ส่งหนังสือทวงถามทาง LINE หรืออีเมล ใช้เป็นหลักฐานไหม

ส่งไฟล์โนติสแล้วแชทขึ้นว่าอ่าน แต่ลูกหนี้ยังเงียบ หนังสือทวงถามทาง LINE ไม่ได้หมดความหมายเพราะเป็นข้อมูลดิจิทัล ทว่าต้องแยกว่าส่งถึงใคร เนื้อหาใด และต้องการให้เกิดผลทางกฎหมายเรื่องไหนก่อนใช้สถานะบนหน้าจอเป็นข้อสรุป

หนังสือทวงถามทาง LINE ต้องพิสูจน์อะไรบ้าง

พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 มาตรา 7 ห้ามปฏิเสธผลผูกพันเพียงเพราะข้อความเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ มาตรา 8 วางเงื่อนไขข้อมูลที่ใช้แทนหนังสือ และมาตรา 11 วางหลักรับฟังกับชั่งน้ำหนักพยานหลักฐาน ดังนั้นคำตอบไม่ใช่แชทใช้ไม่ได้ทั้งหมด และไม่ใช่ส่งผ่านแอปแล้วสมบูรณ์ทุกเรื่อง

เริ่มตรวจว่าเป็นบัญชีที่คู่กรณีใช้จริงหรือระบุสำหรับรับเอกสารหรือไม่ เนื้อหาคำทวงต้องระบุหนี้ ยอด และสิ่งที่ให้ทำชัดเจน หากส่งเพียงลิงก์ที่เปิดไม่ได้หรือไฟล์ผิดฉบับ สถานะว่าอ่านข้อความนำส่งไม่ได้ยืนยันว่าอีกฝ่ายเข้าถึงหนังสือที่ตั้งใจส่ง

• ระบุตัวผู้ส่ง ผู้รับ และฐานะว่าเป็นคู่สัญญาหรือผู้แทน
• ตรวจช่องทางรับคำบอกกล่าวตามสัญญาและข้อกฎหมายเฉพาะ
• เก็บไฟล์หนังสือฉบับสุดท้ายที่ส่ง พร้อมชื่อไฟล์และสิ่งแนบ
• เก็บข้อมูลส่ง รับ คำตอบ และบริบทก่อนหลังเท่าที่มีจริง
• แยกการรับข้อมูลออกจากการยอมรับยอดหรือทำข้อตกลงใหม่

หากต้องมีลายมือชื่อ มาตรา 9 กำหนดให้ดูวิธีระบุตัวผู้ลงชื่อและแสดงเจตนา รวมถึงความน่าเชื่อถือที่เหมาะกับเรื่อง ไม่ควรถือว่ารูปลายเซ็นที่วางบน PDF เพียงอย่างเดียวพิสูจน์ผู้ลงชื่อและอำนาจได้ครบทุกกรณี ส่วนข้อมูลต้นฉบับและความครบถ้วนต้องเก็บด้วยวิธีที่ตรวจสอบย้อนกลับได้

ตัวอย่างสมมติ ผู้ให้บริการส่งหนังสือเรียกค่าจ้าง 36,000 บาทเป็น PDF ไปยังอีเมลที่ลูกค้าระบุไว้ในสัญญา ลูกค้าตอบโดยอ้างเลขหนังสือและโต้แย้งงานบางส่วน คำตอบนี้ช่วยพิสูจน์การได้รับและเนื้อหาที่โต้แย้ง แต่ไม่ได้หมายความว่าลูกค้ายอมรับยอดทั้งหมด ต้องเก็บไฟล์และอีเมลทั้งชุดก่อนประเมินผล

ถ้าเปลี่ยนเป็นส่งไปยังบัญชีชื่อคล้ายกันโดยไม่มีประวัติติดต่อ แม้เห็นสถานะอ่าน ก็ยังมีปัญหาว่าใครเป็นผู้รับ การพิสูจน์ตัวบุคคลจึงต้องพิจารณาความสัมพันธ์กับสัญญา การใช้ช่องทางนั้นที่ผ่านมา และหลักฐานอื่นประกอบ ไม่ใช้รูปโปรไฟล์เป็นข้อยืนยันเดียว

กรณีที่แชทอย่างเดียวอาจยังไม่ตอบเงื่อนไข

บางสัญญากำหนดช่องทางหรือผู้รับคำบอกกล่าวไว้เฉพาะ และหนี้บางประเภทมีกฎหมายกำหนดขั้นตอนเพิ่มเติม ต้องตรวจเงื่อนไขนั้นก่อนใช้แชทแทนทั้งหมด การยอมรับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลักฐานไม่ได้ยกเลิกกติกาทางเนื้อหาของการบอกเลิก การค้ำประกัน หรือการบังคับหลักประกัน

มาตรา 5 ของกฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์เปิดให้ตกลงต่างจากบทบัญญัติบางช่วงได้ รวมถึงหลักส่งและรับข้อมูล จึงต้องอ่านข้อตกลงของคู่กรณีด้วย ไม่ยกหลักรับข้อมูลทั่วไปไปลบเงื่อนไขที่ตกลงโดยไม่วิเคราะห์

อีเมลที่ระบบส่งกลับ แจ้งกล่องเต็ม หรือส่งผิดชื่อผู้รับ ไม่ควรถูกบันทึกว่าอีกฝ่ายรับแล้ว ส่วนเอกสารที่ตั้งรหัสผ่านหรือจำกัดสิทธิเปิดไฟล์ ต้องตรวจว่าผู้รับเข้าถึงได้จริงตามช่องทางที่ตกลง หากมีปัญหาให้แก้และเก็บประวัติอย่างตรงไปตรงมา

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: อ่านแล้วไม่เท่ากับยอมรับหนี้

คนมักเข้าใจว่า แชทขึ้นอ่านแล้วแปลว่าลูกหนี้ยอมรับทุกข้อความ และเริ่มคิดว่าหลักฐานเพียงภาพเดียวเพียงพอสำหรับฟ้อง ความจริงสถานะอ่านตอบได้เพียงบางส่วนและยังต้องดูว่าบัญชีนั้นเป็นของใคร เนื้อหาส่งอะไร และคู่กรณีตอบอย่างไร

กฎหมายมองว่า ต้องชั่งน้ำหนักความน่าเชื่อถือของการสร้าง เก็บรักษา และสื่อสารข้อมูล รวมถึงความครบถ้วนและการระบุตัวผู้ส่งตามมาตรา 11 การรับเอกสารกับการรับสภาพหนี้มีองค์ประกอบต่างกัน คำว่า “รับทราบ จะตรวจสอบ” ไม่ควรถูกตัดมาอ้างว่าตกลงจ่ายทั้งยอด

จุดเสี่ยงจริง คือแคปเฉพาะภาพที่เป็นประโยชน์ ลบข้อความที่โต้แย้ง หรือแก้ไฟล์ต้นทางหลังส่งโดยไม่เก็บฉบับเดิม เมื่อเกิดข้อพิพาทจึงไม่เหลือข้อมูลให้ตรวจว่า ณ วันที่รับนั้นหนังสือมีเนื้อหาใด

มองสองฝั่งของการรับโนติสผ่านช่องทางออนไลน์

หากผู้รับสงสัยว่าเป็นการหลอกลวง ควรตรวจตัวผู้ส่งผ่านช่องทางที่เชื่อถือได้ ไม่กรอกรหัสผ่านหรือรหัสยืนยันตามข้อความที่แนบมากับคำทวง การตรวจตัวตนเช่นนี้แยกจากการปฏิเสธหนี้ และไม่จำเป็นต้องเปิดเผยข้อมูลส่วนตัวเกินกว่าที่ใช้ยืนยันเรื่อง

ผู้ส่งควรใช้ข้อความสุภาพ บอกช่องทางติดต่อกลับที่ตรวจสอบได้ และจำกัดผู้รับเฉพาะที่เกี่ยวข้อง หากอยู่ในขอบเขตกฎหมายทวงถามหนี้ ยังต้องปฏิบัติตามข้อจำกัดการติดต่อและการเปิดเผยข้อมูล การใช้ LINE ไม่ทำให้หลุดจากข้อจำกัดเหล่านั้น

เวลาส่ง เวลารับ และวันครบกำหนดไม่ใช่วันเดียวกันเสมอ

มาตรา 22 ของกฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์วางหลักเวลาส่งเมื่อข้อมูลเข้าสู่ระบบนอกการควบคุมผู้ส่ง ส่วนมาตรา 23 วางหลักเวลารับเมื่อข้อมูลเข้าสู่ระบบผู้รับ โดยมีรายละเอียดเมื่อผู้รับกำหนดระบบเฉพาะและส่งไปต่างระบบ ต้องตรวจข้อตกลงประกอบตามมาตรา 5

จึงไม่ควรใช้เวลาที่กดส่งบนเครื่องเป็นวันรับเสมอ หรือถือว่ากฎหมายต้องรอให้เห็นคำว่าอ่านแล้วทุกกรณี ข้อมูลหน้าจอเป็นหลักฐานส่วนหนึ่ง แต่ข้อสรุปเรื่องรับและผลคำบอกกล่าวต้องอาศัยระบบที่ใช้ เงื่อนไขสัญญา และประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 169 ประกอบ

ถ้าหนังสือให้เวลาชำระนับจากรับ ให้ระบุวันที่มีหลักฐานรองรับและเก็บเหตุผลการนับไว้ การส่งข้อความซ้ำฝ่ายเดียวไม่ได้หยุดอายุความตามมาตรา 193/14 โดยอัตโนมัติ จึงต้องวางแผนรักษาสิทธิแยกจากการรอคำตอบ และใช้เครื่องมือคำนวณเวลาหลังเลือกฐานนับวันถูกต้อง

ไฟล์ยอดหนี้ควรคำนวณตรงกับข้อความที่ส่ง

ไฟล์แนบกับข้อความนำส่งต้องระบุยอดเดียวกัน หากแก้ยอดหลังรับชำระให้ส่งตารางปรับยอดและบอกว่าฉบับใดแทนส่วนใด ไม่แก้ไฟล์ที่ลิงก์เดิมอย่างเงียบ ๆ เพราะภายหลังอาจพิสูจน์ไม่ได้ว่าผู้รับเห็นยอดเวอร์ชันใด

ตัวอย่างสมมติ ค่าบริการค้าง 36,000 บาท ลูกค้าจ่าย 6,000 บาทและตกลงตัดต้นโดยไม่มีรายการอื่น ยอดต้นเหลือ 30,000 บาท ตามสูตร 36,000 − 6,000 = 30,000 ควรส่งหลักฐานรับชำระและยอดคงเหลือให้ตรงกัน ไม่ส่งข้อความทวง 36,000 บาทต่อไปเพราะใช้ไฟล์เดิม

หากมีดอกเบี้ยหรือค่าใช้จ่ายค้าง ต้องตรวจฐานและลำดับตัดชำระต่างหาก ตัวเลขสมมติข้างต้นไม่ใช่วิธีตัดยอดทุกคดี ส่วนค่าจัดเอกสารหรือค่าตรวจหลักฐานดิจิทัลให้ตกลงขอบเขตกับผู้ให้บริการ ไม่กล่าวอ้างว่าเรียกคืนจากลูกหนี้ได้ทั้งหมด

เก็บหลักฐานดิจิทัลให้ดูย้อนหลังได้ครบเรื่อง

• ไฟล์หนังสือฉบับที่ส่งจริงและสิ่งแนบ ไม่เก็บเฉพาะไฟล์ที่แก้ภายหลัง
• บทสนทนาก่อนและหลังคำทวงที่เกี่ยวข้อง พร้อมข้อมูลบัญชีผู้ส่งและผู้รับ
• ข้อมูลวันเวลา สถานะ และคำตอบที่ระบบแสดงจริง
• อีเมลต้นฉบับพร้อมส่วนหัวและไฟล์แนบเท่าที่ระบบส่งออกได้
• สัญญาหรือข้อความยืนยันช่องทางรับเอกสาร และหลักฐานอำนาจผู้แทนถ้ามี

ภาพหน้าจอควรเห็นบริบทพอระบุคู่สนทนาและลำดับข้อความ ไม่ตัดต่อจนความหมายเปลี่ยน เก็บต้นฉบับและสำรองแยกไว้ด้วย เพราะภาพเพียงอย่างเดียวอาจไม่แสดงไฟล์แนบหรือข้อมูลที่ใช้ตรวจความครบถ้วนได้ทั้งหมด

มาตรา 12 กล่าวถึงการเข้าถึงข้อมูลได้ ความถูกต้องของรูปแบบ และข้อมูลต้นทางปลายทางกับวันเวลาที่มีอยู่ การจัดเก็บควรสอดคล้องกับลักษณะระบบจริง ไม่อ้างว่าภาพหน้าจอที่รับรองเองเท่ากับต้นฉบับตามกฎหมายในทุกกรณี หากมีข้อโต้แย้งการปลอมแปลงควรให้ผู้เชี่ยวชาญประเมินเพิ่มเติม

เรื่องใกล้เคียงเมื่อใช้ข้อความแทนการส่งกระดาษ

ด้านหลักฐานการกู้ยืม แชทคำทวงของเจ้าหนี้ฝ่ายเดียวไม่ได้สร้างหลักฐานการกู้ที่ผู้กู้ลงชื่อให้ครบแทนโดยอัตโนมัติ อ่านยืมเงินไม่มีสัญญาฟ้องได้ไหมเพื่อแยกหลักฐานหนี้ออกจากหลักฐานทวง

ด้านการส่งเอกสาร อาจพิจารณาส่งช่องทางอื่นควบคู่ตามความเสี่ยงและข้อสัญญา พร้อมทำให้เนื้อหาตรงกันตามหลักฐานลงทะเบียนและ EMS ไม่จำเป็นต้องอ้างว่าไปรษณีย์เป็นวิธีเดียวที่กฎหมายยอมรับสำหรับทุกเรื่อง

ด้านการทวงและการเปิดเผยข้อมูล อย่าส่งเอกสารเข้ากลุ่มเพื่อนร่วมงานเพียงเพื่อให้ลูกหนี้เห็นเร็ว ส่วนโครงสร้างคำเรียกร้องที่ควรมีดูได้จากคู่มือหนังสือบอกกล่าวทวงถาม และให้ตรวจสัญญาได้ที่บริการด้านสัญญา

ทางไปต่อ: ตรวจช่องทางแล้วจัดหลักฐานก่อนใช้สิทธิ

1. ตรวจตัวคู่กรณีและช่องทางรับตามสัญญา
2. จัดไฟล์คำทวงพร้อมยอดและกำหนดที่ตรวจแล้ว
3. ส่งถึงผู้เกี่ยวข้องโดยตรงและเก็บข้อมูลการส่งจริง
4. เก็บคำตอบทั้งส่วนยอมรับและส่วนโต้แย้ง
5. ประเมินผลรับหนังสือกับกำหนดดำเนินคดีแยกกัน

ควรให้ทนายตรวจเมื่อผู้รับปฏิเสธบัญชี มีข้อความขอผ่อนหรือเสนอส่วนลดที่อาจเปลี่ยนสิทธิ ต้องบอกเลิกสัญญา หรือใกล้อายุความ การส่งได้เร็วไม่ควรทำให้ข้ามการตรวจเงื่อนไขสำคัญของเรื่อง

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรมมีบริการร่างและตรวจหนังสือทวงถามรวมถึงวางชุดหลักฐานการส่ง เตรียมสัญญา ไฟล์ต้นฉบับ และบทสนทนาที่เกี่ยวข้อง แล้วติดต่อเพื่อประเมินขอบเขตงานตามข้อเท็จจริง

ผู้เขียน นางสาวจุฑาทิพย์ เตี้ยบัวแก้ว ใบอนุญาตว่าความตั้งแต่ปี 2560

สาขาที่เชี่ยวชาญ: คดีแพ่งและการว่าความ · คดีอาญา · ที่ดินและอสังหาริมทรัพย์

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ