PDPA เจ้าของห้องเช่า เก็บบัตรผู้เช่า ติดกล้องและแจ้งนิติบุคคลได้แค่ไหน

PDPA ผู้ให้เช่าเกี่ยวข้องกับงานเล็ก ๆ ที่ทำประจำ เช่น รับสำเนาบัตรทางแชต ส่งเบอร์ผู้เช่าให้ช่าง หรือแจ้งทะเบียนรถกับนิติบุคคล หากไม่กำหนดขอบเขต สำเนาเอกสารอาจค้างอยู่ในมือถือหลายคนแม้ผู้เช่าย้ายออกไปแล้ว

สถานการณ์ที่ต้องแยกก่อนตัดสินใจ

กรณีต่อไปนี้เป็นตัวอย่างสมมติ ใช้อธิบายความแตกต่างของข้อเท็จจริง ไม่ใช่ข้อมูลลูกความหรือคำพิพากษา

• ผู้ให้เช่าตรวจเอกสารเพื่อยืนยันคู่สัญญา แต่ถ่ายสำเนาทั้งหมดรวมข้อมูลที่ไม่ใช้ ต้องประเมินว่าบันทึกเฉพาะรายการพอหรือไม่
• ส่งเบอร์ผู้เช่าให้ช่างเพื่อเข้าซ่อมตามนัด ต้องแจ้งและจำกัดงาน ไม่ส่งสัญญาเช่าทั้งแฟ้มไปด้วย
• ผู้เช่าค้างค่าเช่าแล้วเจ้าของห้องโพสต์บัตรและสถานที่ทำงานเพื่อกดดัน การเรียกหนี้ไม่ได้อนุญาตการเปิดเผยทุกวิธี

เริ่มแก้ปัญหาตามลำดับใด

ทำรายการข้อมูลที่ใช้ก่อนเช่า ระหว่างเช่าและหลังจบสัญญา ตรวจฐานและเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เช่าให้เข้าใจ เลือกช่องทางเก็บที่จำกัดสิทธิ แล้ววางขั้นตอนส่งให้ช่าง นิติบุคคลหรือเจ้าหน้าที่ตามเหตุ

จัดข้อมูลผู้เช่าตามช่วงของสัญญา

ก่อนทำสัญญาให้ตรวจข้อมูลที่ใช้ตัดสินใจจริง

ชื่อและช่องทางติดต่ออาจจำเป็นต่อการนัดดูห้อง แต่สำเนาบัตรหรือเอกสารรายได้ละเอียดอาจยังไม่จำเป็นในขั้นแรก หากมีเหตุให้ตรวจความสามารถชำระต้องกำหนดรายการและฐานอย่างได้สัดส่วน ไม่เก็บข้อมูลสมาชิกครอบครัวทุกคนโดยไม่อธิบายงานที่จะใช้ และไม่ส่งเอกสารให้ผู้เช่าคนอื่นช่วยตัดสิน

ตรวจบัตรกับเก็บสำเนาเป็นคนละขั้นตอน

ประเมินว่าดูต้นฉบับและบันทึกรายการที่จำเป็นเพียงพอหรือไม่ ถ้าต้องเก็บสำเนาให้กำหนดผู้เข้าถึงและวัตถุประสงค์ ไม่ขอภาพหลังบัตรหรือข้อมูลเพิ่มเพียงเพราะแบบฟอร์มเดิมมีช่องนั้น ข้อมูลที่อ่อนไหวตามมาตรา 26 ต้องตรวจเพิ่มตามข้อมูลที่มีอยู่จริงในเอกสาร ไม่เหมารวมบัตรทุกรุ่นมีรายการเหมือนกัน

ส่งให้นิติบุคคลและช่างเท่าที่งานต้องใช้

ตรวจว่านิติบุคคลขอข้อมูลเพื่อทะเบียนผู้อยู่อาศัย สิทธิบัตรผ่านหรือหน้าที่ใด และรายการใดจำเป็น ให้ผู้เช่าทราบขอบเขตผู้รับตามหน้าที่ ส่วนช่างอาจต้องทราบเพียงชื่อผู้ประสาน เบอร์และเวลานัด การส่งเลขบัตรหรือรายละเอียดเงินประกันให้ช่างไม่ช่วยซ่อม จึงควรตัดออกจากชุดส่ง

กล้องต้องแยกพื้นที่และความคาดหมายส่วนตัว

กล้องส่วนกลางเพื่อความปลอดภัยต้องตรวจมุม ระยะเก็บ การแจ้งและผู้เปิดภาพ การเข้าถึงภายในพื้นที่พักอาศัยของผู้เช่ากระทบความเป็นส่วนตัวสูงกว่าทางเดินร่วม จึงต้องประเมินสิทธิตามสัญญาและกฎหมายอื่นด้วย ไม่ใช้ข้อความรวมในสัญญาเป็นเหตุเฝ้าดูทุกพื้นที่หรือเปิดเสียงสนทนาโดยไม่ตรวจความจำเป็น

หลังย้ายออกให้แยกแฟ้มข้อพิพาทจากงานประจำ

ถอนบัตรผ่านและสิทธิในระบบที่หมดความจำเป็น แจ้งผู้เกี่ยวข้องให้ปรับทะเบียนตามหน้าที่ เก็บสัญญา รายการเงินประกันและหลักฐานซ่อมเท่าที่มีเหตุทางกฎหมายหรือข้อพิพาทรองรับ แต่ไม่เก็บสำเนาที่กระจายอยู่ในแชตทุกกลุ่มต่อไป การขอลบของผู้เช่าต้องตอบตามรายการและเหตุเก็บ ไม่ปฏิเสธทั้งหมดเพียงบอกว่าเคยเป็นคู่สัญญา

ข้อกฎหมายที่ใช้และเงื่อนไขที่ต้องระวัง

PDPA มาตรา 22 และ 23 ใช้ตรวจความจำเป็นกับการแจ้ง มาตรา 24(3) เกี่ยวกับความจำเป็นเพื่อสัญญาและคำขอก่อนสัญญา ส่วนฐานอื่นต้องเข้าเงื่อนไขของตน มาตรา 26 ใช้เมื่อมีข้อมูลอ่อนไหว และมาตรา 37 กำหนดหน้าที่เรื่องความปลอดภัยกับการจัดการข้อมูลตามเงื่อนไข ต้องตรวจสิทธิตามสัญญาเช่าและกฎหมายเฉพาะของกิจการเพิ่มเติม

พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ.2562 ฉบับราชกิจจานุเบกษา เป็นตัวบทหลักที่ใช้อ้างอิงในบทความนี้

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: ถ้าพลาดแล้วต้องรับมืออะไร

ข้อพิพาทเงินประกันหรือค่าเช่าไม่ควรทำให้เอกสารส่วนตัวถูกเปิดสาธารณะ หากต้องใช้ในคดีควรส่งผ่านผู้ดูแลคดีตามขอบเขต การเก็บข้อมูลในมือถือส่วนตัวที่คนในบ้านเปิดได้อาจทำให้ตามการส่งต่อยาก ผู้ให้เช่ารายเล็กจึงควรกำหนดพื้นที่เก็บและรหัสเข้าถึงที่แยกจากการใช้ทั่วไป

หลักฐานที่ควรเก็บก่อนข้อมูลเปลี่ยนไป

• แบบฟอร์มและคำแจ้งที่ให้ก่อนรับข้อมูล
• รายการข้อมูลและเหตุจำเป็นตามช่วงการเช่า
• หลักฐานการส่งให้นิติบุคคล ช่างหรือเจ้าหน้าที่
• แผนผังกล้องและรายชื่อคนที่เปิดภาพได้
• บันทึกย้ายออก ถอนสิทธิและเหตุเก็บเอกสารคงเหลือ

ให้เจ้าของงานระบุว่าเอกสารแต่ละฉบับใช้กับกระบวนการใด ใครเป็นผู้อนุมัติ และเริ่มใช้เมื่อใด เก็บหลักฐานการทำงานจริงประกอบแบบฟอร์ม เช่น ผลทดสอบสิทธิหรือบันทึกการส่งข้อมูล หากพบว่าเอกสารกับระบบไม่ตรงกัน ให้บันทึกช่องว่างและผู้รับผิดชอบแก้ไข ไม่เปลี่ยนบันทึกย้อนหลังให้ดูเหมือนปฏิบัติถูกต้องมาตั้งแต่ต้น

ก่อนส่งหลักฐานให้ผู้อื่น ตรวจว่ามีข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องปะปนหรือไม่ สำเนาสำหรับตรวจอาจปกปิดส่วนที่ไม่จำเป็นได้ โดยรักษาต้นฉบับไว้ในพื้นที่จำกัดสิทธิ บันทึกผู้รับ วันที่ส่งและวัตถุประสงค์ หากมีข้อพิพาทต้องพิจารณาระยะเก็บและการพักทำลายเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้อง ไม่ใช้เหตุเตรียมคดีเป็นข้ออ้างเก็บข้อมูลทุกชุดไม่มีกำหนด

เจ้าของห้องอ้างว่าผู้เช่าเซ็นอนุญาตไว้ในสัญญาแล้ว

เปิดดูข้อสัญญาที่อ้างว่าอนุญาตเรื่องใด ผู้รับเป็นใครและข้อมูลส่วนใดจำเป็นต่อการเช่า การลงชื่อในสัญญาไม่ได้ตอบความจำเป็นของการส่งสำเนาบัตรทั้งใบให้ช่างหรือผู้เช่ารายอื่น เมื่อผู้เช่าขอลบหลังย้ายออก เจ้าของควรระบุรายการที่ยังเก็บ เหตุทางกฎหมายและเวลาทบทวน ไม่ตอบว่าเก็บได้ทั้งหมดเพราะเคยเป็นคู่สัญญา หากมีข้อพิพาทเงินประกัน ให้เก็บแฟ้มที่เกี่ยวข้องแยกจากรายชื่อใช้งานประจำ

แผนลงมือวันนี้ ภายใน 7 วันและ 30 วัน

ช่วงเวลานี้เป็นตัวอย่างแผนจัดงาน ไม่ใช่กำหนดตามกฎหมาย หากมีเหตุเร่งด่วน หนังสือกำหนดตอบหรืออายุความ ต้องดำเนินการตามกำหนดนั้นก่อน

ช่วงเวลา	สิ่งที่ควรทำ
วันนี้	สำรวจสำเนาบัตรและสัญญาที่อยู่ในมือถือหรือแชต
ภายใน 7 วัน	ปรับรายการเก็บกับข้อความแจ้งและชุดข้อมูลสำหรับช่าง
ภายใน 30 วัน	ทบทวนแฟ้มผู้เช่าที่จบสัญญาและทดสอบการถอนสิทธิ

ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง

อย่าใช้สัญญาเช่าเป็นความยินยอมครอบจักรวาล อย่าให้ช่างเห็นข้อมูลที่ไม่ช่วยงาน และอย่าลบหลักฐานข้อพิพาทเพียงเพราะมีคำขอลบโดยยังไม่ตรวจเงื่อนไข

อ่านต่อและเตรียมเรื่องก่อนปรึกษา

อ่านภาพรวมในPDPA Audit-Ready หลักฐานที่องค์กรต้องมีเมื่อถูกตรวจหรือร้องเรียน แล้วนำมาเทียบกับเหตุการณ์และเอกสารของตน

เรื่องที่เกี่ยวข้องโดยตรงคือPDPA คอนโดและหมู่บ้านจัดสรร นิติบุคคลใช้ข้อมูลลูกบ้านได้แค่ไหน และแลกบัตรเข้าอาคารและถ่ายสำเนาบัตรประชาชน เก็บได้แค่ไหนตาม PDPA

หากต้องพิจารณาขั้นตอนที่เชื่อมกัน อ่านใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของคู่กรณีเป็นหลักฐานฟ้องคดี ต้องขออนุญาตไหมประกอบ

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรมช่วยตรวจข้อสัญญาเช่า คำแจ้งและรายการเอกสารผู้เช่า พร้อมแยกข้อมูลที่ต้องเก็บต่อเมื่อมีข้อพิพาทเงินประกันผ่านบริการกฎหมาย PDPA โดยประเด็นที่เกี่ยวข้องสามารถประเมินร่วมกับที่ดินและอสังหาริมทรัพย์ ก่อนนัดหมายปรึกษา ควรเตรียมลำดับเหตุการณ์ เอกสารที่ได้รับ และผลที่ต้องการให้อีกฝ่ายดำเนินการ เพื่อประเมินทางเลือกจากหลักฐานที่มีจริง

บทความโดยนายเอกราช ทิพย์แมม ดูข้อมูลผู้เขียนและทีมทนายความยอดทิพย์ธรรมประกอบการติดต่อ

ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

• พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 22–23: เก็บเท่าที่จำเป็นและแจ้งรายละเอียดตามหน้าที่
• มาตรา 24(3): ความจำเป็นเพื่อปฏิบัติตามสัญญาหรือคำขอก่อนทำสัญญาต้องสัมพันธ์กับงานจริง
• มาตรา 26: เงื่อนไขเพิ่มเติมเมื่อเอกสารมีข้อมูลอ่อนไหว
• มาตรา 37: ความปลอดภัยและการจัดการข้อมูลตามหน้าที่ โดยตรวจสัญญาเช่าและกฎหมายเฉพาะประกอบ

คำถามที่พบบ่อย

เจ้าของห้องรายย่อยไม่ต้องทำ PDPA ใช่ไหม

ไม่ควรสรุปจากจำนวนห้อง ต้องตรวจขอบเขตกิจกรรมและข้อยกเว้นที่ใช้ได้จริง การให้เช่าเพื่อธุรกิจต้องประเมินต่างจากข้อยกเว้นกิจกรรมส่วนตัวหรือครอบครัว

ขอสำเนาบัตรผู้เช่าได้หรือไม่

ต้องมีฐานและความจำเป็น เก็บเฉพาะข้อมูลที่ใช้และแจ้งให้ทราบ ไม่ใช่สิทธิเก็บทุกด้านของบัตรโดยอัตโนมัติ หากเพียงตรวจต้นฉบับและบันทึกบางรายการตอบวัตถุประสงค์ได้ ควรพิจารณาทางเลือกนั้น

ผู้เช่าย้ายออกต้องลบสัญญาทันทีไหม

ไม่เสมอ อาจมีเหตุเก็บตามหน้าที่หรือสิทธิเรียกร้อง แต่ต้องกำหนดขอบเขต ระยะและผู้เข้าถึง สำเนาที่กระจายอยู่กับช่างหรือกลุ่มแชตต้องทบทวนแยกจากแฟ้มข้อพิพาทที่จำเป็น

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ