หนังสือรับรองการทำงาน ต้องออกให้เมื่อไรและเขียนอะไร

หนังสือรับรองการทำงานเมื่อสิ้นสุดการจ้างมีหน้าที่รับรองระยะเวลาที่ทำงานและลักษณะงาน ไม่ควรถูกปนกับใบประเมินหรือข้อตกลงสละสิทธิ บทความนี้อธิบายวิธีร่าง ตรวจวันทำงานและส่งมอบเอกสารให้ตรงข้อเท็จจริง

หนังสือรับรองการทำงานต้องมีข้อมูลอะไร

เมื่อการจ้างสิ้นสุด ลูกจ้างมีสิทธิได้รับหนังสือรับรองระยะเวลาที่ทำงานและลักษณะงานตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 585 ควรระบุบุคคล นายจ้าง ช่วงงานและหน้าที่ตามจริง ไม่เติมเหตุออกหรือคำรับรองผลงานที่ยังไม่ได้ตรวจเพียงเพราะใช้แบบเดียวกันทุกคน

สาระตามมาตรา 585 ไม่ใช่คำสั่งให้นายจ้างรับรองว่าลูกจ้างทำงานดีทุกด้าน หรือรับรองเงินเดือนและข้อมูลทุกอย่างที่ผู้รับปลายทางต้องการ หากลูกจ้างขอข้อมูลเพิ่มเติม เช่น เงินเดือนเพื่อยื่นหน่วยงานอื่น ต้องแยกวัตถุประสงค์และตรวจข้อมูลกับผู้มีอำนาจก่อนออก ไม่ปฏิเสธส่วนรับรองระยะเวลาและลักษณะงานเพราะยังตกลงส่วนเพิ่มเติมไม่ได้

วันเริ่มงานควรอ้างหลักฐานความสัมพันธ์การจ้างจริง ไม่เริ่มนับใหม่จากวันผ่านทดลองงานโดยอัตโนมัติ หากเคยย้ายบริษัทในกลุ่ม ต้องตรวจว่ามีการเปลี่ยนนายจ้างหรือรับช่วงสิทธิอย่างไร ไม่รวมช่วงของทุกบริษัทด้วยเหตุว่าใช้แบรนด์เดียวกัน และไม่ตัดช่วงเก่าทิ้งโดยไม่ตรวจเอกสารโอนหรือข้อตกลงที่เกี่ยวข้อง

สมมติลูกจ้างเริ่มเป็นเจ้าหน้าที่บัญชี ต่อมาปรับเป็นหัวหน้าบัญชี หนังสืออาจระบุช่วงงานรวมและตำแหน่งหรือหน้าที่ที่ตรวจสอบได้ หากจะบอกว่าเป็นหัวหน้าตลอดช่วงต้องมีข้อเท็จจริงรองรับ ไม่ใช้ตำแหน่งสุดท้ายย้อนหลังเพื่อให้ดูดี ผู้ลงชื่อควรทราบว่าเอกสารจะถูกใช้ภายนอกและผู้รับอาจตรวจยืนยันกับบริษัท

เมื่อเหตุสิ้นสุดการจ้างยังเป็นข้อพิพาท ควรแยกข้อเท็จจริงที่รับตรงกันออกจากเรื่องที่ต้องวินิจฉัย การรับรองว่าทำงานช่วงใดไม่ได้เท่ากับยอมรับเงินทุกประเภทที่อีกฝ่ายเรียก แต่ข้อความที่เติมว่าไม่มีสิทธิเรียกร้องใดอีกย่อมมีผลคนละเรื่องและไม่ควรซ่อนไว้ในเอกสารรับรองทั่วไป

จัดแบบไว้ใน ระบบเอกสารแรงงานนายจ้าง และแยกจาก ข้อตกลงสิ้นสุดการจ้าง เพื่อให้ HR ใช้เอกสารถูกหน้าที่โดยไม่เพิ่มเงื่อนไขที่ไม่ได้อธิบายแก่ผู้รับ

ถ้าต้องใช้ระหว่างทำงานหรือข้อมูลยังโต้แย้ง

• ถ้ายังทำงานอยู่ ให้แยกหนังสือรับรองสถานะปัจจุบันตามวัตถุประสงค์จากสิทธิเมื่อสิ้นสุดการจ้างตามมาตรา 585
• ถ้าวันเริ่มงานไม่ตรงฐานข้อมูล ให้ตรวจสัญญา การจ่ายเงินและหลักฐานเริ่มทำงาน ไม่เลือกวันที่ในระบบใหม่เพียงอย่างเดียว
• ถ้าต้องการฉบับภาษาอังกฤษ ให้ตรวจชื่อและการแปลหน้าที่ โดยรักษาความหมายเทียบกับข้อมูลภาษาไทย
• ถ้ามีคำขอเพิ่มข้อมูลเงินเดือนหรือผลงาน ให้พิจารณาแยก ไม่ทำให้การออกส่วนที่ต้องรับรองค้างโดยไม่มีเหตุ

หนังสือควรแสดงวันที่ออกจริง แม้รับรองการทำงานในอดีตก็ไม่จำเป็นต้องลงวันที่ย้อนหลัง หากเป็นฉบับแก้ไขให้บอกการแทนฉบับเดิมและเก็บเหตุแก้ไว้ในทะเบียนเอกสาร

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: รับรองงานไม่ใช่รับรองทุกเรื่อง

คนมักเข้าใจว่า หนังสือรับรองต้องเขียนชม หรือถ้าลูกจ้างทำให้เกิดปัญหาบริษัทจะไม่ออกให้ได้ แต่หน้าที่รับรองระยะเวลาและลักษณะงานเป็นคนละเรื่องกับความพึงพอใจในผลงานหรือข้อพิพาทเงิน

กฎหมายมองว่า มาตรา 585 กำหนดสิทธิเมื่อการจ้างสิ้นสุดตามสาระที่ระบุ จึงไม่ควรขยายเป็นหน้าที่รับรองประวัติทุกด้าน และไม่ควรลดสิทธิด้วยการบังคับให้ลงชื่อยอมรับหนี้หรือถอนเรื่องก่อนโดยไม่ตรวจความชอบด้วยกฎหมาย

จุดเสี่ยงจริง คือใช้ช่องหมายเหตุใส่ข้อกล่าวหาที่ไม่จำเป็น หรือส่งข้อมูลให้ผู้ว่าจ้างใหม่เกินวัตถุประสงค์ การมีข้อพิพาทไม่ได้ทำให้บริษัทเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลหรือกล่าวหาผู้พ้นสภาพได้ไม่จำกัด ควรให้ผู้รับผิดชอบตรวจข้อความและช่องทางยืนยันข้อมูล

มองสองฝั่ง: ข้อมูลถูกต้องสำคัญต่อทั้งคู่

หากขอข้อมูลเพิ่ม ควรเขียนคำขอให้ชัดว่าต้องใช้กับใครและเพื่ออะไร บริษัทจะได้ตรวจและจัดข้อความเหมาะสม โดยไม่ส่งข้อมูลที่เกินจำเป็นเพียงเพราะแบบปลายทางมีช่องให้กรอก

มุมเวลา: สิทธิเกิดเมื่อสิ้นสุดการจ้าง

มาตรา 585 ผูกสิทธิกับการสิ้นสุดการจ้าง แต่ไม่ได้เขียนจำนวนวันออกหนังสือแบบเจ็ดวันสำหรับทุกกรณี บริษัทควรวางกระบวนการออกโดยไม่ล่าช้าเกินสมควร หากตั้งเป้าภายในสามวันทำการต้องบอกว่าเป็นมาตรฐานบริการภายใน ไม่ใช่ข้อความในมาตรานี้

วันสิ้นสุดการจ้างอาจต่างจากวันแจ้งลาออกหรือวันทำงานสุดท้ายที่มาปฏิบัติงานจริง ต้องตรวจเหตุและข้อตกลง เช่น มีวันลาคงเหลือหรือให้งดมาทำงานระหว่างช่วงบอกกล่าว หากเป็นข้อพิพาทให้ทนายช่วยตรวจถ้อยคำ ไม่เลือกวันเองเพื่อให้เอกสารออกเร็วโดยสร้างปัญหาต่อเงินและอายุงาน

มุมเงิน: อย่าปนหนังสือกับยอดค้างชำระ

สมมติยังมีค่าจ้างที่ต้องตรวจ 18,000 บาท และบริษัทอ้างค่าทรัพย์สินเสียหาย 6,000 บาท การออกหนังสือรับรองไม่ได้ทำให้สองยอดหักกันเหลือ 12,000 บาทโดยอัตโนมัติ ต้องตรวจสิทธิได้รับเงิน ความรับผิดและข้อจำกัดการหักตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 76 และ 77 แยกต่างหาก

นายจ้างเสี่ยงเพิ่มข้อพิพาทหากใช้เอกสารเพื่อกดดันชำระหนี้ ส่วนลูกจ้างไม่ควรเข้าใจว่ามีหนังสือแล้วหมายถึงชำระเงินครบ หากมีการรับเงินให้ทำหลักฐานระบุรายการและยอดตามจริง ไม่ใส่คำว่ารับครบทุกสิทธิในช่องรับหนังสือโดยไม่มีการตกลงที่ตรวจแล้ว

มุมหลักฐาน: ตรวจทะเบียนก่อนออกฉบับจริง

• ชื่อและข้อมูลระบุตัวให้ตรงหลักฐานโดยไม่ใส่เลขส่วนบุคคลเกินจำเป็น
• วันเริ่มและสิ้นสุดการจ้างที่ตรวจจากหลายแหล่งเมื่อมีข้อสงสัย
• ตำแหน่งหรือหน้าที่ตามช่วงที่รับรอง
• ชื่อบริษัทและผู้มีอำนาจลงนามหรือผู้ได้รับมอบหมาย
• วัตถุประสงค์ข้อมูลเพิ่มเติมและการเปิดเผยต่อปลายทาง
• สำเนาฉบับออกจริงกับหลักฐานส่งมอบและฉบับแก้ไขถ้ามี

รักษาฉบับที่ส่งแล้วไว้เพื่อใช้ตอบการตรวจยืนยันภายหลัง หากอดีตพนักงานทักว่าผิด ให้ตรวจหลักฐานและออกแก้โดยมีร่องรอย ไม่แก้ไฟล์เดิมจนไม่ทราบว่าผู้รับแต่ละคนถือข้อความรุ่นใด

มุมกฎหมายรอบข้าง: ข้อมูลส่วนบุคคลและความเสียหาย

การส่งหนังสือให้ผู้รับและการตอบคำถามจากนายจ้างใหม่ต้องตรวจวัตถุประสงค์กับฐานเปิดเผยข้อมูล ไม่ถือว่าขอหนังสือครั้งหนึ่งเท่ากับยินยอมให้ส่งประวัติทั้งหมดตลอดไป งาน กฎหมายข้อมูลส่วนบุคคล ช่วยจัดขั้นตอนยืนยันตัวและกำหนดข้อมูลที่ตอบได้

หากหนังสือมีข้อกล่าวหาหรือข้อมูลเท็จที่ทำให้เสียหาย ต้องตรวจความรับผิดตามข้อเท็จจริง ไม่ใช้เอกสารเป็นช่องทางลงโทษนอกกระบวนการ ประเด็นที่มีการปลอมหรือแก้เอกสารอาจต้องตรวจ กฎหมายอาญา แยกต่างหาก อ่านมาตรา 585 จาก ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ของกรมบังคับคดี

ทางไปต่อ: ออกเอกสารตามหน้าที่ของมัน

1. ตรวจว่าคำขอเป็นหนังสือเมื่อพ้นงานหรือรับรองสถานะปัจจุบัน
2. จับคู่วันและลักษณะงานกับทะเบียนและเอกสารต้นทาง
3. แยกข้อมูลเพิ่มเติมออกจากสาระตามมาตรา 585
4. ให้ผู้มีอำนาจตรวจและลงชื่อพร้อมวันที่ออกจริง
5. ส่งมอบ เก็บสำเนาและเปิดช่องทางแก้ข้อผิดพลาด

ควรเร่งตรวจเมื่อบริษัทผูกการออกกับการชำระหนี้ วันสิ้นสุดยังโต้แย้ง หรือหนังสือมีข้อกล่าวหาที่อาจกระทบงานใหม่ หากต้องการแบบและขั้นตอนออกหนังสือที่ใช้ได้จริง ดู บริการกฎหมายแรงงาน แล้วส่งร่างกับข้อมูลช่วงงานผ่าน ช่องทางติดต่อสำนักงาน เพื่อประเมินส่วนที่ต้องแก้

ผู้เขียน นางสาวจุฑาทิพย์ เตี้ยบัวแก้ว ใบอนุญาตว่าความตั้งแต่ปี 2560

สาขาที่เชี่ยวชาญ: คดีแพ่งและการว่าความ · คดีอาญา · ที่ดินและอสังหาริมทรัพย์

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ