PDPA งานสัมมนาและอีเวนต์ ลงทะเบียน ถ่ายภาพและส่งรายชื่อสปอนเซอร์อย่างไร

PDPA งานอีเวนต์มักมีคนรับข้อมูลหลายชุดในวันเดียว ตั้งแต่ทีมขายบัตร เจ้าหน้าที่เช็กอิน ช่างภาพและผู้สนับสนุน ความเร่งด่วนหน้างานทำให้รายชื่อพร้อมเบอร์ถูกส่งในกลุ่มกว้างได้ง่าย ผู้จัดจึงควรตกลงขอบเขตแต่ละทีมก่อนเปิดลงทะเบียน

สถานการณ์ที่ต้องแยกก่อนตัดสินใจ

กรณีต่อไปนี้เป็นตัวอย่างสมมติ ใช้อธิบายความแตกต่างของข้อเท็จจริง ไม่ใช่ข้อมูลลูกความหรือคำพิพากษา

• ผู้ร่วมงานให้ชื่อกับอีเมลเพื่อรับบัตร แต่หลังงานได้รับการตลาดจากผู้สนับสนุนที่ไม่เคยทราบว่าจะได้ข้อมูล ต้องตรวจการส่งต่อแยก
• งานมีภาพบรรยากาศกว้างกับการถ่ายสัมภาษณ์เฉพาะบุคคลเพื่อโฆษณา การประเมินฐานและผลกระทบอาจต่างกัน
• ผู้ร่วมงานแจ้งไม่ต้องการภาพประชาสัมพันธ์ แต่ช่างภาพไม่ทราบและนำภาพขึ้นเพจ ต้องมีวิธีส่งทางเลือกไปถึงคนถ่ายจริง

เริ่มแก้ปัญหาตามลำดับใด

กำหนดข้อมูลขั้นต่ำของการลงทะเบียน ตรวจวัตถุประสงค์ภาพแต่ละแบบและการส่งสปอนเซอร์ ทำข้อความแจ้งกับทางเลือกก่อนงาน แล้วซ้อมเช็กอิน ถ่ายภาพและรับคำขอให้ทุกทีมใช้ขั้นตอนเดียวกัน

วางระบบข้อมูลก่อนเปิดประตูงาน

แบบลงทะเบียนต้องไม่เก็บเผื่อทุกแผนการตลาด

แยกข้อมูลเพื่อออกบัตร ติดต่อการเปลี่ยนกำหนดและออกเอกสารจากข้อมูลสำหรับเสนอขายภายหลัง หากถามตำแหน่งงานหรือความสนใจให้ระบุวัตถุประสงค์และฐาน ไม่ขอสำเนาบัตรทุกคนเพียงเพื่อเช็กชื่อโดยยังไม่มีเหตุจำเป็น รายชื่อที่พิมพ์ให้ทีมเช็กอินควรมีเฉพาะสิ่งที่ใช้หน้างาน

ป้ายถ่ายภาพต้องมาคู่กับฐานและขอบเขต

กำหนดก่อนว่าจะบันทึกภาพเพื่อรายงานกิจกรรม ประชาสัมพันธ์หรือขายสื่อ และใครเป็นผู้รับ ภาพบรรยากาศกับภาพเจาะบุคคลมีผลกระทบต่างกันจึงต้องประเมินตามข้อเท็จจริง การเดินผ่านป้ายไม่ควรถูกเขียนเป็นความยินยอมทุกกิจกรรมโดยอัตโนมัติ หากใช้ฐานอื่นต้องบันทึกเหตุและเงื่อนไขให้ตรวจได้

ถ้าใช้ความยินยอมต้องมีวิธีเลือกที่ใช้ได้จริง

ทำให้คนทราบทางเลือกก่อนถ่ายหรือเผยแพร่ อาจกำหนดพื้นที่หรือวิธีสื่อสารกับทีมภาพที่เหมาะกับงานโดยไม่ทำให้ผู้ไม่ยินยอมเสียสิทธิส่วนที่ไม่เกี่ยวข้อง ต้องมีช่องทางถอนและแผนจัดการภาพที่ยังใช้ ไม่ให้ผู้ร่วมงานต้องไล่ตามช่างภาพหลายบริษัทด้วยตนเองทั้งหมด

สปอนเซอร์ไม่ควรได้รับรายชื่อเพียงเพราะจ่ายค่างาน

ระบุการส่งข้อมูลและฐานก่อนรับลงทะเบียน หากสปอนเซอร์เก็บข้อมูลที่บูธของตน ต้องให้ผู้ร่วมงานเห็นว่าใครเป็นผู้เก็บและใช้เพื่ออะไร ผู้จัดต้องตรวจขอบเขตการแบ่งข้อมูลในสัญญา ไม่ส่งไฟล์ลงทะเบียนเต็มให้ทุกเจ้าโดยอ้างสิทธิทางการค้าในสัญญาที่ผู้ร่วมงานไม่ได้เป็นคู่สัญญา

ผู้รับจ้างและข้อมูลพิเศษต้องจัดตามความเสี่ยง

ทีมแพลตฟอร์มบัตร ช่างภาพและผู้รับจ้างเช็กอินต้องมีบทบาทกับขอบเขตชัด ข้อมูลแพ้อาหารหรือความต้องการด้านสุขภาพต้องตรวจมาตรา 26 หากเป็นข้อมูลอ่อนไหว ส่งให้ผู้ดูแลเฉพาะงานโดยลดรายละเอียดที่ไม่จำเป็น เมื่อจบงานให้ถอนลิงก์และทบทวนไฟล์รายชื่อ ไม่ทิ้งเอกสารเช็กอินไว้ให้คนนอกถ่ายได้

ข้อกฎหมายที่ใช้และเงื่อนไขที่ต้องระวัง

PDPA มาตรา 19 กำหนดความยินยอมที่เข้าใจได้และเป็นอิสระ มาตรา 23 ว่าด้วยการแจ้ง มาตรา 24 และ 26 ใช้ตรวจฐานตามข้อมูล มาตรา 37 และ 40 เกี่ยวกับความปลอดภัยและผู้ประมวลผล หากใช้ข้อมูลเพื่อการตลาดแบบตรงต้องรองรับสิทธิตามมาตรา 32(2) ด้วย

พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ.2562 ฉบับราชกิจจานุเบกษา เป็นตัวบทหลักที่ใช้อ้างอิงในบทความนี้

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: ถ้าพลาดแล้วต้องรับมืออะไร

ภาพที่ถูกส่งให้หลายสปอนเซอร์อาจตามลบยากกว่าภาพบนเพจผู้จัด จึงควรกำหนดสิทธิใช้และวิธีประสานตั้งแต่สัญญา เมื่อได้รับคำขอให้ตรวจว่าภาพอยู่ที่ใดและยังใช้อย่างไร ไม่รับรองว่าจะลบทุกสำเนาบนอินเทอร์เน็ตได้หรือปฏิเสธทันทีว่าเคยติดป้ายแล้ว

หลักฐานที่ควรเก็บก่อนข้อมูลเปลี่ยนไป

• แบบลงทะเบียนและคำแจ้งฉบับที่ใช้จริง
• แผนภาพและเหตุเลือกฐานแต่ละวัตถุประสงค์
• หลักฐานความยินยอมและทางเลือกเมื่อใช้ฐานนี้
• สัญญาผู้รับจ้างกับรายการส่งข้อมูลสปอนเซอร์
• บันทึกคำขอเกี่ยวกับภาพและผลประสานผู้รับ

ให้เจ้าของงานระบุว่าเอกสารแต่ละฉบับใช้กับกระบวนการใด ใครเป็นผู้อนุมัติ และเริ่มใช้เมื่อใด เก็บหลักฐานการทำงานจริงประกอบแบบฟอร์ม เช่น ผลทดสอบสิทธิหรือบันทึกการส่งข้อมูล หากพบว่าเอกสารกับระบบไม่ตรงกัน ให้บันทึกช่องว่างและผู้รับผิดชอบแก้ไข ไม่เปลี่ยนบันทึกย้อนหลังให้ดูเหมือนปฏิบัติถูกต้องมาตั้งแต่ต้น

ก่อนส่งหลักฐานให้ผู้อื่น ตรวจว่ามีข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องปะปนหรือไม่ สำเนาสำหรับตรวจอาจปกปิดส่วนที่ไม่จำเป็นได้ โดยรักษาต้นฉบับไว้ในพื้นที่จำกัดสิทธิ บันทึกผู้รับ วันที่ส่งและวัตถุประสงค์ หากมีข้อพิพาทต้องพิจารณาระยะเก็บและการพักทำลายเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้อง ไม่ใช้เหตุเตรียมคดีเป็นข้ออ้างเก็บข้อมูลทุกชุดไม่มีกำหนด

สปอนเซอร์อ้างว่าซื้อสิทธิรับรายชื่อไว้ในแพ็กเกจแล้ว

ตรวจว่าสิ่งที่ขายในแพ็กเกจมีฐานรองรับต่อเจ้าของข้อมูลหรือไม่ และคำแจ้งลงทะเบียนบอกผู้รับกับวัตถุประสงค์ตรงกันหรือไม่ หากหลักฐานไม่พอ ให้หยุดการส่งรายชื่อเต็มและหาทางส่งผลรวมที่ไม่ระบุตัว หรือให้ผู้ร่วมงานเลือกติดต่อสปอนเซอร์เองตามกระบวนการที่ชอบ ส่วนช่างภาพที่อ้างว่าภาพเป็นผลงานตน ต้องแยกสิทธิในภาพจากฐานใช้ข้อมูลของบุคคลในภาพ สัญญางานควรระบุสิทธิใช้ต่อและวิธีรับคำขอให้ชัด

แผนลงมือวันนี้ ภายใน 7 วันและ 30 วัน

ช่วงเวลานี้เป็นตัวอย่างแผนจัดงาน ไม่ใช่กำหนดตามกฎหมาย หากมีเหตุเร่งด่วน หนังสือกำหนดตอบหรืออายุความ ต้องดำเนินการตามกำหนดนั้นก่อน

ช่วงเวลา	สิ่งที่ควรทำ
วันนี้	ตรวจแบบสมัคร รายชื่อผู้รับข้อมูลและวัตถุประสงค์ภาพ
ภายใน 7 วัน	แจ้งขอบเขตทุกทีมและทดสอบทางเลือกผู้ร่วมงาน
ภายใน 30 วัน	ทบทวนภาพกับรายชื่อหลังงานและถอนสิทธิที่หมดความจำเป็น

ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง

อย่ารวมยินยอมภาพและรับโฆษณาจากทุกสปอนเซอร์ไว้ในข้อเดียว และอย่าปล่อยรายชื่อพร้อมข้อมูลติดต่อบนโต๊ะเช็กอินให้ผู้ร่วมงานคนอื่นเห็นทั้งหน้า

อ่านต่อและเตรียมเรื่องก่อนปรึกษา

อ่านภาพรวมในPDPA Audit-Ready หลักฐานที่องค์กรต้องมีเมื่อถูกตรวจหรือร้องเรียน แล้วนำมาเทียบกับเหตุการณ์และเอกสารของตน

เรื่องที่เกี่ยวข้องโดยตรงคือPDPA โรงเรียนและสถานศึกษา ใช้รูปเด็ก ผลการเรียนและข้อมูลสุขภาพอย่างไร และสมัครสมาชิกร้านและสะสมแต้ม ขอเบอร์ วันเกิดและยินยอมการตลาดอย่างไร

หากต้องพิจารณาขั้นตอนที่เชื่อมกัน อ่านมี Privacy Notice ครบแล้ว ทำไมยังไม่พร้อมให้ตรวจ PDPAประกอบ

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรมช่วยตรวจแบบลงทะเบียน แพ็กเกจสปอนเซอร์และข้อตกลงทีมภาพ พร้อมวางทางเลือกผู้ร่วมงานกับขั้นตอนถอนการใช้ภาพผ่านบริการกฎหมาย PDPA โดยประเด็นที่เกี่ยวข้องสามารถประเมินร่วมกับธุรกิจและสัญญา ก่อนนัดหมายปรึกษา ควรเตรียมลำดับเหตุการณ์ เอกสารที่ได้รับ และผลที่ต้องการให้อีกฝ่ายดำเนินการ เพื่อประเมินทางเลือกจากหลักฐานที่มีจริง

บทความโดยนายเอกราช ทิพย์แมม ดูข้อมูลผู้เขียนและทีมทนายความยอดทิพย์ธรรมประกอบการติดต่อ

อ่านต่อ: สิทธิและแนวปฏิบัติในสถานการณ์ที่เกี่ยวข้อง

• ข้อมูลเด็กและผู้เยาว์ ใครต้องให้ความยินยอมตาม PDPA

ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

• พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 19 และ 23: ความยินยอมและการแจ้งรายละเอียด
• มาตรา 24 และ 26: ฐานข้อมูลทั่วไปและข้อมูลอ่อนไหว เช่น ข้อมูลสุขภาพผู้ร่วมงาน
• มาตรา 37 และ 40: มาตรการความปลอดภัยและบทบาทผู้ประมวลผล
• มาตรา 32(2): สิทธิคัดค้านเมื่อใช้ข้อมูลเพื่อการตลาดแบบตรง

คำถามที่พบบ่อย

ติดป้ายถ่ายภาพแล้วถือว่ายินยอมทุกคนไหม

ไม่ใช่ ป้ายมีหน้าที่แจ้ง ต้องตรวจฐานที่ใช้และเงื่อนไขความยินยอมหากอาศัยฐานนั้น ภาพบรรยากาศและภาพเจาะบุคคลอาจมีผลกระทบต่างกัน จึงต้องประเมินตามการใช้จริง

ส่งรายชื่อให้สปอนเซอร์ได้เพราะอยู่ในสัญญาจัดงานไหม

ต้องมีฐานและการแจ้งที่เกี่ยวกับเจ้าของข้อมูล สัญญาผู้จัดกับสปอนเซอร์อย่างเดียวไม่พอ ควรตรวจว่าผู้ร่วมงานได้รับแจ้งและมีฐานรองรับการส่งให้ผู้รับแต่ละประเภทหรือไม่

ภาพบรรยากาศกับภาพสัมภาษณ์ใช้เงื่อนไขเดียวกันหรือไม่

ต้องประเมินวัตถุประสงค์ ความจำเป็นและผลกระทบของแต่ละแบบ ไม่ใช้ข้อสรุปเดียวกับทุกภาพ ภาพสัมภาษณ์ที่นำไปทำโฆษณาควรตรวจขอบเขตการอนุญาตและช่องทางที่จะเผยแพร่โดยตรง

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ