หนังสือรับสภาพหนี้การค้า ตรวจยอดและผู้ลงนามอย่างไร

ฝ่ายบัญชีส่งยอดค้างให้ลูกค้าเซ็นรับรอง แต่ยอดนั้นยังรวมสินค้าที่คืนไปแล้วและผู้เซ็นเป็นคนรับของ เอกสารที่ดูเหมือนช่วยเก็บหนี้จึงต้องตรวจทั้งตัวเลขและอำนาจก่อนนำไปใช้

หนังสือรับสภาพหนี้การค้า ต้องระบุหนี้ที่ตรวจได้

หนังสือรับสภาพหนี้การค้าควรเริ่มจากชื่อลูกหนี้และเจ้าหนี้ที่ถูกต้อง แล้วแยกรายการที่มาของหนี้ เลขเอกสาร วันส่งมอบ วันครบกำหนด และยอดคงเหลือ ไม่ใช้เพียงยอดรวมจากบัญชีโดยไม่มีตารางให้ตรวจ หากมีหนี้หลายสัญญาหรือหลายบริษัทในกลุ่ม ต้องไม่รวมชื่อผู้ชำระกับลูกหนี้เป็นคนเดียวกันโดยไม่มีฐาน

ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 193/14(1) รับรองผลสะดุดหยุดลงของอายุความเมื่อมีการรับสภาพหนี้ต่อเจ้าหนี้ตามสิทธิเรียกร้อง เช่น หนังสือรับสภาพหนี้ ชำระบางส่วน หรือการกระทำที่แสดงยอมรับโดยปราศจากข้อสงสัย และมาตรา 193/15 กำหนดผลเริ่มนับใหม่เมื่อเหตุสิ้นสุด แต่ต้องตรวจว่าหนี้ยังไม่ขาดอายุความและผู้ทำมีอำนาจหรือไม่

การรับยอดควรชัดว่าครอบคลุมใบแจ้งหนี้ใด จำนวนใด และมีรายการโต้แย้งอะไรอยู่ หากบริษัทลูกหนี้ให้พนักงานประสานงานเซ็น ต้องตรวจอำนาจรับรองหนี้แยกจากอำนาจรับสินค้า ตำแหน่งฝ่ายบัญชีหรือการใช้ตราบริษัทเพียงอย่างเดียวไม่ใช่ข้อยุติว่าผูกพันบริษัทได้ทุกกรณี

ตัวอย่างสมมติ บริษัทขายวัสดุมีใบแจ้งหนี้สามใบรวม 360,000 บาท ลูกค้าชำระแล้ว 60,000 บาท และคืนสินค้าที่ตกลงออกเครดิต 20,000 บาท ยอดที่ต้องตรวจเหลือ 280,000 บาท หากยังมีใบหนึ่งโต้แย้งคุณภาพ ให้ระบุว่ายืนยันเฉพาะส่วนใด ไม่บังคับให้เซ็นทั้งยอดเพื่อแลกกับการยอมตรวจของคืนภายหลัง

เอกสารรับสภาพควรเล่ามูลหนี้ตรงจริง ไม่เขียนใหม่ว่าเป็นเงินกู้เพียงเพื่อใช้แบบที่หาได้ง่าย เพราะอาจเปลี่ยนประเด็นพิสูจน์และข้อกำหนดสำคัญ งานร่างที่ดีต้องเชื่อมหนังสือกับเอกสารขายและการส่งมอบให้ตรวจย้อนกลับได้ทุกยอด

ข้อยกเว้น: หนี้ขาดอายุความกับการยอมความต่างกัน

หากหนี้ขาดอายุความแล้ว ต้องแยกเรื่องรับสภาพความรับผิดตามมาตรา 193/28 วรรคสองและมาตรา 193/35 ซึ่งมีหลักสองปีจากการรับสภาพความรับผิดหรือให้ประกันตามเงื่อนไข ไม่ใช้คำอธิบายสะดุดหยุดลงของหนี้ที่ยังไม่ขาดอายุความแทนกัน และกฎหมายยังห้ามนำผลนั้นไปเป็นโทษแก่ผู้ค้ำประกันเดิมตามบทที่กำหนด

หากมีข้อพิพาทและต่างยอมผ่อนผันเพื่อยุติ เนื้อหาอาจเข้าประนีประนอมตามมาตรา 850–852 แม้ใช้ชื่อรับสภาพหนี้ ส่วนการเปลี่ยนสาระสำคัญของหนี้ต้องตรวจเรื่องแปลงหนี้ใหม่และหลักประกันแยกอีกชั้น ไม่อาศัยชื่อเอกสารตัดสินว่าหนี้เดิมและผู้ค้ำอยู่ต่อทุกกรณี

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: ลายเซ็นต้องเชื่อมกับอำนาจ

คนมักเข้าใจว่า คนที่เคยรับสินค้าและคุยยอดแทนบริษัทสามารถเซ็นรับหนี้ทุกจำนวนได้ หรือกรรมการคนหนึ่งเซ็นพร้อมตราแล้วพอเสมอ

กฎหมายมองว่า ต้องตรวจผู้มีอำนาจแทนนิติบุคคล เงื่อนไขลงนาม และขอบเขตมอบอำนาจตามกฎหมายและข้อเท็จจริง งานรับสินค้า การยืนยันบัญชี และการยอมลดหรือประนีประนอมหนี้อาจใช้อำนาจต่างกัน โดยอำนาจทั่วไปไม่ได้รวมการประนีประนอมทุกกรณีตามมาตรา 801

จุดเสี่ยงจริง คือหนังสือสวยแต่ผู้เซ็นไม่ใช่ผู้รับผิดและไม่มีเอกสารเชื่อมอำนาจ ควรตรวจข้อมูลนิติบุคคลและหนังสือมอบอำนาจที่ยังใช้ได้ ณ วันลงนาม พร้อมระบุฐานะผู้เซ็นในเอกสาร ไม่ให้กรรมการรับผิดส่วนตัวโดยไม่ตั้งใจเพราะเขียนชื่อผู้กู้หรือผู้รับสภาพเป็นชื่อบุคคลแทนบริษัท

มองสองฝั่ง: รับรองยอดที่มีหลักฐานร่วมกัน

การขอให้เซ็นรับยอดไม่ควรแทนการกระทบยอดที่ยังไม่เสร็จ หากข้อโต้แย้งมีเพียงบางรายการ ควรแสดงส่วนยืนยันกับส่วนรอตรวจโดยมีหลักฐานกำกับ ทั้งสองฝ่ายจะเห็นว่าเรื่องใดต้องเจรจาและเรื่องใดต้องชำระแล้ว การแยกเช่นนี้ยังช่วยลดโอกาสที่คำรับรองกว้างจะถูกใช้ตีความเกินสิ่งที่ตกลง

เส้นเวลา: ตรวจใบหนี้ทีละใบก่อนคิดอายุความ

ให้เริ่มจากวันที่อาจบังคับสิทธิเรียกร้องได้ตามมาตรา 193/12 และตรวจประเภทหนี้จริง หนี้ค่าของหรือค่าการงานของผู้ประกอบการอาจอยู่ในมาตรา 193/34(1) ซึ่งมีหลักสองปีและข้อยกเว้นกรณีทำเพื่อกิจการลูกหนี้ โดยต้องพิจารณามาตรา 193/33(5) ประกอบ ไม่ตอบว่าหนี้การค้าทุกชนิดสองปีหรือสิบปีเหมือนกัน

ถ้ามีเหตุรับสภาพก่อนขาดอายุความ ให้ตรวจสิทธิที่รับรองและวันเกิดเหตุสะดุดตามมาตรา 193/14–15 โดยระยะใหม่ยังต้องเลือกตามประเภทสิทธิ ไม่กลายเป็นสิบปีเพียงเพราะทำหนังสือ ส่วนสิทธิจากประนีประนอมมีหลักเฉพาะตามมาตรา 193/32 และรับสภาพความรับผิดหลังขาดอายุความเป็นอีกกรณีหนึ่ง

ควรทำตารางรายใบและใช้ ลำดับเหตุการณ์ คู่กับ เครื่องมือช่วยตรวจเวลา หลังเลือกฐานกฎหมาย การส่งหนังสือทวงฝ่ายเดียวหรือรอนัดเซ็นไม่ใช่หลักประกันว่าอายุความหยุดแล้ว ถ้าใกล้ครบต้องมีแผนรักษาสิทธิที่ตรวจได้

ตัวอย่างเงิน: กระทบยอดก่อนเขียนจำนวนรับสภาพ

จากตัวอย่างยอดใบแจ้งหนี้ 360,000 บาท หักเงินรับ 60,000 บาทและเครดิตสินค้าคืน 20,000 บาท เหลือ 280,000 บาท หากยอดนี้มีรายการพิพาท 40,000 บาท ส่วนที่ตรงกันคือ 240,000 บาท ต้องแสดงว่าหนังสือรับรองส่วนใด ไม่ใส่คำว่ารับสภาพ 280,000 บาทแล้วหวังว่าคำโต้แย้งในอีเมลแยกจะหักออกให้เอง

สมมติทั้งคู่จัดกำหนดชำระส่วน 240,000 บาทเป็นสี่งวดเท่ากัน งวดละ 60,000 บาทและชำระงวดแรกแล้ว จะเหลือ 180,000 บาทตามแผนสมมติ ทั้งนี้ต้องตรวจว่าการตกลงงวดมีผลต่อประเภทเอกสาร ผู้ค้ำ หรือหลักประกันอย่างไร และกำหนดผลผิดนัดให้ชัดก่อนใช้ ไม่ถือว่าการแบ่งเลขลงตัวแปลว่าสัญญาครบแล้ว

ดอกเบี้ยและค่าใช้จ่ายให้แยกจากราคาสินค้าและตรวจฐานเรียก ไม่นำยอดที่ไม่มีสิทธิเรียกมารวมเป็นเงินต้นเพื่อให้ผู้ลงนามรับรอง หากได้รับเงินผ่านหลายบัญชีต้องตรวจว่าเป็นการชำระใบใด และเก็บหลักฐานการจัดสรรยอดเพื่อไม่ทวงซ้ำหรือตัดหนี้ผิดรายการ

หลักฐานสำหรับร่างหนังสือรับสภาพหนี้การค้า

• สัญญาซื้อขาย ใบสั่งซื้อ และเงื่อนไขเครดิต
• ใบส่งของ ใบตรวจรับ และหลักฐานการให้บริการ
• ตารางใบแจ้งหนี้ วันครบกำหนด และยอดที่ยังค้าง
• เงินรับจริง ใบลดหนี้ และเอกสารคืนสินค้า
• ข้อโต้แย้งคุณภาพหรือปริมาณพร้อมการตอบกลับ
• ข้อมูลนิติบุคคล เงื่อนไขลงนาม และหนังสือมอบอำนาจ
• หลักประกัน หนังสือค้ำ และข้อตกลงเลื่อนกำหนดเดิม

ให้ผู้ดูแลบัญชีตรวจยอดกับผู้ดูแลการส่งมอบก่อนส่งร่าง หากมีเพียงใบแจ้งหนี้แต่ไม่มีหลักฐานว่างานสำเร็จหรือส่งของแล้ว ต้องระบุช่องว่างให้ผู้ตรวจทราบ ไม่สร้างคำรับรองแทนเอกสารที่หายไปโดยไม่มีข้อเท็จจริงรองรับ ควรแยกฉบับเสนอเจรจาจากฉบับที่ลงนามแล้วและเก็บประวัติแก้ยอด

เรื่องที่เชื่อมกัน: ทวงถามและประนีประนอม

เมื่อยอดยังมีข้อโต้แย้ง อ่าน การตรวจยอดที่ถูกทวงและมีข้อพิพาท เพื่อเตรียมบัญชีก่อนตอบหนังสือ หากตกลงลดหรือแลกสิทธิเพื่อจบเรื่อง ให้เทียบกับ สัญญาประนีประนอมก่อนฟ้อง แทนการใช้ชื่อรับสภาพหนี้กลบผลของเนื้อหา

กรณีรับเงินมาแล้วบางส่วน ใช้ แนวทางบันทึกการชำระบางส่วนหลังทวงถาม ประกอบ เพื่อให้ยอดในหนังสือใหม่ตรงกับเงินที่ได้รับจริง ประเด็นค้ำประกันและเปลี่ยนกำหนดต้องตรวจเอกสารเฉพาะ ไม่ใส่ผู้ค้ำเดิมไว้ท้ายหนังสือโดยถือว่ายินยอมทุกการเปลี่ยน

ทางไปต่อ: ยืนยันบัญชีและอำนาจก่อนขอลายเซ็น

1. ระบุลูกหนี้และมูลหนี้ให้ตรงเอกสารขาย
2. กระทบยอดเงินรับ สินค้าคืน และข้อพิพาท
3. ตรวจวันครบกำหนดและสถานะอายุความรายสิทธิ
4. เลือกว่ารับสภาพ จัดงวด หรือประนีประนอม
5. ตรวจอำนาจและเก็บฉบับลงนามพร้อมบัญชีแนบ

หากต้องการให้คู่ค้ารับรองยอดค้าง ส่งบัญชีรายใบ หลักฐานชำระ และข้อมูลผู้ลงนามผ่าน หน้าติดต่อสำนักงาน เพื่อประเมิน งานร่างหนังสือรับสภาพหนี้การค้า ให้ใช้กับหนี้และอำนาจที่ตรวจได้จริง

ผู้เขียน นางสาวจุฑาทิพย์ เตี้ยบัวแก้ว ใบอนุญาตว่าความตั้งแต่ปี 2560

สาขาที่เชี่ยวชาญ: คดีแพ่งและการว่าความ · คดีอาญา · ที่ดินและอสังหาริมทรัพย์

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ