หนังสือทวงค่าสินค้า ต้องแนบใบส่งของหรือใบแจ้งหนี้อะไร

คุณเตรียมหนังสือทวงค่าสินค้าเพราะส่งของแล้วแต่ฝ่ายบัญชีลูกค้ายังไม่จ่าย ปัญหาอาจอยู่ที่ยอดไม่ตรง เอกสารยังไม่ครบ หรือผู้ซื้ออ้างของชำรุด บทความนี้ช่วยเรียงเอกสารให้แยกได้ว่าแต่ละรายการติดอยู่ตรงไหน

หนังสือทวงค่าสินค้าต้องแนบและอ้างอะไร

ควรอ้างคำสั่งซื้อ หลักฐานส่งมอบ และเงื่อนไขชำระที่ตกลงกัน พร้อมตารางยอดค้างที่หักรายการรับเงินแล้ว ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 486 กำหนดหน้าที่ผู้ซื้อให้รับมอบทรัพย์และใช้ราคาตามสัญญา ส่วนการผิดนัดต้องตรวจมาตรา 204 ประกอบ ไม่ถือว่าวันออกใบแจ้งหนี้คือวันผิดนัดทุกกรณี

ใบสั่งซื้อบอกว่าซื้ออะไรและกับใคร ใบส่งของช่วยพิสูจน์ว่าส่งมอบรายการใดเมื่อไร ส่วนใบแจ้งหนี้แสดงยอดที่ผู้ขายเรียกเก็บ เอกสารแต่ละใบทำหน้าที่ต่างกัน จึงควรทำตารางเชื่อมเลขที่เอกสารแทนการแนบทั้งหมดแล้วให้ผู้รับจับคู่เอง

• ระบุผู้ซื้อที่เป็นคู่สัญญาให้ตรงชื่อจดทะเบียน ไม่สลับชื่อสาขาหรือชื่อผู้ติดต่อกับนิติบุคคล
• ผูกแต่ละใบแจ้งหนี้กับคำสั่งซื้อและหลักฐานส่งมอบ รวมจำนวนที่รับจริง
• ระบุเครดิตเทอมตามข้อตกลง เช่น นับจากรับสินค้า หรือรับเอกสารวางบิลครบ ไม่เลือกวันที่เองฝ่ายเดียว
• แยกรายการที่ผู้ซื้อโต้แย้งกับรายการที่ไม่มีข้อโต้แย้ง และขอเอกสารประกอบอย่างเฉพาะเจาะจง

ตัวอย่างสมมติ ผู้ขายส่งสินค้า 100 ชิ้น รวมราคา 60,000 บาท ผู้ซื้อรับครบตามใบส่งของวันที่ 1 กันยายน 2569 กำหนดชำระที่ทั้งสองฝ่ายตกลงคือวันที่ 30 กันยายน ต่อมารับคืนสินค้าและตกลงลดหนี้ 6,000 บาท ทั้งยังรับชำระแล้ว 20,000 บาท ไม่มีดอกเบี้ยหรือค่าใช้จ่ายค้างในตัวอย่าง

ตามคำสั่งซื้อและใบส่งของลงวันที่ 1 กันยายน 2569 ราคาสินค้า 60,000 บาท กำหนดชำระวันที่ 30 กันยายน 2569 หลังหักรายการคืนสินค้าที่ตกลงลดหนี้ 6,000 บาท และเงินรับชำระ 20,000 บาท ยังคงเหลือค่าสินค้า 34,000 บาท จึงขอให้ชำระยอดดังกล่าวภายในวันที่ 25 ตุลาคม 2569 หากท่านพบรายการรับคืนหรือชำระที่ยังไม่รวม โปรดแจ้งเลขที่เอกสารเพื่อกระทบยอด หนังสือนี้แนบตารางจับคู่ใบสั่งซื้อ ใบส่งของ และยอดรับชำระไว้แล้ว

ข้อความต้องเติมชื่อคู่สัญญาและเอกสารจริงก่อนใช้ หากยังไม่ตกลงลดราคาหรือคืนสินค้า ห้ามหักยอดเสมือนยุติแล้ว ให้แสดงเป็นรายการรอตรวจสอบและอธิบายฐานที่เรียกร้อง อ่านองค์ประกอบหนังสือทวงถามเพื่อจัดหัวหนังสือและส่วนลงชื่อ

ถ้าผู้ซื้ออ้างสินค้าชำรุดหรือเอกสารไม่ครบ

ต้องตรวจข้ออ้างเป็นรายรายการ ไม่สรุปว่าการไม่จ่ายทุกกรณีเป็นการถ่วงเวลา มาตรา 488 ให้ผู้ซื้อที่พบความชำรุดบกพร่องยึดหน่วงราคาที่ยังไม่ชำระได้ทั้งหมดหรือบางส่วน เว้นแต่ผู้ขายหาประกันที่สมควรให้ได้ จึงต้องตรวจข้อเท็จจริงและผลของสัญญาประกอบ

ถ้าส่งสินค้าไม่ครบ ให้แยกจำนวนที่ส่งแล้วจากส่วนที่ยังขาด ถ้าผู้ซื้อรับของแต่ร้องเรียนคุณภาพ ให้ขอภาพ เลขล็อต และวันที่พบปัญหาเพื่อเทียบกับการรับประกัน ไม่ใช้ลายเซ็นรับของเป็นคำตอบว่าหมดสิทธิร้องเรียนทุกเรื่อง

ถ้าเครดิตเทอมเริ่มเมื่อเอกสารวางบิลครบ ต้องตรวจว่าขาดอะไรและสัญญาให้นับอย่างไร แต่หากรอบจ่ายเงินเป็นเพียงขั้นตอนภายในของผู้ซื้อ ก็ไม่ควรถือว่ารอบนั้นแก้วันชำระตามสัญญาโดยอัตโนมัติ

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: มีบิลไม่ได้แปลว่ายอดจบ

คนมักเข้าใจว่า ส่งใบแจ้งหนี้ให้แล้วเท่ากับยืนยันว่าผู้ซื้อเป็นหนี้ตามตัวเลขทุกบาท จึงรวมทุกบิลที่ค้างในระบบไปทวงโดยไม่ตรวจใบลดหนี้หรือยอดโอน

กฎหมายมองว่า ต้องตรวจหนี้ตามสัญญา การส่งมอบ และข้อโต้แย้งที่มีฐาน การออกเอกสารฝ่ายเดียวไม่ตัดสิทธิผู้ซื้อที่จะพิสูจน์ว่าส่งไม่ครบ ชำระแล้ว หรือมีเหตุยึดหน่วงราคา

จุดเสี่ยงจริง ข้อมูลฝ่ายขาย คลังสินค้า และบัญชีอาจไม่ตรงกัน หนังสือที่ทวงเกินเพราะยังไม่ลงรายการคืนของทำให้ประเด็นเปลี่ยนจากลูกค้าค้างเงินเป็นผู้ขายต้องแก้ยอดก่อน จึงควรให้เจ้าของข้อมูลแต่ละส่วนยืนยันรายการก่อนส่ง

มองสองฝั่ง: ผู้ขายสินค้าและผู้ซื้อที่ค้างชำระ

ผู้ซื้ออาจยอมรับของบางส่วนและคัดค้านบางส่วน หนังสือควรเปิดให้ชี้ข้อโต้แย้งรายบิล ไม่บังคับให้เลือกเพียงยอมรับหรือปฏิเสธยอดทั้งหมด

เครดิตเทอมและอายุความค่าสินค้านับจากเมื่อไร

เครดิตเทอมนับตามเงื่อนไขที่ตกลง ส่วนอายุความต้องจำแนกประเภทสิทธิและวันบังคับเรียกได้ให้ถูก การออกใบแจ้งหนี้ใหม่ไม่ได้ทำให้หนี้เก่ามีวันเริ่มอายุความใหม่โดยตัวมันเอง

มาตรา 193/34(1) กำหนดอายุความ 2 ปีสำหรับสิทธิเรียกร้องบางประเภทของผู้ประกอบการ แต่มีข้อยกเว้นเมื่อทำเพื่อกิจการของฝ่ายลูกหนี้ซึ่งต้องพิจารณามาตรา 193/33(5) เรื่อง 5 ปี จึงไม่เหมาว่าค่าสินค้าทุกบิลมีอายุความเท่ากันหรือดูเพียงว่าลูกค้าเป็นบริษัท

ระยะเวลาตอบในโนติสเป็นอีกเรื่องหนึ่ง หากเลือก 15 วัน ต้องระบุจุดเริ่มนับและเผื่อเวลาส่งอย่างเหมาะสม หนังสือฝ่ายเดียวไม่ทำให้อายุความสะดุดหยุดลงตามมาตรา 193/14 ตรวจวันสำคัญด้วยเครื่องมือคำนวณอายุความและยืนยันประเภทสิทธิก่อนใช้ผลคำนวณ

ค่าสินค้าค้างเท่าไรเมื่อมีคืนของและจ่ายบางส่วน

ยอดทวงควรเริ่มจากราคาที่ถึงกำหนดแล้วหักรายการที่มีผลลดหนี้จริง ไม่รวมสินค้าที่ยังไม่ส่งหรือส่วนที่ยังไม่ครบเงื่อนไขเป็นยอดผิดนัดโดยไม่อธิบาย

ตัวอย่างสมมติจากด้านบน ราคาที่ตกลง 60,000 บาท ลดหนี้จากคืนของ 6,000 บาท และรับชำระต้นแล้ว 20,000 บาท ยอดค้างคือ 60,000 − 6,000 − 20,000 = 34,000 บาท ตัวอย่างนี้ไม่มีดอกเบี้ยหรือค่าใช้จ่ายค้าง จึงไม่ติดประเด็นลำดับตัดชำระ

ถ้ามีดอกเบี้ย ให้แยกอัตรา วันเริ่ม และช่วงเงินต้นในตารางอีกส่วน รายการส่วนลดที่ฝ่ายใดเสนอแต่ยังไม่ตกลงไม่ควรถูกบันทึกเป็นข้อยุติ ส่วนภาษีและใบลดหนี้ต้องให้เอกสารบัญชีสอดคล้องกับเหตุจริง ห้ามลบยอดด้วยการแก้ใบส่งของย้อนหลัง

หลักฐานส่งสินค้าที่ควรเก็บก่อนออกโนติส

เก็บหลักฐานที่อธิบายเส้นทางจากการสั่งซื้อถึงการรับเงินจริง ผู้เซ็นรับสินค้าอาจไม่ใช่ผู้มีอำนาจตกลงราคา จึงควรแยกบทบาทของแต่ละคนให้เห็น

• ใบเสนอราคาที่ได้รับการตอบรับ คำสั่งซื้อ และเงื่อนไขเครดิต
• ใบส่งของพร้อมผู้รับ วันที่รับ และเอกสารผู้ขนส่ง
• ภาพสินค้าหรือเลขล็อตที่สัมพันธ์กับข้อร้องเรียน หากมี
• ใบแจ้งหนี้ ใบลดหนี้ และบัญชีรับชำระที่กระทบธนาคารแล้ว
• อีเมลติดตามยอดและคำตอบของผู้ซื้อครบช่วง
• ฉบับหนังสือที่ส่งจริงและหลักฐานการนำจ่าย

ถ้าไม่มีลายเซ็นรับของ ให้รวบรวมข้อมูลอื่นที่มีโดยสุจริต เช่น ข้อความยืนยันรับหรือการนำสินค้าไปใช้ ไม่เติมลายเซ็นภายหลัง การที่เอกสารใบหนึ่งขาดไม่ได้ทำให้คดีแพ้หรือชนะทันที แต่ต้องประเมินพยานหลักฐานทั้งชุด

โนติสค่าสินค้าแตะสัญญาและข้อมูลคู่ค้าอย่างไร

ข้อสัญญาซื้อขายอาจกำหนดสิทธิคืนสินค้า ระยะตรวจรับ และช่องทางแจ้งผิดสัญญา ต้องอ่านข้อเหล่านี้ก่อนเลือกคำเรียกร้อง การตรวจสัญญาธุรกิจและเอกสารการค้าช่วยแยกการทวงยอดออกจากการแก้ข้อพิพาทคุณภาพ

เอกสารแนบอาจมีข้อมูลคนขับรถ พนักงานรับของ หรือบัญชีของบุคคลอื่น ควรส่งเฉพาะส่วนที่จำเป็นให้คู่กรณีที่เกี่ยวข้อง ไม่กระจายแฟ้มลูกหนี้ให้ทั้งกลุ่มคู่ค้าเพื่อสร้างแรงกดดัน

เมื่อข้อพิพาทกลายเป็นการเรียกค่าเสียหายหรือโต้แย้งสิทธิยึดหน่วง ต้องพิจารณาแนวทางคดีแพ่งต่างหาก ข้อเท็จจริงในโนติสควรตรงกับเอกสารที่จะนำไปใช้ต่อ ไม่เพิ่มข้อกล่าวหาทุจริตเพียงเพราะเงินยังไม่เข้า

ทางไปต่อ: เปลี่ยนรายการบิลค้างเป็นหนังสือที่ตรวจได้

เริ่มจากเลือกบิลที่ครบกำหนดและกระทบยอดแล้วก่อนส่ง หากบางรายการมีปัญหาคุณภาพ ให้ระบุสถานะของรายการนั้นแยกเพื่อไม่ให้ข้อพิพาทก้อนเดียวกลบยอดที่ทั้งสองฝ่ายยอมรับ

1. ส่งตารางบิลให้ฝ่ายขาย คลัง และบัญชีตรวจข้อมูลของตน
2. จับคู่เอกสารสั่งซื้อและส่งมอบ พร้อมระบุวันครบกำหนด
3. หักเงินรับและใบลดหนี้ที่ยืนยันแล้ว แยกข้อโต้แย้งคงค้าง
4. ร่างคำขอชำระและตรวจผู้รับตามชื่อคู่สัญญา
5. ส่งพร้อมหลักฐานและบันทึกผลตอบรายบิล

ควรส่งให้ทนายตรวจเมื่อผู้ซื้อปฏิเสธการสั่งซื้อ ผู้รับของไม่สัมพันธ์กับคู่สัญญา มีการยึดหน่วงทั้งยอดเพราะของชำรุดเพียงบางส่วน หรือบิลเก่ากำลังใกล้ครบอายุความ หากต้องจัดไฟล์เอง อ่านจุดตรวจแบบฟอร์มหนังสือทวงถาม Wordก่อนนำไปใช้

ถ้าส่งของแล้วแต่ลูกค้ายังค้างหลายบิล เตรียมตารางยอดกับชุดใบสั่งซื้อและใบส่งของให้บริการร่างและส่งหนังสือทวงค่าสินค้าประเมิน แล้วนัดตรวจเอกสารและกำหนดแนวทางติดตาม

ผู้เขียน นางสาวจุฑาทิพย์ เตี้ยบัวแก้ว ใบอนุญาตว่าความตั้งแต่ปี 2560

สาขาที่เชี่ยวชาญ: คดีแพ่งและการว่าความ · คดีอาญา · ที่ดินและอสังหาริมทรัพย์

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ