ข้อมูลผู้ติดต่อฉุกเฉินของพนักงาน ต้องแจ้งใครบ้าง

ข้อมูลผู้ติดต่อฉุกเฉินของพนักงานเป็นข้อมูลของบุคคลอีกคนหนึ่ง นายจ้างควรกำหนดเหตุเก็บ วิธีแจ้ง และสิทธิผู้เข้าถึงให้ชัด การให้พนักงานกรอกชื่อญาติไม่ได้หมายความว่าพนักงานให้ความยินยอมแทนญาติได้ทุกกรณี หรือบริษัทนำเบอร์นั้นไปใช้เรื่องอื่นได้ทันที

ข้อมูลผู้ติดต่อฉุกเฉิน ต้องแจ้งพนักงานหรือเจ้าของเบอร์?

ต้องแยกเจ้าของข้อมูลและฐานที่ใช้ การแจ้งพนักงานไม่ได้แทนการแจ้งเจ้าของเบอร์เสมอ เมื่อเก็บจากพนักงานต้องตรวจมาตรา 25 และเงื่อนไขแจ้งที่เกี่ยวข้อง พร้อมจัดวิธีให้ผู้ติดต่อเข้าใจวัตถุประสงค์กับช่องทางใช้สิทธิ ไม่อาศัยลายเซ็นพนักงานแทนความยินยอมของผู้อื่นอัตโนมัติ

พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 22 กำหนดให้เก็บเท่าที่จำเป็นภายใต้วัตถุประสงค์อันชอบด้วยกฎหมาย มาตรา 24 กำหนดฐานสำหรับข้อมูลทั่วไป และมาตรา 25 ว่าด้วยการเก็บจากแหล่งอื่น การจัดเบอร์ติดต่อไว้ล่วงหน้าควรวิเคราะห์ฐานให้ตรงกิจกรรม ไม่อ้างเหตุป้องกันอันตรายเฉพาะหน้าเป็นคำตอบสำเร็จรูปของการเก็บทุกข้อมูลในแบบฟอร์ม

หากพิจารณาฐานประโยชน์โดยชอบตามมาตรา 24 (5) ต้องตรวจความจำเป็นและผลต่อสิทธิของเจ้าของข้อมูล ไม่ถือว่าคำว่าเพื่อความปลอดภัยทำให้เก็บข้อมูลได้ไม่จำกัด ส่วนการใช้ข้อมูลเมื่อเกิดอันตรายจริงอาจมีฐานที่ต้องพิจารณาแยกตามสถานการณ์

ตัวอย่างสมมติ: บริษัทขอชื่อ ความสัมพันธ์ และเบอร์โทรหนึ่งคนสำหรับแจ้งเมื่อพนักงานประสบเหตุ แต่แบบฟอร์มเก่าแนบให้กรอกเลขบัตร ที่อยู่เต็ม และอาชีพของญาติด้วย HR ควรถามว่าฟิลด์ส่วนเพิ่มจำเป็นต่อการติดต่อฉุกเฉินอย่างไร หากอธิบายไม่ได้ควรลดข้อมูลและปรับแบบฟอร์ม ไม่เก็บเพียงเพราะเคยใช้มานาน

คำแจ้งที่เหมาะสมควรบอกว่าใครเก็บข้อมูล ใช้ติดต่อในเรื่องใด เก็บนานเท่าไร และติดต่อแก้ข้อมูลได้อย่างไร โดยไม่เปิดประวัติพนักงานเกินจำเป็น อ่าน คู่มือ PDPA สำหรับนายจ้างและ HR เพื่อเชื่อมข้อมูลผู้ติดต่อกับระบบบุคลากรที่ควบคุมสิทธิได้

ถ้าได้รับเบอร์จากพนักงาน ควรจัดขั้นแจ้งและตรวจอย่างไร?

• ถ้าเก็บเพื่อฉุกเฉินเท่านั้น ให้ระบุเหตุที่ติดต่อและห้ามนำรายชื่อไปใช้การตลาดหรือทวงเรื่องอื่นโดยไม่มีฐาน
• ถ้าใช้ความยินยอม ให้ตรวจว่าได้จากเจ้าของข้อมูลหรือผู้มีอำนาจจริง ไม่ให้พนักงานรับรองแทนอย่างกว้าง
• ถ้าใช้ฐานอื่นตามมาตรา 24 ให้บันทึกเหตุจำเป็นและเงื่อนไข พร้อมตรวจหน้าที่ความโปร่งใสที่เกี่ยวข้อง
• ถ้าฝากพนักงานส่งคำแจ้ง ให้จัดวิธีและหลักฐานที่พอแสดงว่าเจ้าของข้อมูลได้รับ ไม่ถือว่าข้อความในคู่มือพนักงานถึงญาติแล้วเสมอ
• ถ้าเจ้าของเบอร์แจ้งว่าไม่เกี่ยวข้องหรือไม่ประสงค์เป็นผู้ติดต่อ ให้ตรวจและปรับรายการกับพนักงานโดยไม่บังคับใช้เบอร์เดิมต่อ

ระบบควรมีวันที่ตรวจความเป็นปัจจุบันและช่องทางเปลี่ยนผู้ติดต่อ แต่การทดสอบเบอร์ไม่ควรทำโดยส่งรายละเอียดสุขภาพหรือประวัติงานของพนักงานไปพร้อมกัน อาจเริ่มจากข้อความแจ้งวัตถุประสงค์ที่เปิดเผยเท่าที่จำเป็น

กรณีญาติหลายคนได้รับแจ้งเหตุ ต้องเลือกผู้รับตามความจำเป็น ไม่ส่งรายละเอียดทั้งหมดลงกลุ่มครอบครัวโดยอัตโนมัติ และตรวจด้วยว่าข้อมูลสุขภาพของพนักงานมีเงื่อนไขมาตรา 26 ที่ต้องปฏิบัติต่างจากเบอร์โทรทั่วไป

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: ข้อมูลของญาติไม่ใช่ส่วนที่พนักงานยกให้ใช้ได้ทุกเรื่อง

คนมักเข้าใจว่า: พนักงานกรอกเองและเซ็นรับรองแล้ว บริษัทไม่ต้องตรวจอะไรอีก หรือผู้ติดต่อฉุกเฉินต้องรับผิดชอบหนี้และความเสียหายของพนักงานด้วย

กฎหมายมองว่า: ต้องมีฐานและวัตถุประสงค์ของข้อมูลแต่ละคน การเป็นผู้ติดต่อไม่ได้ทำให้เป็นผู้ค้ำประกันหรือผู้รับผิดแทน และการมอบเบอร์ไว้ไม่ได้อนุญาตการเปิดเผยรายละเอียดงานทุกประเภทให้บุคคลนั้น

จุดเสี่ยงจริง: ใช้เบอร์ฉุกเฉินโทรกดดันเรื่องหนี้หรือวินัย ส่งข้อมูลสุขภาพละเอียดเกินเหตุ หรือให้หัวหน้าทุกคนดาวน์โหลดรายชื่อญาติทั้งหมด ควรกำหนดผู้ใช้และสถานการณ์เปิดข้อมูลไว้ชัด พร้อมบันทึกกรณีเข้าถึงเมื่อเกิดเหตุ

มองสองฝั่ง: นายจ้างกับพนักงานและผู้ติดต่อ

ความร่วมมือของพนักงานช่วยให้ข้อมูลถูกต้อง แต่ไม่แทนการออกแบบแบบฟอร์ม ฐานกฎหมาย และการควบคุมสิทธิของนายจ้าง

ต้องแจ้งเมื่อไรและเก็บเบอร์หลังพนักงานออกนานเท่าไร?

มาตรา 25 มีเงื่อนไขการเก็บจากแหล่งอื่นและการแจ้งรายละเอียด ในกรณีที่ต้องแจ้งตามมาตรานี้ให้ตรวจกรอบสามสิบวัน รวมถึงกรณีใช้เพื่อติดต่อหรือเปิดเผยครั้งแรกตามที่กำหนด ไม่ใช้ข้อยกเว้นโดยไม่บันทึกเหตุและข้อเท็จจริงรองรับ

การแจ้งผ่านพนักงานต้องวางให้ถึงเจ้าของข้อมูลตามเงื่อนไข ไม่รอเกิดเหตุฉุกเฉินทุกครั้งแล้วค่อยเริ่มคิดเรื่องคำแจ้ง ส่วนระยะเก็บหลังสิ้นสุดงานต้องพิจารณาความจำเป็นที่ยังมีจริง ข้อมูลผู้ติดต่ออาจไม่ต้องเก็บนานเท่าเอกสารค่าจ้างทุกชนิด

ตัวอย่างแผนภายในคือทบทวนผู้ติดต่อปีละครั้งและเมื่อพนักงานแจ้งเปลี่ยน เป็นรอบดูแลข้อมูลที่องค์กรเลือกตามบริบท ไม่ใช่ระยะเวลาตายตัวตาม PDPA หากเก็บต่อเพราะเหตุเฉพาะต้องแยกและจำกัดการใช้ให้ตรงเหตุนั้น

งบปรับแบบฟอร์มและแจ้งข้อมูลคิดอย่างไร?

ตัวอย่างสมมติ: ตรวจแบบฟอร์ม 3 ชั่วโมง × 800 บาท = 2,400 บาท ปรับระบบสิทธิ 2,000 บาท และจัดช่องทางคำแจ้ง 600 บาท รวม 5,000 บาท เป็นตัวอย่างต้นทุนภายใน ไม่ใช่ราคาบริการหรือค่าธรรมเนียมที่เรียกจากพนักงานและญาติ

การใช้ข้อความแจ้งที่สั้นและเชื่อมไปยังรายละเอียดครบช่วยลดงานตอบซ้ำ แต่ไม่ควรลดจนเจ้าของข้อมูลไม่ทราบว่าใครเก็บหรือใช้เรื่องใด ควรตั้งงบสำหรับการเปลี่ยนเบอร์และลบรายการเก่าด้วย ไม่ทำเฉพาะตอนรับพนักงานใหม่

หากเกิดความเสียหายจากเปิดข้อมูลผิด ต้องเก็บข้อเท็จจริงและตรวจหน้าที่ตามกฎหมาย ไม่เรียกค่าชดใช้จากพนักงานเพียงเพราะเป็นผู้กรอกเบอร์โดยยังไม่ได้ตรวจการใช้และมาตรการของบริษัทเอง

หลักฐานดูแลข้อมูลผู้ติดต่อฉุกเฉินมีอะไร?

• วัตถุประสงค์และเหตุจำเป็นของแต่ละฟิลด์ในแบบฟอร์ม
• บันทึกฐานกฎหมายและผลพิจารณาเงื่อนไขเก็บจากแหล่งอื่น
• คำแจ้งที่ใช้จริง วิธีส่ง และหลักฐานที่เหมาะสมกับช่องทาง
• ผู้มีสิทธิเปิดข้อมูล เหตุที่ใช้ และข้อจำกัดการดาวน์โหลด
• ประวัติแก้เบอร์ เปลี่ยนผู้ติดต่อ และตรวจความเป็นปัจจุบัน
• ตารางเก็บและผลจัดการหลังพนักงานพ้นงานหรือหมดความจำเป็น

อย่าแนบรายชื่อผู้ติดต่อทั้งบริษัทในเอกสารตรวจเพียงเพื่อแสดงว่ามีแบบฟอร์ม ให้เริ่มจากโครงสร้างกับตัวอย่างที่ปิดข้อมูล หากมีข้อมูลคู่สมรสหรือบุตรเพื่อสิทธิอื่น อ่าน แนวทางข้อมูลครอบครัวเพื่อสวัสดิการ เพราะฐานและฟิลด์ที่จำเป็นอาจต่างกัน

กฎหมายแรงงานและข้อพิพาทหนี้เกี่ยวข้องอย่างไร?

การกำหนดผู้ติดต่อเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการบุคลากร ควรประสาน งานกฎหมายแรงงาน ให้แบบฟอร์มและขั้นแจ้งเหตุสอดคล้องกับงานจริง โดยไม่เพิ่มเงื่อนไขที่ไม่จำเป็นต่อการทำงานหรือความปลอดภัย

หากจะใช้ข้อมูลเพื่อเรียกร้องเงิน ต้องตรวจ กฎหมายหนี้สิน และฐานการใช้ใหม่แยกต่างหาก ผู้ติดต่อฉุกเฉินไม่กลายเป็นผู้ค้ำหรือคู่สัญญาจากการมีชื่อในแบบฟอร์ม และไม่ควรถูกเปิดเผยรายละเอียดหนี้โดยไม่มีเหตุที่ชอบ

ทางไปต่อ: เก็บเท่าที่ติดต่อได้และแจ้งให้ตรงคน

1. กำหนดเหตุที่ต้องมีผู้ติดต่อและลดข้อมูลไม่จำเป็น
2. ตรวจฐานกับเงื่อนไขมาตรา 25 และจัดคำแจ้งที่เหมาะสม
3. จำกัดสิทธิและสถานการณ์ใช้ข้อมูล
4. เปิดทางแก้ไขหรือเปลี่ยนผู้ติดต่อได้จริง
5. ทบทวนและจัดการข้อมูลเมื่อหมดเหตุเก็บ

ควรขอความช่วยเหลือเมื่อเก็บข้อมูลญาติมากเกินจำเป็น ไม่มีวิธีแจ้ง ใช้เบอร์ในเรื่องวินัยหรือหนี้ หรือมีข้อร้องเรียนจากผู้ติดต่อ สามารถ ติดต่อทีมงาน เพื่อหารือ บริการด้าน PDPA และ งานข้อมูลพนักงานสำหรับ HR

แหล่งกฎหมาย: พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 19, 22–26, 35 และ 37

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ