สัญญาเช่าที่ดินเกิน 3 ปี ต้องเขียนและจดทะเบียนอะไร

สัญญาเช่าที่ดินเกิน 3 ปีควรทำเป็นหนังสือและจดทะเบียนให้สอดคล้องกับระยะเวลาที่ตกลง ก่อนวางเงินล่วงหน้าหรือเริ่มก่อสร้าง ต้องตรวจด้วยว่าผู้ให้เช่ามีอำนาจและที่ดินใช้ทำกิจการนั้นได้จริง

สัญญาเช่าที่ดินเกิน 3 ปี ต้องจดทะเบียนอย่างไร

ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 538 แยกการเช่าอสังหาริมทรัพย์เป็นสองชั้น ชั้นแรกต้องมีหลักฐานเป็นหนังสือลงลายมือชื่อฝ่ายที่ต้องรับผิดเพื่อฟ้องบังคับ ส่วนการเช่าที่กำหนดเกินสามปีหรือตลอดอายุผู้เช่าหรือผู้ให้เช่า ต้องทำเป็นหนังสือและจดทะเบียนต่อพนักงานเจ้าหน้าที่ มิฉะนั้นจะฟ้องบังคับการเช่าได้เพียงสามปี การมีพยานเซ็นครบ การประทับตราบริษัท หรือการชำระค่าเช่าล่วงหน้าครบแล้ว ไม่ใช่การจดทะเบียนสิทธิการเช่า

ในการร่างจึงต้องมีทั้งรายละเอียดการเช่าและวิธีไปจดทะเบียน ระบุเลขที่เอกสารสิทธิ เนื้อที่ที่ใช้จริง ทางเข้าออก วัตถุประสงค์ วันเริ่มและวันสิ้นสุด พร้อมผู้รับผิดชอบเตรียมเอกสาร วันนัด และเงื่อนไขคืนเงินถ้าจดทะเบียนไม่ได้เพราะเหตุที่ตกลงให้ฝ่ายใดรับผิด อย่าเขียนเพียงว่า “คู่สัญญาจะร่วมมือกันภายหลัง” โดยไม่กำหนดว่างานใดต้องเสร็จก่อนจ่ายเงินส่วนใหญ่

ตัวอย่างสมมติ ผู้เช่าจะใช้ที่ดินสิบปี เปิดลานเก็บสินค้า และเตรียมลงเงินปรับพื้นที่ 900,000 บาท ถ้าจ่ายค่าเช่าล่วงหน้าทั้งหมดเมื่อเซ็นแล้วเลื่อนเรื่องทะเบียนออกไป ผู้เช่าอาจลงทุนบนสิทธิที่ยังบังคับไม่ได้ครบสิบปี ทางร่างที่ต้องพิจารณาคือแยกเงินจองหรือเงินล่วงหน้าออกจากงวดที่จ่ายเมื่อจดทะเบียน และกำหนดว่าจะเข้าพื้นที่สำรวจหรือก่อสร้างได้เมื่อใด รวมทั้งจัดการค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นหากเงื่อนไขก่อนเริ่มเช่าไม่สำเร็จ

เอกสารแนบท้ายควรใช้แผนที่เดียวกับที่ตรวจหน้างาน หากเช่าเพียงบางส่วนของแปลง ต้องระบุแนวเขต จุดเข้าออก และพื้นที่ส่วนกลางให้พอระบุได้ การจดทะเบียนไม่ได้รับรองว่ากิจการทุกชนิดเปิดได้ ต้องตรวจการใช้ประโยชน์และใบอนุญาตแยกด้วย สัญญาที่ใช้ได้จึงต้องเชื่อมเรื่องทะเบียนกับแผนใช้ทรัพย์ของผู้เช่าอย่างเป็นรูปธรรม

เช่าระยะยาวกับคำมั่นต่ออายุ ต่างกันตรงไหน

มาตรา 540 วางหลักการเช่าอสังหาริมทรัพย์แบบมีกำหนดเวลาไว้ไม่เกินสามสิบปี หากเขียนนานกว่านั้นให้ลดลงเหลือสามสิบปี และอาจต่อสัญญาเมื่อสิ้นกำหนดได้โดยแต่ละครั้งไม่เกินสามสิบปี หลักนี้ต้องอ่านร่วมกับมาตรา 541 เรื่องการเช่าตลอดอายุ และกฎหมายพิเศษสำหรับการเช่าบางประเภท จึงไม่ควรสรุปว่าที่ดินทุกแปลงเช่าได้สูงสุดเท่ากันโดยไม่ดูรูปแบบ

คำว่า “3+3+3 ปี” หรือ “ต่ออายุอัตโนมัติ” ไม่ควรถูกขายให้ผู้เช่าเข้าใจว่าเท่ากับสิทธิการเช่าที่จดทะเบียนเก้าปีทันที ต้องอ่านว่าตกลงเช่าระยะใดแล้ว และส่วนใดเป็นหน้าที่ต้องมาทำสัญญาหรือจดทะเบียนใหม่ รวมถึงใครต้องรับผิดหากเจ้าของเปลี่ยนคน กิจการเปลี่ยนผู้ถือหุ้น หรือคู่สัญญาไม่ยอมลงนามรอบต่อไป

ถ้าเป็นการเช่าเพื่อเกษตรกรรม ที่ดินในระบบจัดสรรของรัฐ หรือการเช่าพาณิชยกรรมและอุตสาหกรรมที่อ้างกฎหมายพิเศษ ให้ตรวจเงื่อนไขเฉพาะก่อนใช้แบบทั่วไป โดยเฉพาะแผนเช่าที่ยาวเกินสามสิบปี ห้ามถือว่าการใช้คำว่าโรงงานหรือกิจการค้าในหัวสัญญาจะทำให้เข้าเกณฑ์พิเศษเอง

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: แยกสิทธิกับแผนลงทุน

คนมักเข้าใจว่า มีสัญญาเซ็นสิบปีและโอนเงินครบแล้วก็อยู่ได้สิบปีแน่นอน ความเข้าใจนี้ทำให้ยอมลงเงินถมดิน ทำถนน หรือสร้างอาคารก่อนตรวจข้อกำหนดทะเบียน และมักไม่ได้ตกลงทางออกไว้หากการเช่ายาวตามแผนไม่เกิดขึ้น

กฎหมายมองว่า ระยะเวลาที่ฟ้องบังคับได้ขึ้นกับรูปแบบและการจดทะเบียนตามมาตรา 538 ส่วนหนี้คืนเงิน ค่าเสียหาย หรือค่าปรับจากการไม่ทำตามข้อตกลง ต้องพิจารณาฐานสิทธิและข้อเท็จจริงแยก ไม่ใช่เมื่อทะเบียนมีปัญหาแล้วเงินทุกก้อนจะคืนได้ทันทีหรือริบได้ทั้งหมด

จุดเสี่ยงจริง คือร่างสัญญาไม่บอกว่าฝ่ายใดรับความเสี่ยงในช่วงรอจดทะเบียน ผู้เช่าควรมีสิทธิหยุดจ่ายหรือเลื่อนลงทุนตามเงื่อนไขที่ตกลงอย่างชัดเจน ผู้ให้เช่าควรมีวันสิ้นสุดเงื่อนไขและหลักฐานว่าตนเตรียมพร้อมแล้ว เพื่อไม่ให้พื้นที่ถูกจองไว้ไม่มีกำหนดทั้งที่ผู้เช่ายังไม่ตัดสินใจ

มองสองฝั่ง: เงื่อนไขใดต้องตกลงก่อนจ่ายเงิน

ตารางนี้ใช้เป็นหัวข้อเจรจา ไม่ใช่เงื่อนไขมาตรฐานที่ใช้ได้กับทุกแปลง ฝ่ายผู้ให้เช่าไม่ควรรับรองเรื่องใบอนุญาตที่ยังไม่ได้ตรวจ ส่วนผู้เช่าไม่ควรรับภาระทุกอย่างด้วยประโยคเดียวว่า “รับทรัพย์ตามสภาพ” หากการใช้พื้นที่ขึ้นกับเอกสารหรือการยินยอมที่มีแต่เจ้าของเป็นผู้จัดหาได้

เมื่อเจรจาแล้วให้บันทึกข้อที่ยอมรับร่วมกันพร้อมผู้อนุมัติ อย่าให้ฝ่ายขายตกลงทางแชตอย่างหนึ่ง แต่ร่างฉบับเซ็นให้อีกฝ่ายรับภาระตรงข้าม หากรายการใดยังตกลงไม่ได้ ให้ทำเครื่องหมายเป็นประเด็นค้างก่อนกำหนดวันเซ็นและวันชำระเงิน

วันเริ่มเช่า วันส่งมอบ และวันจดทะเบียนต้องสัมพันธ์กัน

แยกวันลงนามออกจากวันเริ่มนับค่าเช่าได้เมื่อคู่สัญญาตกลงชัดเจน เช่น ลงนามเพื่อเตรียมทะเบียนก่อน แล้วเริ่มเช่าเมื่อส่งมอบพื้นที่พร้อมใช้ตามเงื่อนไข แต่ต้องกำหนดวันสุดท้ายที่รอได้และผลเมื่อพ้นวันนั้น เพื่อป้องกันการผูกเงินไว้อย่างไม่มีกำหนด การกำหนดว่าเริ่มเช่าในวันที่ยังมีผู้ครอบครองเดิมอยู่ทำให้เกิดข้อพิพาทได้ตั้งแต่งวดแรก

ตัวอย่างสมมติ นัดจดทะเบียนวันที่ 15 พฤศจิกายน ส่งมอบวันที่ 16 พฤศจิกายน และให้ช่วงเตรียมพื้นที่ถึงวันที่ 30 พฤศจิกายนโดยยังไม่คิดค่าเช่า ต้องเขียนว่าช่วงดังกล่าวเข้าทำงานอะไรได้ ใครดูแลความเสียหาย และหากส่งมอบช้าจะขยับวันคิดค่าเช่าหรือไม่ ตัวอย่างวันที่เป็นแผนเจรจา มิใช่ระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดให้ทุกสัญญา

ก่อนหมดอายุให้มีช่วงตรวจทรัพย์ นัดคืนพื้นที่ และตัดยอดสาธารณูปโภคแยกจากวันต่อสัญญา ถ้าต้องนับกำหนดแจ้งตามเงื่อนไข ใช้ เครื่องมือจัดลำดับเหตุการณ์ ช่วยรวบรวมวันและหลักฐาน แล้วตรวจข้อความในสัญญาจริงประกอบ ไม่ใช้วันคำนวณแทนการส่งหนังสือให้ถึงผู้รับ

เงินเช่าล่วงหน้าและต้นทุนที่ยังคืนไม่ครบ คิดอย่างไร

ควรแยกเงินประกัน ค่าเช่าล่วงหน้า ค่าตอบแทนสิทธิ และค่าปรับพื้นที่ เพราะหน้าที่คืนหรือหักเงินไม่เหมือนกัน การเขียนทุกก้อนว่าเงินประกันไม่ได้ทำให้เงินทั้งหมดมีลักษณะเดียวกัน ส่วนค่าธรรมเนียมสัญญาเช่า มาตรา 539 มีหลักให้ทั้งสองฝ่ายออกเท่ากัน จึงต้องตรวจว่าร่างกำหนดการแบ่งภาระไว้อย่างไร รวมทั้งแยกภาษีและค่าใช้จ่ายที่ต้องสอบถามหน่วยงานตามธุรกรรมจริง

ตัวอย่างสมมติ ค่าเช่าเดือนละ 20,000 บาท จ่ายล่วงหน้าสิบสองเดือนเป็น 240,000 บาท และเงินประกันสองเดือนอีก 40,000 บาท เงินรวม 280,000 บาทต้องมีใบรับเงินแยกประเภท ถ้าร่างกำหนดให้คืนค่าเช่าส่วนที่ยังไม่ได้ใช้เมื่อยุติด้วยเหตุเฉพาะ และใช้ไปแล้วสี่เดือน ส่วนที่นำมาคำนวณตามข้อนั้นคือ 240,000 − (20,000 × 4) = 160,000 บาท ยังต้องตรวจยอดค้างและเงื่อนไขจริงก่อนสรุปยอดคืน

ส่วนค่าปรับพื้นที่ 900,000 บาทไม่กลายเป็นค่าเสียหายที่เรียกคืนได้ทั้งหมดเพียงเพราะมีใบเสร็จ ต้องพิจารณาเหตุเลิกสัญญา การรับความเสี่ยง สิ่งที่ยังใช้ต่อได้ และข้อตกลงชดเชย ตัวเลขข้างต้นใช้แสดงวิธีแยกบัญชี มิใช่อัตราค่าบริการร่างสัญญาหรือจำนวนที่ศาลจะให้

เอกสารที่ควรส่งตรวจร่างเช่าที่ดินระยะยาว

• เอกสารสิทธิและรายการจดทะเบียนด้านหลังฉบับที่ตรวจสอบปัจจุบัน พร้อมแผนที่บริเวณเช่า
• ข้อมูลเจ้าของ ผู้ร่วมถือกรรมสิทธิ์ และผู้มีอำนาจลงนามหรือหนังสือมอบอำนาจที่เกี่ยวข้อง
• แผนกิจการ แบบพื้นที่ ทางเข้าออก และข้อจำกัดที่ทราบจากหน่วยงานหรือจากเจ้าของ
• ข้อตกลงค่าเช่า เงินประกัน เงินก้อนแรก และเงื่อนไขเพิ่มค่าเช่าทุกช่วง
• รายการสิ่งปลูกสร้างเดิมกับสิ่งที่จะลงทุนเพิ่ม พร้อมข้อเสนอเรื่องกรรมสิทธิ์และการคืนพื้นที่
• ร่างเดิม แชตเจรจา และหลักฐานเงินที่จ่ายแล้ว โดยแยกข้อที่ตกลงกับข้อที่ยังค้าง

ควรทำสรุปหนึ่งหน้าเพิ่มว่าใครเป็นฝ่ายคุณ ต้องใช้ที่ดินทำอะไร และยอมเริ่มงานได้เมื่อใด เอกสารที่ระบุเพียงเลขโฉนดกับราคาไม่เพียงพอสำหรับร่างสัญญาที่ผูกกับเงินลงทุน หากยังไม่ได้ตรวจแนวเขตหรือมีผู้ใช้ทางร่วม ให้บอกสถานะตามจริงเพื่อกำหนดเงื่อนไขรอผล แทนการใส่คำรับรองว่าพื้นที่ไม่มีปัญหา

การซื้อขาย เช่าช่วง และสิ่งปลูกสร้างที่ต้องดูร่วมกัน

หากเจ้าของขายทรัพย์ระหว่างเช่า มาตรา 569 มีหลักว่าการเช่าอสังหาริมทรัพย์ไม่ระงับเพราะโอนกรรมสิทธิ์ แต่ไม่ควรย่อเป็นว่าผู้ซื้อผูกพันข้อตกลงพิเศษทุกข้อโดยอัตโนมัติ ต้องแยกหน้าที่ตามสัญญาเช่ากับข้อตกลงเกี่ยวกับเงินลงทุนหรือสิทธิอื่น และจัดส่งเอกสารให้คู่สัญญาทุกฝ่ายเข้าใจตรงกัน คนที่กำลังซื้อทรัพย์มีภาระควรอ่าน รายการที่ต้องตกลงในสัญญาจะซื้อจะขาย ประกอบ

การให้บริษัทในเครือหรือคนอื่นใช้พื้นที่ต้องพิจารณาว่าเป็นการเช่าช่วงหรือโอนสิทธิหรือไม่ มาตรา 544 มีหลักห้ามหากไม่ได้ตกลงไว้เป็นอย่างอื่น จึงควรเขียนข้อยกเว้นที่ต้องการให้ชัด ไม่ใช้คำว่าผู้เช่ามีสิทธิประกอบกิจการแล้วถือว่าครอบคลุมทุกนิติบุคคลในกลุ่ม

เรื่องก่อสร้างยังต้องตรวจใบอนุญาต ความยินยอม และการคืนสภาพ ส่วนสิทธิในตัวที่ดินเริ่มจาก แนวทางตรวจเอกสารสิทธิที่ดิน แม้บทความนั้นมุ่งผู้ซื้อ หลักการระบุตัวเจ้าของและภาระก็เป็นจุดเริ่มต้นของการเช่าได้ โดยต้องปรับรายการตรวจให้ตรงธุรกรรมเช่า

หากใช้พื้นที่เป็นร้านหรืออาคาร ให้ดู ข้อตกลงค่าตกแต่งและคืนพื้นที่ ส่วนการเพาะปลูกควรตรวจ สัญญาเช่าที่ดินเกษตรและกฎหมายพิเศษ ก่อนนำหลักเช่าทั่วไปไปใช้

ทางไปต่อ: วางเงื่อนไขก่อนล็อกเงินลงทุน

1. ตรวจเจ้าของ พื้นที่ และการใช้ประโยชน์ที่ต้องการให้ตรงกัน
2. ทำตารางวันจดทะเบียน ส่งมอบ จ่ายเงิน และเริ่มลงทุน
3. แยกเงินแต่ละประเภทกับผลเมื่อเงื่อนไขไม่สำเร็จ
4. ตกลงสิทธิในสิ่งปลูกสร้างและวิธีคืนพื้นที่
5. ให้ผู้มีอำนาจตรวจร่างกับเอกสารแนบก่อนนัดลงนามและจดทะเบียน

ควรให้ตรวจโดยเร็วเมื่อสัญญาเกินสามปีแต่ไม่มีวันจดทะเบียน ต้องจ่ายเงินก่อนเห็นเอกสารเจ้าของ หรือมีแผนลงทุนในสิ่งปลูกสร้างที่เคลื่อนย้ายไม่ได้ อย่ารอให้ใกล้หมดสามปีแล้วค่อยมาหาข้อตกลงเรื่องระยะยาว เพราะเอกสารและอำนาจต่อรองอาจเปลี่ยนไปแล้ว

ส่งเอกสารสิทธิ ร่างเดิม ตารางค่าเช่า และแผนใช้พื้นที่ผ่าน บริการร่างและตรวจสัญญาของยอดทิพย์ธรรม โดยระบุว่าคุณเป็นผู้ให้เช่าหรือผู้เช่าและวันที่ต้องใช้ร่าง เพื่อประเมินขอบเขตงานให้สัมพันธ์กับทะเบียนและเงินลงทุน

ผู้เขียน นางสาวจุฑาทิพย์ เตี้ยบัวแก้ว ใบอนุญาตว่าความตั้งแต่ปี 2560

สาขาที่เชี่ยวชาญ: คดีแพ่งและการว่าความ · คดีอาญา · ที่ดินและอสังหาริมทรัพย์

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ