ข้อตกลง Work from Home ต้องเขียนอะไร เรื่องเวลาและค่า OT

ข้อตกลง Work from Home ที่บอกเพียงว่าให้ทำงานที่บ้าน อาจยังไม่ตอบเรื่องเวลาติดต่อ ค่าล่วงเวลาและค่าอุปกรณ์ เมื่อคุณต้องจัดทีมที่อยู่คนละสถานที่ ควรทำกติกาให้ตรวจการทำงานได้โดยไม่เปิดช่องให้สั่งงานตลอดวัน บทความนี้ใช้กับลูกจ้างกิจการเอกชนทั่วไปที่ตกลงทำงานนอกสถานประกอบกิจการ

ข้อตกลง Work from Home ต้องทำเป็นหนังสือไหม

ต้องทำเป็นหนังสือหรือข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่เข้าถึงและนำกลับมาใช้ได้โดยความหมายไม่เปลี่ยนแปลง ตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 23/1 ซึ่งเพิ่มโดยฉบับที่ 8 พ.ศ. 2566 การอนุญาตด้วยวาจาเพียงอย่างเดียวจึงไม่ใช่รูปแบบข้อตกลงที่ตัวบทกำหนด

มาตรานี้เปิดให้นายจ้างและลูกจ้างตกลงนำงานที่เหมาะสมไปทำที่บ้าน ที่พักหรือผ่านเทคโนโลยีสารสนเทศในสถานที่อื่น ไม่ได้ให้ลูกจ้างทุกตำแหน่งเลือกทำงานที่บ้านได้ฝ่ายเดียว และไม่ได้ทำให้บริษัทลดสิทธิของผู้ทำงานทางไกลลงเพราะไม่เข้ามาที่สำนักงาน

กฎหมายยกตัวอย่างรายละเอียดที่อาจตกลงไว้ 5 กลุ่ม ได้แก่ ช่วงเริ่มสิ้นสุด วันและเวลางานกับเวลาพัก หลักเกณฑ์ล่วงเวลาและวันลา ขอบเขตงานกับการกำกับ และหน้าที่จัดหาอุปกรณ์กับค่าใช้จ่ายที่จำเป็น ถ้อยคำเรื่องรายละเอียดเป็นแนวให้ตกลงตามลักษณะงาน ส่วนหน้าที่จัดทำข้อตกลงในรูปที่เรียกกลับมาอ่านได้เป็นข้อกำหนดที่ต้องทำ

ตัวอย่างสมมติ บริษัทอนุญาตเจ้าหน้าที่บัญชีทำงานที่บ้าน 2 วันต่อสัปดาห์ เวลา 09:00–18:00 น. พักหนึ่งชั่วโมง และกำหนดผู้อนุมัติ OT เป็นหัวหน้าบัญชี หากกำหนดงานชัดและเก็บข้อตกลงที่ลูกจ้างยอมรับได้ บริษัทจะตรวจเวลาและค่าใช้จ่ายได้ดีกว่าการใช้ข้อความสั้นในกลุ่มว่าใครสะดวกก็ทำที่บ้าน

ตัวบทฉบับจริงอยู่ในพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน ฉบับที่ 8 พ.ศ. 2566 ข้อตกลงของบริษัทควรเชื่อมกับระบบเอกสารแรงงานของนายจ้าง เพื่อไม่ให้กติกาเวลางานในเอกสารสองฉบับขัดกัน

สิทธิไม่รับสายนอกเวลา มีข้อยกเว้นอะไรบ้าง

มาตรา 23/1 ให้ลูกจ้างที่อยู่ในกรอบการทำงานดังกล่าวมีสิทธิปฏิเสธการติดต่อสื่อสารกับนายจ้างหรือผู้ควบคุมงานเมื่อสิ้นสุดเวลางานปกติที่ตกลงหรือสิ้นสุดงานที่มอบหมาย เว้นแต่ลูกจ้างให้ความยินยอมโดยทำหนังสือไว้ล่วงหน้า ต้องแยกสิทธินี้ออกจากการคำนวณค่าล่วงเวลา

ถ้ามีหนังสือยินยอมให้ติดต่อนอกเวลา

ถ้าลูกจ้างยินยอมล่วงหน้า ผลคือข้อยกเว้นเรื่องการติดต่ออาจใช้ได้ตามขอบเขตที่ตกลง แต่ไม่ได้แปลว่าลูกจ้างสละค่าล่วงเวลาหรือยินยอมทำงานได้ไม่จำกัดชั่วโมง ควรเขียนเรื่องที่ติดต่อ ช่องทางและช่วงเวลาให้เหมาะกับหน้าที่จริง

ถ้าทำงานแบบผสมทั้งบ้านและสำนักงาน

ถ้าเป็นระบบผสม ผลคือควรกำหนดวันและเงื่อนไขของแต่ละรูปแบบให้ชัด ไม่ถือว่าชื่อ Hybrid ทำให้พ้นจากการทำข้อตกลง กฎเรื่องงานล่วงเวลา วันหยุดและสิทธิพื้นฐานยังต้องใช้ตามลักษณะการจ้างจริง

ถ้าจะยกเลิก WFH และให้กลับเข้าออฟฟิศ

ถ้าจะเปลี่ยนสถานที่หรือวันทำงาน ผลคือควรอ่านระยะใช้ เงื่อนไขทบทวนและสิทธิที่ตกลงไว้ก่อน ไม่สรุปว่าบริษัทเปลี่ยนได้ทันทีทุกกรณี การแก้เงื่อนไขที่มีผลเสียอาจเกี่ยวกับสภาพการจ้างและต้องตรวจความชอบต่างหาก

ตำแหน่งที่ใช้คอมพิวเตอร์ไม่ได้หมายความว่าเป็นงานนอกสถานที่ซึ่งกำหนดเวลาแน่นอนไม่ได้เสมอ หากบริษัทอ้างข้อยกเว้น OT ต้องตรวจหน้าที่และเวลาจริงตามมาตรา 65 ไม่ใช่ดูเพียงว่าคนนั้นทำงานอยู่ที่บ้าน

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: รับแชตไม่เท่ากับยอมทำ OT

คนมักเข้าใจว่า พนักงานรับข้อความจากหัวหน้าตอนค่ำแล้วถือว่ายินยอมทำงานนอกเวลาฟรี เพราะอยู่บ้านและไม่ได้ตอกบัตร

กฎหมายมองว่า รูปแบบทำงานนอกสำนักงานไม่ได้ลดสิทธิเทียบกับคนในสำนักงาน ต้องแยกการยินยอมรับการติดต่อ การตกลงทำ OT และงานที่ทำจริงออกจากกัน

จุดเสี่ยงจริง คือหัวหน้าสั่งให้แก้ไฟล์ทันที แต่ระบบเงินเดือนบอกว่าไม่มีคำขอ OT บริษัทควรมีวิธีรับรองคำสั่งนอกเวลาที่เกิดขึ้นจริง ไม่ปล่อยให้เงื่อนไขอนุมัติในกระดาษขัดกับพฤติกรรมของหัวหน้า

การส่งข้อความไว้เพื่อให้อ่านในเวลางานครั้งถัดไปต่างจากการสั่งให้ทำทันที ควรเขียนกำหนดส่งให้ชัดและฝึกผู้จัดการใช้ช่องทางตามระดับความเร่งด่วน อย่าใช้คำว่างานด่วนกับทุกเรื่องจนลูกจ้างไม่สามารถแยกเวลาพักของตนได้

มองสองฝั่ง: นายจ้างติดตามงาน ลูกจ้างรักษาเวลาพัก

นายจ้างตรวจงานได้ตามขอบเขตที่ชอบ ส่วนลูกจ้างต้องส่งงานและพร้อมทำงานในเวลาที่ตกลง การทำกติกาที่วัดงานได้ช่วยลดการใช้การออนไลน์ตลอดวันเป็นเครื่องชี้วัดเพียงอย่างเดียว

ประเด็นที่ต้องคุยคือการตรวจผลลัพธ์กับการติดตามชีวิตส่วนตัวมีขอบเขตต่างกัน บริษัทควรอธิบายข้อมูลที่เก็บและเหตุจำเป็น ส่วนพนักงานควรแจ้งปัญหาอินเทอร์เน็ตหรืออุปกรณ์ทันทีตามช่องทางที่กำหนด

เวลางาน WFH และการอนุมัติ OT ต้องกำหนดอย่างไร

ต้องกำหนดช่วงงานปกติ เวลาพักและช่องทางอนุมัติที่สอดคล้องกับงานจริง สำหรับงานทั่วไป มาตรา 23 วางกรอบเวลาปกติไม่เกิน 8 ชั่วโมงต่อวันและรวมไม่เกิน 48 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ โดยมีเงื่อนไขการจัดเวลาและงานอันตรายที่ต้องพิจารณาแยก

มาตรา 24 กำหนดหลักว่าการให้ทำงานล่วงเวลาต้องได้รับความยินยอมจากลูกจ้างก่อนเป็นคราว ๆ ไป เว้นแต่กรณีตามกฎหมาย เช่น งานที่ต้องทำต่อเนื่องหากหยุดจะเสียหายหรืองานฉุกเฉิน การมีข้อตกลงรับสายนอกเวลาจึงไม่ใช่ใบอนุญาตให้สั่ง OT ทุกวันโดยไม่ตรวจเงื่อนไข

ไม่ควรใช้เวลาที่ไฟล์ถูกบันทึกเพียงครั้งเดียวแทนชั่วโมงทำงานทั้งหมด และไม่ควรถือว่าการออนไลน์ในแอปเท่ากับทำงานทุกนาที หากเกิดข้อโต้แย้ง ให้ตรวจงาน คำสั่งและบันทึกหลายส่วนร่วมกัน อ่านกรณีพนักงานปฏิเสธ OTประกอบก่อนใช้มาตรการทางวินัย

ค่าล่วงเวลาและค่าอุปกรณ์ WFH ต้องเตรียมเท่าไร

ค่าล่วงเวลาต้องคิดตามสิทธิและชั่วโมงงานจริง ส่วนอุปกรณ์กับค่าใช้จ่ายควรตกลงหน้าที่ให้ชัด มาตรา 23/1 ไม่ได้กำหนดเงินค่าอินเทอร์เน็ตอัตราเดียวให้ทุกบริษัทใช้

ตัวอย่างสมมติ ลูกจ้างมีค่าจ้างเดือนละ 24,000 บาท ทำงานปกติเฉลี่ยวันละ 8 ชั่วโมง และมีสิทธิ OT ตามกฎหมาย โดยทำล่วงเวลาในวันทำงาน 2 ชั่วโมงที่เข้าเงื่อนไข มาตรา 68 ให้คำนวณฐานรายชั่วโมงจากเงินเดือนหารด้วย 30 คูณชั่วโมงปกติต่อวัน ส่วนมาตรา 61 กำหนดอัตราอย่างน้อย 1.5 เท่า

ตัวเลข 60,000 บาทคือเงิน OT ตามสมมติฐานก่อนดอกเบี้ยหรือสิทธิอื่น ไม่ใช่ค่าปรับตามกฎหมาย และใช้กับวันทำงานปกติเท่านั้น งานในวันหยุดมีเกณฑ์ค่าทำงานและค่าล่วงเวลาในวันหยุดอีกชุด ส่วนผู้ที่เข้าเงื่อนไขยกเว้นต้องตรวจหน้าที่จริงก่อนใช้สูตรนี้

ตัวอย่างงบอุปกรณ์เป็นข้อตกลงสมมติ บริษัทให้ยืมคอมพิวเตอร์และคืนค่าอินเทอร์เน็ตตามจริงไม่เกินเดือนละ 600 บาทแก่ 20 คน งบสูงสุดจึงเป็น 12,000 บาทต่อเดือน ตัวเลข 600 บาทเป็นนโยบายตัวอย่าง ไม่ใช่อัตราตามกฎหมาย ต้องระบุวิธีเบิก เอกสารและวันส่งคืนเครื่องให้เหมาะสม

สัญญา WFH ควรเก็บหลักฐานอะไรไว้บ้าง

ควรเก็บข้อตกลงที่ใช้จริงพร้อมหลักฐานยอมรับ คำสั่งงานและรายการเงิน โดยกำหนดสิทธิการเข้าถึงตั้งแต่ต้น เอกสารที่อ่านได้ภายหลังต้องคงความหมายเดิมและระบุได้ว่าฉบับใดใช้ในช่วงไหน

• ข้อตกลง WFH และรุ่นแก้ไข พร้อมวันที่มีผลและหลักฐานที่ทั้งสองฝ่ายรับทราบ
• ขอบเขตงาน ผู้ควบคุม วิธีส่งงานและช่วงเวลาที่ต้องติดต่อได้
• ความยินยอมรับการติดต่อสื่อสารนอกเวลา หากใช้ข้อยกเว้นตามมาตรา 23/1
• คำขอหรือคำสั่ง OT ความยินยอมตามที่กฎหมายกำหนด และเวลาที่ทำจริง
• รายการอุปกรณ์ หมายเลขทรัพย์สิน ค่าใช้จ่ายและหลักฐานเบิก
• คำแจ้งการใช้ข้อมูลและมาตรการเข้าถึงไฟล์ของบริษัท
• หลักฐานทบทวน เปลี่ยนสถานที่หรือยุติข้อตกลง โดยไม่ย้อนวัน

อีเมลหรือระบบอิเล็กทรอนิกส์อาจใช้เก็บข้อตกลงได้หากมีคุณสมบัติตามกฎหมาย แต่ภาพหน้าจอที่ตัดชื่อผู้ส่งหรือส่วนสำคัญออกอาจทำให้พิสูจน์ลำบาก ควรเก็บข้อความต้นทางกับไฟล์แนบครบ และตรวจเรื่องนี้ในรายการตรวจเอกสารแรงงานประจำปี

ติดตามงานที่บ้านเกี่ยวกับ PDPA และสัญญาอย่างไร

ระบบติดตามงานเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล และข้อตกลงใช้อุปกรณ์เกี่ยวกับหน้าที่ตามสัญญา บริษัทควรเลือกมาตรการที่ตอบโจทย์งานโดยเก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็น ไม่ใช้ความสะดวกของซอฟต์แวร์เป็นเหตุเก็บทุกอย่าง

ด้าน PDPA ต้องพิจารณาวัตถุประสงค์ ฐานการใช้ข้อมูลและการแจ้งพนักงานก่อนใช้เครื่องมือติดตาม โดยเฉพาะการถ่ายหน้าจอหรือเปิดกล้องที่อาจเห็นคนในครอบครัว การออกแบบกติกาและสิทธิระบบเชื่อมกับบริการวางระบบข้อมูลพนักงาน รวมถึงวิธีรับแจ้งเมื่อข้อมูลลูกค้าหลุดจากเครื่องที่บ้าน

ด้านสัญญา ให้กำหนดการยืม ซ่อม ส่งคืนอุปกรณ์และความลับโดยไม่ตั้งเงื่อนไขให้หักค่าจ้างได้ทุกครั้งที่เครื่องเสีย การตรวจสัญญาธุรกิจและข้อกำหนดใช้อุปกรณ์ต้องอ่านร่วมกับข้อจำกัดกฎหมายแรงงาน ไม่ใช้การเซ็นรับเครื่องแทนความรับผิดที่ยังไม่พิสูจน์

ทางไปต่อ: ทำข้อตกลง WFH ก่อนเริ่มใช้กับทีม

เริ่มจากเลือกตำแหน่งที่ทำงานนอกสำนักงานได้จริง แล้วกำหนดเวลางานกับการติดต่อให้หัวหน้าและพนักงานเข้าใจตรงกัน การทดลองใช้ควรมีวันทบทวนและข้อมูลที่ใช้ประเมินอย่างชัดเจน

1. ระบุงาน สถานที่และวันทำงานแต่ละรูปแบบ
2. ตกลงเวลางาน เวลาพัก การรับสายนอกเวลาและระบบ OT แยกกัน
3. แจกแจงอุปกรณ์ ค่าใช้จ่ายและมาตรการข้อมูล
4. ทำข้อตกลงเป็นหนังสือหรืออิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บอ่านกลับได้
5. ทบทวนชั่วโมงจริง ค่าใช้จ่ายและปัญหาคำสั่งในรอบแรก

ควรให้ทนายดูเมื่อมีข้อร้องเรียนเรื่องสั่งงานกลางคืน จะบังคับให้กลับสำนักงานต่างจากข้อตกลง จะใช้ระบบติดตามที่เก็บข้อมูลส่วนตัวละเอียด หรือมีหัวหน้ารับรองชั่วโมงไม่ตรงกับคำสั่งในแชต ก่อนเปลี่ยนนโยบายให้ตรวจหลักฐานของปัญหาแต่ละจุด

ถ้าคุณกำลังเริ่มหรือแก้ระบบ WFH เตรียมนโยบายเดิม ตารางงานและตัวอย่างคำสั่งนอกเวลาให้ทีมกฎหมายแรงงานยอดทิพย์ธรรมประเมินช่องว่างของข้อตกลงในขั้นแรก แล้วนัดหมายตรวจร่างและวิธีใช้งานกับหัวหน้าทีมก่อนประกาศใช้

ผู้เขียน นางสาวจุฑาทิพย์ เตี้ยบัวแก้ว ใบอนุญาตว่าความตั้งแต่ปี 2560

สาขาที่เชี่ยวชาญ: คดีแพ่งและการว่าความ · คดีอาญา · ที่ดินและอสังหาริมทรัพย์

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ