แลกบัตรเข้าอาคารและถ่ายสำเนาบัตรประชาชน เก็บได้แค่ไหนตาม PDPA

แลกบัตรเข้าอาคาร PDPA เป็นงานหน้าประตูที่ทำซ้ำจนมักไม่ถูกทบทวน เจ้าหน้าที่อาจถ่ายบัตรด้วยมือถือส่วนตัวหรือให้ผู้มาติดต่อกรอกสมุดที่เห็นข้อมูลคนก่อนทั้งหมด ขั้นตอนที่สะดวกควรตอบได้ด้วยว่าเก็บอะไรไว้ ทำไมต้องเก็บและใครเปิดดูได้

สถานการณ์ที่ต้องแยกก่อนตัดสินใจ

กรณีต่อไปนี้เป็นตัวอย่างสมมติ ใช้อธิบายความแตกต่างของข้อเท็จจริง ไม่ใช่ข้อมูลลูกความหรือคำพิพากษา

• อาคารตรวจบัตรกับใบหน้าแล้วบันทึกชื่อและช่วงเวลาเข้าออก อาจเพียงพอต่อวัตถุประสงค์บางแบบ ต้องประเมินบริบท
• เครื่องสแกนบัตรดึงทุกช่องลงระบบอัตโนมัติ ทั้งที่ผู้ดูแลใช้เพียงยืนยันผู้มาติดต่อ ต้องตรวจการตั้งค่าและข้อมูลที่เกินจำเป็น
• สมุดแลกบัตรเปิดให้คนถัดไปเห็นเลขบัตร เบอร์โทรและห้องที่มาติดต่อ ต้องออกแบบไม่ให้เผยข้อมูลคนก่อนโดยไม่จำเป็น

เริ่มแก้ปัญหาตามลำดับใด

กำหนดเหตุรักษาความปลอดภัยของพื้นที่ ประเมินวิธีที่เก็บข้อมูลน้อยกว่า ตรวจข้อมูลจากบัตรและเครื่องอ่านจริง ทำคำแจ้งกับระยะเก็บ แล้วทดสอบสิทธิ รปภ. และขั้นตอนคืนหรือทำลายข้อมูล

ลดข้อมูลที่หน้าประตูโดยยังตรวจผู้มาติดต่อได้

ดูต้นฉบับกับเก็บภาพมีผลต่างกัน

หากต้องการเพียงยืนยันชื่อและตัวบุคคล ให้ประเมินว่าตรวจแล้วบันทึกผลหรือออกบัตรผ่านพอหรือไม่ การเก็บภาพเต็มทำให้มีข้อมูลหลายรายการเพิ่มขึ้นและสร้างสำเนาที่ต้องดูแล หากจำเป็นต้องเก็บสำเนาต้องอธิบายเหตุและลดส่วนที่ไม่เกี่ยวข้อง ไม่ใช้ความเคยชินของบริษัท รปภ. เป็นเหตุเดียว

ฐานประโยชน์โดยชอบต้องมีการชั่งน้ำหนัก

มาตรา 24(5) มีเงื่อนไขเรื่องความจำเป็นและสิทธิเสรีภาพของเจ้าของข้อมูล อาคารควรระบุภัยหรือความเสี่ยงที่ต้องจัดการ วิธีที่เลือกและทางเลือกที่กระทบน้อยกว่า ไม่เขียนว่าเพื่อความปลอดภัยแล้วจบ หากมีกฎหมายเฉพาะกำหนดต้องตรวจขอบเขตจริง ไม่อ้างว่ากฎหมายบังคับถ่ายบัตรทุกอาคารโดยไม่มีตัวบท

ตรวจรายการข้อมูลจากเอกสารจริง

เลขประจำตัว รูป ที่อยู่และข้อมูลอื่นต้องประเมินตามการใช้ หากบัตรหรือเอกสารฉบับที่รับมีข้อมูลอ่อนไหวตามมาตรา 26 ต้องตรวจเงื่อนไขเพิ่ม ไม่กล่าวว่าบัตรทุกรุ่นมีข้อมูลศาสนาหรือรายการเดียวกันทั้งหมด รวมถึงไม่อ่านข้อมูลจากชิปหรือด้านหลังเกินที่จำเป็นเพียงเพราะอุปกรณ์รองรับ

บันทึกเข้าออกต้องไม่เปิดให้ผู้มาติดต่อรายอื่น

วางสมุดหรือหน้าจอให้ไม่เห็นรายการคนก่อน ใช้หมายเลขบัตรผ่านแทนข้อมูลเต็มในงานที่ทำได้ จำกัดสิทธิค้นประวัติและส่งออก เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยต้องรู้ว่าการถ่ายด้วยมือถือส่วนตัวหรือส่งในกลุ่มที่มีคนพ้นงานเป็นการเพิ่มสำเนานอกการควบคุม ต้องมีทางทำงานที่องค์กรจัดไว้ให้

ระยะเก็บและผู้รับต้องตรงกับเหตุ

กำหนดระยะจากความจำเป็นและหน้าที่กฎหมายเฉพาะ ไม่ใช้ตัวเลขเดียวกับทุกอาคารโดยไม่มีการประเมิน หากเกิดเหตุให้พักทำลายเฉพาะช่วงที่เกี่ยวข้องตามเหตุที่ชอบ การส่งให้ผู้เช่าอาคาร เจ้าของพื้นที่หรือตำรวจต้องตรวจผู้ขอและขอบเขต ไม่ให้ทุกบริษัทในอาคารเปิดประวัติผู้มาติดต่อทั้งหมดได้

ข้อกฎหมายที่ใช้และเงื่อนไขที่ต้องระวัง

PDPA มาตรา 22 กำหนดการเก็บเท่าที่จำเป็น มาตรา 23 ใช้กับคำแจ้ง มาตรา 24 ใช้เลือกฐานโดยเฉพาะเงื่อนไขฐานประโยชน์โดยชอบตาม (5) และมาตรา 26 ต้องตรวจเมื่อมีข้อมูลอ่อนไหว มาตรา 37 กับ 40 เกี่ยวกับความปลอดภัยและผู้ประมวลผล เช่น ผู้รับจ้างระบบหรือ รปภ. ที่ทำตามคำสั่งในกิจกรรมนั้น

พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ.2562 ฉบับราชกิจจานุเบกษา เป็นตัวบทหลักที่ใช้อ้างอิงในบทความนี้

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: ถ้าพลาดแล้วต้องรับมืออะไร

ข้อมูลหน้าอาคารบอกได้ว่าคนใดไปพบใครและเมื่อใด จึงอาจสร้างผลกระทบแม้ไม่มีข้อมูลการเงิน หากบัตรหรือไฟล์หายต้องตรวจประเภทข้อมูล จำนวนผู้ได้รับผลและการเข้าถึง เพื่อประเมินเหตุละเมิด ไม่รอเจ้าของบัตรร้องเรียนก่อนเริ่มตรวจ

หลักฐานที่ควรเก็บก่อนข้อมูลเปลี่ยนไป

• เหตุและการประเมินความจำเป็นของระบบเข้าออก
• รายการข้อมูลจากบัตรหรือเครื่องอ่านที่เก็บจริง
• คำแจ้งและป้ายที่ผู้มาติดต่อเห็นก่อนให้ข้อมูล
• สิทธิผู้ใช้ระบบ สัญญา รปภ. และบันทึกส่งออก
• ค่าระยะเก็บกับหลักฐานคืน ลบหรือพักทำลายเฉพาะกรณี

ให้เจ้าของงานระบุว่าเอกสารแต่ละฉบับใช้กับกระบวนการใด ใครเป็นผู้อนุมัติ และเริ่มใช้เมื่อใด เก็บหลักฐานการทำงานจริงประกอบแบบฟอร์ม เช่น ผลทดสอบสิทธิหรือบันทึกการส่งข้อมูล หากพบว่าเอกสารกับระบบไม่ตรงกัน ให้บันทึกช่องว่างและผู้รับผิดชอบแก้ไข ไม่เปลี่ยนบันทึกย้อนหลังให้ดูเหมือนปฏิบัติถูกต้องมาตั้งแต่ต้น

ก่อนส่งหลักฐานให้ผู้อื่น ตรวจว่ามีข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องปะปนหรือไม่ สำเนาสำหรับตรวจอาจปกปิดส่วนที่ไม่จำเป็นได้ โดยรักษาต้นฉบับไว้ในพื้นที่จำกัดสิทธิ บันทึกผู้รับ วันที่ส่งและวัตถุประสงค์ หากมีข้อพิพาทต้องพิจารณาระยะเก็บและการพักทำลายเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้อง ไม่ใช้เหตุเตรียมคดีเป็นข้ออ้างเก็บข้อมูลทุกชุดไม่มีกำหนด

รปภ. อ้างว่าเป็นนโยบายอาคาร ต้องยอมถ่ายทั้งบัตร

ให้ถามผู้ควบคุมข้อมูลของอาคารว่าวัตถุประสงค์ใดต้องใช้สำเนาเต็มและมีทางเลือกยืนยันตัวที่กระทบน้อยกว่าหรือไม่ เจ้าหน้าที่หน้างานควรมีช่องทางส่งต่อคำถามโดยไม่เปิดข้อมูลผู้มาติดต่อรายก่อนให้ดูเป็นตัวอย่าง หากอ้างกฎหมายบังคับ ต้องระบุฉบับและขอบเขตที่ใช้กับอาคารนั้น ไม่ใช้คำว่านโยบายแทนฐานกฎหมาย เก็บฉบับคำแจ้งและรายการข้อมูลที่ระบบอ่านจริง เพื่อประเมินว่ามีข้อมูลเกินจากที่ผู้มาติดต่อเห็นบนหน้าจอหรือไม่

แผนลงมือวันนี้ ภายใน 7 วันและ 30 วัน

ช่วงเวลานี้เป็นตัวอย่างแผนจัดงาน ไม่ใช่กำหนดตามกฎหมาย หากมีเหตุเร่งด่วน หนังสือกำหนดตอบหรืออายุความ ต้องดำเนินการตามกำหนดนั้นก่อน

ช่วงเวลา	สิ่งที่ควรทำ
วันนี้	ตรวจสมุดและมือถือที่ใช้ถ่ายบัตรกับข้อมูลที่คนอื่นเห็น
ภายใน 7 วัน	ปรับรายการเก็บ คำแจ้งและวิธีส่งเรื่องให้ผู้รับผิดชอบ
ภายใน 30 วัน	ทดสอบการลบตามระยะ ถอนสิทธิ รปภ. เก่าและรับคำขอ

ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง

อย่าคิดว่าคนยอมแลกบัตรเท่ากับยอมให้ใช้ทุกอย่าง และอย่าปิดบางช่องเฉพาะสำเนากระดาษแต่ยังเก็บไฟล์เต็มไว้ในระบบโดยไม่ตรวจเหตุ

อ่านต่อและเตรียมเรื่องก่อนปรึกษา

อ่านภาพรวมในPDPA Audit-Ready หลักฐานที่องค์กรต้องมีเมื่อถูกตรวจหรือร้องเรียน แล้วนำมาเทียบกับเหตุการณ์และเอกสารของตน

เรื่องที่เกี่ยวข้องโดยตรงคือPDPA คอนโดและหมู่บ้านจัดสรร นิติบุคคลใช้ข้อมูลลูกบ้านได้แค่ไหน และติด CCTV ในร้านต้องมีป้ายอะไร และลูกค้าขอดูภาพได้แค่ไหน

หากต้องพิจารณาขั้นตอนที่เชื่อมกัน อ่านประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้เมื่อใดและบันทึกการชั่งน้ำหนักอย่างไรประกอบ

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรมช่วยตรวจความจำเป็นของการแลกบัตร คำแจ้งหน้าจุดเข้าออกและข้อตกลง รปภ. พร้อมกำหนดสิทธิดูประวัติผู้มาติดต่อผ่านบริการกฎหมาย PDPA โดยประเด็นที่เกี่ยวข้องสามารถประเมินร่วมกับที่ดินและอสังหาริมทรัพย์ และธุรกิจและสัญญา ก่อนนัดหมายปรึกษา ควรเตรียมลำดับเหตุการณ์ เอกสารที่ได้รับ และผลที่ต้องการให้อีกฝ่ายดำเนินการ เพื่อประเมินทางเลือกจากหลักฐานที่มีจริง

บทความโดยนายเอกราช ทิพย์แมม ดูข้อมูลผู้เขียนและทีมทนายความยอดทิพย์ธรรมประกอบการติดต่อ

อ่านต่อ: สิทธิและแนวปฏิบัติในสถานการณ์ที่เกี่ยวข้อง

• PDPA เจ้าของห้องเช่า เก็บบัตรผู้เช่า ติดกล้องและแจ้งนิติบุคคลได้แค่ไหน

ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

• พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 22–23: ความจำเป็นและคำแจ้งก่อนหรือขณะเก็บตามหน้าที่
• มาตรา 24(5): ประโยชน์โดยชอบต้องประเมินความจำเป็นและสิทธิเสรีภาพของเจ้าของข้อมูล
• มาตรา 26: ตรวจเงื่อนไขเพิ่มเมื่อเอกสารหรือระบบเก็บข้อมูลอ่อนไหว
• มาตรา 37 และ 40: ความปลอดภัยและหน้าที่ผู้รับจ้างที่เป็นผู้ประมวลผล

คำถามที่พบบ่อย

ทุกอาคารต้องถ่ายบัตรประชาชนไหม

ไม่ควรสรุปเช่นนั้น ต้องตรวจความจำเป็นและกฎหมายเฉพาะที่ใช้กับพื้นที่ การตรวจต้นฉบับและบันทึกเพียงบางรายการอาจเป็นทางเลือกที่ควรประเมิน

ปิดเลขบัตรบางตัวแล้วพ้น PDPA หรือไม่

ไม่เสมอ ข้อมูลที่เหลืออาจยังระบุคนได้ ต้องตรวจทั้งชุดและบริบท ต้องดูว่าผู้รับสามารถเชื่อมข้อมูลที่เหลือกับชื่อ รูปหรือประวัติการเข้าออกได้หรือไม่

ให้ รปภ. ใช้มือถือส่วนตัวถ่ายได้เลยไหม

ต้องประเมินฐาน ความปลอดภัยและการควบคุมสำเนา ควรจัดช่องทางงานที่ตรวจสิทธิและระยะเก็บได้ การลบจากเครื่องภายหลังไม่รับรองว่าสำเนาในคลาวด์หรือแชตถูกลบตามไปด้วย

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ