ความยินยอม PDPA แบบใดใช้ไม่ได้ และเมื่อใดควรใช้ฐานอื่น

สำหรับประเด็น “ความยินยอม PDPA” ต้องเริ่มจากข้อเท็จจริงของงานที่จะทำ บทความนี้อธิบายเงื่อนไขที่ทำให้คำตอบต่างกัน พร้อมวิธีตัดสินใจและหลักฐานที่ควรเตรียมก่อนเกิดข้อร้องเรียน

สถานการณ์แบบใดให้คำตอบต่างกัน

ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นกรณีสมมติเพื่ออธิบายหลัก ไม่ใช่การเปิดเผยข้อมูลลูกความหรือคำพิพากษา

• บังคับยินยอมการตลาดก่อนซื้อสินค้าทั้งที่ไม่จำเป็นต่อการขาย มีปัญหาความสมัครใจ
• แบบฟอร์มรวมรักษาข้อมูลลูกค้าและส่งต่อโฆษณาไว้ช่องเดียว ทำให้เลือกแต่ละวัตถุประสงค์ไม่ได้
• เก็บใบกำกับภาษีตามกฎหมายควรตรวจฐานหน้าที่กฎหมาย ไม่รับรองว่าจะลบได้ทุกอย่างเมื่อถอนความยินยอม

ควรตัดสินใจตามลำดับใด

ระบุวัตถุประสงค์ก่อน ตรวจฐานอื่นตามมาตรา 24 หรือเงื่อนไขมาตรา 26 ถ้าต้องใช้ความยินยอมจึงออกแบบข้อความ การเลือกและการถอน ทดสอบว่าคนปฏิเสธยังได้รับบริการส่วนที่ไม่จำเป็นต้องอาศัยความยินยอมนั้นได้หรือไม่

ความยินยอม PDPA ที่ใช้ไม่ได้มักมีปัญหาตรงไหน

ไม่เห็นว่าตกลงเรื่องอะไร

ข้อความครอบจักรวาลหรือซ่อนในข้อสัญญายาวทำให้ไม่ชัดว่าขอใช้ข้อมูลเพื่ออะไร ควรแยกวัตถุประสงค์ที่เลือกต่างกันได้และอธิบายผู้รับข้อมูลอย่างเหมาะสม

ไม่มีทางเลือกจริง

ช่องติ๊กไว้ก่อนหรือบังคับยอมรับการใช้ที่ไม่จำเป็นเพื่อได้บริการ ต้องตรวจความสมัครใจ ไม่แก้ด้วยการเพิ่มประโยคว่ายินยอมโดยสมัครใจทั้งที่ปฏิเสธไม่ได้

ถอนแล้วระบบไม่หยุด

ต้องส่งสถานะถอนถึงระบบการตลาดและคู่ค้าที่เกี่ยวข้อง ตรวจข้อมูลที่ยังจำเป็นต้องเก็บด้วยฐานอื่นและแจ้งผลตามจริง ไม่ใช้ฐานอื่นย้อนหลังเพื่ออำพรางความยินยอมที่ไม่ชอบ

พิสูจน์ข้อความในวันให้ไม่ได้

เก็บเวอร์ชันข้อความ วัตถุประสงค์ ช่องทาง เวลาและการเลือกที่พอเหมาะ โดยไม่เพิ่มข้อมูลระบุตัวเกินจำเป็นเพื่อพิสูจน์ความยินยอม

ฐานกฎหมายและขอบเขตที่ต้องแยก

มาตรา 19 กำหนดการขอโดยชัดแจ้ง ข้อความเข้าใจง่ายแยกจากเรื่องอื่น ความสมัครใจ และการถอนโดยง่าย มาตรา 20 กำหนดเงื่อนไขผู้เยาว์และบุคคลที่เกี่ยวข้อง มาตรา 24 เป็นข้อยกเว้นสำหรับข้อมูลทั่วไป ส่วนข้อมูลอ่อนไหวต้องตรวจมาตรา 26 เพิ่ม

อ่านตัวบท พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ประกอบการพิจารณาหน้าที่ของแต่ละฝ่าย

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: ถ้าพลาดแล้วเรื่องไปทางใด

หากความยินยอมไม่ชอบและไม่มีฐานรองรับ การใช้ข้อมูลอาจถูกโต้แย้งหรือร้องเรียน การขอใหม่ช่วยการใช้ในอนาคตภายใต้เงื่อนไข แต่ไม่ทำให้การใช้ก่อนหน้าชอบด้วยกฎหมายย้อนหลังโดยอัตโนมัติ

เมื่อได้รับหนังสือหรือข้อเรียกร้อง ให้ตรวจผู้ส่ง ประเด็นที่ถามและกำหนดตอบจากเอกสารจริง รักษาข้อมูลต้นฉบับที่เกี่ยวข้อง พร้อมแยกข้อเท็จจริงที่ยืนยันได้ออกจากประเด็นที่ยังสอบสวน การแก้ปัญหาปัจจุบันควรทำควบคู่กับการเตรียมชี้แจง โดยไม่แก้บันทึกเก่าให้คลาดจากเหตุการณ์

หลักฐานที่ต้องเก็บและวิธีจัดให้ใช้ได้จริง

• แผนผังวัตถุประสงค์กับฐานและเหตุผลที่เลือก
• แบบขอแต่ละเวอร์ชันและผลทดสอบทางปฏิเสธ
• บันทึกการให้ ถอน และการส่งสถานะไปยังระบบปลายทาง
• บันทึกจัดการข้อมูลเก่าที่ฐานมีปัญหา

จุดที่ควรตรวจเพิ่มคือแผนผังวัตถุประสงค์กับฐานและเหตุผลที่เลือก เอกสารนี้ตอบได้เฉพาะข้อเท็จจริงที่มีการตรวจและรับรองไว้ หากอีกฝ่ายโต้แย้งว่างานจริงต่างจากเอกสาร ให้ใช้ข้อมูลจากระบบและผู้ปฏิบัติงานตรวจเทียบ ไม่สรุปว่ามีเอกสารแล้วจึงถูกต้องทุกขั้นตอน กรณีที่หลักฐานขัดกัน ควรเก็บทั้งสองชุดไว้พร้อมบันทึกเหตุที่ตรวจพบ เพื่อให้ผู้รับผิดชอบประเมินอย่างครบถ้วนและไม่ตัดข้อมูลที่เสียเปรียบออกจากแฟ้ม

ให้เจ้าของงานระบุผู้จัดทำ ผู้ตรวจรับ วันที่และเวอร์ชัน เก็บต้นฉบับในพื้นที่ที่จำกัดสิทธิตามหน้าที่ ส่วนสำเนาสำหรับตรวจควรปกปิดข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง ระยะเก็บต้องสัมพันธ์กับวัตถุประสงค์ หน้าที่ตามกฎหมายและสิทธิเรียกร้องที่เกี่ยวข้อง หากมีข้อพิพาทให้ประเมินการพักทำลายเฉพาะข้อมูลที่จำเป็น พร้อมกำหนดผู้ทบทวน ไม่เก็บทุกอย่างตลอดไป

นำไปใช้กับทีมงานอย่างไร

เริ่มตรวจจากรายการจริง

เลือกธุรกรรมที่เกิดขึ้นจริงและตามเส้นทางข้อมูลจากจุดเก็บไปจนผู้รับปลายทาง ให้เจ้าของงานอธิบายประกอบหลักฐาน หากขั้นตอนใดไม่มีหลักฐาน อย่าเติมคำตอบแทน ให้บันทึกช่องว่างและผลที่อาจเกิดก่อนกำหนดวิธีแก้

ให้ผู้ที่รู้ข้อเท็จจริงรับรอง

การลงนามควรระบุว่าใครตรวจอะไรและอาศัยหลักฐานใด เจ้าของกระบวนงานรับรองวิธีทำงาน ฝ่ายเทคนิคยืนยันระบบ และฝ่ายกฎหมายให้ความเห็นในขอบเขตที่ตรวจ ไม่ใช้ลายเซ็นผู้บริหารแทนการตรวจรายละเอียดทั้งหมด

ปิดข้อบกพร่องด้วยผลตรวจ

หลังแก้เอกสารหรือระบบ ให้ตรวจซ้ำเฉพาะสิ่งที่เปลี่ยนและเก็บผลว่าข้อบกพร่องถูกแก้แล้ว หากยังทำไม่ได้ให้บันทึกเหตุผล มาตรการชั่วคราว ผู้รับผิดชอบและวันติดตาม การใส่สถานะเสร็จโดยไม่มีผลตรวจทำให้สารบัญหลักฐานคลาดเคลื่อน

แผนลงมือวันนี้ ภายใน 7 วันและ 30 วัน

ช่วงเวลาต่อไปนี้เป็นตัวอย่างแผนจัดงานภายใน ไม่ใช่กำหนดตามกฎหมาย และไม่เลื่อนหน้าที่เร่งด่วนที่ต้องทำก่อน

ช่วงงาน	งานที่มอบหมาย	สิ่งที่ใช้ตรวจรับ
วันนี้	ตรวจช่องติ๊กและเงื่อนไขบังคับยอมรับในฟอร์มหลัก	ขอบเขตงานและผู้รับผิดชอบ
ภายใน 7 วัน	แยกวัตถุประสงค์และทดสอบถอนถึงระบบปลายทาง	ข้อค้นพบและรายการที่ต้องแก้
ภายใน 30 วัน	ทบทวนข้อมูลเดิมและแก้กิจกรรมที่อาศัยความยินยอมไม่ชัด	ผลตรวจหรือทดสอบและงานที่ยังค้าง

ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง

อย่าใช้คำว่ารับทราบนโยบายแทนการให้ความยินยอม และอย่าขอความยินยอมใหม่โดยปกปิดว่ามีการใช้ข้อมูลไปแล้ว ต้องจัดการข้อเท็จจริงเดิมตามหน้าที่

อ่านต่อและจัดระบบให้เหมาะกับองค์กร

ภาพรวมของเรื่องนี้อยู่ในPDPA Audit-Ready หลักฐานที่องค์กรต้องมีเมื่อถูกตรวจหรือร้องเรียน ใช้ตรวจว่าประเด็นเฉพาะเชื่อมกับหน้าที่ส่วนอื่นอย่างไร

สำหรับขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง อ่านประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้เมื่อใดและบันทึกการชั่งน้ำหนักอย่างไร และมี Privacy Notice ครบแล้ว ทำไมยังไม่พร้อมให้ตรวจ PDPA

หากงานเชื่อมกับกระบวนการอื่น ให้อ่านPDPA กับข้อมูลพนักงาน คู่มือนายจ้างและ HR ตั้งแต่รับสมัครจนพ้นสภาพประกอบก่อนกำหนดผู้รับผิดชอบ

สำนักงานกฎหมายยอดทิพย์ธรรมช่วยตรวจข้อเท็จจริง เอกสารและพยานหลักฐานผ่านบริการกฎหมาย PDPA สามารถนัดหมายเพื่อนำเอกสารที่เกี่ยวข้องมาประเมินก่อนตัดสินใจ

อ่านต่อ: สิทธิและแนวปฏิบัติในสถานการณ์ที่เกี่ยวข้อง

• ข้อมูลเด็กและผู้เยาว์ ใครต้องให้ความยินยอมตาม PDPA
• PDPA โรงเรียนและสถานศึกษา ใช้รูปเด็ก ผลการเรียนและข้อมูลสุขภาพอย่างไร
• สมัครสมาชิกร้านและสะสมแต้ม ขอเบอร์ วันเกิดและยินยอมการตลาดอย่างไร
• คุกกี้เว็บไซต์ต้องขอความยินยอมไหม ตรวจทั้งแบนเนอร์และการทำงานจริง

ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

มาตรา 19 กำหนดการขอโดยชัดแจ้ง ข้อความเข้าใจง่ายแยกจากเรื่องอื่น ความสมัครใจ และการถอนโดยง่าย มาตรา 20 กำหนดเงื่อนไขผู้เยาว์และบุคคลที่เกี่ยวข้อง มาตรา 24 เป็นข้อยกเว้นสำหรับข้อมูลทั่วไป ส่วนข้อมูลอ่อนไหวต้องตรวจมาตรา 26 เพิ่ม

คำถามที่พบบ่อย

มีลายเซ็นแล้วความยินยอมใช้ได้แน่นอนไหม

ยังต้องตรวจข้อความ ความสมัครใจ วัตถุประสงค์และเงื่อนไขอื่น ลายเซ็นเป็นเพียงหลักฐานหนึ่ง

ถอนความยินยอมต้องลบทุกอย่างไหม

ต้องตรวจสิทธิและข้อยกเว้น รวมข้อมูลที่ยังมีหน้าที่เก็บด้วยฐานกฎหมายอื่น ไม่ตอบแบบเหมารวม

ใช้ประโยชน์โดยชอบแทนทุกกรณีได้ไหม

ไม่ได้ ต้องเข้าเงื่อนไขและชั่งน้ำหนักจริง อีกทั้งไม่แทนมาตรา 26 สำหรับข้อมูลอ่อนไหวโดยลำพัง

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ