สัญญาจ้างอิเล็กทรอนิกส์ เซ็นออนไลน์ต้องเก็บหลักฐานอะไร

สัญญาจ้างอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้รับคนเข้าทำงานได้โดยไม่ต้องส่งกระดาษ แต่ไฟล์ที่เห็นลายเซ็นอาจยังตอบไม่ได้ว่าใครลงชื่อและลงกับข้อความฉบับใด ก่อนเปลี่ยนระบบ HR ควรวางทั้งข้อความสัญญา วิธีลงนาม และชุดหลักฐานที่เรียกคืนได้เมื่อเกิดข้อพิพาท

สัญญาจ้างอิเล็กทรอนิกส์มีผลเมื่อไร

ทำได้เมื่อคู่สัญญาแสดงเจตนาตกลงจ้างและมีหลักฐานที่เชื่อมผู้ลงนามกับข้อความได้ พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 มาตรา 7 ไม่ให้ปฏิเสธผลทางกฎหมายเพียงเพราะข้อมูลอยู่ในรูปอิเล็กทรอนิกส์ ส่วนมาตรา 8 และ 9 วางหลักเรื่องหนังสือและลายมือชื่อ

การมีไฟล์ PDF ไม่ได้ทำให้ข้อสัญญาที่ลดสิทธิแรงงานใช้ได้มากขึ้น เนื้อหายังต้องอยู่ภายใต้กฎหมายคุ้มครองแรงงาน และถ้าคู่กรณีตกลงเริ่มงานกันแล้ว การที่ระบบยังส่งเอกสารไม่ครบก็ไม่ใช่เหตุสรุปทันทีว่ายังไม่มีการจ้าง พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 5 ครอบคลุมสัญญาที่ตกลงด้วยวาจาหรือโดยปริยายด้วย

มาตรา 9 ไม่ได้บังคับว่าสัญญาจ้างทุกฉบับต้องใช้ใบรับรองดิจิทัลชนิดเดียวกัน ต้องพิจารณาวิธีระบุตัวผู้ลงลายมือชื่อ การแสดงเจตนาต่อข้อความ และความน่าเชื่อถือที่เหมาะกับวัตถุประสงค์และพฤติการณ์ หรือหลักฐานที่ยืนยันการทำหน้าที่ดังกล่าว การเลือกวิธีจึงควรเริ่มจากความเสี่ยงของงาน ไม่เริ่มจากคำโฆษณาว่าระบบเซ็นได้ทุกเอกสาร

1. ตรวจว่าชื่อบริษัท ผู้แทน และพนักงานตรงกับคู่สัญญาจริง
2. กำหนดไฟล์สัญญาและเอกสารแนบฉบับสุดท้ายก่อนส่งลงนาม
3. ให้ผู้ลงนามเปิดอ่านและแสดงการยอมรับข้อความที่ระบุได้
4. เลือกระดับการยืนยันตัวบุคคลให้เหมาะกับความเสี่ยง
5. เก็บฉบับที่ลงนามและประวัติการดำเนินการในรูปที่เรียกใช้ภายหลังได้

ตัวอย่างสมมติ HR ส่งสัญญาฉบับที่ 3 ให้ลูกจ้างเซ็น แต่ดาวน์โหลดเก็บไว้เฉพาะฉบับที่ 2 แม้ลายเซ็นในระบบจะเป็นของลูกจ้างจริง บริษัทก็ยังต้องพิสูจน์ว่าเงื่อนไขเงินเดือนหรือสถานที่ทำงานที่อ้างอยู่ในฉบับที่ลูกจ้างยอมรับ การผูกหลักฐานลงนามเข้ากับเอกสารแต่ละรุ่นจึงสำคัญพอ ๆ กับการยืนยันตัวบุคคล

ผู้วางระบบควรอ่านกฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ ETDA รวบรวมควบคู่กับระบบเอกสารแรงงานของนายจ้าง เพื่อกำหนดว่าหลักฐานใดอยู่ที่ HR และหลักฐานใดต้องให้ผู้ให้บริการส่งออกได้

ใช้รูปเซ็นหรือกดรับทราบ คำตอบต่างกันอย่างไร

วิธีที่ต่างกันอาจให้หลักฐานการระบุตัวบุคคลและเจตนาต่างกัน จึงไม่ควรใช้คำว่าเซ็นออนไลน์แทนทุกขั้นตอนโดยไม่ตรวจการทำงานจริง

ถ้าเป็นรูปภาพลายเซ็นที่นำมาวางในไฟล์

ต้องตรวจว่าใครเป็นผู้นำภาพไปวาง มีอำนาจหรือได้รับอนุญาตหรือไม่ และเจ้าของลายเซ็นรับรู้ข้อความนั้นอย่างไร รูปภาพเพียงชิ้นเดียวอาจถูกคัดลอกได้ ควรมีหลักฐานการส่ง การตอบยืนยัน และการควบคุมไฟล์ประกอบ ไม่ควรให้ HR ใช้ภาพลายเซ็นที่เก็บไว้เซ็นแทนพนักงานเพื่อให้เอกสารครบ

ถ้าเป็นปุ่มรับทราบนโยบาย

การรับทราบกับการตกลงเปลี่ยนสิทธิมีความหมายต่างกัน ปุ่มที่เขียนว่าอ่านแล้วอาจไม่แสดงว่าลูกจ้างยินยอมลดค่าตอบแทน ต้องอ่านหน้าจอที่แสดงก่อนกดและข้อความกำกับด้วย การเพิ่มคำว่ายินยอมภายหลังไม่เปลี่ยนเจตนาที่แสดงไว้ก่อนหน้า

ถ้าให้ใช้โทรศัพท์หรือบัญชีร่วมกัน

ต้องเพิ่มหลักฐานว่าผู้ลงนามเป็นใครและเข้าถึงเอกสารได้จริง บัญชีส่วนกลางของโรงงานหรือโทรศัพท์หัวหน้างานอาจทำให้แยกตัวบุคคลยาก ควรมีทางเลือกให้ผู้ไม่มีอุปกรณ์ส่วนตัวลงนามโดยตรวจสอบได้ โดยไม่บังคับให้เปิดเผยรหัสผ่านส่วนตัวแก่ฝ่ายบุคคล

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: ลายเซ็นต้องผูกกับข้อความ

คนมักเข้าใจว่า เมื่อไฟล์มีชื่อและลายเซ็นครบแล้ว บริษัทก็พิสูจน์การตกลงได้ทุกข้อ ความเข้าใจนี้มองเฉพาะภาพเอกสารปลายทาง แต่ข้ามสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างส่ง ตรวจแก้ และกดยืนยัน

กฎหมายมองว่า ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ใช้เป็นพยานหลักฐานได้ตามมาตรา 11 แต่การชั่งน้ำหนักยังพิจารณาวิธีสร้าง เก็บรักษา หรือสื่อสาร ความครบถ้วน การระบุตัวผู้ส่ง และพฤติการณ์ที่เกี่ยวข้อง จึงไม่มีข้อสรุปว่าหลักฐานทุกชนิดที่ออกจากแพลตฟอร์มมีน้ำหนักเท่ากัน

จุดเสี่ยงจริง คือบริษัทได้เอกสารที่ดูเรียบร้อยแต่ส่งออกประวัติไม่ได้เมื่อเลิกใช้บริการ ในการร่างเงื่อนไขใช้งานภายในควรกำหนดผู้รับผิดชอบสำรองไฟล์ รูปแบบข้อมูล และขั้นตอนเมื่อพนักงานคัดค้านว่าตนไม่ได้ลงนาม รวมถึงห้ามแก้ไฟล์ที่ลงนามแล้วโดยไม่ทำฉบับแก้ไขที่ตรวจย้อนหลังได้

มองสองฝั่ง: นายจ้างและพนักงานเก็บอะไรไว้

การให้พนักงานเก็บสำเนาไม่ควรขึ้นอยู่กับการเข้าบัญชีบริษัทหลังลาออกเท่านั้น เพราะเมื่อปิดบัญชีแล้วอาจไม่สามารถเรียกเอกสารได้ ควรมีช่องทางขอสำเนาที่ตรวจตัวผู้ขอได้และไม่ส่งข้อมูลของคนอื่นปะปนไปด้วย

ควรส่งเซ็นและเก็บสัญญานานเท่าไร

ควรตกลงเงื่อนไขและส่งให้มีเวลาอ่านก่อนเริ่มงาน ส่วนระยะเก็บต้องพิจารณากฎหมายและความจำเป็นของเอกสารแต่ละประเภท มาตรา 12 ของกฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์กำหนดคุณสมบัติการเก็บรักษา ไม่ได้กำหนดจำนวนปีเดียวสำหรับสัญญาจ้างทุกกรณี

ตัวอย่างขั้นตอนภายใน บริษัทอาจส่งสัญญาก่อนเริ่มงาน 5 วันทำการและให้ HR ติดตามข้อสงสัยภายใน 2 วัน ตัวเลขนี้เป็นแผนงานสมมติ ไม่ใช่กำหนดกฎหมาย หากลูกจ้างเริ่มงานก่อนลงนาม ต้องบันทึกวันเริ่มงานและวันที่ลงนามจริงแยกกัน ไม่ย้อนเวลาลายเซ็นเพื่อทำให้ประวัติดูครบ

เมื่อมีข้อพิพาทควรระงับการลบข้อมูลที่เกี่ยวข้องตามรอบปกติและกำหนดผู้เข้าถึง การเก็บไว้ตลอดไปทุกชิ้นก็ไม่ใช่คำตอบ เพราะยังมีเรื่องข้อมูลส่วนบุคคลและความจำเป็น ต้องทบทวนเมื่อคดีหรือเหตุที่ต้องเก็บสิ้นสุด พร้อมบันทึกเหตุผลการเก็บต่อหรือการลบ

เอกสารผิดรุ่นทำให้เงินเดือนคลาดเคลื่อนเท่าไร

ความเสี่ยงด้านเงินควรคำนวณจากเงื่อนไขที่ไม่ตรงกัน ไม่ใช้ค่าระบบลายเซ็นเป็นตัวแทนความเสียหายทั้งหมด ต้องพิสูจน์ก่อนว่าคู่กรณีตกลงอัตราใดและจ่ายจริงไปแล้วเท่าไร

ตัวอย่างสมมติ ฉบับที่ลูกจ้างยืนยันกำหนดเงินเดือน 32,000 บาท แต่ฝ่ายเงินเดือนใช้ไฟล์เก่าที่ 30,000 บาทต่อเนื่อง 4 เดือน ส่วนต่างเบื้องต้นคือ (32,000 − 30,000) × 4 = 8,000 บาท ตัวเลขนี้ยังไม่รวมดอกเบี้ยหรือรายการอื่นที่ต้องตรวจตามฐานสิทธิ และไม่ใช่คำยืนยันว่าทุกคดีต้องจ่ายตามไฟล์ที่มีวันที่ล่าสุด

ในฝั่งบริษัทควรทำตารางเทียบเงินเดือน วันมีผล เอกสารอ้างอิง และยอดที่จ่ายในแต่ละงวด แล้วให้ผู้รับผิดชอบอนุมัติข้อมูลเข้าระบบเงินเดือน การแก้ไฟล์สัญญาอย่างเดียวไม่แก้ยอดย้อนหลังหรือเอกสารภาษีที่อาจเกี่ยวข้อง จึงต้องส่งผลตรวจให้ฝ่ายบัญชีดำเนินการด้วย

หลักฐานเซ็นออนไลน์ที่ควรส่งให้ผู้ร่างตรวจ

ควรส่งทั้งเอกสารที่มนุษย์อ่านได้และข้อมูลที่ช่วยตรวจขั้นตอนลงนาม โดยรักษาต้นฉบับไว้และจำกัดผู้เข้าถึงตามหน้าที่

• สัญญาและเอกสารแนบฉบับก่อนส่งและฉบับลงนามสำเร็จ
• ข้อความเชิญลงนามและหลักฐานว่าจัดส่งไปช่องทางใด
• วิธียืนยันตัวบุคคลและหลักฐานการแสดงเจตนาที่ระบบเก็บ
• วันเวลาและลำดับการลงนามของแต่ละฝ่าย
• ข้อมูลตรวจความครบถ้วนของเอกสารและประวัติแก้ไขที่มีอยู่
• หลักฐานอำนาจลงนามของผู้แทนบริษัท
• ข้อความโต้แย้งหรือแจ้งปัญหาที่พนักงานส่งในช่วงเดียวกัน

ไม่ควรส่งเฉพาะภาพหน้าจอที่ครอปจนไม่เห็นชื่อไฟล์หรือช่วงเวลา และไม่ควรเปิดสิทธิให้ทุกคนเข้าดูข้อมูลยืนยันตัวบุคคล หากต้องทดสอบระบบให้ใช้ข้อมูลทดสอบที่แยกจากข้อมูลพนักงานจริง พร้อมตรวจว่าสามารถนำข้อมูลออกมาอ่านได้เมื่อเปลี่ยนผู้ให้บริการ

ข้อมูลส่วนบุคคลและอำนาจบริษัทเกี่ยวข้องอย่างไร

การยืนยันตัวบุคคลอาจเกี่ยวข้องกับข้อมูลพนักงาน เลขโทรศัพท์ หรือข้อมูลชีวมิติ หากมีการใช้จริง ต้องตรวจฐานกฎหมาย ความจำเป็น การแจ้งรายละเอียด และผู้รับข้อมูลตามลักษณะระบบ อ่านเรื่องการวางระบบข้อมูลพนักงานประกอบก่อนเพิ่มขั้นตอนเก็บข้อมูลใหม่

การเซ็นโดยผู้แทนบริษัทต้องตรวจอำนาจและเงื่อนไขการลงนามให้ตรงกับนิติบุคคล ไม่ใช่พิจารณาเพียงว่าบัญชีอีเมลมีโดเมนบริษัท งานส่วนนี้เกี่ยวข้องกับกฎหมายธุรกิจและเอกสารบริษัทโดยเฉพาะเมื่อมีผู้ลงนามร่วม หรือมีการมอบอำนาจเฉพาะงานบุคคล

สำหรับลูกจ้างที่ทำงานจากบ้าน ควรให้ชุดลงนามครอบคลุมข้อตกลงเรื่องเวลางาน อุปกรณ์และค่าใช้จ่ายตามจริงด้วย ดูข้อตกลงทำงานนอกสำนักงานเพื่อแยกเนื้อหาที่ต้องตกลงออกจากเพียงคู่มือใช้งานระบบ

ทางไปต่อ: วางข้อความพร้อมวิธีพิสูจน์การลงนาม

เริ่มจากเลือกเอกสารที่จะใช้จริงหนึ่งประเภทแล้วทดสอบตั้งแต่ส่งจนเก็บหลักฐาน ก่อนขยายใช้กับพนักงานทั้งบริษัท

1. นำแบบสัญญาปัจจุบันและเอกสารแนบมาตรวจสิทธิแรงงาน
2. กำหนดผู้มีอำนาจลงนามและวิธียืนยันตัวผู้รับเอกสาร
3. ตรวจข้อความหน้าจอก่อนกดยอมรับให้ตรงวัตถุประสงค์
4. ทดสอบส่งออกไฟล์และหลักฐานการลงนามด้วยข้อมูลทดสอบ
5. กำหนดผู้ดูแล ระยะเก็บ และทางออกเมื่อย้ายระบบ

ควรให้ผู้เชี่ยวชาญตรวจเมื่อมีการปฏิเสธว่าไม่ได้เซ็น เอกสารที่เก็บไม่ตรงกับฉบับที่พนักงานได้รับ ระบบไม่ยอมส่งออกหลักฐาน หรือมีการเปลี่ยนเงินเดือนหลังลงนามแล้ว แต่ละกรณีต้องจัดการที่มาของหลักฐานก่อนสรุปสิทธิ ไม่ควรขอให้พนักงานเซ็นทับเพื่อกลบปัญหาเดิม

หากต้องการร่างสัญญาพร้อมขั้นตอนลงนามและรายการหลักฐาน สามารถดูบริการเอกสารและคดีแรงงาน แล้วส่งแบบสัญญา ตัวอย่างขั้นตอนระบบ และจุดที่ต้องการปรับผ่านช่องทางติดต่อสำนักงานยอดทิพย์ธรรมเพื่อกำหนดขอบเขตงานตรวจให้ตรงกับระบบที่บริษัทใช้

ผู้เขียน นางสาวจุฑาทิพย์ เตี้ยบัวแก้ว ใบอนุญาตว่าความตั้งแต่ปี 2560

สาขาที่เชี่ยวชาญ: คดีแพ่งและการว่าความ · คดีอาญา · ที่ดินและอสังหาริมทรัพย์

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ