สัญญารักษาความลับพนักงาน ต้องระบุข้อมูลอะไรให้ชัด

สัญญารักษาความลับพนักงานควรบอกได้ว่าข้อมูลใดต้องป้องกัน ใช้ทำงานได้แค่ไหน และต้องทำอย่างไรเมื่อพบข้อมูลรั่ว การให้พนักงานเซ็น NDA แต่ยังเปิดไฟล์สำคัญให้ทุกคนเข้าถึง อาจทำให้บริษัทพิสูจน์การรักษาความลับได้ยากกว่าที่คาด

สัญญารักษาความลับพนักงานต้องคุ้มครองอะไร

ควรคุ้มครองข้อมูลที่ระบุประเภทได้ พร้อมกำหนดหน้าที่ใช้และรักษาข้อมูลให้สัมพันธ์กับงาน หากอ้างสิทธิตามพระราชบัญญัติความลับทางการค้า พ.ศ. 2545 มาตรา 3 ต้องตรวจว่าข้อมูลไม่เป็นที่รู้ทั่วไป มีประโยชน์เชิงพาณิชย์เพราะเป็นความลับ และมีมาตรการรักษาความลับที่เหมาะสม

ข้อมูลที่บริษัทต้องการให้เก็บเป็นความลับตามสัญญาอาจมีหลายประเภท เช่น สูตรสินค้า แผนราคา รหัสเข้าถึงระบบ หรือข้อมูลลูกค้า แต่ข้อมูลทุกชิ้นในคอมพิวเตอร์บริษัทไม่ได้เป็นความลับทางการค้าตามกฎหมายเสมอไป ผู้ร่างควรแยกหน้าที่ตามสัญญาออกจากองค์ประกอบของสิทธิตามกฎหมาย เพื่อไม่อ้างว่าการทำผิด NDA ทุกครั้งเป็นความผิดหรือการละเมิดประเภทเดียวกันทั้งหมด

รายการข้อมูลไม่จำเป็นต้องเปิดสูตรหรือรายละเอียดลับทั้งหมดไว้ในสัญญาที่แจกหลายคน อาจกำหนดประเภท เจ้าของข้อมูล และวิธีแจ้งชั้นความลับไว้ พร้อมตัวอย่างที่ช่วยให้พนักงานทำงานได้ถูกต้อง เช่น ฐานราคาที่ใช้เสนอเฉพาะลูกค้า ต่างจากราคาขายปลีกที่ประกาศบนเว็บไซต์แล้ว และข้อมูลที่สร้างใหม่ระหว่างงานควรมีกติกาจัดชั้นและกำหนดผู้เข้าถึง

1. นิยามข้อมูลลับและแยกข้อมูลที่เปิดเผยต่อสาธารณะโดยชอบแล้ว
2. กำหนดวัตถุประสงค์ที่พนักงานใช้ข้อมูลได้ตามหน้าที่
3. ระบุผู้ที่ส่งต่อให้ได้และวิธีขออนุมัติเมื่อจำเป็นต้องส่งออก
4. กำหนดการเก็บ สำรอง ส่งคืน และจัดการข้อมูลเมื่อพ้นหน้าที่
5. วางขั้นตอนแจ้งเหตุผิดปกติโดยไม่ให้พนักงานลบหลักฐานเอง
6. ระบุข้อยกเว้นสำหรับการเปิดเผยที่มีกฎหมายหรือคำสั่งที่ชอบรองรับ

ตัวอย่างสมมติ ฝ่ายขายได้รับไฟล์ต้นทุนเพื่อจัดข้อเสนอให้ลูกค้ารายหนึ่ง NDA ควรบอกได้ว่าส่งต่อให้ใครได้ ใช้บัญชีใด และต้องขออนุมัติก่อนใช้บริการภายนอกหรือไม่ ไม่ควรเขียนว่าห้ามเปิดเผยทุกกรณีแล้วปล่อยให้หัวหน้าสั่งส่งไฟล์ให้คู่ค้าโดยไม่มีช่องทางอนุญาตที่ตรวจย้อนหลังได้

ตัวบทเรื่ององค์ประกอบและการละเมิดอ่านได้จากพระราชบัญญัติความลับทางการค้าที่กรมส่งเสริมการค้าระหว่างประเทศเผยแพร่ ส่วนการจัดเอกสารควรเชื่อมกับระบบเอกสารแรงงานของนายจ้างเพื่อให้ HR ฝ่ายเทคโนโลยี และหัวหน้างานใช้กติกาชุดเดียวกัน

ข้อมูลแบบใดทำให้ขอบเขต NDA ต่างกัน

ต้องตรวจที่มาของข้อมูล วิธีที่พนักงานได้รับ และเหตุที่นำไปใช้ ข้อมูลเหมือนกันอาจมีสถานะต่างกันเมื่อพฤติการณ์ต่างกัน

ถ้าข้อมูลอยู่บนเว็บไซต์สาธารณะแล้ว

ต้องแยกว่าเปิดเผยโดยชอบแล้วหรือรั่วไหลโดยมิชอบ และข้อมูลที่อ้างเป็นเพียงรายการสาธารณะหรือเป็นชุดข้อมูลที่รวบรวมและวิเคราะห์จนมีคุณค่าเฉพาะ การเห็นชื่อลูกค้าบนอินเทอร์เน็ตไม่ได้ตอบทุกประเด็นเกี่ยวกับฐานราคา ประวัติซื้อ หรือเงื่อนไขเจรจาที่บริษัทเก็บไว้

ถ้าเป็นความรู้และทักษะทั่วไปของพนักงาน

ไม่ควรเขียนให้พนักงานใช้ประสบการณ์การทำงานทั้งหมดไม่ได้หลังลาออก ต้องแยกทักษะทั่วไปออกจากข้อมูลเฉพาะที่ต้องรักษา การป้องกันสูตรผลิตกับการห้ามใช้ความสามารถในวิชาชีพมีภาระต่างกัน และอาจต้องตรวจหลักความเป็นธรรมของข้อสัญญาด้วย

ถ้าต้องส่งข้อมูลตามคำสั่งที่ชอบด้วยกฎหมาย

ควรมีกระบวนการให้ตรวจฐานคำสั่ง ขอบเขต และผู้รับข้อมูล ไม่ใช้ NDA เป็นเหตุปิดกั้นการใช้สิทธิหรือการปฏิบัติหน้าที่ตามกฎหมาย การแจ้งบริษัทก่อนเปิดเผยทำได้ตามขอบเขตที่กฎหมายอนุญาต ไม่เขียนให้ต้องขออนุญาตจนขัดคำสั่งหรือหน้าที่ที่ต้องปฏิบัติ

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: ลายเซ็นไม่แทนมาตรการ

คนมักเข้าใจว่า เซ็น NDA แล้วข้อมูลของบริษัททุกชิ้นจะได้รับความคุ้มครองในฐานะความลับทางการค้าทันที จึงไม่ต้องแยกสิทธิการเข้าถึงหรือเก็บหลักฐานว่าใครนำข้อมูลออกไป

กฎหมายมองว่า มาตรา 3 ต้องมีมาตรการรักษาความลับที่เหมาะสมประกอบกับองค์ประกอบอื่น และมาตรา 6 พิจารณาการเปิดเผย เอาไป หรือใช้โดยไม่ได้รับความยินยอมในลักษณะที่ขัดต่อแนวทางพาณิชย์ที่สุจริต รวมถึงความรู้หรือเหตุอันควรรู้ของผู้กระทำ การมีข้อตกลงจึงเป็นหลักฐานส่วนหนึ่งของเรื่องทั้งหมด

จุดเสี่ยงจริง คือข้อสัญญาห้ามส่งออกข้อมูล แต่ขั้นตอนทำงานกลับกำหนดให้ส่งเข้าบัญชีส่วนตัวเพื่อทำงานที่บ้าน ผู้ร่างต้องเทียบกติกากับการทำงานจริงและแก้ช่องทางที่ไม่สอดคล้องกัน มิฉะนั้นเมื่อเกิดเหตุจะไม่ชัดว่าการส่งนั้นเป็นคำสั่ง การอนุญาต หรือการฝ่าฝืน

มองสองฝั่ง: ใช้ข้อมูลทำงานและป้องกันการรั่ว

การรายงานเหตุเร็วควรทำได้โดยมีช่องทางที่พนักงานรู้จัก ไม่ทำให้คนที่ส่งไฟล์ผิดลังเลจนเหตุขยายวง ผู้รับเรื่องควรแยกการควบคุมความเสียหายออกจากการพิจารณาความรับผิด และเก็บข้อเท็จจริงทั้งที่สนับสนุนหรือหักล้างข้อสงสัย

หน้าที่รักษาความลับสิ้นสุดวันออกงานหรือไม่

ต้องอ่านข้อตกลงและฐานกฎหมายของข้อมูลนั้น หน้าที่บางอย่างอาจคงอยู่หลังสิ้นสุดการจ้าง แต่ไม่ควรเขียนว่าข้อมูลทุกชนิดเป็นความลับตลอดไปโดยไม่แยกสภาพของข้อมูลและเหตุจำเป็น

การกำหนดระยะควรสัมพันธ์กับข้อมูล เช่น แผนเปิดตัวสินค้ามีช่วงก่อนเปิดเผยที่ต่างจากสูตรผลิตซึ่งอาจยังเป็นความลับอยู่หลังสินค้าวางตลาด ไม่มีจำนวนปีเดียวที่ใช้ได้เหมาะสมกับทุกประเภท ควรระบุเหตุที่ทำให้หน้าที่สิ้นสุดหรือข้อยกเว้น เช่น ข้อมูลเปิดเผยโดยชอบโดยไม่เกิดจากการฝ่าฝืนของผู้รับ

วันคืนอุปกรณ์ วันปิดบัญชี และวันยืนยันการจัดการสำเนาควรกำหนดเป็นขั้นตอนแยกกัน ตัวอย่างบริษัทอาจตรวจรายการส่งคืนในวันทำงานสุดท้ายและให้ฝ่ายเทคโนโลยียืนยันสิทธิที่ปิดในวันเดียวกัน นี่เป็นแผนงานสมมติ ไม่ใช่กฎหมายกำหนดวันตายตัว การลบข้อมูลต้องไม่ทำลายหลักฐานที่จำเป็นต้องเก็บจากเหตุพิพาท

ข้อมูลรั่วแล้วคิดค่าเสียหายจากอะไร

ต้องแยกการฝ่าฝืน ข้อสัญญาที่มีผล ความเสียหาย และเหตุเชื่อมโยงออกจากกัน การพบไฟล์อยู่นอกระบบไม่ยืนยันจำนวนค่าเสียหายทั้งหมดโดยอัตโนมัติ และเงินที่เขียนไว้ใน NDA ก็ต้องตรวจฐานและความเป็นธรรมของเงื่อนไข

ตัวอย่างสมมติ บริษัทมีค่าใช้จ่ายตรวจเหตุ 18,000 บาทและค่าเปลี่ยนรหัสเข้าถึงพร้อมตั้งระบบใหม่ 7,000 บาท รวมค่าใช้จ่ายที่นำมาจัดรายการเบื้องต้นคือ 25,000 บาท ต้องตรวจว่าจำเป็น เกี่ยวกับเหตุจริง และมีหลักฐานจ่ายหรือไม่ ตัวเลขนี้เป็นตัวอย่างจัดเอกสาร ไม่ใช่อัตราค่าเสียหายตามกฎหมายหรือจำนวนที่ศาลจะให้เสมอ

หากอ้างกำไรที่เสียไปควรระบุสัญญาหรือธุรกรรมที่กระทบและเหตุอื่นที่ทำให้เสียรายได้ ไม่ใช้ยอดขายทั้งปีเป็นยอดเสียหายทันที ฝ่ายบริษัทควรบันทึกมาตรการลดผลกระทบและเงินที่ได้รับชดใช้แล้วเพื่อไม่เรียกซ้ำ ส่วนการหักเงินพนักงานต้องตรวจมาตรา 76–77 ของกฎหมายคุ้มครองแรงงาน ไม่ใช้ข้อค่าเสียหายใน NDA แทนเงื่อนไขการหักค่าจ้าง

หลักฐานใดช่วยพิสูจน์ว่าข้อมูลถูกใช้ผิดขอบเขต

ควรเก็บหลักฐานว่าข้อมูลคืออะไร บริษัทดูแลอย่างไร ใครมีสิทธิเข้าถึง และเกิดการส่งหรือใช้แบบใด โดยไม่แก้ข้อมูลต้นฉบับระหว่างตรวจ

• NDA ฉบับที่พนักงานลงนามพร้อมเอกสารที่อ้างถึง
• ทะเบียนข้อมูลสำคัญและสิทธิการเข้าถึงในช่วงเกิดเหตุ
• หลักฐานการแจ้งนโยบายและคำอนุญาตเฉพาะครั้ง
• บันทึกการเข้าถึง ส่งต่อ หรือดาวน์โหลดที่ระบบมีอยู่
• ไฟล์หรือข้อความต้นทางพร้อมวันเวลาและบริบท
• คำชี้แจงของผู้เกี่ยวข้องและคำสั่งงานที่อาจเป็นเหตุให้ส่งข้อมูล
• รายการผลกระทบ ค่าใช้จ่าย และการควบคุมเหตุที่ทำจริง

ก่อนตรวจอุปกรณ์ส่วนตัวควรให้ผู้รับผิดชอบพิจารณาอำนาจ ขอบเขต และวิธีได้หลักฐานโดยชอบ ไม่ขอรหัสผ่านทุกบัญชีหรือเปิดอ่านข้อความส่วนตัวทั้งหมดเพียงเพราะมีข้อสงสัย หากต้องสอบถามพนักงาน ให้ใช้แนวทางหนังสือสอบสวนพนักงานเพื่อกำหนดข้อเท็จจริงที่ต้องถามและโอกาสชี้แจง

PDPA และการทำงานจากบ้านเกี่ยวข้องอย่างไร

ฐานลูกค้าหรือข้อมูลพนักงานอาจเป็นทั้งข้อมูลที่บริษัทต้องรักษาและข้อมูลส่วนบุคคล หน้าที่ตาม NDA ไม่แทนฐานกฎหมาย การแจ้งรายละเอียด หรือมาตรการตาม PDPA ควรใช้แนวทางวางระบบข้อมูลพนักงานตรวจผู้เข้าถึงและการส่งข้อมูลให้ผู้ให้บริการ

ถ้ามีเหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล ต้องประเมินหน้าที่แจ้งและการรับมือแยกจากการดำเนินการกับพนักงาน ไม่รอให้สอบสวนทางวินัยเสร็จก่อนทุกกรณี งานนี้สัมพันธ์กับบริการที่ปรึกษากฎหมาย PDPAและผู้รับผิดชอบความมั่นคงปลอดภัยของบริษัท

การใช้คอมพิวเตอร์หรือพื้นที่ทำงานที่บ้านควรมีกติกาอุปกรณ์และการเข้าถึงสอดคล้องกับ NDA อ่านข้อตกลงทำงานนอกสำนักงานเพื่อวางหน้าที่จัดหาอุปกรณ์ ค่าใช้จ่าย และช่องทางสื่อสาร ไม่ให้พนักงานต้องเลือกฝ่าฝืนกติกาเพื่อทำงานให้เสร็จ

ทางไปต่อ: ร่าง NDA ให้ทำตามได้ในงานจริง

เริ่มจากแผนผังข้อมูลที่ใช้ในตำแหน่งนั้น แล้วร่างข้อสัญญาควบคู่กับวิธีอนุญาต การรายงานเหตุ และการส่งคืนข้อมูล

1. แยกประเภทข้อมูลและผู้มีอำนาจอนุญาตให้ใช้
2. เทียบกติกากับการส่งงานและระบบที่พนักงานใช้จริง
3. กำหนดข้อยกเว้นและขั้นตอนเมื่อได้รับคำสั่งตามกฎหมาย
4. วางรายการคืนอุปกรณ์และจัดการข้อมูลเมื่อพ้นหน้าที่
5. ตรวจหลักฐาน ค่าเสียหาย และเงื่อนไขที่อาจให้ภาระเกินสมควร

ควรให้ทนายตรวจเมื่อข้อตกลงนิยามข้อมูลลับกว้างจนแยกไม่ได้ มีคำสั่งให้ส่งออกนอกระบบ บริษัทกำลังจะเข้าถึงอุปกรณ์ส่วนตัว หรือเหตุอาจเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลจำนวนมาก กรณีเหล่านี้ต้องประสานข้อความในสัญญากับสิทธิและหน้าที่ด้านอื่นก่อนตัดสินใจ

หากต้องการร่าง NDA พนักงานหรือทบทวนแบบเดิม สามารถใช้บริการร่างและตรวจเอกสารแรงงานยอดทิพย์ธรรม โดยส่งประเภทข้อมูล ขั้นตอนทำงาน และแบบที่ใช้อยู่ผ่านช่องทางติดต่อสำนักงานเพื่อกำหนดงานตรวจให้ครอบคลุมทั้งข้อความและหลักฐานที่บริษัทต้องเก็บ

ผู้เขียน นางสาวจุฑาทิพย์ เตี้ยบัวแก้ว ใบอนุญาตว่าความตั้งแต่ปี 2560

สาขาที่เชี่ยวชาญ: คดีแพ่งและการว่าความ · คดีอาญา · ที่ดินและอสังหาริมทรัพย์

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ