ชุดสัญญาจ้างงาน SME แยกเอกสารแต่ละตำแหน่งอย่างไร

กิจการเริ่มจากพนักงานสามคนและใช้สัญญาแบบเดียวมาตลอด พอเพิ่มฝ่ายขายกับนักออกแบบ เงื่อนไขเรื่องเงินและผลงานกลับไม่มีคำตอบในแบบเดิม จังหวะนี้ควรวางชุดเอกสารตามงานที่จ้างก่อนรับคนเพิ่ม

ชุดสัญญาจ้างงาน SME ควรเริ่มจากงานที่ต่างกัน

ชุดสัญญาจ้างงาน SME ที่ใช้งานได้ควรมีสัญญาหลักระบุคู่สัญญา ตำแหน่ง วันเริ่มงาน ค่าจ้าง และเงื่อนไขสำคัญ แล้วมีเอกสารเฉพาะเรื่องสำหรับงานที่แตกต่าง เช่น สูตรค่าคอมมิชชันของฝ่ายขาย หรือสิทธิในผลงานของนักออกแบบ เอกสารที่ใช้ร่วมกันต้องระบุชื่อ รุ่น และวันเริ่มใช้ตรงกัน ไม่เพิ่มจำนวนแบบโดยไม่มีหน้าที่ชัดเจน

พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 5 ยอมรับสัญญาจ้างทั้งหนังสือ วาจา หรือความเข้าใจโดยปริยาย สิทธิของพนักงานจึงอาจเกิดก่อนบริษัทจัดแบบให้เซ็น การร่างใหม่ต้องตรวจข้อเสนอจ้าง ข้อความที่ตกลง และการจ่ายเงินจริง เพื่อไม่ลบสิทธิเดิมโดยถือว่าแบบล่าสุดเริ่มทุกอย่างใหม่

มาตรา 14/1 ยังเปิดให้ศาลจำกัดผลของสัญญา ข้อบังคับ ระเบียบหรือคำสั่งที่ทำให้นายจ้างได้เปรียบเกินสมควร การเขียนให้บริษัทเปลี่ยนค่าตอบแทนหรือย้ายหน้าที่ได้ทุกอย่างไม่รับรองว่าจะใช้ได้ทั้งหมด ควรระบุขอบเขตการบริหารที่จำเป็นและกระบวนการเปลี่ยนเงื่อนไขที่ชอบด้วยกฎหมาย

ตัวอย่างสมมติ ร้านค้าจ้างผู้ดูแลคลัง ฝ่ายขาย และคนทำสื่อ พนักงานทั้งสามกลุ่มอาจใช้เงื่อนไขพื้นฐานชุดเดียวกัน แต่คลังต้องมีขั้นตอนรับส่งทรัพย์สิน ฝ่ายขายต้องมีตารางเงินตามยอด และคนทำสื่อต้องมีข้อตกลงสิทธิในไฟล์งาน หากนำเงื่อนไขชดใช้ของหายไปบังคับทุกตำแหน่ง หรือระบุว่าค่าคอมขึ้นกับดุลพินิจโดยไม่มีสูตร ปัญหาจะย้ายไปอยู่ตอนจ่ายเงิน

ผลส่งมอบที่ควรตกลงกับผู้ร่างจึงไม่ใช่เพียงจำนวนหน้า แต่รวมตารางว่าใครใช้แบบใด เอกสารใดต้องลงนาม และเอกสารใดเป็นประกาศที่ต้องแจ้งให้เข้าถึงได้ เจ้าของกิจการควรได้ไฟล์ที่แก้ข้อมูลประจำตัวได้พร้อมคำอธิบายส่วนที่ต้องตรวจใหม่เมื่อรูปแบบงานเปลี่ยน

ข้อยกเว้น: แบบเดียวใช้ได้เมื่อข้อเท็จจริงตรงกัน

ไม่จำเป็นต้องร่างสัญญาคนละฉบับทั้งหมดสำหรับพนักงานทุกคน หากหน้าที่ ระบบเวลา และเงื่อนไขเงินเหมือนกัน อาจใช้แบบกลางที่มีช่องเฉพาะบุคคล แต่ต้องแยกงานประจำ งานเป็นกะ งานนอกสถานที่ และการจ้างที่อ้างว่ามีกำหนดเวลา เพราะเงื่อนไขบางอย่างมีผลต่อสิทธิเมื่อสิ้นสุดการจ้าง

คำว่า SME หรือทดลองงานไม่ใช่ข้อยกเว้นจากกฎหมายคุ้มครองแรงงานทั่วไป และการเรียกผู้ทำงานว่าอิสระหรือคู่ค้าไม่ตัดสถานะลูกจ้างหากความสัมพันธ์จริงเข้าลักษณะจ้างแรงงาน ส่วนงานที่มีกฎหมายเฉพาะ ลูกจ้างต่างชาติ หรือกิจการที่มีข้อตกลงเกี่ยวกับสภาพการจ้างอยู่แล้ว ต้องตรวจเพิ่มก่อนเลือกแบบ ไม่ใช้ชุดเอกสารทั่วไปยืนยันว่าครบทุกเงื่อนไข

เลนส์ทนายยอดทิพย์ธรรม: ขายเป็นชุดต้องบอกขอบเขต

คนมักเข้าใจว่า ซื้อชุดเอกสารสิบฉบับแล้วจะครอบคลุมปัญหาพนักงานทุกอย่าง แต่จำนวนแบบไม่บอกว่าแบบนั้นสอดคล้องกับการทำงานและสิทธิเดิมหรือไม่

กฎหมายมองว่า ข้อเท็จจริงและสิทธิที่กฎหมายรับรองยังมีผล แม้แบบที่เซ็นจะเขียนต่างออกไป การรับทราบเอกสารก็ไม่เท่ากับยินยอมลดสิทธิทุกข้อโดยอัตโนมัติ

จุดเสี่ยงจริง คือชุดสัญญาใหม่ไม่ตรงกับระบบเงินเดือนหรือคำพูดตอนรับสมัคร ก่อนส่งมอบควรทดสอบด้วยพนักงานสมมติหนึ่งคนต่อกลุ่ม ตั้งแต่รับข้อเสนอ เริ่มงาน รับเงิน เปลี่ยนหน้าที่ จนคืนทรัพย์สิน ถ้าเอกสารตอบแต่ละช่วงไม่ตรงกัน ให้แก้ความเชื่อมโยงก่อนใช้ ไม่รอให้ HR เลือกเองว่าเอกสารใดสำคัญกว่า

มองสองฝั่ง: กิจการต้องบริหาร คนทำงานต้องเข้าใจ

ชุดที่ดีต้องใช้ได้กับทั้งเจ้าของกิจการ ผู้ทำเงินเดือน และคนลงนาม หากศัพท์ทางกฎหมายซ่อนเงื่อนไขเงินที่สำคัญไว้หลายหน้า ควรมีตารางค่าตอบแทนแนบท้ายที่อ้างถึงชัดเจน เมื่อเกิดข้อโต้แย้งจะได้ตรวจจากข้อมูลรุ่นเดียวกัน การทำให้อ่านง่ายช่วยลดการเซ็นโดยไม่เข้าใจ แต่ยังต้องตรวจว่าข้อกำหนดนั้นชอบด้วยกฎหมายด้วย

เส้นเวลา: เตรียมก่อนรับคนและก่อนถึงเกณฑ์สิบคน

ก่อนส่งข้อเสนอจ้าง ให้ยืนยันชื่อนายจ้าง ตำแหน่ง งบค่าตอบแทน และเงื่อนไขที่อนุมัติแล้ว ก่อนเริ่มงานให้ตรวจสัญญากับเอกสารแนบที่ต้องใช้และส่งสำเนาให้พนักงาน หลังเริ่มงานให้เก็บหลักฐานการรับทราบและตรวจว่าระบบจ่ายเงินตรงกับร่าง ไม่กำหนดวันย้อนหลังเพื่อสร้างภาพว่าได้ตกลงกันก่อนแล้ว

มาตรา 108 กำหนดให้นายจ้างที่มีลูกจ้างรวมกันตั้งแต่สิบคนขึ้นไปจัดข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานเป็นภาษาไทยและประกาศใช้ภายในสิบห้าวันนับแต่ถึงเกณฑ์ พร้อมเก็บและเผยแพร่ให้เข้าถึงได้ หน้าที่นี้ต่างจากสัญญารายคน การมีสัญญาครบทุกคนจึงไม่แทนข้อบังคับ และตามมาตรา 111 เมื่อลดจำนวนลงต่ำกว่าสิบคนภายหลังยังมีหน้าที่ตามบทที่เกี่ยวข้องต่อไป

วันทบทวนประจำปีหรือก่อนขยายทีมเป็นกำหนดบริหารที่กิจการเลือกได้ ไม่ใช่อายุของสัญญาทั้งชุด ถ้ามีกฎหมายเปลี่ยนหรือเปลี่ยนระบบเงิน ควรตรวจทันเหตุและจัดวันมีผลกับช่วงเปลี่ยนผ่านให้ชัด

ตัวอย่างเงิน: ทดลองชุดเอกสารกับบัญชีเงินเดือน

สมมติพนักงานขายได้รับเงินเดือน 20,000 บาท และมีเงินตามยอดที่เข้าเงื่อนไข 400,000 บาทในอัตรา 2% ส่วนตามยอดเท่ากับ 8,000 บาท รวมรายการก่อนหักที่ชอบด้วยกฎหมาย 28,000 บาท ถ้าสัญญาระบุ 2% แต่เอกสารแนบใช้ 1.5% จะต่างกัน 2,000 บาทในรอบเดียว การใช้แบบผิดรุ่นจึงทำให้เกิดข้อพิพาทที่คำนวณเป็นเงินได้ทันที

ถ้าพนักงานคลังอีกคนไม่มีเงินตามยอด อย่านำช่องเดียวกันไปกรอกศูนย์แล้วถือว่าจบ ต้องตรวจสิทธิอื่นของตำแหน่งนั้น เช่น ระบบกะหรือเงินที่จ่ายตามการทำงานจริง ส่วนงบ 28,000 บาทข้างต้นยังไม่ใช่ต้นทุนจ้างทั้งหมด และไม่ได้ยืนยันว่าเงินทุกชนิดมีฐานกฎหมายเดียวกัน ผู้ร่างต้องแยกชื่อรายการ วัตถุประสงค์ และเงื่อนไขจริงก่อนกำหนดผลต่อสิทธิอื่น

ตัวเลขนี้เป็นแบบทดสอบสมมติ ไม่ใช่ราคาค่าร่างสัญญาหรืออัตราค่าจ้างที่เหมาะกับทุกพื้นที่ การประเมินค่าบริการควรดูจำนวนกลุ่มงาน เอกสารเดิม ความซับซ้อน และขอบเขตการปรับหลังส่งร่าง

เอกสารที่ส่งให้ทนายประเมินชุดสัญญา

• รายชื่อกลุ่มตำแหน่ง จำนวนคน และหน้าที่จริงโดยไม่ต้องส่งข้อมูลส่วนตัวเกินจำเป็น
• สัญญาเดิม ข้อเสนอจ้าง ข้อบังคับ และนโยบายที่ยังใช้อยู่
• ตารางค่าตอบแทนกับตัวอย่างคำนวณที่ลบข้อมูลส่วนบุคคลแล้ว
• ระบบเวลา สถานที่ทำงาน กะ และขั้นตอนอนุมัติงาน
• รายการทรัพย์สิน ข้อมูลลับ และผลงานที่แต่ละกลุ่มเข้าถึง
• ปัญหาที่เคยพบกับเป้าหมายการขยายทีม
• ข้อตกลงเกี่ยวกับสภาพการจ้างหรือข้อผูกพันอื่นที่ต้องรักษา

ควรแยกสิ่งที่ใช้อยู่จริงออกจากแนวคิดที่อยากเปลี่ยน และระบุว่าพนักงานกลุ่มใดเป็นคนเดิมหรือคนที่จะรับใหม่ หากมีเพียงไฟล์แบบเปล่า ผู้ตรวจยังไม่เห็นสิทธิจากการปฏิบัติ จึงควรแนบตัวอย่างที่ใช้งานแล้วโดยปิดข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง พร้อมบอกว่าข้อใดไม่เคยนำไปใช้จริง

เรื่องที่เชื่อมกัน: เงิน ผลงาน และกติกากลาง

ชุดสัญญาควรอยู่ใน ระบบเอกสารแรงงานของนายจ้าง เพื่อให้ผู้รับผิดชอบทราบว่าเหตุการณ์ใดต้องใช้เอกสารอะไร สำหรับกิจการที่ใกล้ถึงเกณฑ์ ให้ตรวจ หน้าที่เมื่อมีพนักงานครบสิบคน แยกจากการเซ็นสัญญารายบุคคล

ฝ่ายขายควรตรวจเงื่อนไขเงินและวันเกิดสิทธิกับขั้นตอนขาย ส่วนทีมสร้างสรรค์ต้องแยกกรรมสิทธิ์ในอุปกรณ์ออกจากสิทธิในไฟล์และงานที่สร้างขึ้น เรื่องเหล่านี้เกี่ยวข้องกับกฎหมายคนละส่วน จึงควรระบุเจ้าของงานตรวจให้ชัดก่อนรวมเป็นชุดเดียว การอ้างว่าบริษัทมีนโยบายกลางแล้วไม่ตอบว่าสัญญาของแต่ละตำแหน่งตกลงสิทธิไว้อย่างไร

สำหรับตำแหน่งที่ต้องปรับเอกสารเพิ่ม อ่าน สัญญาพนักงานขายและสูตรค่าคอมมิชชัน กับ ข้อตกลงสิทธิในผลงานพนักงาน เพื่อเลือกข้อกำหนดให้ตรงหน้าที่ของแต่ละกลุ่ม

ทางไปต่อ: เลือกชุดที่ตรงกับขนาดและรูปแบบงาน

1. จัดกลุ่มตำแหน่งตามงาน เวลา และค่าตอบแทน
2. เทียบเอกสารเดิมกับสิทธิที่ปฏิบัติจริง
3. เลือกสัญญาหลักและเอกสารแนบที่จำเป็นแต่ละกลุ่ม
4. ทดสอบกับตัวอย่างคำนวณและเหตุการณ์ก่อนออกจากงาน
5. กำหนดผู้ดูแลแบบ วันมีผล และวิธีส่งสำเนา

หากสัญญาไม่ตรงกับเงินเดือนจริงหรือกำลังเพิ่มตำแหน่งที่เข้าถึงลูกค้าและผลงานสำคัญ ส่งแบบเดิม ผังตำแหน่ง และรายการที่ต้องการปรับผ่าน หน้าติดต่อสำนักงาน เพื่อประเมิน งานร่างชุดสัญญาจ้างสำหรับกิจการ และกำหนดรายการส่งมอบที่ใช้ได้จริง

ผู้เขียน นางสาวจุฑาทิพย์ เตี้ยบัวแก้ว ใบอนุญาตว่าความตั้งแต่ปี 2560

สาขาที่เชี่ยวชาญ: คดีแพ่งและการว่าความ · คดีอาญา · ที่ดินและอสังหาริมทรัพย์

ดูประวัติทีมทนายความ →

บทความนี้เป็นความรู้กฎหมายทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะคดี ผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานของแต่ละกรณี ควรปรึกษาทนายความเพื่อประเมินเรื่องของท่านโดยเฉพาะ