หนังสือทวงหนี้ลูกค้าหลายใบแจ้งหนี้ รวมยอดอย่างไรไม่ให้ทวงเกิน

หนังสือทวงหนี้ลูกค้าหลายใบแจ้งหนี้มักติดปัญหาตรงยอดในบัญชีไม่ตรงกับยอดที่ลูกค้ายอมรับ บางบิลจ่ายแล้ว บางบิลมีคืนสินค้า และบางบิลยังไม่ครบเครดิตเทอม ก่อนส่งหนังสือในนามบริษัทหรือทนาย ควรจัดทำบัญชีแนบที่ไล่กลับไปหาเอกสารแต่ละรายการได้

หนังสือทวงหนี้ลูกค้าหลายใบแจ้งหนี้ต้องแยกอะไร

รวมรายการที่ลูกหนี้คนเดียวกันค้างชำระไว้ในหนังสือฉบับเดียวได้ แต่ต้องระบุว่าหนี้แต่ละรายการเกิดจากอะไร ครบกำหนดเมื่อไร และเหลือเท่าไร ไม่ควรใช้ยอดรวมจากรายงานบัญชีเพียงบรรทัดเดียวเป็นคำอธิบายทั้งหมด หลักเรื่องการผิดนัดตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 204 ต้องตรวจเป็นรายหนี้ ส่วนเงินที่ลูกค้าชำระไม่ครบหลายรายการต้องพิจารณามาตรา 328 และ 329 ประกอบ

เริ่มจากตรวจชื่อผู้ซื้อกับผู้ออกเอกสารให้ตรงกัน บริษัทในเครือสองแห่งเป็นคนละนิติบุคคล การมีผู้ประสานงานคนเดียวกันหรือใช้ที่อยู่ร่วมกันไม่ได้ทำให้รวมเป็นลูกหนี้รายเดียวโดยอัตโนมัติ เช่นเดียวกับลูกค้าที่เป็นบุคคลธรรมดาแต่ให้ส่งสินค้าเข้าบริษัท ต้องย้อนดูว่าใครตกลงซื้อและใครมีหน้าที่ชำระจริง

บัญชีแนบท้ายควรมีเลขเอกสาร วันส่งมอบ วันครบกำหนด ยอดเดิม รายการลดหนี้ เงินที่รับแล้ว และยอดคงเหลือ โดยระบุวันที่ตัดยอดให้ชัด แยกดอกเบี้ยออกจากเงินต้น และแยกยอดที่ยังโต้แย้งออกจากยอดที่ทั้งสองฝ่ายตรวจตรงกันได้ การจัดเช่นนี้ทำให้ผู้รับตอบได้เป็นรายการ แทนการตอบกว้าง ๆ ว่าไม่เคยเป็นหนี้ตามยอดที่แจ้ง

ตัวอย่างบัญชีแนบสำหรับยอดที่ตรวจแล้ว

ตัวอย่างสมมติ บริษัทผู้ขายกับลูกค้าตรวจตรงกันว่าสินค้าในบิล ก ราคา 48,000 บาท ลูกค้าระบุชำระบิลนี้แล้ว 18,000 บาท บิล ข ราคา 32,000 บาท มีใบลดหนี้ที่ยืนยันแล้ว 2,000 บาท และบิล ค ราคา 25,000 บาทยังไม่ครบกำหนด ตัวอย่างนี้ไม่มีดอกเบี้ยหรือค่าฤชาธรรมเนียมค้างก่อนรับชำระ และทุกยอดเป็นยอดสุทธิที่คู่กรณีตรวจตรงกัน

หากตัดยอดวันที่ 3 พฤศจิกายน ยอดเงินต้นที่ครบกำหนดตามตัวอย่างคือ 60,000 บาท ไม่ใช่ยอดบัญชีรวม 85,000 บาท บิล ค อาจแสดงเป็นข้อมูลในบัญชี แต่ต้องไม่เขียนว่าผิดนัดแล้ว เว้นแต่มีเหตุให้หนี้ถึงกำหนดก่อนและใช้สิทธินั้นได้จริง ใบลดหนี้กับเงินรับชำระต้องผูกเลขเอกสารไว้เพื่อป้องกันการหักซ้ำ

ลูกค้าจ่ายบางส่วนหรือคืนสินค้า ต้องปรับยอดแบบไหน

ต้องตรวจเหตุของการปรับยอดก่อนตัดเงินตามความสะดวกของระบบบัญชี เพราะคำว่า “ลูกค้าจ่ายมาแล้ว” ยังไม่บอกว่าจ่ายหนี้ก้อนไหน และเงินที่รับแต่ละครั้งมีดอกเบี้ยหรือภาระอื่นร่วมอยู่หรือไม่

จ่ายหนึ่งก้อน แต่มีหลายบิลค้างอยู่

มาตรา 328 ให้พิจารณาการระบุของลูกหนี้ขณะชำระว่าต้องการปลดหนี้รายใด หากไม่ระบุ ต้องใช้ลำดับตามกฎหมาย ตั้งแต่หนี้ที่ถึงกำหนด หนี้ที่มีประกันน้อยกว่า หนี้ที่ตกหนักแก่ลูกหนี้กว่า และความเก่าของหนี้ตามเงื่อนไขในมาตรา ไม่ใช่ตั้งต้นว่าต้องตัดบิลเก่าที่สุดทุกกรณี เก็บอีเมลแจ้งโอน ข้อความกำกับ และใบเสร็จที่ออกให้ไว้ด้วย

หลังเลือกได้ว่าชำระหนี้รายใดแล้ว ยังอาจต้องดูมาตรา 329 เรื่องการจัดใช้ค่าฤชาธรรมเนียม ดอกเบี้ย และเงินต้น เมื่อจำนวนที่จ่ายไม่เพียงพอจะปลดทั้งหมด ค่าทวงถามหรือค่าทนายที่เจ้าหนี้ตั้งเองไม่ได้กลายเป็นค่าฤชาธรรมเนียมที่เรียกได้ทุกกรณี หากมีข้อตกลงจัดสรรเงินต่างจากหลักทั่วไป ต้องตรวจว่าตกลงกันจริงและมีผลใช้ได้เพียงใด

คืนสินค้า ออกใบลดหนี้ หรือขอหักความเสียหาย

การคืนสินค้าไม่ได้ทำให้ลดหนี้ตามจำนวนที่ลูกค้าแจ้งเสมอไป ต้องตรวจว่ารับคืนเพราะอะไร จำนวนและสภาพตรงกันไหม ผู้ขายยอมลดราคาแล้วหรือยัง และมีภาษีหรือเอกสารบัญชีที่ต้องแก้ตามมาหรือไม่ ส่วนคำขอหักค่าเสียหายจากงานล่าช้าเป็นสิทธิเรียกร้องอีกเรื่องหนึ่ง ต้องตรวจเงื่อนไขการหักกลบลบหนี้ตามมาตรา 341 เป็นต้นไป ไม่หักหรือปฏิเสธโดยอาศัยความรู้สึก

ถ้ายังตกลงไม่ได้ ให้ทำช่อง “รายการที่โต้แย้ง” พร้อมเอกสารของทั้งสองฝ่าย หนังสือควรแสดงว่าตัวเลขใดเป็นข้อเรียกร้องของผู้ส่ง และตัวเลขใดตรวจยืนยันร่วมกันแล้ว หากข้อขัดแย้งเกิดหลังออกหนังสือ ดูแนวทางในเรื่อง ลูกหนี้โต้แย้งยอดหนี้ในโนติส ประกอบการตอบกลับ

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: ยอดในระบบยังต้องพิสูจน์

คนมักเข้าใจว่า มีใบแจ้งหนี้ครบทุกใบและฝ่ายบัญชีสรุปยอดแล้ว จึงใช้ทวงหรือฟ้องตามยอดนั้นได้ทั้งหมด

กฎหมายมองว่า ผู้เรียกร้องยังต้องแสดงที่มาของหนี้ ข้อตกลงราคา การส่งมอบหรือรับงาน และยอดที่ยังไม่ได้ชำระ ใบแจ้งหนี้ที่ฝ่ายหนึ่งจัดทำเองไม่ใช่คำรับสภาพหนี้ของอีกฝ่าย การรับเอกสารไว้ก็ต้องดูว่าเป็นการรับเพื่อดำเนินงานหรือรับรองหนี้ด้วย

จุดเสี่ยงจริง คือความคลาดเคลื่อนระหว่างฝ่ายขาย ฝ่ายคลัง และฝ่ายบัญชี เช่น เซลส์ตกลงส่วนลดไว้แต่ยังไม่ออกเอกสาร ลูกค้าโอนแล้วแต่จับคู่บิลไม่สำเร็จ หรือมีส่งสินค้าทดแทนโดยยังคิดเงินทั้งสองครั้ง ควรให้ผู้ที่ไม่ได้เป็นคนรวมยอดครั้งแรกตรวจเทียบหลักฐานอีกครั้งก่อนลงชื่อในหนังสือ

อีกจุดคือการเรียกกรรมการบริษัทให้ชำระเป็นส่วนตัว ทั้งที่ผู้ซื้อในสัญญาคือบริษัท ต้องมีฐานความรับผิดส่วนบุคคลแยกต่างหาก เช่น สัญญาค้ำประกันที่ใช้ได้ ไม่ใส่ชื่อบุคคลเพิ่มเพียงเพื่อกดดันให้จ่าย การตรวจคู่สัญญาตั้งแต่ต้นช่วยกำหนดผู้รับหนังสือและลดการเปิดเผยข้อมูลไปยังคนที่ไม่เกี่ยวข้อง

มองสองฝั่ง: ฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้กับลูกค้าที่ถูกทวง

หนังสือที่ตรวจย้อนกลับได้เปิดโอกาสให้ลูกค้าแจ้งรายการที่หายไปโดยไม่ต้องยอมรับยอดทั้งหมด บริษัทอาจขอให้ชำระส่วนที่ตรวจตรงกันก่อน และเจรจาส่วนที่มีข้อขัดแย้งต่อโดยเขียนผลของการชำระให้ชัด ไม่ใช้คำว่า “ปิดบัญชีทั้งหมด” หากยังตั้งใจสงวนสิทธิในรายการอื่น

การได้รับคำตอบจากพนักงานฝ่ายบัญชีของลูกค้าไม่ได้ทำให้บุคคลนั้นมีอำนาจประนีประนอมแทนบริษัททุกเรื่อง หากจะตกลงลดหนี้ ปลดดอกเบี้ย หรือเปลี่ยนตารางชำระ ควรตรวจผู้ลงนามและอำนาจก่อนทำเอกสารผูกพัน

ต้องให้เวลาชำระกี่วัน และนับอายุความจากบิลไหน

ต้องแยกวันครบกำหนดของหนี้ วันเริ่มผิดนัด วันครบกำหนดตามหนังสือ และวันสุดท้ายที่ใช้สิทธิทางคดีได้ หนี้หลายบิลอาจมีวันเริ่มนับต่างกัน การออกหนังสือรวมฉบับใหม่ไม่ได้ย้ายอายุความของบิลเก่ามาเริ่มพร้อมกัน

ตามมาตรา 204 หากกำหนดวันชำระตามปฏิทินไว้และเข้าเงื่อนไขกฎหมาย ลูกหนี้อาจผิดนัดโดยไม่ต้องเตือน แต่ถ้าจะใช้คำเตือนเป็นเหตุให้ผิดนัด ต้องตรวจว่าหนี้ถึงกำหนดแล้วและคำเตือนไปถึงโดยชอบ การระบุเครดิตเทอมเองในใบแจ้งหนี้ภายหลังไม่เท่ากับพิสูจน์ว่าลูกค้ายอมรับเงื่อนไขนั้นตั้งแต่ต้น

หนี้ค่าสินค้าและค่าการงานบางประเภทมีกำหนดสองปีตามมาตรา 193/34 ขณะที่กรณีซึ่งเข้าเงื่อนไขอื่นอาจอยู่ในกำหนดห้าปีตามมาตรา 193/33(5) ต้องพิจารณาลักษณะกิจการและการใช้สินค้าหรือบริการของลูกหนี้ ไม่ตัดสินจากการเป็นบริษัททั้งคู่เพียงอย่างเดียว อ่านเรื่อง อายุความหนี้ 2 ปี 5 ปี 10 ปี เพื่อแยกฐานก่อนลงวันสำคัญในบัญชีหนี้

ระยะตอบหนังสือ เช่น 7 หรือ 15 วัน เป็นเรื่องที่ต้องเลือกให้เหมาะกับสัญญาและฐานสิทธิ ไม่ใช่กำหนดกลางสำหรับหนี้ทุกชนิด การส่งจดหมายเพียงฝ่ายเดียวโดยทั่วไปไม่ทำให้อายุความสะดุดหยุดลง ควรทำเส้นเวลารายบิลและใช้ เครื่องมือคำนวณอายุความ หลังตรวจฐานกฎหมายและวันตั้งต้นแล้ว หากรายการใกล้ขาดอายุความควรตรวจทันทีโดยไม่รอให้หนังสือครบกำหนดเสียก่อน

เงินต้น ดอกเบี้ย และค่าทวงถามควรแสดงอย่างไร

แสดงเงินต้นคงเหลือ ดอกเบี้ยที่มีสิทธิเรียก และค่าใช้จ่ายอื่นเป็นคนละส่วน พร้อมวิธีคำนวณ การใส่ยอดเหมารวมอาจทำให้ตรวจไม่ได้ว่าดอกเบี้ยคิดจากยอดก่อนหรือหลังรับเงิน และรวมบิลที่ยังไม่ผิดนัดเข้าไปด้วยหรือไม่

มาตรา 224 ที่แก้ไขโดยพระราชกำหนดแก้ไขเพิ่มเติมประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ พ.ศ. 2564 กำหนดดอกเบี้ยผิดนัดหนี้เงินตามอัตรามาตรา 7 บวกสองเปอร์เซ็นต์ต่อปี โดยต้องตรวจสิทธิเรียกอัตราที่สูงกว่าจากเหตุอื่นที่ชอบด้วยกฎหมาย และห้ามคิดดอกเบี้ยซ้อนดอกเบี้ยระหว่างผิดนัด ดู คำอธิบายการแก้กฎหมายดอกเบี้ยจากสำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา ประกอบสัญญาจริง

ตัวอย่างสมมติ ใช้อัตรา 5% ต่อปี เฉพาะเงินต้น 60,000 บาทที่ผิดนัดครบ 30 วันและไม่มีการเปลี่ยนยอดระหว่างช่วงนั้น คำนวณแบบฐาน 365 วันได้ 60,000 × 0.05 × 30 ÷ 365 = 246.58 บาท ตัวเลขนี้เป็นตัวอย่างวิธีคิด ไม่ใช่อัตราที่นำไปใช้กับสัญญาทุกฉบับ หากสองบิลเริ่มผิดนัดคนละวัน ต้องคำนวณแยกช่วงก่อนรวม

ถ้ามีรับเงินระหว่างทาง ต้องตัดยอดตามหลักที่ใช้กับการรับครั้งนั้นก่อนคำนวณช่วงถัดไป ส่วนค่าจัดทำหนังสือที่บริษัทจ่ายให้ทนาย ไม่ได้แปลว่าจะบวกให้ลูกหนี้รับผิดได้เต็มจำนวนโดยอัตโนมัติ ต้องแยกค่าใช้จ่ายของผู้ว่าจ้างออกจากยอดที่มีฐานเรียกร้องต่อคู่กรณี

เอกสารและตัวอย่างข้อความทวงหนี้ที่ควรเตรียม

เตรียมชุดเอกสารที่ต่อกันได้จากการสั่งซื้อถึงยอดค้าง ไม่ต้องส่งข้อมูลลูกค้าทั้งฐานให้ผู้ร่างหนังสือ เลือกเฉพาะรายและรายการที่เกี่ยวข้อง แล้วทำสารบัญเอกสารเพื่อให้ตรวจได้เร็วขึ้น

• สัญญา ใบเสนอราคาที่ได้รับการยอมรับ ใบสั่งซื้อ และข้อความตกลงเครดิตเทอม
• ใบส่งของ หลักฐานผู้รับสินค้า หรือเอกสารตรวจรับงานที่เชื่อมกับบิล
• ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี และรายการปรับปรุง โดยแยกบทบาทของแต่ละเอกสาร
• หลักฐานรับเงินจริง ข้อความระบุบิลที่ชำระ ใบเสร็จ และรายการธนาคารที่เกี่ยวข้อง
• ใบรับคืนสินค้า ใบลดหนี้ ข้อตกลงส่วนลด และข้อโต้แย้งเรื่องคุณภาพ
• หนังสือรับรองนิติบุคคลหรือข้อมูลคู่สัญญา ที่อยู่สำหรับส่ง และผู้มีอำนาจดำเนินการ
• ตารางวันครบกำหนดและการติดตามครั้งก่อน พร้อมต้นฉบับอีเมลหรือแชต

สำหรับรูปแบบหลักฐานรับสินค้า อ่าน เอกสารประกอบหนังสือทวงค่าสินค้า เพิ่มเติม เรื่องนั้นเน้นพิสูจน์การส่งมอบ ส่วนบัญชีในบทความนี้ใช้ตรวจการรวมหลายบิลและการลดหนี้ก่อนส่ง

ตัวอย่างข้อความเฉพาะส่วนแจ้งยอด

ตัวอย่างสมมติสำหรับบริษัทเจ้าหนี้เขียนถึงคู่สัญญาเดิม: “ตามรายการซื้อขายและใบแจ้งหนี้ที่ระบุในบัญชีแนบ บริษัทตรวจรายการรับชำระและใบลดหนี้ถึงวันที่ 3 พฤศจิกายนแล้ว มีเงินต้นที่ครบกำหนดคงเหลือ 60,000 บาท ประกอบด้วยบิล ก จำนวน 30,000 บาท และบิล ข จำนวน 30,000 บาท รายละเอียดเอกสารและวันครบกำหนดปรากฏในบัญชีแนบ ส่วนบิล ค ยังไม่รวมเป็นยอดผิดนัดในหนังสือนี้”

จากนั้นระบุสิ่งที่ขอให้ดำเนินการ วันครบกำหนดที่ตรวจแล้ว ช่องทางส่งหลักฐานหากชำระหรือโต้แย้ง และผู้ลงชื่อที่มีอำนาจ อย่าใส่ข้อความตัวอย่างแทนข้อเท็จจริงของตนทั้งย่อหน้า หากต้องการบอกเลิกสัญญา เรียกคืนสินค้า หรือบังคับหลักประกันด้วย ต้องร่างผลทางกฎหมายเหล่านั้นแยกให้ตรงฐานสิทธิ

การทวงลูกค้าบริษัทเกี่ยวกับ PDPA และสัญญาอย่างไร

ต้องจำกัดข้อมูลบุคคลและผู้รับเอกสาร แม้ลูกหนี้เป็นบริษัท หนังสือและเอกสารแนบก็อาจมีชื่อ เบอร์โทร ลายมือชื่อ หรือข้อมูลของผู้ติดต่อที่เป็นบุคคลธรรมดา การส่งให้ทนายหรือผู้รับผิดชอบบัญชีควรมีวัตถุประสงค์และขอบเขตที่จำเป็น ไม่ส่งกลุ่มเปิดหรือประจานผู้ประสานงาน อ่านขอบเขตงาน จัดระบบเอกสาร PDPA สำหรับองค์กร หากบริษัทต้องวางขั้นตอนส่งต่อข้อมูลลูกหนี้เป็นประจำ

พระราชบัญญัติการทวงถามหนี้ พ.ศ. 2558 มีนิยามลูกหนี้และผู้ทวงถามหนี้เฉพาะ ไม่ควรเหมารวมทุกกรณีของหนี้ระหว่างบริษัทว่าอยู่ใต้บทบัญญัติทุกข้อเหมือนลูกหนี้บุคคลธรรมดา แต่การข่มขู่ หมิ่นประมาท หรือเปิดเผยข้อมูลโดยมิชอบยังมีความเสี่ยงตามกฎหมายอื่น การเขียนอย่างสุภาพและจำกัดผู้รับจึงเป็นขั้นตอนที่ควรใช้ไม่ว่าหนี้อยู่ในกลุ่มใด

ถ้าลูกค้ายอมรับยอดแต่ขอผ่อนหรือขอลดบางส่วน ควรตรวจว่าต้องทำหนังสือรับสภาพหนี้หรือสัญญาประนีประนอม และเงื่อนไขใดมีผลต่อสิทธิเดิม ดู บริการร่างสัญญาประนีประนอมและบันทึกชดใช้ เพื่อกำหนดวันชำระ ผลเมื่อผิดนัด และผู้ลงนามให้เหมาะกับข้อตกลงจริง

ทางไปต่อ: ปิดยอดก่อนให้ทนายส่งหนังสือถึงลูกค้า

เริ่มจากทำบัญชีหนี้ฉบับตรวจร่วมกันภายในบริษัท แล้วแยกรายการที่ยังขาดหลักฐานออกมา ไม่ควรส่งหนังสือก่อนเพื่อให้ลูกค้าเป็นคนแก้ตัวเลขทั้งหมดให้ภายหลัง

1. ยืนยันตัวเจ้าหนี้และลูกหนี้ตามสัญญา พร้อมผู้มีอำนาจลงชื่อ
2. รวมเอกสารรายบิลและกำหนดวันที่ตัดยอดเดียวกัน
3. จับคู่เงินรับ คืนสินค้า และส่วนลด โดยตรวจหลักการตัดชำระ
4. แยกยอดที่ครบกำหนด ยอดยังไม่ถึงกำหนด และข้อโต้แย้ง
5. ตรวจวันผิดนัด ดอกเบี้ย และอายุความก่อนเลือกข้อความและวิธีส่ง

ควรให้ตรวจเอกสารก่อนส่งเมื่อเงินรับไม่รู้ว่าตัดบิลไหน ลูกค้าอ้างหักค่าเสียหาย ผู้ซื้อในบิลไม่ตรงสัญญา หรือมีบิลเก่าที่กำหนดฟ้องใกล้ถึง หากบริษัทกำลังเจอกรณีเหล่านี้ เตรียมบัญชีค้างชำระ สัญญา และหลักฐานรับเงินเพื่อ ติดต่อสำนักงานยอดทิพย์ธรรม ประเมินข้อเท็จจริงและขอบเขต บริการออกหนังสือทวงถามหนี้ ก่อนเริ่มดำเนินการ

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก หนี้สิน และ PDPA

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี · คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA)

ดูประวัติและช่องทางติดต่อผู้เขียน →

ทนายในทีมที่ดูแลเรื่องหนี้สินและบังคับคดี: ทนายจุฑาทิพย์ เตี้ยบัวแก้ว

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ