใช่เพียงส่งชื่อกับยอดเงินมาแล้วรอจดหมาย ควรตกลงด้วยว่าใครตรวจร่าง ใครส่ง และเมื่อได้รับคำตอบหรือซองคืนจะดำเนินการอย่างไร

จ้างทนายส่งหนังสือทวงถาม เริ่มจากกำหนดงานให้ตรง

คำว่าทำโนติสอาจหมายถึงตรวจร่างที่มีอยู่ เขียนฉบับใหม่ ลงนามในฐานะตัวแทน หรือจัดส่งพร้อมติดตามผล แต่ละแบบใช้เอกสารและความรับผิดชอบต่างกัน ผู้ว่าจ้างควรบอกว่าส่งไปเพื่อทวงเงิน ให้แก้ไขงาน บอกกล่าวก่อนใช้สิทธิ หรือเปิดเจรจา เพื่อให้ประเมินขั้นตอนที่จำเป็นได้

หลักตัวแทนตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 797–798 เกี่ยวข้องกับอำนาจทำการแทนและรูปแบบที่ต้องใช้ ส่วนมาตรา 801 มีเรื่องที่ต้องมอบอำนาจเฉพาะ เช่น ประนีประนอมยอมความ การให้ทนายส่งหนังสือจึงไม่ควรถูกตีความว่าผู้แทนตกลงลดหนี้หรือสละสิทธิแทนได้ทั้งหมด

มาตรา 204 ว่าด้วยผิดนัดและมาตรา 169 เรื่องการแสดงเจตนาถึงผู้รับยังเป็นจุดที่ต้องตรวจตามประเภทหนี้ ไม่ใช่ทุกกรณีมีผลเหมือนกันเพราะพิมพ์หัวจดหมายสำนักงาน บางเรื่องมีขั้นตอนบอกกล่าวเฉพาะ เช่น ผู้ค้ำหรือจำนอง จึงต้องแจ้งตั้งแต่เริ่มว่าสัญญามีบุคคลอื่นเกี่ยวข้องหรือไม่

ตัวอย่างสมมติ เจ้าหนี้ต้องการส่งหนังสือเรียกค่าสินค้า 100,000 บาท แต่เคยรับเงินแล้ว 30,000 บาท หากให้ข้อมูลเฉพาะใบแจ้งหนี้เดิม ผู้ร่างอาจไม่เห็นฐานยอดล่าสุด ผู้ว่าจ้างควรส่งรายการรับเงินและข้อโต้แย้งที่เคยได้รับด้วย แม้ข้อมูลนั้นจะทำให้ยอดที่เรียกได้ลดลง

ก่อนอนุมัติฉบับส่งจริง ให้ตรวจชื่อคู่กรณี เลขสัญญา ยอด และข้อเท็จจริงอีกครั้ง โดยให้ผู้รับผิดชอบทางกฎหมายตรวจฐานสิทธิควบคู่กัน การตรวจร่วมกันช่วยลดข้อผิดพลาด แต่ไม่ใช่คำรับรองว่าอีกฝ่ายจะยอมจ่ายหรือศาลจะตัดสินตามหนังสือ

ข้อยกเว้น: บางเรื่องต้องประเมินมากกว่าการส่งจดหมาย

หนี้ใกล้ขาดอายุความไม่ควรรอการออกโนติสโดยถือว่าเป็นวิธีรักษาสิทธิทุกกรณี ต้องให้ตรวจวันเริ่มนับและเหตุสะดุดหยุดลงตามกฎหมาย บางสถานการณ์ต้องพิจารณากระบวนการอื่นควบคู่ และการรับงานร่างหนังสือไม่เท่ากับรับหน้าที่ดำเนินคดีให้ทันโดยอัตโนมัติ

หากมีผู้ค้ำ ผู้จำนอง หรือคู่สัญญาหลายราย ให้ส่งเอกสารทุกฉบับที่เกี่ยวข้อง ข้อเรียกร้องต่อแต่ละคนอาจต่างกันทั้งขอบเขตและเวลา การจัดจดหมายหน้าเดียวแล้วสำเนาถึงทุกคนไม่จำเป็นต้องทำหน้าที่บอกกล่าวครบตามกฎหมาย

โนติสทั่วไปไม่จำเป็นต้องออกโดยทนายทุกฉบับ ผู้มีสิทธิอาจดำเนินการเองได้เมื่อปฏิบัติถูกต้อง แต่กรณีข้อมูลไม่ครบ มีข้อพิพาทซับซ้อน หรือจะใช้ต่อในคดี ควรให้ตรวจสิทธิและข้อความก่อนส่ง ไม่เพิ่มตราหรือชื่อทนายที่ไม่ได้รับงานจริงเพื่อให้ดูน่าเกรงขาม

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: จ่ายเพื่องานที่ตรวจสอบได้

คนมักเข้าใจว่า ค่าทำหนังสือคือราคาพิมพ์หนึ่งหน้า จึงเทียบเฉพาะจำนวนเงิน แต่เอกสารหนึ่งฉบับอาจต้องตรวจหลายสัญญา กระทบยอดหลายปี หรือกำหนดผู้รับต่างสถานะ งานเหล่านี้ควรปรากฏในขอบเขตที่ตกลง

กฎหมายมองว่า ผลของการทวงอยู่ที่สิทธิ เนื้อหา อำนาจ และการบอกกล่าวที่ครบตามเงื่อนไข ชื่อสำนักงานบนหัวกระดาษไม่ได้ทำให้ยอดที่ไม่มีหลักฐานกลายเป็นยอดที่บังคับได้

จุดเสี่ยงจริง คือผู้ว่าจ้างคิดว่าหลังส่งมีคนติดตามทุกวัน ขณะที่งานที่ตกลงมีเพียงร่างและส่งหนึ่งครั้ง ควรระบุผู้รับคำตอบ ช่องทางรายงาน และจุดสิ้นสุดงาน รวมถึงวิธีขออนุมัติงานต่อเมื่ออีกฝ่ายเสนอผ่อนหรือโต้แย้ง

มองสองฝั่ง: ทำงานแทนโดยเคารพสิทธิคู่กรณี

ผู้ส่งควรใช้ภาษาที่บอกได้ว่าต้องการอะไรและอ้างจากเอกสารใด เปิดช่องให้อีกฝ่ายแสดงหลักฐานที่แตกต่าง ไม่อ้างอำนาจศาลหรือเจ้าหน้าที่ที่ยังไม่มี และต้องตรวจขอบเขตพระราชบัญญัติการทวงถามหนี้ พ.ศ. 2558 ตามลักษณะผู้ทวงและลูกหนี้

ผู้ว่าจ้างควรแจ้งทันทีเมื่อได้รับเงินหรือเจรจาโดยตรงแล้ว เพื่อไม่ให้ตัวแทนยังติดตามยอดเก่าต่อ การทำงานเป็นช่องทางเดียวช่วยให้ข้อความและยอดตรงกัน แต่ไม่ควรห้ามคู่กรณีใช้สิทธิขอคำปรึกษาหรือโต้แย้งตามกฎหมาย

เส้นเวลา: แยกวันทำงานออกจากกำหนดกฎหมาย

กำหนดส่งร่างขึ้นอยู่กับเอกสาร ความซับซ้อน และข้อตกลงรับงาน ควรถามว่าระยะเวลาที่เสนอเริ่มเมื่อรับข้อมูลชุดแรกหรือเมื่อเอกสารครบ และถ้าต้องแก้ข้อเท็จจริงเพิ่มมีผลต่อแผนอย่างไร ไม่กำหนดว่าทุกเรื่องต้องส่งได้ในวันเดียวโดยยังไม่เห็นสัญญา

วันร่างเสร็จ วันส่ง และวันที่หนังสือถึงผู้รับเป็นคนละวัน หากกฎหมายให้เวลานับจากการรับต้องมีหลักฐานที่เหมาะสม ดู หลักฐานส่งหนังสือทางไปรษณีย์ และตกลงว่าใครเก็บข้อมูลนำส่งหรือซองที่คืน

แจ้งวันสำคัญตั้งแต่ติดต่อ เช่น วันครบกำหนดชำระ วันรู้เหตุผิดนัด และวันที่เคยยอมผ่อน อ่าน อายุความกับการส่งโนติส เพื่อเตรียมข้อเท็จจริงให้ผู้ตรวจ ไม่ใช้กำหนดร่างที่นัดกันแทนการคำนวณอายุความ

เงิน: ขอราคาโดยระบุงานและแยกจากยอดหนี้

ค่าบริการต้องขอประเมินจากขอบเขตจริง เช่น จำนวนผู้รับ เอกสารที่ต้องตรวจ วิธีส่ง และงานหลังส่ง บทความนี้ไม่ได้กำหนดอัตราค่าบริการของสำนักงาน ผู้ว่าจ้างควรขอรายละเอียดว่ารวมค่าใช้จ่ายใดแล้ว และรายการใดต้องขออนุมัติเพิ่มก่อนดำเนินการ

ตัวอย่างสมมติสำหรับตรวจยอดหนี้ ใบแจ้งหนี้ 100,000 บาท หักเงินรับแล้ว 30,000 บาท เหลือเงินต้น 70,000 บาท ก่อนตรวจดอกเบี้ยและรายการอื่น สูตร 100,000 − 30,000 = 70,000 บาทนี้ไม่รวมค่าจ้างทนาย เพราะค่าใช้จ่ายที่เจ้าหนี้ตกลงจ่ายเองไม่ได้กลายเป็นหนี้ของลูกหนี้ทุกกรณี

ควรเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายกับยอดที่มีฐานเรียกและทางเลือกที่เหมาะสม โดยไม่สมมติอัตราได้เงินคืนหรือรับรองว่าจ้างแล้วคุ้มแน่นอน ถ้าต้องเข้าสู่ศาลในภายหลัง ให้ประเมินค่าใช้จ่ายของขั้นตอนนั้นและหน้าที่ดำเนินการใหม่ตามข้อเท็จจริง

เอกสารที่เตรียมแล้วช่วยให้ตรวจเรื่องได้เร็วขึ้น

• สรุปลำดับเหตุการณ์พร้อมวันที่สำคัญและเป้าหมายที่ต้องการ
• สัญญาและสิ่งแนบทุกหน้าที่เกี่ยวข้อง รวมข้อตกลงแก้ไข
• ยอดล่าสุดพร้อมใบแจ้งหนี้ สลิป และหลักฐานรับเงิน
• หลักฐานส่งมอบ งานที่ทำ และข้อโต้แย้งของอีกฝ่าย
• ชื่อผู้มีสิทธิและผู้รับ ที่อยู่ที่ทราบพร้อมแหล่งข้อมูล
• หนังสือเดิม ข้อตกลงผ่อน ผู้ค้ำ และหลักประกันถ้ามี

แยกต้นฉบับออกจากสำเนาและบอกว่าเอกสารใดมีต้นฉบับอยู่กับใคร ไม่แก้ภาพแชทหรือคัดเฉพาะประโยคที่เป็นประโยชน์จนบริบทหาย หากเอกสารบางชิ้นยังหาไม่ได้ให้ระบุรายการที่ขาดตรง ๆ เพื่อประเมินผลต่อการส่งหนังสือ

หลังตกลงรับงานจึงจัดเอกสารมอบอำนาจให้เหมาะกับสิ่งที่จะทำ ดู อำนาจร่างและส่งโนติส หากจะให้รับเงินหรือประนีประนอมด้วยต้องบอกเพิ่ม อย่าเซ็นเอกสารเปล่าหรือให้อำนาจกว้างเกินสิ่งที่เข้าใจ

เรื่องใกล้เคียง: เตรียมทางไปต่อหลังส่ง

หากข้อพิพาทเกิดจากสัญญาที่กำหนดหน้าที่ไม่ชัด อาจต้องตรวจสัญญาก่อนร่างหนังสือ บริการธุรกิจและสัญญา ช่วยประเมินข้อเรียกร้องและเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง เพื่อไม่ให้หนังสือเรียกเกินกว่าสิ่งที่ตกลงกัน

เมื่อได้รับข้อเสนอผ่อนหรือยอมชำระบางส่วน ต้องตรวจว่าผู้รับงานเดิมมีขอบเขตเจรจาเพียงใด ดู การทำข้อตกลงผ่อนหลังโนติส แล้วตกลงงานเอกสารเพิ่มเติมให้ชัดก่อนตอบรับแทนเจ้าหนี้

กรณีไม่ตอบหนังสือ ให้ประเมิน ทางเลือกเมื่อส่งแล้วเงียบ การฟ้องและบังคับคดีมีขั้นตอนต่างจากงานออกหนังสือ ควรนำแฟ้มเดิมและรายงานส่งมาตรวจเพื่อเลือกทางที่เหมาะสม

ทางไปต่อก่อนมอบหมายให้สำนักงานส่งโนติส

1. รวบรวมเรื่องย่อและหลักฐานหนี้ล่าสุด
2. แจ้งผู้รับและกำหนดที่กังวลให้ครบ
3. ขอประเมินขอบเขตและค่าใช้จ่ายก่อนเริ่มงาน
4. ตรวจอำนาจ ร่าง และข้อมูลก่อนอนุมัติส่ง
5. รับสำเนาฉบับส่งจริงกับหลักฐานและนัดหมายติดตาม

ควรให้ตรวจโดยเร็วเมื่อใกล้กำหนด มีผู้ค้ำ ยอดไม่ตรงกัน หรือคู่กรณีหลายคน อ่าน คู่มือหนังสือทวงถาม และดู ทีมทนายความ ประกอบ ก่อนใช้ บริการหนังสือทวงถามและคดีหนี้สิน โดย ติดต่อยอดทิพย์ธรรม พร้อมเรื่องย่อและเอกสาร เพื่อขอประเมินงานที่ตรงกับปัญหา

ผู้เขียน นางสาวจุฑาทิพย์ เตี้ยบัวแก้ว ใบอนุญาตว่าความตั้งแต่ปี 2560

สาขาที่เชี่ยวชาญ: คดีแพ่งและการว่าความ · คดีอาญา · ที่ดินและอสังหาริมทรัพย์

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ