ขอโอนย้ายข้อมูลส่วนบุคคล ต้องส่งอะไรให้ผู้ให้บริการใหม่

ขอโอนย้ายข้อมูลส่วนบุคคลไปผู้ให้บริการใหม่ต้องตรวจเงื่อนไขของข้อมูลและวิธีส่งตาม PDPA บริษัทควรแยกคำขอโอนย้ายจากคำขอสำเนาทั่วไป พร้อมตรวจผู้รับ รูปแบบไฟล์ และข้อมูลของคนอื่นก่อนส่ง ไม่ยกทั้งฐานข้อมูลหรือซอร์สโค้ดให้เพียงเพราะได้รับคำขอย้ายบริการ

ขอโอนย้ายข้อมูลส่วนบุคคล บริษัทต้องส่งอะไรให้บ้าง?

ต้องตรวจข้อมูลของผู้ขอที่เข้าเงื่อนไขมาตรา 31 ทั้งรูปแบบที่เครื่องมืออัตโนมัติอ่านได้ ฐานการใช้ และข้อจำกัดตามกฎหมาย สิทธินี้ไม่ครอบคลุมข้อมูลหรือระบบทั้งหมดโดยอัตโนมัติ การส่งตรงให้ผู้ควบคุมรายใหม่ต้องตรวจความเป็นไปได้ทางเทคนิคและสิทธิผู้อื่นด้วย

พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 31 กำหนดสิทธิขอรับข้อมูลที่ผู้ควบคุมได้ทำให้อยู่ในรูปแบบอ่านหรือใช้งานได้โดยทั่วไปด้วยเครื่องมืออัตโนมัติ และสามารถใช้หรือเปิดเผยด้วยวิธีอัตโนมัติ รวมถึงสิทธิส่งหรือโอนตามเงื่อนไข ข้อมูลต้องอาศัยความยินยอม ฐานสัญญาตามมาตรา 24 (3) หรือฐานอื่นที่คณะกรรมการประกาศกำหนด

มาตราเดียวกันมีข้อจำกัดสำหรับการปฏิบัติหน้าที่เพื่อประโยชน์สาธารณะหรือหน้าที่ตามกฎหมาย และต้องไม่ละเมิดสิทธิหรือเสรีภาพของบุคคลอื่น เมื่อปฏิเสธด้วยเหตุตามที่กฎหมายกำหนดต้องบันทึกพร้อมเหตุผลตามมาตรา 39 จึงควรตรวจเป็นรายการข้อมูล ไม่ปฏิเสธทั้งคำขอเพียงเพราะบางฟิลด์ส่งไม่ได้

ตัวอย่างสมมติ: ลูกค้าขอประวัติบริการของตนจากระบบสมาชิกเพื่อนำไปใช้กับผู้ให้บริการใหม่ บริษัทควรตรวจว่ารายการใดเข้าเงื่อนไขและอยู่ในรูปแบบที่ใช้ได้ พร้อมแยกข้อมูลบุคคลอื่นที่ปะปนอยู่ การส่งภาพหน้าจอหลายร้อยภาพอาจไม่ตอบโจทย์รูปแบบตามสิทธิ ขณะเดียวกันคำขอไม่ได้ทำให้ลูกค้ามีสิทธิได้รับรหัสผ่านระบบหรือแบบจำลองวิเคราะห์ของบริษัททั้งหมด

หากข้อมูลบางส่วนไม่เข้าเงื่อนไขโอนย้าย อาจยังต้องพิจารณาสิทธิเข้าถึงหรือสำเนาตามมาตรา 30 แยกต่างหาก อ่าน คู่มือคำขอใช้สิทธิและกติกาเข้าถึงข้อมูล เพื่อจัดคำตอบให้ตรงกับสิทธิที่ผู้ขอต้องการจริง

ถ้าระบบต้นทางกับปลายทางต่างกัน ควรตรวจอย่างไร?

• ถ้าข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่เข้าเงื่อนไข ให้กำหนดรายการฟิลด์ ความหมาย และช่วงเวลาที่ส่งเพื่อให้ผู้รับใช้ได้ถูกต้อง
• ถ้าขอส่งตรง ให้ตรวจตัวผู้รับ ช่องทาง และความสามารถทางเทคนิค ไม่ส่งตามที่อยู่อีเมลที่ยังยืนยันไม่ได้
• ถ้ามีข้อมูลคนอื่นในรายการเดียวกัน ให้แยกหรือจัดการส่วนที่กระทบสิทธิตามความเหมาะสมก่อนส่ง
• ถ้ามีข้อจำกัดทางเทคนิค ให้บันทึกข้อจำกัดจริงและพิจารณาวิธีที่สิทธิและระบบรองรับ ไม่อ้างเพียงว่าไม่มีนโยบายให้ย้าย
• ถ้าคำขอมีทั้งรับสำเนาและโอนย้าย ให้แยกเงื่อนไข ผลพิจารณา และวิธีส่งแต่ละส่วนให้ชัด

การส่งไฟล์ควรมีคำอธิบายหน่วย วันที่ รหัสสถานะ และข้อจำกัดที่จำเป็น ไม่ควรเปลี่ยนค่าหรือทำให้ประวัติคลาดเคลื่อนเพื่อให้เข้ากับระบบใหม่ การแปลงรูปแบบกับการเปลี่ยนข้อเท็จจริงเป็นคนละเรื่อง

อย่าถือว่าการย้ายข้อมูลสำเร็จเท่ากับยกเลิกสัญญาหรือลบข้อมูลต้นทาง ต้องตรวจคำขอและหน้าที่ที่ยังมีแยกกัน หากมีการขอลบหรือยุติบริการด้วย ให้ส่งต่อผู้รับผิดชอบและตอบเงื่อนไขของแต่ละเรื่อง

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: ส่งได้ต้องถูกคน ถูกข้อมูล และใช้ต่อได้

คนมักเข้าใจว่า: ข้อมูลทุกอย่างในบัญชีลูกค้าต้องส่งทั้งหมด หรือบริษัทอ้างว่าเป็นทรัพย์สินทางธุรกิจแล้วปฏิเสธคำขอโอนย้ายทุกส่วนได้

กฎหมายมองว่า: ต้องตรวจเงื่อนไขข้อมูลและข้อจำกัดตามมาตรา 31 เป็นรายกรณี รวมถึงสิทธิของบุคคลอื่น การมีข้อจำกัดบางส่วนไม่ได้ทำให้ไม่ต้องพิจารณาส่วนที่ดำเนินการได้ และคำขอไม่ได้เปิดสิทธิให้เข้าถึงระบบภายในทั้งหมด

จุดเสี่ยงจริง: ส่งไฟล์ผิดคน ลืมข้อมูลบุคคลอื่น หรือส่งไฟล์ที่ไม่มีคำอธิบายจนผู้รับตีความผิด ควรตรวจตัวอย่างก่อนส่งครบและเก็บรายการฟิลด์ที่ส่งจริง โดยไม่แนบค่าความลับหรือสิทธิแอดมินไปกับชุดข้อมูล

มองสองฝั่ง: ผู้ให้บริการเดิมกับเจ้าของข้อมูลและผู้รับใหม่

ผู้ให้บริการใหม่ไม่ได้รับสิทธิใช้ข้อมูลทุกเรื่องเพียงเพราะได้รับไฟล์ ต้องตรวจวัตถุประสงค์และหน้าที่ของตนก่อนนำเข้าระบบหรือส่งต่อ

กำหนดส่งข้อมูลและวันย้ายบริการควรวางอย่างไร?

แยกกำหนดตามสิทธิจากวันย้ายระบบตามสัญญา มาตรา 31 ไม่ได้ทำให้กำหนดสามสิบวันของมาตรา 30 ใช้กับคำขอโอนย้ายทุกกรณีโดยอัตโนมัติ ต้องตรวจคำขอ กฎที่เกี่ยวข้อง และดำเนินงานโดยไม่สร้างอุปสรรคที่ไม่มีเหตุรองรับ

หากมีคำขอเข้าถึงหรือสำเนาตามมาตรา 30 ร่วมด้วย ให้บริหารกำหนดตามสิทธินั้นและประกาศ พ.ศ. 2569 แยกกัน ส่วนแผนส่งไฟล์ทดสอบก่อนย้ายจริง เช่น ล่วงหน้าเจ็ดวัน เป็นตัวอย่างการประสานงาน ไม่ใช่ระยะเวลาบังคับตามมาตรา 31

ควรกำหนดเวลาตัดข้อมูลว่าไฟล์ครอบคลุมถึงเมื่อไร และรายการที่เกิดหลังจากนั้นจะจัดการอย่างไร เพื่อป้องกันประวัติหายหรือซ้ำ การเปลี่ยนวันส่งควรมีเหตุและแจ้งผู้เกี่ยวข้องตามจริง ไม่ปล่อยคำขอค้างโดยไม่มีผู้รับผิดชอบ

ค่าโอนย้ายข้อมูลคิดอย่างไรโดยไม่สร้างเงื่อนไขเกินสิทธิ?

ตัวอย่างต้นทุนภายใน: เตรียมไฟล์ 3 ชั่วโมง × 1,000 บาท = 3,000 บาท ตรวจความครบ 2,000 บาท และส่งอย่างปลอดภัย 500 บาท รวม 5,500 บาท เป็นตัวอย่างวางงบ ไม่ใช่จำนวนที่เรียกเก็บจากเจ้าของข้อมูลได้อัตโนมัติ

อย่านำบัญชีค่าธรรมเนียมของประกาศการเข้าถึงและขอรับสำเนามาใช้กับงานโอนย้ายทุกแบบโดยไม่ตรวจฐาน หากมีบริการย้ายระบบเพิ่มเติมตามสัญญา ต้องแยกจากหน้าที่ตอบคำขอใช้สิทธิและอธิบายขอบเขตค่าใช้จ่ายก่อนตกลง

ค่าซ่อมรูปแบบไฟล์หรือค่าจัดระบบใหม่ควรกำหนดตามสิ่งส่งมอบจริง ไม่คิดเพิ่มเพียงเพราะลูกค้าย้ายไปคู่แข่ง ข้อพิพาทค่าบริการไม่ควรถูกใช้เป็นเหตุปฏิเสธสิทธิส่วนที่กฎหมายกำหนดโดยไม่วิเคราะห์เงื่อนไข

หลักฐานโอนย้ายที่ปลอดภัยและตรวจรับได้มีอะไร?

• คำขอ ขอบเขต และหลักฐานตัวตนหรืออำนาจที่เหมาะสม
• รายการข้อมูล รูปแบบ ฐานการใช้ และผลตรวจเงื่อนไขมาตรา 31
• รายละเอียดผู้รับ ช่องทาง และผลทดสอบความเป็นไปได้ทางเทคนิค
• รายการข้อมูลบุคคลอื่นที่ต้องแยกและเหตุผลส่วนที่ไม่ส่ง
• รุ่นไฟล์ จำนวนรายการ เวลาตัดข้อมูล และคำอธิบายฟิลด์
• หลักฐานส่งและรับ ข้อผิดพลาดที่แก้ และบันทึกปฏิเสธพร้อมเหตุผลเมื่อเกี่ยวข้อง

รักษาต้นฉบับและสำเนาที่ส่งให้ตรวจเทียบได้ตามความจำเป็น พร้อมจำกัดสิทธิและระยะเวลา อย่าวางไฟล์ไว้ในลิงก์สาธารณะเพื่อให้ผู้รับดาวน์โหลดง่าย หากข้อมูลคลาดเคลื่อนให้ประสาน กระบวนการแก้ไขข้อมูล โดยไม่แก้ประวัติสำคัญโดยไม่มีหลักฐาน

สัญญาบริการและทรัพย์สินทางปัญญาต้องตรวจอะไร?

ตรวจ สัญญาธุรกิจและระบบ เรื่องยุติบริการ ส่งออกข้อมูล และงานช่วยย้าย เพื่อแยกสิทธิ PDPA ออกจากสิทธิที่ตกลงเพิ่ม การให้ข้อมูลตามสิทธิไม่จำเป็นต้องโอนสิทธิในโปรแกรมหรือโครงสร้างทางธุรกิจทั้งหมดด้วย

หากเกิดข้อพิพาทเรื่องข้อมูลขาดหายหรือผู้รับนำไปใช้ผิด งาน คดีแพ่ง ต้องดูชุดที่ส่งจริง ข้อจำกัดที่แจ้ง และหลักฐานรับมอบ ควรหลีกเลี่ยงคำรับรองว่าไฟล์เข้ากับทุกระบบได้หากทดสอบเฉพาะรูปแบบหนึ่ง

ทางไปต่อ: แยกสิทธิและตรวจรับก่อนส่งข้อมูลจริง

1. แยกคำขอโอนย้ายจากคำขอสำเนา ลบ และยุติบริการ
2. ตรวจรายการข้อมูล ฐาน และรูปแบบตามมาตรา 31
3. ยืนยันผู้รับและจัดการข้อมูลบุคคลอื่นที่ปะปน
4. ทดสอบไฟล์กับช่องทางโดยใช้ข้อมูลเท่าที่จำเป็น
5. ส่งและเก็บหลักฐานรับ พร้อมตอบส่วนที่ทำไม่ได้โดยมีเหตุผล

ควรขอความช่วยเหลือเมื่อมีข้อมูลหลายฐาน ผู้รับอยู่ต่างประเทศ ข้อมูลคนอื่นปะปน หรือมีข้อพิพาทเรื่องรูปแบบและค่าบริการ สามารถ ติดต่อทีมงาน เพื่อหารือ บริการด้าน PDPA พร้อมคำขอและรายการฟิลด์ที่ไม่แสดงข้อมูลจริงเกินจำเป็น

แหล่งกฎหมาย: พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 30–31 และ 39

ผู้เขียน นายเอกราช ทิพย์แมม คดีครอบครัว มรดก และหนี้สิน

สาขาที่เชี่ยวชาญ: ครอบครัว · มรดกและพินัยกรรม · หนี้สินและบังคับคดี

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ