Offer Letter ผูกพันเมื่อไร ต้องเขียนอะไรให้ตรงสัญญาจ้าง

Offer Letter ที่ HR ส่งให้ผู้สมัครอาจมีข้อความผูกพันก่อนถึงวันเริ่มงาน หากบริษัทกำลังจะใช้แบบใหม่ ควรตรวจให้เงินเดือน เงื่อนไขรับเข้าทำงาน และสัญญาที่จะให้เซ็นภายหลังพูดตรงกัน บทความนี้ช่วยจัดข้อมูลสำหรับร่างหนังสือและรับมือเมื่อฝ่ายหนึ่งขอเปลี่ยนใจ

Offer Letter มีผลเป็นสัญญาจ้างได้เมื่อไร

มีผลผูกพันได้เมื่อข้อความและการตอบรับแสดงว่าคู่กรณีตกลงจ้างงานกันแล้ว ไม่จำเป็นต้องรอเอกสารชื่อสัญญาจ้างเสมอไป พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 5 รับรองสัญญาจ้างที่ทำเป็นหนังสือ ด้วยวาจา หรือเข้าใจกันโดยปริยาย จึงต้องอ่านเงื่อนไขจริงร่วมด้วย

ก่อนวินิจฉัยว่าผูกพันแล้วหรือยัง ให้แยกการแจ้งผลสัมภาษณ์ การเสนอเงื่อนไข และการตกลงจ้างออกจากกัน จดหมายที่บอกว่ายังต้องอนุมัติอัตรากำลังย่อมมีประเด็นต่างจากหนังสือที่ระบุตำแหน่ง เงินเดือน วันเริ่มงาน และให้ผู้สมัครตอบรับโดยบริษัทไม่มีเงื่อนไขค้างอยู่

หนังสือที่ร่างควรทำให้ผู้สมัครทราบว่าสิ่งใดตกลงแล้วและสิ่งใดยังไม่เสร็จ เงื่อนไขก่อนเริ่มงานต้องเป็นเรื่องที่ตรวจได้ มีผู้รับผิดชอบและวิธีแจ้งผล ไม่เขียนให้นายจ้างยกเลิกได้ตามใจทุกเมื่อโดยไม่รับผิด เพราะข้อสัญญาที่ได้เปรียบเกินสมควรยังถูกตรวจตามมาตรา 14/1 ได้

1. ระบุชื่อนิติบุคคลผู้จ้างให้ตรงกับบริษัทที่จะจ่ายค่าจ้าง
2. ระบุตำแหน่ง งานหลัก สถานที่ และวันเริ่มงานที่เสนอ
3. แยกเงินเดือนประจำจากเงินที่ต้องครบเงื่อนไขก่อนจ่าย
4. บอกเงื่อนไขที่ยังรอตรวจและเอกสารที่ผู้สมัครต้องส่ง
5. ระบุวิธีตอบรับ วันสิ้นสุดข้อเสนอ และผู้มีอำนาจยืนยันการเปลี่ยนแปลง
6. แนบเอกสารที่มีผลต่อการตัดสินใจ เช่น เงื่อนไขทดลองงานหรือค่าตอบแทนผันแปร

ตัวอย่างสมมติ บริษัทเสนอเงินเดือน 35,000 บาทและค่าเดินทางคงที่ 3,000 บาท ผู้สมัครตอบรับครบตามวิธีที่กำหนด ต่อมา HR ส่งสัญญาที่ตัดค่าเดินทางออก บริษัทไม่ควรถือว่าฉบับหลังแทนฉบับแรกได้อัตโนมัติ ต้องตรวจว่าตกลงเรื่องใดไปแล้ว และอีกฝ่ายยอมรับการเปลี่ยนแปลงจริงหรือไม่

เอกสารรับคนเข้าทำงานควรอยู่ในระบบเอกสารแรงงานของนายจ้างชุดเดียวกัน เพื่อให้คนทำเงินเดือนและหัวหน้างานเห็นฉบับที่ตกลงจริง ไม่ใช้ไฟล์ตัวอย่างที่ส่งไปก่อนเจรจาเสร็จ

หนังสือรับเข้าทำงานมีเงื่อนไข ผลต่างกันอย่างไร

ผลต่างกันตามเงื่อนไขที่แจ้งก่อนตอบรับและพฤติการณ์หลังจากนั้น ไม่ควรถือว่าการเติมคำว่า subject to contract ทำให้บริษัทไม่มีความรับผิดทุกกรณี

ถ้าต้องตรวจคุณสมบัติก่อนเริ่มงาน

ถ้าข้อเสนอกำหนดเงื่อนไขตรวจคุณสมบัติชัด ให้ตรวจว่าเงื่อนไขนั้นจำเป็น ชอบด้วยกฎหมาย และสำเร็จแล้วหรือไม่ บริษัทต้องใช้เกณฑ์ที่แจ้งไว้ ไม่เพิ่มเงื่อนไขใหม่หลังผู้สมัครลาออกจากที่เดิมเพียงเพราะต้องการเปลี่ยนคน

ถ้าผู้สมัครตอบรับแต่ขอเปลี่ยนเงินเดือน

ถ้าคำตอบยังต่อรองสาระของข้อเสนอ อย่ารีบถือว่าเป็นการตอบรับตรงตามเดิม ให้เก็บข้อความทั้งชุดและยืนยันเงื่อนไขสุดท้ายเป็นฉบับเดียว ระบุว่าเอกสารใดถูกแทนที่และให้ทั้งสองฝ่ายตรวจข้อความก่อนใช้

ถ้าเริ่มทำงานแล้วแต่ยังไม่ได้เซ็นสัญญาหลัก

ถ้าเข้าทำงาน รับคำสั่ง และมีการจ่ายค่าจ้าง ข้อเท็จจริงเรื่องการจ้างต้องถูกพิจารณาด้วย การไม่มีลายเซ็นในแบบสัญญาหลักไม่ได้ทำให้สิทธิแรงงานหายไป ควรจัดทำเอกสารให้ตรงกับวันที่เริ่มจริง ไม่ขอให้ลงวันที่ย้อนหลังเพื่อเปลี่ยนอายุงาน

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: เปลี่ยนข้อเสนอหลังตอบรับ

คนมักเข้าใจว่า Offer Letter เป็นงานของฝ่ายสรรหา จึงแก้เงินหรือวันเริ่มงานได้จนกว่าพนักงานจะเซ็นสัญญาฉบับยาว

กฎหมายมองว่า ต้องดูเนื้อหาการตกลงและพฤติการณ์ทั้งหมด ชื่อเอกสารหรือจำนวนหน้าไม่ใช่เหตุที่ลบความผูกพันที่เกิดขึ้นแล้ว และข้อกำหนดที่ฝ่าฝืนสิทธิขั้นต่ำไม่ได้ใช้ได้เพราะผู้สมัครเซ็น

จุดเสี่ยงจริง คือฝ่ายสรรหารับปากเรื่องหนึ่ง ผู้อนุมัติใช้ตัวเลขอีกชุด และฝ่ายเงินเดือนถือว่าสัญญาฉบับล่าสุดยุติข้อโต้แย้งได้เอง ควรมีตารางเทียบคำสัญญาทุกข้อก่อนออกเอกสารฉบับสุดท้าย

มองสองฝั่ง: บริษัทเสนอจ้าง ผู้สมัครตัดสินใจย้ายงาน

บริษัทอาจมองว่ายังรออนุมัติ แต่ผู้สมัครเข้าใจว่ามีงานใหม่แล้ว การบอกสถานะให้ตรงกันก่อนส่งหนังสือช่วยลดข้อพิพาทที่เกิดจากความคาดหมายต่างกัน

กำหนดตอบรับข้อเสนอและวันเริ่มงาน เขียนอย่างไร

ต้องเขียนวันสิ้นสุดการตอบรับแยกจากวันเริ่มงานและวันตรวจเงื่อนไขให้เสร็จ ไม่มีจำนวนวันตอบรับกลางที่ใช้กับ Offer Letter ทุกบริษัท

ตัวอย่างสมมติ ให้ตอบรับภายในวันที่ 12 และเริ่มงานวันที่ 1 ของเดือนถัดไป ระยะดังกล่าวเป็นข้อเสนอของบริษัท ไม่ใช่กำหนดตามกฎหมาย หากตกลงขยายเวลา ควรมีข้อความยืนยันจากผู้มีอำนาจก่อนวันเดิมผ่านไป พร้อมระบุว่าส่วนอื่นยังคงเดิมหรือเปลี่ยนด้วย

ถ้าต้องเลื่อนวันเริ่มหลังตอบรับ ให้ตรวจว่าอีกฝ่ายตกลงหรือไม่และมีผลเรื่องค่าตอบแทนใด การเขียนว่าเลื่อนได้ฝ่ายเดียวไม่ทำให้พ้นการตรวจความเป็นธรรม หากการจ้างเริ่มแล้วและจะยุติ ต้องพิจารณาการบอกกล่าวตามมาตรา 17 แยกจากกำหนดตอบรับหนังสือ

ตรวจตัวบทประกอบได้จากฐานกฎหมายกระทรวงแรงงาน ช่วงทดลองงานก็เป็นคนละเรื่องกับการรอเริ่มงาน อ่านการร่างสัญญาทดลองงานประกอบ และอย่าใส่ข้อความว่าไม่ผ่านทดลองงานแล้วไม่ต้องจ่ายสิทธิตามกฎหมายทุกประเภท

ข้อเสนอเงินเดือนไม่ตรงสัญญา เสี่ยงยอดเท่าไร

เริ่มคำนวณจากรายการเงินที่ตกลงแล้วกับรายการที่จ่ายจริง ไม่ตั้งยอดค่าเสียหายจากการถอนข้อเสนอเป็นจำนวนเงินเดือนตายตัวโดยไม่มีฐานและข้อเท็จจริง

ตัวเลข 60,000 บาทแสดงส่วนต่างตามสมมติฐานว่ามีสิทธิได้รับเงินจริงครบทุกเดือน ยังไม่รวมประเด็นดอกเบี้ยหรือผลต่อฐานเงินอื่น บริษัทควรตรวจว่าค่าเดินทางดังกล่าวมีลักษณะเป็นค่าจ้างหรือเป็นการคืนค่าใช้จ่ายตามจริงก่อนนำไปคำนวณต่อ

กรณีผู้สมัครมีค่าเดินทางหรือค่าขนย้ายเพราะเชื่อข้อเสนอ ให้เก็บใบเสร็จและข้อความที่บริษัทรับทราบ ความรับผิดกับจำนวนที่เรียกได้ต้องตรวจความผูกพัน เหตุผิดสัญญา และความเสียหายจริง ไม่ใช่ยอดที่ผู้สมัครระบุฝ่ายเดียว

ร่าง Offer Letter ต้องขอเอกสารอะไรจากบริษัท

ต้องได้เงื่อนไขการจ้างที่อนุมัติแล้ว พร้อมแบบสัญญาและนโยบายที่หนังสือจะอ้างถึง ทนายจะตรวจความขัดกันไม่ได้จากหนังสือหน้าเดียวหากเอกสารแนบยังไม่ครบ

• ข้อมูลบริษัทผู้จ้างและหลักฐานอำนาจผู้ลงนาม
• รายละเอียดตำแหน่ง สถานที่ทำงาน และอัตรากำลังที่อนุมัติ
• ตารางค่าตอบแทน แยกคงที่ ผันแปร และเบิกคืน
• แบบสัญญาจ้าง ข้อบังคับ และนโยบายที่จะส่งให้ผู้สมัครอ่าน
• อีเมลเจรจาและเงื่อนไขพิเศษที่เคยรับปาก
• ขั้นตอนตรวจคุณสมบัติ ผู้รับผิดชอบ และวิธีแจ้งผล

เก็บไฟล์ที่ส่งจริงพร้อมเอกสารแนบของครั้งนั้น ไม่เก็บเพียงลิงก์ไปไฟล์ที่แก้ทับได้ หากมีการเปลี่ยนข้อความ ให้ตั้งเลขฉบับและบันทึกว่าคู่กรณีตอบรับฉบับใด โดยรักษาข้อความเดิมไว้เป็นหลักฐานลำดับการเจรจา

ข้อมูลผู้สมัครและคำสัญญาทางธุรกิจเกี่ยวกันอย่างไร

ข้อมูลสุขภาพและประวัติที่ใช้ตรวจคุณสมบัติต้องมีวัตถุประสงค์และฐานกฎหมายที่เหมาะสม ไม่ขอทุกอย่างไว้ก่อนเพียงเพราะมีช่องในแบบสมัคร ใช้แนวทางวางระบบข้อมูลผู้สมัครและพนักงานเพื่อกำหนดผู้เข้าถึงและอายุการเก็บ

ถ้าบริษัทรับปากหุ้น ค่านายหน้า หรือผลประโยชน์จากนิติบุคคลอื่น ต้องตรวจผู้มีหน้าที่จ่ายและอำนาจอนุมัติด้วย ข้อความใน Offer Letter ไม่ได้แทนขั้นตอนบริษัทหรือเอกสารธุรกรรมอื่นทั้งหมด ประเด็นนี้เชื่อมกับงานร่างสัญญาและตรวจอำนาจทางธุรกิจ

ทางไปต่อ: ตรวจข้อเสนอก่อนให้ผู้สมัครตอบรับ

เริ่มจากเทียบคำสัญญาของฝ่ายสรรหากับเอกสารที่จะใช้จริง แล้วจึงส่งฉบับที่มีอำนาจอนุมัติครบให้ผู้สมัคร

1. รวบรวมข้อเสนอ เงิน และเงื่อนไขพิเศษไว้ในตารางเดียว
2. ระบุว่าข้อใดยืนยันแล้ว ข้อใดยังรอ และใครเป็นคนตัดสิน
3. เทียบกับสัญญาหลักและหลักตรวจเอกสาร HR ที่เขียนขัดกัน
4. ส่งฉบับสุดท้ายพร้อมเอกสารที่อ้างถึงให้เวลาอ่าน
5. เก็บการตอบรับและยืนยันวันเริ่มงานก่อนเปิดข้อมูลเข้าระบบเงินเดือน

• ผู้สมัครแจ้งว่าลาออกจากงานเดิมแล้วตามข้อเสนอ
• ผู้ลงนามไม่มีอำนาจหรือเงื่อนไขเกินงบที่อนุมัติ
• บริษัทต้องการยกเลิกหลังได้รับคำตอบรับ
• สัญญาฉบับหลักลดเงินหรือสิทธิจากหนังสือที่ส่งไป

หากบริษัทกำลังปรับแบบ Offer Letter ส่งแบบเดิม ตารางเงินและสัญญาจ้างที่ใช้จริงให้ทีมร่างเอกสารกฎหมายแรงงานยอดทิพย์ธรรมตรวจความผูกพันและข้อความที่ขัดกันก่อนออกฉบับใช้งาน โดยนัดประเมินขอบเขตงานร่างเอกสารพร้อมแจ้งวันรับพนักงานรุ่นถัดไป

ผู้เขียน นางสาวจุฑาทิพย์ เตี้ยบัวแก้ว ใบอนุญาตว่าความตั้งแต่ปี 2560

สาขาที่เชี่ยวชาญ: คดีแพ่งและการว่าความ · คดีอาญา · ที่ดินและอสังหาริมทรัพย์

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ