จ้างภายนอกทำ HR เงินเดือน หรือคอลเซ็นเตอร์ ใครรับผิดตาม PDPA

สำหรับประเด็น “จ้างภายนอกทำ HR” ต้องเริ่มจากข้อเท็จจริงของงานที่จะทำ บทความนี้อธิบายเงื่อนไขที่ทำให้คำตอบต่างกัน พร้อมวิธีตัดสินใจและหลักฐานที่ควรเตรียมก่อนเกิดข้อร้องเรียน

สถานการณ์แบบใดให้คำตอบต่างกัน

ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นกรณีสมมติเพื่ออธิบายหลัก ไม่ใช่การเปิดเผยข้อมูลลูกความหรือคำพิพากษา

• บริษัทกำหนดสูตรเงินเดือนและให้ผู้รับจ้างคำนวณ ผู้รับจ้างทำงานแทนตามขอบเขต
• บริษัทจัดหางานสร้างฐานผู้สมัครของตนและคัดส่งหลายบริษัท ต้องตรวจหน้าที่ของผู้ควบคุมแยก
• คอลเซ็นเตอร์นำเสียงลูกค้าไปฝึกโมเดลของตนเอง เป็นวัตถุประสงค์เพิ่มที่ต้องประเมิน ไม่ใช่งานรับสายตามคำสั่งเดิม

ควรตัดสินใจตามลำดับใด

แบ่งขั้นตอนตั้งแต่รับข้อมูล ใช้งาน เปิดเผย จนลบ แล้วกำหนดผู้ตัดสินใจและผู้ปฏิบัติแต่ละขั้น ตรวจว่าผู้ให้บริการมีสิทธิใช้ต่อหรือไม่ ก่อนเลือก DPA หรือข้อตกลงแบ่งปันข้อมูลที่ตรงบทบาท

จ้างภายนอกทำ HR ต้องกำหนดเส้นแบ่งงานตรงไหน

การรับข้อมูล

ให้บริษัทกำหนดฟิลด์ที่จำเป็น ผู้รับจ้างไม่มีสิทธิขอเอกสารเพิ่มเพียงเพราะระบบมีช่อง หากจำเป็นต้องเพิ่มให้ยืนยันเหตุผลและฐานกฎหมายก่อน

การส่งรายงาน

รายงานให้หัวหน้างานควรมีเฉพาะสิ่งที่ใช้ตัดสินใจ เช่น สถานะงาน ไม่ส่งใบรับรองแพทย์หรือข้อมูลเงินเดือนทั้งชุดไปยังผู้ไม่เกี่ยวข้อง

การตอบคำขอและข้อผิดพลาด

ให้ผู้รับจ้างส่งเรื่องถึงบริษัทพร้อมหลักฐาน ไม่ตอบปฏิเสธเจ้าของข้อมูลเองโดยไม่มีคำสั่ง และต้องมีขั้นตอนแก้ข้อมูลที่เชื่อมกับระบบต้นทาง

การคืนและลบ

สิ้นสุดสัญญาต้องแยกข้อมูลที่ทำแทนกับข้อมูลที่ผู้ให้บริการต้องเก็บตามหน้าที่ของตน ระบุเหตุผล ขอบเขต และมาตรการจำกัดการใช้ส่วนที่ยังเก็บ

ฐานกฎหมายและขอบเขตที่ต้องแยก

มาตรา 6 และ 40 เป็นฐานแยกผู้ควบคุมกับผู้ประมวลผล มาตรา 23 เกี่ยวกับการแจ้งรายละเอียดแก่เจ้าของข้อมูล ส่วนข้อมูลสุขภาพ ประวัติอาชญากรรม หรือสหภาพแรงงานต้องตรวจมาตรา 26 เพิ่ม ไม่ใช้ฐานข้อมูลทั่วไปครอบทั้งหมด

อ่านตัวบท พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ประกอบการพิจารณาหน้าที่ของแต่ละฝ่าย

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: ถ้าพลาดแล้วเรื่องไปทางใด

เมื่อคำสั่งไม่ชัด ผู้รับจ้างอาจส่งข้อมูลเกินขอบเขตหรือใช้ข้อมูลต่อจนเกิดข้อร้องเรียน การเรียกค่าเสียหายต้องแสดงว่างานใดผิดสัญญาและสัมพันธ์กับความเสียหายอย่างไร ส่วนประเด็นนายจ้างตามกฎหมายแรงงานต้องประเมินต่างหาก

เมื่อได้รับหนังสือหรือข้อเรียกร้อง ให้ตรวจผู้ส่ง ประเด็นที่ถามและกำหนดตอบจากเอกสารจริง รักษาข้อมูลต้นฉบับที่เกี่ยวข้อง พร้อมแยกข้อเท็จจริงที่ยืนยันได้ออกจากประเด็นที่ยังสอบสวน การแก้ปัญหาปัจจุบันควรทำควบคู่กับการเตรียมชี้แจง โดยไม่แก้บันทึกเก่าให้คลาดจากเหตุการณ์

หลักฐานที่ต้องเก็บและวิธีจัดให้ใช้ได้จริง

• ตารางแบ่งบทบาทรายกระบวนงานและรายการข้อมูลที่อนุมัติ
• DPA คำสั่งงานและรายชื่อผู้มีสิทธิรับรายงาน
• บันทึกส่งมอบ แก้ไข และตอบคำขอข้อมูล
• หลักฐานอบรมผู้รับจ้างและเพิกถอนสิทธิเมื่อเปลี่ยนคน

จุดที่ควรตรวจเพิ่มคือตารางแบ่งบทบาทรายกระบวนงานและรายการข้อมูลที่อนุมัติ เอกสารนี้ตอบได้เฉพาะข้อเท็จจริงที่มีการตรวจและรับรองไว้ หากอีกฝ่ายโต้แย้งว่างานจริงต่างจากเอกสาร ให้ใช้ข้อมูลจากระบบและผู้ปฏิบัติงานตรวจเทียบ ไม่สรุปว่ามีเอกสารแล้วจึงถูกต้องทุกขั้นตอน กรณีที่หลักฐานขัดกัน ควรเก็บทั้งสองชุดไว้พร้อมบันทึกเหตุที่ตรวจพบ เพื่อให้ผู้รับผิดชอบประเมินอย่างครบถ้วนและไม่ตัดข้อมูลที่เสียเปรียบออกจากแฟ้ม

ให้เจ้าของงานระบุผู้จัดทำ ผู้ตรวจรับ วันที่และเวอร์ชัน เก็บต้นฉบับในพื้นที่ที่จำกัดสิทธิตามหน้าที่ ส่วนสำเนาสำหรับตรวจควรปกปิดข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง ระยะเก็บต้องสัมพันธ์กับวัตถุประสงค์ หน้าที่ตามกฎหมายและสิทธิเรียกร้องที่เกี่ยวข้อง หากมีข้อพิพาทให้ประเมินการพักทำลายเฉพาะข้อมูลที่จำเป็น พร้อมกำหนดผู้ทบทวน ไม่เก็บทุกอย่างตลอดไป

นำไปใช้กับทีมงานอย่างไร

คนที่ต้องร่วมตัดสินใจ

เจ้าของบริการควรยืนยันว่าข้อมูลใดต้องส่งและผลหากระบบหยุด ฝ่ายเทคนิคตรวจว่ามาตรการทำงานจริง ฝ่ายจัดซื้อรักษาเงื่อนไขที่ตกลง ส่วนฝ่ายกฎหมายตรวจบทบาทและสิทธิ อย่าให้การรับรองของแผนกเดียวครอบข้อเท็จจริงที่แผนกนั้นไม่ได้ตรวจ

แยกสิ่งที่ทราบกับสิ่งที่คู่ค้ายังไม่ตอบ

ในบันทึกตรวจให้ระบุข้อเท็จจริงที่มีหลักฐาน ข้อมูลที่ยังรอ และผลต่อการตัดสินใจแยกกัน หากต้องเปิดใช้งานก่อนแก้ครบ ให้จำกัดข้อมูลหรือสิทธิ พร้อมผู้อนุมัติและวันทบทวนที่ชัดเจน การเงียบของคู่ค้าไม่ใช่การยืนยันว่าความเสี่ยงไม่มี

ตรวจภาคปฏิบัติก่อนถือว่าปิดงาน

ให้ทีมที่ต้องลงมือสาธิตขั้นตอนสำคัญด้วยข้อมูลทดสอบ บันทึกผลที่ทำได้และข้อจำกัด หากเอกสารสัญญารับรองมากกว่าระบบทำได้ ต้องแก้ทั้งเงื่อนไขและวิธีปฏิบัติ ไม่ทำเครื่องหมายผ่านเพียงเพราะมีลายเซ็นครบ

แผนลงมือวันนี้ ภายใน 7 วันและ 30 วัน

ช่วงเวลาต่อไปนี้เป็นตัวอย่างแผนจัดงานภายใน ไม่ใช่กำหนดตามกฎหมาย และไม่เลื่อนหน้าที่เร่งด่วนที่ต้องทำก่อน

ช่วงงาน	งานที่มอบหมาย	สิ่งที่ใช้ตรวจรับ
วันนี้	ตรวจรายงานที่ผู้รับจ้างส่งให้แต่ละแผนก	ขอบเขตงานและผู้รับผิดชอบ
ภายใน 7 วัน	ลดข้อมูลที่ไม่จำเป็นและปรับขอบเขตคำสั่ง	ข้อค้นพบและรายการที่ต้องแก้
ภายใน 30 วัน	สุ่มตรวจการเข้าถึงและทดลองตอบคำขอใช้สิทธิร่วมกัน	ผลตรวจหรือทดสอบและงานที่ยังค้าง

ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง

คำว่างานบุคคลเป็นความลับไม่ตอบว่าใครเข้าถึงได้ ต้องกำหนดตามหน้าที่ และไม่ใช้ DPA แทนการวิเคราะห์ความสัมพันธ์นายจ้างลูกจ้างในสัญญา Outsource

อ่านต่อและจัดระบบให้เหมาะกับองค์กร

ภาพรวมของเรื่องนี้อยู่ในคู่มือจัดการคู่ค้าและ DPA สำหรับองค์กร ก่อนส่งข้อมูลจนเลิกใช้ระบบ ใช้ตรวจว่าประเด็นเฉพาะเชื่อมกับหน้าที่ส่วนอื่นอย่างไร

สำหรับขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง อ่านDPA คืออะไร สัญญากับคู่ค้ารายใดต้องมี และรายใดต้องแยกบทบาท และข้อมูลรั่วจากระบบเงินเดือนหรือคลาวด์ ใครรับผิดและใครต้องแจ้ง

หากงานเชื่อมกับกระบวนการอื่น ให้อ่านPDPA กับข้อมูลพนักงาน คู่มือนายจ้างและ HR ตั้งแต่รับสมัครจนพ้นสภาพประกอบก่อนกำหนดผู้รับผิดชอบ

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรมช่วยตรวจข้อเท็จจริง เอกสารและพยานหลักฐานผ่านบริการกฎหมาย PDPA รวมถึงข้อสัญญากับคู่ค้า สามารถนัดหมายเพื่อนำเอกสารที่เกี่ยวข้องมาประเมินก่อนตัดสินใจ

อ่านต่อ: สิทธิและแนวปฏิบัติในสถานการณ์ที่เกี่ยวข้อง

• PDPA บริษัทจัดหางานและ Outsource ส่งประวัติผู้สมัครให้ลูกค้าอย่างไร

ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

มาตรา 6 และ 40 เป็นฐานแยกผู้ควบคุมกับผู้ประมวลผล มาตรา 23 เกี่ยวกับการแจ้งรายละเอียดแก่เจ้าของข้อมูล ส่วนข้อมูลสุขภาพ ประวัติอาชญากรรม หรือสหภาพแรงงานต้องตรวจมาตรา 26 เพิ่ม ไม่ใช้ฐานข้อมูลทั่วไปครอบทั้งหมด

คำถามที่พบบ่อย

จ้างทำเงินเดือนแล้ว HR ไม่ต้องดู PDPA หรือไม่

HR ยังต้องดูความจำเป็น ความถูกต้อง ผู้รับข้อมูล และการกำกับผู้ให้บริการตามบทบาทของบริษัท

ผู้รับจ้างขอใบรับรองแพทย์ทั้งฉบับได้ไหม

ต้องตรวจความจำเป็นและฐานตามมาตรา 26 ไม่ควรส่งรายละเอียดเกินวัตถุประสงค์เพียงเพราะผู้ให้บริการร้องขอ

DPA ทำให้ผู้รับจ้างเป็นนายจ้างตามกฎหมายแรงงานไหม

DPA ไม่ใช่ตัวตัดสินสถานะนายจ้าง ต้องดูข้อเท็จจริงและกฎหมายแรงงานแยกจากบทบาทตาม PDPA

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ