บันทึกส่งมอบห้องเช่า ต้องแนบรูปและรายการทรัพย์อะไร

ผู้เช่าบอกว่ารอยบวมบนโต๊ะมีตั้งแต่วันเข้าอยู่ แต่เจ้าของจำว่าเพิ่งเปลี่ยนโต๊ะใหม่ หากเอกสารส่งมอบมีเพียงคำว่า “สภาพดี” ทั้งคู่จะเหลือข้อโต้แย้งที่ตรวจย้อนหลังได้ยาก

บันทึกส่งมอบห้องเช่า ต้องบอกสภาพจริงที่ตรวจได้

บันทึกส่งมอบห้องเช่าเป็นหลักฐานเชื่อมสัญญากับทรัพย์ที่ส่งให้ใช้จริง ควรระบุห้องและสัญญาที่อ้างถึง วันเวลา ผู้ตรวจร่วม รายการทรัพย์ จำนวน สภาพ ตำหนิ และงานที่ยังต้องแก้ พร้อมเลขภาพหรือเอกสารประกอบ การเขียนเพียงว่าผู้เช่ารับห้องเรียบร้อยแล้วอาจไม่พอเมื่อเกิดข้อพิพาทว่าเครื่องใช้เสียก่อนหรือหลังเข้าอยู่

ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 561 หากไม่มีหนังสือลงลายมือชื่อคู่สัญญาแสดงสภาพทรัพย์ที่เช่า กฎหมายสันนิษฐานว่าผู้เช่าได้รับทรัพย์ในสภาพซ่อมแซมดีแล้ว และต้องส่งคืนสภาพเช่นนั้นเมื่อสัญญาเลิกหรือระงับลง จึงมีเหตุผลให้ทั้งสองฝ่ายบันทึกข้อเท็จจริงตั้งแต่ต้น ส่วนมาตรา 562 แยกความเสียหายจากความผิดของผู้เช่าหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง ออกจากความเสียหายที่เกิดเพราะใช้ทรัพย์โดยชอบ

สำหรับการเช่าที่อยู่ใต้ประกาศ สคบ. พ.ศ. 2568 แบบมาตรฐานระยะสั้น ข้อ 9 กำหนดให้จัดหลักฐานตรวจรับสภาพอาคารและสิ่งอำนวยความสะดวกแนบท้ายสัญญา พร้อมมอบให้ผู้บริโภคหนึ่งฉบับ เอกสารนี้จึงควรเป็นส่วนหนึ่งของชุดเซ็นสัญญา ไม่เก็บไว้ฝ่ายเจ้าของอย่างเดียว และไม่ควรเติมข้อความให้ผู้เช่ารับผิดความเสื่อมปกติซึ่งขัดข้อห้าม

ตัวอย่างสมมติ ห้อง 501 มีโต๊ะหนึ่งตัว ขอบด้านขวาบวมเล็กน้อย และเครื่องปรับอากาศเปิดติดแต่มีน้ำหยดระหว่างทดสอบ บันทึกควรแยกสองรายการ ระบุตำแหน่งรอยพร้อมภาพ และระบุว่าผู้ให้เช่าจะให้ช่างตรวจน้ำหยดภายในวันที่ตกลง ไม่ทำเครื่องหมาย “ปกติ” ทุกช่องแล้วสัญญาปากเปล่าว่าจะตามแก้ เพราะจะทำให้สำเนาที่ทั้งคู่ถือไม่สะท้อนสิ่งที่ตกลงจริง

ข้อยกเว้น: สิ่งที่ตรวจไม่พบในวันเดียว

การตรวจรับทั่วไปไม่ใช่การรับรองทางวิศวกรรมหรือการรับประกันว่าไม่มีตำหนิซ่อนอยู่ เครื่องใช้บางชิ้นต้องทดสอบภายใต้สภาพใช้งาน เช่น น้ำรั่วช่วงฝนตก หรือไฟตัดเมื่อใช้อุปกรณ์พร้อมกัน ควรแยกสถานะ “ทดสอบแล้ว” “ยังไม่ได้ทดสอบ” และ “พบปัญหารอแก้” เพื่อไม่สร้างหลักฐานเกินสิ่งที่เห็น

หากผู้เช่านำเฟอร์นิเจอร์มาเอง ให้แยกรายการออกจากของผู้ให้เช่า พร้อมบอกสิ่งที่ติดตั้งเพิ่มโดยได้รับอนุญาตและหน้าที่รื้อถอนเมื่อออก ส่วนกุญแจหรืออุปกรณ์ที่นิติบุคคลอาคารชุดออกให้ต้องตรวจวิธีคืนและค่าทดแทนจากเงื่อนไขจริง ไม่กำหนดค่าเสียหายเหมาโดยไม่ทราบฐาน และไม่ถือว่ารับกุญแจเท่ากับยอมรับทุกข้อของเอกสารที่ยังไม่ได้อ่าน

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: รูปต้องเชื่อมกับรายการ

คนมักเข้าใจว่า ถ่ายวิดีโอรอบห้องครั้งเดียวก็เพียงพอ แต่เมื่อคลิปยาว ไม่มีวันเวลาอ้างอิงและไม่ได้ถ่ายการทำงานของเครื่องใช้ อาจยังตอบไม่ได้ว่าสิ่งใดเป็นของห้องหรือเป็นตำหนิที่ตกลงไว้

กฎหมายมองว่า ต้องพิจารณาพยานหลักฐานกับหน้าที่ตามสัญญา ภาพช่วยยืนยันสภาพ แต่ไม่แทนการพิสูจน์สาเหตุและความรับผิดทุกกรณี ข้อความที่ให้ผู้เช่ายอมรับว่าไม่มีตำหนิใดโดยไม่ได้ตรวจจริงยิ่งทำให้เอกสารขัดกับเหตุการณ์

จุดเสี่ยงจริง คือรูปกระจัดกระจายในโทรศัพท์ผู้ดูแลที่ลาออกไปแล้ว ควรตั้งรหัสชุดส่งมอบ ผูกภาพกับลำดับทรัพย์ และส่งสำเนารวมให้คู่สัญญาในวันตรวจ เก็บต้นฉบับไว้ด้วยเพื่อไม่เหลือเพียงภาพบีบอัดที่ไม่มีรายละเอียดสำคัญ

มองสองฝั่ง: ตรวจรับอย่างไรให้เห็นภาพเดียวกัน

ถ้าคู่สัญญาเห็นไม่ตรงกัน ให้บันทึกคำอธิบายของแต่ละฝ่ายแทนการบังคับเลือกเพียงปกติหรือเสียหาย เช่น ผู้เช่าพบรอย เจ้าของเห็นว่าเป็นลายวัสดุ สามารถถ่ายภาพร่วมและระบุว่ารอตรวจเพิ่มเติมได้ การเปิดพื้นที่ให้บันทึกข้อทักท้วงทำให้เอกสารน่าเชื่อถือกว่าการให้ลงชื่อในแบบที่แก้ไม่ได้ และช่วยให้วันคืนห้องใช้จุดอ้างอิงเดียวกัน

เส้นเวลา: รับห้อง แจ้งตำหนิ และคืนการครอบครอง

วันส่งมอบควรเริ่มด้วยการตรวจห้องก่อนรับกุญแจและเคลื่อนย้ายของ หากต้องเข้าอยู่ก่อนงานบางส่วนเสร็จ ให้ระบุขอบเขตที่ยังใช้งานไม่ได้ วันนัดช่าง และวิธีเข้าห้องโดยแจ้งล่วงหน้า เมื่อพบปัญหาเพิ่มภายหลังควรแจ้งโดยเร็วพร้อมภาพและวันที่พบ ไม่รอจนย้ายออก เพราะสาเหตุจะพิสูจน์ยากขึ้นตามเวลา

วันคืนห้องให้ตรวจเทียบรายการเดิม บันทึกเลขมิเตอร์ปลายทาง จำนวนกุญแจ และวันที่เจ้าของกลับเข้าครอบครอง แยกใบรับคืนห้องออกจากรายการเงินที่ยังต้องตรวจ สำหรับแบบ ก หลักคืนเงินประกันทันทีมีข้อยกเว้นเมื่อประสงค์ตรวจความเสียหาย โดยกรณีไม่มีความเสียหายคืนภายใน 7 วัน และกรณีหักค่าเสียหายที่ชอบคืนส่วนเหลือภายใน 14 วันตามเงื่อนไขของแบบ

มาตรา 563 มีกำหนด 6 เดือนนับแต่วันส่งคืนทรัพย์สำหรับคดีที่ผู้ให้เช่าฟ้องผู้เช่าเกี่ยวแก่สัญญาเช่าภายในขอบเขตของบทนี้ ต้องแยกชนิดข้อเรียกร้องและแนวการใช้กฎหมาย ไม่สรุปว่าค่าเช่าค้างหรือทุกสิทธิในความสัมพันธ์เช่ามีอายุความเดียวกัน หากมีความเสียหายที่ต้องเรียกร้อง ให้ตรวจวันเริ่มและวันสุดท้ายตั้งแต่รับคืน สามารถจัดข้อมูลด้วย เครื่องมือช่วยคำนวณกำหนดเวลา โดยยังต้องตรวจฐานสิทธิก่อนเลือกกำหนด

ตัวอย่างเงิน: แยกรอยเดิมออกจากค่าซ่อมใหม่

สมมติวันเข้าอยู่บันทึกว่าบานตู้มีรอยเดิม วันคืนพบกระจกแตกเพิ่มและมีหลักฐานว่าผู้เช่าทำเสียหาย ค่าซ่อมกระจกที่สมเหตุสมผล 1,800 บาท ส่วนค่าทำสีบานตู้เดิม 2,200 บาท ไม่ควรรวมเป็นความเสียหายใหม่ 4,000 บาทโดยไม่มีฐาน หากเงินประกัน 15,000 บาทและไม่มีหนี้อื่นที่หักได้ ยอดคืนจากข้อเท็จจริงสมมตินี้คือ 15,000 − 1,800 = 13,200 บาท

การมีราคาในรายการทรัพย์ไม่ได้แปลว่าเรียกราคาเต็มได้อัตโนมัติ ต้องดูสาเหตุ สภาพก่อนเช่า และค่าแก้ไขจริง หากซ่อมได้ ไม่ควรใช้ราคาซื้อใหม่ทั้งชุดโดยไม่อธิบายความจำเป็น ส่วนค่าเสียโอกาสปล่อยเช่าระหว่างซ่อมต้องตรวจความสัมพันธ์กับเหตุและหลักฐานเพิ่มเติม ไม่ใส่ตัวเลขต่อวันเป็นค่าเสียหายที่รับรองว่าจะเรียกได้เสมอ

เมื่อยังโต้แย้งบางรายการ ควรแจกแจงว่ารายการใดยอมรับหรือปฏิเสธพร้อมเหตุผล การชำระยอดหนึ่งไม่ควรถูกตีความเป็นยอมรับทุกรายการ หากต้องการยุติทั้งหมดให้จัดข้อตกลงเฉพาะที่บอกขอบเขตสิทธิและยอดเงินอย่างชัดเจน

เช็กลิสต์ภาพและเอกสารสำหรับวันส่งกุญแจ

• ภาพมุมกว้างแต่ละห้องที่ระบุตำแหน่งทรัพย์ได้
• ภาพใกล้ตำหนิพร้อมเลขอ้างอิงและคำบรรยาย
• ภาพรุ่นหรือหมายเลขเครื่องใช้ และผลทดสอบเท่าที่ทำจริง
• ภาพเลขมิเตอร์กับค่าที่อ่าน ณ วันส่งมอบ
• รายการกุญแจ บัตรเข้าอาคาร รีโมต และอุปกรณ์ที่ส่งให้
• ตารางงานค้างพร้อมวันนัดและผู้รับผิดชอบ
• ลายมือชื่อผู้ตรวจร่วมและหลักฐานส่งสำเนาชุดเดียวกัน

จัดชื่อไฟล์ตามลำดับรายการ เช่น โต๊ะหมายเลข 04 ใช้ภาพ 04-ก และ 04-ข พร้อมเก็บต้นฉบับ ไม่จำเป็นต้องถ่ายบัตรประชาชนผู้เช่าติดอยู่ในภาพห้อง และควรหลีกเลี่ยงภาพสิ่งของส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวกับการตรวจ การส่งสำเนาให้ผู้เช่าช่วยให้อีกฝ่ายทักท้วงได้ทัน ไม่ใช้วิธีอัปโหลดไว้ในบัญชีส่วนตัวที่ผู้เช่าเปิดดูไม่ได้หรือหมดสิทธิหลังย้ายออก

เรื่องที่เชื่อมกัน: แบบหลัก เงิน และการส่งมอบ

ชุดเอกสารเช่าที่ทำงานร่วมกันได้ควรเริ่มจาก สัญญาเช่าบ้านและคอนโดที่เลือกกฎถูกประเภท แล้วผูกบันทึกนี้เป็นภาคผนวก พร้อมตรวจ เงื่อนไขเงินประกันและค่าน้ำไฟ เพื่อให้หลักฐานภาพสัมพันธ์กับวิธีหักและคืนเงิน

หากสิ่งที่เสียหายเป็นงานต่อเติมของช่างซึ่งเพิ่งทำก่อนปล่อยเช่า อาจมีความสัมพันธ์อีกชุดระหว่างเจ้าของกับผู้รับจ้าง อ่าน สัญญาต่อเติม การตรวจรับและรับประกัน ประกอบ อย่าเรียกเก็บจากผู้เช่าเพียงเพราะพบความเสียหายระหว่างพักอาศัยโดยยังไม่ตรวจสาเหตุ การแยกผู้รับผิดให้ตรงช่วยลดข้อพิพาทและรักษาหลักฐานสำหรับเรียกร้องจากคนที่เกี่ยวข้องจริง

ทางไปต่อ: ทำแบบส่งมอบให้คนหน้างานใช้ได้

1. ทำรายการทรัพย์รายห้องและตั้งเลขอ้างอิงภาพ
2. ทดลองตรวจหนึ่งห้องเพื่อแก้ช่องที่กรอกยาก
3. กำหนดวิธีบันทึกตำหนิ งานค้าง และข้อทักท้วง
4. จัดขั้นตอนลงนามและส่งสำเนาในวันเดียวกัน
5. ใช้แบบคืนห้องที่เทียบกับรายการเริ่มต้นได้

ถ้าแบบเดิมมีเพียงช่องเซ็นรับกุญแจ หรือภาพห้องไม่เชื่อมกับรายการทรัพย์ ส่งสัญญาเดิม รายการของ และตัวอย่างภาพผ่าน หน้าติดต่อสำนักงาน เพื่อประเมิน งานจัดสัญญาและเอกสารส่งมอบห้องเช่า ให้ผู้ดูแลใช้งานได้ตรงกันตั้งแต่รับผู้เช่ารายถัดไป

ผู้เขียน นางสาวจุฑาทิพย์ เตี้ยบัวแก้ว ใบอนุญาตว่าความตั้งแต่ปี 2560

สาขาที่เชี่ยวชาญ: คดีแพ่งและการว่าความ · คดีอาญา · ที่ดินและอสังหาริมทรัพย์

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ