PDPA คอนโดและหมู่บ้านจัดสรร นิติบุคคลใช้ข้อมูลลูกบ้านได้แค่ไหน

PDPA คอนโดมักเริ่มเป็นปัญหาเมื่อรายชื่อค้างค่าส่วนกลางถูกส่งในกลุ่มลูกบ้าน หรือภาพกล้องถูกแชร์ต่อเพื่อหาคนทำผิด งานนิติบุคคลต้องใช้ข้อมูลจริง แต่ควรเริ่มจากคำถามว่าใครต้องเห็นข้อมูลเพื่อทำหน้าที่ใด ไม่ใช่ให้ทุกคนในคณะกรรมการดาวน์โหลดทะเบียนทั้งอาคารไว้ในโทรศัพท์

สถานการณ์ที่ต้องแยกก่อนตัดสินใจ

กรณีต่อไปนี้เป็นตัวอย่างสมมติ ใช้อธิบายความแตกต่างของข้อเท็จจริง ไม่ใช่ข้อมูลลูกความหรือคำพิพากษา

• นิติบุคคลเก็บชื่อผู้ติดต่อฉุกเฉินเพื่อช่วยเมื่อเกิดเหตุ แต่ต่อมาส่งรายชื่อให้ร้านค้าที่มาขายบริการในโครงการ วัตถุประสงค์ใหม่ต้องตรวจแยก
• กรรมการต้องตรวจยอดค้างเพื่อดำเนินคดี อาจจำเป็นต้องเห็นรายละเอียดต่างจากรายงานภาพรวมที่ส่งให้ลูกบ้านทั้งหมด
• ลูกบ้านขอภาพรถถูกชน ภาพช่วงเดียวกันเห็นเด็กและผู้มาติดต่อห้องอื่น ต้องตรวจขอบเขตและปกปิดส่วนที่ไม่จำเป็นก่อนส่ง

เริ่มแก้ปัญหาตามลำดับใด

ทำรายการข้อมูลตามงานจริง แยกทะเบียนเจ้าของร่วม ผู้พักอาศัย ผู้มาติดต่อและผู้รับเหมา ระบุฐานและคนที่ต้องใช้ ตรวจประกาศกับแบบฟอร์ม จากนั้นแก้สิทธิในกล้องและกลุ่มแชต พร้อมกำหนดคนรับคำขอและเหตุข้อมูลหลุด

จัดงานนิติบุคคลให้ใช้ข้อมูลพอดีกับหน้าที่

หน้าที่จัดการทรัพย์ส่วนกลางไม่ใช่อำนาจเปิดเผยไม่จำกัด

สำหรับอาคารชุด มาตรา 33 แห่งพระราชบัญญัติอาคารชุดกำหนดวัตถุประสงค์ของนิติบุคคลเกี่ยวกับการจัดการและดูแลรักษาทรัพย์ส่วนกลางภายใต้เงื่อนไขกฎหมาย การใช้ข้อมูลต้องโยงกับงานนั้นและตรวจฐานตาม PDPA ด้วย ส่วนนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรอยู่ภายใต้กฎหมายอีกฉบับหนึ่ง จึงไม่ควรคัดข้อความอ้างมาตราเดียวกันมาใช้โดยไม่ตรวจสถานะโครงการ

รายงานค่าส่วนกลางต้องเลือกผู้รับและรายละเอียด

แยกรายงานเพื่อทำบัญชี ตรวจสอบสิทธิ หรือดำเนินคดี ออกจากการประกาศในพื้นที่ที่คนนอกเห็นได้ ถ้ารายงานภาพรวมตอบวัตถุประสงค์ได้ ไม่ควรแนบเบอร์โทร สำเนาบัตรหรือเหตุส่วนตัวของผู้ค้างชำระ การลงเลขห้องอาจยังระบุคนได้จากบริบท จึงไม่ถือว่าปกปิดชื่อแล้วพ้นเรื่องข้อมูลส่วนบุคคลทุกกรณี

ทะเบียนผู้พักอาศัยควรเปลี่ยนตามการย้ายเข้าออก

เก็บข้อมูลเท่าที่ใช้ติดต่อ บริหารสิทธิและรักษาความปลอดภัย ระบุว่าเจ้าของห้องแจ้งข้อมูลผู้เช่าหรือผู้เช่าให้เอง เพราะมีผลต่อขั้นตอนแจ้งการเก็บจากแหล่งอื่น เมื่อย้ายออกให้ปรับสิทธิบัตรผ่านและรายชื่อผู้ติดต่อ การเก็บเอกสารสัญญาเช่าทั้งฉบับโดยไม่อธิบายว่าต้องใช้ข้อใด อาจทำให้รับข้อมูลเกินความจำเป็น

ผู้จัดการและบริษัท รปภ. ต้องมีขอบเขตงานชัด

พิจารณาบทบาทตามการตัดสินใจจริง บริษัทบริหารที่ทำตามคำสั่งอาจเป็นผู้ประมวลผลในงานนั้น ต้องมีข้อตกลงและมาตรการตามหน้าที่ ผู้รับเหมาที่มีวัตถุประสงค์ของตนต้องตรวจอีกแบบ กำหนดว่าใครเปิดกล้องได้ ใครอนุมัติส่งออก และต้องทำอย่างไรเมื่อเปลี่ยนบริษัทหรือผู้จัดการ เพื่อไม่ให้รหัสเดิมยังใช้เข้าระบบได้

กลุ่มแชตควรใช้แจ้งงาน ไม่เป็นแฟ้มประวัติลูกบ้าน

แยกช่องทางรับเรื่องร้องเรียนที่เป็นส่วนตัวออกจากกลุ่มประกาศ อธิบายเจ้าหน้าที่ว่าภาพบัตรประชาชน ใบรับรองแพทย์และข้อกล่าวหาต่อบุคคลไม่ควรถูกส่งให้สมาชิกทั้งกลุ่ม หากต้องแจ้งเหตุให้ใช้รายละเอียดที่พอแก้สถานการณ์ กำหนดผู้ดูแลและตรวจสิทธิสมาชิกเมื่อย้ายออก โดยไม่ลบหลักฐานสำคัญของข้อพิพาทโดยพลการ

ข้อกฎหมายที่ใช้และเงื่อนไขที่ต้องระวัง

PDPA มาตรา 22 กำหนดการเก็บเท่าที่จำเป็น มาตรา 23 ว่าด้วยการแจ้ง มาตรา 24 ใช้พิจารณาฐานสำหรับข้อมูลทั่วไป และมาตรา 37 กำหนดหน้าที่ด้านความปลอดภัย การให้ผู้รับจ้างประมวลผลต้องตรวจมาตรา 40 ส่วนอำนาจนิติบุคคลอาคารชุดต้องอ่านร่วมกับพระราชบัญญัติอาคารชุด โดยเฉพาะมาตรา 33 และข้อบังคับที่ชอบด้วยกฎหมาย

พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ.2562 ฉบับราชกิจจานุเบกษา เป็นตัวบทหลักที่ใช้อ้างอิงในบทความนี้

พระราชบัญญัติอาคารชุด เผยแพร่โดยกรมที่ดิน

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: ถ้าพลาดแล้วต้องรับมืออะไร

ข้อพิพาทอาจเกิดทั้งจากการเผยแพร่ข้อมูลและการไม่ให้ข้อมูลที่ผู้ขอมีสิทธิได้รับ จึงต้องมีเหตุผลของคำตอบรายครั้ง มติคณะกรรมการไม่ช่วยแก้การเปิดเผยที่ขัดกฎหมายย้อนหลัง หากเปลี่ยนบริษัทบริหารแล้วแฟ้มลูกบ้านหรือบัญชีกล้องไม่ถูกส่งคืน ต้องรีบจำกัดสิทธิและตรวจว่ามีเหตุละเมิดหรือไม่

หลักฐานที่ควรเก็บก่อนข้อมูลเปลี่ยนไป

• ข้อบังคับและมติที่เกี่ยวกับการใช้ข้อมูลตามงาน
• รายการข้อมูลและฐานของทะเบียนแต่ละประเภท
• ประกาศความเป็นส่วนตัวและป้ายกล้องที่ใช้จริง
• สัญญาบริษัทบริหาร รปภ. และผู้ให้บริการระบบ
• บันทึกผู้เปิดภาพ ผู้รับข้อมูลและการถอนสิทธิเมื่อพ้นหน้าที่

ให้เจ้าของงานระบุว่าเอกสารแต่ละฉบับใช้กับกระบวนการใด ใครเป็นผู้อนุมัติ และเริ่มใช้เมื่อใด เก็บหลักฐานการทำงานจริงประกอบแบบฟอร์ม เช่น ผลทดสอบสิทธิหรือบันทึกการส่งข้อมูล หากพบว่าเอกสารกับระบบไม่ตรงกัน ให้บันทึกช่องว่างและผู้รับผิดชอบแก้ไข ไม่เปลี่ยนบันทึกย้อนหลังให้ดูเหมือนปฏิบัติถูกต้องมาตั้งแต่ต้น

ก่อนส่งหลักฐานให้ผู้อื่น ตรวจว่ามีข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องปะปนหรือไม่ สำเนาสำหรับตรวจอาจปกปิดส่วนที่ไม่จำเป็นได้ โดยรักษาต้นฉบับไว้ในพื้นที่จำกัดสิทธิ บันทึกผู้รับ วันที่ส่งและวัตถุประสงค์ หากมีข้อพิพาทต้องพิจารณาระยะเก็บและการพักทำลายเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้อง ไม่ใช้เหตุเตรียมคดีเป็นข้ออ้างเก็บข้อมูลทุกชุดไม่มีกำหนด

กรรมการอ้างมติที่ประชุมให้เปิดรายชื่อลูกหนี้ได้

มติประชุมเป็นหลักฐานการตัดสินใจขององค์กร แต่ยังต้องตรวจว่าเนื้อหามติอยู่ในอำนาจและการเปิดเผยข้อมูลมีฐานกับความจำเป็นหรือไม่ รายงานให้ผู้มีสิทธิตรวจบัญชีต่างจากปิดชื่อไว้ที่ล็อบบี้ซึ่งบุคคลภายนอกอ่านได้ ให้พิจารณาว่ารายงานยอดรวม เลขบัญชีที่ปกปิด หรือช่องทางจำกัดผู้รับตอบวัตถุประสงค์ได้หรือไม่ หากมีข้อพิพาท ควรเก็บมติ รายงานฉบับที่เผยแพร่และรายชื่อกลุ่มผู้รับ ไม่ใช้เพียงคำว่าทุกคนในโครงการรู้อยู่แล้ว

แผนลงมือวันนี้ ภายใน 7 วันและ 30 วัน

ช่วงเวลานี้เป็นตัวอย่างแผนจัดงาน ไม่ใช่กำหนดตามกฎหมาย หากมีเหตุเร่งด่วน หนังสือกำหนดตอบหรืออายุความ ต้องดำเนินการตามกำหนดนั้นก่อน

ช่วงเวลา	สิ่งที่ควรทำ
วันนี้	ตรวจกลุ่มแชตและหยุดการส่งเอกสารลูกบ้านเกินจำเป็น
ภายใน 7 วัน	กำหนดผู้รับผิดชอบทะเบียน กล้องและคำขอ พร้อมแก้สิทธิผู้พ้นหน้าที่
ภายใน 30 วัน	ทดสอบการส่งมอบข้อมูลเมื่อเปลี่ยนผู้จัดการหรือผู้รับจ้าง

ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง

อย่าถือว่าลูกบ้านทุกคนต้องเห็นข้อมูลทุกห้องเพราะร่วมจ่ายค่าส่วนกลาง และอย่าใช้ความยินยอมรวมฉบับเดียวอนุญาตทุกกิจกรรม การบริหารที่ตรวจสอบได้ทำควบคู่กับการจำกัดข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องได้

อ่านต่อและเตรียมเรื่องก่อนปรึกษา

อ่านภาพรวมในPDPA Audit-Ready หลักฐานที่องค์กรต้องมีเมื่อถูกตรวจหรือร้องเรียน แล้วนำมาเทียบกับเหตุการณ์และเอกสารของตน

เรื่องที่เกี่ยวข้องโดยตรงคือPDPA เจ้าของห้องเช่า เก็บบัตรผู้เช่า ติดกล้องและแจ้งนิติบุคคลได้แค่ไหน และแลกบัตรเข้าอาคารและถ่ายสำเนาบัตรประชาชน เก็บได้แค่ไหนตาม PDPA

หากต้องพิจารณาขั้นตอนที่เชื่อมกัน อ่านติด CCTV ในร้านต้องมีป้ายอะไร และลูกค้าขอดูภาพได้แค่ไหนประกอบ

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรมช่วยตรวจมติและคำแจ้งของนิติบุคคล กำหนดขอบเขตเปิดเผยรายชื่อลูกบ้านและเงื่อนไขงานบริษัทบริหารหรือ รปภ. ผ่านบริการกฎหมาย PDPA โดยประเด็นที่เกี่ยวข้องสามารถประเมินร่วมกับที่ดินและอสังหาริมทรัพย์ ก่อนนัดหมายปรึกษา ควรเตรียมลำดับเหตุการณ์ เอกสารที่ได้รับ และผลที่ต้องการให้อีกฝ่ายดำเนินการ เพื่อประเมินทางเลือกจากหลักฐานที่มีจริง

บทความโดยนายเอกราช ทิพย์แมม ดูข้อมูลผู้เขียนและทีมทนายความยอดทิพย์ธรรมประกอบการติดต่อ

ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

• พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 22–24: ความจำเป็น การแจ้งและฐานการใช้ข้อมูลลูกบ้าน
• มาตรา 37 และ 40: ความปลอดภัยและการกำกับผู้ประมวลผลตามบทบาทจริง
• พ.ร.บ.อาคารชุด มาตรา 33: วัตถุประสงค์ของนิติบุคคลอาคารชุดเกี่ยวกับการจัดการและดูแลทรัพย์ส่วนกลาง ไม่ใช้แทนกฎหมายของหมู่บ้านจัดสรร

คำถามที่พบบ่อย

ประกาศรายชื่อคนค้างค่าส่วนกลางได้ทุกกรณีไหม

ไม่ได้ ต้องพิจารณาฐาน ความจำเป็น ผู้รับและช่องทาง อำนาจเรียกเก็บหนี้ไม่ใช่อำนาจเผยแพร่ข้อมูลไม่จำกัด ต้องแยกรายงานแก่ผู้มีสิทธิตรวจสอบจากประกาศที่บุคคลภายนอกมองเห็น

เลขห้องถือเป็นข้อมูลส่วนบุคคลหรือไม่

อาจเป็นเมื่อเชื่อมโยงจนระบุตัวบุคคลได้ ต้องดูบริบทและข้อมูลอื่นที่ผู้รับมี การลบชื่อออกอย่างเดียวจึงไม่รับรองว่ารายงานนั้นไม่เหลือข้อมูลส่วนบุคคล

เปลี่ยนกรรมการต้องถอนสิทธิระบบหรือไม่

ควรทบทวนและถอนสิทธิที่หมดความจำเป็น รวมทั้งสำเนาเอกสารและบัญชีที่เข้าถึงภาพกล้องได้ ควรบันทึกผู้รับมอบบัญชีและตรวจว่าลิงก์หรือสำเนาเก่ายังเปิดได้หรือไม่

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ